Le grand jour est enfin arrivé : votre événement est sur le point de commencer. Tout est prêt : le traiteur est en place, le DJ a déjà commencé à mettre l’ambiance, les différentes salles sont installées et vous avez bien pensé à envoyer un rappel à tous vos invités il y a quelques jours. Mais on le sait bien, tout ne se passe jamais comme prévu. Les aléas et imprévus de dernières minutes font partie de la vie d’un événement. Il est souvent difficile de les éviter, mais comment faire pour atténuer les dégâts ? Tout simplement grâce à une communication d’événement efficace.

D’ailleurs, que vous ayez des soucis ou pas le jour J, vous devez absolument rester maître de votre communication. Alors quelles sont les différentes solutions qui s’offrent à vous. Eventdrive vous fournit ses conseils pour diffuser de l’information efficacement le jour de votre événement en vous présentant les différentes options sur le marché.

QUELS OUTILS POUR RÉUSSIR LA COMMUNICATION AU SEIN DE VOTRE ÉVÉNEMENT LE JOUR J ?

Utiliser les SMS

Avec toutes les nouvelles technologies à notre disposition, utiliser la solution des SMS peut paraître archaïque. Et pourtant, ça reste l’une des plus efficaces ! Pourquoi ? Tout simplement parce qu’il n’y a pas besoin de connexion internet pour recevoir un SMS, juste un peu de réseau. Même s’il est vrai qu’aujourd’hui, l’accès à internet est plus que répandu grâce à la wifi, c’est un point à prendre en considération.

De plus, tout le monde a un portable sur soi, et lire un SMS est la chose la plus simple au monde. Pensez à bien demander un numéro de téléphone portable au moment d’envoyer les invitations. N’oubliez pas de demander si vous êtes autorisés à leur envoyer des informations essentielles liées à l’événement et le tour est joué !

Envoyer un email

Autre solution qui ne date pas d’hier, mais tout aussi efficace : l’envoi d’email. Le problème, c’est que tout le monde n’a pas forcément connecté sa boîte mail sur son mobile et vous ne pouvez pas garantir qu’un ordinateur sera ouvert en tout temps à proximité. Cependant, envoyer un email pour partager une information de dernière minute le jour d’un événement peut être la solution à envisager.

D’autant plus qu’il y a de fortes chances que vous ayez les adresses email de tous les participants. Les chances d’ouverture sont donc multipliées ! Notre conseil ? Privilégiez cette solution lors des événements professionnels de type journée d’étude ou conférence, cette cible est très réactive aux emails.

Planifier des notifications

Peut-être une solution qui va vous parler davantage si vous êtes adepte de modernité. Si vous avez fait le choix de créer une application mobile pour votre événement (nous vous invitons d’ailleurs à étudier l’offre de Eventdrive en termes d’application mobile événementielle), vous pouvez envoyer des notifications push à vos invités.

Comment ça fonctionne ? Il suffit que vos participants aient activé la fonctionnalité sur leurs mobiles et de votre côté, vous n’avez qu’à programmer un petit message (par exemple, le rappel d’un horaire pour une conférence) qui s’enverra automatiquement à l’heure prévue. Vos participants recevront alors une alerte directement sur leurs mobiles. Pas trop intrusif et particulièrement pertinent. Vous pouvez en effet envoyer des notifications ciblées en fonction de l’audience ou des conférences par exemple.

Publier sur votre site internet

Il est fort probable que vous ayez créé un site internet pour votre événement. Si ce n’est pas le cas, sachez qu’il est très facile de le faire avec Eventdrive ! N’hésitez pas à contacter notre équipe pour en savoir plus. En effet, avoir un site internet est devenu essentiel pour communiquer auprès de ses participants. Il est vrai que cette option est privilégiée pour les jours précédant l’événement.

On utilise le site internet plutôt pour communiquer l’adresse ou l’heure de l’événement par exemple. Mais certains participants ont le réflexe d’aller visiter le site internet quand ils sont à la recherche d’une information, même pendant que celui-ci se déroule. Usez de cet atout pour partager les informations nécessaires et publiez une nouvelle dès que nécessaire. Vous pourriez toucher une partie de votre cible !

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Tirer profit du fil d’actualité

Que votre événement soit de grande ampleur ou non, vous avez peut-être prévu d’utiliser les réseaux sociaux pour communiquer autour de votre événement. Il est donc essentiel de tirer profit de ces réseaux le jour J. Vous avez une annonce de dernière minute à faire ? Postez un message sur Twitter ou Facebook ! Si vos participants sont actifs sur les réseaux sociaux, il y a de grandes chances qu’ils voient passer votre message.

Et si vous avez peur de vous faire manger par l’algorithme parfois capricieux des géants du web, pourquoi ne pas utiliser votre propre réseau ? Eventdrive propose différentes solutions de partage d’information et notamment un fil d’actualité. Seuls vos participants pourront avoir accès aux messages que vous postez et les chances qu’ils le reçoivent sont bien plus élevées !

Utiliser des bracelets connectés

Là enfin, on parle de technologies futuristes, mais pas tant que ça. L’utilisation des bracelets connectés s’est démocratisée dans l’événementiel il y a quelque temps déjà. L’utilisation première permettait de faire un check-in plus rapide et ainsi limiter les files d’attente à l’entrée. Mais pourquoi ne pas utiliser ce gadget à votre avantage ?

Plutôt que d’envoyer des notifications sur mobiles, vous pourriez les envoyer sur le bracelet connecté. Vos participants recevront alors l’information voulue immédiatement et d’une manière assez ludique. Vous pourriez même en bluffer certains !

La communication pendant un événement est la clé dans ce secteur. Que ce soit en interne au sein de vos équipes, avec des prestataires extérieurs ou bien avec vos invités. Il existe de nombreux moyens pour faire parvenir une information précise à destination. À vous de juger quelle manière sera la plus pertinente pour votre cible. Libre à vous également d’en cumuler plusieurs pour être maximiser vos chances. Attention cependant à ne pas harceler vos participants, il ne faudrait pas que la situation se retourne contre vous ! 😉