Eventdrive

L'événementiel pour tous pas à pas

05 September 2019 | Temps de lecture : 35 min.
kaibing-fan-ixft9om89ks-unsplash


L’événementiel ? On en entend parler en long, en large et en travers. Vous avez d’ailleurs très probablement déjà assisté à une conférence, un meetup, un séminaire, une soirée de fin d’année, un concert…

Mais finalement, est-ce qu’on sait vraiment ce qu’est l’événementiel ? Ce guide ultime de l’événementiel saura vous expliquer le comment du pourquoi.

Événementiel est un terme qui apparaît à la Renaissance, alors que de grands bals sont donnés par les monarques de l’époque. Buffets débordant de victuailles, musiciens live, parures dorées sur les murs et les tables, sessions de jeu, saynètes de théâtre, joutes équestres, rien n’était laissé au hasard.

En vérité, le concept existe depuis longtemps. Bien plus longtemps. Et voilà qui en est à l’origine :


Antiquité


Et oui, vous avez bien vu, ce n’est pas votre vision qui vous fait défaut ! Il s’agit des Grecs avec leurs Premiers Jeux Olympiques.

Et donc oui, votre métier d’organisateur d’événements est l’une des plus anciens au monde !
(en plus d’être l’un des plus stressants).


Qu’est-ce que l’événementiel ?

L’événementiel a donc cette capacité à rassembler dans un lieu unique une quantité importante d’individus qui partage un centre d’intérêt commun.

Pour les Jeux Olympiques, c’était le sport. Pour votre séminaire, ce peut être un nouveau produit.

Enfin, un lieu unique… Ça, c’était avant l’apparition du digital !

Désormais, vous pouvez assister à un événement sans bouger de chez vous. Et pourtant communiquer avec des centaines d’autres participants, poser des questions et vivre des émotions presque aussi fortes que si vous étiez sur place !

Pour revenir au côté plus business, ce terme désigne un secteur d’activité tertiaire, qui englobe tout ce qui a trait avec l’organisation d’événements professionnels : lieux, traiteur, mobilier, animations, agences, logiciels.

Cette définition est beaucoup moins glamour mais elle vous parle certainement plus. C’est que vous faites au quotidien.


Pourquoi fait-on de l’événementiel ?

J’avoue que je me posais cette question avant d’en organiser. Puis la réponse m’est venue tout naturellement. Enfin j’avoue que c’est ma directrice marketing de l’époque qui me l’a soufflée.

On crée des événements pour créer des conversations.

What ??? Si ça, c’est pas du bullshit 😂

Et pourtant, elle n’était pas si loin de la vérité. Laissez-moi vous expliquer.

Les objectifs auxquels vous aurez peut-être pensé en lisant le titre de ce chapitre sont les suivants :

Laissez-moi reprendre point par point ces objectifs et vous dire en quoi ils créent des conversations.


L’événementiel pour apporter de l’information (ou faire passer des messages)

Par exemple, si vous invitez des médecins sur un congrès, vous leur communiquez des éléments sur la nouvelle molécule et sur l’étude clinique qui a été menée. A quoi sert cet événement ?

Bingo, à créer des conversations entre la marque et les praticiens et entre ces derniers et leurs patients, auxquels ils prescriront la molécule !


L’événementiel pour générer du chiffre d’affaires

Par exemple, si vous invitez des clients dans votre showroom automobile, vos commerciaux échangent avec eux pour mieux comprendre leurs besoins et identifier le véhicule qui peut leur correspondre. A quoi sert cet événement ?

Bingo, à créer des conversations entre les commerciaux et les clients, conversations qu’ils n’auraient pu avoir par mail ou par téléphone.


L’événementiel pour booster la motivation

Par exemple, si vous organisez votre convention de début d’année, la direction communiquera les résultats de l’année passée et les actions de l’année à venir. Cette plénière sera suivi d’une soirée dansante lors de laquelle se retrouveront tous les collaborateurs. A quoi sert cet événement ?

Bingo, à créer des conversations entre le top management et les collaborateurs et entre ces derniers qui n’ont pas l’habitude ou le temps de se côtoyer.


10 jours pour devenir un Maître Jedi de l'organisation d'événements !

Je découvrez les 10 conseils !


L’événement pour recruter des collaborateurs

Par exemple, si vous conviez vos candidats lors d’une journée de recrutement, les chargés de ressources humaines les rencontreront lors de sessions individuelles et collectives et sélectionneront le meilleur cru possible pour la rentrée. A quoi sert cet événement ?

Bingo, à créer des conversations entre les recruteurs et les candidats pour identifier leur potentiel.

Bref, vous l’aurez compris, on trouvera difficilement meilleure technique que les événements pour créer des conversations.

Enfin bon les événements, ça y est, on connaît. Cela fait 2, 5, 10, 20 ou même 40 ans qu’on en organise (sans compter l’anniversaire de Mamie Titi). Alors quoi de neuf sous les Tropiques ?

