Les Event Managers le savent, engager et susciter la curiosité de son audience pour promouvoir son événement n’est pas chose facile… Pourtant, une communication originale et réfléchie peut créer un véritable effet FOMO (Fear of missing out, ou Peur de manquer quelque chose en français).
Pour vous donner de l’inspiration, voici une liste non exhaustive de 24 idées qui vous aideront à communiquer sur votre événement (24 comme le jour du réveillon de Noël... Coïncidence ? On ne croît pas. 🎁)
1. Créer un site événementiel
Entièrement consacré à votre événement, votre site événementiel vous permet de le promouvoir en un même endroit (le lieu, la date, l'heure, les thématiques abordées, les modalités de participation...). Du design au contenu, en passant par le formulaire d’inscription, créez un site événementiel personnalisé et faites vivre l’événement avant même qu’il ait commencé !
2. Communiquer sur les réseaux internes
Parce que créer un événement implique de partager la bonne nouvelle avec ses collaborateurs, vous serez amenés à communiquer sur les réseaux internes de l’entreprise. Par email, sur Slack, sur l’Intranet ou même autour d’un café, donnez-leur envie d’être ambassadeurs de l’événement : ils sont les premiers à convaincre !
3. Ajouter l'événement sur le site vitrine
Le site vitrine est le catalogue de vos événements. Référencez chacun d’eux sur ce site afin de donner aux visiteurs une vision d’ensemble sur les rassemblements que vous organisez. Donnez-leur également la possibilité de pouvoir filtrer les événements par mots- clés, date et/ou lieu en fonction de leurs intérêts. Une fois un événement spécifique sélectionné, ils pourront être redirigés sur le site événementiel dédié pour plus d’informations ou pour s’y inscrire.
4. Utiliser les shortlinks
Réduire la longueur des URL n’est pas la première chose qu’un event planner pense à faire pour promouvoir son événement. Pourtant, sans parler du fait qu’ils sont déjà plus digestes visuellement parlant, ils sont aussi plus facilement communicables et mémorisables, à l’écrit comme à l’oral. Personnaliser son URL peut s’avérer aussi très pratique lorsque l’on sait que certains réseaux sociaux comme Twitter limitent le nombre de caractères par message. Pensez-y !
5. Envoyer une invitation attractive
Le mail d’invitation est généralement l’étape qui génèrera les premiers inscrits : il peut rassurer (“Wow, tant que ça ! 😍”) tout comme il peut inquiéter (“Wow, que ça… 😥”). Ainsi, en plus de respecter la règle des 3C que nous venons d’inventer (Clair, Concis, Catchy) : assurez-vous que votre invitation comporte bien toutes les informations pratiques, que l’objet de l’e-mail soit attractif et que l’heure d’envoi soit pertinente !
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6. Ajouter l'event dans la newsletter interne
La newsletter interne est un bon moyen de diffuser l’événement auprès de vos équipes. Grâce à elle, soyez sûrs d’atteindre tous vos collaborateurs en un rien de temps ! Pas besoin d’en faire des tonnes : assurez-vous simplement de mettre les informations pratiques pour que vos équipes puissent rapidement communiquer les infos à leurs plus fidèles clients.
7. Faire un Save the date
Pourquoi créer un Save the date est-il un élément phare dans votre communication ? Tout simplement parce qu’il a pour objectif d’informer (ou réinformer) de la date de votre événement afin que vos invités puissent l’intégrer dans leur agenda. Il doit en général être accompagné d’un effet teaser (annoncer, par exemple, la présence d’un speaker de renom) pour créer cet effet FOMO, dont nous parlions en début d’article, et inciter l’invité à bloquer sa journée.
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8. Faire des collaborateurs des ambassadeurs
Une fois que vous aurez envoyé un mail qui cartonne dans la newsletter interne et un Save the Date qui déchire, vos collaborateurs n’auront qu’une hâte : promouvoir l’événement à leur tour sur leurs réseaux sociaux et auprès de leurs clients. Cette étape est importante : vous ne devez pas partir seul à la conquête d’inscriptions, mais avec tout votre équipage. En promouvant l’événement à plusieurs, vous décuplez vos forces, et donc le taux d’inscription !
