52,9% des organisateurs d’événements utilisent les réseaux sociaux pour promouvoir leurs événements. Et vous, quels sont vos canaux préférés ?

Réaliser un événement canon c’est bien, faire en sorte qu’il soit connu, c’est mieux. Alors comment communiquer, sur quels canaux, avec quels formats ? Autant de questions qui trouveront leurs réponses dans cet article dédié à la communication événementielle. D’ailleurs, si vous souhaitez en savoir plus,  je vous invite à télécharger notre Guide Ultime de l’Organisateur d’Événements.

 

 

 

Attirer : les canaux à utiliser pour votre communication événementielle

 

Vaste question n’est-ce pas ? Si le site web et l’emailing apparaissent comme les plus naturels, ne vous limitez pas à ceux-là pour votre communication événementielle.

 

Les réseaux sociaux

 

Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram et autres… On ne démontre plus la force de portée de ces réseaux. Pour des événements externes, ils sont incontournables pour vous faire connaître. Twitter et Instagram sont également l’occasion de créer un hashtag dédié à votre événement.

C’est un bon moyen de créer une communauté mais aussi d’analyser la portée sociale de votre événement. Pensez également qu’à chaque réseau, son style de communication et son audience. On ne s’adresse pas à quelqu’un sur Twitter comme on le ferait sur LinkedIn. Travaillez votre ligne éditoriale pour chaque réseau et renseignez-vous sur les caractéristiques des posts : tailles des images, limite de caractères, adapté à la vidéo ou non…

 

Les médias

 

Vous ciblez une audience professionnelle consultant un média de référence de votre secteur ? Vous pouvez essayer d’obtenir un article ou une publicité dans cette publication pour donner encore plus de résonnance à votre événement. L’article apparaît également comme une preuve supplémentaire de la légitimité de votre rendez-vous.

En fonction de votre cible, n’hésitez pas à entrer en contact avec les supports médias. Ils pourront vous fournir des plaquettes sur leur audience, leur visibilité etc. Cela vous permettra de choisir les bonnes publications en adéquation avec votre public.

 

Les ambassadeurs

 

Votre événement réunit normalement de nombreuses personnes : sponsors, collaborateurs, intervenants, partenaires. Toutes ces personnes peuvent contribuer à l’effort de guerre en diffusant la bonne parole.

Aidez-les ! Fournissez-leur par exemple un kit de communication avec des visuels, des phrases pré-faites, des posts réseaux sociaux déjà définis, une signature de mail. Bref, facilitez-leur la vie pour les encourager à diffuser votre annonce.

 

 

 

Intéresser : la campagne d’emailing

 

L’email est le premier canal de communication événementielle, si votre événement n’est pas public. Il est donc nécessaire de le peaufiner et de respecter certaines règles. Retrouvez ici notre article sur les 10 règles à respecter lorsque vous préparez votre mail d’invitation.

 

L’email

 

Il est le premier point de contact avec vos participants. Vous devez donc respecter certains principes de base, même si la créativité est également de mise ! Un beau design, de la clarté et un bouton redirigeant vers un formulaire d’inscription sont des éléments décisifs pour amener les invités sur votre site : c’est le début du bonheur.

Si votre email est beau, c’est bien. Si votre email est ouvert, c’est mieux. En effet, n’oubliez pas que le but premier d’un email est d’être vu, ouvert et lu. Le choix de l’accroche dans l’objet va donc déjà être un premier pas vers la réussite.

Vous devez également vous demander quand faire partir vos emails*. Les taux d’ouverture les plus importants ont lieu le mardi (27% d’ouverture en moyenne) et le mercredi matin (35% d’ouverture en moyenne). En complément, la même étude dégage deux moments clés pour l’envoi des emails : 10h et entre 15h et 16h. En bref, si vous voulez maximiser vos chances d’être lu, envoyez vos invitations le mardi ou le mercredi, aux horaires indiqués précédemment.

Le corps de texte de votre mail doit en dire suffisamment pour susciter l’intérêt mais également conserver une part de mystère pour inciter à se rendre sur votre site. À la fin, réfléchissez donc bien à votre CTA et mettez-le suffisamment en valeur pour attirer les clics.

Vous souhaitez maximiser le taux d’ouverture de vos emails ? Retrouvez notre article sur l’objet d’email parfait ici.

* Selon une étude Sendinblue de 2017, Quel est le meilleur moment pour envoyer vos vos newsletters ?

 

La fréquence

 

Vous avez créé un super email d’invitation, bravo ! Maintenant, il va falloir faire en sorte que vos invités ne vous oublient pas. On ne va donc pas se limiter à un seul email : vous allez créer une véritable campagne. Vous pouvez déjà en envoyer un autre avant la fin de la date d’inscription officielle pour tenter de récupérer éventuellement les non-inscrits. En fonction de votre scénario vous pouvez prévoir toute une série d’emails sous forme de compte à rebours pour faire monter la température. Si vous deviez suivre une timeline précise, voici ce que l’on vous recommande :

 

 

Les informations à ne pas oublier

Pour le dernier mail juste avant l’événement sous forme d’ultime rappel, n’oubliez pas d’inclure dans ce dernier, toutes les informations pertinentes :

• Date
• Lieu
• Heure de début et de fin
• Plan d’accès
• Programme
• Badge d’accès.

 

Convertir : un site web dédié

 

Globalement, le web est toujours une bonne idée quand on parle de communication événementielle. Encore faut-il avoir quelque chose à présenter. Qu’il s’agisse d’une page à part accessible depuis votre site ou de la création d’un site dédié, il doit rassembler toutes les informations utiles… tout en donnant envie à vos invités de se rendre à votre événement.

 

Faire rêver

 

Si votre site doit être créé en premier, c’est parce qu’il sera présent dans les mails d’invitation que vous allez envoyer. Il s’agit donc du deuxième point de contact avec votre participant. N’oubliez pas que vous cherchez à faire vivre une expérience canon à vos invités donc soignez cet outil.

Il doit être fluide et cohérent tout en donnant un aperçu de ce qui attend vos invités… Mais n’en dites pas trop non plus. Faites jouer le côté teasing et maintenez le suspens.

D’ailleurs, si vous souhaitez bénéficier de nos conseils pour créer le site d’inscription idéal, c’est dans cet article !

 

Récupérer des données

 

Le formulaire d’inscription de votre site est le moyen rêvé de récupérer de la data fiable sur vos participants. Les invités, en remplissant votre formulaire, vous fournissent des informations de leur plein gré. Si vous invitez des prospects, c’est le moment également de récupérer des informations supplémentaires sur ce qu’ils attendent ou sur leurs habitudes pour enrichir votre connaissance client.

Vous organisez un événement interne ? C’est l’occasion d’en savoir plus sur les attentes de vos collaborateurs quant à ce type d’événements.

Toutes les clefs pour concocter le parfait formulaire d’inscription sont par ici !

 

Se simplifier la vie

 

Le site internet est un incontournable puisqu’il vous permet de suivre en temps réel votre nombre d’invités, leur statut et d’anticiper la logistique (comme le nombre de repas par exemple).

Il vous donne également un premier aperçu des ateliers et conférences les plus attendus grâce au nombre d’inscriptions pour chacun de ces temps forts.

 

La simplification est poussée à son paroxysme lorsque vous vous servez d’une plateforme pour créer et gérer votre site internet. Vous pourrez au sein de la solution concevoir le template, créer tous les contenus nécessaires et le mettre en ligne rapidement sans avoir besoin de passer par un développeur par exemple. C’est au sein de cet outil également que toute la donnée récupérée sera centralisée et actualisée en temps réel.

Vous souhaitez en savoir plus et booster votre communication événementielle ? Téléchargez notre livre blanc sur les plateformes de gestion d’événements !