Votre événement est enfin terminé, vous pouvez souffler, vous avez fait du bon boulot ! Mais votre travail d’organisateur d’événement ne s’arrête pas à la minute où le dernier invité est parti. Les jours suivants, il faut savoir rebondir sur le succès (mais aussi sur l’échec parfois) de votre événement et mettre en place un suivi de projet, autrement dit, utiliser plusieurs méthodes de follow-up pour s’assurer que les actions mises en places ont eu du succès. Alors comment réussir son follow-up événementiel à coup sûr ? Et plus important, quelles sont les méthodes que vous pouvez utiliser  pour avoir des résultats ? Eventdrive vous dévoile ses petits secrets pour faire un suivi de projet événementiel du tonnerre.

ASSURER UN FOLLOW-UP EN EXTERNE : COMMUNIQUER AVEC VOS INVITÉS

Le follow-up en externe est essentiel pour conclure votre mission d’organisateur d’événement. Vous devez prendre le temps de contacter vos invités ou faire un retour public sur l’événement à tous ceux qui ont fait le déplacement. Différentes possibilités s’offrent à vous pour réussir votre suivi de projet en externe, mais Eventdrive a réuni les plus pertinentes.

Envoyer un questionnaire de satisfaction

Ça peut vous paraître anodin, mais les questionnaires de satisfaction sont le meilleur moyen d’obtenir un feedback de vos invités. Pas besoin de faire un questionnaire trop compliqué, ni trop long, au risque de n’avoir que peu de réponses. 

Au contraire, ciblez les informations dont vous avez besoin pour en tirer des conclusions efficaces, concentrez-vous uniquement sur la data dont vous avez besoin et prenez le temps de rédiger des questions claires et précises. Autre point important, envoyez le questionnaire rapidement après la fin de l’événement. Il est toujours mieux de récupérer les réactions à chaud !

Publier un article de blog

Les articles de blog sont un bon moyen de communiquer sur un événement quand celui-ci est terminé. Vous pouvez ainsi partager un résumé des meilleurs moments, mais aussi pourquoi pas quelques anecdotes. C’est aussi un bon moment de communiquer des chiffres importants comme le nombre de personnes qui se sont déplacées ou encore des fun fact comme le nombre de bouteilles d’eau distribuées ou la quantité de nourriture servie au cours de l’événement.

Enfin, publier un article de blog après votre événement est également le bon moyen de partager des photos de l’événement et ainsi donner un aperçu de ce qui s’est passé à tous ceux qui n’ont pas eu la chance de venir… et ainsi leur donner envie de ne pas louper le prochain !

 

 Envoyer un email de remerciement

Autre point qui peut vous paraître bête, mais l’email de remerciement est indispensable. Il n’est pas nécessaire d’écrire un roman, seulement quelques lignes suffiront pour remercier vos invités d’être venus, vos conférenciers d’avoir pris la parole ou encore vos prestataires d’avoir assurer le service. Notre conseil ? Séparez bien votre audience et rédigez différents emails de remerciement en fonction de la cible. La personnalisation est la clé !

Tout comme le questionnaire de satisfaction, l’email de remerciement doit être envoyé dans les jours qui suivent l’événement. Imaginez-vous recevoir des remerciements 3 semaines après l’événement ? Non ! Alors soyez proactif et agissez vite !

ASSURER UN FOLLOW-UP EN INTERNE : PARTAGEZ AVEC VOTRE ÉQUIPE

 On l’oublie souvent, mais il est tout aussi important de faire un suivi en interne qu’en externe. Que votre événement soit une réussite ou un échec, il est important de partager vos retours et impressions avec votre équipe. Si vous communiquez sur les points positifs, vos collaborateurs pourront s’en inspirer pour un prochain événement, si vous partagez des points d’amélioration, ils pourront apprendre de vos erreurs pour ne pas les reproduire. C’est une situation gagnant-gagnant.

Les possibilités pour faire ce retour sont nombreuses, mais on a fait notre choix et décidé de vous présenter aujourd’hui les 3 méthodes de follow-up interne qui nous semblent les plus efficaces.

Envoyer le reporting de votre événement

Au cours de votre événement, vous allez cumuler un bon nombre de chiffres et de statistiques. Prenez le temps d’analyser ces résultats, prenez en compte uniquement les chiffres qui ont du sens et préparez un résumé à présenter à votre équipe.

Vous ne voyez peut-être pas l’importance de parler du nombre d’invités ou encore du taux de no-show à des personnes qui n’ont pas travaillé sur votre projet, mais au contraire, ce reporting est bénéfique à tous. En fonction des thématiques, vous pourrez établir des moyennes ou mettre en place des tendances. Ainsi, vous aurez plus de facilité à vous fixer des objectifs à atteindre lors du prochain événement !

Faire un retour sur l’événement via un réseau interne

De plus en plus d’entreprises utilisent un réseau social interne pour communiquer auprès de leurs employés. Pour les plus grosses entreprises, on parle d’un réseau qui va ressembler aux plus grands noms comme LinkedIn ou  même Facebook par exemple, pour les plus petites, il s’agit parfois d’un simple Slack. 

Peu importe le moyen utilisé, n’hésitez pas à prendre quelques minutes pour faire un retour sur votre événement. Écrivez avec vos propres mots comment ça s’est déroulé, quels ont été les points forts et surtout, comment vous avez réglé les problèmes qui se sont présentés. Votre feedback sera très utile à toute votre équipe.

 

Partager des présentations

Il arrive que vous soyez obligé de préparer des présentations lors de la préparation d’un événement. Il serait dommage de garder pour vous ces présentations lorsque votre event est terminé ! Pourquoi ne pas faire une présentation publique au sein de votre entreprise pour ceux qui le souhaitent ? Vous pouvez inviter tous vos collaborateurs, viendront uniquement ceux qui sont intéressés ! Vous pouvez aussi tout simplement les poster sur le cloud de l’entreprise en accès à tous. Attention cependant à bien enlever auparavant les informations clients confidentielles s’il y en a.

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 Le suivi de projet post événement est très important. Que ce soit en interne ou en externe, il est important de prendre le temps de faire une pause, se poser les bonnes questions sur ce qu’il vient de se passer puis en faire un feedback construit et pertinent. Vous pouvez choisir la méthode de follow-up qui vous convient le plus ou en utiliser plusieurs, mais attention à toujours respecter un bon équilibre. Trop de feedback, tue le feedback 😉