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Nos 7 conseils pour la promotion de votre événement le Jour J

30 August 2018 | Temps de lecture : 9 min.
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En tant qu’organisateur d’événements, nous savons que vous êtes très (très très) occupé le jour-J. Pas facile de faire face aux imprévus, gérer votre équipe, réseauter avec les invités et vous assurer que tout est fait de la bonne manière au bon moment. C’est certain, promouvoir votre événement le jour J n’est pas chose aisée puisque vous avez déjà 1001 tâches à accomplir !

Et c’est pour cette raison que nous avons décidé de vous présenter 7 conseils pour vous permettre d’engager une plus large audience et de communiquer autour de votre événement le jour J.

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Premièrement : pourquoi la promotion de votre événement ? Voici une liste non exhaustive des objectifs qu’elle vous permettra d’atteindre :

#Hashtag #️⃣

Créez un hashtag dédié à votre événement. Ce dernier sera ainsi beaucoup plus facilement relayable et identifiable sur les réseaux sociaux.

Les avantages sont nombreux :

Trouver le hashtag parfait implique de se creuser un peu la tête. Les mots d’ordre ? Unique et représentatif votre événement. Voici quelques astuces pour choisir au mieux.

Asseyez-vous et lancez un petit brainstorming – on vous rappellera très prochainement les règles du parfait brainstorming – avec vos collègues préférés. Une fois votre liste d’idées établie, cherchez chaque hashtag sur Twitter, Facebook et Instagram. Et oui, si le hashtag de vos rêves était déjà pris, tout cela n’aurait servi à rien ! Pour vérifier, rien de plus simple : chez Eventdrive, on utilise hashtagify.

Choisissez donc un hashtag avec le moins de posts possible : il apportera un côté exclusif pour votre événement !

Il est important qu’il soit court et accrocheur, les invités seront beaucoup plus enclins à l’utiliser. D’autant plus que sur Twitter, le nombre de caractères est limité : plus votre hashtag est court, plus votre invité aura de la place pour s’exprimer.

Et enfin, on récupère un maximum de données, l’or noir de notre époque, grâce l’outil Keyhole : le thème ou l’intervenant qui a le plus fait réagir les invités, les heures de posts, les contenus positifs – on n’en doute pas – ou négatifs – on ne vous le souhaite pas, vous saurez tout tout tout.

Des exemples à suivre :

Pourquoi eux ? Car ils sont courts et uniques !

Et surtout, faites vivre votre hashtag ! Communiquez-le sur vos supports print ou pendant les transitions et utilisez-le également.

Ne passez pas à coté de tous nos mails d’invitations ! 

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Des jeux et des défis ??

Vous le savez, la gamification est une tendance qui se développe de plus en plus dans le cadre de formations, de visites de lieux ou d’événements. La motivation du jeu, différente de celle de l’apprentissage, permet aux individus de mieux enregistrer les informations qui leur sont transmises. Alors qu’est-ce que vous attendez ?! Organisez un mini-challenge le jour de votre événement avec la clef, une chouette récompense.

Pour cela, rien de plus simple, utilisez les outils que vous avez à votre disposition. Si vous utilisez Eventdrive, vous pouvez utiliser l’Instaphoto. Cette fonctionnalité permet aux participants de prendre des photos et de les publier sur le mur de l’événement. Les autres invités peuvent ainsi interagir en aimant ou en commentant les posts.

Allez, comme je suis sympa, je vous donne un exemple ! Lors de l’événement GBTA Masterclass, le manager a organisé deux challenges : la photo la plus likée à l’issue de la journée et l’invité le plus actif et engagé. Le taux de participation a atteint des records ! Vous pouvez consulter l’étude de cas ici !

Au-delà d’être plus engagés, vos invités pourront ainsi relayer votre événement sur les réseaux, mine de rien 😉

Les clefs d’un challenge qui marche ? Les voici :

Les vidéos en direct

Les vidéos en direct sont clairement un atout majeur pour la stratégie de promotion de vos événements. Selon les statistiques, elles sont 3 fois plus vues que les vidéos standard ! Vous pouvez d’ailleurs retrouver nos meilleurs conseils pour votre prochain live ! Une opportunité en or pour vous de créer attachement et visibilité 🙂

Ces vidéos vous permettent de :

Voici quelques exemples de live qui ont très bien fonctionné :

*La peur de rater quelque chose ou FOMO est une sorte d’anxiété sociale caractérisée par la peur constante de manquer une nouvelle importante ou un autre événement quelconque donnant une occasion d’interagir socialement – coucou Wikipedia !

