Ce début d’année sonne l’heure de la fameuse question : comment gérer le budget de mon événement ? Si vous avez la phobie des chiffres et que l’idée de devoir construire le budget pour vos événements vous angoisse, vous êtes au bon endroit ! Nous vous donnons tous nos conseils pour maîtriser vos coûts et vos recettes 🙂

Et en prime, retrouvez notre modèle gratuit de budget événementiel !

 

1) FIXEZ VOS OBJECTIFS

Des indicateurs bien définis

Nous l’avons déjà évoqué dans notre article sur les indicateurs, il est primordial de fixer vos objectifs en amont de l’organisation. Et oui, c’est bien l’événement qui s’inscrit dans une stratégie et non pas la stratégie qui s’inscrit dans un événement !

Si votre événement est interne, on peut penser au taux de satisfaction des collaborateurs, à la baisse de l’absentéisme ou à la hausse du chiffre d’affaires par commercial.

Si votre événement est externe, on peut identifier l’augmentation du nombre de leads générés, à la croissance du chiffre d’affaires à travers une hausse du taux de réachat ou du panier moyen par exemple.

Mais dans tous les cas, vous devez n’avoir à la bouche que ce mot : le retour sur investissement – ou ROI pour les intimes !

Des parties prenantes bien identifiées

Les événements sur lesquels interviennent plusieurs parties prenantes, services ou collaborateurs sont souvent sources de discorde.

  • Qui prend quoi en charge ?
  • Qui enregistre les dépenses ?
  • Qui transmet les factures au service comptabilité ?

Il y a effectivement de quoi se crêper le chignon ! 

Commencez par lister les différentes personnes qui peuvent intervenir dans la gestion du budget de votre événement. Définissez ensuite leur rôle et surtout identifiez le responsable, le garant, le Maître Jedi de votre budget – peut-être est-ce vous !

Mon petit tip : quand je travaillais dans un groupe international, j’ai créé un schéma qui retraçait le parcours d’une dépense en fonction de sa catégorie. Cela me permettait de garder bien en tête le process et d’éviter les erreurs et les oublis. #CommentSeMettreLaComptaDansLaPoche

2) PLANIFIEZ

Pourquoi un budget prévisionnel est un outil nécessaire ?

C’est un outil de contrôle.

Créer un budget prévisionnel pour un event planner, c’est comme préparer un plan de vol pour un pilote.

  • On garde l’objectif bien en tête (coucou les Maldives).
  • On évite les écarts trop importants (vous imaginez passer au-dessus du Groënland pour faire Paris-Marrakech ?)

Il vous permet de comparer vos prévisions aux dépenses et recettes effectives.
Toute différence entre le réalisé et l’estimé doit être identifiée et argumentée.

Vous aurez ainsi tendance à mieux maîtriser vos dépenses.

Et rappelez-vous la formule du ROI : recettes-dépenses. Un pas de plus vers le Saint-Graal donc 🙂

C’est un outil d’aide à la décision.

Au-delà d’être un outil de pilotage opérationnel, le budget prévisionnel vous permettra de prendre les décisions qui impacteront positivement votre business. Vous pouvez évaluer plusieurs hypothèses d’actions. En évaluant les coûts respectifs de vos différents projets, vous vous confrontez à la réalité des chiffres et évaluez ainsi la faisabilité de vos aspirations.

Il appuiera également votre démarche de revente de votre projet en interne. Car oui, la communication c’est aussi de la vente figurez-vous 😉

Il sera un gage de crédibilité puisque vous pourrez appuyer vos propositions sur des données chiffrées et faire valoir l’argument imparable du ROI !

Comment élaborer un budget prévisionnel ?

Identifiez 3 types de budgets.

Nous vous conseillons d’identifier 3 types de budgets :

  • la fourchette basse : celui qui vous motive à optimiser vos coûts.
  • la fourchette haute : celle que vous aurez tendance à présenter à vos managers pour avoir une confortable marge de manoeuvre. Petit filou !
  • le budget prévisionnel : celui que vous garderez pour vous et qui servira réellement à piloter l’organisation de vos événements. 

