L’organisation d’un événement est un travail qui prend du temps. Quand on est l’organisateur, on a la tête dans le travail et on oublie parfois de prendre en considération certains points. Et l’un des principaux est le partage d’information ! Il est essentiel de donner les bonnes infos au bon moment aux invités. Eh oui, ce sont eux qui feront de votre événement un succès. La communication événementielle prend en considération ce partage d'informations. Nous avons donc décidé de vous donner un petit coup de pouce en dressant la liste de tous les points à communiquer avant votre événement, le Jour J, mais aussi quand celui-ci sera terminé.
Les informations à communiquer avant l'événement
La date et l’heure :
Communiquez bien sûr la date et l’heure de l’événement en envoyant une invitation complète à vos invités. Pensez également à bien préciser le fuseau horaire s’il s’agit d’un événement auquel certains participants internationaux pourraient se joindre en ligne, pour une vidéoconférence par exemple.
Le lieu de l’événement :
Autre rappel important, il est important de donner l’endroit où aura lieu l’événement, mais pas seulement. Pensez à bien écrire l’adresse, noir sur blanc sur l’invitation. On n’est jamais certain de la fiabilité des GPS et ce serait dommage qu’une partie des invités se retrouvent à l’autre bout de la ville juste parce que le lieu que vous avez choisi à un homonyme.
Les moyens de transport pour s’y rendre :
Il est important de simplifier la vie de vos invités en leur précisant spécifiquement quel mode de transport utiliser pour rejoindre le lieu de l'événement. Si vous avez mis en place des moyens collaboratifs comme du covoiturage par exemple, c’est aussi le bon moment pour le souligner. Nous vous avons d’ailleurs conseillé sur les meilleurs moyens de transport à privilégier pour votre événement dans un précédent article, n’hésitez pas à aller le lire !
La liste des intervenants :
Si vous voulez inciter vos invités à se déplacer pour se rendre à votre événement, il peut être une bonne chose leur donner envie en dévoilant le contenu de l’événement en question. Vous organisez des conférences ? Indiquez les intervenants qui les animeront, tout comme le sujet qui sera abordé. Si vous avez réussi à débaucher un intervenant star, cela peut être l’occasion de faire un peu de teasing en ne dévoilant que des indices au fur et à mesure avant de donner le nom.
Les possibilités d’hébergement :
Il est possible que votre événement rassemble des participants de la France entière, ou qu’il ait lieu en banlieue ou à la campagne. Dans ces cas-là, il est indispensable de proposer au moins un ou deux hébergements à proximité. Si vous avez noué des partenariats et bénéficié de réductions, c’est encore mieux ! N’hésitez pas à le mentionner et bien le mettre en avant.
Le thème :
Votre événement a un thème ? Pensez à le dévoiler suffisamment à l’avance pour que vos invités aient le temps de s’y préparer. S’ils ont besoin d’accessoires ou de vêtements qui pourraient correspondre à un code couleur, ils vont avoir besoin d’un peu de temps pour aller chercher les éléments manquants.
La nourriture :
Il est intéressant de préciser s'il s'agira d'un repas assis, d’un buffet ou d’un cocktail dînatoire par exemple. C’est aussi le moment de récolter les informations concernant les allergies, les restrictions ou les intolérances alimentaires obtenues préalablement.
Le site internet et les réseaux sociaux :
À l’heure des nouvelles technologies et des plateformes de gestion d’événement comme Eventdrive qui proposent des solutions tout-en-un, la plupart des événements ont un site internet et des réseaux sociaux dédiés. La communication événementielle passe principalement par ces conneaux.
Les informations à communiquer pendant l'événement
Le programme :
À l’arrivée de vos participants, vous pouvez leur donner un petit guide explicatif de ce qui les attend. Quelles sont les conférences et à quelle heure ont-elles lieu ? À quel endroit doivent-ils se rendre pour assister à telle présentation ? En bref, le programme de tout l’événement pour qu’ils aient toutes les clés en main pour profiter au maximum.
Des infos pratiques :
Les infos pratiques peuvent être mises à disposition sur le programme, sur le site internet ou l’application événementielle (si vous avez fait le choix d’en avoir une) ou directement sur le lieu grâce à de la signalétique. Ici, on parle bien évidemment de la localisation des lieux de restauration, des toilettes, des parkings, ou encore de l’infirmerie pour les plus grands événements.
Réussir sa communication après l'événement
Les contacts de tous les intervenants :
Si votre événement a accueilli des conférences, il peut être intéressant d’envoyer la liste de tous les intervenants aux participants. Certains seront peut-être agréablement surpris de pouvoir contacter directement la personne qu’ils ont eu l’opportunité de découvrir au cours de votre événement.
Les liens pour laisser un avis :
Si vous écoutez nos conseils dispersés dans tous nos articles de blogs, vous avez certainement mis en place un questionnaire de satisfaction. Et pour y accéder, les participants vont avoir besoin du lien, du site internet ou du formulaire qui permet de compléter le sondage. N’oubliez donc pas la pièce jointe au moment de l’envoi du mail. 😉
Comme vous venez de le voir, la liste des informations à communiquer avant l’événement est bien plus longue que les autres. Et pour cause ! C’est le moment clé pour réussir votre communication événementielle, en plus de toutes les informations pratiques qu’il faut transmettre aux invités. Mais ne pensez pas pour autant que votre travail de communication est terminé. La liste continue pendant et après l’événement !
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