Pour les organisations qui gèrent des événements internes, séminaires de direction, conventions d'équipe ou programmes de formation, l'intégration entre la plateforme événementielle et le SI est l'une des connexions les plus impactantes sur la qualité opérationnelle. Elle supprime la saisie manuelle des données collaborateurs à chaque événement, garantit l'alignement entre les listes de participants et le référentiel RH officiel, et permet une segmentation précise des communications par entité, BU ou niveau hiérarchique. Pour comprendre l'ensemble des intégrations disponibles sur une plateforme événementielle d'entreprise, consultez notre guide complet sur l'intégration d'une plateforme événementielle.
Pourquoi connecter sa plateforme événementielle à son SIRH ?
Les événements internes d'une organisation mobilisent des données sur les collaborateurs que le SIRH contient déjà : nom, prénom, email professionnel, direction, entité juridique, poste, site géographique, niveau hiérarchique. Sans intégration, ces données sont ressaisies manuellement dans la plateforme événementielle à chaque événement organisé, avec les risques d'erreur et les délais que cela implique. La connexion SIRH résout ce problème en alimentant automatiquement la plateforme événementielle à partir du référentiel RH officiel. Les formulaires d'inscription sont préremplis pour les collaborateurs identifiés. Les listes d'invitation sont construites par segment RH (une direction, un site, un grade) sans extraction manuelle. Les données d'inscription sont à jour en temps réel si un collaborateur change de poste ou quitte l'organisation entre l'ouverture des inscriptions et la date de l'événement. Cette synchronisation réduit la charge opérationnelle des équipes événementielles et améliore la qualité des données collectées sur chaque événement interne.
Quelles données faire circuler entre le SIRH et la plateforme événementielle ?
L'intégration SIRH fonctionne dans deux sens. Du SIRH vers la plateforme événementielle, les données utiles sont les informations d'identité des collaborateurs (nom, prénom, email professionnel), leur rattachement organisationnel (direction, BU, entité, site), leur poste et niveau hiérarchique, et leur statut actif ou inactif (pour s'assurer qu'un collaborateur parti n'est plus invité ni relancé). De la plateforme événementielle vers le SIRH, les données utiles sont les participations effectives à chaque événement (présences et absences), les modules de formation complétés avec les scores obtenus, et les évaluations post-formation qui alimentent les dossiers RH et les entretiens annuels. Ce retour de données vers le SIRH est la dimension souvent négligée de l'intégration : il est pourtant central pour les organisations qui utilisent les événements internes comme levier de développement des compétences et qui doivent en tracer la réalité dans le dossier RH de chaque collaborateur.
| Sens du flux | Données concernées | Bénéfice opérationnel |
|---|---|---|
| SIRH → Plateforme événementielle | Identité, rattachement organisationnel, poste, statut actif | Préremplissage des inscriptions, segmentation des invitations, mise à jour automatique des listes |
| Plateforme événementielle → SIRH | Participations effectives, formations complétées, scores, évaluations | Alimentation des dossiers RH, traçabilité des formations, préparation des entretiens annuels |
Comment mettre en œuvre l'intégration SIRH dans la pratique ?
La mise en œuvre d'une intégration SIRH suit quatre étapes structurantes. La première est la cartographie des données : identifier précisément quels champs du SIRH doivent alimenter quels champs de la plateforme événementielle, et dans quel sens. Cette cartographie doit être validée avec l'équipe RH et l'équipe IT pour s'assurer de la conformité RGPD des transferts de données envisagés. La deuxième étape est le choix du mode de connexion : intégration native si la plateforme événementielle propose un connecteur préconfiguré pour le SIRH utilisé (Workday, SAP SuccessFactors, Lucca, Silae, etc.), ou intégration par API si le SIRH est une solution propriétaire ou moins courante. La troisième étape est la définition des règles de synchronisation : fréquence (temps réel, quotidienne, hebdomadaire), règles de gestion des conflits (que faire si le nom d'un collaborateur est modifié dans le SIRH après son inscription à un événement ?), et périmètre des entités concernées. La quatrième étape est la validation en conditions réelles sur un événement test avant généralisation.
Les SIRH les plus fréquemment intégrés
- Workday : via API REST, synchronisation des profils collaborateurs et remontée des formations complétées vers les dossiers RH.
- SAP SuccessFactors : intégration native disponible chez certaines plateformes événementielles ; API OData pour les connexions sur mesure.
- Lucca : connecteur API disponible, particulièrement utilisé par les entreprises françaises de taille intermédiaire.
- Silae, Cegid, ADP : intégration par API avec mapping personnalisé selon la structure de données de chaque instance.
Les bénéfices concrets pour les équipes RH et événementielles
Pour les équipes RH, l'intégration SIRH transforme la plateforme événementielle en prolongement naturel du système de gestion des compétences : les participations aux formations et aux événements internes sont tracées automatiquement, sans ressaisie, et alimentent les dossiers individuels dans le SIRH. Les entretiens annuels intègrent des données fiables sur les formations suivies et les événements auxquels le collaborateur a participé. Pour les équipes événementielles, la suppression de la saisie manuelle des données collaborateurs représente un gain de temps significatif sur chaque événement interne, et la segmentation précise par entité ou direction devient possible en quelques clics. La qualité des données de présence s'améliore car la liste des participants est construite à partir du référentiel RH officiel, et non d'un export Excel retravaillé manuellement.
Eventdrive propose une intégration SIRH bidirectionnelle avec les principaux outils du marché, configurable par les équipes événementielles via une interface de mapping visuel. Planifiez une démo pour voir comment connecter votre SIRH à Eventdrive et configurer les flux de données adaptés à votre organisation.
Pour aller plus loin sur les intégrations disponibles, consultez notre article sur l'intégration CRM d'une plateforme événementielle et notre guide sur le protocole MCP pour le pilotage depuis l'IA d'entreprise.