Pourquoi c’est important ? Parce que cela limite les risques liés aux mots de passe. Vos collaborateurs n’ont plus besoin d’en créer un nouveau pour chaque outil et votre service IT conserve un contrôle centralisé des accès. Si une personne quitte l’entreprise, l’ensemble de ses accès peut être révoqué en un seul geste, plateforme événementielle comprise.
Pourquoi la sécurité est-elle devenue un enjeu majeur pour les plateformes événementielles ?
Le dernier rapport de la CNIL tire la sonnette d’alarme. L’année dernière, plus de 5 600 violations de données ont été signalées, soit une hausse de 20 % en un an. Plus de 8 millions de Français ont vu leurs informations personnelles exposées. La santé, le commerce, les administrations… personne n’est épargné.
Pour les organisateurs d'événements, cette réalité prend une dimension particulière. Quand on organise des événements, on manipule sans même y penser une grande quantité de données sur les participants. Leurs coordonnées, leur fonction, parfois leur entreprise ou leurs données de paiement pour la billetterie. Cela demande une vraie rigueur dans la façon dont on protège ces informations.
La CNIL a d’ailleurs fait de la cybersécurité une priorité dans son plan 2025-2028. Les contrôles se multiplient, mais les sanctions aussi. Une faille peut désormais coûter jusqu’à 10 millions d’euros ou 2 % du chiffre d’affaires annuel. Autant dire que la vigilance n’est plus optionnelle.
La vraie question n’est pas « Faut-il sécuriser ses données événementielles ?» Mais bien «Comment s’assurer que la plateforme qu’on utilise le fait vraiment ?» 💡
➡️ Si vous cherchez à comprendre comment choisir une solution fiable et conforme, découvrez notre article “Comment choisir sa plateforme événementielle ?”.
➡️ Pour aller plus loin, nous avons aussi préparé un guide complet sur le sujet.
Quels sont les risques pour les données événementielles ?
Les plateformes de gestion événementielle centralisent aujourd’hui une quantité considérable d’informations. Pour un seul événement hybride de 500 participants, on collecte déjà des milliers de données (coordonnées professionnelles, fonctions, entreprises, préférences, interactions en ligne, utilisation de l’application…). Ces informations sont précieuses pour créer de l’engagement, mais elles exposent aussi à de vrais risques si la sécurité n’est pas solide.
Les cyberattaques visent désormais les bases de clients et de prospects. Les données volées peuvent servir à du phishing, à de l’usurpation d’identité, voire être revendues sur le dark web. Les entreprises qui utilisent des plateformes peu sécurisées deviennent alors des cibles faciles, surtout lorsqu’elles gèrent plusieurs événements en parallèle ou font appel à de nombreux prestataires.
Et les conséquences ne se limitent pas à une amende. Une fuite de données peut briser la confiance de vos participants et obliger votre entreprise à en informer la CNIL, voire le public. Imaginez devoir prévenir vos invités qu’un incident de sécurité a touché votre plateforme événementielle… 😅 Ce n’est pas exactement le message qu’on rêve d’envoyer après des mois de planification.
Les données sensibles, comme celles liées à la santé, à l’accessibilité ou aux préférences alimentaires, demandent une attention toute particulière. La CNIL y veille de très près. En cas de fuite, les conséquences peuvent vite devenir sérieuses, autant pour votre image que pour vos participants. Dans l’événementiel, ces informations sont souvent nécessaires à la planification (parfois même à la logistique), mais leur traitement doit toujours passer par des outils conformes et fiables.
Les attaques les plus courantes visent les identifiants de connexion. Un mot de passe un peu trop simple, un accès partagé entre plusieurs prestataires ou un partenaire un peu distrait… et toute la plateforme peut se retrouver exposée.
Aujourd’hui, la sécurité fait vraiment partie de l’expérience que vous proposez. En présentiel, en virtuel ou en format hybride, vos utilisateurs attendent une plateforme fiable et respectueuse de leurs données. Et c’est bien normal. Une solution premium, ce n’est pas seulement un beau design ou des fonctionnalités. C’est aussi la garantie que vos événements sont protégés à chaque étape.
