Pourquoi certains de vos événements restent-ils invisibles ?

Chez Eventdrive, nous échangeons régulièrement avec des responsables communication interne, RH et événementiel de grandes organisations. Et une question revient souvent : comment donner de la visibilité à l'ensemble des événements organisés au sein de l'entreprise ?

Dans les grands groupes, les événements sont souvent portés par différentes équipes ou filiales. Chacune communique auprès de son propre réseau, avec ses propres outils et ses propres canaux. Dans ce contexte, il peut être difficile pour les collaborateurs d'avoir une vision globale des événements qui leur sont accessibles.

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Des événements qui existent, mais qui restent parfois difficiles à trouver

Les événements occupent aujourd'hui une place importante dans la vie des organisations. Séminaires, conventions, journées métiers, salons de recrutement, webconférences, ateliers de formation ou événements internes contribuent à informer, fédérer et accompagner les collaborateurs. Pourtant, lorsque ces événements sont organisés par plusieurs équipes distinctes, leur visibilité peut devenir un défi.

Un collaborateur peut ne pas avoir connaissance d'un événement organisé par une autre direction. Une filiale peut développer une initiative dont les autres entités ignorent l'existence. De ce fait, certains contenus restent accessibles uniquement à leur audience d'origine alors qu'ils pourraient intéresser un public plus large.

L'enjeu n'est donc pas nécessairement de créer davantage d'événements, mais de permettre à ceux qui existent déjà d'être plus facilement accessibles.

Quand la visibilité devient un enjeu d'impact

Lorsqu'un événement n'est visible qu'auprès d'un périmètre limité, son potentiel peut être sous-exploité. Des collaborateurs peuvent passer à côté d'opportunités de formation, de mobilité ou de partage d'expérience. Certains replays restent peu consultés alors qu'ils contiennent des contenus à forte valeur ajoutée. Les équipes organisatrices peuvent également avoir des difficultés à toucher l'ensemble des publics concernés.

À l'échelle de l'entreprise, il devient plus difficile de mettre en valeur les initiatives menées par les différentes équipes. La question est donc : comment rendre ces événements visibles auprès de l'ensemble des collaborateurs susceptibles d'en bénéficier ?

Le cas du groupe La Poste

Cette problématique s'est notamment posée au sein du groupe La Poste. Dans le cadre de sa politique de mobilité interne, le groupe organisait régulièrement des webconférences, des salons de l'emploi et des visites sur site destinés à accompagner les collaborateurs dans leur évolution professionnelle.

Les événements existaient déjà et répondaient à un besoin identifié. En revanche, leur visibilité restait principalement locale. Un événement organisé dans une région n'était pas forcément connu des collaborateurs situés ailleurs sur le territoire.

Le groupe souhaitait donc faciliter l'accès à ces événements et permettre à chaque collaborateur de découvrir plus facilement les opportunités qui lui étaient proposées.

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Le catalogue événementiel : un point d'accès unique

Qu'est-ce qu'un catalogue événementiel ? Un catalogue événementiel permet de regrouper l'ensemble des événements d'une organisation au même endroit afin de les rendre plus facilement accessibles.

Depuis un espace unique, chacun peut consulter les événements à venir, accéder aux informations pratiques, s'inscrire en ligne et retrouver les replays des éditions précédentes, quel que soit le site, la région ou l'équipe qui les organise.

Chaque équipe conserve son autonomie pour créer et gérer ses propres événements. En revanche, ceux-ci deviennent visibles depuis un espace commun accessible à l'ensemble des publics concernés.

Pour les participants potentiels, cela simplifie la découverte des événements organisés dans l'entreprise et facilite l'accès aux contenus disponibles. Pour les équipes organisatrices, la portée potentielle de leurs événements est élargie sans effort supplémentaire. Enfin, la direction bénéficie d'une vision plus globale de l'activité événementielle et des actions menées à travers l'organisation.

Plus de visibilité, plus d'engagement

Grâce à cette approche, le groupe La Poste a pu rendre ses événements de mobilité interne plus facilement accessibles à l'ensemble de ses collaborateurs.

Lors de l'événement #JOUVREMONHORIZON, 7 000 participants ont été mobilisés pour un objectif initial de 3 700 participants. Le taux de satisfaction a atteint 84 % et plus de 239 586 minutes de contenu ont été visionnées sur les sessions diffusées en ligne.

Au-delà de cet événement, plus de 600 événements physiques et digitaux ont été organisés via la plateforme. Ces résultats illustrent un point souvent sous-estimé : avant de chercher à créer davantage d'événements, il peut être pertinent de s'assurer que ceux qui existent déjà soient facilement visibles et accessibles.

Votre activité événementielle est-elle facilement accessible ?

Quelques questions peuvent vous aider à évaluer la situation :

• Les collaborateurs savent-ils où trouver les événements organisés dans l'entreprise ?
• Peuvent-ils découvrir des événements proposés par d'autres directions ou d'autres régions ?
• Ont-ils accès aux replays des événements passés ?
• Disposez-vous d'un point d'accès unique regroupant tous vos événements ?

Si la réponse à certaines de ces questions est non, il existe peut-être une opportunité d'améliorer la visibilité de votre activité événementielle.

Un catalogue événementiel n'a pas vocation à transformer votre organisation. Son rôle est plus simple : rendre accessibles les événements qui existent déjà et permettre à davantage de collaborateurs d'en bénéficier.

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En résumé

• Dans les grandes organisations, les événements sont souvent portés par plusieurs équipes sans vision transversale.
• Un événement invisible au-delà de son périmètre immédiat est un événement dont le potentiel est sous-exploité.
• Un catalogue événementiel est un point d'accès unique qui centralise la visibilité sans retirer l'autonomie aux équipes.
• Le groupe La Poste a multiplié par deux sa participation en rendant ses événements accessibles à l'échelle nationale.
• Avant de créer de nouveaux événements, il peut être plus efficace de rendre visibles ceux qui existent déjà.

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