Comment un EMS optimise les coûts cachés de l’événementiel

L’événementiel a changé de statut. Longtemps perçu comme un centre de coûts “communication”, il s’impose aujourd’hui comme un levier stratégique pour les grandes entreprises. Engagement interne, marque employeur, transformation culturelle… l’impact dépasse largement la simple logistique.

Mais il suffit d’un événement (un vrai, avec des badges, des bugs et des plans B 😭) pour voir la rigueur budgétaire céder face à la réalité du terrain. Plus de la moitié des organisateurs identifient la gestion budgétaire comme leur principal défi. Et pour les directions achats, habituées à négocier et à anticiper les coûts, l’événementiel peut souvent ressembler à une zone grise.

Cette perte de maîtrise n’a rien d’un défaut de compétence. Elle vient de la nature même de l’événementiel : un millefeuille de tâches, de fournisseurs et d’outils, rarement centralisé et encore moins standardisé. On remarque donc des écarts budgétaires récurrents et parfois impossibles à anticiper avec des outils classiques.

Ce que vos budgets ne disent pas (mais que vos équipes vivent)

La charge des heures supplémentaires

Coordonner une équipe projet, jongler entre une plateforme d’inscription, un prestataire vidéo, un outil d’emailing et un tableau de suivi logistique… Ce temps passé, pourtant décisif, n’apparaît dans aucun devis. Et pourtant, il coûte cher.

La surcharge s’amplifie à mesure que les outils s’accumulent. Un prestataire de plus représente une réunion de plus. Un outil supplémentaire se transforme en une incompatibilité technique de plus à gérer. Chaque friction génère des allers-retours ou des ajustements manuels. Finalement, on finit par perdre du temps. Attention, ce n’est pas une charge invisible ! C’est une masse salariale mobilisée pour recoller les morceaux. Et en fin de compte, ça représente un coût significatif qui passe le plus souvent sous le radar.

La dispersion technologique : quand la solution devient le problème

Faute de plateforme centralisée, beaucoup d’équipes empilent les outils spécialisés comme on assemble un meuble IKEA sans notice. Une brique pour l’inscription, une autre pour l’emailing, une troisième pour le live, une quatrième pour les retours participants… Sur le papier, chacun fait “le job”. Mais dans la réalité, c’est une autre histoire.

Licences qui s’additionnent, interfaces qu’il faut apprendre à maîtriser, intégrations qu’on bricole à la dernière minute pour que tout tienne debout… Le coût direct grimpe. Et le coût caché, lui, s’envole. 🦋

Le vrai souci ? Chaque raccord entre deux outils devient un point de friction. Un bug sur l’export Excel, un oubli de synchronisation, un champ mal mappé… Et c’est toute la chaîne qui déraille. Derrière, vos équipes sont parfois obligées de passer leur temps à vérifier, corriger, re-vérifier. Et recommencer !

La conformité réglementaire

Chaque outil en plus correspond à un prestataire de plus à auditer, une DPA à signer ou un nouveau risque à encadrer. Et ce n’est pas anecdotique : la protection des données n’est plus un sujet juridique abstrait, mais un vrai enjeu opérationnel et financier.

Plus la chaîne se complexifie, plus la conformité devient difficile à garantir. En effet, généralement il devient plus souvent compliqué de savoir qui a accès à quoi, où sont stockées les données ou combien de temps elles sont conservées. Et quand un participant demande la suppression de ses informations, il faut aller les chercher… un peu partout. Bonjour la perte de temps (et le pic de stress). 😅

Comme vous l’imaginez, tous ces échanges avec la DPO et ces vérifications à droite à gauche coûtent cher, que ce soit en énergie ou en efficacité. Et à long terme, c’est souvent ce qu’on n’avait pas budgétisé qui finit par peser le plus lourd.

Stratégies dispersées vs approche centralisée : l’équation économique

Le vrai coût de la dispersion

Si vous multipliez les outils, vous multipliez les lignes de coûts. Licences logicielles, formations spécifiques, frais d’intégration, maintenance… Individuellement, chaque poste semble gérable. Mais mis bout à bout, l’addition devient salée (sans parler du temps passé à faire dialoguer des outils qui n’ont jamais été conçus pour se comprendre).

Cette dispersion ne pèse pas que sur le budget. Elle peut aussi ralentir vos équipes. À chaque rupture de processus, c’est un workflow qui patine, une donnée qui ne remonte pas ou une erreur qui passe entre les mailles du filet. Au final, on passe plus de temps à synchroniser qu’à agir. Et ce temps perdu, c’est autant d’opportunités qui s’évaporent.

