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L'événementiel pour tous pas à pas

14 September 2021 | Temps de lecture : 29 min.
La photo montre le derrière d'une scène. Il s'agit de la photo principale de cet article rédigé par Eventdrive


L'événementiel est un terme souvent évoqué dans notre quotidien. Il est fort probable que vous ayez déjà assisté à une conférence, un meetup, un séminaire, une soirée de fin d'année ou un concert. Mais en réalité, savez-vous vraiment ce qu'est l'événementiel ? Ce guide ultime vous expliquera les raisons de cette pratique.


Les origines de l'événementiel

L'événementiel existait déjà à la Renaissance, époque où les monarques organisaient de grands bals. Les buffets débordaient de victuailles, les musiciens jouaient en live, les parures dorées ornaient les murs et les tables, des sessions de jeu, des saynètes de théâtre, des joutes équestres, rien n'était laissé au hasard.


Mais en réalité, ce concept existe depuis bien plus longtemps. Et voici son origine :

L'événementiel remonte à l'Antiquité, époque où les Grecs organisaient des jeux olympiques, des festivals religieux et des représentations théâtrales pour divertir les citoyens et célébrer les dieux. Les Romains ont également organisé des spectacles grandioses tels que des combats de gladiateurs, des courses de chars et des festivals en l'honneur de leurs dieux. 

Au fil des siècles, les événements sont devenus des moyens de célébrer des mariages, des naissances, des funérailles, des anniversaires et des victoires militaires. À la Renaissance, les monarques ont commencé à organiser des événements fastueux pour impressionner leurs invités et renforcer leur pouvoir politique. 

Eh oui, votre métier d'organisateur d'événements est l'un des plus anciens au monde, en plus d'être l'un des plus stressants. 😉


Qu’est-ce que l’événementiel actuel ?

De nos jours, l'événementiel est une industrie florissante qui englobe une grande variété d'événements tels que des conférences, des expositions, des concerts, des festivals, des lancements de produits, des mariages et bien plus encore. Les organisateurs travaillent avec des clients pour planifier, concevoir et exécuter des événements mémorables qui répondent aux besoins et aux objectifs spécifiques de leur clientèle.      

L'événementiel a connu une évolution majeure avec l'essor du digital, qui a permis de nouvelles formes d'événements tels que les événements virtuels, les webinaires, les conférences virtuelles et les événements hybrides.

Aujourd'hui, l'expérience des participants est au centre des préoccupations des organisateurs d'événements, qui cherchent à offrir des moments uniques et engageantes pour susciter l'intérêt et la fidélité de leurs invités. L'événementiel est également devenu un moyen de créer des liens entre les marques et leur public, en permettant aux participants d'interagir directement avec celles-ci et de découvrir leurs produits et services de manière immersive et originale.


Pourquoi fait-on de l’événementiel ?

On fait de l'événementiel pour différentes raisons, en fonction des objectifs spécifiques de chaque événement. 

Voici quelques-unes des raisons courantes pour lesquelles on organise des événements aujourd'hui :










Il est évident que les événements constituent la meilleure technique pour susciter des conversations. Cependant, il est vrai que nous sommes déjà habitués à cette méthode, que nous organisons des événements depuis maintenant deux, cinq, dix, vingt ou même quarante ans. Alors comment s'adapter au marché actuel ? Avec le digital ! 


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Quelle est l'importance de l'événementiel digital ? 

L'événementiel digital est devenu de plus en plus important ces dernières années en raison de l'évolution rapide des technologies de communication. Les événements en ligne et les plateformes numériques offrent une alternative pratique et flexible aux événements physiques, en permettant aux participants d'interagir et de communiquer en temps réel, peu importe leur lieu géographique.

Les avantages de l'événementiel digital sont nombreux. Tout d'abord, cela permet de toucher un public plus large, car les participants n'ont pas besoin de se déplacer physiquement pour assister à l'événement. En outre, l'événementiel digital est souvent plus économique que les événements traditionnels, car il élimine les coûts liés à la location de salle, l'hébergement, la restauration, etc.

En outre, l'événementiel digital permet une plus grande flexibilité en termes de programmation et de contenu, car les événements en ligne peuvent être enregistrés et mis à disposition en différé pour une visualisation ultérieure. Cela permet également de faciliter la participation des intervenants et des participants à partir de différents fuseaux horaires.

