La communication événementielle est une partie très importante dans la stratégie et la conception de vos événements. C’est un thème vaste qui contient de nombreux sujets, dont l’invitation de vos participants. 💌
Après avoir passé des mois à réfléchir et à concevoir le design de votre événement, l’envoi des invitations représente en quelque sorte la concrétisation de votre projet événementiel. C’est donc une étape à ne pas négliger !
Mais qu’est-ce qu’une invitation événementielle ?
C’est la porte d’entrée de votre événement pour vos invités. C’est grâce à elle que vos invités vont pouvoir s'y inscrire. La réussite de votre événement dépend notamment du nombre de participants le jour J. Les invitations ont donc un rôle crucial dans cette quête du succès. L’objectif majeur étant d’augmenter votre taux d’inscription, vous allez donc devoir travailler minutieusement cette invitation pour atteindre et séduire votre cible.
Vous n'aurez pas deux fois l'occasion de faire une première bonne impression.
— Coco Chanel
Sommaire 🗒
Les différents types d'emails d'invitation
- L'imprévisible : le Save the Date
- Le charmeur : l'email d'invitation
- L'avisé : le mail de relance
- Le prudent : le mail de rappel
- L'apprécié : le mail de remerciement
Adapter son invitation..
- ...À sa cible
- ...À la typologie et au format de l'événement
Mail d'invitation événementiel : nos 7 conseils
- Soigner le fond et la forme de son mail d'invitation
- Procéder à quelques vérifications avant l'envoi de l'invitation
- Gagner du temps sur l'envoi de son mail d'invitation grâce à l'automatisation
Site événementiel & formulaire d'inscription : à un pas de la soumission
1. Les différents types d'emails d'invitation
Sachez qu’il vous faudra plus d’un seul email pour tenter de convaincre vos invités de venir à votre événement ! Il existe de nombreuses typologies d’emails d’invitation, et aucune d’elles ne doit passer à la trappe si vous voulez que votre événement reste dans les mémoires. 🧠
L’imprévisible : le Save the Date 📌
Le tout premier mail qui doit être envoyé et le plus souvent négligé est l’email Save the Date. Il est un avant-goût pour votre potentiel participant, et doit le persuader de réserver sa place à l’événement.
✓ Il doit être court, original, concis et créer un engouement avec peu d’informations.
Le charmeur : l’email d’invitation 📧
C’est lui qui ouvre en grand les portes de votre événement aux invités. Il se doit donc d’être bien plus informatif que le Save The Date. Il renvoie vers votre site événementiel et votre formulaire d’inscription. Créateur de curiosité, d’attente et de sentiment d’exclusivité, l’e-mail d’invitation a pour objectif de montrer que votre événement n’est semblable à aucun autre… et donc de convertir un maximum !
✓ Il doit être accrocheur, structuré, aéré et personnalisé aux couleurs de votre charte graphique.
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Si, par malheur, cet email n’atteint pas votre cible et obtient un faible taux d’ouverture ou de clics, pas de panique. Il vous reste le mail de relance pour y remédier.
L’avisé : le mail de relance ✌️
Votre premier mail d’invitation n’a pas atteint les objectifs escomptés ? Plusieurs raisons peuvent l’expliquer.
- ❌ S’il s’agit d’un faible taux d’ouverture :
- Vérifiez que la date et l’heure d’envoi de votre mail étaient pertinents ;
- Testez un autre objet de votre mail pour qu’il soit plus impactant ;
- Qualifiez et/ou segmentez davantage votre base de contacts ;
- Contrôlez le taux de délivrabilité de votre e-mail.
- ❌ S’il s’agit d’un faible taux de clic :
- Revoyez la structure de votre e-mail ou la formulation du message ;
- Aérez davantage votre contenu et allez à l’essentiel ;
- Pensez à créer un e-mail d’invitation un peu plus « tape à l’oeil ».
Une fois que vous avez identifié les potentiels axes d’amélioration, vous pouvez vous lancer dans le processus de création du mail de relance parfait pour votre événement. Attention : il est votre seconde et dernière chance.
✓ Il doit être le résultat d’une analyse et d’une optimisation poussées de votre e-mail d’invitation.
Le prudent : le mail de rappel 👋
Parmi votre liste d’invités, pensez bien à dissocier les personnes qui n’ont pas encore répondu ou ouvert l’email, de celles s’étant déjà inscrites.
Le mail de rappel est destiné à ces dernières, pour s’assurer qu’elles ne vous oublieront pas le jour J !
Les inscrits bénéficient en effet d’un réel suivi et n’ont pas le temps d’oublier la tenue de votre événement.
✓ Il doit être clair, concis et créer un effet FOMO. Il peut aussi prendre la forme d’un SMS.
Conseils
Les événements présentant le plus de taux de no-show sont les événements virtuels : l’email de rappel est donc primordial. Le compte à rebours est un bon moyen de créer un sentiment d’urgence. ⌛️
L’apprécié : le mail de remerciement 🙏
Il intervient certes après l’événement, mais il n’en est pas moins important, au contraire ! Grâce à lui, la boucle est (presque) bouclée ! Le mail de remerciement est l’occasion de remercier les participants, certes, mais aussi d’offrir des souvenirs, des temps forts ou des chiffres-clés. Profitez-en également pour y demander des feedbacks et des verbatim.
✓ Il doit être court, attirant et créer une certaine nostalgie.
