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Les 4 secrets pour booster la promotion de vos événements !

16 February 2017 | Temps de lecture : 6 min.
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Si vous avez cliqué sur ce lien c’est sûrement parce que vous souhaitez connaître les 4 secrets pour booster la promotion de vos événements !

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La question est simple, que faites-vous pour impliquer vos parties prenantes dans la promotion de votre événement ?

La promotion d’événement peut exister sous différentes formes connues telles que : la publicité payée, le bouche à oreille, les relations publiques, le partage sur les réseaux sociaux ou encore par l’emailing.

Si tout cela peut vous paraître futile en tant qu’organisateurs d’événements ou marketers, êtes-vous certains que vous en fassiez assez pour que vos parties prenantes soient à même de partager leurs implications et leurs expériences durant vos événements ?

Nous allons donc vous montrer comment booster la promotion de vos événements avec l’aide de vos équipes, partenaires, intervenants et invités.

Transformez vos équipes en ambassadeurs

Peu importe le type d’événement, vous aurez très certainement du personnel en place pour la gestion de la logistique ou même pour vous assister lors de la manifestation pour récupérer des leads.

Un des meilleurs moyens pour cela est d’investir dans un outil dit de « Social Media Advocacy ». Celui-ci vous permettra d’automatiser le message pour votre personnel ainsi que pour votre équipe et de le publier depuis leurs propres comptes.

Armez vos partenaires

Vos sponsors sont très clairement investis dans vos événements. Ils choisissent de payer énormément pour faire la promotion de leurs produits ou services, ils devraient apprécier toutes l’attention qu’ils pourraient obtenir. Néanmoins, trop souvent, les sponsors sont trop occupés par la logistique et d’autres choses que la promotion de l’événement est mise sous le tapis. Pourquoi ne pas leur donner tous les outils à votre disposition pour permettre la promotion de leur implication par eux-mêmes ?

Laissons place au travail manuel, vous allez devoir créer un email pour vos sponsors dans lequel vous joindrez tous les posts et médias que vous souhaitez que vos sponsors publient pour assurer la promotion de l’événement de manière simplifiée.

Beaucoup de gens ne font pas l’effort de promouvoir quelque chose parce cela représente trop de travail pour trouver la bonne information. De ce fait, assurez-vous de leur donner un travail parfaitement clair qui leur permettra de ne pas avoir la tête sous l’eau.

Les informations que vous leur enverrez dans ce mail devront inclure des posts qu’il pourront publier sur Twitter, Facebook et LinkedIn séparément. Faites leurs un topo sur les best practices concernant le moment où ils peuvent utiliser une photo ou une vidéo pour améliorer la promotion de l’événement.

Offrir à vos sponsors un moyen de faire suivre un communiqué de presse est un autre bon moyen d’amplifier le rayonnement de votre événement. Pour être sûr que le communiqué soit en adéquation avec le message que vous souhaitez faire passer, envoyez leurs un modèle. Ledit communiqué doit être penser pour faire apparaître les détails de l’événement ainsi qu’une citation d’un des membres de votre équipe qui montre l’importance des sponsors et un espace pour le sponsor ou il pourra ajouter une citation qui lui semble importante. Faites-en sorte que ceux-ci comprennent qu’ils ne peuvent pas effectuer de modifications sur l’existant sans votre approbation. De ce fait, vous aurez un message on ne peut plus cohérent.

Profitez de la notoriété de votre intervenant

L’intervenant de votre événement est généralement votre superstar. Si vous n’en avez pas, vous avez probablement investi beaucoup de temps et d’efforts pour sélectionner vos intervenants pour des sessions individuelles, workshop ou séminaires. Pour cette raison, vous devez vous assurez qu’ils fassent leur part du travail et qu’ils communiquent sur leur implication !

Si vous organisez une foire où les gens soumettent des sessions de discussions, le procédé sera surement beaucoup plus simple, car en effet, ces personnes veulent parler d’un sujet précis et obtenir de la visibilité. Néanmoins si vous accueillez une événement associatif ou une conférence, les intervenants sont souvent recrutez par vos soins pour parler lors de l’événement. C’est pour cette raison qu’ils peuvent ne pas avoir beaucoup de temps pour promouvoir votre événement, comme pour vos sponsors, rendez cela facile pour eux.

Au travers d’un logiciel d’emailing, vous pourrez créer un email en HTML créatif et agréable pour l’envoyer à votre audience pour la promotion de l’événement et de l’intervenant. Votre équipe se charge déjà de la création de l’email, pourquoi ne pas envoyer le code HTML à votre intervenant qui pourra le faire suivre à sa propre audience, en le modifiant s’il le souhaite au travers de son propre logiciel d’emailing. Rappelez-vous simplement de prévoir un envoi en différé d’au moins une semaine, pour que, si votre intervenant a les mêmes contacts que vous dans son CRM, vous ne les inondiez pas d’email.

Permettez aux participants de montrer à quel point c’était génial

Nous y sommes, nous allons maintenant parler des participants ! Les participants de votre événement sont les parties prenantes les plus importantes ! Ils sont les meilleurs pour assurer la visibilité de votre rassemblement.

Dans tous les emails que vous enverrez, assurez-vous d’intégrer des boutons de partage sociaux pour permettre d’amplifier la promotion de votre événement en impliquant leur propre réseau. Très souvent, la communauté de vos participants est souvent celle que vous recherchez.  Si vous leurs rendez la tâche simple, pourquoi ne partageraient-t-ils pas ?

Vous pouvez utiliser une application pour envoyer des push notifications aux participants. A travers Eventdrive par exemple, vous pourrez pré-écrire des tweets lorsque des vos participants passent dans une certaine zone, exemple : « Actuellement dans la zone XX en train d’écouter YY à propos de big data #votreevent ». En un simple clic c’est réglé !

Pour conclure

Tous ces différents moyens de booster la promotion de vos événements par le biais des parties prenantes peuvent se chevaucher entre eux. Il est donc important de comprendre qui est votre audience et de leur offrir des outils simples pour promouvoir votre événement par eux-mêmes.

Ces personnes souhaitent prendre part et investir dans votre événement alors pourquoi ne voudraient-t-ils pas dire à quel point il est fabuleux ? Souvenez-vous, ce n’est qu’à propos de l‘expérience. Si vous faites en sorte que votre événement entraine une belle expérience auprès de vos participants, la promotion se mettra en place de manière naturelle.

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