Enfin, l'événementiel digital offre des possibilités accrues en matière de personnalisation et de suivi des participants, grâce à l'utilisation de données et d'outils de mesure en ligne. Cela permet aux organisateurs d'événements de mieux comprendre les besoins et les préférences des participants, ainsi que d'adapter leur contenu et leur marketing en conséquence.

Ainsi, l'événementiel digital est devenu un élément clé de la stratégie événementielle moderne, offrant des avantages pratiques, économiques et flexibles pour les organisateurs et les participants.


Quels bons outils pour digitaliser l’événementiel ?

Vous avez très bien compris pourquoi les marques 3 Suisses ou Agnès B ont cessé d'envoyer leurs catalogues de vente par correspondance. Tout simplement, parce que tout le monde a la flemme de remplir un petit formulaire papier et de l'envoyer par la poste.

Les tendances sont à la simplification extrême (les gens sont feignants), à la personnalisation (les gens sont imbus d’eux-mêmes) et à la performance (les gens sont exigeants).

Cependant, parce qu'on tient toujours à satisfaire les consommateurs, il est primordial de leur offrir une expérience simplifiée, personnalisée et performante. Pour y parvenir, il est important d'utiliser des outils efficaces.


Il existe plusieurs outils pour digitaliser l'événementiel et offrir des expériences en ligne interactives. Voici quelques exemples :



Eventdrive est une plateforme de gestion d'événement reconnue en France comme à l'international ! 🚀









Il existe de nombreux outils pour digitaliser l'événementiel et offrir des expériences en ligne interactives et engageantes. Le choix des outils dépend des besoins spécifiques de l'événement, des préférences des organisateurs et des participants.


Quelles sont les tendances dans le monde de l'événement digital ? 

De nos jours, le monde de l'événementiel a subi une transformation considérable grâce à l'avènement du numérique. Les événements en ligne ont gagné en popularité depuis la pandémie mondiale de COVID-19, mais même avant cela, les organisateurs d'événements ont commencé à intégrer des technologies numériques pour offrir des expériences plus immersives et plus interactives. Dans cette partie, nous allons examiner les tendances actuelles dans le monde de l'événement digital, en mettant l'accent sur les développements les plus récents et les plus innovants.


Il existe plusieurs tendances en matière d'événementiel digital, voici quelques exemples :







Envie de connaitre toutes les nouvelles tendances événementielles ?

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Une stratégie événementielle globale

Une stratégie événementielle globale permet à une entreprise de rationaliser ses ressources, de maintenir la cohérence de la marque et de créer une expérience client optimale. Elle permet également de mesurer l'efficacité des événements organisés à l'échelle mondiale et de mettre en place des améliorations pour atteindre les objectifs de l'entreprise. 


Fixez des objectifs SMART

Nous sommes conscients que vous n'avez probablement pas besoin de nous pour vous apprendre à définir des objectifs, mais c'est pourtant une étape fondamentale lors de la planification d'un événement. Un événement sans objectif clairement défini, c'est comme un bateau sans gouvernail, vous risquez de vous égarer ou de tourner en rond. Les grands navigateurs ont toujours gardé leur destination en tête tout au long de leur voyage, ce qui leur a parfois même sauvé la vie (on dit que 80 % de la navigation est mentale).

Comme eux, ne perdez pas de vue les objectifs de votre événement. Pour commencer, il est essentiel de réaliser un état des lieux complet de votre situation. Comme en navigation, on ne peut pas tracer sa route sans savoir d'où l'on part.

Vos objectifs doivent être SMART, comme vous ! C'est-à-dire spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporels. 


Un objectif SMART doit être : 


👉 Cet article vous aidera à fixer des objectifs SMART pour votre événement


Définissez vos indicateurs

Mettre en place des indicateurs événementiels est important pour mesurer l'efficacité des événements organisés et pour améliorer leur impact. Les indicateurs événementiels permettent de mesurer les résultats obtenus par rapport aux objectifs définis, d'identifier les forces et les faiblesses de l'événement et de mettre en place des améliorations pour les événements futurs.

👉 Découvrez-en davantage dans cet article sur les indicateurs pour évaluer vos événements.