2. Adapter son invitation…
... À sa cible
Mais alors comment s’adresser à votre cible ? Qui dit événement B2B dit bien évidemment inviter des professionnels. Mais, événement professionnel ne rime pas forcément avec formalisme. Dans tous les cas, peu importe votre cible, vous devez personnaliser votre invitation pour que celle-ci sorte du lot parmi tous les mails que votre invité reçoit dans la journée. Et pour cela, il vous faut connaître votre cible sur le bout des doigts (ses habitudes, ses besoins, ses attentes…). En adaptant votre mail à cette dernière, vous allez attirer son attention et la faire se sentir concernée et impliquée. C’est à ce moment précis que vous verrez votre taux d'inscription augmenter à vue d'œil. 😉
... À la typologie et au format de l'événement
La typologie de votre événement va également être un facteur qui va changer votre façon de rédiger votre email d’invitation.
🚀 Si vous prévoyez d’organiser un lancement de produit ou kick-off, vous devez vous adresser à vos clients ou prospects en premier lieu. Votre mail d’invitation doit tenir compte de votre image de marque pour que vous soyez reconnaissable. Ensuite, vous devrez rendre votre produit ou service viral en mélangeant ces 3 points : l’utilité, la positivité et les émotions.
💃 En préparant une soirée d’entreprise, votre invitation aura une forme plus festive. Vous pouvez y ajouter un thème ou un dress code qui permettra à vos invités de ne pas arriver dénués le jour J. Votre ligne d’objet, elle, pourra être un peu moins formelle étant donné que vous êtes sur un événement festif. Une soirée d’entreprise est très souvent non-obligatoire et vous devrez prendre soin de bien préciser ce caractère facultatif de l’événement à vos invités.
👫 La création de ce mail sera différente pour votre séminaire interne. Pour un événement réunissant les collaborateurs de l’entreprise, vous devez créer un email d’invitation qui crée un engouement dans l’entreprise, une envie de se réunir. Le programme lors d’un séminaire est très important et sera fortement pris en compte par vos invités. Promettez-leur une expérience unique, augmentant leurs connaissances et compétences, tout en travaillant sur des activités originales et ludiques. Ne vous tracassez pas pour le texte de votre email. Allez à l’essentiel !
Pour des événements sous format hybride (combinant virtuel et présentiel), pensez bien à segmenter vos campagnes d’emailing. Qui dit type de participation différent dit besoins différents. Le programme peut par exemple être adapté, les informations concernant l’accès à l'événement seront différentes… Donner des détails de l’événement qui ne concernent pas vos participants, c’est contre-productif !
En parlant d’événements hybrides et de contre-productivité…
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3. Mail d'invitation événementiel : nos 7 conseils
Soigner le fond et la forme de son mail d'invitation
1. L’objet de l’e-mail d’invitation idéal est accrocheur, assez long, contient des emojis ou le mot “Invitation” et ne contient pas de spam words.
2. Le design d’e-mail d’invitation idéal est personnalisé aux couleurs de votre charte graphique et contient suffisamment de visuels pour attirer l’œil et captiver l’attention de l’invité (notre conseil : 60% de texte, 40% de visuels).
3. Le texte d'e-mail d’invitation idéal va droit au but, comporte des balises personnalisées et est coloré avec parcimonie. Il est aussi aéré et sait mettre en avant les informations les plus importantes grâce aux règles typographiques et à la taille de police. Le bouton renvoyant vers le formulaire d’inscription y est rapidement visible.
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Procéder à quelques vérifications avant l'envoi de l'invitation
4. Le jour et l’horaire d’envoi idéaux sont ceux que vous avez identifiés comme étant les moments pendant lesquels votre cible est active, sans trop être surmenée. L’un de nos articles sur le sujet peut potentiellement vous aider à trancher !
5. La liste d’envoi idéale a été qualifiée et segmentée en amont pour augmenter le taux de délivrabilité des e-mails et optimiser le taux de clics. Le taux de clics des campagnes segmentées est supérieur de 100,95 % à celui des campagnes non segmentées.
6. L’e-mail d’invitation idéal possède un fichier .ics pour permettre à l’invité d’ajouter l’événement à son calendrier. Il est aussi... mobile-friendly ! Près de 42 % de tous les e-mails sont ouverts sur des applications mobiles.
Gagner du temps sur l'envoi de son mail d'invitation grâce à l'automatisation
7. L’organisateur d’événements idéal possède un outil lui permettant d’automatiser ses envois (invitations, relances, SMS de rappels, remerciements, etc.) pour éviter les oublis, mais surtout se libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Il peut aussi créer des modèles d’emails d’invitation via cet outil pour gagner du temps sur ses prochaines communications.
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4. Site événementiel & formulaire d'inscription : à un pas de la soumission 👣
Le site d’inscription est la vitrine de votre événement. Grâce à votre Site web, vous allez pouvoir intégrer les différentes informations de votre événement ainsi que l’inscription à votre événement. Avec un beau site événementiel, vos participants pourront plus facilement se projeter dans votre événement.
Pour le créer, vous devez reprendre les visuels de votre événement tout en gardant votre image de marque intacte (placez votre logo pour que votre événement soit bien reconnaissable). Votre formulaire d’inscription fait également partie intégrante de votre site.
Le formulaire d’inscription est un des premiers points de contact avec vos invités. Il faut donc bien le travailler pour éviter de les faire fuir. Cependant, créer un formulaire d’inscription pour un événement n’est pas si facile… Vous devez faire attention à bien prendre en compte les différents formats de vos événements (physique, virtuel ou hybride) pour proposer une expérience personnalisée et pouvoir l’adapter à l’agenda de votre participant.
Conclusion
Une fois que vous avez mis à profit ces conseils et que toutes ces étapes de communication événementielle pour les invitations seront bien assimilées et mises en place dans votre stratégie de communication, vous pourrez facilement augmenter votre taux d’inscription.
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