Comment définir un programme de conférence grâce à l'IA

L'organisation d'une conférence implique des dizaines de missions différentes. Logistique, marketing, coordination... Mais il y en a une qui passe souvent sous les radars, alors qu'elle peut représenter une part énorme du travail : la définition du programme lui-même. 🤓

Quand la page blanche devient un gouffre temporel

Construire le programme d'une conférence commence souvent de la même façon : un document vierge, quelques contraintes (2 jours, 15 sessions, une thématique "le futur du secteur") et cette question qui revient : par où commencer ? Ce qui semble être une étape comme une autre se révèle parfois être un véritable labyrinthe. Entre les thématiques à couvrir, l'équilibre des formats, l'ordre des sessions et la gestion des attentes… Certains professionnels témoignent de semaines entières passées sur cette seule étape, avec la sensation frustrante de tourner en rond sans vraiment avancer.

Pourquoi concevoir un programme devient si complexe ?

La définition du programme est un peu l'iceberg de l'événementiel : ce qui se voit (la grille finale) ne représente qu'une fraction du travail accompli. Selon Ex Ordo, planifier une conférence académique exige généralement 12 à 14 mois de préparation. Dans un autre sondage, 76 % des professionnels pointent les changements de dernière minute comme la principale source de frustration.  En fin de compte, la phase de planification est identifiée comme la plus stressante de leur projet. Cette difficulté s'explique par plusieurs facteurs cumulés.

Un flot d’informations difficile à canaliser

Dès qu'un événement est annoncé, les suggestions arrivent de partout. Les experts qui veulent intervenir, les retours de la dernière édition, les tendances du moment, les demandes des sponsors, les recommandations du comité de direction… Chacun a de bonnes raisons de proposer quelque chose, mais l’accumulation finit par brouiller la vision d’ensemble. Comment hiérarchiser quand tout semble prioritaire ? Comment garder le cap quand les sollicitations s’enchaînent ?

La coordination avec les experts métiers

Rares sont les Event Managers qui maîtrisent tous les sujets traités lors de leur conférence. Faire appel aux experts internes ou externes devient parfois indispensables. Mais chaque expert a sa vision, ses priorités et ses contraintes d'agenda. Cela se traduit généralement par des réunions à rallonge, des briefs qui tardent à arriver, des compromis à trouver entre des approches parfois opposées. Et quand un expert en cybersécurité échange avec un expert en expérience client, il arrive qu’ils ne se comprennent même pas tout à fait.

L'absence d'outils dédiés

Contrairement à d'autres aspects de l'événementiel (budgets, planning, logistique), la définition du programme repose encore largement sur l'intuition et l'expérience. Les outils manquent pour :

• Analyser les attentes de l'audience
• Identifier les formats les plus adaptés selon le contexte
• Structurer un fil rouge cohérent
• Anticiper les redondances entre sessions

Les enjeux cachés qui ralentissent tout le processus de conception

Si organiser un programme devient si complexe, ce n’est pas parce que les équipes sont mal organisées. C’est parce que le métier a changé :

Les formats se multiplient : keynotes, tables rondes, ateliers, expériences immersives… il faut choisir, mixer, équilibrer.

Les attentes évoluent : on ne veut plus un programme standard, on attend du sur-mesure.

La pression monte : chaque événement doit surprendre, marquer, innover.

Les parties prenantes se multiplient : sponsors, partenaires, communautés… chacun veut avoir son mot à dire.

Face à ça, les approches traditionnelles atteignent leurs limites. Traiter manuellement cette quantité d'informations et d'enjeux devient de plus en plus difficile.

Comment l'IA peut transformer votre processus de conception

Et si l'intelligence artificielle pouvait justement nous aider à y voir plus clair ? De nouvelles solutions commencent à émerger, capables de traiter automatiquement les tâches les plus chronophages. Plutôt que de promettre des gains hypothétiques, regardons ce que l'IA peut apporter à chaque étape du processus.

