Si je vous demandais de me donner la liste des cinq métiers les plus stressants au monde, vous me répondriez facilement : pompier, militaire, policier, pilote de ligne… Et vous auriez raison. Mais le cinquième métier le plus stressant n’est certainement pas celui auquel vous vous attendriez… Sauf si vous êtes… organisateur d’événements !

Car oui pour la sixième année consécutive, l’organisateur d’événement se retrouve dans le top 5 des métiers les plus stressants au monde.

Qu’y a-t-il de commun entre policier et organisateur d’événements me direz-vous ? Et bien, 11 critères objectifs, comme le nombre de déplacements, l’exposition aux yeux du public, les deadlines… Effectivement, tout de suite, on y voit plus clair.

Bien que les organisateurs d’événements n’aient pas à lutter contre un immeuble en feu (quoique…), ils doivent eux aussi combattre leur lot de catastrophes.

 

 

 

Pourquoi l’organisateur d’événements est-il stressé ?

 

Parce qu’il communique avec toutes les parties prenantes

 

 

L’organisateur d’événements est l’interface entre une pléthore d’interlocuteurs : client ou organisme organisateur, intervenants, participants, partenaires, collaborateurs… Il doit répondre aux attentes de chacun d’entre eux et optimiser les process pour éviter que la communication entre les parties ne se transforment en téléphone arabe.

Il est en général responsable de synthétiser les discours, les opinions et les intérêts de chacun pour en créer une vision globale et consensuelle. Cela demande beaucoup de vigilance, de diplomatie et d’organisation.

Il est souvent pointé du doigt comme responsable en cas d’imprévu. En effet, lorsque le résultat n’est pas au rendez-vous, la communication peut devenir compliquée. Il est primordial de s’accorder sur les rôles de chacun au sein du groupe et de définir les responsabilités de chaque partie prenante. Qui est garant des deadlines ? Qui prend les décisions en cas d’imprévu ? Pensez à tout mettre par écrit.

Choisissez le canal de communication le plus adapté à vos interlocuteurs, que ce soit les appels, les mails, les rendez-vous physiques ou même les fax. Lorsque j’organisais des événements pour un laboratoire pharmaceutique, les trois premiers mois, je relançais systématiquement les médecins par email… sans succès ! Le jour où j’ai décroché mon téléphone et où j’ai obtenu le contrat tant attendu dans les 5 minutes qui suivaient, j’ai changé de méthode. Cernez les personnalités avec lesquelles vous travaillez pour comprendre leurs leviers de motivation et leur façon de travailler. Car c’est finalement le propre de l’organisateur d’événements, d’être flexible et de s’adapter à ses interlocuteurs.

 

 

Parce qu’il est en première ligne le jour J

 

En tant qu’organisateur, voilà des semaines, voire des mois ou des années que vous anticipez le moindre imprévu : calcul des risques, visite des lieux, coordination du fil rouge, sélection du menu, test des outils, optimisation du contenu. Vous connaissez chaque détail par coeur. Place à l’événement !

Le jour J, l’organisateur est dans la ligne de mire des participants et de l’organisation à l’origine de la manifestation. Il est en effet le premier point de contact avec le reste du monde. On vous demandera ce jour-là d’être au taquet, super vigilant, et cela pendant une durée beaucoup plus longue que la moyenne. Vous êtes souvent sur place et opérationnel quelques heures avant l’ouverture, puis faites la fermeture et vous occupez du débrief.

Pas de temps de pause, pas de temps pour s’asseoir, pas de temps pour souffler.
Vous devez faire preuve d’une grande résistance au stress et à la pression.

Rassemblez une équipe qui saura vous soutenir le jour J. Transmettez-lui votre amour du détail, votre passion du métier. Construisez des partenariats, partagez l’agenda du jour avec vos collègues, déléguez… Vous travaillerez ainsi plus efficacement et plus intelligemment, et pourrez vous concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée. Pensez à prendre une pause déjeuner, à vous hydrater régulièrement et à vous asseoir dès que vous en avez l’occasion.

 

 

Parce qu’il est très (trop exigeant) avec lui-même

 

 

Les organisateurs d’événements sont généralement des travaillomanes perfectionnistes. Méticuleux dans leur travail, chaque détail compte. Ces soft skills sont largement valorisés dans le métier, mais ils ne doivent pas être sources de friction ou même saboter votre événement.

Votre objectif est en général d’organiser un événement unique, impactant, différenciant pour booster les chiffres de votre business. Cela me fait de la peine de l’écrire, mais qu’est-ce que la virgule manquante dans le titre de l’atelier 17 changera ? Est-ce que cela vaut la peine de tout imprimer de nouveau ? Votre sens de la perfection doit vous porter et vous soutenir dans vos objectifs, et non pas le contraire.

La connaissance de soi est une des plus grandes qualités des leaders – en tant qu’organisateur d’événements, vous devez absolument la travaillez. Posez-vous la question suivante : comment cette action répond-elle à l’objectif de mon événement ? Est-ce que si je change l’orientation de ces 4 chaises de 10 degrés l’expérience de mes invités en sera significativement améliorée ? La connaissance de soi vous donnera le pouvoir de décision dans des situations stressantes, à vous de la cultiver !

 

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Quelles solutions ?

 

Alors que les outils de productivité et de développement personnel fleurissent, les logiciels de gestion d’événements contribuent à apporter un tant soit peu de sérénité au quotidien des organisateurs. Ils transforment le coeur de leur métier, sans en transformer l’essence. Ces plateformes leur permettent de se libérer l’esprit pour se concentrer sur des missions à haute valeur ajoutée, ces missions sur lesquelles les organisateurs d’événements font la différence.

 

Source :

https://convene.com/catalyst/event-planning-most-stressful-jobs/