Vous possédez dorénavant un site web événementiel à l’image de votre marque, votre gestion des participants est automatisée et vos campagnes d'e-mail d’invitation sont prêtes. Maintenant, vous vous demandez comment et par quels moyens vous pourriez engager vos participants ? Comment créer une expérience participante fluide pour votre événement ? Comment capturer et garder l’attention des invités ? Les réponses à toutes vos questions se trouvent dans la conception de votre application événementielle.📱
En effet, réussir son événement peut être un vrai challenge, encore plus lorsqu'il s'agit d'offrir une expérience optimale aux participants. Une application événementielle vous aidera dans votre quête de réussite. Grâce à celle-ci, vous pouvez interagir et mieux communiquer avec vos participants tout en facilitant les échanges entre eux.
Dans cet article, nous verrons les différentes étapes pour réussir la création d’une application pour vos événements professionnels.
Sommaire
Choisir le créateur d’une application événementielle
Configurer l’application événementielle
Préparer les éléments pour l’habillage de l’application événementielle
Mettre du contenu dans l’Event App
- Les informations pratiques de l’événement
- La liste des participants
- Améliorer l’expérience participant grâce à l’Event App
Publier l’application événementielle sur le web et les App Stores
La publication d’une Web Event App
La publication sur Google Play Store et App Store
Choisir le créateur d’une application événementielle
Vous pouvez créer une application dédiée à un seul événement ou multi-événements (aussi appelée multi-event App) pour centraliser plusieurs de vos événements en une seule application pour vos participants. Vous pouvez également disposer d'une application web pour événements, accessible via n'importe quel navigateur, et/ou d'une application native pour événements, qui est téléchargée sur un appareil.
Pour choisir votre créateur d’application événementielle, vous avez le choix entre 3 différents fournisseurs.
- Une agence événementielle extérieure. Elle s’occupe de créer votre application tout en organisant votre événement, mais ne vous offre pas une grande flexibilité lorsque vous devrez faire des changements sur l'application. Elle est similaire à la deuxième option.
- Un développeur d’application (interne ou externe) qui ne s’occupe que de votre application et qui a totalement la main mise sur le paramétrage de votre application et son contenu. Il peut créer votre application et la construire à partir de rien. Vous devez leur fournir tous les éléments nécessaires à l'enrichissement de votre application. Si votre application doit être modifiée en raison d'une mise à jour du système d'exploitation iOS ou Android qui entraîne des problèmes de compatibilité, vous êtes dépendant du développeur, tout comme avec une agence événementielle.
- Un fournisseur de technologie événementielle. Ce type de fournisseur est spécialisé dans la technologie événementielle, comme les logiciels de gestion d'événements (EMS) et les applications événementielles. Certains fournisseurs de technologies événementielles vous offrent une autonomie totale lorsqu'il s'agit de créer votre application. Lorsque vous optez pour un fournisseur de services techniques événementiels, vous optez pour une plus grande flexibilité, notamment pour les changements de dernière minute.
Pour créer une application événementielle, vous devez choisir une solution qui s'aligne sur les besoins de votre entreprise, votre stratégie événementielle et vos objectifs. Assurez-vous que les fonctionnalités proposées vous aident à atteindre vos objectifs.
Configurer l’application événementielle
Vous avez choisi un fournisseur pour votre application événementielle. Maintenant, c’est le moment de la configurer. Même si ce n’est pas vous qui créez l’Event app, il faut définir ses paramètres.
En premier lieu, vous devez définir l'adresse web de votre application. Celle-ci permettra aux participants d'accéder facilement à la version en ligne de votre Event App. Optez pour un lien court et facile à retenir pour simplifier l’accès à votre Web App pour vos participants. Il faut toujours avoir une version web de votre Event App pour faciliter son accès, au cas où un participant ne l’aurait pas téléchargé en amont. Cela serait dommage qu’il se sente mis de côté lorsque les autres participants sont en train d’engager avec vous.
Déterminez ensuite les paramètres d’accès de votre Event App. Sera-t-elle accessible publiquement ou souhaitez-vous la garder privée, seulement accessible par un lien tokenisé ? Notez que si vous la passez en privée, vos participants devront créer un compte et un mot de passe pour accéder à l'application. Vous pouvez limiter l’accès par utilisateur. Dans ce cas, il n’y aura que les personnes qui sont inscrites à votre événement qui pourront se connecter et utiliser l'application événementielle.
Si votre événement est public et que vous souhaitez inviter vos participants à partager leurs expériences sur les réseaux sociaux, définissez un hashtag dédié à votre événement. Il est important d’intégrer le hashtag dans la configuration de votre application événementielle afin de centraliser tous les posts sur les réseaux sociaux et les afficher dans le fil d’actualité de votre application événementielle. Vous pourrez continuer à récolter toutes les communications autour de votre événement avant, pendant et après l’événement.
