Comment créer un site web événementiel ?

SOMMAIRE

• Les étapes à suivre pour structurer votre site événementiel
  • Quels outils choisir pour créer un site web événementiel
  • Comment obtenir un nom de domaine et son URL
  • Comment créer le design et les visuels de votre site événementiel
    • Les principes du design événementiel
    • Les éléments visuels à préparer
    • Les étapes pour optimiser l’expérience utilisateur
• Quel contenu intégrer à votre site web événementiel
  • Concevez une belle page d’accueil
  • Quels sont les autres contenus à créer sur votre site événementiel
  • Donnez accès à un formulaire d’inscription qui claque
• Comment gérer la performance et la sécurité de votre site web événementiel
  • Nos conseils pour analyser les performances du site internet
  • Nos conseils pour conformer votre site internet au RGPD

Le site web événementiel est l'un des outils les plus importants pour assurer la réussite de votre événement. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’il s’agit de la fenêtre digitale de votre organisation. 🪟 Accessible en ligne, il fournit aux visiteurs et aux participants toutes les informations essentielles : lieu, programme, intervenants, mais aussi les modalités d’inscription. D'ailleurs, son objectif est de pousser vos invités à s’inscrire.

Lorsqu'il est bien constitué, votre site événementiel vous permet :

• D’augmenter la visibilité de vos événements sur internet et sur les réseaux sociaux
• De renforcer votre image de marque et l’expérience perçue par vos clients ou collaborateurs
• De regrouper toutes les informations utiles (programme, intervenants, formulaires, FAQ, contenus téléchargeables...)
• Et last but not least, d’optimiser le taux d’inscription à votre événement. 😉

Nous accompagnons des grands groupes et institutions depuis plus de dix ans et une chose revient toujours dans leurs événements les plus réussis : un site événementiel qui a su très bien convertir ! Ce n’est jamais un hasard. La structure du site, son design, la qualité du contenu, l’offre mise en avant ou encore la rapidité de chargement des pages influencent directement vos résultats. Mais pour atteindre ce niveau d’efficacité, tout se joue dans les détails. Cela passe par l’insertion de formulaires personnalisés, la gestion des participants, la création d’espaces dédiés pour vos sponsors et entreprises partenaires, ou encore l’ajout d’outils de communication.

🎯 Vous débutez ? Commencez par les bases en lisant l'article "Qu'est-ce qu'un site web événementiel ?" Vous comprendrez vraiment son rôle dans vos événements.

Les étapes à suivre pour structurer votre site événementiel

Quels outils choisir pour créer un site web événementiel ?

First step : avant de commencer à créer votre site, vous devez vous mettre d’accord sur un créateur. 🥵 Et il y a beaucoup d'option, on vous l'accorde. Mais la réussite d’un site événementiel repose autant sur son contenu et son design que sur l’outil utilisé pour sa création. Le choix du fournisseur conditionne la qualité de la gestion des informations, la fluidité du parcours pour vos visiteurs et la capacité de votre entreprise à valoriser son image et son expérience digitale.

🔍 Besoin d'aide pour choisir ? Consultez notre article : "Quelle plateforme choisir pour créer un site web événementiel ?"

• 1. Utiliser un CMS interne

  Si vous possédez un CMS au sein de votre entreprise, vous pourrez créer votre page web en vous adressant à l’équipe chargée de développer le site internet de l’entreprise. En revanche, vous resterez dépendant de l’équipe technique pour faire évoluer le design, modifier les formulaires ou ajouter des fonctionnalités spécifiques.

• 2. Passer par un Website Builder

  L'avantage en faisant appel à un Website builder (comme Wix), est que vous serez autonome dans votre processus de création en ligne. Ils permettent de gérer facilement le contenu et le design, mais leurs limites apparaissent vite pour l’événementiel. En effet, vous devrez appréhender un nouvel outil en plus de ceux que vous utilisez déjà, mais aussi assumer un coût supplémentaire. De plus, sur un Website Builder, vous n’aurez pas un site web avec des fonctionnalités réservées à l’événementiel, telle que l’automatisation de la gestion des inscriptions.

• 3. Collaborer avec un développeur web

  Un développeur interne ou externe, peut vous concevoir un site événementiel sur mesure. Vous n'avez qu'à lui fournir les éléments nécessaires (textes, visuels, formulaire d’inscription, informations liées au lieu, etc.) et avancer pas à pas avec lui. Cette solution vous permet vraiment de personnaliser vos pages, mais chaque mise à jour dépendra du prestataire, qu’il s’agisse d’optimiser le chargement des pages ou d’intégrer de nouvelles fonctionnalités.

• 4. Choisir un fournisseur de technologies événementielles (EMS).

