Si vous êtes responsable événementiel, communication ou marketing dans une structure multi-sites, un grand groupe ou un réseau, cet article est pour vous. Non pas pour vous parler de tendances déco ou de catering éco-responsable, mais de ce qui, en coulisses, peut grignoter votre temps et votre énergie. Des problèmes que vous connaissez bien, mais que vous n’avez peut-être pas encore eu l’occasion de formaliser.
1. « On veut arrêter de courir après les listes d’inscrits »
C’est probablement la frustration la plus universelle. Vous lancez un événement, les inscriptions arrivent (par email, via un formulaire, parfois par téléphone) et vous vous retrouvez à jongler entre plusieurs sources pour assembler une liste cohérente. Puis vient l’export, la mise en forme, le ré-export après annulation tardive et le re-ré-export la veille parce que quelqu’un a oublié de vous signaler deux inscriptions de dernière minute. 🙄
Ce n’est pas un problème de compétence. C’est un problème de flux. Quand la collecte des données participants est dispersée, la liste d’inscrits devient un chantier permanent. Et ce chantier, c’est vous qui le gérez, souvent seul(e), souvent dans l’urgence.
Ce que les équipes aimeraient vraiment : un endroit unique où les inscriptions arrivent, se consolident et se mettent à jour en temps réel. Sans export. Sans copier-coller. Sans email de relance pour savoir « où on en est ».
2. « On aimerait arrêter de tout ré-expliquer à chaque événement »
Vous organisez six, dix, quinze événements par an. Chaque fois, vous repartez de zéro, ou presque. Vous recréez le formulaire, renvoyez les relances, reconfigurez les accès pour les prestataires, réexpliquez le process aux collègues des autres BU qui participent pour la première fois... ou pour la cinquième, mais comme rien n’est documenté, ça revient au même.
Un jour, l’une de nos contacts, directrice marketing au sein d’un réseau de franchises, nous a confié : « On a une événementielle dans chaque région. Chacune fait à sa manière. On n’a aucune vision globale de ce qui se passe et encore moins de ce qui marche. »
Ce que décrit cette responsable, c’est l’absence de standardisation. Pas parce que les équipes ne sont pas professionnelles, mais parce qu’il n’existe pas de cadre commun pour partager les bonnes pratiques, les modèles, les retours d’expérience.
De ce fait, chaque événement réinvente la roue. Et la connaissance accumulée d’une année sur l’autre reste dans la tête d’une seule personne, ou dans un dossier partagé que personne ne retrouve vraiment.
3. « On aimerait comparer nos événements entre eux »
Vous avez organisé un séminaire en février, une journée clients en mai, un webinaire en septembre. Mais lequel a généré le plus d’engagement ? Lequel a eu le meilleur taux de présence ? Lequel a abouti à des opportunités commerciales ?
Dans de nombreuses organisations, les données existent. Mais elles sont réparties entre différents supports et formats. Un taux de participation dans un fichier Excel, des retours dans un email, un bilan rédigé dans un document Word, des chiffres issus d’un CRM…
Cette dispersion peut rendre plus délicate la préparation d’un bilan global. Notamment lorsqu’il s’agit de défendre son budget, d’analyser la performance sur l’ensemble de l’année, de mettre en perspective différents formats d’événements ou d’argumenter pour un événement supplémentaire.
Ce dont les équipes dans ce cas de figure auraient besoin : un tableau de bord, simple à lire, qui agrège les données clés de tous leurs événements, sans qu’elles aient à le construire manuellement à chaque fois.
4. « On aimerait avoir moins d’outils »
C’est peut-être le paradoxe le plus révélateur de l’année. Les équipes événementielles ne manquent généralement pas d’outils, elles en ont trop.
Un outil pour créer la page d’inscription, un autre pour envoyer les emails, un troisième pour gérer les badges, un quatrième pour la billetterie… Et bien sûr, ✨EXCEL✨ pour faire le lien entre tous. Sans oublier les chaînes de mails avec les prestataires, les validations en PDF et la to-do list personnelle sur post-it. (On caricature un peu, mais c’est souvent ce qui nous est le plus remonté.)
Il y a quelques mois, notre content manager était au téléphone avec une connaissance, elle-même responsable événementielle, qui lui a confié :
“J’utilise sept outils différents pour un seul événement. Et aucun ne communique vraiment avec les autres. C’est moi qui dois tout gérer, et du coup je perds énormément de temps.”
