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Les indicateurs pour mesurer la performance de vos événements

17 August 2018 | Temps de lecture : 13 min.
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Il est 20 heures, les invités partent enfin, votre événement vient de se terminer. Enfin, c’est ce que vous croyez… Grâce à l’application mobile Eventdrive utilisée par vos clients en amont et pendant l’événement, vous avez récupéré un maximum d’informations que vous allez pouvoir analyser grâce à des indicateurs.

Avez-vous rassemblé le nombre d’invités espéré ? Les participants sont-ils satisfaits ? Ont-ils participé activement pendant la journée ? Quel a été votre retour sur investissement ? Tout simplement : l’événement était-il une réussite et comment vous assurer que les prochains le soient aussi ?

Tout commence avant même que l’événement n’ait pris forme dans votre esprit. Pourquoi dois-je organiser un événement ? Quel est mon objectif stratégique – conquête, fidélisation, appartenance à l’entreprise ? Quels vont être mes objectifs opérationnels ?

L’atteinte de ces objectifs sera ensuite mesuré grâce à des indicateurs clefs de performance – KPI pour les intimes – définis en amont. Je vous donne ici les KPI qu’il me semble important de suivre lorsque vous organisez un événement. Alors vous me suivez ? Découvrons ensemble les indicateurs de vos événements !


Les indicateurs du process d’inscription de votre événement

Ce premier indicateur est un basique, qui vous permet notamment de mesurer l’attractivité de votre événement. Imaginez la couverture d’un magazine de voyages : si la photo vous montre une plage de Bali – sable blanc, eau turquoise, pas un chat – et que les titres vous donnent des envies d’ailleurs, vous aurez forcément envie de lire… et vous l’achèterez.

Nous vous conseillons donc d’identifier les indicateurs suivants :

Vous pouvez ensuite utiliser des ratios pour mesurer la performance des différents outils utilisés.



Le rapport nombre de mails envoyés / nombre de mails ouverts

S’il est faible (moins de 20%) : dans un premier temps, vérifiez que vos emails ne sont pas envoyés dans les spams. Dans un second temps, penchez-vous sur l’objet de votre message : pas assez explicite ? trop commercial ?


Le rapport nombre de mails ouverts / nombre de clics

S’il est faible (moins de 2%) : vous devriez potentiellement revoir le design de votre email. Les call-to-action sont-ils placés au bon endroit ? Le wording utilisé est-il adapté ? Donnez-vous les bonnes informations ? Pour vous aider à créer l’emailing parfait, découvrez nos templates pour vos séminaires internes.



Le rapport nombre de clics  / nombre d’inscrits

S’il est faible : l’agenda n’est pas peut-être pas pertinent, la date peu arrangeante ou le lieu trop excentré ? Cela peut aussi être dû à un design peu attractif… Tester le visuel auprès de vos collègues peut être une première piste 🙂


Le rapport nombre d’inscrits / nombre de participants

S’il est faible : le scénario de marketing automation est certainement à retravailler. Pensez à bien envoyer un mail de confirmation suite à l’inscription puis à renvoyer plusieurs rappels – au moins deux, 15 jours avant et la veille. Si vos commerciaux rencontrent les invités dans les semaines précédant l’événement, demandez leur de faire une piqûre de rappel.

Voici un exemple d’entonnoir ci-dessous.


Indicateurs inscription événementiel


Bien sûr, nous ne sommes ici que sur les inscriptions online à travers un mail d’invitation puis un site d’inscription. Si vos commerciaux parcourent la France pour recruter des participants, le nombre de présents sera largement supérieur. Idem si vous communiquez sur les réseaux sociaux ou dans la presse.


Cela nous amène au point suivant. Si l’événement est public, vous pouvez aussi identifier les canaux qui vous apportent du trafic : vos emailings, une recherche sur Google, le site d’un partenaire… Cela vous permet de cerner les meilleurs sources et d’optimiser vos invitations pour le prochain événement.

Maintenant que vos invités sont tous arrivés à bon port, que la fête commence ! Regardons les indicateurs du jour J.


Indicateurs Invitation Inscription événements


Les indicateurs de votre événement sur les réseaux sociaux


Rappelez-vous, nous vous avions préparé un article sur la promotion de votre événement sur les réseaux sociaux. Effectivement, ces derniers jouent un rôle majeur dans l’engagement de vos invités. Leur utilisation vous permettra de :


Comment s’y retrouver dans les tableaux de bord ? Quelles informations relever ?
Voici une petite shortlist des indicateurs à garder à l’oeil.


Nombre de publications sur chaque réseau

Cet indicateur sera plus facile à mesurer si vous avez mis en place un hashtag unique dédié à votre événement en amont. Vous pouvez également observer à quelle fréquence vos invités ont utilisé ce fameux hashtag. Si la proportion est faible, cela signifie certainement que ce dernier n’est pas adapté – trop long ou trop compliqué par exemple.


