À quelle heure envoyer mes emails d’invitation ?

On le sait, le moment que l’on choisit pour envoyer ses emails d’invitation est assez crucial. Pourquoi ? Parce qu’on veut maximiser le taux d’ouverture et surtout, l’engagement associé.

Savez-vous que 23% de vos abonnés ouvrent votre email moins d’1h après l’avoir reçu ? (d’après Sendinblue) ?

Le problème, c’est que trouver le moment idéal n’est pas facile ! Heureusement, nous ne sommes pas les seuls à nous poser la question et des études ont été menées pour tenter de comprendre la logique derrière l’ouverture d’un email. Eventdrive a donc réuni les informations les plus pertinentes pour vous aider à envoyer vos emails d’invitation au moment le plus opportun !

 

DES ÉTUDES SCIENTIFIQUES POUR ÉTUDIER LA QUESTION

Comme pour à peu près chaque stratégie marketing mise en place, quand on envoie un email, il faut, par la suite, analyser les résultats pour comprendre ce qui a fonctionné et moins bien fonctionné.

Dans le cas d’un email d’invitation, il y a 2 principales métriques à regarder :

Le taux d’ouverture

C’est le pourcentage d’emails qui ont été ouverts par rapport au nombre d’emails envoyés. On estime qu’un bon taux d’ouverture dépasse les 20%.

Pour le faire varier, on recommande de jouer sur l’objet de l’email et le moment de l’envoi.

Le taux de clics

C’est le pourcentage d’emails qui ont eu un clic (en général sur le CTA) par rapport au nombre d’emails envoyés. En général, on considère avoir un bon taux de clic si on dépasse les 3%, pour une campagne d’emailing classique.

Pour tenter de l’augmenter, il faut faire des tests sur la structure de l’email en utilisant la règle des 80/20, par exemple : plus de pertinence et moins de promotion.

Au moment de déterminer quel est le meilleur moment pour ouvrir un email, ce sont ces 2 métriques que l’on regarde en priorité.

 

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QUEL EST LE MEILLEUR MOMENT POUR ENVOYER UN EMAIL ?

Quel jour envoyer votre email ?

Comme je vous le disais, de nombreuses études ont été mises en place par différents fournisseurs de logiciel d’emailing (Sendinblue, Mailchimp, Hubspot…). Assez étonnamment, une corrélation plutôt forte est ressortie des analyses concernant le meilleur jour pour envoyer un email.

  • Le mardi : deuxième jour de la semaine, les clients ont eu le temps de vider leur boîte mail… Bref, le mardi semble être le meilleur jour pour envoyer un email d’invitation !
  • Le jeudi : si vous décidez d’envoyer 2 emails dans la même semaine, ou encore un email de relance la semaine suivante, il semble que le jeudi soit le 2e meilleur jour pour envoyer un email.

Chez Mailchimp, par exemple, on voit que la tendance de ces 2 jours se dégage plutôt bien :

 

Quelle heure choisir pour l’envoi de ma campagne d’emailing ?

Connaître le bon jour où envoyer son email est un bon début. D’après les résultats, vous avez d’ailleurs choisi de programmer votre future campagne d’emailing mardi prochain. Le problème, c’est qu’il y a 24h dans une journée. Alors, à quelle heure envoyer votre email ? 

Là encore, les études précédemment citées ont fait le travail pour nous. Les résultats sont assez variables en fonction des industries, mais globalement, des tendances se dégagent.

  • Fin de matinée (vers 11h) : le créneau juste avant le déjeuner est celui qui fonctionne le mieux, avec un taux d’ouverture maximisé.
  • Début d’après-midi (vers 14h) : le créneau juste après le déjeuner est aussi fortement apprécié des clients qui semblent ouvrir plus facilement leur courrier électronique le ventre plein !

Si on reprend les analyses de MailChimp, on voit bien que le créneau du déjeuner est celui qui a le plus de succès !

MAXIMISER LES RÉSULTATS GRÂCE À VOS ABONNÉS

Tirer des conclusions de toutes ces analyses est le meilleur moyen d’avoir des résultats efficacement. Le problème est que chaque client est unique. 

Vous pourrez avoir d’excellents résultats avec une campagne qui touche l’industrie de la pharmaceutique, et, au contraire, des chiffres plutôt négatifs si vous suivez la même stratégie avec un client dans le milieu du tourisme par exemple.

Alors, comment y remédier ? Tout simplement en faisant des tests. Vous devez apprendre à connaître vos abonnés, décrypter leur manière d’agir et comprendre leurs méthodes de consommation d’un point de vue digital.

La meilleure manière d’y parvenir est en faisant des tests. Prenez le temps de planifier différentes campagnes à différents moments et analyser les résultats pour voir quelle campagne est la plus performante.

 

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Si vous en avez la possibilité, le mieux est de mettre en place des A/B test. Vous segmentez votre audience en 2 groupes. L’un des groupes reçoit votre email le matin, le second dans l’après-midi. Ensuite, vous analysez les résultats pour voir quel groupe a le plus haut taux d’ouverture et taux de clic et vous choisissez ce créneau pour votre future campagne.

Notre conseil serait aussi de jouer sur l’objet de votre email. Votre but est de le rendre le plus percutant possible pour donner envie à votre audience d’en savoir plus et de cliquer sur votre email ! Pour créer un objet de mail qui déchire, découvrez notre article !

Pensez aussi à faire un petit nettoyage dans votre liste de contacts. On pense souvent, à tort, que plus la liste est grande, meilleurs seront les résultats. Au contraire, il vaut mieux avoir une liste plus courte, mais qui contient uniquement des abonnés actifs. Alors, n’hésitez pas à faire un petit nettoyage avant de planifier votre campagne. N’oubliez pas que pour être conforme à la RGPD (la nouvelle réglementation qui est entrée en vigueur en 2018 en Europe), vous devez absolument avoir obtenu le consentement de vos abonnés avant de leur envoyer un email.

 

Planifier une campagne d’emailing peut paraître simple et pourtant, la mission est assez délicate. N’oubliez pas de garder votre audience en tête au moment de planifier votre email. Si vous n’avez pas le temps de faire des tests poussés, sachez que le mardi et le jeudi sont les meilleurs jours pour envoyer un email. Pour maximiser le taux d’ouverture, nous recommandons de cibler en priorité le créneau situé entre la fin de matinée et le début d’après-midi.

Avec toutes ces informations en main, vous ne devriez pas avoir trop de difficulté à toucher largement votre audience !

Animateur d’événement : comment devenir le meilleur ?

Travailler en événementiel n’est pas toujours chose aisée, encore moins quand on décide de devenir animateur d’événement. Ce travail demande une certaine rigueur et une bonne dose d’improvisation. Même si l’organisateur d’événement reste le maître d’orchestre, l’animateur est en grande partie responsable du succès de l’événement, car il est chargé d’occuper les invités et animer l’événement pendant les moments cruciaux où l’énergie retombe un peu.

Mais quelles sont les réelles missions d’un animateur et quelles compétences peuvent lui permettre de réussir sa tâche avec brio ? Eventdrive vous donne tous ses petits conseils pour vous aider à devenir le meilleur animateur d’événement.

L’ANIMATEUR D’ÉVÉNEMENT : QU’ATTEND-ON DE LUI ?

Le rôle d’un animateur d’événement est simple : animer votre événement. Mais vous n’aviez pas besoin de nous pour en arriver à cette conclusion, n’est-ce pas ? En réalité, les objectifs un peu plus cachés d’un animateur sont plus complexes.

Pour parvenir à compléter sa mission, un bon animateur doit être capable de diffuser les produits de votre entreprise, en vanter les mérites d’une manière déguisée et assurer une communication efficace avec énergie et chaleur. Rien de pire qu’un animateur qui ne sourit pas ! Et oui, autre talent demandé et non des moindres : être toujours de bonne humeur. L’animateur doit être capable d’améliorer votre image de marque et pour y parvenir, rien de mieux que de travailler en souriant.

Il existe différents types d’animateurs. Le premier, le plus commun, est souvent appelé animateur micro. C’est celui qui doit assurer le spectacle et il se balade souvent avec un micro entre les mains, d’où le surnom qui lui est donné.

L’animateur peut aussi être un présentateur. Dans ces cas-là, il doit être capable de captiver l’audience et séduire vos participants pour diffuser le message qui lui a été confié. Lors des événements professionnels, son job est aussi de distribuer la parole et aider les intervenants qui n’aiment pas forcément parler en public. Son but est alors de favoriser le discours de chacun.

Son rôle, en quelque sorte, est de créer un fil rouge tout au long de l’événement. On parle beaucoup de storytelling en marketing (l’art de raconter une histoire pour captiver son audience). C’est la même chose pour un animateur. Un bon professionnel saura commencer une histoire au début de l’événement et la continuer au fur et à mesure que la journée avance. Pour y parvenir, il peut faire des blagues, utiliser son expérience personnelle ou raconter des anecdotes. L’objectif final étant de lier les différentes interventions entre elles de manière fluide et intéressante pour l’audience.

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LES COMPÉTENCES NÉCESSAIRES POUR DEVENIR ANIMATEUR ÉVÉNEMENTIEL

Chaque animateur est unique et selon les événements auxquels il doit participer, les compétences nécessaires peuvent varier. Cependant, un bon nombre de qualités sont requises, peu importe la mission confiée.

Être dynamique

Un bon animateur doit déborder d’énergie. Mais le plus important, il doit être capable de tenir sur la longueur. Les journées sont souvent longues en événementiel et le rôle de l’animateur est d’occuper les invités pendant toute la durée de l’événement, alors lui-même doit être capable de résister à la fatigue. Une bonne nuit de sommeil avant un événement est fortement recommandée ! Et si vous avez un doute, n’hésitez pas à visionner quelques conférences Ted. Vous verrez comment les intervenants sont actifs, et utilisent le dynamisme à bon escient pour captiver leur audience.

Savoir se sociabiliser

Ca peut paraître évident, mais détrompez-vous, trop de fois, nous sommes tombés sur des animateurs qui n’avait pas le sens du contact. Et pourtant, cette qualité est plus qu’indispensable. L’animateur est souvent pris à parti par les invités qui lui posent des questions. Il faut alors être capable d’engager la conversation et aider les participants à se mettre à l’aise. Pour y parvenir avec plus de facilité, vous pouvez vous-même vous rendre à des événements, en tant que clients et observer comment les animateurs sur place se débrouillent. Puis profitez-en pour discuter avec les différents intervenants pour mettre en pratique vos talents !