Comment savoir si une plateforme événementielle est vraiment sécurisée ?
Avant de choisir une solution pour vos événements, mieux vaut faire quelques vérifications. Rien de sorcier, mais ces étapes peuvent vraiment vous éviter de mauvaises surprises pour votre entreprise.
La première chose à regarder, c’est le RGPD. Une plateforme conforme, c’est une plateforme qui vous fait signer un Data Processing Agreement (DPA). Ce contrat précise qui fait quoi entre vous et le fournisseur. Sans DPA, le cadre juridique est flou et vos données ne sont pas vraiment protégées.
L’hébergement des informations compte aussi. Privilégiez les plateformes qui stockent leurs données sur des serveurs situés en Europe. Cela vous évite bien des complications, notamment avec le Cloud Act américain. En clair, mieux vaut que vos données restent là où se trouvent vos participants. 😉
Autre point important, la gestion des accès. La CNIL recommande aux entreprises d’utiliser une authentification multifacteur. C’est une bonne habitude à prendre pour toute application qui manipule des données sensibles. Avant de vous lancer, vérifiez simplement que la plateforme événementielle le propose, surtout pour les connexions à distance. Ce genre de détail paraît minime, mais c’est souvent ce qui fait toute la différence en matière de sécurité.
Les certifications sont un peu le bulletin de confiance du fournisseur. ISO 27001, HDS, audits de sécurité, contrôles réguliers… ces démarches montrent que la plateforme prend ses missions au sérieux et qu’elle s’appuie sur de vrais processus de sécurisation.
Enfin, n’hésitez pas à poser des questions. En cas d’incident, comment la plateforme protège vos données ? Peut-on tout récupérer rapidement ? Ces échanges en disent souvent plus qu’une longue plaquette technique.
Une plateforme événementielle bien sécurisée est avant tout une solution sur laquelle on peut compter. Elle protège vos participants, vos organisateurs et tout ce que vous construisez autour de votre expérience événementielle. Que vos événements soient en présentiel, en virtuel ou en format hybride, vous devez pouvoir avancer l’esprit tranquille. Et un service premium, c’est justement ça : un partenaire fiable, qui veille sur vos données pendant que vous vous concentrez sur l’essentiel !
Quelles fonctionnalités garantissent la conformité et la sérénité des organisateurs ?
Au-delà des certifications, certaines fonctionnalités changent vraiment le quotidien dans la gestion événementielle. Le Single Sign-On (SSO) en est un bon exemple. Cette technologie permet aux utilisateurs de se connecter à la plateforme événementielle avec leurs identifiants d’entreprise habituels.
Le chiffrement des données est aussi essentiel. Les informations doivent être protégées pendant leur transfert et quand elles sont stockées. C’est la base d’une bonne sécurisation des données.
La gestion des droits d’accès est un autre pilier important. Chaque utilisateur doit voir uniquement les données nécessaires à ses missions. Un agent d’accueil qui gère la billetterie n’a pas besoin d’accéder à toute la base de participants. Un prestataire traiteur doit simplement connaître les préférences alimentaires, pas les coordonnées complètes. C’est le principe de la minimisation des accès et c’est une bonne habitude à garder.
Les fonctionnalités d’audit et de traçabilité sont aussi précieuses. Une bonne plateforme enregistre toutes les actions effectuées (qui a consulté quoi, quand, depuis quel appareil). En cas d’incident, ces traces aident à comprendre ce qui s’est passé et à réagir vite.
Enfin, les formulaires d’inscription doivent respecter le RGPD dès le départ. Le consentement explicite, les informations claires sur l’usage des données et la possibilité de modifier ou supprimer ses informations doivent être intégrés. Ces fonctionnalités ne devraient pas être des extras. Elles font partie du bon sens et d’une expérience événementielle digne de confiance.
➡️ Découvrez d’autres leviers dans l’article “Quelles sont les fonctionnalités d’une plateforme événementielle ?”
Comment allier sécurité et expérience utilisateur ?
