Beaucoup de gens estiment que le digital nous ferme au monde extérieur et ce, même durant des événements physiques, desquels nous sommes parfois déconnectés par l’utilisation d’outils digitaux. Ce n’est pas vrai ! Le numérique nous connecte à un tout nouveau niveau et ce, plus que jamais : le digital a d’ailleurs apporté son lot de points de contact. Dans le milieu événementiel, cela se ressent plus qu’ailleurs. Mais les utiliser de la bonne manière est très important pour se différencier. C’est pour cela que l’on a décidé de vous expliquer comment mettre en place de belles stratégies d’engagement.
Les touchpoints en amont de votre événement
Attirer de potentiels participants et sensibiliser vos invités sont les principaux objectifs de votre stratégie en amont de l’événement. Les touch points suivants vous permettront d’assurer l’atteinte de vos objectifs. Car une bonne première impression est primordiale. Nous avons d’ailleurs créé des exemples d’emails d’invitations interactifs pour vous inspirer dans la communication de votre prochain événement !
Les call to action pour les #eventprofs : confirmer ou refuser
Un email de confirmation vous permet, en tant qu’organisateur d’événements, d’échanger avec votre audience. Vous allez pouvoir les motiver encore plus pour être sûr qu’ils réservent leur journée pour votre événement.
En cas de refus, vous aurez une nouvelle opportunité de les convaincre : renvoyez-leur un mail pour leur faire comprendre que cet événement aura un impact considérable sur leur expérience ! Une technique assez facile à mettre en place : vous allez pouvoir donner un véritable sens à l’acronyme FOMO (Fear Of Missing Out).
Le mail de confirmation est très important puisqu’il contient toutes les informations-clés concernant l’événement (le badge que vous aurez personnalisé par exemple). Cet email vous donne la possibilité de vous différencier en valorisant votre marque. Il permet aussi au participant engagé de découvrir l’événement à travers la programmation.
Le mail après un refus est crucial pour maintenir une bonne organisation de l’événement. Il représente aussi la dernière opportunité pour l’organisateur de convaincre l’invité récalcitrant en montrant ce qu’il risque de rater s’il ne participe pas !
Email de communication : toutes les informations pour les invités
Communiquer avec vos participants et les tenir informés des mises à jour de l’événement est essentiel. Pour que vos invités sachent qu’une application contenant toutes les informations pratiques pour votre événement existe, vous allez devoir leur envoyer un mail. Ce dernier rappelle notamment aux participants que l’événement approche à grands pas.
Mails de rappel et notifications push : pour qu’on ne vous oublie pas
Il s’agit ici d’une étape incontournable pour s’assurer de la présence de vos participants sur l’événement. Nous sommes humains et c’est dans notre nature d’oublier. Pour éviter cela, vous pouvez envoyer des notifications par le biais de l’application prévue pour l’événement ainsi que des emails de rappel 🙂
Vous voulez en savoir plus sur ces tendances ?
Nous serions heureux d’en discuter avec vous !
Les touchpoints le Jour-J
L’enregistrement : premier élément physique
C’est le premier élément physique que vos participants vont découvrir. Il est donc essentiel de faire bonne impression. Un système d’enregistrement digital va permettre de réduire les temps d’attente. Essayez de mettre en avant le fil d’actualité de votre événement pendant que les participants attendent pour les préparer à l’expérience hors du commun qu’ils sont sur le point de vivre.
L’application événementielle : créez l’interaction
L’ère du papier est révolue, vous savons que vous savez ! Une application événementielle permet en effet de supprimer les supports print de vos événements : toutes les informations y sont réunies. Vous allez, de plus, pouvoir la personnaliser pour valoriser votre marque. Elle deviendra votre outil de communication-clé lors du jour-J. Assurez-vous qu’elle renvoie le bon message et qu’elle reflète l’expérience de l’événement. Grâce à l’application événementielle, vous obtenez des points de contacts à l’infini !
Ne passez pas à coté de tous nos mails d’invitations !
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Les touchpoints après votre événement
Vous allez devoir clôturer votre événement de la meilleure des manières afin de permettre aux participants de réfléchir à l’expérience qu’ils viennent de vivre. Remerciez-les d’avoir pris part à cette dernière ! Un événement sans participants n’est qu’une salle bien décorée, ne l’oubliez jamais. Les points de contacts suivants sont essentiels après votre événement :
Le mail de remerciement, un classique
Cet email permet de finir sur une note positive en leur rappelant le déroulement de l’événement ainsi qu’en mettant en avant tous les souvenirs accumulés. Redonnez-leur accès aux photos et autres documents vus lors de l’événement. Une opportunité pour rappeler qui était en coulisses 😉 Faites-leur savoir que tout est disponible sur l’application ou mettez à disposition un lien où ils pourront tout retrouver pour leur plus grand plaisir !
Les futurs événements : une prochaine expérience pour eux
Probablement le plus beau point de contact, puisque qu’après l’événement qu’ils viennent de passer, vous allez pouvoir vous empresser de les alerter concernant la prochaine édition que vous organisez ! Une chance de pouvoir communiquer au plus tôt pour vous et une opportunité pour les participants de découvrir d’autres événements et expériences pour apprendre, découvrir et expérimenter !
Le meilleur pour la fin
Les médias sociaux
S’il y a bien un levier qui va vous permettre de créer des points de contacts de manière illimitées, c’est bien celui là. Mettez votre événement en avant sur les différents réseaux sociaux où vous êtes sûr de pouvoir toucher votre audience tout au long du cycle de l’événement. C’est pour cette raison que vous allez devoir créer une belle stratégie de promotion et de fidélisation pour permettre à votre événement de prendre de l’ampleur.
Dans l’événementiel, il y a encore beaucoup de points de contact dont on pourrait vous parler, mais ceux abordés ici sont probablement les plus importants ! N’hésitez pas à nous donner votre avis. Changeons ensemble la manière dont nous créons et vivons les événements !