Réactions aux publications

Les réactions sont nombreuses et positives ? Votre événement plaît et engage une cible plus large que vos invités !


Contenu des publications

Quels types de contenus sont appréciés et relayés par vos invités ?
Ont-ils cité des orateurs ?
Ont-ils publié des photos d’eux : quel outil leur mettre à disposition lors de la prochaine édition pour faciliter le partage ?
Etait-ce pour se plaindre à propos de l’événement ? Dans ce cas, gardez votre sang-froid ! Répondez à la publication objectivement puis envoyez un petit message privé à l’invité pour vous excuser et mieux comprendre son mécontentement.


L’idéal, c’est d’utiliser un outil de suivi ! Nous on adore Mention : avec eux, vous pourrez surveiller en temps réel tout ce qui se dit sur le Web et les réseaux sociaux, c’est en quelque sorte les yeux à l’arrière de votre tête 😉



Comment rectifier le tir si les chiffres ne sont pas à la hauteur ?


Il est essentiel de bien communiquer en amont et pendant l’événement quant aux éléments suivants :

Pensez à vous-même être actif le jour J, à envoyer de temps en temps des notifications push à vos invités pour leur rappeler de partager et à imprimer quelques affiches que vous collerez dans les différentes salles.



Les indicateurs pour mesurer l’interactivité de votre événement

Quelle session a le plus fait réagir ? Laquelle a laissé les invités de marbre ? Vous souhaitez lever le voile sur l’engagement de vos invités ? Les statistiques tirées de votre application parleront d’elle-même.

Voici la liste des indicateurs à garder à l’oeil :


Nombre de téléchargements

Si ce nombre est faible en comparaison du nombre de participants, c’est probablement que la communication en amont n’a pas été optimale. Envoyez un premier mail 15 jours avant l’événement suivi d’un mail de rappel une semaine avant puis la veille pour inviter les participants à télécharger et à se connecter à l’application. Briefez également les collaborateurs accueillant les invités ou les hôtesses pour qu’ils le rappellent lors du check-in.


Nombre de connexions

Si ce nombre est faible, les raisons sont multiples :
– la qualité de la connexion Wifi laisse à désirer – vous pouvez mesurer la bande passante nécessaire en amont de l’événement pour faire appel à un prestataire pour compenser si besoin.
– les invités sont peu engagés
– un manque de communication on site : comme pour les téléchargements, promouvez l’utilisation de l’application dès l’entrée de votre événement. Pensez également à demander aux speakers d’inviter les participants à réagir et à poser leurs questions sur l’application.

Nos clients sont en général très friands des questions posées par les participants. Cela leur permet d’identifier des problématiques récurrentes, de prendre la mesure des différentes interventions.


Services utilisés

Quels services ont été les plus utilisés : vote, nuage de mots, questions / réponses ? Ces informations vous serviront pour déterminer les activités les plus susceptibles de générer de l’interactivité, que vous pourrez mettre en avant lors de vos prochains événements.

Si vous vous demandez pourquoi utiliser une application mobile pour votre événement, retrouvez notre article de blog ici.


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Les indicateurs pour évaluer votre communauté événementielle


Au-delà de permettre l’interaction entre les invités et les intervenants, l’application vous permet aussi de créer du lien entre les participants. Comment mesurer la cohésion de votre communauté ? C’est là tout ce que nous allons découvrir.

L’indicateur-clef à regarder : le nombre de messages échangés entre invités.
S’ils sont nombreux, c’est que la valeur perçue du service de networking est importante !

Mais aussi d’autres indicateurs….

Vous pouvez aussi identifier les périodes les plus propices aux échanges : pendant les ateliers, au cours des plénières, durant les pauses ou le déjeuner ? Le temps dédié au networking est-il utilisé ?

Quels sont les participants qui interagissent : orateurs, invités, organisateurs ? Est-ce que les participants échangent avec les intervenants ? Ou uniquement entre eux ? Vous pourrez ainsi vous demander quelle action mettre en place pour activer tel ou tel type de participant.

Ces informations seront plus faciles à traquer si vous utilisez un outil digital de networking, à l’image de l’application mobile Eventdrive.



Les indicateurs pour contrôler la satisfaction de vos invités


Vous ne jurez que par la satisfaction des participants. C’est par ici que ça se passe !
Vous allez pouvoir calculer votre net promoter score et déterminer si vos invités ont ressentis l’effet “wahou”.


Le net promoter score, kézako ?

C’est THE indicateur pour mesurer la satisfaction de vos invités. Il s’agit ici de savoir si ces derniers vont vous recommander.
La question à poser : “Sur une échelle de 1 à 10, comment recommanderiez-vous cet événement à votre entourage ?”

