Pourquoi une application de check-in fluidifie l’expérience ?

L’émargement de vos invités est un moment important de votre événement. Le check-in reflète l’image de celui-ci puisqu’il est le premier aperçu que vos invités auront. De plus, et je pense que vous le savez mieux que moi, il peut être délicat d’utiliser “l’ancienne méthode” lorsque vous attendez un grand nombre d’invités.

Rappelez-vous ces moments de solitude lorsque vous vous trouviez devant une queue considérable de personnes impatientes, et qu’il fallait rechercher le nom de chacune d’entre elles dans votre liste papier, aidé de votre stylo bille, pour enfin les émarger. Avec le stress et tout ce qu’il en découle, impossible de ne pas s’arracher les cheveux !

C’est là que les applications de check-in font leur apparition. Pratiques, facilement téléchargeables sur un smartphone et simples d’utilisation, découvrez tous les bénéfices de ces nouveaux outils d’émargement.

 

 

 

COMMENT ÉMARGER AVEC UNE APPLICATION DE CHECK-IN ?

 

Il n’a jamais été aussi simple d’émarger vos invités qu’avec une application de check-in.

En effet, il vous suffit d’intégrer votre liste de participants à votre outil, directement depuis un fichier Excel par exemple, afin que votre liste se retrouve dans votre application. Ensuite, deux options s’offrent à vous : scanner les badges de vos invités  depuis votre application grâce à des QR codes, ou bien en demandant directement le nom de la personne que vous écrirez dans l’app, afin de l’émarger en moins de 3 secondes !

 

POURQUOI UNE APPLICATION DE CHECK-IN FLUIDIFIE-T-ELLE L’EXPÉRIENCE ?

 

Gain de temps

Ce n’est pas une blague, et vous vous en rendrez immédiatement compte après avoir utilisé une application de check-in pour la première fois ! 😉

Ces petits trésors vont changer votre manière de réaliser votre check-in en vous faisant gagner un temps énorme. Muni de votre téléphone avec l’application ouverte, vous n’aurez besoin de rien d’autre pour émarger vos invités. Vous aurez besoin d’un téléphone, et… c’est tout ! Et oui, c’est si simple que ça.

Vous pouvez dire adieu aux longues listes interminables en papier et aux longs tableaux “Nom / Prénom / Entreprise” qui demandent une rapidité d’exécution et une réactivité continuelle lors du check-in, générant davantage de stress. Et comme vous êtes un(e) organisateur(trice) d’événements à la recherche constante de valeur ajoutée, profitez de cet avantage afin de discuter avec vos invités ! Prenez le temps de les accueillir comme il se doit, et rendez l’expérience encore plus attractive.

 

Identité moderne

 

Laissez les papiers et stylos derrière vous, et prenez de la hauteur !

Le secteur de l’événementiel a toujours su s’adapter avec son temps, faisant appel aux nouveautés technologiques et organisationnelles pour créer toujours plus de moments uniques et inoubliables.

Un événement innovant va contribuer à améliorer l’image de l’entreprise et sa notoriété, en renforçant le lien de confiance avec vos invités. Cela passe par l’anticipation des organisateurs d’événements à l’égard de ces nouveautés, pour une entreprise pionnière et visionnaire au sein de son secteur d’activité. Et si vous n’êtes pas convaincu, croyez-en notre expérience d’experts de l’événementiel depuis plus de 7 ans.

C’est donc le moment de faire rêver vos participants, en rendant leur expérience simple, fluide et sans encombre. Une application de check-in est simple d’utilisation, sans aucune transition ou coupure. Vous offrirez ainsi une expérience totalement personnalisé à vos invités, avec un accompagnement sur-mesure et de qualité.

 

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Optimisation des badges

 

Facilitez la vie de vos invités !

Vous pouvez également optimiser votre processus d’envoi de badges grâce à des plateformes événementielles tout-en-un telles que Eventdrive. Cette dernière vous permet de réaliser vos campagnes d’emailing avec vos badges y figurant. Ainsi, vous pouvez envoyer les badges en amont à vos invités, qui les conserveront précieusement dans leurs téléphones jusqu’au jour-j de l’événement.

 

Et parce que l’imprévu n’existe pas, vous aurez également la possibilité de créer des badges sur place pour ceux qui les auraient oubliés. La technologie… n’est-ce pas merveilleux ?

 

Différenciation

 

Be unique !

Une des tendances événementielles 2019 est de créer des événements différenciants, qui sortent des sentiers battus. En plus d’apporter une dose de fraîcheur à votre entreprise, vous vous démarquerez de vos concurrents ! Un petit investissement, pour un maximum de gains !

 

 

Tracking et exportation efficace des données

 

Retracez toutes informations d’émargement de vos invités grâce à votre application de check-in.

Une application de check-in fluidifie l’expérience de l’organisateur d’événements, par sa capacité à traquer facilement les informations relatives à l’émargement des participants. Par exemple, vous serez capable d’obtenir toutes les données quant à l’arrivée de chaque participant, et de donner du sens à ces informations. Vous pourrez constater l’heure exacte du pic d’émargement, ce qui vous aidera à connaître l’heure opportune pour préparer telle ou telle animation.

Avec Eventdrive, vous obtiendrez l’ensemble de ces informations sous forme de tableaux Excel, permettant l’exploitation simplifiée de ces données.

Alors si vous cherchiez une solution pour être plus rapide, efficace, moderne, différent, lors de vos émargements, il me semble que vous l’avez trouvée ! Pour obtenir plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un plaisir de vous répondre. 🙂

 

Pourquoi être organisateur d’événements est un des métiers les plus stressants au monde ?

Si je vous demandais de me donner la liste des cinq métiers les plus stressants au monde, vous me répondriez facilement : pompier, militaire, policier, pilote de ligne… Et vous auriez raison. Mais le cinquième métier le plus stressant n’est certainement pas celui auquel vous vous attendriez… Sauf si vous êtes… organisateur d’événements !

Car oui pour la sixième année consécutive, l’organisateur d’événement se retrouve dans le top 5 des métiers les plus stressants au monde.

Qu’y a-t-il de commun entre policier et organisateur d’événements me direz-vous ? Et bien, 11 critères objectifs, comme le nombre de déplacements, l’exposition aux yeux du public, les deadlines… Effectivement, tout de suite, on y voit plus clair.

Bien que les organisateurs d’événements n’aient pas à lutter contre un immeuble en feu (quoique…), ils doivent eux aussi combattre leur lot de catastrophes.

 

 

 

Pourquoi l’organisateur d’événements est-il stressé ?

 

Parce qu’il communique avec toutes les parties prenantes

 

 

L’organisateur d’événements est l’interface entre une pléthore d’interlocuteurs : client ou organisme organisateur, intervenants, participants, partenaires, collaborateurs… Il doit répondre aux attentes de chacun d’entre eux et optimiser les process pour éviter que la communication entre les parties ne se transforment en téléphone arabe.

Il est en général responsable de synthétiser les discours, les opinions et les intérêts de chacun pour en créer une vision globale et consensuelle. Cela demande beaucoup de vigilance, de diplomatie et d’organisation.

Il est souvent pointé du doigt comme responsable en cas d’imprévu. En effet, lorsque le résultat n’est pas au rendez-vous, la communication peut devenir compliquée. Il est primordial de s’accorder sur les rôles de chacun au sein du groupe et de définir les responsabilités de chaque partie prenante. Qui est garant des deadlines ? Qui prend les décisions en cas d’imprévu ? Pensez à tout mettre par écrit.

Choisissez le canal de communication le plus adapté à vos interlocuteurs, que ce soit les appels, les mails, les rendez-vous physiques ou même les fax. Lorsque j’organisais des événements pour un laboratoire pharmaceutique, les trois premiers mois, je relançais systématiquement les médecins par email… sans succès ! Le jour où j’ai décroché mon téléphone et où j’ai obtenu le contrat tant attendu dans les 5 minutes qui suivaient, j’ai changé de méthode. Cernez les personnalités avec lesquelles vous travaillez pour comprendre leurs leviers de motivation et leur façon de travailler. Car c’est finalement le propre de l’organisateur d’événements, d’être flexible et de s’adapter à ses interlocuteurs.

 

 

Parce qu’il est en première ligne le jour J

 

En tant qu’organisateur, voilà des semaines, voire des mois ou des années que vous anticipez le moindre imprévu : calcul des risques, visite des lieux, coordination du fil rouge, sélection du menu, test des outils, optimisation du contenu. Vous connaissez chaque détail par coeur. Place à l’événement !