9. Utiliser les SMS
Faites entrer vos événements dans l’ère du mobile en intégrant les SMS dans votre communication événementielle. Que ce soit pour envoyer vos invitations, pour rappeler des informations relatives à votre événement ou pour communiquer avec les participants pendant et après le jour J, le texto est le levier idéal pour atteindre votre audience de manière instantanée.
10. Mettre en avant un sujet phare
Garder le mystère, c’est bien, mais si vous ne mettez pas un peu l’eau à la bouche, il est peu probable que votre audience accorde du temps à votre événement… Ainsi, le teasing est un bon moyen de susciter la curiosité et l’impatience de vos invités. Il peut prendre bien des formes : visuels intrigants relatifs au lieu de l’événement, courtes vidéos d’interviews ou sur les coulisses de l’organisation, rébus et/ou devinettes sur la programmation… C’est le moment d’être créatif !
11. Utiliser le storytelling
Raconter son événement est un bon moyen de capter l’attention de son audience. Le storytelling va en effet vous permettre de créer un lien émotionnel entre vos invités et l’événement, mais surtout de créer un fil conducteur et une cohérence lorsque vous communiquerez sur votre projet. Si vous cherchez le support idéal pour se faire, le format vidéo est un bon levier pour convaincre, provoquer des émotions et créer une identité propre à votre événement.
12. Utiliser la vidéo
Les vidéos sur les réseaux sociaux génèrent 1200% de partages de plus que les contenus avec du texte et des images combinés. En plus d’offrir une meilleure visibilité, le format vidéo est généralement l’un des formats les plus engageants, avec un contenu plus facilement mémorisable. N’hésitez donc pas à privilégier la vidéo si vous souhaitez promouvoir votre événement sur les réseaux sociaux, d’autant plus si vous souhaitez storyteller votre communication.
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13. Envoyer un kit de promotion aux partenaires
Les sponsors tout comme les exposants investissent de l’argent dans votre événement. C’est pourquoi ils ont tout autant intérêt que vous à le promouvoir. S’ils ne le font pas, c’est simplement par manque de temps et/ou de moyens. Ainsi, donnez-leur tous les outils nécessaires pour communiquer simplement et efficacement sur votre événement (textes, visuels, best practices, informations pratiques,...).
14. Se servir des hashtags
Les hashtags sont de plus en plus utilisés dans le secteur de l’événementiel, que ce soit pour fédérer (créer une communauté autour de votre hashtag) ou interagir (favoriser les échanges en ligne entre les participants). Le jour J, vous pouvez également utiliser les hashtags pour créer un fil d’actualité en temps réel et informer vos participants sur une thématique précise liée à votre événement (avec Eventdrive, c’est possible !).
15. Distribuer des goodies
Offrir des goodies personnalisés aux participants le jour de l’événement est une bonne manière de marquer durablement les esprits et augmenter la visibilité de votre événement. Non seulement ces goodies renforceront l’expérience participant le jour J, mais ils participeront également à la construction de votre image de marque. Pensez également à choisir les bons goodies en fonction de votre audience et de la période à laquelle se déroulera votre événement.
Top 10 des meilleurs goodies pour vos événements hybrides
16. Mettre en avant un speaker de renom
Avec l’essor des formats virtuels et hybrides depuis la crise sanitaire, il est plus simple de faire intervenir à son événement des speakers qui bénéficient d’une certaine notoriété. Ils n’ont en effet pas nécessairement besoin de se déplacer et peuvent ainsi se montrer plus flexibles au niveau des horaires d’intervention. Choisir une célébrité comme intervenant augmentera sûrement, et votre taux d’inscription, et votre taux de participation !
