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Comment réussir son événement virtuel : les conseils essentiels

17 February 2022 | Temps de lecture : 8 min.
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Le secteur événementiel est en constante évolution et ne cesse d’utiliser la technologie pour mener à bien ses nombreux objectifs et répondre aux nouveaux besoins. Entre outils de communication et marketing en passant par les plateformes événementielles et les innovations technologiques, l’événementiel ne cesse de nous surprendre par son aptitude à constamment se réinventer.

Ce n'est plus un secret pour personne, faire des événements en ligne apporte des avantages considérables (élargir son audience, gagner en flexibilité, réduire ses coûts, récolter des données participants...). Vous pouvez d'ailleurs découvrir notre article sur l'utilisation des événements virtuels pour réengager ses clients inactifs.

Néanmoins, les événements virtuels sont rapidement devenus la nouvelle norme, et le simple fait d'organiser un événement virtuel ne suffit plus

Il vous faut absolument intégrer les bonnes pratiques (parfois toutes bêtes mais que tout organisateur d'événements ne respecte pas forcément !) pour favoriser et optimiser la rétention de vos participants en ligne.

Alors comment réussir un événement virtuel ? On vous dit tout ! 

Réussir son événement virtuel


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Préparation de son événement virtuel


Il faut tout d'abord connaître son audience et adapter le contenu.

Comme la plupart du temps, le contenu est le facteur clé dans la réussite de l'événement. Le contenu fait passer les messages, les émotions et crée le souvenir. C'est encore plus important dans le contexte d'un événement virtuel et en ligne que dans une vraie salle. La distance, la distraction et le manque de sensations implique que l'audience doit être encore plus captivée... et le rester. Il faut donc adapter le format des interventions et leur contenu pour garder cet objectif.


1. Etre plus concis

Une plénière de 45 minutes ne devrait pas durer plus de 20 minutes en ligne. Partez du principe que les participants seront distraits : il ne faut  donc pas se perdre pour faire passer les messages. Il faut parler le même langage que son audience et être plus direct que d'habitude.


2. Agrémenter de visuels, et non pas de bullet points

Faut-il le rappeler ? Le partage d'écran doit être un outil pour illustrer les propos de l'intervenant et non un texte récité par ce dernier. De nombreuses personnes ont davantage une mémoire visuelle qu'auditive. Ils retiendront donc plus facilement vos messages et vos idées si vous les illustrez par des images, des gifs, des vidéos... 


3. Faire des pauses

Basique. Et pourtant, on arrive encore à avoir des webinaires de 45 minutes sans interruption ! La durée de concentration moyenne du cerveau humain de manière continue serait estimée à environ 20 minutes : pensez-donc à offrir des temps de pause à vos participants en ligne pour ne pas risquer de perdre leur attention. Puis un café entre deux sessions, ça fait toujours plaisir ! ☕️


S'assurer de la qualité de l'image... et du son !

L'oreille est moins tolérante que l'oeil. Un son de mauvaise qualité agace et fait perdre son audience. Il existe des solutions assez simples et peu onéreuses pour garantir une qualité correcte.


4. Brancher un micro


Découvrez nos conseils pour un son, une image et une connexion internet irréprochables.

Notre expert vous dit tout juste ici ! 😉


5. Faire attention à son environnement


Vous souhaitez connaître les règles indispensables à la réussite d'un événement virtuel ?

Découvrez notre livre blanc sur le sujet !


En conditions amateur, attention à la lumière


6. Eviter à tout prix les contre-jours...

Le contre-jour c'est quand on se film, dos au soleil. L'objectif est donc "ébloui" et on ne voit que votre silhouette.

On ne se rend pas toujours bien compte de l'effet néfaste du contre-jour quand on réalise une visio-conférence car notre oeil a une plage dynamique bien plus large que les capteurs des appareils photos et caméras. Notre oeil accepte ainsi de plus grands contrastes de lumières et voit à peu près correctement tous les éléments la scène.

Si possible :

Si besoin :


7. Et les ombres qui font peur

Les ombres sont dues à un éclairage directionnel qui n'éclaire qu'une partie du visage. Cela peut avoir un bel effet mais c'est aussi le risque de faire peur. Bien se positionner par rapport à la lumière et l'utilisation de lumière de remplissage permet d'éviter cela.


8. Comme dans les photomatons

Pour finir sur la préparation.

Il faut assister l'intervenant pour offrir les meilleures conditions de captation et à minima lui partager une fiche de best practices.

Lui proposer une valisette avec le matériel est un plus (pied, micro, batterie de secours pour le smartphone).


Créez des événements virtuels avec Eventdrive c'est possible.

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Côté participants, rendre les choses simples


9. N'imposez pas le téléchargement d'une application

La simplicité ! Cela implique de ne pas avoir à télécharger de logiciel (donc que la solution de visio choisie soit compatible navigateur). Le téléchargement d'un logiciel pose deux problèmes :

En parlant d'application événementielle, on a une petite vidéo explicative qui peut vous intéresser. 🙂


10. Soyez clair


Accueillez tout le monde avec le sourire


11. Ouvrez les portes avant le début

Invitez les participants à se connecter 15 minutes avant le début du live. Cela évitera certains retards, cela peut initier des discussions dans le chat et c'est l'occasion de mettre de la musique, voir la salle se remplir (vous souvenez-vous des keynotes de Steve Jobs ? les première minutes montraient toujours la salle se remplir), faire défiler des vidéos ou visuels.


12. Soyez percutant, dès le début

Comme en vrai et comme dans les formats courts de journalistes, les 10 premières secondes sont très importantes pour captiver son audience.


13. Maintenez l'attention

Le chat est une formidable opportunité pour faire participer instinctivement et instantanément l'audience. Il faut s'en servir pour ré-engager les participants régulièrement en posant des questions simples (même si le speaker ne fait pas attention aux réponses des participants). Le chat peut être utilisé comme accroche à l'écrit, en plus de l'oral.

Retrouvez toutes nos fonctionnalités interactives


Rappel


14. Toujours TESTER


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