Le jour J, l’organisateur est dans la ligne de mire des participants et de l’organisation à l’origine de la manifestation. Il est en effet le premier point de contact avec le reste du monde. On vous demandera ce jour-là d’être au taquet, super vigilant, et cela pendant une durée beaucoup plus longue que la moyenne. Vous êtes souvent sur place et opérationnel quelques heures avant l’ouverture, puis faites la fermeture et vous occupez du débrief.

Pas de temps de pause, pas de temps pour s’asseoir, pas de temps pour souffler.
Vous devez faire preuve d’une grande résistance au stress et à la pression.

Rassemblez une équipe qui saura vous soutenir le jour J. Transmettez-lui votre amour du détail, votre passion du métier. Construisez des partenariats, partagez l’agenda du jour avec vos collègues, déléguez… Vous travaillerez ainsi plus efficacement et plus intelligemment, et pourrez vous concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée. Pensez à prendre une pause déjeuner, à vous hydrater régulièrement et à vous asseoir dès que vous en avez l’occasion.

 

 

Parce qu’il est très (trop exigeant) avec lui-même

 

 

Les organisateurs d’événements sont généralement des travaillomanes perfectionnistes. Méticuleux dans leur travail, chaque détail compte. Ces soft skills sont largement valorisés dans le métier, mais ils ne doivent pas être sources de friction ou même saboter votre événement.

Votre objectif est en général d’organiser un événement unique, impactant, différenciant pour booster les chiffres de votre business. Cela me fait de la peine de l’écrire, mais qu’est-ce que la virgule manquante dans le titre de l’atelier 17 changera ? Est-ce que cela vaut la peine de tout imprimer de nouveau ? Votre sens de la perfection doit vous porter et vous soutenir dans vos objectifs, et non pas le contraire.

La connaissance de soi est une des plus grandes qualités des leaders – en tant qu’organisateur d’événements, vous devez absolument la travaillez. Posez-vous la question suivante : comment cette action répond-elle à l’objectif de mon événement ? Est-ce que si je change l’orientation de ces 4 chaises de 10 degrés l’expérience de mes invités en sera significativement améliorée ? La connaissance de soi vous donnera le pouvoir de décision dans des situations stressantes, à vous de la cultiver !

 

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Quelles solutions ?

 

Alors que les outils de productivité et de développement personnel fleurissent, les logiciels de gestion d’événements contribuent à apporter un tant soit peu de sérénité au quotidien des organisateurs. Ils transforment le coeur de leur métier, sans en transformer l’essence. Ces plateformes leur permettent de se libérer l’esprit pour se concentrer sur des missions à haute valeur ajoutée, ces missions sur lesquelles les organisateurs d’événements font la différence.

 

Source :

https://convene.com/catalyst/event-planning-most-stressful-jobs/

Organisez la journée de recrutement parfaite

Il paraît que vous organisez prochainement une journée de recrutement ! En seulement quelques heures, votre mission est de rencontrer un maximum de candidats afin de recruter les futures pépites de votre équipe ou de votre organisation. Mais plutôt que d’organiser de simples entrevues à la chaîne, l’organisation d’une journée de recrutement vous permet de mettre vos candidats en conditions et surtout créer une ambiance saine d’émulation, plus qu’une vraie compétition.

Comment organiser ce type d’événement et quels types d’activités mettre en place pour séduire les candidats dès le début de la journée ? Eventdrive vous confie ses secrets logistiques et pratiques pour l’organisation de la journée de recrutement parfaite.

 

 

 

EN AMONT DE VOTRE journée de recrutement

Gérez les inscriptions d’une main de maître

 

L’organisation de votre journée de recrutement commence bien en amont du jour J. En effet, il faut s’assurer que les candidats seront bien présents pour prévoir en fonction les repas, les espaces, les supports et les ressources humaines nécessaires à leur accueil.

L’un de nos clients, Akka, utilise par exemple la plateforme d’inscription Eventdrive pour cette étape cruciale. Après avoir enregistré tous les potentiels candidats dans sa base de données, le recruteur prépare une campagne d’emailing pour leur proposer de valider leur inscription ! Une première étape qui montre qu’ils sont motivés. Le formulaire personnalisé qui est créé pour l’occasion permet notamment au recruteur de récupérer les CV des candidats.

 

En créant des sessions et des ateliers, il pourra aussi plus facilement gérer les centaines de candidats qu’il recevra ce jour-là. Grâce à l’application mobile qui leur aura été demandé de télécharger en amont, ces derniers pourront se repérer dans les locaux de l’entreprise et connaître leur agenda personnalisé. L’information, c’est la clé !

 

Pensez à envoyer des rappels réguliers

 

Même si les candidats sont certainement très motivés, ce ne sont certainement pas des surhommes et ils ne peuvent pas penser à tout ! Les process de recrutement sont déjà particulièrement forts en émotions… Vous pouvez donc leur donner un petit coup de pouce en programmant des mails de rappel quelques jours avant votre journée de recrutement.

Le déroulement d’une journée de recrutement

 

Une session de recrutement qui se passe sur une journée doit être particulièrement cadrée, car l’événement passe très vite et les enjeux sont importants. Il est important de bien déterminer en amont chaque étape afin d’éviter le chaos le jour J.

 

Un temps d’accueil

 

Le moment où vous accueillez les candidats est important, car votre image de marque est déjà en jeu. Vous êtes entré en phase de séduction au moment où vous les avez convoqués, mais tout devient bien réel à leur arrivée sur les lieux et comme on dit, la première impression est souvent la meilleure ! Accueillez vos invités autour d’un bon petit-déjeuner qui permettra de les mettre à l’aise tout en mettant en conditions.

 

 

Une présentation individuelle des candidats

 

Après avoir passé un petit moment à se restaurer, vous pouvez commencer à découvrir vos candidats. Le but ici est d’aller un peu plus en profondeur en posant des questions assez originales plutôt que les banales « Comment vous appelez-vous ? » et « D’où venez-vous ? ».

Deux choix s’offrent à vous : soit vous les mettez en conditions directement en posant des questions auxquelles vous attendez une réponse immédiate, soit vous leur transmettez une liste de 4 ou 5 questions qu’ils devront préparer à l’avance. Vous pouvez par exemple demander quel est l’objet qui les caractérise le plus, qu’est-ce qu’ils amèneraient s’ils ne pouvaient prendre que 3 choses sur une île déserte ou encore de vous raconter une petite blague.

Ce temps de présentation ne doit durer que quelques minutes par candidat, mais est très important pour le recruteur, car il permet de cerner les personnalités. Et le bonus, c’est que cela permet de détendre l’atmosphère 😉

 

Une épreuve de groupe

 

Enchaînez par la suite avec une épreuve de groupe. Ici, bien sûr, votre but est d’analyser comment les candidats travaillent en équipe et comment ils arrivent à résoudre un problème sous pression.

Pour cela, vous devez avoir choisi un lieu qui permet la création de petits pôles de travail et mettre à disposition tout le matériel que vous auriez proposé à votre propre équipe. Là encore, votre image de marque est en jeu et doit montrer aux candidats comment ils auraient à travailler s’ils venaient à collaborer avec vous.

 

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

 

 

Un moment de détente

 

Avant de continuer les sélections, il peut être intéressant d’intégrer un petit moment de détente. Une pause avec collation est bien sûr indispensable, mais pourquoi pas aller plus loin dans l’idée ? Vous pourriez par exemple faire visiter les locaux, montrer des images de votre dernier teambuilding ou encore présenter quelques membres de votre équipe. Tout ça de manière très informelle !

 

Un test écrit

 

Selon vos besoins, vous pouvez continuer la journée de recrutement avec un test écrit. Ça peut être une épreuve de langue si vous avez besoin de collaborateurs bilingues ou encore une analyse de données, si vous recherchez des pros du marketing. Peu importe le contenu du test, il faudra être capable de proposer une place assise à tous les candidats que vous recevez pour leur permettre de travailler dans les meilleures conditions possibles.

 

Un repas en groupe

 

Pour clôturer la matinée, invitez vos candidats à se restaurer autour d’un bon repas. Le plus simple est sûrement de mettre en place un buffet avec sandwiches et mignardises à disposition. Ce temps de repas permettra à votre équipe de faire un choix parmi les candidats au vu des résultats de la matinée et sélectionner les candidats que vous avez préférés pour les entretiens individuels de l’après-midi. Que vous le vouliez ou non, une certaine ambiance de concurrence se sera instaurée depuis le matin. En proposant aux candidats de déjeuner ensemble, vous permettez à tout le monde de se détendre et de penser à autre chose. C’est aussi une manière de les remercier d’avoir fait le déplacement et notamment ceux qui ne seront pas sélectionnés pour l’après-midi.

