Vous organisez un événement et devez communiquer avec vos invités découvrez nos conseils détaillés.

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Commencez tôt

Non pas dans le sens « Le monde appartient à ceux qui se lèvent tôt » mais plutôt dans le sens de lancer la campagne de communication bien avant l’événement ; espacer les e-mails et faire en sorte de ne pas être perçu comme un spam par le destinataire.

Lancer votre campagne de communication entre 1 mois et 3 semaines avant votre événement. Ce délai est plus que nécessaire si vous réalisez notamment par une phase d’invitation et d’inscription des participants.

Adaptez vous à votre cible

C’est la règle d’or en communication et aussi en communication événementielle. Prenez en considération le rythme de vos invités afin de définir les meilleurs moments où communiquer.

Soyez attractif, clair, court et précis. Ça peut paraître beaucoup. Mais dans un monde où « 30,5% de destinataires suppriment les emails sans les lire » on a besoin d’être tout ça à la fois. Dès la lecture du sujet vous devez être per-cu-tant. Le destinataire doit trouver son bénéfice directement dans le sujet de cet e-mail.

Structurez votre campagne en plusieurs messages

Allez-y étape par étape. Inutile de vous précipiter et de communiquer toutes les informations en même temps.  Si vous demandez à vos invités de faire plusieurs choses à la fois, ils pourraient ne pas compléter l’ensemble du processus. Vous risquez de perdre du temps le jour J.

Le lancement : commencez par présenter votre événement et invitez-les à s’inscrire ou à confirmer leur présence. Une fois cette première phase de complétée, lancez la phase 2.

L’application : informez-les sur l’application, son utilité durant l’événement et donnez-leur des indications techniques : QR code, nom sur les stores, comment se connecter, un contact en cas de difficulté…Si votre objectif est que vos participants arrivent le jour J avec l’application déjà installée et prise en main, il est préférable d’enclencher la phase 3.

La relance : relancez vos participants sur le téléchargement de l’application et sur le contenu déjà disponible dans l’application. Impliquez-les en leur informant qu’ils peuvent également contribuer dès maintenant (si c’est réellement le cas).

Relancez avec modération

La relance est nécessaire et s’avère souvent productive. Pour une relance efficace veuillez espacer les envois. Ciblez la phase la plus importante dans votre processus et relancer vos participants à ce sujet.

Dans le cas où la phase d’inscription est primordiale, n’hésitez pas à envoyer un e-mail de relance dans les 5 à 7 jours. Si vous lancez votre campagne de communication assez tôt vous n’aurez pas besoin de relancer plus tôt.