« Vous n’aurez jamais l’occasion de faire deux fois une bonne première impression » – Coco Chanel

 

L’un de vos rêves ultimes en tant qu’organisateur d’événements ? Savoir que votre événement fera le plein dès le lancement des invitations. Malheureusement, dans votre métier, il est impossible de prévoir le comportement des invités… Bonne nouvelle cependant, il est possible d’agir pour faire pencher la balance et faire en sorte que le maximum de personnes se rendent à votre événement !

Et cela commence par le mail d’invitation. Accrochez-vous et découvrez dès maintenant nos 10 conseils pour réaliser un mail d’invitation qui claque ! 

 

 

1- Choisissez l’objet de mail d’invitation parfait

Première étape : choisir un objet de mail original, qui boostera votre taux d’ouverture.

Votre mail d’invitation aura beau être magnifique ou très original, tant que le destinataire ne l’a pas ouvert, il n’aura aucun impact. Vous devez donc trouver l’objet de mail qui fera la différence et qui attirera irrésistiblement la souris de votre invité vers votre mail.

Pour cela, vous pouvez au choix rester très classique, grâce à un objet explicatif et sobre, ou opter pour un objet plus atypique, qui n’a pas forcément de lien avec votre contenu. Par exemple : “Vous avez 5 minutes à perdre ?”.

Nous vous recommandons vivement d’indiquer “Invitation” dans l’objet, le taux d’ouverture n’en sera que bien meilleur.

Il y aussi certaines règles basiques à respecter. La taille de l’objet de votre mail d’invitation, par exemple, est très importante. Et pour respecter cela, deux formules magiques existent. Privilégiez :

  • Un objet compris entre 20 et 30 caractères
  • Ou un objet de 130 caractères

Pensez à également utiliser les emojis, qui peuvent clairement faire la différence, pour remplacer les buzz words* par exemple ! Sans trop en abuser, évidemment. 🙂 Découvrez tous nos autres tips pour choisir l’objet l parfait pour votre mail d’invitation juste ici !

*un mot tel que gratuit, cadeau, détecté par les serveurs de messagerie et qui classe quasiment systématiquement votre mail dans les spams.

 

2- PRÉPAREZ DIFFÉRENTES VERSIONS

 

Ne pensez pas qu’une fois le mail d’invitation envoyé, vous serez tranquille. En effet, la promotion de votre événement est un travail de longue haleine !

Pour motiver vos invités à venir, et pour être sûr qu’ils n’oublieront pas votre événement, les relances vont jouer un rôle majeur.

Envoyez en premier lieu un mail “save the date”, une fois que vous obtiendrez la date officielle et immuable de votre événement. Vos invités auront la date en tête et pourront dès lors booker leurs agendas. Le mail suivant sera le mail d’invitation dont nous parlons en long, en large et en travers dans cet article.

Renvoyez un mail de rappel quelques semaines avant votre événement, afin de relancer les personnes n’ayant pas encore répondu et obtenir un maximum de réponses. C’est pourquoi l’utilisation d’une plateforme d’organisation d’événement (ou EMS) comme Eventdrive est recommandé pour avoir un excellent suivi de vos campagnes d’emailing.

Enfin, vous pouvez adopter un ton différent selon la personne à qui vous vous adressez. Par exemple, vous emploierez un ton formel pour les journalistes, et moins formel pour les blogueurs. Il faut toujours se mettre à la place de la personne qui lira votre mail, en le personnalisant le plus possible, et toucher l’intérêt du lecteur.

3- INFORMEZ EFFICACEMENT

 

Toutes les principales informations concernant votre événement doivent se retrouver dans votre mail d’invitation.

Votre destinataire ne doit pas rencontrer de difficultés quant à la recherche de ces données. C’est pourquoi, votre mail doit absolument comporter les éléments suivants :

  • La date
  • Le lieu et la ville
  • L’heure de début
  • L’heure de fin
  • Le programme

Dans le programme, veillez à bien indiquer son déroulement selon les horaires, en spécifiant les salles à chaque fois. Précisez également si un petit-déjeuner est déjà prévu, un déjeuner, ou bien un repas en soirée afin que vos invités puissent s’organiser en amont.

Il est aussi préférable d’indiquer au destinataire si l’événement est limité en terme de places disponibles et de temps. Pour ne pas qu’il loupe une occasion en or mais également pour créer un sentiment d’urgence et pousser à l’inscription.

4- Personnalisez votre mail d’invitation

 

Différenciez votre mail, en montrant que celui-ci n’est pas “de masse”, mais bel et bien unique !

Pour se faire, personnalisez vos mails, en incluant le prénom du destinataire dans l’objet et le début de votre mail. Ceci est d’autant plus important lorsque vous invitez une personne à un événement. Il faut que cette personne sente que ce mail a été envoyé spécialement pour elle et que ce n’est en rien le fruit du hasard.