Et bien, je ne sais pas si vous en avez entendu parler… J’avoue que vous êtes peut-être passé à côté, on n’en entend pas beaucoup parler en ce moment.

Le digital !

Haha, je vous ai bien eu. Bien sûr que vous en avez entendu parler 😉


Pourquoi est-il temps de passer à l’événementiel digital ?


Parce que les gens n’ont plus le temps.

Qui n’a pas dit dans les trois derniers mois « j’peux pas, je suis sous l’eau » ? Dans une société où l’on passe notre temps à zapper, les gens n’auront que quelques minutes à vous consacrer. Et pas une de plus.

Il faut l’avouer, nous avons tous la capacité de concentration d’un poisson rouge. Je l’avoue, même moi, je commence à préparer mon nouveau panier La Redoute au bout de 20 minutes en meeting hebdo (je croise les doigts pour que mon boss ne lise pas cette page)….

C’est moins que les opérateurs radar évalués par le chercheur Norman Mackworth, dont la vigileance baissait sérieusement à partir de 30 minutes de concentration… Aïe !

Mais c’est plus que les sujets adultes de l’étude de la Skipton Building Society qui, eux, tiennent 14 minutes… Yeah !

Revenons à l’événementiel.

La solution ?

Du snack content. Comme son nom l’indique, on le consomme sur le pouce, avant de commencer sa journée ou lors de la pause-déj. Des talks de 30 minutes, c’est bien. Un live streaming, c’est mieux. Pas besoin de bouger le petit doigt (enfin si, pour cliquer sur le lien de connexion).

Au passage, voilà trois vidéos de snack content que j’adore particulièrement (à écouter dans le bus ou en pédalant à la salle de sport) :

Leaders inspire action – Simon Sinek
Looks aren’t everything. Believe me, I’m a model – Cameron Russell
Why we do what we do – Tony Robbins


Parce que les gens veulent qu’on les entende.

Nous avons toujours tous quelque chose à dire. Mais quelle frustration quand notre main levée se perd parmi le parterre d’autres mains levées au pied de l’estrade.

On remet tout à plat et on change les formats.

Des ateliers, des hackatons, des sessions de questions/réponses, le participant est au coeur de l’action. Terminé les statu quo, on ne vient plus pour témoigner de vérités bien établies mais pour remettre en question, ébranler les certitudes et faire bouger les choses.

Je ne veux pas qu’on me dise que je dois fixer des objectifs, je veux qu’on me dise comment les atteindre, et pas grâce à des stratégies vieilles de 50 ans.

Permettez aux gens de créer des conversations, eux aussi. Avec des chatbots, des outils digitaux de networking. Offrez-leur de tisser des liens.

C’est ce qu’ils attendent tous : cette sensation d’exister, d’être reconnu, d’être écouté.


Parce que les gens ne veulent pas perdre de temps.

Laurence Rousseau, experte en événementiel et rédactrice en chef de Meet In clame : « Et si on passait de donner du sens à ses événements à créer des événements qui ont du sens ? ».

Et nous, on approuve. Oui oui oui. Des événements avec de la valeur ajoutée.

Parce que merci, si c’est pour aller à un événement marketing où « j’apprends » que pour préparer mon plan de communication, je dois connaître ma cible, fixer mes objectifs et préparer un rétroplanning, j’aurais pu rester chez moi à me peindre les ongles.

On veut des infos vérifiées et véridiques, on veut des histoires, des vraies et surtout, on veut des infos qui ne se trouvent pas en ligne.

Pour apporter du vrai, on donne la part belle à l’image, et notamment à la vidéo. Des témoignages, des scènes de vie, des interviews de personnes à l’autre bout du monde en direct live… Pas de la place pour la tricherie.

Et on fait vivre des expériences que les gens ne pourraient vivre nulle part ailleurs. Des expériences que les gens raconteront en rentrant chez eux, en arrivant au travail, en appelant leurs parents. De la réalité virtuelle, de la réalité augmentée, des hologrammes, des visites 360 degrés

Bien sûr qu’ils ne pourront vivre cette expérience nulle part ailleurs, puisqu’elle n’existe que dans votre imagination et dans le système que vous avez développé.


Quels bons outils pour digitaliser l’événementiel ?

Vous avez très bien compris pourquoi les 3 Suisses ou Agnès B n’envoient plus leurs catalogues de vente par correspondance. Parce que tout le monde a la flemme de remplir un petit bout de papier et d’aller le mettre dans la boîte aux lettres…

Les tendances sont à la simplification extrême (les gens sont feignants), à la personnalisation (les gens sont imbus d’eux-mêmes) et à la performance (les gens sont exigeants).

Mais parce qu’on les aime quand même ces gens, il faut qu’on fasse en sorte de leur donner de la simplification, de la personnalisation et de la performance !