Analyse et structuration des données

L'IA excelle dans l'analyse de grandes quantités d'informations. Elle peut :

• Analyser les retours d'éditions précédentes pour identifier les patterns de satisfaction et les préférences émergentes
• Organiser automatiquement les propositions selon des critères prédéfinis (thématique, format, niveau, public cible)
• Détecter les redondances et complémentarités entre différentes sessions proposées
• Recommander des formats selon le type de contenu et les objectifs pédagogiques

Optimisation de l'équilibre du programme

Une fois les données structurées, l'IA peut proposer différents scénarios d'organisation :

• Tester plusieurs architectures de programme selon vos contraintes (timing, salles, intervenants)
• Optimiser les enchaînements pour maintenir l'attention et créer une progression logique
• Équilibrer automatiquement les formats, niveaux de difficulté et thématiques
• Identifier les créneaux à risque (après déjeuner, fin de journée) pour y placer les formats les plus dynamiques

Aider à la recherche d'intervenants

L’IA peut également accélérer la sélection des intervenants en analysant les profils LinkedIn et autres sources publiques pour repérer les experts les plus pertinents. Elle permet aussi d’évaluer la complémentarité entre différents intervenants potentiels, de générer des briefs personnalisés pour chaque session en fonction des objectifs définis et s’assurer qu’il y a une vraie diversité de profils en termes de secteur ou d’expérience.

Votre feuille de route pour intégrer l'IA

Étape 1 : préparer ses données (semaines 1-2)

L'audit de l'existant

Rassemblez toutes les données de vos éditions précédentes dans des formats exploitables :

• Évaluations post-sessions (notes, commentaires, taux de participation)
• Profils des participants (secteur, fonction, niveau d'expérience)
• Historique des sessions (formats, durées, thématiques, performances)

La standardisation des formats

Pour faciliter l’analyse automatique, il vaut mieux créer des repères clairs :

• Utiliser une liste de mots-clés standard pour les thématiques
• Définir chaque format de session (durée, niveau d’interaction, taille du public)
• Classer les intervenants selon leur expertise et leur façon d’intervenir.

Le choix technologique

Sélectionnez vos outils selon votre budget et vos besoins techniques :

• Solutions accessibles : combinaison d'outils existants (Airtable, Zapier, ChatGPT API)
• Plateformes spécialisées : outils dédiés à l'événementiel intégrant l'IA
• Développement sur-mesure : algorithmes spécifiques à vos critères

Étape 2 : une mise en place progressive (semaines 3-6)

La configuration et les tests

• Paramétrez les algorithmes selon vos critères spécifiques
• Testez les outils sur les données d'éditions passées pour validation
• Formez votre équipe aux nouveaux processus (comptez 2 jours par personne)

Le premier programme IA-assisté

• Générez une première version automatique du programme
• Analysez les recommandations et apportez les ajustements nécessaires
• Validez avec vos experts métiers en documentant les écarts

L'optimisation itérative

• Collectez les retours des parties prenantes
• Ajustez les paramètres d'algorithmes selon ces retours
• Préparez les tableaux de bord pour le suivi en temps réel

Étape 3 : Suivi et amélioration continue

Pendant l'événement

• Mesurez l'engagement des participants en temps réel
• Collectez automatiquement les données de satisfaction
• Documentez les écarts entre prévisions IA et réalité terrain

Post-événement

• Analysez les performances réelles versus recommandations IA
• Enrichissez votre base de données pour les prochaines éditions
• Calculez le ROI de votre investissement technologique

Une nouvelle approche du métier qui émerge

La question n’est plus de savoir si l’IA va changer la façon de concevoir un programme, mais comment en tirer le meilleur. En prenant en charge les tâches les plus longues et répétitives, elle libère du temps pour ce qui compte vraiment : mieux connaître son audience, imaginer des temps forts, créer cette magie qui rend un événement inoubliable.

Construire un programme restera un vrai défi. Mais peut-être qu’on pourra enfin dire adieu aux nuits blanches et aux week-ends sacrifiés.

Ces enjeux font écho à votre expérience ? D'autres Event Managers explorent déjà ces nouvelles approches. Les échanges sur ces sujets sont souvent riches d'enseignements.

L’IA permet de structurer plus intelligemment. Les technologies immersives, elles, permettent de faire vivre des expériences inoubliables. 👉 On a rédigé un article sur le sujet !