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Comment communiquer plus en dépensant moins ?

23 April 2020 | Temps de lecture : 6 min.
communiquer plus en depensant moins

L’organisation d’un événement ne se limite pas au choix d’un lieu ou l’embauche de prestataires pour assurer l’animation. En plus de toutes ces missions très concrètes, il faut prendre le temps pour faire du marketing et de la communication. Et justement, le budget de communication d’un événement peut souvent faire monter l’addition finale. 


Alors, comment communiquer plus en dépensant moins ? Eventdrive vous livre ses conseils avant de vous rappeler à quel point la communication événementielle est importante !


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LA PLACE DE LA COMMUNICATION DANS L’ÉVÉNEMENTIEL


La communication événementielle, qu’est-ce c’est ?


La communication événementielle permet de faire la promotion d’un événement auprès d’un public ciblé à l’aide de techniques et d’outils bien précis.


C’est pourquoi, il est essentiel de consacrer une part du budget à la communication, qu’il s’agisse d’événements externes ou internes. 


Mais remettons les choses dans leur contexte. À quoi sert la communication événementielle ?


Elle sert avant tout à informer, à fidéliser et à motiver le public auquel on s’adresse. C’est pourquoi il faut adapter son discours selon l’audience. Vous ne vous adresserez pas de la même manière à des collaborateurs à qui il faut présenter le prochain gala, qu’à une plus large audience pour la promotion d’un salon par exemple.


Pour y parvenir, il faut prendre le temps de définir une stratégie de communication en se demandant quels sont les objectifs, quelle est la cible à qui l’on s’adresse ou encore quel est le message que l’on veut faire passer.


En événementiel, il faut aussi prendre en compte le type d’événement sur lequel on communique pour établir la meilleure manière de rentabiliser son événement grâce à la communication événementielle.



Quels supports utiliser ?


Dans le cadre d’une campagne de communication événementielle, vous devrez prendre le temps de choisir le support sur lequel communiquer. 


Cela peut-être sur format papier avec des flyers ou des affiches. Mais l’émergence des nouvelles technologies a permis la montée en puissance des supports digitaux comme les campagnes d’emailing ou les posts sur les réseaux sociaux.

La taille de l’événement doit aussi être prise en compte. Il ne sera sûrement pas nécessaire de distribuer des flyers et accrocher des affiches si vous organisez un petit-déjeuner d’entreprise. En revanche, l’enregistrement et la diffusion de spots radio peuvent être une bonne chose si vous organisez un salon à échelle nationale.



COMMUNIQUER EFFICACEMENT GRÂCE AUX EVENT MANAGEMENT SYSTEM (EMS)


Les nombreuses fonctionnalités des EMS


Le secteur de l’événementiel a, lui aussi, connu de gros bouleversements ces dernières années. L’arrivée des EMS, Event Management System, a notamment facilité la communication autour d’un événement.


Dorénavant, des formules tout-en-un sont proposées. Grâce à un seul outil, vous pouvez créer des formulaires personnalisés, envoyer des emails ou encore gérer des campagnes de communication, en plus d’assurer la gestion de projet de votre événement.


De nouveaux modes de communication ont également fait leur apparition. Maintenant, on ne communique plus simplement grâce aux emails qu’on envoie. Aujourd’hui, grâce aux EMS, il est possible de créer un site internet consacré à son événement en quelques clics seulement. On peut lancer une application mobile que les invités pourront installer sur leurs smartphones.


Il est possible de communiquer à grande échelle avec un budget moindre, et surtout en demandant de moins en moins d’efforts.


Le bonus ? En plus de gérer sa campagne de communication depuis un seul endroit, on peut également manager toute la partie logistique et assurer une gestion de l’événement beaucoup plus fluide.



Les avantages des EMS


L’utilisation d’un EMS pourra non seulement vous faire gagner du temps, mais également de l’argent. En utilisant une seule et même plateforme pour votre événement, vous vous simplifiez la vie : plus qu’une seule interface de connexion et un seul mot de passe à mémoriser !


Les EMS ont aussi le gros avantage de rendre le travail collaboratif. Avec un seul outil, vous pouvez travailler en même temps que vos collaborateurs, laisser des commentaires qu’ils verront et avancer à votre rythme, sans être bloqué.


Et bien évidemment, un seul abonnement est à payer puisque tous les outils sont regroupés en un ! Il n’est plus nécessaire de prendre un outil pour gérer les contacts, un autre pour rendre votre événement interactif et un dernier mesurer l’engagement de vos participants. Votre solution de management événementiel s’occupe de tout.


On économise alors sur son budget total en plus de cumuler gain de temps et de productivité. Que demander de plus ?


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EVENTDRIVE, LA SOLUTION POUR ÉCONOMISER


Eventdrive est un logiciel de management événementiel qui a fait ses preuves. Plus de 150 clients nous ont fait confiance depuis des années !


Que vous soyez une grande compagnie d’assurance, un office de tourisme ou salon de beauté, notre solution peut vous faciliter la vie et notre équipe est présente pour vous accompagner.


Avec Eventdrive, les possibilités qui s’offrent à vous sont nombreuses. Toute la partie gestion de projet est bien évidemment possible. Vous pourrez notamment créer votre agenda, assigner des tâches ou encore gérer votre budget de manière très simple.


Vous souhaitez rendre votre événement interactif ? Plus besoin de souscrire à des applications multiples telles que Menti ou Live E. Eventdrive vous propose, depuis sa plateforme, de  mettre en place des nuages de mots, des murs de photo ou encore des quiz ! 


Bref, avec Eventdrive, l’organisation d’un événement et la mise en place de votre communication événementielle se font sans accroche !



Le budget de communication est un point sensible lors de l’organisation d’un événement. Il faut prendre le temps de l’estimer correctement pour ne pas avoir de mauvaises surprises en cours de route. 


Il faut donc prendre le temps de comprendre la cible à laquelle on s’adresse pour mettre en place la stratégie la plus efficace : ce travail est toujours délicat. C’est pourquoi des solutions tout-en-un existent pour vous faciliter la vie ! 


Les EMS ont été créés pour rendre l’organisation d’un événement un moment de plaisir et réduire le stress lié à la difficile gestion de certains points. 


Si vous êtes à la recherche de techniques pour vous permettre de communiquer mieux tout en dépensant moins, prenez le temps de regarder ces logiciels. 


Et si vous souhaitez en apprendre davantage sur Eventdrive, sachez que nos équipes sont à votre écoute pour répondre à vos questions. N’hésitez pas à nous contacter !



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