Être un bon acteur

Oui, vous avez bien lu. L’animateur doit être capable de jouer la comédie. Il n’est pas toujours facile d’assurer sa mission en restant soi-même, un bon animateur saura alors faire la part des choses et jouer le rôle qui lui est demandé pendant quelques heures. D’ailleurs, on conseille toujours aux animateurs en devenir de prendre quelques leçons de théâtre pour les aider dans leur futur. Quelques heures de formations peuvent vous apprendre les bases du métier et les bonnes techniques pour savoir réagir rapidement et surtout, savoir improviser !

Être polyvalent

L’animateur doit souvent assurer différentes missions. On peut lui demander de présenter un produit, d’annoncer une conférence ou encore d’accueillir les invités. Parfois ces 3 tâches sont demandées au cours d’une seule et même journée. L’animateur doit alors être capable de changer le ton de son discours. Il en va de même si l’animateur est amené à travailler au cours d’une conférence professionnelle pour avocat un jour et d’un salon sur les jouets pour animaux le lendemain, par exemple.

LES DÉTAILS QUI FONT DE VOUS UN BON ANIMATEUR D’ÉVÉNEMENT

Être un bon animateur, ce n’est pas donné à tout le monde. En plus d’avoir les compétences nécessaires, de nombreux détails vont faire la différence.

Par exemple, un animateur qui ne sait pas se souvenir de son texte et reste silencieux, aussi dynamique et souriant soit-il, ne sera jamais rappelé. En revanche, un animateur qui a un trou de mémoire, mais qui est capable de faire une improvisation qui a du sens saura faire la différence. Tous les présentateurs ont des blancs, c’est normal. Mais il faut être capable de les gérer. La plupart des gens utilisent l’humour pour s’en sortir en racontant une blague. Vous pouvez aussi choisir ce moment pour interagir avec le public, leur poser des questions. Et si vraiment la situation ne s’y prête pas, voyez à plus long-terme et faites le teasing d’une activité qui va avoir lieu plus tard au cours de l’événement. Double bénéfice : vous comblez un blanc et faites la promotion d’une autre conférence.

Notez aussi qu’un animateur a le droit de venir avec des notes. Certes, on ne veut pas que vous lisiez une feuille toute la journée, mais vous avez bien évidemment le droit de prendre quelques fiches. Certains optent plutôt pour des notes au format électronique en emportant avec eux sur scène une tablette ou un ordinateur. Concernant le contenu de ces fiches, vous pouvez faire le choix de ne noter que quelques mots-clés ou des phrases entières, des idées pour vous aider à faire la transition entre les différentes parties ou alors un script entier. Peu importe votre choix, il faut que la méthode choisie soit la plus efficace.

Même chose, on sait à quel point l’événementiel est un secteur qui doit faire face aux imprévus. En tant qu’animateur, il faut être capable de réagir rapidement tout en gérant son stress. Imaginez la situation, un animateur est chargé de faire la démonstration d’un robot de cuisine et une panne d’électricité l’empêche de fonctionner. Un animateur quelconque attendra que le courant revienne. En revanche, un bon animateur utilisera ce temps à bon escient pour présenter toutes les autres caractéristiques techniques du robot.

 

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Attention cependant à ne pas être trop spontané. Il faut être capable de réagir en cas d’imprévu, mais il ne faut pas dire ou faire n’importe quoi. Gardez bien en tête la thématique de l’événement que vous animez, l’audience qui s’y trouve et les objectifs qu’on vous a confiés. Par exemple, n’allez pas dire que vous allez proposer de la pause pour aller manger un bon steak à un public 100% vegan. Vous voyez l’idée ?

La préparation est la clé. Si vous voulez réussir votre mission, vous devez arriver préparé à affronter plusieurs cas de figure en fonction des aléas du métier. Pensez à vous préparer physiquement. Peut-être pouvez-vous mettre une tenue particulière si aucune ne vous a été imposée ? Un peu comme un acteur, vous devez habiter le rôle qui vous a été donné. Entrez dans le rôle du speaker en vous coiffant, en vous habillant, en vous maquillant. Bref, en portant une attention particulière à votre tenue.

Il est aussi primordial de se préparer mentalement. Même pour quelqu’un dont c’est le métier,  parler devant une audience n’est pas chose facile. Différentes techniques existent, à vous de choisir la plus efficace. Vous pouvez parler à vous même face à un miroir pour vous donner des conseils, faire une séance de méditation ou de sophrologie juste avant le début de l’événement ou encore miser sur le yoga pour vous aider à vous concentrer.

Un bon animateur saura mener sa mission en mettant en place des animations divertissantes, tout en étant à la fois discret, pour ne pas faire peur aux invités, et participatif, pour les inviter afin de leur proposer de prendre part de manière active à l’événement.

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On attend souvent beaucoup d’un animateur, et pour cause ! L’animateur d’événement est souvent l’élément clé de la réussite d’un projet. On a tous été à un mariage qui « aurait été vraiment super » si le DJ n’avait pas gâché la soirée. C’est un peu le même genre de réflexion pour l’animateur événementiel. Pas de pression, si vous suivez tous nos conseils à la lettre, vous devriez compléter votre mission haut la main ! Soyez attentifs aux détails, prévoyant et proactif, sans oublier une bonne dose de créativité, l’originalité a toujours aidé. Bref, pour devenir le meilleur dans votre catégorie, gardez tous ces éléments en tête et restez focus sur votre mission. Tout devrait bien se passer !

15 activités de teambuilding

Le teambuilding connaît un certain succès depuis ces dernières années. Il est de plus en plus demandé par les salariés en entreprise car il est fédérateur, collaboratif et permet de renforcer les liens auprès des équipes de travail.

Une entreprise est constituée de plusieurs salariés, qui une fois tous réunis, ne forment plus qu’une entité à part entière ! Pour cela, il est important de montrer que chaque personne est importante et cela passe notamment par les activités de teambuilding. Alors surprenez vos collaborateurs en leur proposant des idées créatives auxquelles ils ne s’y attendront pas ! 😉

1.Tour en 2CV autour de Paris

« Bonjour ma soeur. Je suis en panne… ! »

Qui n’a jamais rêvé de se balader dans Paris avec une deux chevaux ? Véritable symbole d’une époque, à l’allure élégante et qui a marqué notre enfance, vous trouverez de nombreux sites internet où il vous est possible d’organiser une balade en 2CV. Octroyez à vos collaborateurs un moment magique, dans la plus belle ville du monde ! Prenez garde à ne pas finir comme la bonne soeur…

2.Tour en side-car

« Je parie que j’vais encore me cochonner ! »

Restons dans l’univers de l’automobile. Connaissez-vous les side-cars ? Ces motocyclettes accompagnées d’une troisième roue latérale. Arborez un style rétro et vivez un vrai moment de liberté avec vos collègues !

 

3.Tour en voiture de collection

Beauté divine !

Je suis prête à parier que vous faites toujours signe à la personne qui est à côté de vous lorsque vous voyez une voiture de collection passer… Et bien n’attendez plus, et faites rêver vos collègues en partageant ce moment de fierté, à bord d’une voiture qui marque les esprits !

4.Démonter une voiture dans un temps imparti

Faites travailler les méninges de vos collaborateurs en leur proposant de démonter une voiture !

Oui, vous avez bien lu. Pour ceux qui s’y connaissent en mécanique, ce sera sûrement un jeu d’enfant. Ainsi, ils pourront travailler avec les membres qui s’y connaissent un peu moins dans le domaine, afin de collaborer tous ensemble sur un même projet. Et évidemment, en respectant le temps imparti !

5.Tournoi de beer pong

Allez, cul sec !

On vient de m’annoncer dans le micro qu’il ne fallait trouver que des idées de teambuilding sobres… 👀 Gardez le secret et faisons un écart pour cette fois… Que celui ou celle qui n’a jamais fait un beer pong de sa vie me lance la première pierre ! Cette activité a le don de réunir tout le monde, sans exception. Une bonne solution pour créer du lien entre les équipes. À la vôtre !

6.Jeux-olympiques

Parce que l’on n’a pas le temps de niaiser !

Mettez le physique et la stratégie de vos collaborateurs à rude épreuve afin qu’ils prouvent leur bravoure ! Inspirez-vous des jeux-olympiques actuels et organisez une série d’épreuves : basket, relais, lutte, tir à l’arc, tir à la corde, etc. L’équipe qui remporte le plus d’épreuves sera nommée championne !

7.Création d’une peinture géante à plusieurs

La mission d’aujourd’hui : créer !

Différent de l’initiation au dessin, ici le but n’est pas d’apprendre à bien dessiner en respectant un modèle de construction précis, mais créer une seule et même oeuvre totalement unique, où chacun aura apporté sa touche personnelle. Chaque coup de pinceau se mélangera à celui des autres pour ne former qu’un tout. Finalement, une belle analogie de l’entreprise, où chaque personne a son rôle à jouer grâce à ses compétences personnelles, pour ne représenter qu’une entité.

8.Épreuve topchef en équipe

 « Je veux voir du vert dans vos assiettes ! C’est parti, vous avez 45 minutes !”

Vous avez compris le concept. Des équipes de 3/4 personnes auront un thème culinaire précis à respecter : un plat à base d’oeufs uniquement, un plat à base de légumes… Mais vous pouvez aussi varier les conditions de préparation du plat. Par exemple, en cuisinant dans le noir ou bien avec une main derrière le dos ! Un moment de rires, qui réveille les papilles !

9.Épreuves pâtisserie

Vous êtes plus sucré que salé ?

Alors pourquoi pas organiser des épreuves culinaires exclusivement consacrées à la pâtisserie ! Il arrive parfois d’assister à de vrais chefs-d’oeuvre, des « constructions » sans pareil. Est-ce que vos collaborateurs pourront en faire autant ? Ça va pas être de la tarte ! 🥧

10.Soirées à thème super beauf

“Que dit une bière quand elle tombe dans l’eau ? Je sais panaché.”

Vous voyez un peu mieux l’ambiance de votre prochaine activité de teambuilding ? Prérequis indispensables : claquettes/chaussettes, des bières, humour macho, ballon de foot, le journal de L’Équipe, la playlist Johnny Hallyday et une coupe de cheveux mulet entre autres ! Incarnez également vos personnages beaufs préférés et vivez une activité de teambuilding de folie !

11.Tournoi de petanque thème « Marinière et Ricard à Gogo »

Et un petit ricard, un !

Que diriez-vous de quelques parties de pétanques sous “le soleil de Marseille” pour divertir et motiver vos équipes ? Un peu de compétition, accompagné de sa marinière et d’un petit ricard ça ne fait pas de mal au moral.