Préparer les éléments pour l’habillage de l’application événementielle
Maintenant que vous avez à disposition votre application, passons au design de celle-ci.
C’est à ce moment précis que vous allez pouvoir laisser libre court à votre imagination et décliner la charte graphique de votre événement pour habiller son Event App. Il y a 4 créations essentielles à prévoir pour l’habillage de votre application événementielle :
- L'icône de l'application. Cette icône peut servir à deux fins : l'icône qui s'affiche lorsque votre application a été téléchargée sur un appareil mobile et l'icône qui apparaît à côté de votre événement sur une application dédiée et une application multi-événements. Cet élément est également requis lors de la publication sur le Google Play Store et l'App Store, ce que nous expliquons plus en détail ci-dessous. Nous vous recommandons d'utiliser une image de 1024 x 1024px au format .png (recommandé) ou .jpg.
- L'écran d'accueil ou “splashscreen”. Cette image s'affiche au lancement d'une application native d'événement. La taille d'image recommandée est de 2732 x 2732 px avec une zone de sécurité centrée de 1024 x 1024px au cas où l'image serait recadrée pour mieux s'adapter à la taille et à l'orientation de l'écran d'un appareil (horizontal ou vertical). Vous pouvez utiliser le format .png ou .jpg.
- Le logo de l'événement. Ce logo apparaît tout en haut de l'application. Si vous créez une application multi-événements, vous pouvez créer un logo qui représente tous les événements de votre entreprise. Certains clients d'Eventdrive ajoutent simplement une variation de "Events" à leur logo d'entreprise. Le logo de l'application multi-événements ne doit pas nécessairement être utilisé pour les événements qui en font partie. Pour garantir le meilleur affichage possible, privilégiez un logo de 88px de hauteur et 460px de largeur et utilisez un .png qui vous permet d'avoir un fond transparent au cas où vous souhaiteriez ajouter de la couleur à l'en-tête contenant votre logo.
- L'image de promotion de l'événement. Dans une application multi-événements, une image de promotion de l'événement permet de différencier plus facilement les événements actuels, passés et à venir. Elle est également utilisée dans une application dédiée aux événements comme image du menu principal. Nous vous recommandons d'utiliser une image de 600 x 600px au format .png ou .jpg.
Si vous utilisez un EMS pour créer votre Event App, vous pouvez le prévisualiser en temps réel. Ceci vous permettra d’adapter vos visuels en fonction du rendu, vous garantissant ainsi une publication fluide et personnalisée.
Conseils
Avez-vous déjà vu une image pixelisée sur un site ou dans une application mobile ? Ce problème est souvent dû aux dimensions de l’image. Les écrans des nouveaux ordinateurs et smartphones sont souvent en retina. Pensez donc à doubler le nombre de pixels ou de doubler le dpi de l’image (de 72 à 144).
Quel format d'image choisir ? Pour les graphiques et les fichiers transparents, vous devez opter pour le format .png. Le format .jpg est plus adapté aux images contenant des photographies. Lorsque vous utilisez le bon format, la taille de l'image est optimisée, ce qui permet un chargement plus rapide du site web de votre événement.
Mettre du contenu dans l’Event App
Lorsque vous avez fini le design de votre application, nous pouvons directement passer au contenu de celle-ci. La structure de votre application événementielle est la première chose à définir. Il s’agit tout simplement du menu et de l’ordre d’affichage des différentes parties ou onglets de votre app. Vous pouvez également programmer vos paramètres pour ajouter des raccourcis spécifiques vers des contenus particuliers sur la page principale de votre application.
Vous avez créé votre site web événementiel avec Eventdrive et vous avez besoin d’ajouter les mêmes contenus à votre Event App ? Cela est très facile avec Eventdrive et vous évitera de mettre le même contenu deux fois. De plus, lorsqu’il y a un changement de texte sur votre programme, ceci sera aussi mis à jour dans votre application événementielle sans aucune intervention de votre part. Tout contenu affiché sur votre site événementiel n’est pas obligé d’apparaître dans votre Event app. Et l’inverse est aussi vrai : si vous avez du contenu à mettre dans votre Event app que vous ne souhaitez pas afficher sur votre site, il suffit de choisir le contenu que vous souhaitez activer ou désactiver sur le menu de l’app événementielle.
Les contenus les plus souvent ajoutés dans une application événementielle sont…
Les informations générales de l’événement
- Le programme. Les participants disposent de l'agenda de votre événement et de leur agenda personnalisé dans votre application d'événement. Il s'agit d'un guide qui leur permet de rester sur la bonne voie, ce qui contribue au respect du calendrier de vos sessions. Un petit délai peut avoir un impact énorme sur le déroulement de votre événement. Grâce aux catégories de sessions, il est facile de trouver une session pour ceux qui sont encore indécis.