Listez les différents postes de dépenses.

Faites la liste de l’ensemble des actions que vous mènerez dans l’année, n’omettez aucun détail. Et oui, il n’y a pas de petites dépenses. Vous pouvez vous servir du rétroplanning que vous aurez soigneusement préparé en amont.

Voici une liste non exhaustive (n’hésitez pas à partager avec nous les postes de dépenses auxquels nous n’aurions pas pensé !) :

Lieu :

  • Location des espaces
  • Repas : alimentation et boissons

Prestataires :

  • Personnes d’encadrement : hôtesse d’accueil, maître de cérémonie
  • Techniciens, équipe de montage et démontage des installations
  • Staff VHR (Voyage Hébergement Restauration)
  • Intervenants

Logistique invités :

  • Hébergement
  • Transport

Logistique :

  • Régie (son et lumière)
  • Aménagement du site
  • Audiovisuel (rétroprojecteur, zapette, câbles)

Communication :

  • Impression d’objets publicitaires / goodies
  • Invitations mail
  • Invitations papier + envois postaux
  • Création d’un site de présentation
  • Photographie / vidéo
  • Tours de cou
  • Impressions de kakémonos, beach lines, badges nominatifs

Administratif :

  • Sécurité
  • Assurance

 

Evaluer les coûts de vos événements.

Voilà maintenant venu le temps d’entrer des chiffres dans les cases.

  1. Réutilisez les budgets des années précédentes. Même si les prix peuvent avoir évolué et qu’il faut laisser place à l’innovation, ils peuvent être une bonne source d’inspiration.
  2. Demandez quelques devis aux prestataires potentiels pour rester dans une fourchette de prix cohérente. Vous prenez en plus une longueur d’avance sur la sélection de vos partenaires 😉
  3. Comme nous avons la fâcheuse tendance à sous-estimer les coûts, ajoutez un petit excédent – pas plus de 5% – à votre budget global.

3) CHOISISSEZ LE BON OUTIL

Excel

On doit vous avouer que ça ne nous semble pas être l’outil idéal… Mais parfois, nous n’avons tout simplement pas le choix. Pour vous filer un coup de pouce, nous avons créé pour vous un modèle de budget pour vos événements à télécharger gratuitement !

Une plateforme de gestion d’événements

Ce n’est pas que l’on soit prétentieux, mais je vous assure qu’une plateforme, c’est vraiment la solution IDÉALE.

On y centralise l’ensemble de nos dépenses et de nos recettes. Adieu les fichiers Excel qui se baladent, les factures OVNI cachées au fin fond de votre dossier perso.

Vous devez appeler l’imprimeur mais sa carte est partie à la poubelle ? Oups ! Avec Eventdrive, vous stockez les coordonnées de vos fournisseurs et partenaires dans un endroit unique !

On dit aussi oui au team work ! Parce qu’organiser un événement est un vrai travail collaboratif, une plateforme vous permet de communiquer sur l’avancement de votre budget.

Vous pouvez d’ailleurs personnaliser l’outil de budgétisation avec :

  • vos propres catégories de dépenses : par fournisseur, par invité, par industrie, par typologie, etc.
  • vos process internes pour y intégrer un circuit de validation.

En un coup d’oeil, vous suivez vos factures et paiements. Adieu les oublis, vous recevez même des notifications à l’approche des deadlines (j’en ai rêvé, ils l’ont fait).

En en clic, quand votre événement est ter-mi-né, vous générez un rapport budgétaire complet ! Avez-vous atteint le retour sur investissement tant convoité ? 😉

 

Vous avez envie d’en savoir plus sur notre outil de gestion de budget événementiel ?

Vous rêvez de savoir pourquoi il vous faut une plateforme tout-en-un pour organiser vos événements ?