12.Tournoi de bubble foot en salle

Parce que le ridicule ne tue pas !

 Il parait qu’il rend plus fort même… En attendant voilà ce que je vous propose : du bubble foot ! Il s’agit d’un sport un peu particulier qui consiste à enfiler une sorte de bulle géante protectrice et de jouer au foot en risquant de rebondir sur ses collègues. Une bonne dose de fun et de rires assurée !

13.Création d’une fresque murale avec des photos

Ça tombe bien car vous aviez justement émis l’idée de changer prochainement la déco de vos bureaux… 😏

Réalisez une fresque géante sur un des murs de vos locaux en accrochant des dizaines de photos d’équipe, en respectant un certain ordre, par exemple en respectant l’ordre chronologique ! Au final, c’est du gagnant-gagnant : nouvelle décoration + preuve d’une certaine complicité entre les équipes.

14.Cours de sport

C’est l’heure des squats !

Organisez un cours de sport collectif afin de tester le mental d’acier de vos équipes ! Le sport est un excellent moyen de tester physiquement et mentalement et de montrer que l’on est sans cesse capable de se surpasser, si on travaille ensemble !

15.Challenge vidéo

Marquez les esprits dans la durée en réalisant un challenge vidéo !

Il peut se présenter de différente manière. Par exemple, en faisant du cinéma et ce n’est pas chose aisée. Il faut s’organiser en équipe pour trouver une idée, l’exprimer, la jouer… Une activité créative et productive, avec à la fin une session visionnage des courts-métrages des autres équipes. 🎥

Vous voilà paré à organiser des activités de teambuilding de folies ! Soyez à l’affût de nos prochaines sorties d’articles, car je vous l’annonce en avant-première, il y aura une suite ! En attendant, n’hésitez pas à découvrir notre second article sur « 10 idées d’activités de teambuilding ! »

Programme d’un événement : les détails à ne pas oublier

Être organisateur d’événement demande un certain nombre de qualités. Il faut, entre autres, être ponctuel, organisé (on s’en doutait de celle-là), multitâche, avoir l’esprit logique et être malin. Pourquoi ? Parce qu’en plus de devoir trouver une salle pour accueillir votre événement, rédiger les cartons d’invitations, gérer tous les prestataires externes, il faut également être capable de gérer avant, pendant et après l’événement. Et une des tâches essentielles de l’organisateur est de concocter un programme qui occupera les invités, capable de leur donner envie de venir quand ils le découvriront et surtout qui leur fera passer un moment mémorable. 

Alors pourquoi est-ce si important ? Et comment être sûr de ne pas louper cet élément clé dans l’organisation événementielle ? On vous donne tous nos petits conseils d’experts, testés et approuvés.

 

LE PROGRAMME D’UN ÉVÉNEMENT : UN ÉLÉMENT ESSENTIEL

 

Avant d’entrer dans le vif du sujet, partons sur de bonnes bases.

Le programme de votre événement est un peu comme l’agenda. Il doit contenir les détails de toutes les activités, les horaires, les thématiques abordées, mais aussi les noms des intervenants. C’est un peu une vue globale de tout ce qu’il va se passer au cours de votre événement.

Il est très important d’en avoir un pour informer les invités de ce qui les attend, avant même qu’ils ne posent la question. La proactivité est la clé !

Vous pouvez faire le choix de diffuser votre programme de manière électronique, en le mettant en ligne sur votre site internet ou votre application mobile, ou encore en l’envoyant par email à vos invités. C’est d’ailleurs une excellente idée de l’inclure à votre carton d’invitation.

Pensez cependant à toujours avoir quelques versions papier à accrocher un peu partout sur le lieu de votre événement, mais également à distribuer. Il n’est pas question d’alourdir notre empreinte écologique, mais bien de prévenir les problèmes informatiques. Qui n’est jamais tombé en panne de batterie ?

LES POINTS À INCLURE DANS LE PROGRAMME DE VOTRE ÉVÉNEMENT

Construire le programme d’un événement n’est pas une mission très compliquée. Il faut cependant être particulièrement vigilant et ne pas oublier d’insérer les informations clés. Pas de panique, Eventdrive est là pour vous aiguiller !

Les horaires

Indiquer les horaires de chaque session est la base de tout bon programme. Non seulement vous devez communiquer les heures de début et de fin de toutes les activités qui vont être annoncées dans le programme, mais il faut également prendre en compte la logistique.

Au moment de planifier, pensez à prévoir une plage tampon entre les différentes activités. Il est rare qu’une conférence annoncée à 9h puisse réellement commencer à cette heure-là (il y a toujours des gens en retard ou qui papotent en buvant un café). N’oubliez pas non plus d’inclure des temps de pause, essentiels au bon déroulement d’une journée.

Notre conseil est de ne pas faire commencer des événements avant 9h, notamment lorsqu’ils ont lieu en province. Mieux vaut privilégier une heure un peu plus tardive pour maximiser le taux de présence.

 

Les intervenants

En plus de la thématique de l’activité annoncée, prenez le temps d’annoncer l’intervenant qui sera chargé d’animer la session. Il est toujours intéressant d’inclure une petite biographie, ainsi qu’une photo, pour présenter un peu plus en détail la personne que vos invités seront amenés à voir.

C’est d’ailleurs ce genre d’informations supplémentaires qui peut pousser quelqu’un à faire le déplacement pour assister à une conférence par exemple.

 

Les temps de pause

On en parlait un peu plus tôt : ne négligez pas les temps de pause. Il est important de bien spécifier toutes les pauses auxquelles vos participants auront droit, même s’il ne s’agit que d’un petit break autour d’un café le matin.

Si vous organisez une journée d’étude ou un séminaire sur plusieurs jours, il est fort probable que vous mettiez en place des temps de pause un peu plus longs. S’il y a des activités organisées à cette occasion, c’est le moment d’en parler. Le but est de mettre l’eau à la bouche de vos futurs participants !

 

Les enchaînements des interventions

Ce point est également très important. Parfois, pour une question de logistique ou en raison des conditions du lieu que vous avez loué, deux sessions consécutives ne pourront pas avoir lieu dans la même salle. Si c’est le cas, il faut le préciser très clairement à vos invités sur le programme de votre événement.

 

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QUELQUES IDÉES POUR RÉUSSIR VOTRE PROGRAMME À COUP SÛR

Vous avez dorénavant toutes les clés en main pour créer un programme d’événement qui ne laissera personne indifférent. Mais histoire d’être sûr que vous atteignez votre objectif, voici quelques conseils bien utiles.

 

Soyez clair et concis

Pas la peine de détailler en long, en large et en travers le contenu de toutes les activités. Il faut trouver un bon équilibre : en dire suffisamment pour donner envie d’en savoir plus, mais pas assez pour leur laisser une part de surprise.

 

Ajouter des images

Il paraît qu’une photo parle mieux que 1000 mots. Vous êtes d’accord ? Pensez à insérer des images de qualité dans votre programme. Cela peut être un portrait des intervenants, une photo du repas qu’ils vont avoir ou tout simplement une image du lieu où aura lieu l’événement.

 

Faire des tests

Avant d’imprimer votre événement en X exemplaires ou de le mettre en ligne sur votre site internet, pensez à le faire relire par au moins 2 ou 3 personnes. Idéalement, des collègues qui travaillent sur le projet, mais également des personnes qui ne sont pas au courant du tout. Un oeil extérieur peut détecter les imperfections beaucoup plus efficacement.

 

Vous voilà fin prêt pour créer le programme d’événement parfait. Pensez à inclure tous les éléments essentiels, prenez le temps de bien le faire relire et choisissez la meilleure manière de le diffuser. N’oubliez pas que ce programme sera un peu la clé de voûte de votre événement, le fil conducteur qui pourra vous permettre de suivre le déroulement de la journée, alors prenez bien le temps de produire un travail de qualité. Le succès de votre événement en dépendra !

Comment trouver des idées de goodies pour un salon professionnel ?

Il existe plusieurs manières pour que l’on se souvienne de votre salon (ou de votre présence sur ce salon !). Vous pouvez inonder les réseaux sociaux de posts, publier des dizaines de photos et de feed-back en espérant que votre communauté les voit. Vous pouvez aussi recontacter vos visiteurs en envoyant un email de remerciement. Mais s’il y a bien une méthode qui est efficace, c’est distribuer des goodies sur un salon professionnel. Et oui ! En distribuant des objets promotionnels au cours de votre événement, vous avez de grandes chances que vos invités les ramènent chez eux et soient amenés à les utiliser régulièrement. Mais pour cela, il faut être capable de choisir le bon produit. Alors, comment trouver de bonnes idées de goodies pour votre salon ? 

Eventdrive vous dresse la liste des meilleurs sites. En bonus, on vous donne nos conseils pour bien les choisir et quelques exemples des idées les plus originales.

LES 6 MEILLEURS SITES POUR TROUVER DES GOODIES POUR UN SALON PROFESSIONNEL

Objetrama

Objetrama se définit comme étant le leader français de la vente de goodies événementiels. La compagnie propose en effet, depuis plus de 15 ans, tous types d’objets publicitaires, mais également des cadeaux d’entreprise avec une note un peu plus haut de gamme. Le gros bonus ? Objetrama peut vous assurer des délais de livraison très rapides, car la grande majorité de leurs ateliers se trouvent en Europe et leur QG en Alsace.

Cadoétik

Cadoétik s’est spécialisé dans la proposition d’objets publicitaires achetés via un processus écoresponsable. Leurs objectifs ? Respecter l’environnement de toutes les manières possibles et mettre l’humain au cœur de la démarche. La société fait d’ailleurs régulièrement des dons à des associations et participe à des projets humanitaires pour souligner cette différence. Le bon choix pour des goodies responsables pour votre salon professionnel 🙂

Cadeauweb

Cadeau web propose une multitude de goodies pour vos salons professionnels. En plus du traditionnel stylo publicitaire, la compagnie propose de nombreux objets plus originaux les uns que les autres. Que vous ayez à organiser un événement autour du vin ou une convention du BTP, vous trouverez des suggestions d’idées thématiques.

Mes Objets Publicitaire

Mes Objets Publicitaires s’est surtout spécialisé dans les goodies pour salon professionnel économiques. En conséquence, les produits qu’ils proposent sont plutôt simples et accessibles à toutes les bourses. Mais la variété des produits proposés n’en est pas moins énorme ! Dans le milieu depuis plus de 30 ans, MOP (comme ils se surnomment) place le client au cœur de sa communication et met en avant une forte déontologie responsable. De quoi séduire les plus sceptiques !

