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Comment savoir si mon entreprise est prête à utiliser une solution pour son événement ?

28 April 2020 | Temps de lecture : 6 min.
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L’organisation d’un événement est une mission qui peut être périlleuse. Au début, on commence petit en organisant une réunion pour 10 collaborateurs. Puis on passe à l’étape suivante en organisant un cocktail pour l’ensemble de l’entreprise. Et puis il est même possible d’avoir des requêtes beaucoup plus importantes si l’entreprise est florissante, avec des centaines d’invités ! Pour y parvenir, il n’est alors plus possible de se contenter de fichiers Excel et d’un outil de gestion de projets basique. C’est à ce moment-là que les solutions pour événements entrent en jeu. 


Ces logiciels événementiels tout-en-un ont été conçus pour vous aider à rendre l’organisation de votre événement une vraie partie de plaisir. Mais comment savoir si votre entreprise est prête et pourra en bénéficier réellement ? Eventdrive vous présente tous les avantages des solutions pour événement.


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UNE SOLUTION D'ÉVÉNEMENTS POUR VOUS AIDER À PLANIFIER


C’est officiel, votre prochain événement aura une envergure inédite pour vous. Il n’est désormais plus possible de gérer les différents prestataires, les points logistiques et la liste d’invités avec un fichier Excel. Pourquoi ? Car vous avez dorénavant beaucoup trop d’informations avec lesquelles travailler. Pour gagner en productivité, il faut dès à présent être encore plus pragmatique et ordonné.


C’est à ce moment-là que les solutions d’événements entrent en jeu et vous font gagner un temps précieux. En utilisant un logiciel de gestion d’événements en ligne, vous pouvez contrôler le budget des événements, assigner des tâches à vos collaborateurs ou encore gérer les discussions avec vos partenaires depuis un seul endroit.


Les solutions de gestion d’événements vous permettent de piloter entièrement l’organisation de votre événement depuis une seule et même plateforme, entièrement collaborative. Adieu les multiples réunions de travail pour faire des points, bonjour la productivité accrue !


En choisissant une solution d’événement pour vous aider dans votre mission d’organisateur, vous centralisez les données en limitant la redondance d’informations. En choisissant un outil qui fournit une synchronisation en temps réel, vous facilitez le travail de toutes vos équipes, où qu’elles soient.

La collaboration devient pertinente et permet à vos collaborateurs de travailler intelligemment, sans perte de temps dans des échanges de mail inutiles.


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PASSER À L’ÉTAPE SUPÉRIEURE AVEC LES SOLUTIONS D'ÉVÉNEMENTS


Organiser une réunion pour une dizaine de personnes reste relativement facile et demande peu de ressources externes. Il suffit de trouver un lieu, contacter un ou deux prestataires extérieurs pour le matériel et le repas et s’assurer que toutes les conditions sont réunies pour faciliter le travail des collaborateurs. Mais qu’en est-il des galas de fin d’années ou des salons professionnels ? N’avez-vous pas envie d’épater vos clients ? Avec les solutions d’événements, ça devient possible.


En choisissant un logiciel événementiel comme Eventdrive, vous pouvez en mettre plein la vue à vos clients avant même le jour J. Comment ? Grâce aux emails d’invitations que vous leur enverrez ! Avec les solutions d'événements, il est possible de créer des formulaires d’inscription personnalisés ou encore d’aller plus loin, en concevant un site d’invitation. Et pour y parvenir, pas besoin de mettre les mains dans le code. Il vous faudra en moyenne 20 à 30 minutes pour créer un site d’exception aux couleurs de votre événement.


Vous souhaitez épater vos convives en personnalisant les invitations en proposant des conférences spécifiques ? C’est possible grâce à la création de listes de ciblage qui vous permettent d’envoyer le bon message au bon destinataire.


Rapidement, vous personnalisez vos emails d’invitations et recevez en temps réel une liste mise à jour des participants. Plus besoin de passer des heures à chercher dans votre boîte mail les confirmations de présences, tout est centralisé et vos listes de contacts automatiquement mises à jour.


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UTILISEZ UNE APPLICATION AU COURS DE VOTRE ÉVÉNEMENT


Souvent, l’organisateur d’événement a beaucoup de travail de préparation en amont, mais il laisse le soin de distraire les invités le jour J à un autre professionnel, l’animateur. 


Avec les solutions d’événements, on peut désormais aller plus loin et épauler les animateurs grâce à une application événementielle. Le principe est assez simple : les invités n’ont qu’à installer une application sur leur smartphone et l’avoir à portée de main au cours de l’événement.


Les avantages de ces applications sont multiples. Ils facilitent le check-in, un avantage non négligeable lorsque l’on a des centaines, voire des milliers de participants. Ils permettent également de favoriser les interactions entre les invités grâce à des jeux interactifs comme la création d’un nuage de mots ou la mise en place de quizz.


Les applications événementielles sont également un outil puissant dont vos clients pourront bénéficier pour faciliter le networking. Ils pourront en effet échanger entre eux grâce à une messagerie privée et sécurisée ou encore échanger des informations de contact très facilement.


METTRE UN PLACE UN REPORTING POUSSÉ POUR TIRER PROFIT DE LA DATA


En utilisant des méthodes basiques de gestion de projets, le suivi et le reporting post-événement peuvent rapidement être limités. Des graphiques peuvent être créés facilement et permettent d’analyser la donnée recueillie en un seul coup d’oeil, encore faut-il que les bonnes informations aient été récoltées au cours de l’événement. Pour avoir un compte-rendu d’événements poussé, les solutions d’événements sont beaucoup plus pertinentes.


Il est en effet possible  de créer des rapports personnalisés grâce à une récolte des données en temps réel. En quelques clics seulement, vous pouvez mesurer la satisfaction de vos participants et tirer des conclusions des résultats, contrôler le retour sur investissement de vos actions et ainsi assurer une meilleure rentabilité.



Les process d’organisation d’un événement en entreprise évoluent rapidement et il faut savoir se tenir à jour. Ce constat est encore plus vrai quand les événements à organiser deviennent de plus en plus importants. Les outils de base utilisés par l’entreprise sont alors rapidement dépassés. En faisant appel à une solution d’événement, non seulement vous gagnez du temps, mais vous augmentez votre productivité. Quand les méthodes de base ne suffisent plus, il faut alors passer à l’utilisation  d’outils adéquats et officiellement entrer dans la cour des grands.


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