Cela fait un mois que vous travaillez sur votre prochaine conférence en ligne en suivant nos conseils pour réussir l’organisation de votre webinaire. Les intervenants ont été sélectionnés et briefés, votre plateforme est finalisée et vous avez défini les activités à mettre en place pour un événement encore plus interactif. Mais alors, qu’est-ce qui pourrait mal se passer ? Et si vous n’aviez aucun participant ? 😱 Ne vous inquiétez pas, nous avons pensé à vous. Voici une petite aide pour créer le mail d’invitation parfait pour votre webinaire.
Pourquoi envoyer des invitations pour un webinaire ?
Quand vous organisez un webinaire vous avez différents moyens de communication pour vous assurer une participation optimale. Vous pouvez poster sur les réseaux sociaux, mettre en ligne un article sur votre site web, annoncer votre webinaire à la radio ou mettre en place une campagne de relations presse. Toutefois, certaines de ces solutions peuvent être coûteuses et ne vous assurent pas forcément un retour optimal.
Aussi, le plus important pour vous assurer une bonne participation est de communiquer efficacement.
Communiquer efficacement dans le cadre d’un webinaire ça veut dire quoi ? Eh bien cela veut dire communiquer auprès des bonnes personnes. Celles qui sont susceptibles d’être intéressées et donc de s’inscrire.
Vous avez une base de données ? Alors utilisez-la ! Les avantages d’un mail d’invitation sont multiples :
- C’est une action rapide et facile qui offre une proximité avec son destinataire
- Vous pouvez cibler vos envois de mails en fonction du sujet de votre webinaire
- Vous pouvez les personnaliser
- L’emailing a un coût très faible pour un bon résultat
- Vous aurez des métriques pour analyser les retombées de vos campagnes
En envoyant simultanément une même information à un grand nombre de personnes, l’emailing a un impact que n’ont pas les autres canaux. Aussi, le destinataire reçoit votre message directement dans sa boîte de réception. Il y a donc plus de chances de le toucher et de l’engager.
Quand envoyer vos emails d’invitation ? 🕛
Quand vous invitez vos amis à une soirée, est-ce que vous envoyez un seul SMS ? Non ! Eh bien c’est pareil pour l’invitation à votre webinaire. Vous devez envoyer un premier mail d’invitation qui donnera envie de participer et ensuite relancer et demander confirmation à tout le monde. Choisissez correctement vos moments pour envoyer vos communications. Le mardi est le jour le plus propice pour envoyer ses emails d’invitation.
Retrouvez notre article dédié aux meilleurs moments pour envoyer vos emails d’invitation
Une fois votre webinaire terminé, pensez à remercier vos participants. Ce dernier mail est également l’occasion de leur partager un compte-rendu ou un lien vers le replay vidéo. Aussi, l’envoi d’un questionnaire de satisfaction permettra d’évaluer les axes d’amélioration de votre événement en ligne pour optimiser le suivant.
Comment rédiger le mail d’invitation idéal pour votre webinaire ?
Définissez bien votre cible 🎯
Quelles sont les personnes que vous souhaitez voir participer ou celles qui pourraient être intéressées ? C’est la première question à vous poser. En fonction de la réponse, définissez quelle liste de diffusion utiliser. C’est ici qu’intervient la segmentation de vos bases de données.
Vous pouvez définir vos cibles en fonction de différents critères : l’âge, la profession, le lieu de vie, les centres d’intérêt, les habitudes d’achat, etc. En choisissant la bonne segmentation, vous êtes sûr d’inviter les bonnes personnes, et de garantir une participation optimale.
Adaptez votre message 💬
En fonction de votre cible, adaptez le contenu et le ton utilisé pour vos textes. Quelles sont les informations les plus importantes pour ma cible ? Quelles sont leurs valeurs ? Comment est-ce que je dois leur parler pour les toucher ?
Si votre webinaire est destiné aux jeunes, utilisez le tutoiement et faites preuve de proximité dans vos textes. N’hésitez pas à utiliser l’argot, voire les jeux de mots, et adoptez un style un peu décalé.
Si vous organisez une réunion interactive sur un sujet plus spécialisé, restez professionnel et adaptez votre vocabulaire. Utilisez des termes techniques.
Choisissez la bonne structure 🧬
Structurez votre email d’invitation pour votre webinaire correctement afin que les informations importantes soient accessibles facilement. Donnez envie dès la première ligne.