Easyflyer

Easyflyer propose un nombre important de produits adaptés à l’événement. Leur fer de lance ? La personnalisation. Leur service de création graphique permet de personnaliser tous les produits en un claquement de doigts. Côté communication, Easy Flyer vante une entreprise où il fait bon travailler. Pourquoi ? Car si leurs employés sont heureux, alors ils pourront rendre heureux leurs clients. Une belle philosophie, non ?

La boîte à objets

La boîte à objets est une entreprise qui met vraiment le professionnel au cœur de sa communication. Ses valeurs ? L’innovation, la créativité et l’imagination. Leur priorité est donc de s’adapter du mieux possible aux demandes en imaginant des produits toujours plus originaux.

COMMENT BIEN CHOISIR SES GOODIES POUR UN SALON PROFESSIONNEL ?

Bien sélectionner ses goodies pour votre salon professionnel n’est pas compliqué si on suit ces quelques principes à la lettre :

 

S’assurer de garder en lien entre l’événement et l’objet

Rien ne sert de produire des paquets de bonbons personnalisés si vous organisez un colloque sur la nutrition. Vous voyez l’idée ? Prenez bien en compte la cible de votre événement au moment de choisir votre objet publicitaire.

 

Sélectionner un objet utile pour augmenter votre visibilité

Vous vous rappelez de notre introduction ? Le but d’un objet promotionnel efficace est qu’il augmente votre notoriété, même après l’événement. Il faut donc vous mettre à la place de vos invités et vous demander quel est l’objet qui leur sera vraiment utile.

 

Miser sur l’environnement

De plus en plus de personnes attachent une attention particulière à l’impact écologique de leurs actions. Si vous leur offrez un cadeau certifié durable ou fabriqué dans des conditions particulièrement responsables, vous marquerez des points.

 

Choisir un format original

On le rappelle, le but et de marquer les esprits. Alors plutôt que d’offrir le traditionnel bloc-note en papier, pour ne pas offrir un petit carnet avec une couverture en bambou par exemple ? Déjà, vous appuyez sur le côté environnemental et en plus vous offrez un produit qu’il n’est pas commun de voir.

Retrouvez ici des idées de goodies événementiels originaux !

 

QUELQUES IDÉES DE GOODIES ATYPIQUES POUR VOTRE SALON PROFESSIONNEL

Un sweatshirt

Vous vouliez de l’utile, en voilà ? Qui n’a jamais traîné en sweat shirt le week-end chez soi ? Tout le monde le fait ! Pourquoi ? Parce qu’il n’y a rien de plus confortable qu’un bon sweat shirt. Si vous avez le budget, vous pouvez même choisir pour une version haut de gamme que vos invités prendront plaisir à porter, même en dehors de chez eux.

Un mug pliable

Qui dit utile, dit pratique. La mode des mug pliables se répand de plus en plus et pour cause, c’est vraiment l’élément indispensable dans la trousse à outils des professionnels. Ce mug peut facilement se ranger dans un sac et permet d’être réutilisé à l’infini.

Une batterie nomade

Les accessoires connectés sont de plus en plus tendance, mais soyons honnêtes, s’il y en a vraiment bien un qui est pratique, c’est la batterie nomade. Imaginez la situation : le téléphone de vos invités tombe en panne de batterie au cours de votre événement, car ils utilisent l’application que vous avez mise en place. Grâce à la batterie nomade que vous leur avez offerte, pas de problème ! Et le bonus, ils pourront réutiliser ce produit à maintes reprises après.

 

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Vous voilà prêt à choisir les meilleurs goodies pour votre salon professionnel. N’oubliez pas de garder en tête votre événement et de vous mettre à la place de votre cible au moment de choisir. Trois points importants : il faut leur fournir un cadeau utile, qu’ils pourront réutiliser un nombre infini de fois dans de multiples circonstances. Et pour trouver l’idée qui fera la différence, les entreprises proposant des objets publicitaires ne manquent pas. Il vous suffit de naviguer sur les différents sites et trouver celui qui correspond le plus à vos valeurs. Prêt ? Alors c’est parti !

Invitation professionnelle : comment inviter un client sur un événement ?

Quand on commence à travailler sur un projet d’événement, il faut penser à tout. Certaines étapes sont cruciales au bon déroulement du processus et le moment d’inviter les participants en fait partie. Préparer une invitation professionnelle n’est pas chose aisée, il ne suffit pas de rédiger une lettre dans laquelle on indique le lieu et l’heure de l’événement : une vraie réflexion est nécessaire avant d’envoyer l’invitation.

Vous ne voyez pas de quoi on parle ? Pas de panique, Eventdrive est devenu maître dans l’art de rédiger des cartons d’invitation professionnels… Laissez-nous vous expliquer pourquoi !

LES ÉLÉMENTS À INCLURE DANS L’INVITATION PROFESSIONNELLE

Le logo

Il est essentiel de bien mettre en avant le logo de votre entreprise, idéalement en haut de l’invitation. Pourquoi ? Car c’est le premier élément visuel que vos invités verront et c’est grâce à lui qu’ils reconnaîtront en quelques secondes à peine l’émetteur de l’invitation.  

Le type d’événements

Autre point important, le type d’événement auquel ils sont conviés doit être rapidement annoncé. Que ce soit une conférence, un séminaire, une journée d’étude ou un cocktail, les invités doivent tout de suite comprendre quel est l’objet de l’invitation.

 

 

Une image

Une étude menée par Hubspot en août 2019 a montré qu’un post Facebook bénéficie de 2,3 fois plus d’engagements qu’une publication sans image. Partez de ce principe-là et appliquez-le à votre invitation, que vous ayez choisi l’option papier ou informatique, n’oubliez pas d’inclure un visuel. 

Cela peut-être une photo d’équipe si votre événement va célébrer un moment marquant pour votre entreprise. Sinon, vous pouvez tout simplement faire le choix d’inclure une photo du lieu que vous avez choisi pour l’événement.

Les détails de l’événement

Viennent enfin les informations essentielles. Ici, il faut prendre le temps de donner les détails logistiques tels que le lieu de l’événement et son adresse. N’oubliez pas de préciser le nom précis de la salle s’il y en a une. 

Enfin, précisez le jour et l’heure de l’événement : il est important de communiquer des informations exactes. Notre conseil ? Mettez ces infos en gras ou en couleur dans l’invitation comme il s’agit des plus importantes, l’œil sera beaucoup plus attiré et le cerveau s’en souviendra plus facilement… En tout cas le nôtre marche comme ça ! 😉

Le programme de l’événement

Plus votre carton d’invitation sera complet, mieux ce sera pour vos invités. Si plusieurs temps sont prévus pendant votre événement, n’hésitez pas à le préciser. Si vous comptez sur l’intervention de certains speakers, pensez à bien préciser l’horaire de leur présentation, mais aussi leurs noms : le but est de donner envie à vos invités de se déplacer.

Le mode d’inscription

Une fois que vous avez communiqué toutes les informations essentielles, il est temps d’expliquer à vos invités comment confirmer leur venue. À vous de choisir le mode d’inscription qui vous semble le plus efficace pour la cible visée. Réponse par email, renvoi d’un formulaire par courrier, inscription sur le site internet dédié à l’événement… Bref, les solutions sont multiples.

N’oubliez pas de préciser la date limite d’inscription 

Le plan d’accès

Enfin, avant de fermer l’enveloppe ou appuyer sur “envoyer”, n’oubliez pas de joindre un plan d’accès. Ce petit document pourrait faire la différence. Croyez-nous sur paroles, certains invités ne prendront pas la peine de chercher l’adresse sur Google et seront bien contents d’avoir toutes les informations GPS sous la main.

NOS CONSEILS POUR RÉUSSIR À COUP SÛR VOTRE INVITATION PROFESSIONNELLE

C’est bon ? Jusque là, vous suivez ? Bien, maintenant, il est temps d’entrer dans le vif du sujet : comment être certain d’envoyer une invitation qui marquera les esprits. Utilisez un langage clair et adapté à l’événement. Par exemple :

Pour une conférence

Pour un événement de cette envergure, nous vous conseillons d’utiliser un langage un peu plus sérieux. Allez droit au but en commençant directement par « Vous êtes convié à… »

Pour un événement plus décontracté (type afterwork)

Optez pour une anecdote en introduction, ou une photo un peu fun, histoire de mettre vos collaborateurs tout de suite dans l’ambiance.

Pour un séminaire

Rappelez le contexte et la raison qui vous a poussé à organiser cet événement. Pensez à appâter vos collègues en leur présentant l’activité phare du séminaire.

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

Choisissez le bon format

Au moment d’envoyer les invitations, plusieurs choix s’offrent à vous. Vous pouvez choisir l’option informatique avec l’envoi par email. Entre nous, cette option est la plus courante et celle privilégiée par de nombreuses entreprises. La principale raison étant l’économie. Effectivement, les coûts de papiers sont réduits. Mais c’est surtout l’impact écologique minimal qui est mis en avant. Attention cependant, en choisissant l’envoi par email, votre impact environnemental ne sera pas nul, juste diminué. 😉

Sinon, vous pouvez également choisir d’envoyer vos invitations sur format papier. À ce moment-là, à vous de voir si vous choisissez l’envoi par la poste ou la remise en main propre. Si votre événement est d’un standing un peu haut de gamme, cette dernière option peut être celle à privilégier.

Choisissez le bon format

On ne le répète sûrement pas assez, mais la personnalisation est la clé de toute stratégie marketing. Tout le monde est capable de rédiger une invitation. En revanche, peu prendront le temps de la personnaliser. Et c’est ça qui fera la différence !

Vous pouvez bien évidemment ajouter le nom du destinataire. Mais vous pouvez aussi segmenter le message selon la cible. Comment faire ? Pourquoi ne pas segmenter les envois en fonction des départements de votre entreprise ?

Vous voilà enfin prêts pour rédiger l’invitation parfaite pour votre prochain événement. Si vous respectez tous les points énoncés dans cet article, nous sommes sûrs que le taux de présents sera des plus élevés. Et si vous avez tout de même peur de ne pas avoir assez de participants, vous pouvez envoyer une relance une dizaine de jours après avoir envoyé l’invitation. Si vous aviez choisi l’envoi par papier, pourquoi ne pas choisir l’option électronique cette fois-ci ? Bref, vous voyez ou on veut en venir : le but est de toucher la cible la plus large, par tous les moyens.

 

12 étapes pour rédiger un brief d’agence événementielle

En parlant de brief d’agence événementielle… J’ai récemment briefé une agence pour la création d’un visuel, et j’ai été très déçue par le rendu. Après réflexion, je n’ai pu m’en prendre qu’à moi-même : mon brief n’était pas clair. 