🎯 Les indicateurs du process d’inscription à votre événement

Les indicateurs du processus d'inscription à un événement peuvent être très importants pour les organisateurs afin de mesurer l'efficacité de leur stratégie d'inscription et d'identifier les domaines d'amélioration potentiels. 


Voici quelques indicateurs clés à prendre en compte :







🎯 Les indicateurs sur les réseaux sociaux

Image Eventdrive : Cet article met en scène un téléphone à l'intérieur duquel sort une multitude de réseaux sociaux.

Les réseaux sociaux sont devenus un outil de communication incontournable pour les événements de toutes sortes, des conférences aux concerts en passant par les lancements de produits. Les organisateurs d'événements doivent être en mesure de mesurer l'impact de leur événement sur les réseaux sociaux pour comprendre la portée de leur message et s'assurer que leur public cible est atteint. C'est là qu'interviennent les indicateurs.


Voici les principaux indicateurs à considérer en événementiel : 








🎯 Les indicateurs de l’engagement en événementiel

Les indicateurs liés à l'engagement sont importants en événementiel car ils fournissent des informations précieuses sur la façon dont le public perçoit l'événement et interagit avec lui. Les indicateurs tels que le nombre de mentions, les commentaires, les réactions et les partages sur les réseaux sociaux peuvent donner une idée de l'engagement du public envers l'événement.

En outre, les indicateurs liés à l'engagement peuvent aider les organisateurs à évaluer la satisfaction des participants à l'égard de l'événement. Les commentaires et les réactions peuvent donner une idée de la façon dont le public a perçu l'expérience, ce qui peut aider les organisateurs à identifier les points forts et les points faibles et à améliorer l'expérience pour leurs futurs événements.


Voici les indicateurs d'engagement à considérer en événementiel : 






🎯 Les indicateurs de la communauté événementielle

L'indicateur événementiel à surveiller est le nombre de messages échangés entre les invités. De plus, le nombre de consultations de profils ou de prises de rendez-vous est également important à considérer. Dans ce contexte, l'avantage d'une application mobile se mesure vraiment, car elle facilite la communication et l'interaction entre les participants.


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🎯 Les indicateurs de la satisfaction événementielle

Il existe plusieurs indicateurs de la satisfaction événementielle. 

Voici quelques exemples :






🎯 Les indicateurs du ROI événementiel

Image Eventdrive : cette image montre un graphique montant à côté duquel se trouve une main.

Il existe plusieurs indicateurs du ROI (retour sur investissement) événementiel. 

Voici quelques exemples :






Fixez votre budget événementiel

La planification d'un événement réussi implique une série de décisions cruciales, notamment la définition d'un budget événementiel. Étant donné que les événements peuvent être coûteux, il est essentiel de déterminer un budget réaliste pour s'assurer que les coûts sont maîtrisés et que les dépenses sont justifiées. La définition d'un budget événementiel permet également de fixer des objectifs clairs et mesurables, de suivre les dépenses et de prendre des décisions éclairées tout au long du processus de planification. 


Étape n°1 : bien identifiez les parties prenantes du budget événementiel


Étape n°2 : établissez un budget événementiel prévisionnel


Étape n°3 : contrôlez avec les bons outils votre budget événementiel

Connaissez-vous Excel ? Ce logiciel n'est pas le plus attractif, mais il peut s'avérer utile dans certaines situations. Grâce à ce célèbre tableur, vous pouvez suivre vos dépenses, les répartir par poste et équilibrer votre budget.

Bien sûr, vous pouvez aussi utiliser une plateforme de gestion d'événements pour faciliter cette tâche. C'est d'ailleurs RECOMMANDÉ ! 

En guise de conseils d'experts, nous vous suggérons de vous inspirer des budgets des années précédentes, de demander des devis à vos prestataires potentiels pour avoir une idée réaliste des coûts, et d'ajouter un léger surplus (maximum 5 %) à votre budget global.


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Invitez vos participants et promouvez votre événement

La promotion d'un événement est essentielle pour attirer un public cible et générer un intérêt suffisant pour assurer une participation importante. L'invitation également cruciale pour créer une atmosphère conviviale et accueillante lors de l'événement. Dans cette partie, nous allons explorer les différentes stratégies et techniques utilisées pour promouvoir et inviter avec succès des participants à un événement, en mettant l'accent sur les aspects pratiques et créatifs de ces processus.


