Lieu pour votre séminaire interne : comment trouver la perle rare ?

 

Votre prochain événement est en cours de préparation et vous venez à l’instant d’avoir la confirmation de la date, il est donc temps de se pencher sur un point majeur du processus d’organisation d’événement : trouver le lieu parfait. Les propositions ne manquent pas et les typologies de lieux pour séminaires s’accumulent. Alors, comment choisir ? Pas de panique, Eventdrive a la solution ! Pour être sûr de faire le bon choix, il suffit de lister les éléments particulièrement indispensables à votre événement. Pour vous faire gagner du temps, voici une liste (non exhaustive) des critères qui peuvent être indispensables pour vous.

 

 

CHOISIR UN ESPACE ADAPTÉ 

Avant même de passer du temps sur les lieux présélectionnés, il y a 3 critères principaux à vérifier en priorité.

  • La capacité d’accueil : à l’heure où vous sélectionnez votre lieu, vous êtes censé avoir une fourchette plus ou moins large du nombre d’invités que vous vous apprêtez à recevoir. Vérifiez donc que les lieux sur lesquels vous allez porter votre attention sont suffisamment grands pour vous accueillir vous et votre équipe. Attention cependant, ce critère peut jouer contre vous, car un lieu trop grand qui serait vide le jour J pourrait porter atteinte à votre image. Il faut être malin quand on est organisateur d’événement !
  • Le budget : autre point important, ça ne sert à rien de jeter votre dévolu sur un lieu si finalement, il est disponible au double de votre budget. Pour ne pas perdre de temps, essayez de vous renseigner sur sa valeur marchande en gardant une petite marge, dans les cas où la négociation serait possible.
  • La disponibilité : souvent, les sites qui proposent de trouver un lieu pour un événement permettent de trier les résultats en fonction de la date choisie, faites-le ! Il serait dommage d’avoir un coup de cœur pour un lieu qui n’est finalement pas disponible. Si seulement ceux qui sont libres apparaissent, vous gagnerez un temps fou.

Après avoir regardé ces 3 premiers critères, la liste s’est déjà réduite. Maintenant, il est temps de regarder plus en détail les éléments nécessaires en fonction de vos besoins

 

Un espace plénière

Si votre événement interne est voué à accueillir une conférence, vous allez avoir besoin d’un espace plénière. Soyez attentifs à la capacité d’accueil de cet espace, car il devra être capable d’accueillir la totalité de vos invités. Mettez-vous en situation et imaginez-vous le déroulement de votre événement, vous adorez la déco du lieu, mais cet espace vous semble trop petit ? Pas de réflexion interminable, on passe au suivant. Efficacité, s’il vous plaît 

Des espaces modulables

Il arrive fréquemment que les événements internes soient organisés sous forme d’ateliers. Souvent, on décide de séparer les participants en petits groupes de travail pour optimiser la productivité. Il est donc important de voir si le lieu permet de créer des espaces modulables. Assurez-vous que des tables sont disponibles pour créer des espaces de travail individuels ou que l’agencement de la salle peut facilement être modifié en fonction de vos besoins.

 

Un espace dédié à la soirée

Votre événement implique une soirée de gala ou un cocktail ? Voilà un nouveau point à prendre en considération. Si vous avez besoin d’avoir des places assises, vérifiez qu’un espace suffisamment grand pourra accueillir assez de tables et chaises pour tous vos invités. Si au contraire, vous décidez de n’organiser qu’un cocktail, l’espace requis peut facilement être diminué de moitié. C’est vous qui avez les cartes en main !

Un espace pour les temps de pause

Ne négligez pas ce point ! La plupart de vos participants sont sûrement fumeurs, il faut donc penser à eux. Vérifiez bien qu’un espace est aménagé à l’extérieur pour les accueillir. Pensez aussi à un espace intérieur, surtout en hiver, dans lequel vous pourriez proposer viennoiseries et boissons chaudes en tous genres pour restaurer vos invités quand ils auront un petit creux à 10h.

 

6 POINTS INDISPENSABLES À VÉRIFIER EN AMONT SUR LE LIEU DE VOTRE SÉMINAIRE 

Une fois que vous avez vérifié les espaces disponibles dans le lieu, d’autres critères sont à vérifier. Ceux-là sont moins rédhibitoires, mais pourraient vous donner un peu plus de travail dans le futur, alors autant prendre le temps de les vérifier. On vous l’avait dit, chez Eventdrive, tout ce qu’on souhaite, c’est vous rendre plus efficace !

