Qu'est-ce qu'un Event Management Software ?

Les formats événementiels évoluent vite. Un jour en présentiel, le lendemain en live, parfois les deux en même temps. Pour simplifier l'organisation sans sacrifier la créativité, de plus en plus d’entreprises s’appuient sur un Event Management Software (EMS). Cette solution permet de simplifier les processus et garantir une expérience unique pour chaque participant, peu importe le format.

Le logiciel de management d’événements s’avère bien plus qu’un simple outil. Il constitue une plateforme permettant de réunir de nombreuses fonctionnalités sur un même système. Création de sites, gestion des inscriptions, envoi d’e-mails et automatisation des processus font partie des principales tâches. La possibilité de suivre les données en temps réel facilite l’organisation de vos événements et améliore la prise de décisions. Encore faut-il choisir le logiciel le mieux adapté à vos besoins !

SOMMAIRE

1. Event Management Software : rôle et définition
2. Plateforme tout-en-un contre plusieurs outils : une question d’efficacité
3. Les bénéfices stratégiques de l’EMS pour les entreprises
4. Comment choisir le bon Event Management Software ?
   
   

Event Management Software : rôle et définition

Logiciel dédié à la gestion complète d’un événement, l’EMS réunit les outils nécessaires dans une unique plateforme. Il facilite ainsi la coordination et le pilotage de chaque étape pour une organisation optimale. Idéal pour remplacer l’usage fragile d’Excel et les méthodes manuelles, il se compose de multiples fonctionnalités. Son fonctionnement repose sur un système cloud accessible depuis le web et une application mobile. De cette manière, il garantit la réalisation de mises à jour avec une synchronisation instantanée.

Principales fonctionnalités

• Gestion des inscriptions pour tous les événements ;
• Construction de sites événementiels avec une personnalisation des modules de réservation ;
• Application mobile avec planning, notifications, cartes des lieux, Q&A… ;
• Envoi automatique d’e-mails et notifications pour maintenir l’engagement des participants ;
• Solutions d’interactivité via des sondages, votes, chat, networking… ;
• Création de tableaux de bord et rapports analytiques avec les données collectées en temps réel.

L’ensemble de ses fonctionnalités a pour objectif d’optimiser la planification et d’automatiser les tâches. La centralisation des informations facilite le travail des équipes organisatrices. Il en découle un gain de temps significatif et une réduction drastique du risque d’erreurs. Une fois en place, l’Event Management Software améliore la satisfaction globale de votre équipe comme des clients.

Typologie d’événements

Un EMS est compatible avec une grande diversité de formats. Il convient aux séminaires, aux conférences, aux salons, aux réunions, aux événements virtuels et aux soirées de vente. Pour un lancement de produit ou un forum professionnel, le logiciel répond aux besoins spécifiques de chaque organisation. Il s’adapte aussi bien à un événement physique que dans le domaine virtuel.

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Plateforme tout-en-un contre plusieurs outils : une question d’efficacité 

Durant des années, l’organisation de tout événement reposait sur une multitude d’outils divers. Il pouvait s’agir de tableaux Excel, notamment pour la gestion des inscriptions et des formulaires, ainsi que pour collecter les informations. À cela s’ajoutaient des e-mails réalisés manuellement pour communiquer avec les participants et des plateformes de réservation indépendantes. Ce manque d’interconnexion compliquait la planification et occasionnait des pertes de données ou des doublons. Finalement, le taux de satisfaction était loin d’être optimal. 

Parmi les principales conséquences, on retrouvait une mauvaise coordination entre les services, des erreurs plus fréquentes et des rapports incomplets. La faible personnalisation nuisait à l’expérience offerte aux clients et participants tout comme à leur engagement.

Une plateforme tout-en-un comme Eventdrive pallie tous ces points faibles. Avec son système basé sur un cloud sécurisé, elle permet de centraliser toutes les fonctionnalités au sein d’un seul logiciel. Votre équipe gagne en visibilité avec un calendrier à jour, un suivi des ventes et toutes les informations pour réagir rapidement en cas d’imprévu.

L’intégration avec des outils tiers comme un CRM ou un PMS favorise l’amélioration des processus. Cette approche procure une solution plus agile et évolutive pour s’adapter à la réalité des événements.

Les bénéfices stratégiques de l’EMS pour les entreprises  

Avec une meilleure gestion des événements, l’Event Management Software permet aux entreprises de gagner en efficacité. L’automatisation des tâches et la réduction des erreurs humaines y contribuent au quotidien. Le pilotage de chaque processus est simplifié et votre équipe profite d’une meilleure répartition des rôles. 

L’excellente gestion des données de l’EMS permet également de suivre et de mesurer avec précision l’engagement des participants. Vous bénéficiez d’une analyse en temps réel des ventes et de la fréquentation. Au travers de ces fonctionnalités, il devient un véritable outil stratégique. Cela permet d’agir en parfait accord avec les objectifs de marketing, de vente ou de communication.

Les marges d’erreur sont minces dans les organisations multisites. L’EMS devient alors un repère qui simplifie (vraiment) le quotidien des équipes. Il facilite la coordination entre les différents sites (en hôtellerie, en restauration ou dans les services) tout en harmonisant les processus, la conformité ainsi que la sécurité des informations sensibles.

Pour plus de fluidité dans le travail, une intégration est possible avec les systèmes métiers (ERP, CRM, PMS). La synchronisation des données dans le système permet de réaliser une segmentation afin d’effectuer des relances personnalisées. En mode virtuel, web ou physique, le logiciel EMS est essentiel pour pérenniser sa stratégie événementielle. 

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Comment choisir le bon Event Management Software ?

La sélection du logiciel de gestion d’événements est le fruit d’une réflexion approfondie. Pour cela, différents critères doivent être analysés :

• Le type de fonctionnalités est un point central. De la planification à la création de sites, en passant par les rapports en temps réel, plusieurs sont incontournables.
• Le mode cloud offre un accès sécurisé, évolutif et collaboratif pour votre système.
• L’intégration avec les outils métiers de type CRM et PMS contribue à plus d’efficacité.
• Une expérience utilisateur de qualité participe activement à la satisfaction des participants et des clients. 
• Le support technique, la formation et l’accompagnement sont des éléments importants. Dès la mise en service, ils facilitent la prise en main pour mieux s’adapter aux diverses tâches et processus.
• La capacité à gérer plusieurs événements et calendriers dans différents lieux est un avantage certain. 
• La possibilité d’ajouter des modules spécifiques de réservation, suivi des ventes et des revenus améliore la gestion des événements. Certains se spécialisent selon le secteur comme la restauration ou l’hôtellerie.

Aujourd’hui, un EMS n’est plus un luxe, mais un levier stratégique pour tous vos événements. Solution complète et modulable, Eventdrive se montre capable de répondre aux exigences des entreprises de l’événementiel. La plateforme fluidifie la gestion et augmente la satisfaction des participants en optimisant vos processus.

À tout moment, vous pouvez nous contacter pour obtenir une démo personnalisée de la plateforme Eventdrive.