Il vous faut donc des outils qui vous permettent d’aller vite comme Carglass, d’offrir une expérience fluide comme un Actimel et de savoir à qui vous parlez comme le conseiller Axa de la pub.


En événementiel, automatisez vos process au maximum

Un outil qui vous permette de programmer. Pour ne pas envoyer votre mail d’invitation à 7h entre un glouglou de bouilloire et un souffle de sèche-cheveux.

Un outil qui vous permette de dupliquer. Pour ne pas refaire trois fois la même chose et avoir l’impression de tourner en bourrique.

Un outil qui vous permette de créer des modèles. Pour ne pas que votre collègue envoie un mail vert alors que la charte est rouge (#monquotidien).


En événementiel, offrez une expérience fluide

Un outil qui vous permette de communiquer. Pour rappeler à votre invité qu’il s’est inscrit à votre soirée et qu’il ne doit pas oublier sa tenue à paillettes. Pour lui dire que le buffet est ouvert et qu’il peut se jeter dessus. Pour leur dire que Patrick est vraiment le meilleur intervenant de la terre et qu’il ne faudrait manquer ça pour rien au monde.

Un outil qui leur permette de communiquer. Pour leur éviter de lever le bras jusqu’à la tendinite pour poser une question, pour garder des souvenirs impérissables de leur événement, pour leur permettre de dire que vraiment, le dessert était dingue mais que la feuille sur le gigot était de trop, pour rencontrer des personnes extraordinaires.


En événementiel, personnalisez vos messages

Un outil qui vous permette de centraliser vos données. Parce qu’une feuille Excel, une boîte mail, une fenêtre Skype, une note sur le PC et un post-it sur le bureau ne sont pas la meilleure des méthodes pour éviter les oublis

Un outil qui vous permette de récupérer ces données. Pour éviter qu’après 3000 invitations, vous vous retrouviez avec 1280 mails à traiter à la main.

Un outil qui vous permette d’appeler votre invité par son prénom. Pour que Nathalie ait l’impression d’être chouchoutée (et pour booster le taux d’inscriptions aussi, ne nous mentons pas).

Vos outils pour digitaliser l’événementiel doivent donc impérativement répondre à ces critères… Ce n’est pas facile, mais c’est possible : je vous ai déjà parlé d’Eventdrive ?


Une stratégie événementielle globale


Événementiel : vos objectifs

Bon je sais que vous allez vous dire que ce n’est pas moi qui vous apprendrait à définir vos objectifs. Mais tout de même, c’est un basique. Je suis donc obligée d’en toucher quelques mots ici.

Un événement sans objectif, c’est comme un bateau sans cap. On erre, on se perd, on tourne en rond. Les plus grands navigateurs gardaient leur destination bien en tête tout au long de leur périple, ce qui leur a parfois d’ailleurs sauvé la vie (80% de mental !).

Prenez-les pour exemple et ne perdez pas de vue les objectifs de votre événement.

Commencez par réaliser un état des lieux complet de votre situation. On ne commence pas à manier une carte sans savoir d’où l’on part (la magie de la géolocalisation).

Vos objectifs doivent être SMART (comme vous) : spécifiques, mesurables, atteignables, « relevant » et timés. Votre objectif sera :

Pour en apprendre plus sur les objectifs SMART, c’est par ici !


Événementiel : vos indicateurs

L’événement vient de se terminer. On s’assoit sur une chaise, on relâche la pression… et on pense déjà au prochain. On est comme ça nous, toujours dans le feu de l’action !

Mais on doit parfois savoir sortir la tête de l’école, prendre de la hauteur et analyser nos super KPIs…

Et pas n’importe lesquels ! Sinon, voilà ce que ça pourrait donner :


Data overload


Les indicateurs sont donc comme le bon vin : à consommer avec modération ! Je vais vous en dévoiler certains, mais vous pourrez découvrir le reste dans cet article sur les indicateurs pour évaluer vos événements.


Les indicateurs du process d’inscription à votre événement

Ce premier indicateur événementiel est un basique, qui vous permet notamment de mesurer l’attractivité de votre événement.

Imaginez la couverture d’un magazine de voyages : si la photo vous montre une plage de Bali – sable blanc, eau turquoise, pas un chat – et que les titres vous donnent des envies d’ailleurs, vous aurez forcément envie de lire… et vous l’achèterez.

Jetez donc un oeil à ces indicateurs suivants et tentez d’en créer des ratios :

Je vous donne justement des exemples de ratios dans cet article. 


Event registration funnel


Les indicateurs sur les réseaux sociaux

A regarder attentivement :

Les chiffres de ces indicateurs sont bas ? Plusieurs options pour vous améliorer :

Dans l’idéal, prévoyez des outils de suivi social comme Mention ou Buffer qui vous remonteront toutes les informations utiles pour votre analyse social media.


Les indicateurs de l’engagement en événementiel

Quelle session a le plus fait réagir ? Laquelle a laissé les invités de marbre ? Vous souhaitez lever le voile sur l’engagement de vos invités ?