 

Des entretiens individuels

 

Après le repas, vous continuerez probablement avec la phase des entretiens individuels. N’oubliez pas que vos candidats se sont déjà donnés toute la matinée, veillez donc à donner un ton plus informel à la chose. C’est aussi une manière de découvrir un peu plus le candidat, son parcours professionnel et surtout voir comment il s’exprime quand il est seul. D’un point de vue organisationnel, veillez à avoir assez de salles de réunion et de ressources humaines pour recevoir l’ensemble des candidats sélectionnés. Le but n’est pas de les faire patienter tout l’après-midi et faire monter le stress sans raison.

 

L’annonce des résultats de cette journée de recrutement

 

Enfin, après avoir débriefé avec vos équipes et sélectionnez les meilleurs candidats, la norme est d’annoncer les résultats le soir même. La journée aura été intense pour vos candidats, la moindre des choses est donc qu’ils aient un retour rapide sur leurs performances. Vous pouvez les inviter par la suite à rencontrer leurs managers opérationnels.

 

 

EN AVAL DE VOTRE journée de recrutement

Envoyez-leur un mail de remerciement

 

Parce que la façon dont sont traités les candidats reflètent l’image de votre marque employeur, n’oubliez qu’un simple « merci » est toujours agréable ! Les candidats ont tout de même fait le déplacement et ont bloqué une journée complète de leur temps, pour ceux qui auront été au bout du process !

Programmez donc un mail de remerciement :

  • pour les candidats qui n’auront pas été retenus, pour leur souhaiter bon courage pour la suite.
  • pour les candidats qui ont été retenus pour leur donner une vision plus claire du reste du process et pour partager avec eux les présentations du jour.

 

Demandez leur avis, marque employeur oblige !

 

Et parce que ces candidats seront aussi les premiers promoteurs de votre marque employeur, pensez à leur adresser un questionnaire de satisfaction : nous vous donnons toutes les clefs dans cet article ! Avec Eventdrive, vous avez la possibilité d’envoyer ce questionnaire directement par l’application mobile. Et ça, c’est cool !

 

 

 

5 choses à retenir avant d’organiser votre journée de recrutement

 

Les accompagner au maximum.

Si l’un des candidats ne se présentent pas, c’est du temps perdu pour vous. Le mail de rappel un ou deux jours avant est donc la bonne astuce pour assurer un taux de présence optimal ! 

 

Leur apporter la bonne information au bon moment.

La journée va être stressante pour les candidats, pas besoin de rajouter du stress inutile parce qu’ils ne trouvent pas la salle où ils doivent se rendre. L’application mobile permet de :

  • consulter son agenda personnalisé
  • recevoir des rappels quand les ateliers approchent
  • obtenir le maximum d’informations quant aux sessions

 

Ne pas oublier les temps de détente.

Mettez-vous à la place de vos candidats et imaginez l’état dans lequel ils sont. Une petite pause dans tout le processus ne fera de mal à personne 😉

Prévoyez donc deux espaces, un à l’intérieur et un à l’extérieur, dans lesquels ils pourront partager une tasse de thé ou quelques conseils.

 

Automatiser au maximum pour replacer l’humain au coeur du process.

Vous souhaitez évaluer rapidement l’attention des candidats lors de votre présentation corporate ? L’application est encore et toujours l’outil parfait ! Grâce au système de quiz, vous pourrez facilement connaître leurs réponses et identifier ceux qui sont au taquet. Des questions qui ne sont pas forcément éliminatoires mais qui permettent d’attribuer quelques points 😉

 

L’organisation d’une journée de recrutement n’est pas de tout repos. Habituellement, un événement a pour but de détendre vos invités, là, vous risquez d’avoir affaire à des convives sous pression. Ne perdez pas votre principal objectif de vue, recruter une ou plusieurs perles rares, mais n’oubliez pas que vous êtes garant de votre image de marque employeur. Faites donc vivre à vos candidats une expérience sans couture, du début à la fin. Et qui sait, ils vous renverront peut-être l’ascenseur un jour ou l’autre !

 

 

Comment créer un formulaire d’inscription pour un événement ?

 

 

Le formulaire d’inscription est en quelque sorte la porte d’entrée de votre événement. C’est un des premiers points de contact avec votre invité. Il faut donc bien le travailler pour éviter de le faire fuir. Créer un formulaire d’inscription pour un événement n’est pas si facile… Nous partageons avec vous nos astuces pour convertir vos invités en participants !

Lorsque votre invité arrivera devant le formulaire d’inscription de votre événement, nous n’aurez qu’un seul objectif : la conversion. Alors mettez dès maintenant toutes les chances de votre côté 😉

 

 

 

Le design, ça nous gagne !

 

La première impression de votre visiteur sera d’abord visuelle. Aussi, il est impératif de soigner votre mise en page. Le formulaire d’inscription de votre événement doit paraître le plus simple possible.

Nous vous recommandons un fond blanc pour plus lisibilité ponctué de touches de couleurs comme les boutons (call-to-action), les traits séparant les parties…

N’ajoutez pas trop d’éléments visuels pour éviter que le message (et l’oeil) de votre visiteur ne s’égare.

 

 

Personnalisation is the new black

 

Les visiteurs ne correspondent pas forcément au même type d’invités : direction, VIP, presse… Un membre du comité exécutif ou un collaborateur n’auront pas les mêmes questions, puisque le premier devra se rendre sur place plus tôt pour assister à la réunion de clôture de l’année.

Vous pouvez également utiliser le conditionnement logique dans votre formulaire d’inscription pour créer des chemins personnalisés de réponse. Si votre invité se rend sur le lieu de votre événement en avion, alors demandez-lui s’il préfère être acheminé en taxi ou en bus à son arrivée. S’il vient avec sa voiture personnelle, cette question n’a pas besoin d’apparaître.

 

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Contactez-nous pour en savoir plus sur notre solution !

 

 

En retard, en retard, je suis toujours en retard !

 

C’est une des règles de base du marketing : si vous créez un sentiment d’urgence ou de popularité, le consommateur achètera plus facilement votre produit.

Lorsque vous créez le formulaire d’inscription pour votre événement, pensez à donner une deadline aux invités. Au-delà de provoquer ce sentiment d’urgence, elle vous permettra de mieux vous organiser. Vous serez par exemple en mesure de fournir la liste de rooming en amont et le lieu pourra ainsi mieux adapter sa prestation. Vous la voyez d’ici la pierre deux coups ?

Petit tip sympa : le compte à rebours dynamique fait aussi son petit effet !
Découvrez comment à travers nos exemples de mails d’invitation.

Si le nombre de places est limité, indiquez le nombre de places restantes sur le site d’inscription. Si le visiteur hésitait, il hésitera beaucoup moins en découvrant qu’il ne reste que deux entrées !

 

 

La simplicité est la sophistication ultime

 

Pour que votre formulaire d’inscription à votre événement soit efficace, vous vous devez d’éliminer chaque point de friction potentiel et de simplifier au maximum l’expérience du visiteur.

1) N’intégrez que les champs qui sont nécessaires.
Réfléchissez à la pertinence de chacun d’entre eux. Si vous n’avez qu’une seule pause à base de croissants, ce n’est pas forcément la peine de connaître le régime alimentaire de tous vos invités. C’est toujours un champ de gagné dans votre formulaire d’inscription. Si vous n’avez vraiment pas le choix, nous vous conseillons de faire apparaître les questions au fur et à mesure, en fonction des réponses précédentes.

2) Intégrez un remplissage automatique déjà connus.
Si vous avez envoyé un email à Anakin Skywalker à anakin.skywalker@ordrejedi.com, cet invité retrouvera les champs Nom, Prénom et Adresse Email préremplis. Et hop, quelques clics en moins !

3) Rassurez au maximum votre visiteur.
Indiquez un temps approximatif de remplissage (seulement si le visiteur doit scroller pour voir la suite).

4) Privilégiez des questions fermées ou des listes déroulantes.
Les questions ouvertes nécessitent, elles, plus de temps et de réflexion et peuvent parfois être dissuasives.

 

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Le RGPD vous respecterez

 

Nous en venons à la partie que l’on aime un peu moins. Depuis que le RGPD (ou Règlement Général de Protection des Données) a été mis en place, les entreprises doivent être particulièrement vigilantes dans le traitement des données qu’elles récoltent.