Et j’ai immédiatement pensé que vous aviez, vous aussi, des briefs à créer. J’ai donc cherché, fouiné, déniché toutes les questions à se poser quand on prépare le cahier des charges pour briefer son agence événementielle.

Et voilà le résultat !

brief de l’agence événementielle : Qui êtes-vous ? 

 

Votre mission

En quelques mots, quelle est votre mission sur cette planète ? Au-delà de l’aspect pécunier quel est l’objectif ultime de votre entreprise ?

Pour Danone, ce serait “Apporter la santé par l’alimentation au plus grand nombre”.

Avez-vous déjà vu la très brillante vidéo de Simon Sinek “Start with why” ?

Je vous remets le lien ici !

 

Vos valeurs

Dans le brief de l’agence événementielle, racontez ce qui porte votre entreprise… Quels sont les piliers de votre stratégie et de vos actions ? L’excellence ? La responsabilité ? La confiance ?

 

Ce que vous vendez et ce que ça apporte au client

Quels sont vos produits et vos services ? Quels sont les bénéfices pour vos clients ?
Développez le tout dans votre brief pour aider l’agence événementielle à mieux comprendre ce que vous faites.

 

Votre positionnement

Comment positionnez-vous votre marque auprès de votre cible ?

Voici une liste de noms pour vous aider : premium, coeur de marché, low cost, expertise, convivialité, technique, proximité, éthique, sophistication, simplicité, exploration…

brief de l’agence événementielle : Que voulez-vous ?

 

Les objectifs

À bien distinguer comme stratégiques, primaires et secondaires.
Un doute ? Pensez à notre article sur les objectifs !

 

Le contenu de la proposition

Indiquez clairement ce que vous attendez de l’agence événementielle dans le brief. Développez ici votre besoin : l’organisation d’un événement ok, mais qu’est-ce que vous entendez par là ? Une nouvelle identité visuelle, la construction du programme, la gestion des invitations, la logistique sur site, etc…

 

La cible ou plutôt le coeur de cible

Des professionnels ou des particuliers ? Des hommes ou des femmes ? Des jeunes ou des vieux ? Bon là, j’avoue que l’on est un peu partis dans les clichés mais vous aurez compris le principe. Travaillez vos personas et détaillez le profil socio-démographique de vos participants dans le brief pour que l’agence événementielle puisse comprendre à qui elle s’adresse.

 

Le message à transmettre

Quels sont les messages que vous voulez faire passer ?

 

Le type / format de l’événement

Cocktail, séminaire, inauguration, événement client…
En matinée ou en soirée ?
Avec un repas ?

brief de l’agence événementielle : Quelles sont vos contraintes ?

Le budget

Différenciez bien le budget pour l’événement en tant que tel et le budget global (incluant les frais d’agence). Même si cela coule de source, soyez réaliste.

brief agence événementielle budget

Le rétroplanning

Donnez bien sûr la date de l’événement dans le brief. Si vous avez déjà établi un rétroplanning, pensez à l’envoyer. De même, soyez clair sur votre process de sélection s’il y a mise en compétition d’agences et sur les deadlines des différentes étapes (par exemple, de l’envoi de la proposition).

Si l’agence événementielle est amenée à choisir la date de l’événement, communiquez-lui l’agenda de votre société et le calendrier de votre secteur d’activité.

Le lieu

Où se déroulera l’événement ? Si aucun lieu n’a encore été choisi, dans quelle zone géographique ? Quels moyens de transport peuvent utiliser les participants ? Pensez à préciser dans le brief si l’événement aura lieu dans vos locaux.

L’équipe

Comment se structure l’équipe organisatrice en interne ? Quels seront les interlocuteurs de l’agence événementielle ? Qui est décisionnaire ?

Derniers conseils pour finaliser le brief de l’agence événementielle

 

Pour que l’agence événementielle ait une meilleure idée de qui vous êtes et de ce que vous faites, je vous conseille d’être le plus précis possible et de transmettre le maximum d’éléments, et notamment un aperçu des événements précédents.

À éviter : le vocabulaire trop spécifique et les abréviations, l’agence événementielle n’a pas la science infuse (si seulement…).

Et finalement, posez-vous un instant sur votre brief. Tentez de faire abstraction de ce que vous connaissez de votre entreprise et demandez-vous : si je ne connaissais rien au besoin, est-ce que j’aurais compris ? Si oui, alors go, vous pouvez l’envoyer ! 🙂

Suivi de projet : quelles méthodes pour le follow-up de votre événement ?

Votre événement est enfin terminé, vous pouvez souffler, vous avez fait du bon boulot ! Mais votre travail d’organisateur d’événement ne s’arrête pas à la minute où le dernier invité est parti. Les jours suivants, il faut savoir rebondir sur le succès (mais aussi sur l’échec parfois) de votre événement et mettre en place un suivi de projet, autrement dit, utiliser plusieurs méthodes de follow-up pour s’assurer que les actions mises en places ont eu du succès. Alors comment réussir son follow-up événementiel à coup sûr ? Et plus important, quelles sont les méthodes que vous pouvez utiliser  pour avoir des résultats ? Eventdrive vous dévoile ses petits secrets pour faire un suivi de projet événementiel du tonnerre.

ASSURER UN FOLLOW-UP EN EXTERNE : COMMUNIQUER AVEC VOS INVITÉS

Le follow-up en externe est essentiel pour conclure votre mission d’organisateur d’événement. Vous devez prendre le temps de contacter vos invités ou faire un retour public sur l’événement à tous ceux qui ont fait le déplacement. Différentes possibilités s’offrent à vous pour réussir votre suivi de projet en externe, mais Eventdrive a réuni les plus pertinentes.

Envoyer un questionnaire de satisfaction

Ça peut vous paraître anodin, mais les questionnaires de satisfaction sont le meilleur moyen d’obtenir un feedback de vos invités. Pas besoin de faire un questionnaire trop compliqué, ni trop long, au risque de n’avoir que peu de réponses. 

Au contraire, ciblez les informations dont vous avez besoin pour en tirer des conclusions efficaces, concentrez-vous uniquement sur la data dont vous avez besoin et prenez le temps de rédiger des questions claires et précises. Autre point important, envoyez le questionnaire rapidement après la fin de l’événement. Il est toujours mieux de récupérer les réactions à chaud !

Publier un article de blog

Les articles de blog sont un bon moyen de communiquer sur un événement quand celui-ci est terminé. Vous pouvez ainsi partager un résumé des meilleurs moments, mais aussi pourquoi pas quelques anecdotes. C’est aussi un bon moment de communiquer des chiffres importants comme le nombre de personnes qui se sont déplacées ou encore des fun fact comme le nombre de bouteilles d’eau distribuées ou la quantité de nourriture servie au cours de l’événement.

Enfin, publier un article de blog après votre événement est également le bon moyen de partager des photos de l’événement et ainsi donner un aperçu de ce qui s’est passé à tous ceux qui n’ont pas eu la chance de venir… et ainsi leur donner envie de ne pas louper le prochain !

 

 Envoyer un email de remerciement

Autre point qui peut vous paraître bête, mais l’email de remerciement est indispensable. Il n’est pas nécessaire d’écrire un roman, seulement quelques lignes suffiront pour remercier vos invités d’être venus, vos conférenciers d’avoir pris la parole ou encore vos prestataires d’avoir assurer le service. Notre conseil ? Séparez bien votre audience et rédigez différents emails de remerciement en fonction de la cible. La personnalisation est la clé !

Tout comme le questionnaire de satisfaction, l’email de remerciement doit être envoyé dans les jours qui suivent l’événement. Imaginez-vous recevoir des remerciements 3 semaines après l’événement ? Non ! Alors soyez proactif et agissez vite !

ASSURER UN FOLLOW-UP EN INTERNE : PARTAGEZ AVEC VOTRE ÉQUIPE

 On l’oublie souvent, mais il est tout aussi important de faire un suivi en interne qu’en externe. Que votre événement soit une réussite ou un échec, il est important de partager vos retours et impressions avec votre équipe. Si vous communiquez sur les points positifs, vos collaborateurs pourront s’en inspirer pour un prochain événement, si vous partagez des points d’amélioration, ils pourront apprendre de vos erreurs pour ne pas les reproduire. C’est une situation gagnant-gagnant.

Les possibilités pour faire ce retour sont nombreuses, mais on a fait notre choix et décidé de vous présenter aujourd’hui les 3 méthodes de follow-up interne qui nous semblent les plus efficaces.

Envoyer le reporting de votre événement

Au cours de votre événement, vous allez cumuler un bon nombre de chiffres et de statistiques. Prenez le temps d’analyser ces résultats, prenez en compte uniquement les chiffres qui ont du sens et préparez un résumé à présenter à votre équipe.

Vous ne voyez peut-être pas l’importance de parler du nombre d’invités ou encore du taux de no-show à des personnes qui n’ont pas travaillé sur votre projet, mais au contraire, ce reporting est bénéfique à tous. En fonction des thématiques, vous pourrez établir des moyennes ou mettre en place des tendances. Ainsi, vous aurez plus de facilité à vous fixer des objectifs à atteindre lors du prochain événement !

Faire un retour sur l’événement via un réseau interne

De plus en plus d’entreprises utilisent un réseau social interne pour communiquer auprès de leurs employés. Pour les plus grosses entreprises, on parle d’un réseau qui va ressembler aux plus grands noms comme LinkedIn ou  même Facebook par exemple, pour les plus petites, il s’agit parfois d’un simple Slack. 

Peu importe le moyen utilisé, n’hésitez pas à prendre quelques minutes pour faire un retour sur votre événement. Écrivez avec vos propres mots comment ça s’est déroulé, quels ont été les points forts et surtout, comment vous avez réglé les problèmes qui se sont présentés. Votre feedback sera très utile à toute votre équipe.

 

Partager des présentations

Il arrive que vous soyez obligé de préparer des présentations lors de la préparation d’un événement. Il serait dommage de garder pour vous ces présentations lorsque votre event est terminé ! Pourquoi ne pas faire une présentation publique au sein de votre entreprise pour ceux qui le souhaitent ? Vous pouvez inviter tous vos collaborateurs, viendront uniquement ceux qui sont intéressés ! Vous pouvez aussi tout simplement les poster sur le cloud de l’entreprise en accès à tous. Attention cependant à bien enlever auparavant les informations clients confidentielles s’il y en a.