Les statistiques tirées de votre application événementielle parleront d’elle-même.

Un faible nombre de téléchargements par rapport au nombre de participants indiquera que vous n’avez pas suffisamment communiqué sur cette dernière. Regardez ensuite le taux d’adoption, c’est-à-dire le nombre de connexions à l’application. S’il est faible, l’application n’a peut-être pas été suffisamment promue ou utilisée par les intervenants.

Vos invités ont-ils pu communiquer entre eux comme ils le souhaitaient ? Cet indicateur vous donnera un premier élément de réponse en mesurant le nombre de messages échangés, de questions posées ou de participations au vote.


Vous souhaitez découvrir comment une application événementielle augmente l'engagement de vos participants sur les événements professionnels ?

Oui, je télécharge le livre blanc gratuitement !


Les indicateurs de la communauté événementielle

L’indicateur événementiel à regarder : le nombre de messages échangés entre invités.

Mais aussi, le nombre de consultations de profils ou de prises de rendez-vous… Ici, vous mesurez vraiment l’avantage d’une application mobile !


Les indicateurs de la satisfaction événementielle

Vous ne jurez que par la satisfaction des participants. C’est par ici que ça se passe !
Vous allez pouvoir calculer votre net promoter score et déterminer si vos invités ont ressentis l’effet “wahou”.

La question à poser : “Sur une échelle de 1 à 10, comment recommanderiez-vous cet événement à votre entourage ?”

L’analyse à mener : Si votre invité répond 9 ou 10, il est considéré comme un promoteur aka le fervent admirateur de votre événement. Celui qui répondra 7 ou 8 sera un passif, satisfait de votre événement mais ouvert aux opportunités offertes par les concurrents. Et finalement, celui répond entre 0 et 6 est considéré comme un détracteur – aïe !

La formule magique : % promoteurs – % détracteurs


Trois moyens s’offrent à vous pour récolter l’avis de vos participants :

Si possible, nous vous conseillons de coupler les méthodes à chaud et à froid pour avoir non seulement la réalité du terrain mais aussi un focus sur l’expérience globale.


Les indicateurs du ROI événementiel

Le ROI ? Vous ne jurez que par lui !

Et vous avez bien raison, vous n’organisez pas un événement pour les beaux yeux de vos clients. 

Les événements correspondent aux plus grosses dépenses marketing mais peuvent également bénéficier des meilleurs retours. En effet, ils boostent les interactions en face-à-face et créent un véritable attachement à la marque.

La formule magique : Dépenses totales / revenu total généré ou auquel l’événement a contribué

Ici, les clés pour analyser votre retour sur investissement événementiel
Et ici, celles pour l’optimiser au max !


Événementiel : votre budget

Si vous avez la phobie des chiffres, fermez les yeux un instant. Puis foncez ! Le budget est un incontournable de l’événementiel.


Etape n°1 : bien identifiez les parties prenantes du budget évémentiel

Il y a effectivement de quoi se crêper le chignon !


Etape n°2 : établissez un budget événementiel prévisionnel


Etape n°3 : contrôlez avec les bons outils votre budget événementiel

Excel ça vous parle ? Ce n’est certainement pas l’outil le plus sexy mais par moments, il faut faire avec les moyens du bord.

Le célèbre tableur vous permettra tout de même de voir vos dépenses, la répartition par poste, d’équilibrer vos dépenses.

Vous pouvez aussi utiliser une plateforme de gestion d’événements bien sûr #toujoursplusfacile !

Et je vous ajoute trois conseils de pros pour la route :

Relisez notre article sur la gestion du budget.
Et en prime, retrouvez notre modèle gratuit de budget événementiel !


La promotion et l’invitation en événementiel


Attirer les invités à votre événement


Réseaux sociaux

Saviez-vous que 52,9% des organisateurs d’événements utilisent les réseaux sociaux pour promouvoir leur événement ? C’est qu’il y a certainement une raison !

Au-delà de votre communauté existante, vous pouvez toucher les contacts de vos contacts. Imaginez-vous : si 10 de vos abonnés partagent votre invitation, et qu’ils ont en moyenne 500 abonnés, alors cela fait 5000 potentiels inscrits en seulement 11 clics (1 pour vous et 1 par abonné, vous l’avez ? 😉).

Si un événement est grand public, pensez à créer un événement sur Facebook ou sur Eventbrite. Ce dernier sert en quelque sorte d’annuaire et permet à des visiteurs intéressés par votre thématique de s’inscrire.

Plutôt le bon plan pour donner de la visibilité à votre projet événementiel !


Emails

Réfléchissez avant d’envoyer

Soyez malin quand vous envoyez vos mails. Les taux d’ouverture les plus importants ont lieu le mardi (27% d’ouverture en moyenne) et le mercredi matin (35% d’ouverture en moyenne).

Deux moments clés pour l’envoi des emails se détachent aussi : soit 10h soit entre 15h et 16h.