On entend souvent dire que plus c’est sécurisé, plus c’est compliqué. En réalité, c’est tout l’inverse. Les meilleures solutions de gestion événementielle montrent qu’on peut avoir à la fois une sécurité solide et une expérience fluide.
Prenons le SSO. Pour l’utilisateur, c’est plus simple qu’un système classique. En un clic, il s’identifie avec ses identifiants d’entreprise habituels et accède directement à la plateforme. Pas besoin d’un nouveau mot de passe ni d’un long processus de récupération. Tout est transparent pour lui et la sécurisation reste invisible.
Les formulaires d’inscription conformes au RGPD peuvent être agréables à utiliser. Une interface bien pensée permet d’afficher les informations de consentement sans casser le rythme du parcours. Les participants comprennent facilement comment leurs données sont utilisées et leurs choix sont respectés tout en gardant un bon taux de complétion.
Les intégrations avec les outils d’entreprise comme le CRM ou les solutions de marketing automation renforcent à la fois la sécurité et l’efficacité. Les données circulent via des API sécurisées, plutôt que par des exports CSV envoyés par email. Moins de manipulations égal moins d’erreurs. On automatise les processus et on gagne en fiabilité comme en temps.
Pour les événements virtuels et hybrides, la fluidité reste essentielle. Les participants rejoignent une session en un clic, interagissent avec les contenus, participent au networking sans se poser de questions. En coulisse, la plateforme chiffre les flux vidéo, gère les authentifications et protège les échanges. La sécurité reste discrète mais elle veille à chaque instant.
Au fond, la vraie complexité, c’est pour le fournisseur de la plateforme événementielle qui met tout cela en place. Pour vous et vos participants, une solution bien conçue doit être simple à utiliser et rassurante à chaque étape.
Et du côté des entreprises : comment aller plus loin ?
Choisir une plateforme événementielle sécurisée est une première étape. Mais pour vraiment protéger les données, il faut aussi adopter les bons réflexes en interne.
Commencez par faire un point sur vos processus actuels. Comment gérez-vous les inscriptions aujourd’hui ? Où stockez-vous les informations entre deux événements ? Qui peut y accéder et combien de temps les conservez-vous ? Ces questions toutes simples permettent souvent de repérer des failles qu’on n’avait pas vues.
Ensuite, pensez à former vos équipes à la sécurité événementielle. Vos chefs de projet, vos agents d’accueil ou vos prestataires doivent comprendre pourquoi certaines règles existent. Quand on explique le sens plutôt qu’on impose des consignes, on obtient plus d’adhésion et beaucoup moins de comportements à risque.
Prenez aussi le temps de poser les choses noir sur blanc. Votre politique de gestion des données événementielles doit être claire. Un registre des traitements conforme au RGPD, des durées de conservation bien définies et des procédures simples quand un participant veut accéder ou supprimer ses informations. Rien de très lourd, mais ces réflexes protègent votre entreprise et montrent que vous prenez la sécurité au sérieux.
N’hésitez pas à échanger régulièrement avec votre fournisseur de plateforme. Quelles évolutions de sécurité a-t-il mises en place récemment ? Comment réagit-il aux nouvelles menaces ? Est-il transparent sur ses mises à jour ? Un bon partenaire ne se contente pas de vous vendre une solution, il vous accompagne dans la durée.
Intégrez la sécurité dès la planification de vos événements. Au même titre que le budget ou la logistique, la protection des données doit être prévue dès le départ. Plus on y pense tôt, plus on gagne en sérénité par la suite.
Enfin, testez vos propres procédures. Simulez une panne la veille d’un salon ou une demande massive de suppression de données. Ces exercices aident vos équipes à réagir vite et à repérer les points à améliorer sans stress le jour venu.
La sécurité des données événementielles n’est pas qu’une histoire de technologie. C’est avant tout une question d’équilibre entre de bons outils, des processus clairs et une vraie attention portée aux informations qu’on manipule. Les plateformes événementielles d’aujourd’hui ont déjà tout ce qu’il faut pour vous aider à travailler sereinement. Le plus important, c’est de savoir en tirer parti et d’en faire un vrai réflexe au quotidien. 💪 ✅