Les bénéfices d’un EMS pour les grandes organisations : sécurité, centralisation, gouvernance…

Un prestataire engagé sans validation achat, des données sensibles collectées via un outil non conforme, une facture qui circule en pièce jointe sans aucune traçabilité. 🤯 Ce n'est pas un accident. C'est ce qui se joue tous les jours dans beaucoup de grandes entreprises, quand les événements sont pilotés en dehors du cadre achat. Et si on arrêtait de parler d'exception ? Parce qu'à force d'échapper aux validations et aux indicateurs, c'est tout un pan de l'activité qui passe sous le radar. La question n'est plus de savoir si ces situations existent (nous le savons tous). La vraie question est : combien de zones grises peut-on encore se permettre ?

L'événementiel, un angle mort à fort potentiel

Historiquement, la gestion des événements a été laissée aux métiers : communication, marketing, RH. Chacun organise "ses" événements avec ses outils, ses contacts, ses habitudes. Ce qui provoque une dispersion des pratiques, une hétérogénéité des fournisseurs, des budgets peu lisibles et une traçabilité quasi inexistante.

C'est l'angle mort par excellence pour les directions achats : peu de visibilité, peu de leviers et une difficulté à évaluer la performance à l'échelle du groupe. Mais surtout, c'est un frein à toute stratégie de standardisation et donc à toute opportunité d'économies.

Cette gestion dispersée n'est pas sans risque. Collecte de données personnelles sans validation juridique, engagements contractuels en dehors des cadres de référencement, conditions générales non négociées : autant de pratiques qui fragilisent l'entreprise, souvent sans qu'elle en ait conscience. L'événementiel ne relève pas seulement de la communication, il engage des responsabilités et peut conduire à des dérives juridiques ou financières.

Et pourtant, les événements représentent un volume budgétaire considérable, souvent sous-estimé parce que fragmenté. Séminaires, conventions, lancements produit, team buildings, salons professionnels… Additionnés, ces postes de dépense atteignent fréquemment plusieurs millions d'euros annuels dans les grands groupes. C'est ici que les achats peuvent jouer un nouveau rôle : non pas en contrôlant tout ce qui bouge, mais en structurant intelligemment.

Gouvernance, conformité, visibilité : les atouts clés d’un EMS

Une plateforme événementielle s'appuie sur ce qu'on appelle un Event Management System (EMS), une technologie qui permet de centraliser l'ensemble du cycle de vie d'un événement. Du brief initial à l'analyse post-événement, en passant par la gestion des invitations, le suivi budgétaire, le référencement des prestataires, les workflows de validation ou la collecte de feedback. En résumé : elle rend l'invisible mesurable.

Ce type de solution, déjà bien implanté dans les grandes entreprises anglo-saxonnes, trouve peu à peu sa place dans les organisations françaises. Un EMS permet d’adapter les circuits de validation à la politique achat, de garantir la conformité RGPD dès la conception et de centraliser les données pour un pilotage vraiment structuré.

Grâce à une gestion granulaire des rôles, des modèles et des équipes, la plateforme permet à chaque service de travailler en autonomie tout en respectant un cadre donné. Fini les tableaux Excel qui circulent par mail, les devis perdus dans les boîtes de réception ou les budgets fantômes impossibles à tracker.

Concrètement, une plateforme événementielle permet de poser un cadre commun, sans casser les dynamiques locales. Chaque acteur accède aux bonnes données, selon ses droits. Les prestataires sont référencés et évalués, les devis suivent un circuit clair de validation, les budgets sont tracés en temps réel, les indicateurs remontent directement.

Et quand la plateforme est intégrée à un contrat cadre, tout devient plus simple à l’échelle du groupe : déploiement sécurisé + usage généralisé = économies à la clé.