- Les informations pratiques. Ajoutez l'adresse du lieu de votre événement, les moyens de transport et les itinéraires, le code vestimentaire et, bien sûr, les codes Wi-Fi. Une bonne connexion Internet est essentielle, notamment pour les interactivités d'engagement. On ne dispose pas toujours d'une connexion optimale partout. 📶
- Des cartes et plans. Ajoutez l'emplacement de votre lieu de réunion et de votre hôtel. Peut-être y aura-t-il un cocktail en soirée dans un autre lieu. Vous devriez également ajouter un plan d'étage intérieur avec des pièces clairement étiquetées pour faciliter le parcours des participants sur place.
La liste des participants
Le networking est indispensable lors d’un événement professionnel. Tout commence à partir de la liste d’invités. Vous devez ajouter un onglet dans le menu de votre application pour accéder à la liste des participants. Si vous avez choisi de faire appel à un fournisseur de technologie événementielle pour créer votre application événementielle et qu'il a la possibilité de vous permettre d'en créer une de manière autonome directement dans son logiciel, vous pouvez facilement importer vos participants. Ou, comme nous l'avons mentionné ci-dessus dans l'ajout de contenu, si vous utilisez le même logiciel pour gérer votre événement, la synchronisation de votre liste de participants avec votre application événementielle est automatique. Il n'est pas nécessaire d'importer à nouveau ces données ou de créer des API pour établir un lien avec votre outil de gestion d'événements.
Certains fournisseurs de technologies événementielles proposent à la fois une solution pour gérer vos inscriptions et des applications événementielles, mais leurs technologies ne sont pas toujours connectées. Soyez prudent lorsque vous choisissez votre fournisseur de technologie événementielle. C'est pourquoi de plus en plus de gestionnaires d'événements se tournent vers un logiciel de gestion d'événements tout-en-un. Gardez à l'esprit que la liste des invités est un excellent moyen d'augmenter la fréquentation. Le monde appelle le monde.
Engagement
Votre plan d'engagement des participants doit être décidé pendant le processus de conception de l'événement. Si vous choisissez d'impliquer votre public, il y a de fortes chances que ce soit la raison pour laquelle vous avez envisagé d'utiliser une application événementielle en premier lieu. Cependant, il ne suffit pas de décider d'en utiliser une pour impliquer vos participants. Vous devez décider des interactivités à utiliser. Vous pouvez utiliser vos intervenants comme guide. Vous pouvez leur demander comment ils souhaitent faire participer le public pendant leur session ou vous pouvez décider des options que vous allez proposer. Dans tous les cas, vous devez en discuter au préalable avec vos orateurs et modérateurs afin qu'ils sachent ce qui est disponible et comment l'utiliser. L'intégration de services interactifs dans votre application d'événement vous évite, ainsi qu'à vos participants, de devoir jongler entre plusieurs outils. Voici les différentes fonctionnalités de l’application que nous vous conseillons d’avoir pour assurer une bonne communication lors de votre événement :
- Des enquêtes de satisfaction. Les enquêtes soigneusement créées sur les événements sont un moyen d'engagement. Vous donnez la parole à vos participants tout en collectant des données exploitables pour améliorer vos futurs événements. Vous pouvez avoir une enquête avant et après l'événement et aussi une enquête par session.
- Sondages en direct. Ils constituent un excellent moyen de permettre aux participants de s'engager avec vous en temps réel. Vous pouvez sonder le public, créer des quiz pour tester leurs connaissances et même les faire jouer en utilisant un système de points, et utiliser un nuage de mots pour leur demander de résumer leur journée en un mot, par exemple. Les sondages en direct transforment les invités passifs en invités actifs.
- Les photos. Les selfies et les photos de groupe sont toujours présents lors d'un événement. Encouragez vos participants à les partager via votre application d'événement. Vous pouvez les ajouter à votre fil d'actualité et les afficher sur un Social Wall.
- Réseaux sociaux. Utilisez les notifications pour communiquer avec les participants. Il est important de pouvoir envoyer des informations actualisées à tout moment. Si vous pouvez les programmer à l'avance, c'est encore mieux. L'idéal serait d'utiliser une technologie permettant à vos participants d'accéder à une page spécifique de votre application pour une expérience plus fluide.
- Les push notifications. Utilisez les notifications pour communiquer avec les participants. Il est important de pouvoir envoyer des informations actualisées à tout moment. Si vous pouvez les programmer à l'avance, c'est encore mieux. L'idéal serait d'utiliser une technologie permettant à vos participants d'accéder à une page spécifique de votre application pour une expérience plus fluide.
- La messagerie. Les notifications instantanées sont une voie de communication à sens unique. Si vous intégrez une fonction de messagerie à votre application, vous pourrez envoyer des messages qui ne disparaîtront pas comme avec une notification et permettre à vos invités de s'envoyer des messages entre eux. Allez encore plus loin et demandez une fonction qui leur permette de s'envoyer des messages entre eux et de créer des chats de groupe.