Les données du formulaire d’inscription de votre événement doivent donc être hébergées sur une plateforme sécurisée. De plus, l’invité devant explicitement donner son accord quant à la récolte, nous vous conseillant de faire apparaître le texte suivant : “En vous inscrivant, vous reconnaissez avoir pris connaissance et acceptez les conditions de la politique de confidentialité.”

 

 

Ne vous arrêtez pas au bouton Valider

 

Une fois que vous avez créé votre formulaire d’inscription, il serait dommage de s’arrêter en si bon chemin ! L’expérience doit en effet être fluide de A à Z. N’oubliez pas le fameux mail de confirmation… Si vous utilisez une plateforme de gestion d’événements, vous pouvez facilement le programmer.

  

Prochaine étape : la création du site web de votre événement et l’envoi du mail d’invitation ! Nous nous tenons à votre disposition si vous avez des questions 😉

 

Besoin de créer les formulaires d’inscription de votre prochain événement ?
Découvrez comment grâce à Eventdrive !

Nos conseils pour organiser la journée d’étude de vos rêves

Les types d’événements corporate ne manquent pas. Selon vos besoins, vous pouvez avoir à organiser une convention, un salon ou alors un événement team-building. Certains sont beaucoup plus informels que d’autres et surtout, plus voués à travailler sérieusement (et oui, on s’amusera plus tard, un temps pour chaque chose 😉 ). C’est notamment le cas de la journée d’étude. Mais qu’est-ce que c’est vraiment ? Quel est son objectif et surtout, comment organiser la journée d’étude idéale pour vos collaborateurs ? Eventdrive vous livre tous ses conseils pour organiser la journée d’étude de vos rêves.

 

 

C’EST QUOI UNE JOURNÉE D’ÉTUDE ?

Avant de nous lancer dans un récit un peu plus technique et entrer dans le vif du sujet, partons sur de bonnes bases.

Particulièrement utile et souvent intégrée à la stratégie de communication interne d’une entreprise, la journée d’étude permet aux collaborateurs de se réunir afin d’échanger professionnellement. C’est souvent un mix entre un temps de formation et une session d’information, le combo gagnant entre détente et travail en soi. Ça peut être l’occasion de former vos collaborateurs sur un sujet spécifique, aborder un projet à venir, faire le bilan de l’activité de la période précédente, anticiper les besoins à venir ou tout simplement permettre à un manager de féliciter ses équipes. Bref, vous l’aurez compris, à vous de décider quelle orientation vous souhaitez donner à votre journée d’étude !

L’objectif d’une journée d’étude est simple : renforcer la démarche entrepreneuriale, afin d’avoir une vision globale du management en place. De manière détournée, la journée d’étude doit être capable de motiver les équipes et mettre en place de nouvelles stratégies à moyen ou long terme.

 

4 CONSEILS POUR ORGANISER VOTRE JOURNÉE D’ÉTUDE

Réussir son introduction

L’introduction de votre journée d’étude est indispensable, car c’est ce moment qui va conditionner tout le reste de la journée. Gardez en tête les objectifs et surtout que, pour les atteindre, il est préférable que vos équipes soient détendues. C’est scientifiquement prouvé, on est plus efficace quand on se sent relaxé !

L’idéal est donc de commencer par une activité qui brisera la glace. Pour faciliter la communication, il peut être intéressant de proposer des présentations en miroir. Laissez-nous vous expliquer ce qu’on a en tête. Le but est simple : présenter son collègue plutôt que soi-même. L’avantage est double : changer des habituelles (et ennuyeuses) présentations et mettre en avant les qualités de quelqu’un d’autre (un peu une manière de flatter leur ego en quelque sorte). Pour pimenter la chose, l’animateur peut donner une liste de 3 mots à inclure obligatoirement dans la présentation. Choisissez des mots originaux, difficiles à caser dans une présentation classique, qui auront tendance à rendre la situation comique. Par exemple, insérez les mots clown, salopette, tracteur, jungle… Bref, cette partie, en plus de provoquer des moments hilarants, stimulera la créativité et l’imagination de vos collaborateurs.

Si vous voulez partir sur une note dynamique, vous pouvez aussi mettre en place un jeu appelé « 4 debout ». Les règles sont simples et il suffit de commencer par former un cercle avec des chaises. Chaque personne s’assoit, sauf 4, qui reste debout. Pendant tout le jeu, il doit toujours y avoir 4 personnes debout, mais aucune d’elle ne doit le rester plus de 10 secondes. Sans aucune communication entre les joueurs et en utilisant sa capacité d’observation seulement, l’équipe doit faire en sorte de réussir la mission. Cette activité est particulièrement stimulante et permet de développer un sentiment de groupe important. Parfait pour commencer la journée, non ? 

 

 

Mettre en place des temps de pause

La journée n’a pas encore commencé qu’on pense déjà à la pause ! C’est ce que vous vous dites sûrement ? Et pourtant, n’oubliez pas de faire des pauses tout au long de la journée. Une étude a montré que la capacité de concentration est d’environ 90 minutes. En travaillant plus longtemps, on se disperse et surtout on se fatigue. Pour maintenir une productivité constante tout au long de la journée, l’idéal est de mettre un temps de pause toutes les heures et demie environ. Dix à quinze minutes suffisent pour se changer les esprits.

Mais n’oubliez pas qu’il faut aussi occuper ces moments-là. Vous pouvez par exemple mettre des paniers de fruits à dispositions, proposer des cafés ou autres boissons chaudes. La pause peut aussi être l’occasion de lancer des sujets de discussion plus légers pour détendre l’atmosphère. Vous avez entendu une blague qui vous a fait bien rire récemment ? C’est le moment de la sortir…

Préparer son matériel à l’avance

Comme son nom l’indique, la journée d’étude est vouée à durer… une journée. Certes, il y a des exceptions, mais globalement, c’est comme ça que ça se passe. Il est donc essentiel que vous preniez bien le temps de la préparer en avance, car la journée va passer particulièrement vite et vous n’aurez pas le temps de vous rattraper.

Pour éviter les boulettes le jour J, pourquoi ne pas faire une check-list du matériel nécessaire au bon déroulement ? Chaque journée d’étude nécessite son propre matériel, mais Eventdrive a décidé de vous donner une base sur laquelle vous baser au moment de préparer votre liste :

  • Un paperboard et des marqueurs,
  • Un vidéoprojecteur et l’écran qui va avec,
  • Toute la connectique permettant de relier les ordinateurs au vidéoprojecteur,
  • Un pointeur laser,
  • Un micro et une sono performante si la salle est grande,
  • Une connexion wifi (à mettre dans la case du matériel, car il faudra emporter une clé 3G si le lieu choisi ne bénéficie pas d’une assez bonne connexion).

Parfois, les prestataires incluent ce type de matériel dans la location de la salle, n’hésitez pas à vous renseigner au préalable, car cela peut faciliter la logistique de l’événement.

 

Choisir un lieu à la hauteur de l’événement

On vous le répète assez souvent, mais pour réussir votre événement, il faut miser sur l’originalité. En faisant sortir vos collaborateurs de leur cadre de travail habituel, vous mettez toutes les chances de succès de votre côté. Choisissez un endroit calme, propice à la réflexion, mais qui propose des options pour les séminaires. Vous pouvez miser sur l’atypique en travaillant dans une ancienne usine transformée en salles de séminaire, décider de travailler dans un domaine viticole ou tout simplement louer un rooftop dans une grande ville.

Ça y est ? Vous êtes au point pour votre journée d’étude ? Même si votre événement ne dure qu’une journée, ou deux au maximum, ne négligez pas les détails. Il est essentiel que tout s’enchaîne facilement et que les rouages fonctionnent correctement. La journée d’étude est une étape fondamentale dans la stratégie d’entreprise et peut être une bonne base pour remotiver ses collaborateurs, alors ne vous précipitez pas dans l’organisation.

 

La compliance dans l’organisation d’événements pharmaceutiques

Depuis quelques années, le mot “compliance” prend de plus en plus d’ampleur et impacte pleinement l’industrie pharmaceutique, et notamment les événements clients organisés. En effet, elle garantit l’intégrité de l’ensemble des parties prenantes, aussi bien des laboratoires que des professionnels de santé dans le cadre de l’organisation d’événements scientifiques. Je reviens dans cet article sur quelques grands principes.