En bref, si vous voulez maximiser vos chances d’être lu, envoyez vos mails d’invitation le mardi ou le mercredi, aux horaires indiqués précédemment.

A tester également : l’envoi le dimanche, pour être le premier mail lu le lundi matin (testé par Eventdrive, ça fonctionne !).

 

Maximisez le taux d’ouverture

1. Optimisez le nombre de caractères en objet : les serveurs de messagerie n’affichent pas tous le même nombre de caractères en objet. Orange est le plus avare avec 30 caractères là ou Gmail et Yahoo autorisent jusqu’à 77 caractères.

2. Oubliez les spam words : ce sont des mots-clés en quelque sorte qui sont blacklistés par les serveurs de messagerie et enverront votre mail directement en spam. Exemple : gratuit, hot, ouvrez-vite, urgent etc.

3. Pensez aux emojis : pour rendre un objet sympa dès sa lecture voire remplacer un spam word, les emojis sont vos amis. Mais comme toutes les bonnes choses, ils sont à consommer avec modération, donc n’en faites pas trop non plus. 

4. Simplifiez votre texte : vous êtes limité en nombre de caractères donc allez droit au but avec votre objet.

5. Personnalisez vos objets : selon Radicati, les objets de mails d’invitation contenant le prénom du destinataire augmentent les taux d’ouverture de 29,3% en moyenne dans tous les secteurs. C’est toujours bon de sentir que l’on s’adresse à soi et pas à un numéro.

Retrouvez nos conseils pour atteindre des taux d’ouverture avoisinants les 60% !

 

Maximisez le taux de clic

1. Créez un workflow : ne pensez pas qu’une fois le mail d’invitation envoyé, vous serez tranquille. En effet, la promotion en événementiel est un travail de longue haleine ! Pour motiver vos invités à venir, et pour être sûr qu’ils n’oublieront pas votre événement, les relances vont jouer un rôle majeur.


Mailing Timeline

2. Choisissez les bonnes informations : toutes les principales informations concernant votre événement doivent se retrouver dans votre mail d’invitation. Date, heure de début et de fin, lieu et ville, programme dans les grandes lignes. Pensez à mentionner les repas, la nourriture est un vrai lever de motivation #tousdesgloutons.

3. Personnalisez votre mail : votre participant est un individu et il est donc unique. Appelez-le par son prénom, mentionnez son entreprise, trouvez le moyen de lui montrer qu’il est quelqu’un de très spécial pour vous !

4. Travaillez votre design : exit le texte à rallonge ou le Comic sans MS. On ajoute des espaces entre les paragraphes pour aérer, on joue avec les graisses et les couleurs (attention à l’effet sapin de Noël). Intégrez un call-to-action unique, bien visible et qui indique clairement l’action à effectuer.

5. Ajoutez des visuels : vous avez toujours la possibilité de rechercher une image dans des banques d’images libres de droit en ligne, sur UnsplashStockphotos, Rgbstock… et bien d’autres encore ?

Voici un exemple de mail d’invitation pour un séminaire interne :


Mail d'invitation séminaire


Ambassadeurs et médias

Votre événement réunit normalement de nombreuses personnes : sponsors, collaborateurs, intervenants, partenaires, influenceurs. Et oui l’événementiel rassemble les foules ! Toutes ces personnes peuvent contribuer à l’effort de guerre en diffusant la bonne parole.

Aidez-les ! Fournissez-leur par exemple un kit de communication avec des visuels, des phrases pré-faites, des posts réseaux sociaux déjà définis, une signature de mail. Bref, facilitez-leur la vie pour les encourager à diffuser votre annonce.


Convertir les invités de votre événement en participants

Vous avez donc partagé votre événement auprès de la terre entière ? Vous avez placé votre call-to-action sur tous vos visuels et dans toutes vos communications ? Mais si je clique, où est-ce que j’arrive ?

Certainement sur un site d’inscription non ?


Découvrez nos exemples de sites d'inscription !

Je les télécharge !


Soignez votre design événementiel


1. Respecter votre charte graphique
En incorporant des éléments visuels clefs de l’entreprise pour faciliter le repérage du visiteur et lui permettre d’établir un lien entre l’événement et la marque.


2. Suivre les tendances
Aujourd’hui, on aurait plutôt tendance à créer des designs épurés, des forts contrastes entre les couleurs et à utiliser des polices Sans Serif – exit le Times New Roman – qui sont plus actuelles, linéaires et harmonieuses. Mais bien sûr, les goûts sont personnels. A vous de vous glisser quelques instants dans la peau de votre visiteur pour prendre les meilleures décisions.


3. Garder la lisibilité
Soyez vigilant sur le choix de vos visuels, notamment sur la photo que vous utiliserez pour le fond d’écran. Trop sobre, elle n’aura pas d’utilité. Trop chargée, elle noiera le message initial et limitera la visibilité du reste du site.


site inscription événement


Diffusez les bonnes informations lors de votre événement

Pourquoi s’inscrire à cet événement ? Quelle est sa valeur ajoutée ? Qu’est-ce qui fait que je vais vivre une expérience “wahou” ? Comment apporter ces réponses ?

