Le mois de janvier commence doucement, fini les réveils tardifs des vacances ! On le sait, les réunions de famille et les toasts au foie gras vont vous manquer, mais il est temps de se remettre au travail ! Et justement, vous avez une conférence à organiser pour l’un de vos clients. Rien de compliqué pour le professionnel que vous êtes, mais chez Eventdrive, on sait qu’il est parfois difficile de reprendre le rythme.
C’est pourquoi on a décidé de vous donner un petit coup de pouce en vous confiant quelques astuces pour organiser une conférence qui cartonne. En suivant ces quelques tips, votre événement sera un succès, c’est certain !
CHOISIR UN BON HORAIRE
Avant d’envoyer vos invitations, réfléchissez bien à la date que vous avez choisie. Il est crucial de proposer un créneau horaire qui conviendra à la majorité des invités. Pensez aux disponibilités de chacun, mais également d’un point de vue plus stratégique.
Vous souvenez-nous la dernière conférence programmée en fin de journée ? Certes, vous aviez trouvé un conférencier exceptionnel, mais vos invités (et leurs estomacs) étaient plus intéressés par le buffet ! Bien que les petits-fours soient une partie importante de l’organisation d’une conférence, ce serait dommage de ne pas capter totalement l’attention de vos participants en choisissant un mauvais créneau.
Prenez également en compte les habitudes de chacun. Par exemple, à Paris, les invités n’arrivent qu’à 9h, donc ce n’est pas la peine de les convier à 8h30 pour une réunion, vous risqueriez de vous retrouver seul… N’hésitez pas à peser le pour et le contre afin de choisir le meilleur moment pour l’organisation de votre conférence.
Ne passez pas à coté de tous nos mails d’invitations !
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FAIRE UNE CHECK-LIST
Quand on est organisateur d’événement, il faut penser à beaucoup de choses à la fois et même quand on est excellent, il arrive que l’on en oublie quelques-unes. Aucune honte à ça, rassurez-vous. L’organisation d’une conférence demande d’être particulièrement rigoureux et souvent beaucoup de matériel. Mais imaginez la scène : vous arrivez le jour de l’événement et vous vous rendez compte que vous avez oublié de préparer le vidéoprojecteur ?
Pour éviter ce genre de désagréments, l’utilisation d’une check-list est la solution. Rapide et efficace, c’est l’idéal pour éviter les mauvaises surprises le Jour J. N’hésitez pas à bien demander, en amont, à vos intervenants le matériel dont ils auront besoin et vérifier auprès du lieu de votre événement s’ils peuvent vous les fournir.
La veille du grand jour (ou quelques jours avant si vous voulez un peu de sécurité), il ne vous reste qu’à vérifier que tous les points de votre liste sont cochés.
PROPOSER UN BADGE AUX INVITÉS
Proposer un système pour pointer l’arrivée de vos participants peut-être une bonne chose, surtout si votre événement rassemble un nombre important d’invités. Et ça tombe bien, Eventdrive a la solution que vous avez tant cherchée !
En utilisant la fonctionnalité “Badge” proposée par nos services, vous pouvez pointer l’arrivée de vos participants très simplement. Il suffit de leur envoyer un badge qu’ils auront à imprimer chez eux avant l’événement. Le jour J, il n’y a qu’à scanner le QR code présent sur le badge et notre application fait le reste du travail. Il est ainsi très facile de savoir quels sont les invités qui sont présents et ceux qui n’ont pas encore signalé leur arrivée. Pratique, non ?
PENSEZ À L’UTILISATION DU DIGITAL
On vous le répète régulièrement, mais il est essentiel de surfer sur l’ère du digital. Fort heureusement, les possibilités sont nombreuses. Vous pouvez bien sûr créer un site internet éphémère pour votre événement ou privilégier la communication online pour promouvoir votre conférence. Mais si vous voulez vraiment marquer les esprits, pensez à utiliser le côté interactif du web.
Voir vos invités s’amuser tout en profitant de votre conférence, n’est-ce pas ce que vous voulez ? Si vous êtes fan des réseaux sociaux (comme nous), pourquoi ne pas créer un hashtag dédié à votre événement ? En le relayant sur les différents réseaux et en incitant vos participants à l’utiliser, vous pourrez rendre votre événement viral assez rapidement. Le double avantage du hashtag est qu’il permet aux personnes plus discrètes de poser des questions. Eh oui ! Plus besoin de prendre la parole devant une audience, il suffit de tweeter sur son smartphone pour communiquer en direct avec l’intervenant.
Vous pouvez également utiliser une application comme celle proposée par Eventdrive. Vos invités pourront poser leurs questions en direct, même s’ils n’ont pas de compte sur les réseaux sociaux ! Pas mal, non ?
PROPOSER UNE SOLUTION LOGISTIQUE AUX PARTICIPANTS
L’organisation de la conférence est une chose. L’attention que vous porterez à vos invités en est une autre. Si vous souhaitez vous démarquer, accompagnez vos participants avant et après l’événement. Pensez tout d’abord à leur offrir une solution pour se rendre sur le lieu de la conférence : réduction sur les transports en commun, ticket prépayé pour le parking…
Vous pouvez également mettre en relation les différents participants pour du covoiturage. En plus de faciliter la vie de vos invités et de multiplier vos chances d’avoir plus de présents, vous ferez un geste pour l’environnement ! Vous pouvez aussi lier des partenariats. Certaines compagnies, comme UberEvents, proposent de ramener les invités chez eux à la suite d’un événement. Simple et efficace 🙂
Pour les invités habitant trop loin et qui auront besoin de dormir sur place, vous pouvez également proposer des facilités d’hébergements dans les hôtels alentours. Des petites attentions qui séduiront vos participants.
Vous voulez en savoir plus sur ces tendances ?
Nous serions heureux d’en discuter avec vous !
SÉLECTIONNER UN BON SPEAKER
Vous pouvez organiser la meilleure conférence possible d’un point de vue logistique, si vos intervenants n’ont pas le niveau, vos invités seront déçus. La nature est faite ainsi, on se souvient toujours beaucoup plus de ce qui ne va pas, vous le premier ! Prenez donc le temps de choisir un conférencier investi et passionné par ce qu’il dit.
D’ailleurs, on vous avait déjà présenté les qualités nécessaires à un bon intervenant dans un précédent article (n’hésitez pas à le lire si vous l’avez manqué !). Si votre budget vous le permet, n’hésitez pas à viser un peu plus haut en invitant des grands noms à votre événement. Même si vous n’avez pas les moyens, il est tout de même nécessaire de sélectionner un minimum les prétendants pour choisir un candidat capable de remplir la mission que vous lui donnerez. Si vous ne savez pas où chercher, pourquoi ne pas essayer de trouver la perle rare sur le net ? Des sites comme Lead.rs ou Lesspeakers.com sont faits pour ça !
ENVOYER UN COMPTE-RENDU PAR EMAIL
Voici d’ailleurs un exemple de mail de compte-rendu que nous avions envoyé suite à notre événement du 5 décembre.
Il parait que les petits ruisseaux font les grandes rivières. C’est la même chose pour l’organisation d’une conférence : en misant sur les détails, vous arriverez à proposer quelque chose en accord avec vos objectifs. En suivant ces 7 petits conseils, vous avez les cartes en main pour organiser une conférence qu’on n’est pas prêt d’oublier. Maintenant, c’est à vous de jouer !
