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Le rôle de la transformation digitale dans les événements

05 April 2018 | Temps de lecture : 9 min.
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L’arrivée d’Internet, mais surtout sa démocratisation il y a une trentaine d’années, a bouleversé nos vies quotidiennes. La croissance plus que rapide des nouvelles technologies a bousculé nos habitudes de consommation et notre façon de communiquer. Depuis quelques années, on observe un réel changement de notre manière de consommer lié à la digitalisation.

De l’apparition des messages électroniques au développement du wifi, de nombreuses mutations ont transformé Internet et en ont fait un outil utilisé de tous. Nous sommes même entrés dans l’ère du web 2.0 il y a une dizaine d’années, une nouvelle étape de l’évolution d’Internet. La société actuelle connait des bouleversements presque quotidiens liés à l’évolution du digital. Les fondamentaux sont totalement remis en cause.

Désormais, il faut être capable de s’adapter en permanence pour suivre les tendances. On parle beaucoup de transformation digitale depuis quelques temps, mais qu’en est-il vraiment ? La croissance du web entraine de nombreux changements dans tous les secteurs.

Le secteur de l’événementiel est directement touché par la digitalisation. Mais quels en sont les tenants et aboutissants ? Et surtout, quelle influence ce mouvement a-t-il sur l’organisation d’un événement ?

La transformation digitale dans les événements : qu’est-ce que c’est ?

Quand on parle de transformation digitale, on pense à la digitalisation de toutes les activités d’une entreprise. En d’autres termes, c’est le processus d’intégration des nouvelles technologies à tous les niveaux d’une société. Cela peut passer par différents piliers comme la mobilité, le Big Data ou encore l’universalité d’internet. Les manières d’intégrer la transformation digitale au sein d’un événement sont multiples. En effet, de nouvelles formes de technologies ont donné naissance à des techniques plus modernes. Par exemple, le développement du e-ticket à partir des années 2000 a été fulgurant.

C’est pourquoi l’intégration du digital au sein d’un événement est inévitable. On peut l’observer sous différentes formes : que ce soit par la dématérialisation des billets, la création d’un site internet pour un événement ou l’envoi d’emails de remerciements personnalisés, la digitalisation est présente à tous les stades du processus.

A notre époque et avec les évolutions constantes de notre société, tout va très vite. Il est important de se convertir au digital, non seulement pour tous les avantages que cela apporte à l’entreprise, mais aussi pour l’impact que cela va avoir sur le comportement des consommateurs.

En intégrant la transformation digitale à un événement, on séduit plus facilement car on se rapproche du quotidien des consommateurs. La digitalisation d’un événement doit être envisagée à tous les niveaux pour toucher les participants et ne pas trop les couper de leurs vies quotidiennes. L’objectif est simple : faire de la transformation digitale une force, en recréant un environnement connu des participants, mais assez original pour les surprendre et rendre votre événement exceptionnel.

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Les principales étapes de la digitalisation d’un événement

La transformation digitale a déjà commencé il y a plusieurs années dans l’événementiel. Il y a tout d’abord eu le développement de sites internet consacrés à des événements particuliers. Puis les réseaux sociaux sont entrés en jeu et des communautés de fans sont nées grâce à la création de pages dédiées. La tendance du QR code a également changé la façon de percevoir le digital au sein d’un événement.

Plus récemment, c’est l’utilisation des hashtags, de plus en plus récurrente, qui s’est faite sentir. Ces mots-clés, qui permettent de communiquer sur les réseaux sociaux autour d’un sujet, ont connu un succès immédiat.  En plus d’être relayés très largement par les consommateurs, de créer une communauté d’internautes actifs sur le net et de promouvoir un événement, l’utilisation des hashtags permet d’assurer un suivi et ainsi établir des statistiques sur l’efficacité d’une campagne de promotion par exemple.

La croissance fulgurante des médias sociaux est également entrée en compte dans le processus de digitalisation, avec l’utilisation des stories Facebook ou Instagram pour montrer les backstages d’un événement. Là encore, l’enjeu est double. En plus de communiquer sur l’événement, on assure un lien de proximité avec les abonnés. De la même manière, les fonctionnalités live sont de plus en plus utilisées au cours d’un événement.

Cela permet de promouvoir en direct les actions réalisées et communiquer avec les abonnés qui n’ont pas pu se déplacer. De cette manière, on perpétue l’image de marque et on séduit les absents en les incitant à se déplacer lors du prochain événement similaire. Dans un autre registre, les jeux concours en ligne ont également participé à la démocratisation des nouvelles technologies dans l’événementiel. Il n’est pas rare de voir des tirages au sort organisés, en amont, ou au cours d’un événement pour communiquer ou faire le buzz.