A travers les informations que vous diffusez !

Voilà les trois axes à suivre pour un site événementiel parfait :


1. Efficacité
Transmettre la bonne dose d’information (thème, date, lieu horaires, grandes lignes de l’agenda, partenaires).


2. Valorisation
Choisir le bon vocabulaire, en accord avec la charte éditoriale si elle existe. Soyez vigilant à l’utilisation de mots trop spécifiques à un métier ou à un secteur particulier. Il s’agit aussi ici d’un travail en amont sur le contenu de l’événement : si je peux avoir les mêmes infos par mail, pourquoi me déplacer ? -> ateliers pratiques, meetings 121, remises, témoignages de clients, orateur renommé.


3. Personnalisation
Le visiteur du site d’inscription doit avoir la sensation de vivre une expérience unique et personnalisée. Car oui, le client sera plus enclin à aller au bout de sa démarche s’il sent que le site a été conçu pour lui !


Créez un chemin sans encombres sur votre site événementiel

Le client doit s’inscrire sans encombres et même avec plaisir ! Son parcours sur le site d’inscription doit être fluide, guidé par les différents call-to-actions. Il lui faut à la fois :

Retrouvez tous mes tips pour un site d’inscription canon par ici !


L’expérience participant en événementiel


Qu’est-ce l’attendee experience (AX) en événementiel ?

Vous avez certainement déjà entendu parler de user experience (ou UX) ?

Vous avez ci-dessous l’exemple parfait.

A gauche, un produit, à droite, un produit avec UX. C’est-à-dire un produit pensé pour l’utilisateur.

Plutôt que de secouer la bouteille de Ketchup et de se retrouver avec un gros « splash » dans l’assiette, l’utilisateur aura juste à presser le tube de Ketchup pour qu’une noisette de sauce tombe dans son plat. Simple, sans couture.


ketchup.001


L’UX, ou User Experience, ou Expérience Utilisateur, est définie comme la façon dont une personne interagit avec un produit ou une technologie. En d’autres termes, c’est l’intégralité du parcours utilisateur sur une interface.

Grâce à une bonne UX, l’utilisateur pourra simplement et avec plaisir atteindre ce pourquoi il a choisi cette interface.

Quelques exemples de champions de l’UX : Amazon pour ses recommandations intelligentes et un menu de navigation simplissime, Airbnb pour son design, son outil de recherche et ses visuels de haute qualité, Apple pour l’addiction créée chez les utilisateurs…

L’AX, ou Attendee Experience, ou Expérience Participant, intègre plus ou moins la même approche, mais plutôt que de l’associer avec une expérience strictement digitale, elle vit dans le monde merveilleux des événements physiques.

Elle inclut toutes, je dis bien TOUTES les interactions de vos participants avec votre événement : de l’invitation au suivi en passant par l’accueil, les plénières ou la recherche d’informations (et même la file d’attente au WC).

En parlant de WC, j’ai un très bon exemple pour vous. Les organisateurs du festival Solidays (Solidarité Sida mettent un point d’honneur à chouchouter les festivaliers dès qu’ils arrivent dans l’espace des sanitaires : file d’attente organisée, animations, attribution des WC par des bénévoles, nettoyage (très) très régulier… En tout et pour tout, aux pics de fréquentation, un festivalier attendra 12 minutes pour aller aux toilettes.

Et bien figurez-vous qu’on en entend parler de cette expérience WC des semaines après le festival ! Et c’est ce qui fait la différence avec tous les autres événements de ce type, et dans l’événementiel en général 🙂


Expérience participant


Il s’agit donc de faire de chaque petite interaction un moment agréable, voire magique pour le participant. C’est là que le sens du détail de l’organisateur événementiel prend tout son sens !

Le participant ne se rendra peut-être pas compte de la virgule ajoutée au dernier moment ou de la climatisation diffusée dans la salle de plénière, mais ce sont toutes ces attentions misent à bout qui font de votre événement une expérience inoubliable, unique et wahou !


En quoi l’expérience participant est-elle essentielle lors de votre événement ?

L’AX de votre événement est unique et essentielle car il ne s’agit pas uniquement d’une interaction, mais bien de plusieurs étapes que va traverser le participant et lors desquelles il va s’engager, renforcer son appartenance à votre marque ou à votre projet, créer des souvenirs qu’il racontera, encore et encore.

Il est donc primordial de ne pas se concentrer uniquement sur le jour J, mais aussi sur les parties amont et aval. L’expérience commence dès le tout premier point de contact avec le participant (qui n’est d’ailleurs certainement pas encore un participant).