Reprendre la main sans freiner : quand les achats deviennent partenaires du changement

Reprendre la main sur les événements, ce n'est pas tout internaliser ou tout verrouiller jusqu'à tuer la créativité. C'est doter les métiers d'un cadre commun qui bénéficie à tous : des processus fluides, des outils intuitifs, une traçabilité nativement intégrée. C'est aussi donner aux achats les moyens d'analyser les dépenses réelles, de comparer la performance fournisseur et de construire une stratégie d'optimisation sans étouffer l'innovation des équipes.

Les bénéfices sont multiples et mesurables :

• D’abord, la réduction des risques. Fini les engagements hors cadre ou les fichiers Excel non sécurisés qui circulent sans contrôle. Chaque événement suit un processus validé.
• Côté conformité, tout est intégré dès le départ : workflows RGPD, validation automatique des clauses contractuelles, archivage centralisé. On ne dépend plus des bonnes intentions, mais d’un cadre outillé et fiable.
• Sur le plan budgétaire, le changement est immédiat : consolidation en temps réel, alertes en cas de dérive, analyse des coûts par type d’événement. Les décisions ne reposent plus sur des à-peu-près, mais sur des données.
• Et ce n’est pas qu’un sujet d’outils. C’est une manière de professionnaliser la fonction événementielle dans son ensemble. Les équipes montent en compétences, les pratiques se standardisent, les retours d’expérience deviennent actionnables.
• Pour les directions achats, c’est un vrai levier de crédibilité. Le pilotage devient visible et les résultats parlent d’eux-mêmes. La fonction achat sort du rôle de contrôleur pour endosser celui de partenaire stratégique.
• Mieux encore : quand le directeur marketing présente les résultats de sa convention annuelle, il peut s’appuyer sur des données fiables et des historiques. Finalement, chacun y gagne en légitimité.

Cerise sur le gâteau 🍒 : avec des fonctionnalités dématérialisées (badges numériques, émargement via mobile, agenda accessibles en ligne), certaines entreprises réduisent aussi leur empreinte carbone. Un levier parfaitement aligné avec les exigences CSRD et les engagements RSE.

Quand les chiffres parlent d’eux-même

Quand les directions achats structurent les événements avec une plateforme événementielle, les effets se font vite ressentir : plus de lisibilité, moins d’aller-retours et un cadre clair pour maîtriser ce qui, jusqu’ici, échappait aux radars.

Côté fournisseurs, les prestataires sont référencés, les validations encadrées, les dépenses mieux suivies. Certaines organisations vont plus loin, en analysant les budgets par entité pour identifier les écarts et les leviers de mutualisation.

Côté processus, les tâches répétitives sont automatisées : invitations, relances, feuilles d’émargement, remontées de feedback… tout s’enchaîne. Il y a de ce fait plus de temps pour structurer et accompagner.

Et surtout, la fonction achat change de posture. Elle devient un allié qui cadre sans contraindre.

Et si les événements devenaient un levier de maturité achat ?

Longtemps considérée comme un simple poste de dépense, la gestion événementielle s’impose aujourd’hui comme un enjeu business à part entière. C’est d’ailleurs une opportunité pour les directions achats : reprendre la main sur une activité visible et parfois encore trop dispersée.

💡 Maîtriser les coûts, sécuriser les processus, optimiser les ressources.

Les objectifs sont connus, mais l’approche change. Plus question de suivre les événements à distance. Il s’agit désormais de les intégrer à une démarche d’achats plus mature, alignée avec les exigences de contrôle et de performance.

Ce n’est pas une révolution, c’est une suite logique.

✅ Les outils existent.

✅ Les pratiques évoluent.

✅ Et la fonction achats gagne en visibilité.

Tout commence souvent par une simple question : “Aujourd’hui, qui organise réellement les événements de votre entreprise ?” Si la réponse est floue, partagée entre plusieurs équipes ou repose sur des processus manuels, c’est peut-être le bon moment de repositionner l’événementiel comme ce qu’il est devenu : un levier stratégique, au même titre que les autres pôles de dépense.

Parce qu’un événement mal cadré, c’est plus qu’un budget mal utilisé, c’est un risque. Un surcoût et un manque à gagner. À ce niveau de jeu, chaque détail compte !