Petite précision : cet article n’a pas vocation à donner un conseil juridique.

 

 

 

Qu’est-ce que la compliance dans l’industrie pharmaceutique ?

 

La compliance est une fonction qui démontre et documente la qualité des process et des produits de l’organisation. Elle confirme et certifie qu’une action (ici l’organisation d’un événement) répond aux prérequis de la réglementation, de la législation, des standards de l’industrie. Dans le cadre de l’organisation d’un symposium ou d’un congrès en présence de professionnels de santé, le laboratoire se doit de respecter certaines règles d’éthique afin de ne pas aliéner l’indépendance professionnelle des médecins, infirmiers, pharmaciens, sous quelque forme que ce soit. Il atteste ainsi de son intégrité et de sa bonne conduite.

La prévention des conflits d’intérêts s’appuie sur :

  • l’obligation de transparence, les laboratoires devant déclarer aux ordres concernés leurs différentes actions
  • les dispositions anti-cadeaux qui encadrent les relations professionnels de santé / laboratoires.

 

Les grandes lignes à suivre pour respecter la compliance

 

Nous avons recensé dans cet article les pratiques les plus courantes pour intégrer la compliance à vos événements pharmaceutiques.

 

La rémunération des intervenants

 

Si vous faites appel à des professionnels de santé pour animer votre événement, leur rémunération, si rémunération il y a, devra être soumise à l’ordre référent.
Ce n’est pas le montant en lui-même qui sera évalué mais bien l’adéquation à la charge de travail. Par exemple, si votre médecin intervient 2 heures lors d’un symposium, vous pourrez lui proposer une rémunération horaire sur 3 heures : 2h d’intervention + 1h de préparation.

Si la personne détient le statut de praticien hospitalier (en général, si elle exerce dans un établissement hospitalier public), elle devra effectuer une demande d’autorisation auprès de sa hiérarchie. Ce document devra être signé par son supérieur hiérachique et par le directeur d’établissement.

Le choix du lieu dans le cadre d’un événement pharmaceutique


Afin d’éviter toute déviance, le lieu est lui aussi soumis à de strictes réglementations. Les professionnels de santé se déplacent pour monter en compétences et non pas pour prendre du bon temps.


Toute proximité avec des activités qui pourraient être qualifiées de “loisir” est déconseillée : le spa, le golf, le casino… De même une destination trop touristique pourrait porter préjudice à l’intégrité de votre événement, et il ne s’agit ici pas que de voyages à Cuba. Un établissement en front de mer au Touquet peut poser problème aux ordres concernés.

A éviter par exemple :

  • Les restaurants gastronomiques
  • Les hôtels en front de mer
  • Les lieux à proximité d’un casino
  • Les établissements qualifiés de “château”

 

 

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Le programme d’un événement pharmaceutique

 

Le programme doit pouvoir être justifié en tous points et établi par des personnalités fiables et reconnues. Un déplacement à l’autre bout de la France doit être justifié par une journée de travail complète, tout comme une nuit supplémentaire par un agenda qui commence aux aurores le lendemain.

Selon le Conseil National de l’Ordre des Médecins, le temps libre ménagé à l’occasion d’une manifestation n’est pas illicite au regard de la loi. Attention néanmoins, il ne doit pas impacter l’objectif de l’événement et prendre le pas sur le programme scientifique.

L’entreprise ne peut pas financer les activités réalisées à l’occasion de ce temps libre mais le professionnel de santé est libre de le faire s’il le souhaite.

 

L’hospitalité des invités

 

Il faut savoir que la prise en charge de l’hospitalité se limite à la personne du corps médical invitée et ne doit pas être étendue à des personnes autres que les professionnels directement concernés. De plus, seule l’hospitalité proportionnée à la durée de l’événement et aux conditions de transport (à partir d’un certain nombre de kilomètres par exemple) peut être prise en charge par l’entreprise. Le laboratoire n’offre pas par exemple de nuit supplémentaire s’il n’a pas d’extrême nécessité.

Ce qu’elle inclut :

  • les repas, cocktails, buffets et collations diverses
  • les frais de transport
  • les frais d’hébergement
  • l’ensemble des autres frais liés à la participation à la manifestation professionnelle (frais d’inscription) 

Le comité de déontovigilance rappelle quelques règles à respecter :

  • elle ne peut être octroyée qu’à l’occasion de manifestations à caractère exclusivement professionnel et/ou scientifique,
  • elle doit être limitée à l’objectif professionnel et scientifique principal de la manifestation,
  • elle doit demeurer d’un niveau raisonnable,
  • elle ne doit pas être étendue à des tiers.

 

La déclaration de compliance auprès des ordres

 

Pour assurer un maximum de transparence sur la relation industrie / professionnels de santé aux yeux du grand public, les équipes événementielles des laboratoires pharmaceutiques doivent déclarer en amont de leur événement le programme aux ordres concernés. Les conseils des ordres disposent d’un délai d’un mois pour rendre leur avis, à compter de la date de l’accusé réception du dossier.

Pour faciliter vos démarches, le CNOM propose des modèles de fiches de demande d’avis. Toutes les informations nécessaires y figurent et le dossier sera alors traitement plus rapidement. Si le conseil émet une réserve, vous aurez la possibilité de renvoyer des informations supplémentaires ou des pièces justificatives.


Les ordres existants pour la déclaration de vos événements

 

Les informations qui doivent figurer dans le dossier de votre événement

 

  • Le projet de convention : le nom, la raison sociale et l’adresse du siège social de votre laboratoire;
  • Le programme de la manifestation ;
  • La liste nominative des professionnels de santé qui ont été conviés, indiquant leur profession, leur spécialité et leur adresse professionnelle,
  • La nature et le montant de chacune des prestations ou le cas échéant du forfait énumérant les différentes prestations prises en charge à l’occasion de la manifestation considérée.

     

 

Le cas des congrès médicaux

 

Désormais, suite à la mise en place du code d’éthique Medtech, les laboratoires pharmaceutiques ne peuvent plus inviter en direct les professionnels de santé de leur choix sur les congrès.

Les laboratoires vont désormais déléguer une enveloppe pour inviter un certain nombre de praticiens.

Ensuite, l’organisateur du congrès, ou PCO pour les intimes, met en place une plateforme pour gérer les invitations, sans droit de regard de la force invitante. Le PCO se charge ensuite d’adresser les invitations aux praticiens. C’est un processus peu plus démocratique, qui permet notamment d’inviter davantage de libéraux. 

 

Sources

Conseil National de l’Ordre des Médecins
Site du gouvernement
Leem

 

 

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Contactez-nous pour en savoir plus sur notre solution !

Choisir l’objet parfait pour votre mail d’invitation

«Vous n’aurez jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression.» – David Swanson

Vous venez de terminer de peaufiner votre plan de communication. Vous voilà prêt à dégainer votre super mail d’invitation. Canon du header au footer, à vos couleurs, vos invités ne pourront que confirmer leur participation ! Enfin si seulement, ils le voient… Et ce n’est pas gagné d’avance. Le meilleur outil pour optimiser votre taux d’ouverture ? L’objet de votre mail d’invitation !

 

Pourquoi soigner votre objet de mail d’invitation ?

Selon le rapport mondial publié en mars 2015 par Radicati, chaque employé reçoit en moyenne 120 emails professionnels par jour. Pour ne pas que votre mail d’invitation finisse noyé dans la masse, il faut donc trouver le moyen de vous démarquer. Et rien de plus efficace que l’objet de votre mail d’invitation. A vous les taux d’ouverture qui grimpent en flèche !

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

 

Nos conseils pour booster votre taux d’ouverture

1. Optimisez le nombre de caractères de votre objet

 

Il parait que ce n’est pas la taille qui compte… Il faut vous l’avouer, un peu quand même ! En effet, la longueur de l’objet de votre mail d’invitation a toute son importance. Une formule magique ? Je dirai même plus, deux formules magiques :

  • Un objet compris entre 20 et 30 caractères.
  • Un objet d’environ 130 caractères.

Pensez également à prendre en compte les caprices des différents serveurs de messagerie. Le nombre de caractères affichés n’est pas toujours le même :

  • Gmail : 77
  • Outlook : 60
  • La Poste : 45
  • Yahoo : 77
  • Orange : 30

 

2. Évitez les spam words

 

Certains mots intégrés à l’objet de vos mails d’invitation peuvent les catégoriser comme spams.
Par exemple :

  • Promotion
  • Gratuit
  • Hot
  • Casino
  • Urgent
  • Ouvrez vite
  • Cadeau

 

3. Utilisez les émojis

 

Parmi une longue liste d’objets de mails d’invitation, les émojis peuvent clairement faire la différence. Ils sont toutefois à consommer avec modération !

