En événementiel, vos hôtesses et vos hôtes (n'oublions pas ces monsieurs !) d'accueil sont garantes de l'image de votre marque et de celle de votre événement. Elles doivent donc connaître sur le bout des doigts les tenants et les aboutissants de leur mission. Et vous êtes la meilleure personne pour les briefer sur votre organisation et ce qui est attendu d'elles.
Présentez votre organisation à vos hôtesses en événementiel
Partez du principe que l'hôtesse ne connaît rien à votre entreprise ou à votre marché, ce qui est d'ailleurs probablement le cas. Commencez par lui présenter votre activité par des mots relativement simples ainsi que des bénéfices de vos produits et services.
Je vous conseille aussi de leur parler de vos clients, car ce sont probablement ceux qu'elle rencontrera lors de l'événement.
Décrivez à chaque hôtesse événementielle sa mission
Le brief doit intégrer le titre du poste, le détail des tâches ainsi que les compétences et qualités attendues.
Les missions peuvent appartenir à trois types de catégories :
- L'accueil
- Le renseignement
- L'orientation
L'accueil événementiel par les hôtesses
L'hôtesse sera le premier visage de votre entreprise que le participant rencontrera, et vous le savez mieux que moi, la première impression est souvent la bonne.
Quelques exemples de tâches :
- ouvrir la porte aux nouveaux arrivants
- contrôler l'accès au lieu de l'événement
- aider les participants à imprimer leur badge
- scanner les badges des participants à l'entrée, si les organisateurs ont utilisé une solution d'émargement digital
- attribuer les badges aux participants
- faire patienter les nouveaux arrivants
- gérer la file d'attente
- récupérer le manteau ou les valises des participants
- gérer un vestiaire
Le renseignement des participants par les hôtesses en événementiel
L'hôtesse sera chargée de répondre aux questions des participants comme si elle faisait partie de l'organisation. Elle pourra aussi :
- distribuer des coupons de réduction ou des goodies
- orienter les participants : souvent positionnée au Point Information, elle est un repère primordial pour les participants, surtout si le lieu de l'événement est grand. Elle doit connaître par coeur la structure des lieux et être capable d'aiguiller simplement les invités.
Si vous complétez la mission d'une hôtesse en événementiel par l'utilisation d'une application événementielle, vos participants devraient bénéficier des informations dont ils ont besoin.
L'animation de l'événement par les hôtesses
L'hôtesse pourra aussi interagir avec les invités et les accompagner dans leur expérience événementielle.
- faire participer les invités à des jeux-concours
- distribuer des verres
- accompagner des VIP
- placer les participants
Vous souhaitez passer maître dans l'art d'organiser des événements ?
Parlez à vos hôtesses de votre événement
Vous aurez probablement travaillé les personas - ou participants types - de votre événement en amont de l'organisation. Ce travail peut être utile pour que les hôtesses de l'événement comprennent bien à qui elles auront affaire.
Mentionnez également les éléments suivants :
- Type d'événement
- Nombre d'invités attendus
- Estimation du nombre de visiteurs à la journée
Expliquez à vos hôtesses en quoi l'événementiel est un enjeu pour vous
Sur un stand
Vos hôtesses en événementiel doivent pouvoir répondre aux questions simples sur l'activité de votre entreprise. Néanmoins, elles ne sont pas des commerciales. Aussi, elles sont complémentaires à vos équipes de vente : elles répondent aux questions les plus basiques et font patienter les visiteurs.
Vous pouvez organiser en amont de l'événement une formation relativement succincte avec des petits cas pratiques. Mais la majorité des entreprises réalisent un brief d'une demi-heure à peine avant l'ouverture du stand.
Sur tout autre type d'événement
Pour réaliser au mieux ses missions, l'hôtesse a besoin d'avoir des éléments de contexte.
Quels sont les enjeux de l'événement ? Votre objectif est-il de vendre ? De prendre soin de vos meilleurs clients ? De remercier vos partenaires ? De motiver vos collaborateurs ?
Décrivez la ligne de communication de votre événements aux hôtesses. Quel est le ton utilisé ? Et surtout, quel est le degré de formalité ?
Autre conseil qui vaut tous les briefs, listez les questions/situations faces auxquelles les hôtesses en événementiel sont susceptibles de devoir réagir :
- Où sont les toilettes ? Le buffet ? Telle salle de conférence ?
- Quel est le programme ?
- Comment sortir du lieu de réception ?
- Mon badge ne passe pas. Comment faire ?
- Le nom du participant n'est pas dans la liste des invités.
Terminez par donner les informations pratiques aux hôtesses de votre événement
Bien sûr, certaines informations pour les hôtesses de votre événement, comme par exemple l'adresse du lieu de travail. Je vous conseille d'y joindre un plan et de mentionner par quels accès elles sont autorisées à entrer. Rappelez les moyens de transport disponibles pour se rendre sur place et précisez s'ils sont pris en charge par les organisateurs.
Précisez l'heure à laquelle elles devront être présentes et joignez à la fois le programme de l'événement et le programme de leur mission (incluant les pauses notamment).
Donnez des indications sur la tenue : Si une tenue est imposée, est-elle fournie ? Si non, il vaut mieux privilégier des vêtements classiques - un t-shirt blanc et un pantalon noir par exemple. Si elle n'est pas imposée, je vous conseille de donner quelques indications sur ce qui est interdit - comme un jean troué par exemple. Mieux vaut en dire trop que pas assez.
Et enfin, indiquez-lui qui sont ses référents et partagez ses coordonnées. Qui devra-t-elle prévenir en cas de problème ? Qui sera la chef hôtesse ?
Meilleur brief on ne peut pas ! L'idéal est d'envoyer un document écrit en amont de l'événement, puis de balayer tous les éléments lors d'un brief oral d'une demi-heure juste avant le lancement.
Partagez les informations de votre événement efficacement grâce à une application événementielle !
Je découvre comment utiliser une application événementielle !