Chaque outil a été adopté pour une bonne raison, au bon moment. Mais l’empilement crée de la friction. Des données qui ne se synchronisent pas, des formats incompatibles, des accès à gérer pour chaque plateforme. Et une charge mentale considérable juste pour maintenir la cohérence entre les différentes sources.
Ce que ces équipes aimeraient vraiment : réduire le nombre de points d’entrée. Avoir moins à exporter et moins à ressaisir.
5. « On aimerait arrêter de tout gérer par email »
L’email est l’outil universel de coordination. Il est aussi l’outil qui peut facilement noyer toute tentative d’organisation événementielle.
La validation du programme ? Parfois elle se fait par email. 😬 La confirmation du prestataire ? Par email. Les retours des participants ? Par email aussi. Les demandes de modification de dernière minute ? Par email. Et quelque part dans cette pile, on peut aussi retrouver la version finale du plan de salle.
Le problème n’est pas l’email en lui-même. C’est qu’il est utilisé comme substitut à une organisation qui n’existe pas encore. Les validations, les attributions de tâches, les briefs prestataires : tout ce qui devrait circuler dans un outil structuré finit dans une conversation email où les informations se perdent, se contredisent et se retrouvent attachées dans un fichier dont parfois personne n’a la bonne version.
Ce que ces frustrations peuvent révéler
Ces cinq frustrations ne sont pas des problèmes isolés. Elles forment un système. Et elles ont toutes la même origine : une organisation événementielle qui a grandi sans structure, en empétant sur des outils génériques non conçus pour cet usage.
Excel est un excellent outil de calcul. Pas de gestion d’inscriptions en temps réel. L’email est un excellent outil de communication, pas de coordination de projet. Un formulaire Google est pratique pour collecter des réponses, pas pour piloter un événement de 300 personnes impliquant trois départements.
Ce qui manque, ce n’est pas un nouvel outil de plus. C’est un cadre. Une colonne vertébrale événementielle qui centralise, automatise et permet à toutes les parties prenantes de travailler depuis un même endroit.
Mais avant d’envisager cette étape, il y a une question plus fondamentale :
Savez-vous exactement où se situe la principale source de perte de temps dans votre organisation actuelle ? Est-ce dans la collecte des inscriptions ? Dans la coordination interne ? Dans le reporting ? Ou dans la gestion des validations internes ? La réponse n’est pas la même pour tous. Et c’est de cette réponse que dépend la prochaine étape.
Ces frustrations s’inscrivent dans des évolutions plus larges
Ces constats ne relèvent pas nécessairement de situations isolées. Ils peuvent aussi refléter une évolution plus large de la fonction événementielle.
Au fil des années, les attentes internes ont eu tendance à augmenter : davantage d’événements, une diversification des formats, un besoin accru de reporting et de pilotage. Dans le même temps, les ressources humaines et les outils disponibles n’ont pas toujours évolué au même rythme.
Ce décalage peut expliquer certaines tensions organisationnelles observées sur le terrain.
Pour approfondir ces transformations et analyser la manière dont certaines organisations structurent aujourd’hui leur approche, nous avons publié un livre blanc consacré aux évolutions de l’événementiel d’entreprise à l’horizon 2026.
Vous y trouverez notamment comment les équipes les plus matures clarifient leurs objectifs, structurent leur organisation et choisissent des indicateurs plus adaptés pour piloter leurs événements en 2026.
Et vous, où en êtes-vous ?
Si certains de ces constats font écho à votre quotidien, c’est peut-être le bon moment pour prendre un peu de recul. Non pas pour tout transformer immédiatement, mais pour identifier les points qui méritent d’être clarifiés ou structurés en priorité.
Nous avons conçu un audit de maturité événementielle pour vous aider à faire ce point. En quelques minutes, il vous permet d’évaluer votre niveau de structuration, d’identifier vos principaux axes d’amélioration et d’obtenir des recommandations adaptées à votre contexte.
Les résultats sont disponibles immédiatement sous la forme d’un rapport synthétique, conçu pour être partagé facilement en interne.
C’est un outil simple, structuré et sans engagement, pour vous aider à y voir plus clair avant de décider de la suite.