Solliciter la communauté grâce au numérique se fait de plus en plus et fait partie de la transformation digitale. Mais les avancées rapides du secteur laissent entrevoir un futur encore plus connecté. Les innovations sont nombreuses et s’adaptent à l’événementiel, à tel point que l’événement de demain s’annonce bien plus interactif.

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Transformation digitale dans l’événementiel : à quoi s’attendre dans le futur ?

La transformation digitale peut s’exprimer de différentes manières au sein d’un événement. Comme nous en parlions dans le Top 7 des tendances qui vont changer le milieu événementiel en 2018,les options ne manquent pas.

Demain, les billets en format papier n’existeront plus et laisseront place à la reconnaissance faciale. On observe déjà le développement des capteurs d’empreintes digitales, alors pourquoi ne pas envisager la démocratisation des lecteurs d’iris ? La question de la sécurité au cours d’un événement est essentielle et ce type de contrôle est un moyen supplémentaire de renforcer les mesures déjà déployées sur place. De même, avec les performances de plus en plus exceptionnelles des caméras à 360° et la recrudescence des casques à réalités virtuelles, il sera de plus en plus commun de proposer des ateliers en 3D au cours des événements. On peut notamment penser à la mise en place de visites virtuelles ou tout simplement à la présentation de jeux en réalité virtuelle. On sait à quel point l’esprit d’équipe est important au cours d’événements de team building par exemple et il faut savoir profiter de la transformation digitale pour exploiter toutes les possibilités à notre disposition. Sur le même principe, il sera beaucoup plus facile de présenter des prototypes ou des futurs produits grâce à la réalité augmentée. En s’équipant simplement d’une tablette ou d’un smartphone, il sera possible de présenter à votre audience toutes les possibilités de votre entreprise. Enfin, grâce à la digitalisation d’un événement, des statistiques seront plus facilement mesurables. En effet, le déploiement de capteurs pourra permettre d’étudier le déplacement des participants, analyser le temps qu’ils ont passés sur certains stands ou tout simplement observer à quels types de conférence ils ont assisté. Grâce aux résultats tirés de ces observations, il sera plus facile d’adapter les événements et ainsi proposer un format susceptible de convenir encore plus à votre cible.

Comment l’industrie de l’événementiel doit-elle s’adapter à la digitalisation ?

Le changement a toujours fait peur et s’avoir s’adapter à un nouveau fonctionnement n’est jamais facile. Le processus de digitalisation doit se faire en douceur. L’importance est de ne pas brusquer les choses et de passer progressivement à l’utilisation de ces nouvelles technologies. La transformation digitale est inévitable si l’on veut se maintenir à niveau et contrer la concurrence. La priorité est donc de former les employés dans un premier temps. Si votre équipe est préparée convenablement à la digitalisation, le processus pourra se faire sans encombre.

Les consommateurs deviennent de plus impatients. C’est pourquoi il faut être capable de réagir rapidement à leurs demandes. La première étape peut donc être l’instauration d’un chat par exemple, de manière à être toujours disponibles pour répondre aux questions.

Pourquoi les plateformes de management d’événement sont à prendre en considération dans le processus de digitalisation ?

La transformation digitale progresse rapidement et il est difficile de se tenir informé de toutes les avancées. Les plateformes de management d’événements, comme Eventdrive, ont su s’adapter au virage numérique. En choisissant d’utiliser leurs services, vous bénéficierez d’un gain de temps considérable. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’Eventdrive a su associer avec efficacité l’humain au digital. La plateforme a su intégrer les nouveautés nées de la digitalisation dans son fonctionnement et propose d’ores et déjà des services à la pointe de la technologie. En faisant confiance à une plateforme, vous évitez les soucis de la mise en place de la digitalisation et vous laisser des équipes professionnelles, déjà formées et qui maitrisent ces nouveaux outils, gérer pour vous la transition vers le numérique.

La transformation digitale dans l’industrie de l’événementiel a déjà commencé et ne fait que s’accélérer. La digitalisation de vos événements est maintenant indispensable si vous souhaitez être en accord avec les tendances actuelles. Vous souhaitez vous lancer mais ne savez pas par où commencer ? Contactez-nous ! Nos équipes se feront un plaisir de vous accompagner et vous guider dans la bonne direction.

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