Tout devient beaucoup plus simple lorsque nous avons une vision claire de l'ensemble des tâches à réaliser pour un projet. Si les astronautes parviennent à réaliser des missions aussi pointues sans mettre en danger ni leur vie ni celles des autres, c'est essentiellement grâce au nombre interminable de checklists qu'ils ont à remplir pour chacune de leurs tâches. Alors non, ni les leurs, ni les nôtres, Event Managers, ne sont des tâches faciles. Mais en optimisant votre organisation, notamment en ayant toutes les étapes sous les yeux, vous gagnez en efficacité et en performances sur la création de vos événements hybrides !
La Master Hybrid Event Checklist est là pour vous rappeler les essentiels de l’organisation de votre événement hybride avec votre EMS. Utilisez-la sans modération !
Master Hybrid Event List
Voici toutes les étapes majeures à ne surtout pas oublier lors de l'organisation de votre événement hybride. Cochez bien chaque étape [...] !
- Créer le site de l’événement [...]
- Créer les formulaires d’inscription [...]
- Créer votre liste d’invités [...]
- Créer les badges avec QR Code [...]
- Programmer la campagne de communication [...]
- Ajouter les badges dans les emails de confirmation [...]
- Programmer les emails de relance [...]
- Prévoir le lieu de l’événement [...]
- Prévoir le traiteur [...]
- Définir le plan d’accès [...]
- Définir la zone de check-in [...]
- Préparer les goodies pour les participants sur place [...]
- Envoyer les goodies aux participants à distance [...]
- Préparer les vidéos à diffuser en live [...]
- Préparer les services interactifs [...]
- Configurer l’application mobile [...]
- Préparer les speakers sur place et en ligne [...]
- Tester le matériel et la connexion [...]
- Envoyer un lien de test de pré-appel aux participants en ligne [...]
- Répéter l’événement [...]
Cette Master Checklist est un très bon outil en lui-même et vous empêche d'oublier certaines étapes indispensables à la réussite de vos événements. Mais si vous souhaitez aller davantage dans les détails, téléchargez notre Checklist complète et exhaustive pour créer vos événements hybrides avec votre EMS !
Je télécharge la checklist complète
Il existe évidemment d'autres outils pour vous aider à vous organiser et à optimiser votre travail, comme les templates par exemple. Et si vous êtes à la recherche d'inspiration pour vos prochains événement hybrides, nous avons quelques idées pour vous aider à les dynamiser !
Vous avez à présent de nombreux outils pour vous permettre d'organiser des événements hybrides performants. Qu'attendez-vous ?