Attirez les invités à votre événement

Il existe plusieurs techniques pour attirer des invités à votre événement.

Voici quelques idées :





👉 Consultez cet article de blog : Réussir une campagne emailing d'invitation pour un événement





Convertissez les invités de votre événement en participants

Vous avez partagé votre événement auprès de la terre entière ? Vous avez placé votre call-to-action sur tous vos visuels et dans toutes vos communications ? C'est bien. Mais si quelqu'un clic dessus, où sera-t-il dirigé ? Certainement sur un site d’inscription, non ?


Découvrez nos exemples de sites d'inscription !

Je les télécharge


Les étapes pour constituer le site de votre événement


1. Respecter votre charte graphique
En incorporant des éléments visuels clefs de l’entreprise pour faciliter le repérage du visiteur et lui permettre d’établir un lien entre l’événement et la marque.


2. Suivre les tendances
Aujourd’hui, on aurait plutôt tendance à créer des designs épurés, des forts contrastes entre les couleurs et à utiliser des polices Sans Serif (exit le Times New Roman) qui sont plus actuelles, linéaires et harmonieuses. Mais bien sûr, les goûts sont personnels. À vous de vous glisser quelques instants dans la peau de votre visiteur pour prendre les meilleures décisions.


3. Garder la lisibilité
Soyez vigilant sur le choix de vos visuels, notamment sur la photo que vous utiliserez pour le fond d’écran. Trop sobre, elle n’aura pas d’utilité. Trop chargée, elle noiera le message initial et limitera la visibilité du reste du site.


Image Eventdrive : cette image met en scène une femme devant un ordinateur dans lequel se trouve un site événementiel.


👉 Consultez cet article pour savoir comment construire votre site d’inscription.


Diffusez les bonnes informations lors de votre événement

Pourquoi devrais-je m'inscrire à cet événement ? Quelle est sa valeur ajoutée ? Qu'est-ce qui fera de mon expérience quelque chose de "wow" ? Comment puis-je obtenir ces réponses ? En diffusant des informations pertinentes !


Voici les trois éléments clés pour créer un site événementiel parfait :

1. Efficacité
Transmettre la bonne dose d’information (thème, date, lieu horaires, grandes lignes de l’agenda, partenaires).


2. Valorisation
Choisir le bon vocabulaire, en accord avec la charte éditoriale si elle existe. Soyez vigilant à l’utilisation de mots trop spécifiques à un métier ou à un secteur particulier. Il s’agit aussi ici d’un travail en amont sur le contenu de l’événement : si je peux avoir les mêmes infos par mail, pourquoi me déplacer ?


3. Personnalisation
Le visiteur du site d’inscription doit avoir la sensation de vivre une expérience unique et personnalisée. Car oui, le client sera plus enclin à aller au bout de sa démarche s’il sent que le site a été conçu pour lui !


Créez une expérience participant optimale

Une expérience participant optimale est une expérience où l'invité est placé au centre de l'attention, où ses besoins et ses désirs sont pris en compte à chaque étape du parcours. Pourquoi est-ce si important ? Parce que les participants sont plus enclins à acheter et à recommander une entreprise qui leur a offert une expérience positive et mémorable.


👉 Article de blog : Comment améliorer l'Attendee Experience de mon événement d'entreprise ?


Qu’est-ce l’attendee experience (AX) en événementiel ?

Vous avez sans doute déjà entendu parler d'User Experience (ou UX) ? Il s'agit un concept qui renvoie à l'expérience globale qu'un utilisateur peut avoir avec un produit, un service ou une interface numérique. L'objectif de l'UX est d'optimiser l'expérience utilisateur en concevant des produits, des services ou des interfaces qui répondent à leurs besoins de manière efficace, agréable et intuitive.

Voici l'exemple parfait ci-dessous. À gauche, il y a un simple produit et à droite, un produit réfléchi en prenant en compte l'UX c’est-à-dire un produit pensé pour l’utilisateur.