L'avantage des activités permettant d'engager vos participants est que vous pouvez garder une trace de ce qui se passe et inclure ces données dans l'évaluation des performances de votre événement. Demandez à votre fournisseur si vous pouvez télécharger les photos pour les utiliser après l'événement et veillez à les ajouter dans une galerie de photos sur le site Web de votre événement.
L'engagement via une application événementielle est parfait pour les événements en personne. Si votre événement est hybride, nous vous recommandons d'utiliser une technologie qui peut également être utilisée pour interagir avec vos participants en ligne. Par exemple, Eventdrive vous permet d'impliquer les deux publics dans un même espace, ce qui vous évite d'utiliser deux outils différents pour impliquer vos participants et de saisir deux fois le même contenu.
Publier l’application événementielle : sur le web et les App Stores
Félicitations, vous avez terminé la configuration de votre application événementielle ! Il est temps de la tester minutieusement avant de la publier officiellement. Cliquez sur chaque onglet, lien, etc. Voyez comment les images, les documents ou les textes s'affichent et assurez-vous de le faire sur différents appareils : tous les téléphones et tablettes ne sont pas égaux. 🍎🤖 N'oubliez pas de tester également les services interactifs, les sondages, les quiz, etc. sur les versions mobile et web de votre appli pour éviter toute surprise le jour de l'événement.
Si vous avez utilisé un EMS pour créer votre application événementielle, il est facile d'apporter et de publier des modifications. Si vous avez choisi une autre voie, veillez à informer votre fournisseur de tous vos bugs bien à l'avance pour vous assurer que votre application sera prête à temps.
La publication d’une Web Event App
Le format Web de votre application est le plus simple à publier. Il est directement accessible via un URL que vous avez configuré au début dans votre EMS ou via le lien que votre agence vous a transmis. Si vous avez suivi attentivement toutes les étapes jusqu'à maintenant, vous êtes prêt à engager vos participants via votre application web événementielle.
La publication sur Google Play Store et App Store
Contrairement à une Web App, une application événementielle native nécessite d’être publiée sur l’App Store pour les utilisateurs d’iPhone ou d'iPad, ou le Google Play Store pour ceux qui utilisent le système Android.
Pour la publier vous aurez besoin d’avoir un compte développeur Apple ou Google. Voici ce dont vous aurez besoin lorsque vous publiez votre application native.
- Le nom officiel de l’application sur le store ;
- Le nom de l’application sur l’appareil mobile. C'est le nom qui apparait sous l'icône de votre application. Choisissez un nom court ;
- Une description courte de l’application pour expliquer de quoi il s’agit dans la liste des applications disponibles à télécharger ;
- Une description plus détaillée de l’application sur la page dédiée à votre Event App ;
- Des captures d'écran. Ces images permettent de donner à vos participants un aperçu de l'intérieur de votre application. Des captures d'écran sont requises et parfois plusieurs tailles doivent être soumises avant que votre application puisse être examinée. ;
- La catégorie de votre application (Événement, Sport, Culture…) ;
- Des mots-clés permettant d’affiner la recherche des utilisateurs ;
- La langue. Vous devrez indiquer au store les différents langages de votre application. Avec Eventdrive, vous pouvez créer des événements multilingues et donc des applications d'événements multilingues. ;
- Les pays. Vous souhaitez peut-être limiter votre application à un lieu précis. Les Store sont basés sur la localisation et toutes les applications ne sont pas disponibles dans le monde entier. Nous vous recommandons d'autoriser l'accès à votre application pour vos événements dans tous les pays. Si l'un de vos participants possède un compte Google ou Apple en dehors du pays que vous avez choisi, il ne pourra pas télécharger votre application pour événements.
La publication d’une Event app peut être stressante. Assurez-vous donc d’avoir bien suivi toutes les étapes précédentes concernant les plateformes d’application et votre application événementielle.
Vous souhaitez connaître plus en détail les étapes pour publier votre application sur les deux plateformes ? Consultez ces deux articles :
Vous avez désormais toutes les clés en main pour créer la meilleure application pour votre événement. Cependant, un contenu finalisé n’existe pas.
Notre dernier conseil est de garder à l'esprit que les changements de dernière minute sont inévitables dans le monde de l'événementiel. La première étape du choix de votre fournisseur est de la plus haute importance. Un fournisseur de technologies événementielles spécialisé dans les applications événementielles est certainement la meilleure solution, car personne n'a le temps d'attendre que son application soit mise à jour.
Si vous souhaitez devenir un expert des applications mobile ne perdez plus de temps et consultez notre Ebook sur le sujet !
Optez pour la flexibilité de la mise à jour de vos contenus dans votre Event App