Comme le dit Elizabeth Bloodworth, l’AX se définit comme une somme totale des rencontres, réponses et interactions avec le contenu, les intervenants et les autres participants d’un participant lors d’un événement live.

Cela peut semble facile, mais l’AX doit être soigneusement planifiée et structurée pour chaque participant pour que l’événement soit vraiment incroyable.

De la première interaction avec une publicité ou le site de l’événement, en passant par leur présence physique sur l’événement, les participants interagiront avec l’espace, les technologies, les activités, la nourriture, les halls d’expo et les événements de networking.

La clé d’une expérience participant réussie ? Le design thinking !

Enfin en tous cas, son concept fondateur : l’empathie.

Mettez-vous à la place de votre participant. Rappelez-vous les événements auxquels vous avez assisté.

Qu’est-ce que vous avez adoré ? Qu’est-ce qui vous a déçu ? Qu’est-ce qui a fait la différence ? Qu’est-ce qui fait de vous parlez d’un événement encore des années après ?

Après tout, en événementiel, nous sommes tous le participant de quelqu’un. Si ça c’est pas beau comme phrase 😍

Essayez d’adopter un point de vue différent. Commencez par réfléchir à l’expérience que vivra votre participant puis adaptez-y votre logistique ! Vous verrez, ça fait tout drôle au départ…

Puis quand on découvre les enquêtes de satisfaction, on en verserait presque une larme d’émotion ! 

En résumé, l’attendee experience est un essentiel de l’événementiel.


Devenez un expert de l'organisation d'événements professionnels !

Je télécharge le Guide Ultime de l'organisateur d'événements !


L’attendee experience au service des émotions dans l’événementiel

Le design thinking est le process qui permet de générer, évaluer et tester des idées dans le but de provoquer des réponses émotionnelles positives, en résolvant des problèmes ou en innovant, et surtout en faisant preuve d’empathie.

L’Institut du Design de l’université de Standford est un expert de l’empathie. Après de longues recherches, les chercheurs ont conclu que pour créer des innovations qui ont du sens, nous avons besoin de connaître nos utilisateurs et d’accorder d’importance à leur vie.

Pour être d’excellents organisateurs d’événements, nous nous devons donc de comprendre pourquoi les participants (mais aussi les autres parties prenantes) se comportent de cette façon, d’identifier ce qui est important pour eux (voici un livre très intéressant sur les différents types de motivations) et de cerner ce qui leur permettra de vivre des émotions positives.

C’est souvent là qu’on se rend compte qu’un événement, ça doit être gagnant-gagnant. Un peu comme dans une conversation au final, où il y a un vrai échange.

Si vous rendez service à votre participant, en lui faisant vivre ce qu’il n’a jamais vécu ailleurs, il vous rendra la pareille (en étant plus créatif, en achetant plus de produits…) !

Si je devais citer un événement complètement wahou, je pense que je parlerai de ce séminaire commercial dans le laboratoire pour lequel je travaillais (j’en parlais encore hier, alors que c’était il y a plus de deux ans). Voilà pourquoi :

1) Un cadre de rêve : le Trianon Palace, littéralement à deux minutes à pied du Château de Versailles.
2) Des expériences uniques : un dîner dans le Château privatisé, un autre dîner sur une base de grange champêtre et foodtrucks, un footing au lever du soleil dans les jardins du Château…
3) Des conversations : une plénière magistralement mise en scène, des ateliers, des jeux de rôle, des soirées…


Comment concevoir une expérience participant inoubliable en événementiel ?

En devenant non pas un event planner, mais un event designer !

Vous n’êtes pas qu’une machine logistique. Vous êtes un être humain, qui grâce à son empathie, peut se glisser dans la peau de son participant pour comprendre ce qu’il attend et même imaginer ce qu’il n’attend pas. 

Voici quelques outils dédiés à l’événementiel pour vous libérer du temps et vous concentrer sur la création de valeur et l’expérience de votre participant.


Le conducteur technique événementiel

Pourquoi utiliser des huiles essentielles pour se détendre quand on a un conducteur technique haha ?

Vous le savez mieux que moi, rien ne se déroule jamais comme prévu… les aléas du direct. Cependant, pour faire en sorte que tout se passe au mieux, vous pouvez déjà établir un déroulé de votre événement, minute par minute.

Le conducteur technique est à l’événementiel ce qu’est le script au cinéma. Il reprend de manière précise tout ce qui doit être effectué, à chaque instant et par qui avec ses coordonnées.

Ce document viendra border le déroulement de la journée pour que l’expérience soit la plus fluide possible :


La matrice de risques événementielle

« Et si…? »

Et si le traiteur vous plantait ? Et s’il se mettait à pleuvoir sur votre soirée en plein air ? Et si le micro ne fonctionnait pas ? Et si l’orateur arrivait avec 20 minutes de retard ? Le meilleur outil pour se parer contre ces « et si » ?


La matrice de risques !

