🔍 Aperçu de l’article
- Pourquoi une plateforme est devenue indispensable ?
- Les critères qui comptent vraiment : formats, ergonomie, intégrations, mesure, sécurité
- Comment évaluer vos besoins ? : audit, budget, fonctionnalités clés
- Les bonnes questions à poser aux fournisseurs : flexibilité, accompagnement, contrat
- Réussir la phase de test : démos sur vos cas réels et retours clients
Les solutions de gestion d’événements se multiplient, ce qui rend le choix d’une plateforme d’autant plus stratégique pour les directions communication et les équipes événementielles. Entre innovations technologiques, diversité des formats et nouvelles exigences réglementaires, identifier la solution la mieux adaptée devient un véritable enjeu pour chaque entreprise.
Le choix de la bonne plateforme impacte directement la réussite de vos événements, qu’ils soient présentiels, virtuels ou hybrides. Une solution inadaptée peut compliquer la gestion, altérer l’expérience des participants et rendre difficile l’évaluation des retombées. À l’inverse, une plateforme bien choisie fluidifie l’organisation, valorise votre image et transforme votre stratégie événementielle en véritable levier de performance.
🚀 Le secret, c’est de prendre un peu de recul sur vos besoins, vos outils, vos équipes... Une fois cette vision posée, le bon choix devient beaucoup plus clair. On vous explique comment faire !
Pourquoi une plateforme de gestion d'événements est-elle devenue indispensable ?
Les entreprises qui organisent régulièrement des événements font face à des défis de plus en plus importants. La gestion manuelle via tableurs et outils séparés atteint vite ses limites. Aujourd’hui, les standards du secteur événementiel imposent des méthodes plus structurées. C’est pourquoi la plupart des organisateurs se tournent vers des plateformes dédiées. D’après une étude du secteur, 79% utilisent déjà un système de gestion d’événements.
Cette évolution s’explique facilement. Les participants attendent une expérience fluide et plus personnalisée, qu’il s’agisse de congrès, de salons professionnels ou de réunions d’entreprise. Les équipes événementielles, de leur côté, doivent gérer différents formats (présentiels, virtuels ou hybrides) tout en centralisant les données et en démontrant la valeur de chaque événement à grande échelle. Les plateformes événementielles simplifient cette complexité en regroupant toutes les étapes du cycle de vie événementiel dans une solution unique.
Adopter une plateforme professionnelle, c’est aussi réduire les coûts liés à la multiplication des outils, automatiser les tâches répétitives et renforcer la collaboration entre les équipes marketing, communication et organisation. Ce type d’outil centralisé facilite la planification des sessions, la gestion des inscriptions et le suivi de l’engagement. Et au fond, une plateforme vous aide aussi à travailler plus sereinement pour offrir de vrais bons moments à vos participants 😉
Quels sont les critères pour bien choisir votre plateforme événementielle ?
La compatibilité avec vos types d'événements
Chaque format d’événement a ses propres besoins techniques. Une bonne plateforme doit pouvoir s’adapter aussi bien à un événement grand public qu’à une réunion interne, un team building hybride ou un webinaire virtuel.
Pour les événements en présentiel, veillez à ce que la solution simplifie les inscriptions et vous offre une gestion précise des capacités des salles et lieux d’accueil. Les outils pratiques comme l’impression de badges ou le check-in font aussi une vraie différence sur le terrain. Les modules de planification des sessions et de coordination avec les salles vous aident à garder une organisation claire même quand le programme bouge. Et n’oubliez pas que lors d’un événement physique, la capture des données reste essentielle pour évaluer votre performance et suivre les leads générés.
Pour les événements virtuels, la priorité est à la fiabilité et à l’engagement. La plateforme doit proposer un streaming stable, des interactions en temps réel et des espaces de networking virtuels. Les outils de participation (sondages, chat...) renforcent la communication et l’expérience numérique. L’objectif : offrir des expériences virtuelles aussi riches et engageantes que celles vécues sur place.
Enfin, les événements hybrides combinent le meilleur des deux mondes. Ils permettent aux participants de choisir entre le présentiel et le virtuel, selon leurs contraintes ou leurs envies. Cela demande une solution événementielle capable de synchroniser les deux environnements sans créer de décalage. Ce type de gestion hybride est devenu un véritable standard dans l’événementiel.
L'ergonomie et la facilité d'utilisation
La plateforme doit avant tout être simple à prendre en main. C’est ce qui favorise son adoption par vos équipes et garantit une expérience fluide pour vos participants.
Aujourd’hui, les organisateurs recherchent davantage d’autonomie dans la gestion de leurs événements, sans avoir à solliciter les prestataires techniques pour chaque ajustement.
