Ce que le début d'année révèle sur la façon dont les événements sont organisés

Chaque janvier, les équipes reprennent leur rythme, les budgets sont validés et les calendriers se dessinent. C’est souvent un moment révélateur de la façon dont une organisation gère ses événements. Et si on prenait deux minutes pour regarder ce que ce début d’année dit vraiment sur votre organisation 😊

Ce que les premiers mois révèlent

La visibilité sur le calendrier annuel

Dans certaines organisations, dès janvier, une vue bien définie des événements de l’année existe déjà. On sait ce qui est prévu, quand et pour qui. Cette visibilité facilite la planification des ressources, limite les doublons et aide à prioriser selon les enjeux.

Dans d’autres, les événements se construisent davantage au fil de l’eau, en fonction des besoins qui émergent. Les deux situations existent et peuvent répondre à des contextes différents, mais elles n’offrent pas le même niveau de maîtrise sur l’ensemble de l’année.

La coordination entre les équipes concernées

Un événement mobilise rarement une seule équipe. Il fait souvent intervenir plusieurs métiers qui n’ont pas toujours l’habitude de travailler ensemble, comme la communication, le marketing, les achats, les commerciaux ou parfois les ressources humaines. Le début d’année est alors révélateur de la manière dont cette coordination s’opère.

Dans certaines organisations, un point de coordination central existe. Dans d’autres, les validations passent par des circuits plus dispersés. Les deux modèles peuvent fonctionner, mais ils n’ont pas le même impact sur les délais et la cohérence d’ensemble.

Le niveau de détail dans la planification

Il y a une grande différence entre “on a un événement prévu en mars” et une fiche projet détaillée avec des jalons, des responsables identifiés, des fournisseurs sélectionnés et un suivi de budget. Le début d’année, avec la pression des premiers rendez-vous, révèle souvent le niveau de détail que l’organisation consacre réellement à la préparation.

Le retour d'expérience des événements passés

Une organisation qui capitalise sur ses événements précédents (ce qui a bien fonctionné et ce qui aurait pu être amélioré) part avec un avantage au moment de planifier les suivants. Lorsque ces enseignements sont structurés, ils peuvent être réutilisés dès janvier. À l’inverse, sans ce recul, il faut souvent repartir d’une page blanche, même lorsque des événements très similaires ont déjà été organisés les années précédentes.

Pourquoi les pratiques diffèrent selon les organisations

Les écarts observés entre les organisations ne sont pas forcément liés à leur taille ou à leur budget. Ils tiennent davantage à la manière dont la gestion événementielle s’est structurée au fil du temps.

Certaines entreprises ont fait évoluer leurs processus progressivement, à mesure que leur volume d’événements augmentait. D’autres ont posé un cadre dès le départ, parce que leur activité l’exigeait. Et beaucoup se situent entre les deux, conscientes qu’il y a encore des points à renforcer.

Ce qui est intéressant, c’est que ces différences sont rarement perçues en temps réel. Elles deviennent visibles lorsque l’on prend un peu de recul, par exemple en comparant ses pratiques avec celles d’organisations de taille ou de secteur similaires.

La maturité de la gestion événementielle

La maturité en gestion événementielle n’est pas une idée nouvelle. Elle vient de pratiques déjà bien connues en gestion de projet, largement utilisées dans les grandes organisations. En revanche, quand il s’agit d’événementiel, cette notion reste encore peu formalisée. Elle renvoie à la manière dont une organisation prépare ses événements, les suit et progresse d’une année sur l’autre.

Une organisation mature ne fait pas forcément plus d’événements. Elle sait surtout où elle va et comment s’y prendre quand quelque chose se complique. C’est souvent à ce moment-là que la différence se voit. Là où certaines équipes improvisent, d’autres savent déjà quoi faire.

Où en est votre organisation ?

Cette question est plus complexe qu’elle ne le semble. Les équipes concernées sont souvent dispersées et personne n’a nécessairement une vue d’ensemble sur la façon dont les événements sont gérés.

C’est pour répondre à ce constat que, chez Eventdrive, nous avons développé un audit de maturité événementielle. Construit à partir de l’expérience terrain de nos équipes auprès de grandes organisations et d’institutions, il permet de poser un regard sur ce qui est déjà en place et sur ce qui peut être amélioré.

Ce que cela prend : moins de 10 minutes pour répondre au questionnaire.

Ce que cela apporte : un PDF détaillé (5 à 10 pages) avec un score de maturité, une analyse adaptée à votre situation et des recommandations.

👉 Évaluez la maturité de votre gestion événementielle

À l’issue de l’audit, il est également possible d’échanger avec un expert Eventdrive, qui pourra partager des retours d’expérience issus de situations comparables à la vôtre.

Le début d’année n’est qu’un point de départ. Et pourtant, il en dit déjà beaucoup sur la suite ! 🧐