L’organisation d’événement est un processus qui prend beaucoup de temps et qui nécessite l’utilisation de nombreuses ressources. Au fil des années, de multiples outils ont fait leur apparition pour optimiser au mieux l’organisation d’un événement. Que vous soyez un fan des réseaux sociaux ou adepte d’un event manager software tel qu’Eventdrive, les possibilités existent. Mais depuis peu, les outils collaboratifs prennent une place de plus en plus importante. Nous vous en parlions d’ailleurs il y a quelques temps dans un autre article. Mais qu’en est-il vraiment ? Quel est l’intérêt de les utiliser et quels sont ceux à privilégier pour gagner en productivité ? Eventdrive vous présente ses coups de coeurs !
Utiliser les outils collaboratifs pour l’organisation d’événements : pourquoi ?
Les outils collaboratifs ont commencé à se démocratiser il y a quelques années. L’objectif est simple : faciliter le travail d’équipe grâce au partage de documents. En favorisant le travail collaboratif, on limite les déplacements. En effet, il est désormais possible de partager tout type de support numérique tels que des tableurs, des agendas ou même des présentations Power Point.
Quand on sait à quel point le travail d’équipe est important lors de l’organisation d’un événement, on comprend rapidement l’utilité que peuvent avoir les outils collaboratifs dans ce secteur. Fini les boites mails qui débordent. Grâce au travail collaboratif, vous n’aurez plus à recevoir plusieurs versions du même fichier. Par exemple, en utilisant un outil collaboratif, vous pourrez envoyer la liste des invités à vos clients, au traiteur et à votre équipe. Chacun pourra modifier les informations contenues dans le document et les modifications seront synchronisées automatiquement pour toutes les parties prenantes ayant accès au fichier. D’un point de vue interne, il est également très pratique de garder toutes les ressources accessibles à toute l’équipe grâce à un outil cloud. Ainsi, tout le monde a accès à la dernière version des documents à tout moment. Avoir tout à portée de clics, c’est gagner du temps sans même s’en rendre compte ! De plus, plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur le même fichier, sans que cela bloque les autres utilisateurs.
L’utilisation des outils collaboratifs permet un gain de productivité certain dans l’événementiel. En effet, il permet de gagner du temps sur des tâches répétitives, évite les actions inutiles et facilite le suivi d’avancement des différents projets en cours. Les différentes étapes de l’organisation d’un événement présentent des caractéristiques particulières et il est désormais possible de trouver des outils collaboratifs permettant de faciliter chacune de ces tâches.
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Les meilleurs outils collaboratifs pour organiser votre événement
Google Drive
Le géant Google propose sa version du travail collaboratif avec Google Drive. Il suffit d’avoir une adresse Gmail (ou rattachée aux serveurs Google) et l’outil est utilisable en quelques clics seulement, sans configuration pré-requise. La version gratuite permet le stockage de 15 Go de fichiers (fichiers Word, Excel, Power Point, photos, vidéos…), le partage facile des documents avec les membres de votre équipe et une sécurisation des fichiers grâce à un protocole de sécurité avancé et de chiffrement SSL. De plus, Google Drive vient avec google Agenda : en quelques clics seulement, vous pouvez voir le planning de vos collaborateurs et planifier des réunions rapidement sans avoir à leur demander leurs disponibilités. Notre outil de tous les jours chez Eventdrive… Simple mais basique.
Trello
Cet outil permet la gestion de projets en ligne. Il est basé sur une organisation visuelle grâce à l’utilisation de tableaux. Grâce à un système de drag and drop (glisser et déposer), vous pouvez facilement différencier les tâches à faire avant, pendant et après votre événement et les faire glisser dans un autre tableau une fois que celles-ci ont été réalisées. L’avantage est que les tâches peuvent être assignées à différents utilisateurs. Trello permet ainsi le suivi et le partage des missions d’une manière ludique et efficace. Trello, c’est le chouchou de nos développeurs qui ne pourraient plus vivre sans 🙂
Dropbox
Tout le monde connaît Dropbox, au moins de nom. Cette application permet le stockage en ligne de fichiers. L’idéal pour stocker les photos d’un événement et les partager avec un professionnel qui pourra les éditer de son bureau, sans avoir à se déplacer. Le partage se fait uniquement grâce aux emails. A noter que la version gratuite permet uniquement de disposer d’un espace de 2 Go, une limite qui peut rapidement être atteinte, mais les offres payantes proposent de nombreuses possibilités. Un outil à considérer sérieusement si vous avez beaucoup de fichiers à stocker !
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Slack
On sait à quel point la communication est importante au sein d’une équipe quand l’organisation d’un événement est en cours. Pour cela, rien de mieux que Slack. Cet outil collaboratif permet d’échanger facilement avec tous les membres de votre équipe et communiquer les informations en temps réel. Sur Slack, il est possible de créer des conversations thématiques, partager des documents et ainsi profiter des connaissances collectives. Il est, par exemple, facile de créer des conversations en lien avec un seul événement ou qui traite uniquement d’un point précis tel que la location de salle ou le choix d’un menu. Autre point intéressant, Slack s’intègre facilement aux outils que vous utilisez déjà et vous permet ainsi de gagner en productivité. C’est aussi ce qu’on utilise chez Eventdrive et cet outil nous a clairement changé la vie ! Fini les embrouilles ou les quiproquos, tout est écrit et gravé dans le marbre… Enfin… Dans les channels Slack 😉
Join.me
Quand on organise un événement, les parties prenantes sont nombreuses et il est parfois difficiles de se déplacer pour les rencontrer. Grâce à Join.me, il est possible d’organiser facilement des visioconférences avec vos prestataires. Seule une bonne connexion internet est requise. De plus, en utilisant Join.me, vous pouvez organiser des réunions à distances en faisant participer différents participants.
Doodle
Un autre petit bijou dans la famille des outils collaboratifs : Doodle ! Particulièrement intuitif grâce à une interface claire et optimisée, Doodle vous facilite la vie en permettant d’organiser des réunions avec vos collaborateurs en quelques clics grâce à un système de disponibilités mis en commun. Mais le gros avantage de Doodle, c’est la possibilité de mettre en place des sondages. Vous hésitez sur le lieu de votre prochain événement ? Demandez l’avis à vos collègues ! En plus d’être particulièrement simple, cet outil rend le travail vraiment ludique.
Vous l’aurez compris, les outils collaboratifs pour l’organisation d’événements ne manquent pas ! Que vous soyez plus traditionnel ou que vous aimiez l’originalité, vous trouverez forcément chaussure à votre pied parmi la multitude d’options qui existent. Chez Eventdrive, on est convaincus qu’il n’y a pas une seule bonne formule, mais bien une immensité de propositions qui présentent chacune leurs avantages. A vous de voir ce qui vous convient le plus et surtout, ce qui vous permet d’être un organisateur d’événements plus efficace.