Les plateformes événementielles offrent cette souplesse : vous pouvez créer des sites événementiels personnalisés sans compétences techniques poussées, configurer les formulaires d’inscription, gérer les plannings des sessions ou encore modifier le contenu en temps réel. Cette autonomie réduit les délais et facilite l’organisation à toutes les échelles d’événements, que vous soyez une agence événementielle, une entreprise avec plusieurs BU ou un institutionnel.
Côté participants, tout doit être fluide : de l’inscription au suivi post-événement. Un parcours complexe ou une interface confuse peut nuire à votre image de marque et freiner l’engagement. Prenez le temps de tester les parcours utilisateurs avant de valider votre solution : c’est souvent ce qui fait la différence entre une expérience réussie et une perte d’intérêt.
Les capacités d'intégration avec votre écosystème existant
Une plateforme événementielle ne doit pas fonctionner en vase clos. Pour que la gestion de vos événements soit fluide, elle doit pouvoir dialoguer avec vos outils marketing, votre CRM et vos systèmes de gestion. Cette connexion évite la dispersion des données et renforce la cohérence de votre communication.
En reliant votre plateforme aux solutions de marketing automation, vous pouvez automatiser les inscriptions, déclencher des campagnes ciblées et suivre plus facilement l’engagement des participants. Connectée à votre CRM, chaque événement devient une véritable source de données pour vos équipes commerciales et marketing. Plus besoin de ressaisir les informations : tout se met à jour automatiquement, sans perte ni erreur.
Les grandes entreprises accordent aussi une attention particulière à la sécurité. C’est là qu’interviennent les solutions d’authentification unique (SSO), qui permettent à vos collaborateurs et partenaires d’accéder à la plateforme en toute simplicité et de manière sécurisée. Ces fonctionnalités d’intégration font aujourd’hui partie des critères essentiels à prendre en compte dans votre choix.
Les fonctionnalités de mesure et d'analyse
Aujourd’hui, démontrer le retour sur investissement de vos événements n’est plus une option. En tant que directeur communication ou responsable événementiel, vous devez pouvoir justifier chaque dépense avec des données concrètes. La mesure de l’engagement des participants, du taux de conversion ou encore de la satisfaction globale fait désormais partie intégrante de la gestion d’un événement.
Une plateforme performante vous aide à piloter tout cela plus sereinement. Elle propose des tableaux de bord en temps réel, des rapports personnalisables et des indicateurs de performance directement alignés sur les objectifs de votre entreprise... Le suivi des inscriptions, du taux de participation, de l’engagement pendant les sessions ou encore de la satisfaction après l’événement est automatisé, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps.
Grâce à ces fonctionnalités, vous pouvez rapidement identifier les moments forts, les contenus les plus appréciés ou les points à améliorer pour vos prochaines solutions ou expériences.
Par ailleurs, l’automatisation des logiciels de gestion événementielle peut réduire les coûts de personnel selon le nombre de participants. Ces économies, associées aux gains d’efficacité et aux revenus additionnels générés, renforcent la rentabilité de votre stratégie événementielle. Les données collectées nourrissent aussi votre marketing global et participent à l’amélioration de vos événements, qu’ils soient présentiels, hybrides ou virtuels.
La sécurité et la conformité réglementaire
La protection des données des participants est un enjeu essentiel, à la fois légal et réputationnel. Le RGPD encadre la collecte, le stockage et le traitement des informations personnelles. Si votre entreprise organise des événements, il est indispensable de vérifier que votre plateforme de gestion respecte bien ces obligations.
Le RGPD impose de pouvoir répondre à toute demande de suppression ou d’effacement des données personnelles. Votre plateforme doit donc intégrer nativement la gestion des consentements et le droit à l’oubli. Ce n’est pas une option, mais une condition pour toute organisation traitant des données européennes.
Les certifications ISO 27001 ou les audits SOC 2 Type II sont de vrais gages de confiance. Elles prouvent que la solution met en œuvre des mesures de sécurité : chiffrement des données, contrôle des accès, sauvegardes régulières… Pensez aussi à vérifier que les serveurs sont situés dans l’Union européenne. C’est un point clé pour rester conforme et rassurer vos participants sur la protection de leurs informations.
Pour les entreprises qui gèrent un grand volume de données sensibles, la nomination d’un Délégué à la Protection des Données (DPO) est souvent obligatoire. Assurez-vous que votre fournisseur de plateforme dispose lui aussi d’un DPO et qu’il peut vous accompagner dans vos démarches réglementaires.
Comment évaluer vos besoins réels avant de choisir ?
