Avez-vous déjà entendu parler des API ? Littéralement, on traduirait API par interface de programmation d'application. C'est une interface logicielle qui va vous permettre d’augmenter le potentiel de votre plateforme de gestion d’événement.
La gestion des événements professionnels est souvent complexe en raison de la multitude de tâches à accomplir. Grâce à la digitalisation, les logiciels de gestion d’événements ont permis d’apporter une solution et de simplifier l’organisation événementielle en centralisant toutes les tâches sur un seul logiciel.
Aujourd’hui saviez-vous que, grâce aux API, il est possible d’aller encore plus loin et de customiser le processus de création événementielle ? Cette technologie vous offre de nombreuses possibilités. Voici un article dédié au sujet qui va surement vous donner beaucoup de nouvelles idées.
Comprendre les API et leurs avantages en événementiel
Les API regroupent un ensemble de règles et de protocoles qui facilitent la communication et l'échange de données entre deux logiciels. Ce sont en fait des interfaces de programmation qui définissent comment les applications peuvent communiquer entre elles. Ce genre d’interface va permettre d'étendre les fonctionnalités de votre plateforme de gestion d’événement. Le tout sans forcément compliquer le travail de vos développeurs.
Une API peut par exemple être utilisée pour synchroniser les données que vous avez récoltées dans la plateforme Eventdrive vers votre CRM. Il sera ainsi enrichi de nombreuses informations complémentaires.
Quelles types d'informations peuvent être transférées ? Toutes les informations relatives à vos participants : les informations d’identité, les sessions auxquelles ils ont participé, leurs centres d’intérêts, l’appareil depuis lequel ils se sont connectés, les horaires où ils sont les plus actifs…
Quels avantages ? Votre CRM sera beaucoup plus complet et vous bénéficierez d'une meilleure connaissance de vos cibles. Cela vous permettra de mettre en place des actions marketing et événementielles plus ciblées.
Par exemple, lorsqu'un événement est créé ou mis à jour dans votre logiciel de gestion d'événements, vous pouvez configurer une action pour que les informations pertinentes de cet événement soient automatiquement envoyées au CRM (les noms des participants, leurs coordonnées ou toute autre donnée pertinente pour personnaliser leur expérience événementielle).
Le CRM peut ensuite utiliser ces informations pour segmenter les participants, analyser leurs préférences et créer des campagnes de communication ciblées. Il peut envoyer des invitations personnalisées à des événements futurs, des offres spéciales ou des informations complémentaires liées à leurs intérêts spécifiques. Ainsi, vous pouvez donc offrir à vos participants une expérience événementielle plus personnalisée.
Autre possibilité, dans le cas d’événements internes, vous pouvez utiliser une API pour connecter votre plateforme de gestion événementielle avec votre intranet. Ainsi, vous pouvez automatiser l’affichage des prochains événements sur votre intranet et tenir informés en temps réel vos collaborateurs sur leur évolution.
Qu’est-ce qu'un webhook et comment les utiliser avec une API ?
Les webhooks sont des mécanismes permettant d'envoyer des notifications en temps réel entre les applications. Ils peuvent être utilisés en conjonction avec les API pour permettre une communication bidirectionnelle et des mises à jour en temps réel.
Les Webhooks vont permettre d’automatiser la remontée des données en temps réel, ceci de manière ponctuelle sur un processus établi. Les Webhooks sont beaucoup utilisés en emailing pour le suivi et l’analyse de données. Un webhook va permettre de transférer automatiquement les données d’ouverture, de clics, mais aussi les taux de rebond depuis le tableau de bord de votre outil d’emailing directement vers votre outil interne de gestion des données.
Et en événementiel ? Lorsqu'un nouveau participant s'inscrit à votre événement via votre plateforme événementielle, il peut être enregistré directement dans votre CRM grâce à l'utilisation d'un webhook. Vous n’aurez donc pas à intervenir manuellement.
Que pouvez-vous faire en événementiel avec des webhooks ?