Petite astuce : ils peuvent servir à remplacer des spam words :  🎁 vs Cadeau / 🔥 vs Hot

Tout comme le nombre de caractères, l’affichage des émojis peut être différent en fonction des serveurs de messagerie. Sending Blue vous en donne un aperçu dans son article ! 

 

4. Usez et abusez de la simplicité

Majuscules, caractères spéciaux et signes de ponctuation peuvent être un peu agressifs au premier abord et donc dissuader le destinataire d’ouvrir l’email… De plus, les serveurs de messagerie n’en sont pas friands et auraient tendance à les envoyer directement dans les spams. On prône donc la sobriété sur ce point-là !

 

 

5. Personnalisez vos objets

Selon Radicati (et oui, encore eux), les lignes d’objets de mails d’invitation contenant le prénom du destinataire augmentent les taux d’ouverture de 29,3 % en moyenne dans toutes les industries. N’hésitez donc pas à personnaliser vos objets de mails d’invitation.

 

Des exemples d’objets de mails d’invitation qui ont fait leurs preuves

Nous avons préparé par vous quelques exemples d’objets de mails, à titre d’inspiration. Certains sont tirés de vrais mails que nous avons reçus (ou envoyés), d’autres sont extraits de notre imagination. Nous avons essayé d’y assortir une petite phrase explicative, sauf pour ceux qui tombent sous le sens 🙂

Les classiques

 

Retrouvez-nous au salon Maison & Objet
Eventdrive au salon Heavent du 26 au 28 mars 2019 -> ceci n’est pas une blague 
Evénement : rendez-vous le 10 avril au Pullman Bir-Hakeim
Invitation – La Grande Matinale du Marketing
En 2019, Eventdrive récompense ses clients -> remise de prix

 

Une solution ou un conseil

 

Boostez vos ventes B2B
Arrêtez de perdre votre temps
Il est temps de dire non -> conférence sur le développement personnel

 

Une invitation

 

Vous prendrez bien un café ?
Avec ou sans sucre ?
Vous souvenez-vous de moi ?
Alors, vous venez ?
Je passe vous prendre à 20h pétantes !

 

Une question

 

Comment révolutionner vos événements ?
Team Torchon ou Team Serviette ? -> séminaire interne
Vanille ou chocolat ? -> événement gastronomique
Marre que tante Huguette commente vos publications ? -> événement sur la politique de confidentialité Facebook

 

Un message personnel

Prénom, cet événement est fait pour vous. -> événement client
Prénom, j’espère que vous allez bien.
Prénom, cela fait longtemps que je vous ai pas vue.

Un nombre

 

10 idées pour révolutionner le contrôle de gestion
2 heures pour repenser les process achats -> journée d’étude du département Achats
5 conseils de la part de ceux qui chevauchent les licornes -> talk à destination des entrepreneurs

 

Une touche d’humour

 

Touchez-la, effleurez-la, pincez-la : Test du Galaxy Tab
Pourquoi vous ne réussirez jamais à changer de banque ? -> lancement d’une banque en ligne
Votre maman vous ment ! -> conférence sur l’alimentation
La neige c’est surfait ! RDV aux Maldives ! -> séminaire interne à l’étranger
Mangez-moi ! -> lancement d’une marque alimentaire
Notre nouveau bébé -> lancement de produit

 

Vous avez désormais toutes les clés en main pour bien choisir l’objet de votre mail d’invitation. Écrivez-nous à marketing@myqaa.com pour partager vos meilleurs objets (ou juste nous faire un coucou).

A très vite,

La Marketeam

Besoin de créer les mails d’invitation de votre prochain événement ?
Découvrez comment grâce à Eventdrive !

Créez la to-do list parfaite pour votre événement

«Chaque voyage commence par un simple pas.» – Maya Angelou

Mon pas à moi, c’est la to-do list. Chaque matin, je prends une dizaine de minutes pour lister tout ce que je dois accomplir dans la journée. Aussi bien chez Eventdrive que dans ma vie personnelle, je passe mon temps à créer des listes, dans des carnets, sur des post-its, sur Evernote… C’est la botte secrète d’une organisation sans faille 😉

Je vous dévoile donc tous mes secrets pour créer la to-list parfaite pour votre événement. Et j’ai en plus l’immense honneur de vous annoncer l’apparition d’une nouvelle fonctionnalité top canon : le créateur de to-do lists (autant vous dire que je suis aux anges) 😀

 

LES AVANTAGES D’UNE TO-DO LIST POUR VOTRE ÉVÉNEMENT

Pourquoi passer du temps à faire des to-do lists plutôt que de passer directement à l’action ?

Premièrement, et c’est déjà une excellente raison de rejoindre le club des listeurs, il s’agit de ne pas oublier ce que l’on doit faire. Nous avons tendance à être très optimistes quant à notre capacité de mémorisation et nous oublions trop souvent que les distractions sont nombreuses.

Petite astuce pour booster votre créativité : au-delà des tâches à réaliser, je vous conseille également de bien noter toutes vos idées, même les plus farfelues ou celles que vous considérez comme insignifiantes.

Les to-do lists sont aussi un vrai levier de motivation. Imaginez votre satisfaction en constatant que vous avez accompli la moitié des tâches que vous aviez listées !

Le fait de lister l’ensemble des tâches liées à votre événement vous permet d’avoir une vision globale sur vos projets et donc d’organiser votre emploi du temps.

Si la to-do list de votre événement est bien ficelée, vous limitez les imprévus (étant donné que toutes les tâches sont recensées) et donc facilitez la collaboration entre les équipes organisatrices. #teamwork #togetherisbetter

Prêt à passer d’event planner débordé à event planner organisé ?

 

COMMENT CRÉER LA TO-DO LIST PARFAITE POUR MON ÉVÉNEMENT ?

1. Listez

 

Commencez par lister tout ce qui vous passe par la tête

 

Posez-vous quelques minutes et couchez sur papier – ou sur téléphone pour les plus digital natives d’entre nous – tous vos projets et tâches à réaliser.

Notez absolument tout, même les tâches les plus insignifiantes, comme “racheter des sacs poubelles pour la cuisine du bureau”. Là, c’est soit le moment où vous paniquez en voyant la montagnes de tâches à réaliser, soit le moment où vous vous sentez soulagé d’avoir pu extérioriser.

 

Décomposez chaque grand projet en petites tâches

 

Certains projets peuvent être découpés en tâches plus spécifiques.
Par exemple, si j’ai écrit “Envoyer publicité pour Meetin”, je peux créer les tâches suivantes :

  • Acheter le visuel sur Fotolia
  • Déterminer l’offre promotionnelle à afficher
  • Créer la publicité sur Indesign
  • Faire valider à la responsable marketing
  • Envoyer le mail à Meet In

Il s’agit là de la théorie des petits pas, qui permet non seulement d’éviter le découragement, si l’objectif n’est pas réaliste, et de favoriser la motivation – coucou la barre de progression qui booste le moral !

 

Affinez

 

À chaque tâche, attribuez une deadline, un responsable si vous travaillez sur un projet collaboratif et le temps estimatif que vous passerez à la réaliser.

 

2. Priorisez

Selon la matrice Gain / Effort

 

Clairement un inconditionnel des chefs de projets cette matrice ! Pour la construire, vous vous posez deux questions :

  • L’effort à allouer est-il faible ou important ? Est-ce que cette tâche est chronophage ? Est-ce qu’elle demande un investissement mental, physique, mental important ?
  • Le gain est-il faible ou important ? C’est-à-dire : est-ce que cette tâche va me permettre de me rapprocher considérablement de mon objectif ?

Puis vous classez vos tâches dans 4 catégories différentes :

  • Effort faible et gain important – Prioritaire
  • Effort important et gain important
  • Effort faible et gain faible
  • Effort important et gain faible

Selon la méthode Master your Workday Now

 

L’élément principal à prendre en compte pour mettre en place cette méthode est la très célèbre et non moins redoutée DEADLINE.

C’est simple comme bonjour. 3 catégories :

A faire absolument aujourd’hui : si vous n’avez rien à terminer ABSOLUMENT aujourd’hui, vous pouvez ne rien mettre dans cette case.
A faire dès que possible, c’est-à-dire à mener à bien entre 7 et 10 jours maximum.
A faire plus tard : de 15 jours à 3 ans…

Vous commencez par traiter les tâches de la première catégorie, puis de la seconde et enfin de la dernière. Facile à dire, moins facile à faire. Nous avons tendance à nous concentrer sur les tâches qui nous apportent un maximum de plaisir, même si elles sont moins urgentes.

