Eventdrive

Comment briefer mes hôtesses en événementiel ?

21 April 2020 | Temps de lecture : 5 min.
hotesses evenementiel


En événementiel, vos hôtesses et vos hôtes (n'oublions pas ces monsieurs !) d'accueil sont garantes de l'image de votre marque et de celle de votre événement. Elles doivent donc connaître sur le bout des doigts les tenants et les aboutissants de leur mission. Et vous êtes la meilleure personne pour les briefer sur votre organisation et ce qui est attendu d'elles.


hotesses evenementiel


Présentez votre organisation à vos hôtesses en événementiel

Partez du principe que l'hôtesse ne connaît rien à votre entreprise ou à votre marché, ce qui est d'ailleurs probablement le cas. Commencez par lui présenter votre activité par des mots relativement simples ainsi que des bénéfices de vos produits et services.

Je vous conseille aussi de leur parler de vos clients, car ce sont probablement ceux qu'elle rencontrera lors de l'événement.


Décrivez à chaque hôtesse événementielle sa mission

Le brief doit intégrer le titre du poste, le détail des tâches ainsi que les compétences et qualités attendues.

Les missions peuvent appartenir à trois types de catégories :


L'accueil événementiel par les hôtesses

L'hôtesse sera le premier visage de votre entreprise que le participant rencontrera, et vous le savez mieux que moi, la première impression est souvent la bonne.

Quelques exemples de tâches :


Le renseignement des participants par les hôtesses en événementiel

L'hôtesse sera chargée de répondre aux questions des participants comme si elle faisait partie de l'organisation. Elle pourra aussi :

Si vous complétez la mission d'une hôtesse en événementiel par l'utilisation d'une application événementielle, vos participants devraient bénéficier des informations dont ils ont besoin.


L'animation de l'événement par les hôtesses

L'hôtesse pourra aussi interagir avec les invités et les accompagner dans leur expérience événementielle.


Vous souhaitez passer maître dans l'art d'organiser des événements ?

Je reçois les 10 conseils !


Parlez à vos hôtesses de votre événement

Vous aurez probablement travaillé les personas - ou participants types - de votre événement en amont de l'organisation. Ce travail peut être utile pour que les hôtesses de l'événement comprennent bien à qui elles auront affaire.

Mentionnez également les éléments suivants :


Expliquez à vos hôtesses en quoi l'événementiel est un enjeu pour vous


Sur un stand

Vos hôtesses en événementiel doivent pouvoir répondre aux questions simples sur l'activité de votre entreprise. Néanmoins, elles ne sont pas des commerciales. Aussi, elles sont complémentaires à vos équipes de vente : elles répondent aux questions les plus basiques et font patienter les visiteurs.

Vous pouvez organiser en amont de l'événement une formation relativement succincte avec des petits cas pratiques. Mais la majorité des entreprises réalisent un brief d'une demi-heure à peine avant l'ouverture du stand.


Sur tout autre type d'événement

Pour réaliser au mieux ses missions, l'hôtesse a besoin d'avoir des éléments de contexte.

Quels sont les enjeux de l'événement ? Votre objectif est-il de vendre ? De prendre soin de vos meilleurs clients ? De remercier vos partenaires ? De motiver vos collaborateurs ?

Décrivez la ligne de communication de votre événements aux hôtesses. Quel est le ton utilisé ? Et surtout, quel est le degré de formalité ?

Autre conseil qui vaut tous les briefs, listez les questions/situations faces auxquelles les hôtesses en événementiel sont susceptibles de devoir réagir :


Terminez par donner les informations pratiques aux hôtesses de votre événement

Bien sûr, certaines informations pour les hôtesses de votre événement, comme par exemple l'adresse du lieu de travail. Je vous conseille d'y joindre un plan et de mentionner par quels accès elles sont autorisées à entrer. Rappelez les moyens de transport disponibles pour se rendre sur place et précisez s'ils sont pris en charge par les organisateurs.

Précisez l'heure à laquelle elles devront être présentes et joignez à la fois le programme de l'événement et le programme de leur mission (incluant les pauses notamment).

Donnez des indications sur la tenue : Si une tenue est imposée, est-elle fournie ? Si non, il vaut mieux privilégier des vêtements classiques - un t-shirt blanc et un pantalon noir par exemple. Si elle n'est pas imposée, je vous conseille de donner quelques indications sur ce qui est interdit - comme un jean troué par exemple. Mieux vaut en dire trop que pas assez.

Et enfin, indiquez-lui qui sont ses référents et partagez ses coordonnées. Qui devra-t-elle prévenir en cas de problème ? Qui sera la chef hôtesse ?

Meilleur brief on ne peut pas ! L'idéal est d'envoyer un document écrit en amont de l'événement, puis de balayer tous les éléments lors d'un brief oral d'une demi-heure juste avant le lancement.


Partagez les informations de votre événement efficacement grâce à une application événementielle !

Je découvre comment utiliser une application événementielle !

Partagez cet article sur les réseaux sociaux !

Découvrez d'autres articles :

Suivez notre blog événementiel

Tenez-vous au courant des dernières nouveautés et astuces en événementiel.