Il est possible de :
- Synchroniser vos données en temps réel.
- Envoyer n'importe quel type de notification en temps réel en fonction des actions des participants.
- Traiter les données comme vous le souhaitez.
- Créer des rapports.
Leur fonctionnement est très proche de celui des API, la différence réside uniquement dans la façon dont l’information est transmise.
L’utilisation des API et des webhooks en événementiel
Il n’y a pas qu’un CRM ou un intranet qui peuvent être connectés à votre plateforme de gestion événementielle grâce à une API. Afin de personnaliser les processus événementiels, il est aujourd’hui devenu essentiel d'intégrer les API et les webhooks. En effet, cela vous offre la possibilité de façonner l'utilisation des outils internes. Vous pouvez ainsi élargir les possibilités de votre plateforme de gestion événementielle en intégrant facilement vos outils préférés. Ceci permet d’adapter votre EMS en fonction de vos besoins spécifiques.
L'utilisation des API et webhooks en événementiel va vous permettre d’exploiter davantage vos différents outils et d’optimiser vos processus internes en vous permettant :
- Une communication simple des données entre les différents outils utilisés dans votre entreprise. Dans les grandes entreprises, chaque service peut utiliser des outils spécifiques. Il existe toutefois des outils communs à tous les services où de nombreuses données sont stockées (CRM, intranet, application de marque…). Les API vont vous permettre de transférer de manière simple les données de vos outils internes vers votre plateforme de gestion événementielle et vice versa.
- De gagner du temps. Les API offrent la possibilité d'automatiser la transmission de données. Vous n’aurez plus besoin d’aller chercher les informations dans votre CRM ou votre application client pour pouvoir améliorer l'expérience des utilisateurs de la plateforme de gestion d'événements. Ni même de prévoir le transfert des données.
- De personnaliser encore plus l’expérience participant à vos événements en utilisant les données de vos manifestations passées. Toutes les données de vos événements passés seront stockées dans votre CRM et pourront être transférées automatiquement pour être utilisées pour personnaliser l'expérience participant de votre nouvel événement.
- De personnaliser votre événement en proposant certains contenus plutôt que d’autres en fonction des actions des participants pendant l'événement.
- De communiquer en interne de manière plus efficace sur vos événements. Une fois connecté à votre intranet ou vos logiciels de communication interne, les informations relatives à l’événement seront automatiquement mises à jour. Grâce aux API et webhooks, vous pourrez tenir informés en temps réel tous vos salariés sur l’avancement de l’événement et même leur envoyer des notifications.
L'utilisation des API permettent aussi de renforcer la sécurité des données. Pour cela vous devez vous assurer d’avoir correctement sécurisé votre API, voici quelques conseils :
- Identifiez les risques au sein de votre système.
- Contrôlez l’accès aux ressources du réseau via des jetons.
- Cryptez vos données.
- Utilisez OAuth et OpenID Connect.
- Demandez une authentification pour tout nouvel utilisateur.
L'exploitation des API permet de répondre spécifiquement à vos besoins événementiels en vous offrant la possibilité de personnaliser au mieux vos événements :
- Grâce aux API, vous pouvez développer votre propre application et bénéficier d'une flexibilité accrue pour personnaliser et adapter les événements selon vos préférences et celles de vos invités.
- Vous pouvez personnaliser sans limites les fonctionnalités de votre plateforme de gestion événementielle,
- et exploiter davantage vos différents outils tout en optimisant vos processus internes.
- Au final vous gagnez du temps, de l’efficacité et de la performance en automatisant vos processus.
En tant que plateforme de gestion d'événements, Eventdrive propose l'intégration d'API et de webhooks, offrant aux utilisateurs la possibilité de personnaliser la plateforme en fonction de leurs besoins spécifiques. Notre équipe est prête à vous accompagner pour exploiter pleinement le potentiel offert par ces fonctionnalités avancées. N'hésitez plus, lancez-vous et profitez de tous les avantages pour perfectionner vos événements d’entreprise.