  La création d'un site événementiel devient beaucoup plus simple avec un logiciel de gestion d’événements. La solutions intègre des outils pensés pour vos besoins : formulaires personnalisés, suivi des invités, espaces dédiés aux sponsors, reporting en temps réel... Vous gagnez non seulement en autonomie, mais aussi en rapidité.

Comment obtenir un nom de domaine et son URL ?

Pour créer votre site web événementiel, vous devez tout d’abord définir le concept et le thème de votre événement. Ces deux éléments constituent la ligne directrice de votre communication et orientent toutes les décisions liées à la création et à la planification de votre site.

Ensuite, il faut réfléchir à la manière dont vous allez paramétrer votre site internet. Vous n'avez pas besoin d'acheter un nom de domaine si vous passez par un logiciel de gestion événementielle (EMS), car une URL personnalisable vous sera automatiquement attribuée. En revanche, si vous faites appel à une agence ou à des développeurs web, pensez à réserver un nom de domaine dédié à votre site. Il est important de le faire parce que cela renforce la visibilité de vos événements et rassure vos participants.

Nous vous conseillons de regrouper toutes les informations en amont dans un dossier pour être sûr de ne rien oublier !

Comment créer le design et les visuels de votre site événementiel ?

Une fois que vous avez choisi votre outil de création, place à la conception visuelle ! 💪 Votre site doit être à la hauteur de votre image de marque : cohérent et agréable à parcourir. L’objectif est que chaque visiteur vive une vraie Attendee Experience (AX) dès les premières visites.

1. Les principes du design événementiel

Votre design doit refléter l'expérience que vous souhaitez faire vivre à vos participants. Pour cela, assurez-vous que votre site :

• Soit responsive : adapté à tous les écrans (mobile, tablette, desktop)
• Mette bien en avant toutes les informations clés : date, lieu, inscription, programme...
• Offre un parcours irréprochable : navigation en 2-3 clics maximum
• Respecte votre charte graphique : couleurs, typographie, logo pour renforcer votre image de marque

2. Les éléments visuels à préparer

Nous vous conseillons de rassembler vos contenus visuels avant de commencer la conception :

• Visuels principaux : bannière d'accueil, photos de l'événement ou du lieu
• Logos : votre entreprise, sponsors, partenaires
• Pictogrammes : pour illustrer le programme, les services, les différentes salles
• Vidéos : teaser de l'événement, interviews d'intervenants...
• Éléments graphiques : icônes des réseaux sociaux...

3. Les étapes pour optimiser l'expérience utilisateur

Au-delà de l'esthétique, il faut penser performance et accessibilité :

• Privilégiez des visuels optimisés pour garantir un temps de chargement rapide (utilisez par exemple des photos au format WebP ou JPEG, car plus légers et parfaits pour le web.)
• Utilisez des contrastes suffisants pour la lisibilité
• Intégrez des boutons d'inscription bien visibles à plusieurs endroits du site
• Optez pour une mise en page claire qui oriente vos visiteurs pas à pas jusqu’à l’inscription.
  
  

Si vous voulez aller un peu plus loin dans la personnalisation, vous pouvez ajouter une touche de custom CSS ou de custom JavaScript. 🎨 Ces petits ajustements vous donneront plus de liberté sur le design et permettront à votre site de coller parfaitement à l’identité de votre entreprise.

Pensez à chaque détail : couleur des textes, des liens, du menu de navigation et même des petites icônes (oui, celles des réseaux sociaux 😉). Jouez avec les nuances de votre charte : variations de teintes, jeux de contrastes ou visuels de votre univers de marque suffisent à donner du relief à votre site.

• Côté typographie : privilégiez des polices Sans Serif, plus modernes et lisibles.
  
  
• Côté visuels : choisissez des images fortes qui représentent vraiment votre événement. Un design épuré suffit souvent à capter l'attention dès la première visite. L'arrière-plan doit rester clair et s'inscrire dans la continuité de vos autres supports de communication.

Et si vous avez un graphiste dans votre équipe (ou un freelance), confiez-lui la création. Un regard pro fait souvent toute la différence !

Quel contenu intégrer à votre site web événementiel ?

1. Concevez une belle page d’accueil

Une fois les bases de votre site web sont posées, passez à la page d’accueil. C’est la première impression que vos participants auront en cliquant sur votre lien, alors mieux vaut la soigner ! 🤓 Elle contient les informations principales de votre événement et joue un rôle important dans votre stratégie de communication et de marketing.

Pour créer une page d'accueil qui performe, nous vous conseillons d'y renseigner le nom de l'événement en le mettant bien en avant. Insérez aussi une courte description et n'oubliez pas d'y renseigner la date, l'horaire de l'événement et le lieu. Attention ! Précisez bien le fuseau horaire si vous invitez des personnes venant de l'étranger. Enfin, en complément de l'heure de l'événement, vous pouvez ajouter un compte à rebours, qui permettra de transmettre un sentiment d'attente et d'urgence au moment de s'inscrire.