Si votre invité répond 9 ou 10, il est considéré comme un promoteur aka le fervent admirateur de votre événement.
Celui qui répondra 7 ou 8 sera un passif, satisfait de votre événement mais ouvert aux opportunités offertes par les concurrents.
Et finalement, celui répond entre 0 et 6 est considéré comme un détracteur – aïe ! Vous courrez ici le risque de voir votre événement ruiné par des feedbacks négatifs.

Et voilà, vous avez les données nécessaires pour calculer votre net promoter score, en utilisant la formule suivante :

% promoteurs – % détracteurs


Comment récupérer ces données ?


Soit par l’intermédiaire d’un questionnaire papier.


Celui-là, vous le connaissez bien. C’est en général de cette façon que vous récupériez les données de satisfaction jusqu’à il y a peu – oui, j’utilise le passé car j’espère que vous ne faites plus appel à cette pratique de l’ancien temps. On s’imagine très bien rentrer de son événement en brandissant fièrement le tas de questionnaires puis le poser sur notre bureau en attendant de se délecter de cette pléthore de 10/10. Les jours passent, mais les questionnaires ne bougent pas. Trois mois plus tard, on les relègue aux archives ou on les réutilise comme brouillon.

Néanmoins, certains types de participants ne sont pas adeptes du portable, notamment dans le secteur médical. Dans ce cas, le questionnaire papier est toléré. Il a l’avantage de bénéficier d’un taux de remplissage extrêmement élevé. Les organisateurs récupèrent en effet le questionnaire à la sortie de la salle et le petit malin qui ne l’aurait pas rempli se sentirait certainement mal à l’aise de ne rien remettre.


Soit par l’intermédiaire d’un questionnaire mobile.


Celui-ci vous permettra de récolter des données à chaud. Vous pourrez ainsi identifier les petits détails de l’expérience participant qui vous ont fait défaut et les rectifier lors d’une prochaine édition. A titre d’exemple, le café froid, la difficulté à trouver une salle ou le manque de stylos pour les ateliers.


Soit par l’intermédiaire d’une enquête envoyée suite à l’événement.


Ce qui est intéressant dans le cadre de cette méthode, c’est que vos participants répondront à froid, c’est-à-dire qu’ils auront le temps de maturer ce qu’ils ont vécu et appris lors de cet événement. En général, il est préconisé d’associer un questionnaire à chaud – focus sur les détails du terrain, plus opérationnel – et un autre à froid – focus sur l’expérience globale et sur la valeur ajoutée, plus stratégique. Retrouvez notre article pour mettre en place l’enquête de satisfaction parfaite !



Les indicateurs pour calculer le retour sur investissement de votre événement

Le ROI ? Vous ne jurez que par lui ! Et vous avez bien raison, vous n’organisez pas un événement pour les beaux yeux de vos clients.

Les événements correspondent aux plus grosses dépenses marketing mais peuvent également bénéficier des meilleurs retours. En effet, ils boostent les interactions en face-à-face et créent un véritable attachement à la marque.

Pensez donc à poser des objectifs sur votre retour sur investissement et à mettre en place les outils nécessaires à son suivi. Qui sera chargé de le suivre ? Les commerciaux, le service marketing ? A travers quels indicateurs ?

Voici la formule magique pour le calculer :

Dépenses totales / revenu total généré ou auquel l’événement a contribué

*effectivement, si votre événement est gratuit, vous n’aurez pas de revenu direct mais vous pouvez évaluer les ventes qui y sont intimement liées (si votre CA augmente de 30% chez un client les 3 mois suivants l’événement, cela peut vous mettre la puce à l’oreille).


La clef de ce calcul réside aussi dans un outil de budget efficace et simple d’utilisation. Recensez toutes vos dépenses dans un seul endroit pour faciliter votre mesure de ROI.

Retrouvez notre article pour calculer facilement votre retour sur investissement !


Les indicateurs pour optimiser la gestion des process


C’est ici un petit bonus rien que pour vous. Il s’agit ici de mesurer votre efficacité. Vos invités étaient peut-être enchantés, mais vous avez trimé pendant des mois et des mois.

Avez-vous abordé sereinement la préparation de cet événement ? Avez-vous su respecter les deadlines que vous vous étiez fixées ?

C’est un KPI très personnel, qui vous sera utile à vous, pour identifier vos points bloquants dans la conduite de projet. Êtes-vous ralenti quand vous incluez d’autres personnes dans le process ? A quel niveau ? Y a-t-il des documents que vous tardez à récupérer ?

Voilà, nous arrivons au bout de cet article. Bien sûr, nous pourrions encore tergiverser des heures sur les différents indicateurs à suivre pour mesurer la réussite de votre événement. Mais pour nous, les principaux sont rassemblés ici.

Rappelez-vous aussi que chaque événement a ses propres objectifs et donc ses propres KPIs. A vous d’identifier ceux qui vous conviennent le mieux et qui seront parlants pour votre entourage. Retrouvez notre article pour fixer les objectifs de vos événements.



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