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 Le suivi de projet post événement est très important. Que ce soit en interne ou en externe, il est important de prendre le temps de faire une pause, se poser les bonnes questions sur ce qu’il vient de se passer puis en faire un feedback construit et pertinent. Vous pouvez choisir la méthode de follow-up qui vous convient le plus ou en utiliser plusieurs, mais attention à toujours respecter un bon équilibre. Trop de feedback, tue le feedback 😉

Comment se fixer des objectifs personnels en tant qu’organisateur d’événements ?

Quand on est organisateur d’événements, le côté Ressources Humaines est tout aussi important que dans n’importe quelle profession. Pour continuer à avancer, il faut savoir se motiver, se donner l’envie de surpasser ses objectifs : découvrez 8 bonnes raisons d’aimer votre métier d’organisateur d’événements ! Différents moyens existent pour y arriver, on pense notamment à l’entretien annuel de performance, qui est le meilleur moyen de définir les objectifs à atteindre au cours de la période à venir. Mais qu’en est-il réellement des objectifs personnels ? Sur quels indicateurs se baser et comment arriver à fixer des objectifs pertinents et réalisables en étant organisateur d’événements ? Après avoir longuement analysé le marché et cerné son fonctionnement, nous vous avons concocté ce petit article pour vous aider à identifier vos objectifs personnels. Alors, c’est parti !

 

SAVOIR SE FIXER DES OBJECTIFS

Être capable de se fixer des objectifs est essentiel pour avancer. D’ailleurs, on ne s’en rend pas forcément compte, mais on le fait quotidiennement. Ils peuvent être assez anodins comme par exemple essayer de faire 3 fois du sport par semaine, ou plus sérieux, comme acheter une maison avant d’avoir 30 ans. Au travail, c’est la même chose. Vous pouvez essayer d’avoir un meeting de production chaque semaine ou encore réduire le temps de travail pour une certaine mission de 10 minutes. Bref, vous voyez l’idée. 😉

Avant de se fixer des objectifs, la première question à se poser est la suivante : est-ce que ces objectifs vont m’impacter moi uniquement ou incluent-ils également mon équipe ? Cette petite différence est très importante car la réussite de l’objectif ne dépend alors pas seulement de vous si vous comptez sur votre équipe.

 

LA MÉTHODE SMART POUR SE FIXER DES OBJECTIFS

Nous vous en parlions déjà dans un précédent article, mais la méthode SMART est vraiment le meilleur moyen pour se fixer des objectifs pertinents. Les objectifs SMART sont simples à définir et surtout très complets, une fois que vous les avez clairement en tête, plus besoin de les retravailler.

Cette méthode se base sur 5 points :

Spécifique : pour être sûr de pouvoir atteindre son objectif, il faut que celui-ci soit le plus clair possible. Vous devez avoir clairement en tête ce que vous voulez. Réussir son prochain événement ? Pas assez précis. En revanche, obtenir un taux de satisfaction plus élevé que pour votre dernier événement, là c’est beaucoup mieux !

Mesurable : il est essentiel de pouvoir évaluer son objectif de manière concrète. On dit alors que votre objectif est quantifié. Il ne faut pas seulement vouloir diminuer les coûts liés aux prestataires externes, il faut spécifiquement vouloir réduire le budget consacré à tous types de prestataires extérieurs à votre compagnie de 10%. Vous devez alors connaitre le montant actuel pour vous baser sur une notion concrète.

Atteignable : pour se surpasser, on a souvent envie de se fixer des objectifs bien trop optimistes, mais c’est là qu’on fait une première erreur. Le risque est en effet de se décourager très rapidement en voyant qu’on arrivera jamais à l’atteindre. Il vaut mieux se fixer un petit challenge, qu’un vrai obstacle qu’on arrivera pas à surmonter.

Réaliste : en lien avec le critère précédent, votre objectif doit être réalisable. On garde l’idée d’avoir un défi à relever pour garder une bonne dose de motivation, mais il ne faut pas dépasser une certaine limite irréalistique. Votre objectif doit être à la fois challengeant, motivant, ambitieux mais surtout réalisable.

Temporellement défini : dernier point particulièrement important, vous devez définir une limite temporelle pour atteindre votre objectif. Donnez un élément de temps concret. On ne veut pas de “le plus rapidement possible”, mais “dans 3 mois”. En tant qu’organisateur d’événement, vous pouvez aussi fixer une date plus concrète en lien avec la période de votre futur salon par exemple.

Vous avez compris la méthode ? Elle est relativement simple à mettre en oeuvre. Histoire de vous aider un peu plus à comprendre la méthode, un objectif SMART pourrait être :

“Accroître les parts de marché de 30% sur la gamme Alpha dans les pharmacies participantes par rapport à l’année dernière dans les 6 mois suivant le congrès.”

Cet objectif est à la fois spécifique (accroître les parts de marché), mesurable (de 30%), atteignable et réaliste (comparaison avec les résultats de l’année précédente) et temporellement défini (dans les 6 mois). 

 

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QUELQUES EXEMPLES D’INDICATEURS À UTILISER

 Maintenant que vous avez compris comment se fixer des objectifs, il est temps de comprendre comment les adapter concrètement au secteur de l’événementiel. Pour y parvenir, quoi de mieux que de rentrer directement dans le vif du sujet en présentant certains indicateurs ?

 

Améliorer la notoriété

Augmenter le nombre d’inscrits : vous pouvez notamment regarder le nombre de demandes de contacts qu’il y a eu sur votre site internet. Vous participez à des salons ? Combien de personnes se sont arrêtés à votre stand pour obtenir des informations ? Vous pouvez également en profiter pour calculer votre ratio de notoriété, c’est-à-dire le nombre de visiteurs qui vous connaissent VS ceux qui ne vous connaissaient pas.

Améliorer la visibilité en ligne : vous êtes sûrement actif sur les réseaux sociaux. Fixez vous alors comme objectif d’augmenter le nombre d’abonnés à vos pages en mettant en place une nouvelle stratégie social média par exemple.

Augmenter les visiteurs sur votre site internet : il est maintenant très facile de traquer le nombre de visiteurs sur son site internet, mais l’interface de Google Analytics est parfois difficile à prendre en main. Si vous avez choisi d’en créer un par l’intermédiaire d’Eventdrive, nous avons une bonne nouvelle : c’est encore plus simple ! Vous connaîtrez alors exactement l’évolution du nombre de visiteurs sur votre site depuis votre back Office Eventdrive.

 

Augmenter les ventes

– Augmenter le chiffre d’affaires : vous pouvez directement vous attaquer au gros poisson et viser une augmentation du chiffre d’affaires. Pour y parvenir, vous pouvez notamment essayer de vendre plus d’événements, ou alors moins que sur la période précédente, mais d’une plus grande ampleur.

Améliorer votre ROI : on parle souvent du retour sur investissement car c’est une métrique essentielle. Plus le retour est bon, mieux c’est pour votre entreprise ! Pour le calculer, rien de plus simple, il suffit de faire le quotient des dépenses totales sur le revenu total généré. À partir de là, vous pourrez avoir un bel aperçu du retour sur investissement de votre événement.

Améliorer la satisfaction client

– Augmenter le Net Promoter Score : pour évaluer la satisfaction de vos invités, rien de mieux que d’utiliser le Net Promoter Score. Cette métrique vous permet de savoir facilement si vos participants seraient prêts à vous recommander sur une échelle de 1 à 10. En analysant les données recueillies, vous pourrez alors facilement calculer la part de promoteurs et la part de détracteurs.

 

QUELS TYPES D’OBJECTIFS PERSONNELS SE FIXER ?

En plus d’objectifs plus généraux, il est essentiel d’être capable de se fixer des objectifs personnels qui vont vous pousser à vous surpasser à votre poste. Il existe une infinité d’exemples d’objectifs personnels, qui doivent se définir en fonction de vos compétences, de vos axes d’amélioration, mais aussi, pourquoi pas, de votre personnalité. Vous avez besoin d’un challenge personnel pour vous motiver ? Définir des objectifs ambitieux peut être la solution. Au contraire. vous travaillez moins bien sous pression ? Fixez-vous l’objectif d’apprendre à décompresser ! Bref, vous l’avez compris, les possibilités sont multiples. Mais on a quand même décidé de vous donner quelques exemples, pour vous guider, en vous donnant les différents types d’objectifs possibles :

Des objectifs comportementaux

Les soft skills, comme on les appelle, traitent particulièrement de votre manière de travailler, de votre intégration au sein de l’équipe. Vous pouvez, par exemple, essayer de mieux vous exprimer en public, ou encore apprendre à sauvegarder vos documents plus régulièrement pour éviter la catastrophe de perdre tout le travail d’une journée (à qui n’est-ce pas déjà arrivé ?). Des objectifs comportementaux peuvent aussi être beaucoup plus personnels comme s’améliorer en orthographe. N’oubliez pas que suivre des formations peut vous aider à atteindre vos objectifs également.

Des objectifs hard skills

À l’opposé, les objectifs hard skills demandent un peu plus d’implication, on parle plus de compétences “démontrables”. Vous n’arrivez pas à maîtriser l’outil de gestion installé récemment (ça n’arriverait pas si vous utilisiez Eventdrive 😉 ) et cela est un risque de votre travail ? Mettez tout en oeuvre pour y parvenir et fixez-vous une deadline précise. Un objectif hard skills peut également être l’apprentissage d’une nouvelle langue ou encore le développement d’une nouvelle compétence.

Des objectifs organisationnels

Parfois, mettre un peu d’ordre dans sa manière de travailler ne fait pas de mal. Vous pouvez alors essayer d’automatiser certaines tâches, ou encore faire appel à des outils qui vont organiser vos idées, comme Trello ou Asana par exemple.

Se fixer des objectifs n’est pas forcément une chose facile à faire, c’est pourquoi il est important d’avoir les bons outils en main. Notre conseil est de se baser sur la méthode SMART, car elle semble la plus complète, mais libre à vous d’utiliser une autre technique. Le but est de parvenir à définir des objectifs réalistes et qui vous motivent. On vous a présenté les indicateurs qui nous semblent les plus importants, mais n’oubliez pas qu’il y en a des dizaines d’autres. Prenez-les en considération au moment de définir vos objectifs. Trouvez ceux qui sont les plus pertinents pour vous et lancez-vous !

Vous voulez apprendre à surprendre vos participants ? 
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Comment gérer mon entretien annuel de performance en tant qu’event planner ?