L’approche plateforme : moins de friction, plus d’impact

À l’inverse, les plateformes événementielles centralisées changent la donne. En réunissant l’inscription, la communication, la diffusion et le suivi dans un même environnement, elles fluidifient les opérations et éliminent les doublons.

Moins d’outils = moins de prestataires = moins de problèmes. 🩷

Mais surtout plus de lisibilité. La centralisation permet d’harmoniser les pratiques, de capitaliser sur des processus validés en amont et donc, d’être plus performant. De plus, les données sont consolidées et les reportings sont automatiques ! Autrement dit : on sort de la logique du « on fait au mieux avec ce qu’on a » pour entrer dans une dynamique d’optimisation. Et là, l’événementiel arrête d’être une ligne floue du budget pour devenir un VRAI levier de performance.

👉 Vous voulez savoir où se cachent les économies ? Cet article liste les meilleurs leviers pour alléger vos factures événementielles : Événementiel - comment réduire les coûts liés à l’organisation ?

La grille d'évaluation pour choisir la bonne plateforme EMS

Pensez cycle de vie, pas catalogue de cases à cocher

Avant de comparer les plateformes à grands coups de tableaux comparatifs, il faut se poser une question : la solution couvre-t-elle l’ensemble du cycle de vie événementiel ? De la création du formulaire à l’analyse post-event, en passant par la diffusion, l’engagement et la gestion des accès ? Plus la couverture est large, plus les gains d’efficacité sont visibles et plus la standardisation devient possible à l’échelle de l’organisation.

Deuxième point : l’intégration dans l’existant. Un bon EMS ne vit pas en vase clos. Il dialogue facilement avec votre écosystème IT (CRM, SIRH, intranet, outils d’emailing…). API, connecteurs natifs, webhooks… ce sont ces détails techniques qui conditionnent la réussite du déploiement et le temps gagné (ou perdu) à long terme.

👉 Vous trouverez plus de conseils dans cet article :  Comment choisir la bonne plateforme événementielle pour vos événements ?

Critères de sécurité et de conformité

Sur ce sujet, il ne faut faire aucun compromis ! La plateforme que vous choisissez doit cocher toutes les cases de sécurité et de conformité, dès le départ. Hébergement européen, chiffrement des données, gestion des habilitations, certifications de type ISO 27001 ou SOC 2… c’est le socle minimal pour éviter les mauvaises surprises.

Mais ce n’est pas qu’une affaire de conformité RGPD. Une bonne gestion des droits d’accès est essentielle, surtout si les profils sont multiples : internes, externes, partenaires, agences… Pouvoir définir qui voit quoi, qui fait quoi et quand, reste la base pour limiter les risques sans brider la collaboration.

L’événementiel, prochain terrain de jeu et de gains pour les directions achats

Un potentiel d’optimisation encore sous-exploité

L’événementiel reste l’un des rares domaines où les marges de manœuvre sont encore aussi larges. Alors que la plupart des postes de dépenses ont déjà été rationalisés jusqu’à l’os, il offre un nouveau levier d’optimisation (à condition d’en comprendre les codes).

Et c’est bien là le point de friction : l’événementiel échappe aux grilles classiques. Moins standardisé, plus émotionnel, souvent dispersé entre plusieurs équipes, il peut résister aux approches d’achats traditionnelles. Pourtant, les leviers sont les mêmes : centralisation, standardisation, pilotage par la donnée. Il suffit d’adapter les méthodes et d’oser s’y attaquer.

Un avantage temporaire pour ceux qui prennent les devants

Les entreprises qui amorcent aujourd’hui cette transformation prennent une vraie longueur d’avance. Moins de coûts cachés, plus de visibilité, une meilleure maîtrise des risques… Le tout sans attendre trois ans pour voir les effets ! Et au passage, elles renforcent leur flexibilité face aux nouvelles attentes des collaborateurs, des clients et de la réglementation.

Mais cette avance ne durera pas. Ce qui est encore un avantage concurrentiel deviendra bientôt un standard. Comme toujours, les meilleures pratiques circulent vite et les budgets suivront ceux qui auront montré qu’il était possible de faire mieux, plus simplement, avec les bons outils.

Maîtriser les coûts de l’événementiel, ce n’est pas seulement faire des économies. C’est redonner à la fonction achat un rôle stratégique sur un terrain souvent laissé de côté.

Les outils sont là et les signaux sont clairs. Reste à activer le bon levier et à construire un business case qui parlera autant à la finance qu’au terrain.

👉  Découvrez comment ces grands comptes ont rationalisé leurs événements (et leurs budgets).