Connexion wifi

Avoir une bonne connexion internet est un point indispensable pour un événement corporate. Prenez le temps de bien vérifier ce point au moment de la réservation du lieu. Ce serait dommage d’arriver le jour J et se rendre compte que le wifi fonctionne mieux chez votre grande tante qui vit au milieu des champs que sur le lieu de l’événement. 😉

Équipements fournis

Cela peut paraître évident et pourtant ! Chaque séminaire interne a besoin d’un certain matériel de base comme d’un vidéo projecteur, un écran pour projeter ou encore du matériel de visioconférence. Prenez le soin de demander à l’avance ce qui est disponible sur place et surtout, si c’est inclus dans le prix de la location. Les mauvaises surprises arrivent vite…

Accessibilité

L’accessibilité au lieu sélectionné est un point à ne pas négliger. Pensez à vérifier qu’il y a bien un parking pour les participants qui ont leur propre voiture. C’est aussi une bonne chose de voir si le lieu est desservi par les transports en commun. Enfin, si vous misez sur la proximité, essayez de choisir un lieu central pour les invités dans la mesure du possible.

 

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Option d’hébergement

Si vous choisissez d’organiser votre séminaire interne plus loin que vos bureaux habituels, il peut être intéressant de proposer des options d’hébergements à vos participants. Parfois, les lieux ont des chambres sur place ou bénéficient de tarifs préférentiels sur des hébergements à proximité, n’hésitez donc pas à vous renseigner. Ça peut être aussi l’occasion d’apporter un peu d’originalité à votre séminaire en proposant de dormir dans des tipis ou autres hébergements insolites !

Service de traiteur

Vos participants vont avoir besoin de se restaurer pendant votre événement. Parfois, un service de traiteur est proposé directement sur place, ce qui vous évite pas mal de tracas. Ne négligez pas cette partie, tout le monde sait, votre estomac le premier, que la nourriture est un des critères les plus importants dans l’appréciation d’un événement.

Activités possibles à proximité

Un séminaire interne, c’est fait pour travailler, certes, mais pas que ! La prochaine étape de votre processus d’organisation est très certainement de penser à l’organisation d’activités pour détendre les participants. Gagnez du temps et cherchez des idées dès maintenant ! Selon l’endroit où se trouve le lieu que vous avez repéré, certains types d’activités se prêtent plus facilement. Pourquoi pas organiser une sortie rando si votre lieu se trouve à proximité de chemins pédestres ?

Vous l’avez compris, l’aménagement du lieu pour votre séminaire interne est un point important à ne pas négliger. Gardez à l’esprit vos objectifs au moment de faire votre choix et assurez-vous d’établir vos critères en amont. Pensez également à la suite du processus pour gagner du temps dans vos prochaines étapes d’organisation. Une fois le lieu sélectionné, n’hésitez pas à partager la disposition des salles avec les participants. Ils seront déjà en condition pour le jour J !

 

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

Comment être sûr de rater son séminaire interne ?

Vous souhaitez rater votre séminaire interne ? Évidemment que NON. Dites-moi si je ne me trompe, mais votre objectif est bel et bien de rassembler vos équipes pour renforcer les liens en interne, booster le moral des équipes, valoriser le capital humain, et tout cela avec une approche stratégique, n’est-ce pas ?

Alors voici une liste non exhaustive des choses qui vous le feront rater à coup sûr. Si vous prévoyez d’intégrer un des points ci-dessous dans la stratégie de votre séminaire interne, oubliez. Vraiment. C’est pour votre bien, croyez-en notre expérience d’experts de l’organisation d’événements !

En clair, vous raterez votre séminaire interne si vous :

 

 

Plombez votre MAIL D’INVITATION

 

Commençons par le commencement. Si vous souhaitez réussir l’organisation de votre séminaire interne, il vous faut tout d’abord réussir le mail d’invitation à votre événement. En effet, un beau mail d’invitation, clair et lisible, est toujours plus plaisant à lire qu’un email rempli de texte, avec des informations éparpillées et une allure brouillon. Pour être efficace, votre mail d’invitation doit être à l’image de votre séminaire interne, donc de qualité. Ce sera le premier aperçu que l’on aura de votre événement, alors ne loupez pas le coche !