Pour illustrer votre page et l'ensemble de votre site événementiel, n'hésitez pas à vous rendre sur des banques d'images payantes comme Adobe Stock et ShutterStock, ou bien gratuites telles que, Stockvault,  Pixabay ou Freepik... Les images et visuels récupérés sur ces sites pourront également vous servir à enrichir le design de n'importe quelle page de votre site internet.

Quels sont les autres contenus à créer sur votre site événementiel ?

Une fois la page d’accueil de votre site événementiel finalisée, prenez un moment pour réfléchir à ce que vos participants pourront découvrir ensuite. Quels contenus leur seront vraiment utiles ? Qu’est-ce qui mérite d’être mis en avant ? L’idée est de construire un parcours engageant, sans surcharger l’expérience.

Voici quelques idées de contenus à ajouter sur votre site :

• Une section intervenants. Elle comprend leur nom, leur titre, leur entreprise, leur photo, leur biographie et leurs coordonnées. Notez cependant que tous les intervenants ne souhaitent pas forcément transmettre leurs coordonnées. Déterminez cela avec eux en amont. Dans cette section, vous pourrez aussi ajouter le site web de vos intervenants et leurs réseaux sociaux.
  
  
• Une section documents. Elle vous permet de transmettre des informations utiles à vos participants durant l'événement.
  
  
• Des cartes et plans interactifs du lieu. Elles facilitent les accès à votre événement. Vous pouvez y ajouter les différents lieux clés de votre événement, que ce soit un hôtel ou les salles dédiées à l’événement. Joignez-y également un plan intérieur du lieu de l’événement pour faciliter le repérage des invités et fluidifier le parcours des participants.
  
  
• Une section Informations pratiques. Elle permet aux invités d'avoir toutes les clés en main pour s'organiser avant le jour J. Incluez-y notamment le code vestimentaire, les codes wifi, les coordonnées de l'organisateur de l'événement, les moyens de transport à proximité du lieu de l'événement, etc.
  
  
• Indiquez les informations sur le voyage et l'hébergement. Si votre événement se déroule sur plusieurs jours, ajoutez des informations sur les taxis, les horaires des différentes navettes organisées pour l'événement, les transports en commun (métro, bus, location de vélo, les parkings). S'il existe une application locale pour se repérer plus simplement (comme Citymapper) ou enfin des informations sur les hébergements à proximité pour les participants physiques, ajoutez-la également.
  
  
• Vous pouvez insérer des informations sur les sponsors et les exposants. Ainsi, les participants pourront avoir une idée de ce qui les attend le jour J. Transmettez à vos participants le nom, le type de sponsors et/ou d'exposants et le logo de ces derniers. Partagez aussi leur description, leur site web, les coordonnées principales permettant de les contacter ou encore leurs réseaux sociaux.
  
  
• N'hésitez pas à inclure une galerie photos. Cette dernière peut être alimentée avant, pendant mais aussi après l'événement. Elle créera du lien, de l’engagement et de l’interactivité entre vos participants.

Avec la plateforme de gestion d'événements Eventdrive, vous pouvez créer des pages personnalisées à l’infini, en plus des templates de pages déjà existants. À vous de voir jusqu’à quel point vous souhaitez personnaliser votre site événementiel ! 😉

Donnez accès à un formulaire d’inscription qui claque

N’oubliez pas que l’objectif principal de votre site web événementiel est de transformer la visite en inscription. Le parcours du visiteur sur le site doit être fluide et guidé par les différents call to action (CTA) jusqu'au formulaire d'inscription. De ce fait, ce dernier doit oblogatoirement être lié au site pour inciter les participants à s’inscrire sans quitter l'univers de l'événement. La cohérence entre le site web événementiel et le formulaire d'inscription renforce la confiance des visiteurs et améliore le taux de conversion.

Deux options s’offrent à vous pour relier votre formulaire :

• Vous pouvez d'abord le créer sur un site externe (via Google Forms, Gmail Workspace ou un autre outil) et l’intégrer à votre site internet à l’aide d’un lien ou d’un bouton “Je m’inscris”.
  
  
• Autre possibilité : utiliser un EMS (Event Management Software). Vous pourrez ainsi créer un formulaire d'inscription personnalisé, le relier directement à votre site événementiel, gérer vos utilisateurs et suivre les réponses des participants en temps réel.

Le formulaire d’inscription en ligne est aussi un levier stratégique pour collecter les données sur vos participants, d'autant plus si votre événement s’adresse à un public externe). Pensez à intégrer des champs conditionnels pour adapter les questions selon le profil du visiteur (collaborateur, client, partenaire…) ou le type de participation (présentiel, distanciel, hybride). Si vous utilisez un EMS, vous pouvez aussi connecter votre formulaire d'inscritpion à un outil CRM, les données collectées sont ainsi centralisées et exploitables en temps réel. Vous pouvez segmenter vos audiences, personnaliser vos communications et fluidifier la gestion globale des inscriptions. Cette synchronisation entre le site web événementiel, le formulaire et la plateforme événementielle crée une expérience homogène, engageante et professionnelle, du premier clic jusqu’au jour J.

