Choisir son application événementielle

L'application avait coûté cher et pris des semaines à préparer. À la fin de la convention, à peine un tiers des participants l'avaient téléchargée, et la plupart ne l'avaient ouverte qu'une fois, pour consulter le programme. L'histoire est fréquente : une application événementielle ne vaut que par son usage, et l'usage dépend de choix faits bien avant l'événement.

L'application n'est qu'une brique d'un logiciel événementiel : pour voir comment elle s'articule avec l'inscription, l'accueil ou le reporting, parcourez l'ensemble des modules d'un outil de gestion d'événements. Trois questions guident le choix : une application est-elle utile, quel type choisir et quelles fonctions activer pour qu'elle soit réellement adoptée.

Quand une application événementielle est-elle utile ?

Une application événementielle devient utile dès que le participant a besoin d'information en temps réel ou d'interagir pendant l'événement. Pour une réunion de deux heures dans une seule salle, un e-mail de confirmation suffit. Pour une convention de deux jours avec des ateliers, des changements de salle et des votes en plénière, l'application devient le compagnon du participant.

Quelques repères pour décider :

• Durée : au-delà d'une demi-journée de programme, le participant a besoin de son planning à portée de main.
• Sessions parallèles : dès qu'il y a des ateliers au choix, l'agenda personnel évite les erreurs de salle.
• Interactivité : votes, questions aux intervenants, quiz nécessitent un support sur le téléphone.
• Networking : quand les rencontres entre participants sont un objectif de l'événement.
• Logistique : pour un séminaire avec transport et hébergement, l'application sert de carnet de voyage.

Application native ou application web : que choisir ?

Pour la plupart des événements d'entreprise, une application web, ouverte par un simple lien, suffit et évite l'obstacle du téléchargement. Une application native, installée depuis les stores, se justifie quand l'entreprise organise des événements toute l'année et veut un point de contact durable avec ses participants.

Le vrai choix porte souvent moins sur la technologie que sur le périmètre. Une application par événement oblige le participant à télécharger une nouvelle application à chaque fois. Une application multi-événements à la marque de l'entreprise, comme celle que propose Eventdrive, regroupe tous ses événements, passés, en cours et à venir : le collaborateur ou le client l'installe une fois et la retrouve à chaque rendez-vous.

Quelles fonctions activer dans une application événementielle ?

Les fonctions utiles sont celles qui répondent à une question que le participant se pose vraiment pendant l'événement : où dois-je aller, que se passe-t-il maintenant, avec qui puis-je parler. Activer tout ce qui existe surcharge l'application et dilue l'usage.

Les fonctions qui font la différence :

• Agenda personnel : ses ateliers, les plénières, ses rendez-vous, avec ajout à l'agenda du téléphone.
• Notifications : changement de salle, début d'une session, message de l'organisateur.
• Interactivité : questions aux intervenants avec modération, votes, quiz avec podium, nuage de mots.
• Networking : annuaire des participants, demandes de rendez-vous acceptées ou refusées, ajout aux deux agendas.
• Informations pratiques : plan du lieu, documents des intervenants, contacts.
• Enquêtes : une enquête courte à la fin de chaque session, qui obtient bien plus de réponses qu'un questionnaire envoyé une semaine après.

Toutes ces interactions produisent des données : qui a posé une question sur quel sujet, qui a voté, qui a demandé un rendez-vous. Bien exploitées, elles viennent enrichir l'historique de chaque participant d'un événement à l'autre.

Comment faire adopter l'application par les participants ?

Une application est adoptée quand elle devient indispensable dès le début de l'événement. Le participant doit y trouver une information qu'il ne trouvera nulle part ailleurs, et y accéder sans effort.

Les leviers qui fonctionnent :

1. Annoncer l'application tôt, dans la confirmation d'inscription et les rappels, avec un lien direct.
2. Supprimer la connexion : un lien personnel ou le SSO de l'entreprise, plutôt qu'un compte à créer.
3. Mettre le programme personnel uniquement dans l'application, plutôt que dans un PDF.
4. Faire utiliser l'application dès la plénière d'ouverture, avec un premier vote ou un quiz projeté à l'écran.
5. Envoyer les notifications utiles, et seulement celles-là.

Quels critères pour choisir une application événementielle ?

L'application n'est pas un produit isolé : elle doit partager la même base de participants que l'inscription en ligne, l'accueil avec badge et émargement, la gestion de l'hébergement et le reporting. Une application d'un autre fournisseur oblige à importer les inscrits, à resynchroniser les changements et à réconcilier les données après l'événement.

Les points à vérifier avant de choisir :

• Intégration : l'application est-elle alimentée directement par l'outil d'inscription ?
• Marque blanche : peut-elle porter le nom et les couleurs de l'entreprise ?
• Multi-événements : peut-on y retrouver tous les événements de l'année ?
• Mise à jour : un changement de programme est-il visible immédiatement, sans republier l'application ?
• Modération : l'organisateur peut-il filtrer les questions et les contenus avant affichage ?

Questions fréquentes

Une application utile plutôt qu'une application complète

La bonne application événementielle n'est pas celle qui a le plus de fonctions, mais celle que les participants ouvrent spontanément. Choisissez-la reliée au reste de votre outil, à votre marque, sans compte à créer, et activez seulement les fonctions qui répondent aux questions de vos participants.

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• Un formulaire d'inscription qui prépare l'accueil
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