D’ailleurs, si jamais vous avez envie de vous libérer des tâches de faible intérêt et de vous concentrer sur la création de valeur ajoutée pour vos événements, n’hésitez pas à faire appel à Eventdrive 😉

 

Selon la matrice Eisenhower…

 

Cette méthode est clairement ma préférée 🙂

Pour la construire, deux questions (oui encore une fois) :

  • Cette tâche est-elle prioritaire ?
  • Cette tâche est-elle urgente ?

Puis vous classez vos tâches dans 4 catégories différentes :

  • Important et urgent – Exécutez
  • Peu important et urgent – Déléguez
  • Important et peu urgent – Planifiez
  • Peu important et peu urgent – Éliminez

 

3. Pilotez votre to-do list

 

Bloquez votre agenda

 

J’ai découvert cette méthode grâce au livre La 25ème heure et ça a révolutionné mon quotidien.

Il suffit de bloquer des plages horaires dans son agenda pour certaines tâches.
Par exemple, j’attribue deux créneaux de trente minutes par jour à la lecture de mes mails. De cette façon :

  • Mes collègues n’organisent pas de réunion à ces heures-là.
  • Je consulte mes mails uniquement pendant ces créneaux, ce qui fait que je ne suis pas dérangée tout au long de la journée par les messages entrants.
  • J’ouvre ma boîte mail le matin, pour préparer ma to-do du jour et le soir, pour faire le point sur ce qui a été accompli.

 

N’effacez pas, barrez

 

Ne faites pas l’erreur de supprimer les tâches que vous avez réalisées. Choisissez plutôt de les barrer ou de les cocher. En effet, rien n’est plus gratifiant que de prendre quelques instants pour admirer le travail déjà accompli.

 

Créer la to-do list de vos événements n’aura jamais été aussi simple

L’équipe Eventdrive sait à quel point votre organisation personnelle est importante dans la réussite de vos événements. Nous avons donc voulu vous donner toutes les clefs pour vous simplifier la vie.

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1. Commencez sereinement votre journée

 

Pour commencer la semaine du bon pied, recevez tous les lundis votre to-do list personnalisée par email. Histoire d’avoir les idées claires 🙂

Au quotidien, il vous suffit d’un coup d’oeil pour visualiser l’état d’avancement de vos projets et les tâches à réaliser dans la journée. Vous êtes désormais en total contrôle et vous pilotez comme un chef l’ensemble de vos événements !

2. Concentrez-vous sur ce qui compte

Eventdrive se souvient de tout pour vous. Adieu la charge mentale (enfin presque) 😉

Listez et hiérarchisez facilement vos tâches pour organiser votre emploi du temps grâce au système de drag & drop – glisser-déposer pour les moins bilingues d’entre nous.

Planifiez vos projets et vos objectifs étape par étape grâce aux tâches et aux sous-tâches.

3. Travaillez ensemble en bonne intelligence

Libérez de l’espace mental en délégant des tâches à d’autres membres de votre équipe.

Attribuez des missions en un clic à vos collaborateurs ou collègues : s’ils sont mentionnés sur une tâche, ils recevront immédiatement un email leur indiquant le projet à mener !

4. Arrêtez d’oublier

Toutes vos tâches sont centralisées dans un seul endroit, fini les post-its à droite à gauche. Recevez des rappels par email deux jours en amont de vos dates butoirs. Identifiez rapidement les deadlines qui approchent grâce au marqueur de couleur rouge.

5. Terminer la journée en apothéose

 

Quand vous indiquez que vous avez terminé une tâche, Eventdrive se charge de la barrer. En fin de journée, vous visualisez en un coup d’oeil le travail accompli, et ça, ça fait plaisir !

Ce nouveau créateur de to-do lists vous fait de l’oeil ? Découvrez-en plus ou demandez une démo ! 🙂

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Comment fixer des objectifs pour son événement ?

Un événement sans objectif, c’est comme un bateau sans cap. On erre, on se perd, on tourne en rond. Les plus grands navigateurs gardaient leur destination bien en tête tout au long de leur périple, ce qui leur a parfois d’ailleurs sauvé la vie (80% de mental !). Prenez-les pour exemple et ne perdez pas de vue les objectifs de votre événement.

Dans cet article, je vous guide étape par étape pour fixer des objectifs S.M.A.R.T : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes (ou pertinents), timés.

 

POURQUOI FIXER DES OBJECTIFS À MON ÉVÉNEMENT ?

Il arrive parfois que l’on fixe des objectifs simplement parce qu’ils nous sont demandés. Sachez que s’ils sont bien définis, ils vous permettront de :

  1. Savoir où vous en êtes et où vous allez
  2. Entretenir votre motivation
  3. Reporter à votre hiérarchie

RÉALISEZ UN ÉTAT DES LIEUX COMPLET DE LA SITUATION 

Commencez par réaliser un état des lieux complet de votre situation. On ne commence pas à manier une carte sans savoir d’où l’on part (la magie de la géolocalisation).

Dans la logique des choses, vous n’avez d’ailleurs à ce stade pas encore déterminé si vous organisiez ou non un événement.

Vous pouvez par exemple répondre aux questions suivantes :

  • Quelle part de marché à date ?
  • Quels besoins (conquête, développement, fidélisation) ?
  • Quel potentiel de croissance ?

Vous identifierez ainsi la problématique à résoudre (=votre objectif stratégique), votre « why » en quelque sorte, et si un événement peut vous accompagner à sa résolution.

Un événement ne doit pas être décorrelé du business. Différenciez donc les objectifs stratégiques, qui auront un impact sur votre business (chiffre d’affaires, les ventes, le taux d’absentéisme) et les objectifs opérationnels directement liés à votre événement (nombre de participants, nombre d’interactions via l’application mobile). Gardez à l’esprit que les objectifs opérationnels sont au service des objectifs stratégiques, et non pas l’inverse.

Vous avez envie de devenir un Maître Jedi de l’organisation d’événement ?

DÉTERMINEZ DES OBJECTIFS SPÉCIFIQUES

Les objectifs de votre événement doivent être clairs, compréhensibles et le plus précis possible, même sortis de leur contexte.

Ils ne supporteront aucune ambiguïté ou aucune discussion. Tous les termes qui les composent doivent ainsi être clairement définis. Pour chaque objectif, vous devez vous poser les questions suivantes :

  • Qui : qui sont les parties prenantes mises à contribution pour atteindre cet objectif ? qui en est responsable et garant ?
  • Dans quel but : que cherchez-vous à accomplir ?
  • Où : dans quelle zone géographique s’applique-t-il ?
  • Quand : de combien de temps disposez-vous pour mener à bien cette tâche ?
  • Comment : à l’aide de quelles ressources comptez-vous atteindre votre objectif ? quels sont les outils utilisés pour les monitorer ?
  • Pourquoi : que gagnerez-vous à réaliser cet objectif ?

DÉTERMINEZ DES OBJECTIFS MESURABLES

 Pour que les objectifs de votre événement soit mesurables, ils doivent être chiffrés. 
Ils représentent un seuil à atteindre : on n’évoquera par exemple pas une croissance de x%, mais plutôt x% de part de marché. 

Selon un sondage réalisé lors d’un de nos événements, 75% des event planners définissent la réussite d’un événement par le taux de satisfaction de leurs participants. Mais vous pouvez aussi bien utiliser, entre autres, les indicateurs suivants :

  • Chiffre d’affaires
  • Nombre de participants
  • Retour sur investissement
  • Net promoter score
  • Taux d’absentéisme

Si votre objectif est mesurable, vous pourrez plus facilement évaluer votre état d’avancement. Cela n’est néanmoins possible que si vous prenez en compte la valeur de départ.

N’oubliez pas de vous demander comment vous allez pouvoir mesurer votre performance : live data, formulaire de satisfaction, CRM, outil de budget

À ne pas suivre : accroître l’engagement des participants
À suivre : s’assurer qu’au moins 80% des participants se connectent à l’application le jour de l’événement (vs 67% à N-1)

 

DÉTERMINEZ DES OBJECTIFS ATTEIGNABLES

 

Les objectifs de votre événement doivent rester réalistes.

