Eventdrive

Bien préparer ses intervenants pour son événement virtuel

25 August 2020 | Temps de lecture : 7 min.
bien-preparer-ses-intervenants-pour-son-evenement-virtuel

Les événements virtuels peuvent être un peu déstabilisants pour les intervenants qui n’ont pas l’habitude de ce type de conférence à distance. Il est donc nécessaire de bien prendre le temps de les préparer avant de les jeter dans la gueule du loup !

Même si la base reste la même, l’animation d’une conférence à distance ne se passe pas de la même manière qu’une conférence classique. Il est, par exemple, beaucoup plus difficile de capter l’attention du public avec de grands gestes quand on est séparé par un écran d’ordinateur.

Fort heureusement, si l’on est bien préparé, un événement virtuel peut être tout aussi intéressant, et plus encore, qu’un événement classique. C’est pourquoi nous avons dressé la liste des conseils à donner à vos intervenants avant le grand jour, pour qu’ils soient fin prêts à animer une conférence ou un atelier au cours de votre événement virtuel.


5 conseils à donner à vos intervenants pour réussir leur événement virtuel



1. Prendre en main l’outil avant le jour J

Quoi de pire qu’un intervenant qui ne sait pas utiliser l’outil de vidéoconférence au cours d’une retransmission en direct ?

Avant le grand jour, prenez bien le temps d’expliquer à votre intervenant comment utiliser l’outil qui servira à diffuser la conférence en direct. Envoyez-lui ses codes d’accès en avance, faites des tests, notamment pour vérifier sa connexion internet (suggérez-lui de trouver un autre lieu si celle-ci est trop instable). Assurez-vous qu’il comprenne comment partager son écran, ou comment activer ou désactiver le chat.

Vous pouvez aussi tester sa caméra et son micro pour être sûr qu’ils sont efficaces. Bref, faites des essais avant pour vous assurer que tout fonctionne correctement et que votre intervenant soit familiarisé avec les outils.

Rassurez-vous, si vous utilisez Eventdrive, cette prise en main devrait être assez rapide !



2. Faire preuve de créativité

Imaginez la situation : vous vous apprêtez à suivre une conférence en ligne pour les 3 prochaines heures. Vous êtes chez vous, sur votre canapé, ou à votre bureau, devant votre écran d’ordinateur. Pendant 180 longues minutes, vous allez devoir regarder votre écran et écouter... Cela semble un peu ennuyeux, non ? 

Même si le sujet présenté par votre intervenant est passionnant, le temps peut rapidement devenir long. N’oubliez pas de rappeler à votre intervenant qu’il est essentiel qu’il rende sa présentation interactive.

Si vous utilisez Eventdrive, vous pouvez mettre à sa disposition de nombreux outils qui vont lui permettre de couper la monotonie d’une longue présentation. Pourquoi ne pas faire un quiz pour couper un peu la présentation ? Avec notre outil, vous pouvez customiser le questionnaire en ajoutant des images comme options de réponse. Les résultats peuvent également être dynamiques : les graphiques se forment au fur et à mesure que les répondants envoient leurs réponses.

La clé est de proposer du contenu dynamique qui va pousser le participant à rester jusqu’à la fin. En ponctuant la présentation d’animations, le public restera captif.


Le guide complet pour créer des événements virtuels

Téléchargez le guide


3. Adapter son discours à une cible plus large

Qui dit événement virtuel, dit audience élargie. Et oui ! Les limitations physiques et géographiques étant nulles, des participants du monde entier peuvent suivre votre événement à distance.

Si vous attendez des auditeurs venant de différents pays (par exemple, de France, de Belgique, de Suisse et du Québec), il est important de le signaler à votre intervenant. 

Déjà, car même si la langue reste commune, le vocabulaire utilisé n’est pas forcément le même entre les régions. Les Québécois, par exemple, ne vont peut-être pas comprendre une expression de la même manière que des Français. Il peut donc être nécessaire d’expliquer un peu plus longuement certains termes, selon le sujet.

Mais c’est également une bonne chose d’indiquer à l’intervenant que plusieurs nationalités vont assister à sa présentation pour lui permettre d’adapter son discours. Il pourrait notamment ajouter des références précises et qui parleront à certaines nationalités. C’est toujours agréable d’être mis en avant au cours d’une conférence que l’on suit, non ?



4. Bien prendre son temps

Bizarrement, lorsque l’on parle au cours d’une conférence en ligne, on a tendance à aller très vite. On oublie de faire des pauses, on articule un peu moins et on a un rythme de paroles très élevé. C’est probablement car le stress et le manque de repère nous font perdre nos moyens plus facilement.

Il est donc important de rappeler à votre intervenant qu’il a le temps de présenter son sujet. Rappelez-lui le créneau horaire qui lui est consacré et dites-lui qu’il peut l’utiliser comme bon lui semble.

Si la présentation est censée durer 2 h, il ne faut pas que celle-ci soit terminée au bout de 1 h 20 seulement, au risque de décevoir les convives.

Pour bien aider votre intervenant à préparer sa présentation, vous pouvez lui suggérer d'utiliser la règle des 10/20/30. Sa présentation doit contenir 10 slides, ne doit pas dépasser 20 minutes et utiliser une police de taille 30 pour faciliter la lecture. 

Si 10 slides lui paraissent insuffisantes, proposez-lui la solution suivante. Tout d’abord, il peut estimer le temps dont il aura besoin par diapositive. Conseillez-lui d’ajouter 30 secondes à chaque diapositive par sécurité, puis de diviser la durée totale de sa présentation, par le temps passé sur chaque slide. Il aura alors une idée du nombre de diapositives nécessaires.



5. Ne pas oublier de répondre aux questions de l’audience

Lors d’un événement physique, il est facile de communiquer avec son audience. Pendant la présentation, les participants peuvent lever la main dès lors qu’ils ont un doute, qu’ils souhaitent un éclaircissement ou qu'ils veulent poser une question. Au cours d’un événement virtuel, c’est forcément plus compliqué.

Il est donc nécessaire que votre intervenant garde un œil sur le chat pour voir si les participants ont des questions. Le but n’est pas qu’il soit coupé toutes les 30 secondes. Mais vous pouvez, par exemple, lui proposer de demander aux participants s’ils ont des questions à la fin de chaque diapositive (si un support PowerPoint est utilisé).

Si l’intervenant a peur de perdre le fil de sa présentation à cause de ces pauses, vous pouvez aussi proposer de consacrer un peu de temps à la fin de la présentation pour une séance de questions/réponses. Eventdrive propose notamment une fonctionnalité dédiée aux questions et réponses. Avec cet outil, les invités peuvent poser des questions ouvertes qui seront répondues directement sur scène. C’est un moyen ludique de donner la parole aux invités !

C’est primordial de laisser parler les auditeurs afin de connaître leur ressenti, à un moment ou à un autre de la présentation.



Intervenir au cours d’un événement virtuel peut faire peur, même au mieux préparé des orateurs ! On peut facilement perdre ses points de repère et être déstabilisé par le manque de contact avec l’audience. Mais de nombreux outils peuvent être mis à disposition pour engager les participants d’une manière différente.

Prenez bien le temps de tout expliquer à votre intervenant avant votre événement pour assurer un succès maximal à sa conférence virtuelle !

Partagez cet article sur les réseaux sociaux !

Découvrez d'autres articles

Suivez notre blog événementiel

Tenez-vous au courant des dernières nouveautés et astuces en événementiel.