Vous pouvez ajouter une touche d’humour, accompagnée de belles images et d’une mise en forme textuelle propre, justifiée, en choisissant une police originale comme Helvetica, qui changera de l’usuel Cambria ou Arial.

N’oubliez pas de faire apparaître certaines informations basiques comme le lieu du séminaire, l’horaire, le matériel à apporter si besoin, et également le thème de celui-ci s’il requiert une préparation en amont. Le petit plus : votre objet de mail d’invitation ! Découvrez comment réaliser l’objet de mail parfait et quels en sont les avantages !

Leçon : Ne prenez pas la rédaction et la mise en forme de votre mail d’invitation à la légère. Cela compte !

 

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

 

 

CRÉEz un mauvais esprit ENTRE LES COMMERCIAUX

 

Très mauvaise idée, n’est-ce pas ? Si si, je vous assure que créer de la pure compétition entre vos collaborateurs ne jouera pas en votre avantage. Comment je le sais ? Parce que je l’ai vécu voyons !

C’est pourquoi il vous faut judicieusement choisir une activité de team building collaborative et surtout motivante en créant un challenge, sans pour autant que vos collaborateurs deviennent rivaux. Il faudra favoriser l’émulation à l’inverse de la compétition, c’est-à-dire privilégier une rivalité “saine” et bienveillante plutôt qu’une rivalité nuisible et contre productive.

Leçon : Motivez vos équipes en les poussant à se surpasser à travers des activités gratifiantes pour chacun.

 

EMPÊCHEz LES GENS DE SOUFFLER

 

Saviez-vous que notre temps maximal de concentration est de 90 minutes ? C’est peu me diriez-vous. Alors imaginez réaliser un séminaire sans aucun temps de pause. Vous perdriez votre audience en quelques minutes seulement…

De plus, les pauses sont particulièrement bénéfiques : elles réduisent la fatigue décisionnelle, dûe à la prise répétitive de décisions. On en prendrait environ 35 000 par jour, et à chaque décision, une fatigue supplémentaire s’installe. Or, lors de votre séminaire, vous attendrez de la réactivité de la part de vos équipes, surtout à travers les différentes activités participatives que vous proposerez.

Le manque de temps de pause favorise également l’accumulation de fatigue, où il s’en suivra rapidement une perte de motivation au sein de votre équipe.

Leçon : Ne craignez pas d’accorder quelques minutes de break. Cela ne vous portera pas préjudice, au contraire !

 

  

PENSEz QU’ILS VONT TOUT RETENIR SUR LE BOUT DES DOIGTS

 

Nous ne sommes définitivement pas dotés des qualités mémorielles exceptionnelles dont fait preuve Einstein, et cela à notre plus grand regret. Les éléments partagés lors de votre séminaire ne se doivent pas de rester de simples données. Auquel cas vous risqueriez de perdre vos participants, qui ne retiendraient finalement pas ce pour quoi vous les avez conviés.

Pour que ceux-ci retiennent au mieux vos dires, créez des présentations concises et imagées, en y faisant figurer les données clefs. Évitez ainsi les slides surchargés en texte. L’idéal est d’être synthétique, en apportant une touche de storytelling pour marquer votre auditoire, qui pourra plus facilement s’identifier et retenir.

Proposer des activités fédératrices et impliquantes donnera de l’impact à votre séminaire et marquera vos participants. Par exemple, vous pouvez leur proposer de faire une activité manuelle et créative en leur demandant de travailler sur une grande fresque illustrant l’image de l’entreprise, ou bien de faire des activités en pleine nature, où ils devront s’entraider pour “survivre” en construisant une cabane. Vous pouvez aussi opter pour un escape game où vos participants travailleront leurs techniques de communication afin d’atteindre un objectif commun. Vous voulez plus d’idées de thèmes pour votre séminaire interne ? Cliquez sur le lien !

Enfin, prévoyez des Powerpoint et documents numériques à partager en ligne, à envoyer par email, ou à imprimer pour laisser une trace de votre séminaire, pour le plus grand plaisir de vos participants.