En effet, plutôt que de secouer la bouteille de Ketchup et de se retrouver avec un gros « splash » dans l’assiette, l’utilisateur aura juste à presser le tube pour qu’une noisette de sauce tombe dans son plat.💡


Cette image met en scène deux pots de ketchup. Un pot simple et un pot amélioré pour l'UX

L'attendee experience (AX) se base sur le même principe que l'UX à la différence qu'elle cherche à améliorer l'expérience des utilisateurs. 

Qu’est-ce l’Attendee Experience ?

L'AX est un concept qui se réfère à l'expérience globale d'un participant lors d'un événement. Cela inclut l'interaction directe avec les sessions et les activités de l'événement, mais aussi l'expérience en ligne, les interactions avec les autres invités, le personnel de l'événement, la nourriture et les boissons proposées, les installations, l'atmosphère, les activités sociales et la convivialité générale de l'événement. 

L'objectif de l'AX est d'optimiser l'expérience des participants en concevant un événement qui répond à leurs besoins de manière efficace, agréable et mémorable.


Pour améliorer l'AX, les organisateurs d'événements peuvent prendre en compte plusieurs facteurs tels que : 

 

En mettant l'accent sur l'AX, les organisateurs d'événements peuvent améliorer la satisfaction des participants et leur fidélité, ainsi que renforcer la notoriété de leur marque. 

     

les éléments présents sur l'image sont les suivants : le transport, l'accueil, les applications, le traiteur, les sessions, l'interactivité, les informations, le networking, les avis, le suivi, les invitations, les inscriptions


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Comment concevoir une expérience participant inoubliable en événementiel ?

En devenant non pas simplement un planificateur d'événements, mais un concepteur d'événements !

Vous n'êtes pas seulement une machine logistique. Vous êtes un être humain doté d'empathie, capable de se mettre à la place de vos participants pour comprendre leurs attentes et même imaginer celles qu'ils n'ont pas encore exprimées.

Voici quelques outils spécifiques à l'organisation d'événements pour vous libérer du temps et vous concentrer sur la création de valeur et l'expérience de vos participants.


👉 Article de blog : Améliorer l'expérience participant sur vos événements hybrides

👉 Article de blog : L'expérience participant plus que jamais au coeur de l'événement virtuel


Le conducteur technique événementiel

Rien ne se déroule jamais comme prévu. Cependant, pour faire en sorte que tout se passe au mieux, vous pouvez déjà établir un déroulé de votre événement, minute par minute.

Le conducteur technique est à l’événementiel ce qu’est le script au cinéma. Il reprend de manière précise tout ce qui doit être effectué, à chaque instant et par qui avec ses coordonnées.


Ce document viendra border le déroulement de la journée pour que l’expérience soit la plus fluide possible :


La matrice de risques événementielle

Et si le traiteur vous faisait faux bond ? Et s'il se mettait à pleuvoir sur votre soirée en plein air ? Et si le micro ne fonctionnait pas ? Et si l'orateur avait 20 minutes de retard ? Quel est le meilleur outil pour se prémunir contre ces imprévus ?

Dans une première case, dressez une liste de tous les éventuels problèmes que vous pourriez rencontrer, puis attribuez-leur une note de probabilité (5 - très probable, 1 - très peu probable) et une note d'impact (5 - très impactant, 1 - très peu impactant). Ensuite, combinez les deux notes pour obtenir une note finale. Dans la case suivante, notez les différentes solutions ou alternatives possibles.


 👉 Article de blog : Comment maîtriser les risques liés à la gestion de projet ?


L’équipe en événementiel

Vous devez pouvoir vous reposer sur l’équipe qui vous entoure, notamment pour :


Voici quelques idées d’outils pour collaborer efficacement.

Et parce qu’on sait qu’ils peuvent arriver en événementiel comme ailleurs, découvrez nos solutions pour désamorcer les conflits.


Les conditions de réussite sont entre autres:


Conclusion

Vous l'aurez compris, prendre le virage de l'événementiel digital est inévitable ! J'espère que ce guide vous aura aidé à mieux comprendre la mission d'un événement, la notion d'expérience du participant et l'importance d'intégrer le digital.

Vous pouvez commencer par des touches subtiles avant de prendre le grand virage. Peut-être une application, puis une plateforme ? 😉

Alors, avez-vous l'intention d'intégrer le digital dans vos événements ? Ou l'avez-vous déjà fait ?

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