Un événement sans objectif, c’est comme un bateau sans cap. On erre, on se perd, on tourne en rond. Les plus grands navigateurs gardaient leur destination bien en tête tout au long de leur périple, ce qui leur a parfois d’ailleurs sauvé la vie (80% de mental !). Prenez-les pour exemple et ne perdez pas de vue les objectifs de votre événement.

Dans cet article, je vous guide étape par étape pour fixer des objectifs S.M.A.R.T : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes (ou pertinents), timés.

 

POURQUOI FIXER DES OBJECTIFS À MON ÉVÉNEMENT ?

Il arrive parfois que l’on fixe des objectifs simplement parce qu’ils nous sont demandés. Sachez que s’ils sont bien définis, ils vous permettront de :

  1. Savoir où vous en êtes et où vous allez
  2. Entretenir votre motivation
  3. Reporter à votre hiérarchie

RÉALISEZ UN ÉTAT DES LIEUX COMPLET DE LA SITUATION 

Commencez par réaliser un état des lieux complet de votre situation. On ne commence pas à manier une carte sans savoir d’où l’on part (la magie de la géolocalisation).

Dans la logique des choses, vous n’avez d’ailleurs à ce stade pas encore déterminé si vous organisiez ou non un événement.

Vous pouvez par exemple répondre aux questions suivantes :

  • Quelle part de marché à date ?
  • Quels besoins (conquête, développement, fidélisation) ?
  • Quel potentiel de croissance ?

Vous identifierez ainsi la problématique à résoudre (=votre objectif stratégique), votre « why » en quelque sorte, et si un événement peut vous accompagner à sa résolution.

Un événement ne doit pas être décorrelé du business. Différenciez donc les objectifs stratégiques, qui auront un impact sur votre business (chiffre d’affaires, les ventes, le taux d’absentéisme) et les objectifs opérationnels directement liés à votre événement (nombre de participants, nombre d’interactions via l’application mobile). Gardez à l’esprit que les objectifs opérationnels sont au service des objectifs stratégiques, et non pas l’inverse.

Vous avez envie de devenir un Maître Jedi de l’organisation d’événement ?

DÉTERMINEZ DES OBJECTIFS SPÉCIFIQUES

Les objectifs de votre événement doivent être clairs, compréhensibles et le plus précis possible, même sortis de leur contexte.

Ils ne supporteront aucune ambiguïté ou aucune discussion. Tous les termes qui les composent doivent ainsi être clairement définis. Pour chaque objectif, vous devez vous poser les questions suivantes :

  • Qui : qui sont les parties prenantes mises à contribution pour atteindre cet objectif ? qui en est responsable et garant ?
  • Dans quel but : que cherchez-vous à accomplir ?
  • Où : dans quelle zone géographique s’applique-t-il ?
  • Quand : de combien de temps disposez-vous pour mener à bien cette tâche ?
  • Comment : à l’aide de quelles ressources comptez-vous atteindre votre objectif ? quels sont les outils utilisés pour les monitorer ?
  • Pourquoi : que gagnerez-vous à réaliser cet objectif ?

DÉTERMINEZ DES OBJECTIFS MESURABLES

 Pour que les objectifs de votre événement soit mesurables, ils doivent être chiffrés. 
Ils représentent un seuil à atteindre : on n’évoquera par exemple pas une croissance de x%, mais plutôt x% de part de marché. 

Selon un sondage réalisé lors d’un de nos événements, 75% des event planners définissent la réussite d’un événement par le taux de satisfaction de leurs participants. Mais vous pouvez aussi bien utiliser, entre autres, les indicateurs suivants :

  • Chiffre d’affaires
  • Nombre de participants
  • Retour sur investissement
  • Net promoter score
  • Taux d’absentéisme

Si votre objectif est mesurable, vous pourrez plus facilement évaluer votre état d’avancement. Cela n’est néanmoins possible que si vous prenez en compte la valeur de départ.

N’oubliez pas de vous demander comment vous allez pouvoir mesurer votre performance : live data, formulaire de satisfaction, CRM, outil de budget

À ne pas suivre : accroître l’engagement des participants
À suivre : s’assurer qu’au moins 80% des participants se connectent à l’application le jour de l’événement (vs 67% à N-1)

 

DÉTERMINEZ DES OBJECTIFS ATTEIGNABLES

 

Les objectifs de votre événement doivent rester réalistes.

Un objectif élevé vous donnera certainement envie de vous dépasser et de donner le meilleur de vous-même. Néanmoins, un objectif trop élevé pourrait faire vaciller votre motivation puisque « de toute façon, je ne pourrai jamais l’atteindre ».

C’est aussi pour cette raison que l’état des lieux de départ est primordial. Pour savoir où l’on va, il faut savoir d’où l’on vient.

Pensez également à confronter vos objectifs aux ressources dont vous disposez, qu’elles soient financières, temporelles, humaines. Vous devrez prouver qu’ils sont réalistes auprès de vos équipes mais également aux yeux des différents acteurs (partenaires, prestataires, hiérarchie).

À ne pas suivre : atteindre un taux de satisfaction de 100%
À suivre : atteindre un taux de satisfaction d’au moins 95% lors de l’enquête de satisfaction (au minimum 110 répondants).

 

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 DÉTERMINEZ DES OBJECTIFS PERTINENTS (RELEVANT)

Les objectifs de votre événement doivent s’inscrire dans une stratégie business globale. En résumé, vous devez répondre positivement à la question suivante : mon événement m’aide-t-il à répondre aux enjeux de mon entreprise ?

Car non, vous n’organisez pas un événement pour les beaux yeux de vos clients. Un client satisfait, c’est bien, mais qu’est-ce que ça rapporte ? Comment le chiffrer ? Quel impact pour l’entreprise ? Une hausse du panier moyen ? Un renouvellement de contrat ? Une augmentation de la fréquence d’achat ?

À ne pas suivre : éblouir mes invités
À suivre : 
atteindre un taux de satisfaction d’au moins 98% des 3 clients à fort potentiel lors de l’enquête de satisfaction post-événement.

DÉTERMINEZ DES OBJECTIFS DÉFINIS DANS LE TEMPS

Quand votre manager fixe avec vous vos objectifs individuels, il vous propose des résultats par semestre ou par année. Il en est de même pour les objectifs de vos événements.

N’hésitez à décliner un objectif principal en plusieurs objectifs paliers, ces paliers pouvant correspondre à des périodes données (un mois par exemple).

Afin que vos objectifs soient compréhensibles dans n’importe quel contexte, je vous conseille d’utiliser des dates précises ou des périodes relatives à des dates précises.

À ne pas suivre : augmenter le chiffre d’affaires en 3 mois -> à partir de quand ?
À suivre : augmenter le chiffre d’affaires de la région Alsace-Lorraine à 1,5 million dans les 3 mois qui suivront l’événement.

Et voilà, maintenant que vos objectifs sont clairement définis, vous êtes parés pour créer les événements qui impacteront votre business ! À vous de jouer 🙂