Ça y est, l’heure du traditionnel entretien annuel de performance (EIP) est arrivée. Organisés par le responsable hiérarchique direct (soit directement par le patron dans les plus petites compagnies), ces entretiens ont lieu chaque année. Leur but ? Faire un état des lieux de votre travail, parler de l’année écoulée, analyser vos réalisations, discuter de vos frustrations et incompréhensions ou encore fixer des objectifs d’amélioration pour l’année à venir… Bref, faire le point sur tous les points positifs ou négatifs. Cet entretien est aussi important pour le manager, qui peut faire le bilan de l’année écoulée, que pour vous. C’est effectivement le moment de remonter à vos supérieurs tout ce qui vous a plu, ou déplu au cours des derniers mois, et peut-être de lui montrer pourquoi vous adorez autant votre métier d’organisateur d’événements. Alors, comment préparer au mieux ce moment qui peut être un peu stressant ? Eventdrive vous donne ses conseils pour y aller le plus détendu possible.

 

BIEN PRÉPARER SON ENTRETIEN ANNUEL DE PERFORMANCE

 

Comprendre à quoi sert l’entretien annuel de performance

L’entretien annuel de performance est quelque peu différent de l’entretien annuel. Il est d’ailleurs souvent négligé par les entreprises qui n’en voient pas l’utilité. Et pourtant ! C’est un levier managérial qui peut être très utile. Il peut, en effet, servir de repère pour les collaborateurs. On dit même qu’il pourrait être la clé pour éviter les bore-out ou burnout, car il régule les performances et constitue une sorte d’engagement entre l’employé et l’employeur. En effet, il est important de rappeler que le métier d’event planner est le 5ème métier le plus stressant au monde ! En d’autres mots, c’est un véritable baromètre de vos performances.

Et puis, ça peut également être un bon moyen de vous motiver à vous surpasser !

 

Comment se déroule l’entretien ?

Chaque manager est libre de conduire l’entretien annuel de performance comme il l’entend. Cependant, un modèle à peu près similaire est souvent suivi. 

La première moitié de l’entretien, la parole est souvent laissée au collaborateur. Pendant ce temps de parole, c’est à vous de faire le bilan sur l’année écoulée, présenter votre vision des choses. Le but est de présenter une véritable analyse de la situation, structurée et claire. Notre conseil ? N’hésitez pas à l’illustrer avec des exemples concrets.

Dans un second temps, c’est le manager qui prend la parole. Il va alors évaluer différents points. Notamment, à quel point vous maîtrisez votre poste, les missions que vous avez réalisées et voir si les objectifs fixés ont été atteints ou encore l’attitude globale tout a u long de l’année : est-ce que vous avez fait preuve de professionnalisme ? De positivité ? De réactivité ?

Enfin, l’entretien se conclut avec une synthèse de l’évaluation. Le manager fait le point sur tout ce qui a été évoqué : les points positifs et les points d’amélioration notamment. Parfois, une échelle peut être utilisée. Les objectifs peuvent alors être catégorisés de non atteint, partiellement atteint, atteint ou dépassé.

À noter que, souvent, les possibilités d’évolution de carrière sont basées sur le niveau global de performance. En d’autres mots, une promotion ou une augmentation de salaire pourrait suivre votre entretien annuel de performance si vous avez atteint vos objectifs !

Après l’entretien, le manager est chargé de rédiger un bilan de cet entretien. C’est une sorte de compte-rendu des échanges entre vous. Si vous ne recevez pas cette synthèse dans les jours suivant votre entretien, vous êtes tout à fait en droit de la réclamer, alors n’hésitez pas ! C’est une véritable clé pour la suite de votre parcours au sein de l’entreprise.

Ne manquez pas de recevoir d’incroyables invitations par la poste !
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3 CONSEILS POUR RÉUSSIR SON ENTRETIEN ANNUEL DE PERFORMANCE

 

Préparez votre discours en amont

Un entretien annuel de performance, c’est comme un entretien d’embauche, il faut le préparer et arriver devant votre manager avec un discours prêt. C’est sur que la situation est quelque peu différente, parce que vous connaissez bien votre manager, vous êtes peut-être même devenu ami avec ce dernier. Mais au cours de l’entretien de performance, il faut savoir rester professionnel !

En amont, listez les missions qui vous ont été confiées, vos réalisations, toutes les tâches que vous avez faites au cours de l’année écoulée. Pensez à faire une auto-évaluation de votre travail : quels étaient vos objectifs ? Les avez-vous atteints ? Y a-t-il eu des faits marquants au cours des derniers mois ? En tant qu’organisateur d’événement, vous ne devriez pas avoir trop de difficultés à lister ces points. Mettez-vous même en avant les choses sur lesquels vous avez rencontré des difficultés, mais aussi tous vos résultats positifs. Bref, soyez prêt à faire un résumé de votre année.

 

Définissez des objectifs

Une fois que vous avez fait le point sur votre année, vous devriez être en mesure de voir quels objectifs vous avez atteints et, au contraire, quels sont ceux qui ont été plus difficiles à atteindre. Apprenez à définir correctement vos objectifs événementiels dans notre article ! À partir de ces conclusions, n’hésitez pas à préparer une liste des objectifs que vous aimeriez vous fixer pour l’année à venir. Votre manager pourra se baser sur cette liste pour rédiger les objectifs finaux que vous aurez pour l’année suivante.

Pour vous aider, vous pouvez vous baser sur l’acronyme SMART. Vos objectifs doivent être :

  • Spécifiques : vous devez être en maîtrise totale de ceux-ci. Notre conseil ? Utilisez des verbes d’action pour les rédiger (par exemple : définir, construire, identifier..),
  • Mesurables : vous devez être capable de les quantifier avec des métriques précises (pourcentages, réduction de coûts…),
  • Acceptés : ça semble évident à dire, mais vos objectifs doivent être acceptés par votre manager. Mais ils doivent aussi être acceptables par vous-même, dans le cas où ils sont définis par le manager,
  • Réalistes : ils doivent être réalisables au cours du prochain exercice avec les moyens mis à votre disposition,
  • Temporellement définis : ici, l’échéance est souvent de 1 an, jusqu’à la prochaine évaluation. Mais parfois, une échéance plus courte peut être mise en place ou une réévaluation en cours de mandat.

Par exemple, vous pourriez vous fixer comme objectif d’augmenter le taux de satisfaction de vos événements de 5% sur l’année à venir ou encore de réduire les coûts moyens de 10%. Vous ne savez pas comment mesurer le taux de satisfaction d’un événement ? Découvrez notre article qui vous éclairera ! Apprenez également à gérer votre budget simplement, avec Eventdrive.

Soyez prêt à répondre aux questions de votre manager

Comme dans toute préparation d’entretien, vous devez être prêt à répondre aux questions que votre manager vous posera. Pour vous aider au mieux, Eventdrive a rédigé une liste de questions que l’on pourrait vous poser :

Quel a été ton état d’esprit au cours de l’année écoulée ?
Quels sont tes facteurs de motivation ?
Quelles sont tes relations avec tes collègues ?
Sur quel événement as-tu senti le plus de difficultés ?
Sur quel type de manifestation aimerais-tu avoir l’occasion de travailler dans le futur ?
As-tu suivi des formations cette année ? Ou voudrais-tu en suivre l’année prochaine ?
Qu’attends-tu de cet entretien ?

Vous l’aurez compris, les possibilités de questions sont nombreuses. Votre manager en posera qui seront générales, par rapport à votre rôle dans l’entreprise, mais également certaines qui seront beaucoup plus spécifiques, sur vos missions en tant qu’organisateur d’événement. N’hésitez surtout pas à être honnête et précis dans vos réponses. Le but de ces questions est d’aider votre manager à définir au mieux vos prochains objectifs, il se basera donc énormément sur vos réponses.

L’entretien annuel de performance commence à se démocratiser dans les entreprises, et encore plus dans le secteur de l’événementiel. Pouvoir quantifier ses performances et en discuter en face à face est un très bon exercice qu’il ne faut pas prendre à la légère. Préparez votre discours en suivant nos conseils, ayez en tête vos objectifs et ceux que vous souhaiteriez avoir pour l’année à venir et prévoyez des réponses aux questions qu’on serait susceptible de vous poser et tout ira bien. Le plus dur sera de trouver un créneau dans votre agenda surchargé pour l’entretien. 😉

5 modes de transport pour vos participants

Être organisateur d’événements, ça veut dire être capable de penser à tout. Il faut trouver le lieu idéal, s’armer de patience avec les prestataires extérieurs comme le traiteur (coucou monbanquet.fr, notre traiteur préféré) ou le DJ, savoir répondre aux exigences plus ou moins excentriques des clients et ne pas oublier de traiter les invités avec soin.

D’ailleurs, ces derniers sont à chouchouter si on veut que son événement soit un succès. En plus de personnaliser au maximum les interactions avec eux, il faut penser à tout un tas de petites attentions qui pourraient les séduire. Leur proposer une mode de transport en est une qui devrait fonctionner à coup sûr. Parfois, le lieu que l’on choisit pour organiser son événement est grandiose, mais peu accessible pour les participants. C’est alors à vous de proposer le transport événementiel idéal pour faciliter la vie de vos invités.

Eventdrive a déjà été confronté au problème, c’est pourquoi nous avons décidé de vous proposer 5 moyens de transport pour les participants de votre événement.

LES vtc avec Marcel, transport écolo pour les participants de vos événements

Le plus important est de garder une cohérence entre le mode de transport pour que vous choisissez pour vos participants et l’événement que vous organisez. Vous n’emmèneriez pas vos invités au Château de Versailles dans une vieille Twingo ? 

Si vous souhaitez apporter une petite note d’élégance à votre événement, tout en apportant une attention particulière à l’environnement, Marcel est fait pour vous. Cette société de VTC (Véhicule de Tourisme avec Chauffeur) possède une flotte de voiture entièrement électrique : les déplacements sont donc garantis sans émission de CO2, ni pollution sonore.

La compagnie bénéficie de plusieurs autres avantages tout aussi séduisants. Déjà, il est important de souligner qu’il s’agit d’une start-up française. Mais on notera aussi les prix abordables qu’ils proposent : à partir de 5 € ! Notez aussi que vous pouvez bénéficier de 10 % de réduction en réservant 24h à l’avance. En revanche, ce service de VTC citoyen, comme ils aiment se présenter, n’est présent que dans la capitale.

Marcel propose en ce moment des offres très alléchantes pour les entreprises, que ce soit pour vos participants ou pour vos collaborateurs, il vous suffit de les contacter par ici : je contacte Marcel !