Pensez à rédiger votre en-tête, et séparez vos différentes parties par des titres. Choisissez un objet percutant. Structurez le degré d’importance de chaque information.
Faites figurer les bonnes informations 👍
Certains éléments sont indispensables à la promotion de votre événement. Voici les informations à ne surtout pas oublier dans votre emailing d’invitation :
- La date et l’heure
- Le programme dans ses grandes lignes. Ne soyez pas trop exhaustif, laissez un peu de surprise…
- Les informations de connexion. Vous pouvez renvoyer vos invités vers une page d'informations pratiques plus détaillée.
N’hésitez pas à ajouter des informations complémentaires qui donneront envie de participer :
- La présentation des objectifs
- Que gagne-t-on à y participer ?
- La présentation des intervenants
Ne faites pas trop long. Renvoyez vers votre plateforme en ligne pour donner des informations supplémentaires.
Rendez votre mail d’invitation attrayant ✨
Au-delà du contenu et de sa structuration, votre emailing doit donner envie d’être lu. Pour cela, la mise en page est primordiale. Vous devez impérativement soigner la présentation de votre invitation. Pensez à intégrer de l’image, nous conseillons de respecter les proportions suivantes : 60 % de texte et 40 % d’images ou d’animations.
Pensez à intégrer des calls to action aux bons endroits pour augmenter le nombre d’inscriptions. Renvoyez par exemple vos invités vers votre formulaire d’inscription. N’hésitez pas à utiliser la vidéo. En intégrant une vidéo vous allez créer de l’intérêt, attiser la curiosité de vos destinataires et donner encore plus envie de participer à votre webinaire.
Pour vous aider, Eventdrive met à votre disposition de nombreux modèles déjà créés. Vous pouvez les consulter et les utiliser pour vous inspirer et rendre votre email plus attrayant.
Gagnez du temps ! ⏱ Plus de 500 organisateurs d’événements ont déjà téléchargé leurs modèles de mail. Ne passez pas à côté !
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Et ensuite ? 🤔
Automatisez vos envois 🚀
Grâce ses fonctionnalités, Eventdrive vous permet d’automatiser vos envois. Il n’a jamais été aussi facile d’envoyer votre email d’invitation initial, vos relances ou votre mail de remerciement. Créez votre mail et programmez-le dans votre interface à l’heure et à la date souhaitée. Ainsi, vous êtes sûr que vos contenus seront diffusés au moment le plus opportun.
Analysez vos retombées 📈
Une campagne d’invitation doit continuellement être optimisée. Cela vous permet de décupler vos chances d’atteindre votre public cible et de l’engager. Vous devez donc mener une analyse approfondie de la performance de vos invitations. Une fois votre email d’invitation envoyé au jour et à l’heure souhaités, il ne vous reste plus qu’à analyser les résultats.
Voici les indicateurs les plus importants :
- Le taux de délivrabilité
- Le taux d’ouverture de votre invitation
- Le taux de clic
- Le taux de désabonnement
Consultez cette courte vidéo pour en connaître davantage sur la délivrabilité des emails
Adaptez vos actions ✔️
Comme vous venez de le voir, le taux de délivrabilité est le pourcentage d’e-mails correctement parvenus dans la messagerie de vos cibles. Les « soft bounces » sont dus à des problèmes de serveur et les « hard bounces » sont une erreur dans l’adresse e-mail. Si ces derniers sont élevés dans ce cas, c'est que votre base de données doit être mise à jour.
Si le taux d’ouverture de votre mail d’invitation est faible, c’est que son objet ne donne pas suffisamment envie de l’ouvrir. Réfléchissez à comment l’améliorer et le rendre plus percutant pour les prochains envois.
Le taux de clics dépend de la qualité du contenu et des calls to action. S’il est faible dans ce cas vous devrez revoir vos contenus et les rendre plus attractifs pour donner envie d’aller plus loin. Peut-être aussi que vos calls to action ne sont pas assez cohérents.
Si votre taux de désabonnement est élevé, c’est-à-dire plus 0,2 %, peut-être est-ce parce que vous envoyez trop de contenus. Ou que ces derniers ne sont pas assez ciblés.
Maintenant que nous vous avons partagé tous nos conseils pour réaliser le mail d’invitation parfait pour votre webinaire, c’est à votre tour de jouer ! N’hésitez pas à parcourir les nombreux exemples qu’Eventdrive met à votre disposition.
Découvrez également tous nos conseils pour réussir votre campagne de mail d'invitation ! 🔥