Auditez votre pratique événementielle actuelle
Avant de sélectionner une plateforme, prenez le temps d’observer vos événements sur une année complète. Listez les formats que vous organisez (congrès, salons, réunions, expositions, séminaires...) ainsi que le nombre de participants, mais aussi la fréquence et les objectifs de chaque type d’événement. Cette vue d’ensemble vous aidera à mieux comprendre le rythme, les volumes et les attentes de votre activité événementielle.
Regardez ensuite comment se déroule aujourd’hui votre gestion opérationnelle. Où les équipes perdent-elles du temps dans l’organisation ? Quelles tâches mobilisent trop de ressources ? Quels outils utilisez-vous déjà et lesquels pourraient être remplacés par une plateforme plus complète ? Ce diagnostic permet souvent de mettre en lumière des coûts cachés et des points de blocage dans la gestion de vos événements.
Associez l’ensemble des acteurs à cette réflexion : équipes événementielles, marketing, communication, IT ou finance. Chacun a une vision différente des besoins, des contraintes et des priorités. En impliquant tout le monde dès le départ, vous facilitez l’adoption de la future solution et posez les bases d’une organisation événementielle plus performante.
Définissez votre budget global
Le coût des plateformes événementielles varient d’un fournisseur à l’autre, selon les services, les fonctionnalités et le niveau d’accompagnement proposés.
Prenez le temps de comparer votre budget avec les économies que la solution peut générer : moins d’outils à cumuler, un vrai gain de temps dans l’organisation des événements, une meilleure expérience pour vos participants et à terme, un impact positif sur votre communication et vos résultats marketing.
Enfin, gardez une vision à long terme. Votre plateforme doit pouvoir accompagner l’évolution de votre activité événementielle : plus d’événements, plus de lieux ou encore plus de participants. Une solution flexible et évolutive vous évitera une migration difficile ou coûteuse dans quelques années. C’est un vrai gage de pérennité pour vos projets événementiels.
Identifiez les fonctionnalités indispensables
Prenez le temps de distinguer les fonctionnalités vraiment essentielles de celles qui sont simplement confortables. Cette hiérarchisation vous aidera à éviter la surcharge fonctionnelle et à comparer plus facilement les différentes solutions disponibles sur le marché. Chaque plateforme événementielle a sa propre logique et son éventail de services.
Les bases d’une bonne plateforme reposent souvent sur la gestion des inscriptions, la gestion des participants et de leurs données, l'automatisation de la communication, un site événementiel personnalisable et des rapports de suivi. Ces fonctionnalités constituent le socle indispensable pour organiser vos événements, qu’ils soient internes, externes, hybrides ou à grande échelle.
Les fonctionnalités plus avancées concernent par exemple l’application mobile pour les participants, le networking, la gestion des exposants et sponsors, l’intégration CRM ou encore l'app de check-in. Certaines plateformes vont plus loin avec des outils de gamification pour renforcer l’engagement, des solutions de live streaming professionnel pour les événements virtuels, ou encore des options de personnalisation qui permettent de créer de vraies expériences sur mesure.
Selon votre secteur, certains outils seront indispensables. Assurez-vous que la plateforme comprend bien les spécificités de votre univers et qu’elle peut accueillir vos participants dans les meilleures conditions.
👉 Pour aller plus loin, consultez cet article : Quelles sont les fonctionnalités d'une plateforme événementielle ?
Quelles questions poser aux fournisseurs de plateformes ?
Sur la flexibilité et l'évolutivité
Avant de choisir une plateforme, prenez le temps d’évaluer sa capacité à suivre le rythme de vos événements.
Peut-elle gérer en même temps plusieurs formats (congrès, réunions, salons ou événements virtuels) sans perte de performance ? Comment réagit-elle lors des pics d’activité ? Et jusqu’où peut-elle aller en termes de nombre de participants, de sessions simultanées ou de volume de données ? Ces points vous permettront de mesurer si la solution peut accompagner la croissance de votre entreprise.
Intéressez-vous aussi à la roadmap produit. Les évolutions prévues vont-elles dans le sens des tendances que vous observez dans le secteur événementiel ? Aujourd’hui, les équipes souhaitent davantage d’autonomie dans la gestion et la configuration de leurs événements, sans dépendre systématiquement du support technique. La plateforme propose-t-elle des fonctionnalités qui vont dans ce sens ? De nouveaux services sont-ils régulièrement ajoutés à l’offre ?
Enfin, regardez le niveau de personnalisation possible. Pouvez-vous adapter le site web, vos communications, l’expérience participant ou même les workflow à votre charte et à vos processus internes ? Une solution vraiment flexible saura s’intégrer dans votre écosystème et renforcer la cohérence de votre organisation événementielle.
Sur l'accompagnement et le support
Le niveau d’accompagnement et de support peut vraiment faire la différence entre deux plateformes. Certaines se limitent à une documentation en ligne ou à un support par email, tandis que d’autres offrent un vrai suivi : formation personnalisée, interlocuteur dédié, assistance disponible à tout moment... Et lors de vos événements critiques, ce type de réactivité devient essentiel.
Prenez le temps de demander des références clients dans votre secteur et à une échelle d’événements comparable à la vôtre. Consultez les avis sur les plateformes indépendantes ou dans votre réseau professionnel. Vous pouvez aussi interroger directement le fournisseur sur ses délais de réponse, la gestion des urgences ou encore la disponibilité du support dans votre langue et votre fuseau horaire.
La qualité de la formation initiale et continue joue un rôle clé dans la réussite de votre projet. Renseignez-vous sur les formats proposés : sessions en ligne ou accompagnement sur site...
Sur les aspects contractuels et commerciaux
Avant de vous engager, prenez le temps de bien clarifier la structure tarifaire de la plateforme. Est-ce un abonnement annuel fixe, une facturation par événement ou par participant ? Vérifiez aussi quels services sont inclus dans le tarif de base et lesquels font l’objet de frais supplémentaires. Une offre commerciale claire vous évitera bien des imprévus dans la gestion budgétaire de vos événements.
Les conditions de résiliation méritent, elles aussi, toute votre attention. Assurez-vous de pouvoir récupérer vos données participants dans un format exploitable si vous décidez de changer de solution. Regardez également le préavis nécessaire. Ces éléments garantissent votre autonomie et la sécurité de vos informations.
Enfin, gardez à l’esprit que certaines plateformes imposent des engagements pluriannuels ou un nombre minimum d’événements. D’autres au contraire offrent plus de flexibilité, ce qui peut mieux convenir à une entreprise dont l’activité événementielle varie selon les périodes. L’essentiel est de choisir un modèle cohérent avec votre organisation, votre capacité à vous projeter et le rythme de vos événements.
Comment bien mener votre phase de test ?
Organisez des démonstrations personnalisées
Les démonstrations trop générales ne reflètent pas toujours la réalité de vos événements. Pour que ce moment soit vraiment utile, préparez des scénarios qui ressemblent à vos formats habituels : congrès annuel, salon client, réunion régionale ou exposition produit. Demandez ensuite aux fournisseurs de dérouler ces cas pendant la démonstration. C’est la meilleure façon d’évaluer les fonctionnalités réelles de la plateforme.
Pensez aussi à impliquer vos équipes événementielles. Leurs retours sur la gestion des parcours, la fluidité des inscriptions ou l’ergonomie de l’outil sont essentiels : ce sont elles qui feront vivre vos événements au quotidien et assureront l'expérience participants.
Enfin, n’hésitez pas à questionner les fournisseurs sur les points qui comptent pour votre entreprise. Comment la plateforme répond-elle à vos besoins actuels de planification, de communication, d’engagement ? Quels bénéfices pouvez-vous espérer, que ce soit en gain de temps, en qualité d’expérience ? Ces échanges vous aideront à comparer les solutions.
Consultez les utilisateurs existants
Les retours d’expérience des clients sont souvent la meilleure source d’information. Rien ne vaut le témoignage d’une entreprise qui utilise déjà la plateforme dans un contexte proche du vôtre (même secteur, même taille, même type d’événements). N’hésitez pas à demander au fournisseur de vous mettre en contact avec ces clients : leurs conseils sont souvent très bénéfiques.
Préparez quelques questions avant l'échange. Par exemple : la plateforme est-elle fiable lors des événements à grande échelle ? Comment réagit le support en cas d’incident ? Les mises à jour se font-elles facilement ? Le rapport qualité-prix reste-t-il cohérent dans le temps ?
Allez plus loin dans votre réflexion
Vous faites un choix important. La plateforme événementielle que vous sélectionnez aujourd'hui va soutenir votre gestion et chaque événement demain. Elle touchera vos participants, votre image et l'expérience que vous souhaitez offrir.
Commencez par votre réalité. Regardez la taille de votre entreprise, les types d'événements que vous organisez (congrès, salons, réunions ou expositions...). Évaluez vos outils actuels, votre organisation, vos espaces et vos lieux. Pensez aux contraintes budgétaires, réglementaires et aux services dont vous avez vraiment besoin. À chaque échelle, il n'existe pas de solution universelle, mais des plateformes mieux adaptées à vos priorités.
Si vous hésitez encore ce guide vous aide à faire le tri et à avancer sereinement.
Avec la bonne plateforme, vos événements deviennent plus simples, plus fluides… et vos journées un peu plus légères. À vous de jouer ! ✨😉