Listez tous les potentiels « couacs » qui vous pourriez rencontrer puis attribuez-leur un score de probabilité (5 – très probable, 1- très peu probable) et un score d’impact (5 – très impactant, 1- très peu impactant). Ensuite, combinez les deux pour obtenir une note finale. Dans la case suivante, notez les différentes solutions ou alternatives possibles.


L’équipe en événementiel

#teamwork

Vous devez pouvoir vous reposer sur l’équipe qui vous entoure notamment pour :

Voici quelques idées d’outils pour collaborer efficacement.

Et parce qu’on sait qu’ils peuvent arriver en événementiel comme ailleurs, découvrez nos solutions pour désamorcer les conflits.

Les conditions de réussite sont entre autres:


Quels sont les facteurs-clés de succès de cette expérience participant ?


Le contenu en événementiel

35% des organisateurs d’événements considèrent le contenu comme leur priorité absolue.

Encore une fois, mettez-vous à la place du participant (attention aux troubles de bipolarité héhé) et demandez-vous ce qu’il veut apprendre ou recevoir comme information, ce qu’il ne peut pas trouver sur internet, ce qui fera la différence vs une vidéo Youtube, ce que lui apportera réellement l’événementiel.


L’humain en événementiel


Les relations entre participants : networking

Une étude a même démontré que 75 % des participants qui se rendent à un événement professionnel le font pour rencontrer de nouvelles personnes.

Dans n’importe quel secteur, le networking est une part importante de son travail si l’on veut rester à jour et continuer à grandir professionnellement.

S’il s’agit d’une des motivations principales de vos invités, il est donc essentiel d’être capable de mettre cet aspect en avant, mais comment faire ?

Découvrez la suite dans les 5 astuces pour booster le networking de votre événement.


Les relations avec les intervenants : interactivité

Comme je le disais plus haut, les participants veulent être acteurs de l’événement. Les plénières descendantes, on n’en peut plus !

Faites entrer vos invités dans le game : posez des questions, faites-leur poser des questions, invitez-les à des challenges, demandez-leur leur avis, testez leurs connaissances, lancez des sondages…

Les possibilités sont multiples, en événementiel, la seule limite est votre créativité !

C’est cadeau : comment attirer vos participants au premier rang ?


Les relations avec les organisateurs : information

Permettre à vos invités de disposer d’une application dédiée à votre événement est un must-have aujourd’hui !

Tout au long de leur visite, cette solution leur permettra déjà de retrouver a minima, le programme de la ou des journée(s), un plan du lieu, toutes les informations pratiques.

Vous pouvez également prévoir une fonctionnalité pour permettre aux invités de poser des questions pendant les conférences, de participer à des quiz…

Bref, de faire en sorte qu’ils deviennent acteurs de votre rendez-vous.

Livre blanc : L’application mobile événementielle

Tel un fil d’actualité Facebook, vous pouvez prévoir la projection d’un social wall permettant à vos invités de suivre l’événement à tout moment de la journée.

Annonce de conférence, fil Twitter, photos les plus likées et/ou commentées, affichez les acteurs de votre événement : vos invités.

Ce social wall peut également être présent au sein de votre application dédiée afin qu’il soit accessible à tous, à tout moment.

Rien de pire que de chercher les toilettes pendant une demi-heure ou de tourner 10 minutes avant de trouver la salle de l’atelier (vécu sur un événement récemment, de quoi s’arracher les cheveux !).

Faites en sorte qu’il soit facile pour chacun de vos invités de trouver votre lieu et de s’y retrouver pendant l’événement.

Salle de conférence, ateliers, restauration, toilettes… Pensez à tous les endroits que vos participants pourraient chercher pour qu’ils les trouvent le plus facilement possible.

Une bonne signalétique favorise la fluidité de circulation de vos invités. Ne passez donc pas à coté.

Comment améliorer la communication sur site ? Nos conseils ici !


Les relations avec le monde extérieur : communication

Votre événement est génial non ?

Permettez à vos invités de le faire savoir avec un hashtag dédié par exemple pour Twitter et/ou Instagram.

En plus de créer une véritable communauté autour de événement, vous pourrez effectuer une analyse de résonance social media une fois la manifestation terminée.


Conclusion

Vous l’aurez compris, prendre le tournant de l’événementiel digital est inévitable ! J’espère que ce guide vous aura aidé à mieux appréhender la mission d’un événement, la notion d’attendee experience et l’importance d’y intégrer du digital.

Vous pouvez commencer par petites touches avant de prendre le vrai tournant. Peut-être une application puis une plateforme ? 😉

Alors, est-ce que vous l’intention d’intégrer du digital dans l’événementiel ? Ou est-ce déjà fait ?


Découvrez pourquoi une plateforme de gestion événementielle augmente le ROI de vos événements !

Je télécharge le livre blanc !

Partagez cet article sur les réseaux sociaux !

Découvrez d'autres articles

Suivez notre blog événementiel

Tenez-vous au courant des dernières nouveautés et astuces en événementiel.