Les photos ?

C’est bien connu, le bonheur est la seule chose qui se double quand on le partage. Alors partageons ! Et quel meilleur moyen que les photos ?!

Installez un photomaton dédié aux participants, avec un arrière-plan lié au thème de votre événement. Pour recevoir les photos, les invités devront entrer leurs adresses email – pas bête la guêpe, vous allez pouvoir agrandir votre base de données marketing. D’un point de vue plus expérientiel, le photomaton permet aux participants de créer des souvenirs palpables qu’ils pourront partager avec leurs amis, leurs collègues et potentiellement d’autres personnes intéressées par votre prochain événement.

Si vous mettez en place un photomaton, pensez à accorder le temps nécessaire aux invités pour s’y rendre. Et n’oubliez pas votre hashtag : il doit être bien visible à proximité de votre espace photo.

Snapez, tweetez, Instagramez…. ?

Notre monde est extrêmement connecté c’est un fait, nous passons en moyenne 5 heures par jour sur les réseaux sociaux ! Il est donc tout à fait logique que vos participants les utilisent tout au long de l’événement. Rejoignez-les sur Twitter, Instagram, Snapchat et Facebook : plus vous postez, plus votre événement est visible auprès de votre cible.

Petite touche fun : le géo-filtre Snapchat – attention si l’événement est majoritairement à destination des millenials. Votre événement sera ainsi naturellement promu auprès de l’ensemble des contacts de vos invités.

Et toujours, notre fameux hashtag 😉

L’influence ?

Le marketing d’influence est devenu primordial. Pourquoi donc ? Parce que ça marche ! Les gens font confiance aux recommandations de leur entourage et au bouche-à-oreille. Les blogs se multiplient, tout comme les lecteurs. Bien que les influenceurs lifestyle, culinaire ou mode soient les plus connus, il existe également de nombreux influenceurs spécialistes d’une thématique particulière, comme par exemple des médecins, des ingénieurs, des chercheurs, des avocats…

Dans le cas d’un symposium pharmaceutique par exemple, il est vivement recommandé de convier un professeur à l’aura internationale, très expert dans la thématique de la journée, qui saura mobiliser les pharmaciens et leur apporter le contenu qui les intéresse.

Conviez-les à construire le programme avec vous, à animer le fil rouge de la journée. Donnez-leur de l’importance, non seulement car ce sont des pointures dans leur domaine, mais aussi parce qu’ils vous permettront de recruter pour votre événement, de créer de l’interaction pendant la journée – la phase de questions / réponses est primordiale – et de graver l’événement dans les mémoires.

En conclusion, la communication des conférenciers à propos de l’événement sera fortement créateur de valeur, surtout s’ils sont influents et renommés dans leur milieu. Ces influenceurs impactent positivement la crédibilité et le degré d’expertise de votre événement, tout en participant à sa notoriété. C’est tout bénéf !

Vous voulez en savoir plus sur ces tendances ?

Nous serions heureux d’en discuter avec vous !

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Raconter ?

Le fait que l’événement soit terminé ne signifie pas que la promotion de celui-ci est terminée, surtout si vous organisez une édition future. 😉

Continuez de faire vivre votre événement en rédigeant, par exemple, un article de blog à la fin de votre événement. Il vous permettra de promouvoir l’événement qui vient de se dérouler mais aussi de constituer un résumé que vous pourrez communiquer par email à vos invités.

C’est toujours une bonne idée de :

Pour conclure

D’après une étude Mediakix, une personne satisfaite partage son expérience à 2-3 personnes alors qu’une personne insatisfaite la partagera à 8-10 personnes. D’où l’importance de l’expérience vécue par le participant !

Et voilà, c’est la fin de notre liste des 7 conseils pour promouvoir facilement votre événement le jour J. Quelles sont vos techniques à vous ? Faites-le nous savoir, nous serions ravis d’en discuter 🙂

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