Cette semaine, nous allons nous atteler à un monument de la gestion d’événements : le mail d’invitation. Et comme vous êtes très nombreux à faire partie de la team Communication interne, nous vous donnons ici toutes les clefs pour créer le mail parfait pour vos séminaires internes. Votre mission, si vous l’acceptez, réunir le maximum de collaborateurs de votre entreprise !

Mais puisque l’on vous aime vraiment beaucoup – chut, ne le dites pas aux autres – nous allons commencer par vous rappeler les bases de l’organisation d’un séminaire interne.

Le séminaire interne, petite définition !

Véritable outil de management, le séminaire interne a pour but de favoriser la cohésion d’équipe, de créer des liens entre les collaborateurs et renforcer la motivation – déjà au top. Il est en général composé de sessions de travail, d’ateliers de teambuilding et de temps de détente. Il est idéal lors de réorganisation d’une équipe ou lorsque de nouvelles personnes intègrent une équipe. Comme nous le savons, la cohésion d’équipe est essentiel: cela permet d’avoir une équipe soudée, qui s’aident les uns les autres et qui sont motivés. Un bon état d’esprit ainsi que des « good vibes » vont rendre les employés plus productifs et engagés dans leur travail.

 

Mail invitation séminaire interne

L’essor du séminaire interne

Ces dernières années, les entreprises accélèrent la cadence : les séminaires internes sont de plus en plus fréquents – parfois au détriment de leur durée ! Dans une société où l’on voit toujours plus grand et où la théâtralisation a toute sa place, il est important – que dis-je nécessaire ! – de soigner chaque étape du processus de l’événement.

Dans un contexte où le bien-être des salariés est une priorité, le séminaire interne est une parenthèse plus qu’appréciée. Même s’il est en général composé d’au moins une journée de travail, cet événement permet de sortir de sa routine, de changer des réunions classiques et d’échanger avec ses collègues dans un environnement convivial.

Une dynamique commune

Comme nous le disions plus haut, l’objectif de ces séminaires internes reste avant tout de créer une dynamique de groupe. Ce qui n’est pas tâche aisée avec une assemblée de 200 à 5000 personnes. Pour cela, les organisateurs privilégient en général des ateliers en effectifs plus restreints. Des ateliers ludiques favorisant la cohésion de groupe afin de développer l’esprit d’équipe et l’entraide. Le but est également de transmettre la vision et enjeux de la société afin que les salariés se sentent totalement impliqués. Il doit y avoir un véritable dialogue entre les collaborateurs et les managers, où chacun doit échanger, partager ses idées et son point de vue.

Pensez à mélanger les services et à séparer les collègues de toujours qui restent ensemble continuellement. Le but n’est pas que les collaborateurs passent trois jours entre copains mais bien de souder l’ensemble des équipes 😉

D’autres événements prévus ?
Invitez vos participants avec style ! 

La règle des 3E pour un événement réussi

Préparez-vous ! Nous allons vous dévoiler le secret d’un séminaire interne – et d’un événement en général – réussi, vous pourriez bien ne pas vous en remettre 😉 Il est primordial de suivre la règle des 3E :

  • Environnement : c’est ce qui mettra en confiance les participants et qui leur permettra de s’éloigner le temps d’un instant de l’entreprise que vous représentez. Rien n’est plus important que l’environnement qui donnera de l’impact à votre événement. Pour cela, vous pouvez choisir un lieu atypique par exemple !
  • Enseignement : quel est le but de votre événement sinon d’enseigner à vos participants des valeurs profondes sur des thématiques diverses ? Vous devez faire en sorte que ce séminaire soit unique et inoubliable. Le contenu de votre événement doit donc être travaillé pour permettre aux participants de ressortir grandis et motivés comme jamais.
  • Expérience : faites vivre à vos participants une expérience incroyable de A à Z, du mail d’invitation jusqu’au mail de remerciement. Travaillez chaque point de contact pour qu’il soit riche en émotions et s’intègre dans un univers plus global. Un événement ayant pour objectif de rassembler dans un même endroit des individus autour d’un sujet commun, ne négligez jamais l’aspect humain de vos événements.

Vous l’aurez compris la règle des 3E est essentielle dans la réussite d’un événement ! Maintenant que nous avons rétabli les bases d’un séminaire interne, découvrons ensemble comment inviter – et faire venir – vos participants !

La première étape est bien sûr l’invitation. Ce qu’on aime répéter à nos clients : vous n’aurez pas deux fois l’occasion de faire une bonne première impression.

Le mail d’invitation

Votre séminaire interne est une réelle opportunité pour vos salariés de se rencontrer, se découvrir et discuter ensemble autour de différents types d’activités. Alors soyez cool et relax, et motivez les salariés. Et cela commence par votre mail d’invitation ! Donner un aperçu des activités à venir et un bon moyen de donner envie aux membres de l’entreprise de se rejoindre. Insérez des images, des couleurs, art graphiques…

Soyez précis dans votre mail. C’est bien connu, personne n’aime chercher une info pendant plusieurs minutes sur une invitation. Ainsi, on doit immédiatement comprendre de quel type d’évènement il s’agit, où et quand. Il faut qu’on sache quand l’évènement commence, quand il se termine exactement pour que les salariés aient le temps de s’organiser eux et leur rendez-vous / réunions. Donc toujours prendre de l’avance en envoyant ses invitations en amont !

Optez pour un visuel attractif qui mettra en avant les informations importantes pour une meilleure compréhension et lisibilité. Ça tombe bien, Eventdrive a préparé des exemples d’email rien que pour vous ! Allez jeter un coup d’oeil et inspirez vous de nos exemples d’email d’invitation au top, spécialisés pour les séminaires internes qui donneront envie à vos collaborateurs de venir.

Découvrez un exemple de mail d’invitation pour votre séminaire interne !