17. Faire appel aux influenceurs
Le marketing d’influence prend toujours un peu plus d’ampleur au sein des stratégies d’entreprise. Pourquoi ? Parce que les influenceurs disposent d’une communauté généralement importante et engagée, qui peut amener un flux non négligeable de participants (et donc clients potentiels). En dehors des influenceurs lifestyle ou mode qui sont majoritairement les plus connus, le secteur de l’Event tech aussi possède ses leaders d’opinion. Soyez convaincant et dites-leur clairement ce qu’ils retireront de leur présence à votre événement, que ce soit pour eux ou que ce soit pour vous.
18. Programmer des campagnes de relance
Un Français reçoit en moyenne 39 mails par jour : un nombre suffisant pour noyer dans la masse votre email d’invitation ! Face à des contacts sur-sollicités, programmez des campagnes de relance afin de vous assurer que vos invités n’aient pas omis l’existence de votre événement. Teasing sur un sujet phare, annonce d’un speaker de renom, e-mail de compte à rebours… N’hésitez pas à relancer plusieurs fois avec du contenu différent mais impactant. Vous serez alors certains de rester dans les esprits jusqu’au jour J !
19. Créer une application événementielle
Les applications événementielles vous permettent de centraliser toutes les informations liées à l’événement en un seul et même endroit. Que ce soit pour partager de l’information avant le jour J, créer de l’interactivité et favoriser le networking pendant l’événement, ou même remercier et envoyer un questionnaire de satisfaction après la manifestation, une application événementielle peut présenter une pléthore de fonctionnalités qui maximiseront l’expérience de vos participants. Vous pourrez même modifier le design de l’app aux couleurs de votre entreprise !
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20. Mettre en place des notifications push
Pour rappel, les notifications push sont des messages envoyés aux participants via une application préalablement installée par ce dernier sur son smartphone ou sa tablette. Cette fonctionnalité vous sera particulièrement utile pour envoyer des rappels aux inscrits ou pour communiquer en temps réel avec vos participants le jour J.
21. Créer une galerie photo
Rendez votre événement mémorable en créant une galerie photo le jour de l’événement. Vos participants pourront ainsi prendre des photos depuis l’application mobile pour se créer des souvenirs et les partager sur le fil d’actualité de l’événement. De quoi créer de l’engagement et de l’interaction le jour J, les deux objectifs ultimes pour un event planner !
22. Activer ses réseaux sociaux
Bien évidemment, les réseaux sociaux représentent des leviers incontournables pour promouvoir votre event et générer des inscriptions. Partagez du contenu visuel et engageant, créez un hashtag autour de l’événement, utilisez sans modération les live et les stories… Mais toujours de manière réfléchie ! Communiquez uniquement sur les réseaux sociaux adaptés à votre cible et à vos objectifs.
23. Créer un badge percutant
Créez des badges impactants, nominatifs et personnalisés pour vos inscrits. En plus de renforcer votre identité de marque et simplifier les interactions le jour J, vous pourrez également faciliter l’émargement de vos participants grâce au QR code unique inscrit sur le badge de chaque invité. De quoi vous faire gagner un temps précieux !
24. Ajouter un countdown sur son site web
“Oh non, il ne me reste plus que deux jours pour m’inscrire à l’événement !”.
C’est sûrement ce que se diront vos invités lorsqu’ils verront ce super compte à rebours que vous aurez mis en place sur votre site internet. Ni une ni deux, les chiffres qui défileront à toute allure installeront un sentiment d’urgence et inciteront ces derniers à s’inscrire avant qu’il ne soit trop tard. Malin le lynx ! 😼
Comme Fortnite, vous pouvez aussi créer un mystère autour du compte à rebours en suscitant l’intérêt de vos invités sur un contenu, une thématique ou un invité surprise. La curiosité, un vilain défaut ? Non, pas pour nous !
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En activant ces différents leviers pour communiquer sur votre événement, il est désormais peu probable que vos invités passent à côté de votre invitation !
Ces 24 idées ont pu vous inspirer pour la promotion de vos prochaines manifestations ? Dans ce cas, nous avons réussi notre mission !