NB de notre Maître Jedi du Marketing : “Je n’utilise désormais plus que Marcel ! Comme ça, je consomme français, je réduis mon empreinte carbone et je fais des économies (un peu moins utilisée, la solution propose des prix très attractifs) ! Et quel plaisir de parcourir Paris sans un bruit (et oui, c’est le gros avantage du véhicule électrique). Je vous les conseille les yeux fermés !”.

La location de bus pour les grands groupes

 

Parfois, il est plus simple de choisir un unique moyen de transport pour la totalité du groupe. Dans ces cas-là, l’option la plus simple qui s’offre à vous est la location de bus. Pour les groupes ne dépassant la vingtaine de personnes, le minibus peut faire l’affaire. Mais vous pouvez faire facilement rentrer 50 personnes dans un bus de taille normale, voire même 80 personnes dans un bus à étages ! C’est forcément un peu moins glamour qu’un service de chauffeur individuel, mais les avantages sont doubles : vous diminuez le coût par personne et réduisez de façon conséquente les émissions de gaz.

Autre point important, sachez qu’il existe maintenant des autobus qui offrent tout le confort nécessaire et qui peuvent même parfois, être assez luxueux. On est loin des bus tout abîmés qu’on prenait pour aller en cours !

Uber ou le choix de la facilité pour vos participants

 

Tout le monde connaît Uber, ce service de taxi proposé par des particuliers. Cette solution peut parfois être la plus simple selon l’événement.

Imaginez la situation : vous organisez un cocktail d’entreprise en pleine semaine après les horaires de travail, dans un lieu situé à une vingtaine de minutes des bureaux. Tout le monde ne finit pas à la même heure, certains ont déjà leur voiture sur place et d’autres vont vouloir repasser chez eux avant de rejoindre leur équipe. Dans ces cas-là, il vaut mieux proposer à chacun de venir par son propre moyen de transport. Mais vous pouvez tout de même offrir des codes de réduction chez un partenaire et notamment chez Uber.

Le principe est simple, facile d’utilisation et il est possible de le partager avec plusieurs personnes. C’est d’ailleurs souvent la solution qui est choisie !

Le covoiturage, le roi du transport pour les participants de votre événement

Pourquoi faire appel à de nouvelles voitures quand la majorité des invités en a déjà une ? Avoir son propre véhicule, c’est souvent le choix de la facilité : on va où on veut, on part quand on en a marre… En soi, on est libre de ses mouvements ! C’est d’ailleurs pour cette raison que c’est souvent l’option privilégiée par rapport aux transports en commun. En tant qu’organisateur d’événement, vous pouvez jouer sur cette tendance !

Mettez en place un système de covoiturage entre les invités, en incitant à charger les voitures au maximum de leur capacité. Vous pouvez bien évidemment mettre en avant l’aspect écologique de l’action, mais également jouer sur d’autres cordes, en proposant des prix à ceux qui viennent avec le covoiturage le plus rentable par exemple. Le covoit’ est simple à mettre en place et sera un moyen de transport apprécié des participants lors de votre événement. En plus, c’est un moyen de nouer des liens avec d’autres personnes !

Le vélo pour profiter du grand air

 

Vous organisez un événement en plein été à la campagne ? Le vélo est la solution qu’il vous faut ! Certes, vous n’allez pas proposer cette solution à vos invités s’ils ont des bagages à transporter, mais mettez-vous en situation : vous organisez un événement sur plusieurs jours à l’extérieur de la ville. Les invités dorment dans un bel hôtel au milieu d’un parc, mais les activités sont prévus à proximité, une distance trop longue pour y aller à pied, mais trop courte pour faire appel à des véhicules motorisés : les vélos sont votre option. Certains de vos invités seront réfractaires au début, mais croyez-nous, ils apprécieront la balade !

C’est sûr que cette option n’est pas possible dans toutes les situations. En ville, c’est forcément plus compliqué, mais vous pouvez également proposer un partenariat avec des services de location de Vélo comme le Vélib’ à Paris ou le V’Lille à Lille.

Les sortes de transport événementiel pour faciliter le déplacement de vos participants  ne manquent pas. Pensez à bien analyser la situation pour proposer la meilleure option qui conviendra au plus grand monde. Libre à vous d’en utiliser plusieurs à la fois ! N’oubliez pas de penser à une solution de repli dans tous les cas (par exemple en cas de pluie si vous avez choisi l’option vélo). Quoi qu’il arrive, mettez-vous à la place des participants et anticipez leurs moindres questions et vous devriez vous en sortir haut la main !

Où organiser un teambuilding à Paris ?

Les teambuildings sont de plus en plus à la mode et sont organisés de manière régulière par les entreprises. Véritable outil de cohésion d’équipe, le teambuilding un moyen de rassembler, de s’amuser et de travailler différemment. Certains optent pour des lieux plutôt classiques et misent sur des activités qui plaisent à coup sûr tels que les escape game par exemple. D’autres ont une préférence pour des activités plus originales et se réunissent dans des endroits qui sortent des sentiers battus. Quoi qu’il en soit, les possibilités sont multiples dans la capitale. Eventdrive vous partage ses petits secrets sur les meilleurs endroits où organiser votre événement et dresse aujourd’hui des lieux à tester absolument pour un teambuilding à Paris.

 

 

MISER SUR DES ACTIVITÉS LUDIQUES DANS DES SALLES DE JEU

Votre objectif est simple : que vos invités s’amusent. Pour y parvenir, il n’y a pas 50 options, vous devez sélectionner une activité ludique qui saura occuper tout le monde tout en ravivant l’esprit d’équipe. Découvrez notre petite sélection !

Gamescape : l’escape game qui accueille toute votre entreprise

La meilleure solution est souvent la plus simple. Si vous ne voulez pas prendre de risque, l’Escape Game est l’option qu’il vous faut. Si, en plus, vous avez pour objectif d’organiser votre teambuilding à Paris en invitant la totalité de votre entreprise, alors Gamescape est pour vous. Cette entreprise est en effet capable d’organiser des escape game pour des groupes pouvant atteindre 200 personnes ! Le but est de percer les mystères liés à une société secrète… Les activités pour des groupes aussi importants sont difficiles à organiser et croyez-nous, personne ne s’attendra à aller résoudre des énigmes au cours d’un escape game avec autant de collaborateurs. Effet réussi assuré !

 

Virtual Center: pour familiariser vos invités à la réalité virtuelle

On ne cesse de le dire, la réalité virtuelle est LE truc à la mode en ce moment. Depuis quelque temps, les techniques utilisées ont beaucoup progressé et le rendu est maintenant assez bon. Les centres permettant d’utiliser cette nouvelle technologie ont poussé un peu partout et notamment à Paris. Nous avons cependant jeté notre dévolu sur Virtual Center qui permet la privatisation de son centre et accueille des groupes de 45 personnes à la fois ! Différentes expériences sont possibles : libre à vous de les présélectionner en avance pour limiter les hésitations, ou au contraire laisser vos invités choisir parmi la sélection de 20 jeux disponibles.

 

CHOISIR DES ACTIVITÉS ÉDUCATIVES

Le teambuilding est également un moyen d’apprendre de nouvelles choses et les activités qui misent sur la pédagogie pour rassembler les équipes ne manquent pas. Que vous choisissiez d’inviter vos participants à un cours de cuisine ou un atelier de fabrication de bières, ils seront comblés, c’est certain.

La Beer Fabrique : pour initier vos participants à la fabrication de bière

 Avant toute chose, on le rappelle, la consommation d’alcool est dangereuse pour la santé. Ceci étant dit, en fabriquer est une activité qui peut être assez amusante. La Beer Fabrique à Paris l’a bien compris et a créé des ateliers « Brassage & Dégustation » au cours desquels vous apprenez tous les secrets liés à la bière, de la sélection des produits de base, à la dernière étape de fabrication que tout le monde attend : la dégustation.

Cette activité particulièrement originale est un bon moyen de rassembler vos équipes autour d’un sujet que tout le monde connaît, mais que peu de personnes maîtrisent réellement. Qui saura faire la meilleure bière ?

 

 La Cour des Créateurs : pour apprendre à créer des cocktails

Des cours de cuisine au cours d’un teambuilding à Paris ? Tout le monde connaît. En revanche, saviez-vous qu’il est aussi possible d’apprendre à créer des cocktails ? La mixologie est une activité de plus en plus à la mode et séduit à peu près tout le monde. Apparemment, découvrir comment mixer épices, herbes et toutes sortes de jus permet de se détendre de la plus belle des manières.

Le bonus ? Chez la Cour des Créateurs, vous pouvez également concocter les bouchées (sucrées ou salées) qui se marieront parfaitement avec votre dernière création. Qui aura la recette la plus originale ?

 

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LA CULTURE AVANT TOUT !

 L’option que vous choisirez pour votre teambuilding à Paris peut aussi avoir une note plus culturelle. Les possibilités ne manquent pas dans la capitale et permettent de poser un œil différent sur la Ville des Lumières.

Découvrir le Louvre au cours d’un rallye

Le Louvre est le musée le plus visité au monde et pourtant, bon nombre de Parisiens n’y ont jamais mis les pieds. Et même si vos participants y sont déjà allés, le musée est tellement grand qu’ils n’ont probablement pas eu la chance de visiter toutes les galeries. Quel meilleur moyen de le découvrir autrement qu’en participant à un rallye ? Basé sur l’idée du roman de Dan Brown, le rallye permet d’être confronté aux mystères du lieu et résoudre des énigmes liées aux différentes œuvres.
L’activité peut réunir jusqu’à 250 personnes et dure en moyenne 3h. Vous pouvez même choisir d’organiser l’activité au cours d’une soirée nocturne du musée. Histoire d’ajouter un peu de magie à la chose !

Visiter Paris et y poser un regard différent

Parfois, on croit connaître un endroit, mais en fait, on ne le connaît qu’en surface. Pourquoi ne pas partir sur les traces de Victor Hugo et découvrir les lieux qui ont marqué son existence ? Au cours de cette visite, en plus de voir des lieux habituellement fermés au public, vous en apprendrez davantage sur la vie de l’écrivain et pourrez poser un œil sur ses œuvres.
Une activité littéraire qui allie découverte de Paris et permet d’apprendre des anecdotes sur la vie d’un des plus grands écrivains français.

Paris est une ville aux mille ressources. Peu importe le teambuilding que vous souhaitez organiser, qu’il soit sportif, calme, basé sur l’humour ou tout simplement là pour réunir vos équipes, vous devriez trouver chaussure à votre pied. Les possibilités de teambuilding à Paris sont nombreuses et la capitale devrait vous surprendre !

Vous organisez un séminaire à Paris ? Retrouvez notre sélection d’hôtels !