Leçon : Faites vivre à vos invités une expérience unique qui restera gravée dans leurs mémoires, et envoyez-leur tous les documents que vous aurez présentés avec toutes les informations et détails dont ils ont besoin. Personne n’est parfait, et encore moins lorsque cela concerne la mémoire !

FAItes trop SIMPLE

 

Vous avez travaillé votre email d’invitation, prévu plusieurs activités, réalisé vos présentations Powerpoint et votre discours, mais à quoi bon si vous ne faites que survoler votre thème et votre journée ? Être synthétique est une bonne chose, mais omettre des détails importants pourrait ne pas vous être favorable. Ce séminaire doit être une source de valeur ajoutée, pour vous comme pour vos équipes. Profitez d’avoir tout le monde à votre écoute pour transmettre des messages importants et pour renforcer les liens des membres des différents groupes de travail.

Alors ne négligez aucun détail et poussez votre réflexion un maximum. Même chose pour vos activités : les thèmes doivent être respectés, sans demi-mesure. 

Leçon : Un séminaire complet et riche en apprentissage aura beaucoup plus d’impact au sein des membres de votre entreprise. Montrez l’exemple en mettant tous les moyens en place pour créer un événement utile et efficace.

 

Maintenant que vous savez parfaitement rater votre séminaire interne, la réussite de celui-ci ne fait plus aucun doute ! Il suffit simplement de retenir toutes les petites leçons de cet article 😉 Pour plus d’infos sur comment réaliser une séminaire interne manager réussi, découvrez notre article juste ici !

 

[Success Story] Sigfox – Des événements internes qui engagent

Créée en 2011 à Labège, dans la région de Toulouse, Sigfox fait partie des licornes françaises. Elle officie dans le secteur de l’Internet des Objets. Sa vision ? Connecter le monde physique avec le monde digital en digitalisant n’importe quel objet du quotidien. Aujourd’hui, la société emploie 400 personnes dans le monde entier. Pour créer du lien entre l’ensemble de ses collaborateurs, Sigfox organise régulièrement des événements internes. Découvrez comment elle y apporte interactivité et praticité grâce à Eventdrive !

 

Une problématique : le manque d’interactivité sur les événements internes

 

Au-delà des nombreux manifestations externes qu’elle organise, Sigfox met donc un point d’honneur à organiser de nombreuses événements internes pour ses salariés :

  • ROADSHOWS
  • ASSEMBLÉES GÉNÉRALES (1 PAR TRIMESTRE)
  • SÉMINAIRES (1 PAR AN)
  • TALKS
  événements internes interactivité  

Tous ces événements sont habités par une vision : l’interactivité. Cependant, difficile de convier 400 personnes, d’autant plus que de nombreux participants suivent à distance. Le manque d’anonymat des publications des invités rendent aussi certaines questions délicates.

 

Une solution : l’application mobile

 

Afin de remédier à cela et faire de chaque événement interne un modèle de participativité, Sigfox a choisi Eventdrive pour ses fonctionnalités d’engagement.

Pourquoi Sigfox a choisi Eventdrive ? “Eventdrive était une évidence pour nous. En plus, l’histoire est belle : deux personnes qui ont rencontré cette problématique événement après événement inventent finalement la solution à leur propre problème !”

 

“Nos collaborateurs peuvent participer des quatre coins du monde et apporter leurs remarques grâce à la pléthore de fonctionnalités de l’application Eventdrive : voter, poser des questions tout en restant anonyme, accéder à certaines informations en temps réel, interagir entre eux. De plus, nous pouvons avoir un aperçu de l’engagement et direct et analyser tous les chiffres.”

Debbie Ewens, Responsable Communication Interne, Sigfox

Des résultats : une audience engagée lors des événements internes

 

Les résultats ? Des personnes beaucoup plus engagées lors des événements internes, une participation en hausse, des collaborateurs plus impliqués et des résultats mesurables.

  EN RÉSUMÉ, SIGFOX A RÉUSSI À ENGAGER 400 COLLABORATEURS À TRAVERS LE MONDE LORS DE SES ÉVÉNEMENTS INTERNES.   Vous organisez prochainement une soirée d’entreprise ? Découvrez nos ressources sur le sujet – articles, modèles, études de cas – en cliquant ici !
Gagner du temps, optimiser le ROI et enchanter les invités, c’est possible grâce aux plateformes tout-en-un !  Découvrez comment dans notre livre blanc.