«Chaque voyage commence par un simple pas.» – Maya Angelou

Mon pas à moi, c’est la to-do list. Chaque matin, je prends une dizaine de minutes pour lister tout ce que je dois accomplir dans la journée. Aussi bien chez Eventdrive que dans ma vie personnelle, je passe mon temps à créer des listes, dans des carnets, sur des post-its, sur Evernote… C’est la botte secrète d’une organisation sans faille 😉

Je vous dévoile donc tous mes secrets pour créer la to-list parfaite pour votre événement. Et j’ai en plus l’immense honneur de vous annoncer l’apparition d’une nouvelle fonctionnalité top canon : le créateur de to-do lists (autant vous dire que je suis aux anges) 😀

 

LES AVANTAGES D’UNE TO-DO LIST POUR VOTRE ÉVÉNEMENT

Pourquoi passer du temps à faire des to-do lists plutôt que de passer directement à l’action ?

Premièrement, et c’est déjà une excellente raison de rejoindre le club des listeurs, il s’agit de ne pas oublier ce que l’on doit faire. Nous avons tendance à être très optimistes quant à notre capacité de mémorisation et nous oublions trop souvent que les distractions sont nombreuses.

Petite astuce pour booster votre créativité : au-delà des tâches à réaliser, je vous conseille également de bien noter toutes vos idées, même les plus farfelues ou celles que vous considérez comme insignifiantes.

Les to-do lists sont aussi un vrai levier de motivation. Imaginez votre satisfaction en constatant que vous avez accompli la moitié des tâches que vous aviez listées !

Le fait de lister l’ensemble des tâches liées à votre événement vous permet d’avoir une vision globale sur vos projets et donc d’organiser votre emploi du temps.

Si la to-do list de votre événement est bien ficelée, vous limitez les imprévus (étant donné que toutes les tâches sont recensées) et donc facilitez la collaboration entre les équipes organisatrices. #teamwork #togetherisbetter

Prêt à passer d’event planner débordé à event planner organisé ?

 

COMMENT CRÉER LA TO-DO LIST PARFAITE POUR MON ÉVÉNEMENT ?

1. Listez

 

Commencez par lister tout ce qui vous passe par la tête

 

Posez-vous quelques minutes et couchez sur papier – ou sur téléphone pour les plus digital natives d’entre nous – tous vos projets et tâches à réaliser.

Notez absolument tout, même les tâches les plus insignifiantes, comme “racheter des sacs poubelles pour la cuisine du bureau”. Là, c’est soit le moment où vous paniquez en voyant la montagnes de tâches à réaliser, soit le moment où vous vous sentez soulagé d’avoir pu extérioriser.

 

Décomposez chaque grand projet en petites tâches

 

Certains projets peuvent être découpés en tâches plus spécifiques.
Par exemple, si j’ai écrit “Envoyer publicité pour Meetin”, je peux créer les tâches suivantes :

  • Acheter le visuel sur Fotolia
  • Déterminer l’offre promotionnelle à afficher
  • Créer la publicité sur Indesign
  • Faire valider à la responsable marketing
  • Envoyer le mail à Meet In

Il s’agit là de la théorie des petits pas, qui permet non seulement d’éviter le découragement, si l’objectif n’est pas réaliste, et de favoriser la motivation – coucou la barre de progression qui booste le moral !

 

Affinez

 

À chaque tâche, attribuez une deadline, un responsable si vous travaillez sur un projet collaboratif et le temps estimatif que vous passerez à la réaliser.

 

2. Priorisez

Selon la matrice Gain / Effort

 

Clairement un inconditionnel des chefs de projets cette matrice ! Pour la construire, vous vous posez deux questions :

  • L’effort à allouer est-il faible ou important ? Est-ce que cette tâche est chronophage ? Est-ce qu’elle demande un investissement mental, physique, mental important ?
  • Le gain est-il faible ou important ? C’est-à-dire : est-ce que cette tâche va me permettre de me rapprocher considérablement de mon objectif ?

Puis vous classez vos tâches dans 4 catégories différentes :

  • Effort faible et gain important – Prioritaire
  • Effort important et gain important
  • Effort faible et gain faible
  • Effort important et gain faible

Selon la méthode Master your Workday Now

 

L’élément principal à prendre en compte pour mettre en place cette méthode est la très célèbre et non moins redoutée DEADLINE.