Gérez la performance et la sécurité de votre site web événementiel

Nos conseils pour analyser les performances du site internet

Suivre le trafic de votre site web événementiel est essentiel pour comprendre le comportement de vos visiteurs. L’analyse des données (pages les plus consultées, liens les plus cliqués, temps moyen passé, taux de rebond) révèle ce qui capte l’attention et ce qui freine l’engagement. En comparant ces résultats avec ceux de vos précédents événements, vous identifiez plus facilement les points d’amélioration.

👉 Sans plateforme événementielle (EMS)

Si vous avez créé votre site avec un CMS comme WordPress ou Wix, vous devrez connecter un outil externe tel que Google Analytics pour suivre vos statistiques. Cet outil vous offre une vision détaillée du parcours utilisateur : clics, temps passé sur chaque page, taux de conversion, provenance du trafic, etc. Il nécessite toutefois un paramétrage manuel (ajout de balises de suivi, gestion RGPD, configuration des objectifs). Vous pouvez aussi connecter un CRM ou un outil d’équipe pour centraliser et contextualiser ces données, mais cela demande souvent un peu de développement ou l’usage d’un connecteur tiers (Zapier, API…).

👉 Avec une plateforme événementielle (EMS)

Les plateformes tout-en-un intègrent déjà des modules d’analyse et de reporting. La section Analyse des performances vous permet de suivre l’évolution de vos KPIs quasiment en temps réel, sans configuration technique supplémentaire. Vous accédez directement à des tableaux de bord centralisés qui regroupent les indicateurs clés : taux d’inscription, progression par session, engagement sur les modules interactifs ou encore répartition des participants par typologie (collaborateurs, clients, partenaires…). Cette approche vous évite de jongler entre plusieurs outils et garantit une cohérence parfaite entre vos données marketing et événementielles.

Nos conseils pour conformer votre site internet au RGPD

Lorsque vous créez votre site web événementiel, il est essentiel de vérifier sa conformité au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Cette étape garantit la sécurité des données collectées via vos formulaires d’inscription, vos outils web ou vos fonctionnalités.

Protéger les données personnelles de vos participants n’est pas qu’une obligation légale, c’est aussi un gage de confiance. L’organisme qui héberge ou traite ces informations (qu’il s’agisse de votre plateforme événementielle, de Google Workspace ou d’un autre prestataire) doit assurer que chaque paramètre de sécurité est correctement activé. Cela inclut notamment le cryptage des données, la gestion des droits d’accès par utilisateur et la possibilité de supprimer les informations à la demande.

Le respect du RGPD est encore plus important si vous intégrez un formulaire d’inscription directement sur votre site web. Vos invités doivent pouvoir renseigner leurs informations (même sensibles) sans craindre une fuite ou une utilisation abusive. Vous pouvez par exemple ajouter d’un lien vers votre politique de confidentialité ou vos paramètres de consentement. Cela renforcera la transparence de votre démarche.

Pensez aussi à collaborer avec votre équipe IT ou votre responsable sécurité pour valider la configuration de vos outils et vérifier où sont hébergées vos données (serveurs européens, cloud certifié, etc.). Vous pouvez également paramétrer des alertes automatiques ou des rapports de conformité via votre plateforme événementielle afin de garder un œil sur la sécurité.

📽️ Pour aller plus loin, découvrez cette petite vidéo dédiée aux données sensibles et à la conformité RGPD.

Vous disposez désormais de toutes les clés pour créer des sites événementiels performants, conformes et sécurisés. De la conception initiale à la mise en ligne, chaque étape compte : le choix de votre plateforme, l'organisation du contenu, l'optimisation du design, l'intégration d'un formulaire d'inscription et l'analyse des performances.

Vos sites web doivent offrir une expérience fluide à vos participants, que ce soit sur ordinateur ou sur mobile. Pensez à soigner chaque page : de l'accueil aux informations pratiques liées aux événements, en passant par la présentation de vos intervenants, sponsors et partenaires.

N'oubliez pas d'inclure des éléments comme le lieu de l'événement, le programme, les solutions d'hébergement et les différentes options d'inscription.

L'image de marque de votre entreprise se reflète à travers votre communication digitale. Que vous organisiez un événement en ligne, en présentiel ou en format hybride, votre site internet constitue la vitrine de votre organisation. Il doit guider vos invités vers l'action grâce à un contenu de qualité, des call-to-action bien placés et l'optimisation du parcours utilisateur.