De plus, d’après une étude menée par Radicati, ajouter le prénom dans un objet de mail augmente de près de 29,3% le taux d’ouverture. Par exemple, vous pourriez écrire : “[PRÉNOM], nous vous convions à notre lancement de produit”.

5- Restez en contact avec votre invité

 

Assurez-vous de rester joignable, afin que vos invités puissent revenir vers vous dans n’importe quelles circonstances.

Ainsi, n’oubliez pas d’intégrer vos coordonnées à la fin de votre mail, avec votre poste, votre numéro de téléphone et d’autres informations complémentaires.

Conseils mail d'invitation événement

6- Aérez le corps de votre mail d’invitation

 

Certes, votre mail doit être informatif, avec du contenu de qualité, mais il doit aussi être clair et lisible.

Votre mail d’invitation est le premier contact que vous avez avec vos invités. Il est le miroir de votre événement. Si celui-ci est “old-school” et rempli de textes à rallonge, le lecteur risque de ne pas prendre de plaisir à le lire et sera moins emballé. Pire encore, il pourrait ne pas finir la lecture de votre mail.

Pour remédier à ça, optez pour un design clair et moderne, tout en respectant le thème de votre événement. Évitez de le surcharger en texte, et laissez des espaces entre les les paragraphes. Choisissez la bonne police : évitez par exemple le Cambria, New Times Roman, ou encore Comic Sans MS (à proscrire pour un événement professionnel), en faveur de l’Helvetica ou du Arial.

Distinguez dans votre mail grâce à un jeu de graisses et de couleurs les information importantes de celles qui le sont un peu moins.

7- Intégrez de jolis visuels à votre mail d’invitation

 

L’ajout de visuels rendra votre mail beaucoup plus attractif.  

Encore une fois, ce mail sera la vitrine de votre événement, alors laissez vos invités se projeter en habillant votre mail d’invitation d’images. Par exemple, vous pouvez créer un bandeau qui se situera en haut de celui-ci, avec une image et le titre de votre événement, en rappelant la date et le lieu. Vous manquez d’inspiration ? Vous avez toujours la possibilité de rechercher une image dans des banques d’images libres de droit en ligne, sur Unsplash, Stockphotos, Rgbstock… et bien d’autres encore. 🙂

Et si vous ne maîtrisez ni Photoshop, ni Indesign ou d’autres logiciels complexes, vous avez toujours l’option d’utiliser des logiciels gratuits en ligne, simples d’utilisation pour créer n’importe quel visuel, comme Canva par exemple !

 

8- Ajoutez des CTA à votre mail d’invitation

 

Autrement dit, ajoutez des call-to-action / boutons, qui pousseront au clic.

Par exemple, au lieu de simplement mettre un mot ou une phrase avec un lien cliquable, ajoutez un bouton beaucoup plus voyant, visuel et intuitif.

Vous pouvez créer des CTA pour renvoyer votre invité vers une page qui présentera le plan du lieu de votre événement, ou bien un bouton “TÉLÉCHARGER MON BADGE”, où le téléchargement de celui-ci débutera dès lors que la personne aura cliqué sur ce CTA.

L’avantage des CTA de ce type est qu’ils sont très visibles, et permettent à vos lecteurs de gagner du temps en trouvant immédiatement les informations dont ils ont besoin. Il faut faire en sorte de simplifier au maximum votre mail, en réduisant le nombre d’étapes nécessaire à l’inscription.

9- Créez un site d’inscription lié à votre mail

 

Utilisez un CTA pour renvoyer vers un site d’inscription dédié à votre événement.

Ce site internet d’inscription sera complémentaire et vous permettra de décharger votre mail d’invitation, en renvoyant vos invités directement sur un site dédié, avec un formulaire préparé à cet effet. Afin de faire au plus simple, limitez les champs disponibles. Cependant, certaines informations doivent absolument se retrouver dans votre formulaire, notamment dans le cadre d’un événement externe :

  • Prénom
  • Nom
  • Numéro de téléphone
  • Poste et nom d’entreprise
  • Habitudes alimentaires particulières ou allergies

En utilisant un logiciel tout-en-un d’organisation d’événements, réalisez vos mails d’invitation et vos sites d’inscription simplement !

10- soyez créatifs

 

Vous êtes l’organisateur d’événements, et vous adorez votre travail, right ? Alors faites-vous confiance. 😉

N’hésitez pas à sortir des sentiers battus en faisant travailler votre créativité, afin d’être le plus original possible ! Essayez de nouvelles choses et n’hésitez pas à tester afin de surprendre vos invités. Après tout, c’est en proposant du jamais vu que l’on marque les esprits. Alors le meilleur conseil que nous ayons à vous proposer, c’est de vous faire confiance !

 

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !