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Comment réussir son événement virtuel : les conseils essentiels

Eric
Eric
19 May 2020 | Temps de lecture : 8 min.
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Le secteur événementiel est en constante évolution et ne cesse d’utiliser la technologie pour mener à bien ses nombreux objectifs et répondre aux nouveaux besoins. Entre outils de communication et marketing en passant par les plateformes événementielles (oh yeah) et les innovations technologiques, l’événementiel ne cesse de nous surprendre au cours de ces dernières décennies.

Cependant, la crise causée par le COVID-19 a créé un réel bouleversement au sein de ce secteur :

Sans informations concernant la date précise de reprise des événements, en plus du climat de méfiance qui s’est instauré au cours de cette crise, les événements virtuels semblent être le meilleur recours pour continuer à faire vivre ce secteur qui représente près de 335 000 emplois en France. Alors comment réussir un événement virtuel ?

Réussir son événement virtuel


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Préparation de son événement virtuel

Il faut tout d'abord connaître son audience et adapter le contenu.

Comme la plupart du temps, le contenu est le facteur clé dans la réussite de l'événement. Le contenu fait passer les messages, les émotions et crée le souvenir. C'est encore plus important dans le contexte d'un événement virtuel et en ligne que dans une vraie salle. La distance, la distraction et le manque de sensations implique que l'audience doit être encore plus captivée... et le rester. Il faut donc adpater le format des interventions et leur contenu pour garder cet objectif.

1. Etre plus concis

Une plénière de 45 minutes ne devrait pas durer plus de 20 minutes en ligne. Partez du principe que les participants seront distraits. Alors il ne faut pas se perdre pour faire passer les messages. Il faut parler le même langage que son audience et être plus direct que d'habitude.

2. Agrémenter de visuels, pas de bullet points

Faut-il le rappeler ? Le partage d'écran doit être un outil pour illustrer les propos de l'intervenant et non un texte récité par ce dernier.

3. Faire des pauses

Comme partout.


S'assurer de la qualité de l'image...
et surtout du son !

L'oreille est moins tolérante que l'oeil. Un son de mauvaise qualité agace et fait perdre son audience. Il existe des solutions assez simples et peu onéreuses pour garantir une qualité correcte.

4. Brancher un micro

5. Faire attention à son environnement


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En conditions amateur, attention à la lumière

6. Eviter à tout prix les contre-jours...

Le contre-jour c'est quand on se film, dos au soleil, l'objectif est donc "ébloui" et on ne voit que votre silhouette.

On ne se rend pas toujours bien compte de l'effet néfaste du contre-jour quand on réalise une visio-conférence car notre oeil a une plage dynamique bien plus large que les capteurs des appareils photos et caméras. Notre oeil accepte ainsi de plus grands contrastes de lumières et voit à peu près correctement tous les éléments la scène.

Si possible :

Si besoin :

7. Et les ombres qui font peur

Les ombres sont dues à un éclairage directionnel qui n'éclaire qu'une partie du visage. Cela peut avoir un bel effet mais c'est aussi le risque de faire peur. Bien se positionner par rapport à la lumière et l'utilisation de lumière de remplissage permet d'éviter cela.

source: https://www.youtube.com/watch?v=LX066IHgZEM

8. Comme dans les photomatons

Pour finir sur la préparation.

Il faut assister l'intervenant pour offrir les meilleures conditions de captation et à minima lui partager une fiche de best practices.

Lui proposer une valisette avec le matériel est un plus (pied, micro, batterie de secours pour le smartphone).


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Côté participants, rendre les choses simples

9. N'imposez pas le téléchargement d'une application

La simplicité ! Cela implique de ne pas avoir à télécharger de logiciel (donc que la solution de visio choisie soit compatible navigateur). Le téléchargement d'un logiciel pose deux problèmes :

10. Soyez clair


Accueillez tout le monde avec le sourire

11. Ouvrez les portes avant le début

Invitez les participants à se connecter 15 minutes avant le début du live. Cela évitera certains retards, cela peut initier des discussions dans le chat et c'est l'occasion de mettre de la musique, voir la salle se remplir (vous souvenez-vous des keynotes de Steve Jobs ? les première minutes montraient toujours la salle se remplir), faire défiler des vidéos ou visuels.

12. Soyez percutant, dès le début

Comme en vrai et comme dans les formats courts de journalistes, les 10 premières secondes sont très importantes pour captiver son audience.

13. Maintenez l'attention

Le chat est une formidable opportunité pour faire participer instinctivement et instantanément l'audience. Il faut s'en servir pour re-engager les participants régulièrement en posant des questions simples (même si le speaker ne fait pas attention aux réponses des participants). Le chat peut être utilisé comme accroche à l'écrit, en plus de l'oral.


Rappel

14. Toujours TESTER


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