Cette semaine, nous allons nous atteler à un monument de la gestion d’événements : le mail d’invitation. Et comme vous êtes très nombreux à faire partie de la team Communication interne, nous vous donnons ici toutes les clefs pour créer le mail d’invitation parfait pour votre séminaire interne. Votre mission, si vous l’acceptez, réunir le maximum de collaborateurs de votre entreprise !
Mais puisque l’on vous aime vraiment beaucoup – chut, ne le dites pas aux autres – nous allons commencer par vous rappeler les bases de l’organisation d’un séminaire interne.
Le séminaire interne, petite définition !
Véritable outil de management, le séminaire interne a pour but de favoriser la cohésion d’équipe, de créer des liens entre les collaborateurs et renforcer la motivation – certainement déjà au top. Il est en général composé de sessions de travail, d’ateliers de teambuilding et de temps de détente.
Retrouvez les avantages du séminaire interne dans notre article !
Pour récapituler, il est idéal :
- en cas de réorganisation d’une équipe ou de l’arrivée d’un nouveau collaborateurs : mission intégration !
- pour renforcer les liens d’une équipe déjà existante : mission cohésion !
- afin de transmettre des informations-clés à l’ensemble des collaborateurs : mission information !
- pour célébrer de bons résultats et annoncer les prochaines étapes : mission motivation !
Au global, le séminaire d’entreprise permet de booster l’engagement et la productivité des collaborateurs.
Le mail d’invitation de votre séminaire
Mais un séminaire serait-il réussi si aucun collaborateur n’est présent ? Bien sûr que non ! La première étape est donc l’invitation. Ce qu’on aime répéter à nos clients organisateurs d’événements : vous n’aurez pas deux fois l’occasion de faire une première impression.
Les informations à faire apparaître
Que votre mail d’invitation soit dédié à un séminaire d’entreprise, une conférence, un événement client, vos invités doivent y trouver les mêmes informations.
L’en-tête
Dans l’en-tête centrée, apparaissent votre logo ou l’identité visuelle de votre événement. L’invité doit identifier en un coup d’oeil l’objet de l’email.
Le message
Rédigez un message d’introduction du style « Nous avons le grand plaisir de vous convier au séminaire de début d’année pour célébrer l’année passée et préparer l’année qui arrive ».
Les informations logistiques
Indiquez la date, les horaires et le lieu précis de l’événement.
Le programme
Un aperçu du programme mettra l’eau à la bouche. Attention cependant à ne pas être trop précis.
Indiquez les grandes lignes, que les intervenants-clés ainsi que les repas, qui sont, il faut l’avouer, un moyen de donner envie.
L’inscription
Faites apparaître un moyen de s’inscrire : que ce soit via une réponse au mail envoyé, via un coup de téléphone ou via un bouton dirigeant vers un formulaire d’inscription… Pensez à indiquer une deadline d’inscription.
La simplicité est votre maître-mot
Vous devez faire au plus simple. C’est-à-dire qu’en parcourant votre mail, le collaborateur doit en quelques secondes en saisir l’objet et les informations essentielles. Il saura ainsi s’il peut et s’il veut participer. Nous vous conseillons de lui faciliter la tâche au maximum. Exit donc les processus d’inscription à rallonge. Un clic sur un bouton, moins de 10 champs à remplir, un clic sur un autre bouton ! Et hop, le voilà inscrit !
D’autres événements prévus ? Invitez vos participants avec style !
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Le ton à utiliser dans votre mail d’invitation
Le ton que vous utiliserez dans votre mail d’invitation est très dépendant de votre culture d’entreprise ainsi que du thème que vous aurez choisi. Si par exemple, votre thème est le festival de Cannes, vous pourrez utiliser un ton soutenu qui laisse penser que vos collaborateurs sont des invités de marque. Si votre thème est sportif, n’hésitez pas à proposer quelques jeux de mots !
Nous avons créé des exemples de mails d’invitation que vous pouvez télécharger ici, proposant différents types de tons !
L’envoi du mail d’invitation de votre séminaire
Pour l’envoi de votre mail d’invitation à votre séminaire, nous vous conseillons d’envoyer un save the date deux mois en amont pour que vos invités bloquent la date. Puis de poursuivre avec un véritable mail d’invitation un mois en amont pour donner le programme et tous les éléments nécessaires. Se pose maintenant la question du moyen utilisé pour vos envois.
L’envoi par votre messagerie professionnelle
C’est le moyen auquel on pense spontanément ! Si vous avez peu de moyens, ce peut être une solution intermédiaire, même si elle n’est pas optimale. Vous ne pourrez pas suivre l’ouverture de vos mails d’invitation, ni relancer de façon groupée et en seul clic les personnes qui n’ont pas donné leur réponse.
L’envoi par courrier
Très personnalisé, le carton d’invitation sous-entend un événement chic. A choisir seulement si votre thématique s’y prête ou pour certains membres du comité de direction… puisque cette solution n’est pas très responsable ! 😉
#actfortheplanet
L’envoi par une plateforme de gestion d’événements
C’est certainement la solution la plus professionnelle !
Elle vous permet d’accéder au reporting de vos envois : délivrabilité, taux d’ouverture, taux de clic. Comme vous aurez certainement également créé un site web d’inscription ainsi qu’un formulaire grâce à cette plateforme de gestion d’événements, vous pourrez suivre de A à Z le parcours de votre invité
D’ailleurs si vous voulez voir un exemple de site web réalisable avec Eventdrive, c’est par ici !
Nous avons préparé des exemples de mails d’invitation rien que pour vous ! Allez jeter un coup d’oeil et inspirez vous de nos exemples d’emails d’invitation dédiés à vos séminaires internes qui donneront envie à vos collaborateurs de venir.