C’est simple comme bonjour. 3 catégories :

A faire absolument aujourd’hui : si vous n’avez rien à terminer ABSOLUMENT aujourd’hui, vous pouvez ne rien mettre dans cette case.
A faire dès que possible, c’est-à-dire à mener à bien entre 7 et 10 jours maximum.
A faire plus tard : de 15 jours à 3 ans…

Vous commencez par traiter les tâches de la première catégorie, puis de la seconde et enfin de la dernière. Facile à dire, moins facile à faire. Nous avons tendance à nous concentrer sur les tâches qui nous apportent un maximum de plaisir, même si elles sont moins urgentes.

D’ailleurs, si jamais vous avez envie de vous libérer des tâches de faible intérêt et de vous concentrer sur la création de valeur ajoutée pour vos événements, n’hésitez pas à faire appel à Eventdrive 😉

 

Selon la matrice Eisenhower…

 

Cette méthode est clairement ma préférée 🙂

Pour la construire, deux questions (oui encore une fois) :

  • Cette tâche est-elle prioritaire ?
  • Cette tâche est-elle urgente ?

Puis vous classez vos tâches dans 4 catégories différentes :

  • Important et urgent – Exécutez
  • Peu important et urgent – Déléguez
  • Important et peu urgent – Planifiez
  • Peu important et peu urgent – Éliminez

 

3. Pilotez votre to-do list

 

Bloquez votre agenda

 

J’ai découvert cette méthode grâce au livre La 25ème heure et ça a révolutionné mon quotidien.

Il suffit de bloquer des plages horaires dans son agenda pour certaines tâches.
Par exemple, j’attribue deux créneaux de trente minutes par jour à la lecture de mes mails. De cette façon :

  • Mes collègues n’organisent pas de réunion à ces heures-là.
  • Je consulte mes mails uniquement pendant ces créneaux, ce qui fait que je ne suis pas dérangée tout au long de la journée par les messages entrants.
  • J’ouvre ma boîte mail le matin, pour préparer ma to-do du jour et le soir, pour faire le point sur ce qui a été accompli.

 

N’effacez pas, barrez

 

Ne faites pas l’erreur de supprimer les tâches que vous avez réalisées. Choisissez plutôt de les barrer ou de les cocher. En effet, rien n’est plus gratifiant que de prendre quelques instants pour admirer le travail déjà accompli.

 

Créer la to-do list de vos événements n’aura jamais été aussi simple

L’équipe Eventdrive sait à quel point votre organisation personnelle est importante dans la réussite de vos événements. Nous avons donc voulu vous donner toutes les clefs pour vous simplifier la vie.

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1. Commencez sereinement votre journée

 

Pour commencer la semaine du bon pied, recevez tous les lundis votre to-do list personnalisée par email. Histoire d’avoir les idées claires 🙂

Au quotidien, il vous suffit d’un coup d’oeil pour visualiser l’état d’avancement de vos projets et les tâches à réaliser dans la journée. Vous êtes désormais en total contrôle et vous pilotez comme un chef l’ensemble de vos événements !

2. Concentrez-vous sur ce qui compte

Eventdrive se souvient de tout pour vous. Adieu la charge mentale (enfin presque) 😉

Listez et hiérarchisez facilement vos tâches pour organiser votre emploi du temps grâce au système de drag & drop – glisser-déposer pour les moins bilingues d’entre nous.

Planifiez vos projets et vos objectifs étape par étape grâce aux tâches et aux sous-tâches.

3. Travaillez ensemble en bonne intelligence

Libérez de l’espace mental en délégant des tâches à d’autres membres de votre équipe.

Attribuez des missions en un clic à vos collaborateurs ou collègues : s’ils sont mentionnés sur une tâche, ils recevront immédiatement un email leur indiquant le projet à mener !

4. Arrêtez d’oublier

Toutes vos tâches sont centralisées dans un seul endroit, fini les post-its à droite à gauche. Recevez des rappels par email deux jours en amont de vos dates butoirs. Identifiez rapidement les deadlines qui approchent grâce au marqueur de couleur rouge.

5. Terminer la journée en apothéose

 

Quand vous indiquez que vous avez terminé une tâche, Eventdrive se charge de la barrer. En fin de journée, vous visualisez en un coup d’oeil le travail accompli, et ça, ça fait plaisir !

Ce nouveau créateur de to-do lists vous fait de l’oeil ? Découvrez-en plus ou demandez une démo ! 🙂

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