Eventdrive

5 erreurs à ne pas commettre lors de l’organisation d’un événement virtuel ou hybride

21 August 2020 | Temps de lecture : 6 min.
5-erreurs-a-ne-pas-commettre-lors-de-lorganisation-dun-evenement-virtuel-ou-hybride-blog

Organiser un événement virtuel ou hybride peut paraître simple, mais détrompez-vous, la mission peut être périlleuse ! Pour vous éviter d’aller droit dans le panneau et vous aider à organiser un événement qui marquera les esprits, Eventdrive vous met en garde contre les 5 erreurs à ne surtout pas commettre si l’on veut s’engager sur la route du succès.


1. Ne pas utiliser une bonne plateforme pour l’organisation de votre événement virtuel

Même si les fondations restent les mêmes, l’organisation d’un événement virtuel est complètement différente d’un événement physique.

C’est pour cette raison qu’il est important de prendre le temps de choisir un bon logiciel événementiel qui pourra vous aider à mener votre mission à bien. Croire que vous pouvez associer plusieurs outils différents pour assurer organisation, interactivité, collaboration entre les participants et une retransmission fluide est la première erreur que vous pourriez faire !

En choisissant Eventdrive par exemple, vous faites le choix de la sécurité. Sa fonctionnalité Event Live permet la diffusion de vos événements virtuels et hybrides en live streaming. Notre outil est performant et assure une diffusion sans décrochage à votre audience, ou qu’elle se trouve dans le monde ! Le plus ? Pas besoin d’outil supplémentaire pour faire de votre événement virtuel un succès puisque tout est déjà intégré à notre solution ! 

Bien évidemment, notre formule de transmission est entièrement sécurisée et il est possible d’enregistrer votre événement pour le transmettre aux participants qui souhaiteraient le revoir ! Enfin, atout non négligeable, toutes nos données sont centralisées. Tous les événements sont regroupés sur une seule et même plateforme, ce qui permet la synchronisation des données en temps réel. On évite ainsi la redondance des tâches, le risque d’erreur ou pire, la perte de données !

Grâce à Eventdrive, vous organisez un événement virtuel ou hybride de qualité, augmentez votre productivité et optimisez votre retour sur investissement pour les futurs événements.


Vous souhaitez savoir comment créer un événement virtuel de A à Z ? Il y a tout à savoir dans ce guide !

Téléchargez le guide


2. Ne pas faire de test avant le grand jour

L’événementiel est un secteur ou les imprévus sont monnaie courante. Pour en limiter les effets, il est essentiel d’anticiper tout ce qui pourrait arriver. Ce mantra est encore plus vrai pour les événements virtuels.

Avant le jour J, il est fortement recommandé de faire une phase de test. Pendant cette période, vous pourrez multiplier les essais techniques afin de vous assurer que tout fonctionne correctement.

En priorité, testez votre connexion internet ! Pendant votre événement virtuel, il est important que votre connexion soit bien stable et fluide pour que vos participants aient la meilleure expérience possible.

Profitez de cette phase de tests pour apprendre à bien manier les différentes fonctionnalités du logiciel que vous utiliserez.  Savez-vous comment activer le chat ? Pouvez-vous lancer l’outil de sondage en quelques secondes seulement ? C’est votre rôle de bien manier les différentes présentations pour proposer la meilleure solution qui répondra aux attentes de chacun.

N’oubliez pas de bien vérifier la luminosité de votre pièce (attention au contre-jour !), la position de votre caméra, la qualité de votre arrière-plan et surtout, assurez-vous qu’il n’y a aucune nuisance sonore qui pourrait gâcher la qualité d’écoute de vos participants.


3. Limiter l’interaction entre les participants

Ce n’est pas parce qu’un événement a lieu de manière virtuelle qu’il faut limiter les contacts entre les participants. Bien au contraire ! La crise sanitaire qui a touché le monde ces derniers mois a montré qu’il fallait mettre en place la distanciation sociale, les événements virtuels sont le meilleur moyen de montrer qu’il y a d’autres manières d’échanger avec des collègues.

N’oubliez pas de mettre en place des ateliers en mélangeant votre public pour favoriser les échanges. Si votre événement a lieu à l’international, nous vous conseillons de mixer les nationalités. Le choc des cultures peut produire de très beaux résultats !


4. Privilégier la partie en présentiel en dépit du virtuel, ou inversement

Dans le cas d’un événement hybride, il est important que les invités qui participent à l’événement à distance bénéficient de la même expérience que ceux qui sont sur place.

Si vos participants sur place ont la possibilité de poser des questions à vos intervenants, il faut que les invités qui suivent l’événement à distance aient le même droit ! N’oubliez donc pas d’activer la fonctionnalité Q&A qui est très efficace et qui permet aux audiences virtuelles et en présentiel de s’exprimer.

Inversement, si vous mettez en place un nuage de mots, en utilisant la fonctionnalité Eventdrive, pour connaître l’état d’esprit de votre audience, vous devez en permettre l’accès facile à vos auditeurs qui se trouvent sur place. Les participants en virtuel pourront participer en deux ou trois clics seulement. Il ne faut donc pas hésiter à pousser les personnes sur place à sortir leur smartphone !


5. Se contenter d’une présentation PowerPoint

Il y a 10 ans, les présentations PowerPoint pouvaient faire rêver. Malheureusement, même si elles restent bien pratiques et faciles à créer, elles ne provoquent plus l’effet « waouh » qu’on attend. 

Lorsque vous organisez un événement virtuel, il faut que vous gardiez en tête que vos invités s’attendent à vivre une réelle expérience. Les invitations à toutes sortes de webinaires et autres événements en ligne se multiplient. Il est donc essentiel de se démarquer pour marquer les esprits. 

N’hésitez pas à vous creuser la tête pour faire passer votre message d’une autre manière. Le contenu écrit, c’est bien, mais ce n’est pas ça qui va convertir vos participants.

Vous organisez un événement pour une entreprise alimentaire, pourquoi ne pas mettre en place un cours de cuisine à distance ? Au contraire, vos clients sont dans le domaine de la santé, place au sport avec la mise en place d’une séance de groupe à distance ! Pour faire passer votre message, vous pouvez soit utiliser votre animateur, qui sera chargé de le transmettre au cours de la séance, ou faire une petite introduction, un peu plus carrée, pour lancer le sujet et interagir avec les participants.



Ne croyez pas que l’organisation d’un événement virtuel ou hybride est plus simple, car les contraintes logistiques sont plus faibles. Et surtout, ne faites pas l’erreur de foncer tête baissée, sans réfléchir à une manière de vous marquer les esprits. L’objectif n’est plus seulement de vous démarquer de vos concurrents, mais bien de transporter votre audience dans une autre dimension, pour qu’ils aient l’impression de quitter leur salon pour aller là où vous les emmenez !

Partagez cet article sur les réseaux sociaux !

Découvrez d'autres articles

Suivez notre blog événementiel

Tenez-vous au courant des dernières nouveautés et astuces en événementiel.