Un objectif élevé vous donnera certainement envie de vous dépasser et de donner le meilleur de vous-même. Néanmoins, un objectif trop élevé pourrait faire vaciller votre motivation puisque « de toute façon, je ne pourrai jamais l’atteindre ».

C’est aussi pour cette raison que l’état des lieux de départ est primordial. Pour savoir où l’on va, il faut savoir d’où l’on vient.

Pensez également à confronter vos objectifs aux ressources dont vous disposez, qu’elles soient financières, temporelles, humaines. Vous devrez prouver qu’ils sont réalistes auprès de vos équipes mais également aux yeux des différents acteurs (partenaires, prestataires, hiérarchie).

À ne pas suivre : atteindre un taux de satisfaction de 100%
À suivre : atteindre un taux de satisfaction d’au moins 95% lors de l’enquête de satisfaction (au minimum 110 répondants).

 

Vous avez envie de devenir un Maître Jedi de l’organisation d’événement ?

 

 

 DÉTERMINEZ DES OBJECTIFS PERTINENTS (RELEVANT)

Les objectifs de votre événement doivent s’inscrire dans une stratégie business globale. En résumé, vous devez répondre positivement à la question suivante : mon événement m’aide-t-il à répondre aux enjeux de mon entreprise ?

Car non, vous n’organisez pas un événement pour les beaux yeux de vos clients. Un client satisfait, c’est bien, mais qu’est-ce que ça rapporte ? Comment le chiffrer ? Quel impact pour l’entreprise ? Une hausse du panier moyen ? Un renouvellement de contrat ? Une augmentation de la fréquence d’achat ?

À ne pas suivre : éblouir mes invités
À suivre : 
atteindre un taux de satisfaction d’au moins 98% des 3 clients à fort potentiel lors de l’enquête de satisfaction post-événement.

DÉTERMINEZ DES OBJECTIFS DÉFINIS DANS LE TEMPS

Quand votre manager fixe avec vous vos objectifs individuels, il vous propose des résultats par semestre ou par année. Il en est de même pour les objectifs de vos événements.

N’hésitez à décliner un objectif principal en plusieurs objectifs paliers, ces paliers pouvant correspondre à des périodes données (un mois par exemple).

Afin que vos objectifs soient compréhensibles dans n’importe quel contexte, je vous conseille d’utiliser des dates précises ou des périodes relatives à des dates précises.

À ne pas suivre : augmenter le chiffre d’affaires en 3 mois -> à partir de quand ?
À suivre : augmenter le chiffre d’affaires de la région Alsace-Lorraine à 1,5 million dans les 3 mois qui suivront l’événement.

Et voilà, maintenant que vos objectifs sont clairement définis, vous êtes parés pour créer les événements qui impacteront votre business ! À vous de jouer 🙂

Quelles fonctionnalités pour une plateforme de gestion d’événements ?

Pour ne pas être perdu dès le début, nous allons commencer par expliquer ce qu’est une plateforme de gestion d’événements. Ces plateformes tout-en-un vous accompagnent dans l’organisation de votre événement, dans le but de vous simplifier la vie afin que vous vous concentriez davantage sur des tâches à haute valeur ajoutée.

En effet, elles vous aident à gagner du temps sur tous les aspects de votre événement, lors des inscriptions, des enregistrements, de la promotion, des animations, du calcul de votre ROI… Et tout cela grâce à une unique plateforme. Cela évite de multiplier les outils afin d’optimiser le budget. De plus, vous respecterez pleinement le Règlement Général de Protection des Données car les données sont centralisées suite à un enregistrement unique. De vrais petits bijoux, dont les organisateurs d’événements ne peuvent plus se passer une fois qu’ils les ont testées ! 🙂

En résumer : une plateforme de gestion d’événements vous permettra de :

gérer efficacement vos données, car la plateforme tout-en-un constitue une base de données unique, permettant une vision unifiée de celles-ci.

améliorer la coordination des équipes marketing, sales, comptabilités… Une transparence inter-service qui garantie l’optimisation du temps de travail, une meilleure cohérence entre les pôles et une facilité de communication.

moderniser et fluidifier l’expérience utilisateur grâce à cet outil entièrement numérique, qui reflètera auprès de vos clients et collaborateurs, l’image d’une société qui vit avec son temps.

Mais ce n’est pas tout ! (oui, on y arrive !). Aujourd’hui, nous vous expliquons quelles fonctionnalités une plateforme de gestion d’événements doit intégrer, afin de vous accompagner au mieux dans la création de votre événement.

 

ERGONOMIE 

Il ne s’agit pas d’une fonctionnalité à part entière mais cela reste un point non négligeable lors du choix de la solution.

Pourquoi? Simplement car vous allez vous servir de l’outil au quotidien
et que son but premier est de vous faire gagner du temps. Aussi complète soit- elle, une plateforme qui vous demande 30 minutes de recherche pour trouver une fonctionnalité ne sera pas pleinement utile.

De plus, la plupart des sociétés proposant ce type de technologie ont développé
une approche grands comptes. Ainsi, vous serez sûr d’obtenir un outil adapté spécifiquement à vos problématiques si votre société en exprime le besoin.

Vous avez envie de devenir un Maître Jedi de l’organisation d’événement ?

CONCEPTION 

Dans un premier temps, la plateforme doit vous permettre de suivre la budgétisation de votre événement.

En plus d’éviter les mauvaises surprises, cela vous permettra d’économiser et de prendre les meilleures décisions pour le bon déroulé de la manifestation et votre business.

Dans un deuxième temps, vous devez également (et cela semble logique) pouvoir renseigner toutes les informations générales de l’événement une seule fois. Ainsi, vous pourrez les réutiliser pour l’ensemble de votre processus de communication.

MANAGEMENT ET COMMUNICATION

Tout l’intérêt d’une plateforme tout-en-un réside dans le fait de pouvoir manager entièrement votre événement au sein du même environnement. Vous devez notamment pouvoir effectuer toutes les étapes en amont de la participation.

Créer un site web dédié 

Comme pour un rendez-vous, la première impression est toujours la bonne !
Pour séduire vos futurs participants, la plateforme de gestion doit vous permettre de créer un beau site dédié présentant votre manifestation, incluant un formulaire d’inscription.

Établir et personnaliser les formulaires

En complément de votre site, il faut bien sûr permettre à vos participants de s’inscrire. Une plateforme performante vous permettra d’intégrer tous les champs obligatoires et optionnels afin de tout connaître de vos invités en amont de l’événement.

Designer et expédier les emails d’invitation

Il s’agit de la même problématique que pour le site web. L’email est l’un des premiers points de contact entre votre événement et vos invités. Ici aussi, faites bonne impression avec un email design que vous pouvez envoyer à votre base de contacts depuis la plateforme. Tout l’intérêt résidant dans l’utilisation d’un builder vous permettant de visualiser en temps réel le design de votre communication.

Tracker l’activité de vos invités

Ont-ils confirmé, ont-ils ouvert vos communications, ont-ils utilisé l’application ? Une bonne plateforme de gestion d’événements doit vous permettre de suivre l’activité de vos invités afin de relancer par exemple ceux qui n’ont pas confirmé leur participation ou ouvert vos emails.

Gérer le check-in

La plateforme doit faciliter l’accès des invités à votre événement, grâce à un système de badges par exemple. Vous devez également pouvoir gérer cela depuis une application mobile liée à votre back- office afin de garder un oeil en temps réel sur les personnes enregistrées.

APPLICATION ET ENGAGEMENT

Une plateforme pour tout gérer en prévision c’est bien… Une application pour tous vos participants durant l’événement, c’est mieux !

Une bonne solution vous proposera les deux. Dans un premier temps, une application peut renseigner vos invités tout au long de votre manifestation avec :

  • Le programme
  • Toutes les informations pratiques
  • Un fil d’actualité
  • Un plan interactif

En revanche, son intérêt ne doit certainement pas s’arrêter là. Un enjeu incontournable d’un événement est de pouvoir engager les participants avec :

Un fil social media : 

En un coup d’oeil, vos participants ont accès à l’ensemble des publications sur les réseaux sociaux et peuvent interagir entre eux.

Un mur de l’événement :

Photos, publications les plus importantes, informations… donnez instantanément accès aux contenus relatifs à votre manifestation.

Du networking :

Permettez à vos invités de se rencontrer pour des interactions à haute valeur ajoutée entre eux.

Des photos :

En un endroit, les participants peuvent retrouver les clichés des autres invités et les leurs.

 

Des votes :

Identifiez facilement les speakers les plus appréciés et les meilleures activités de votre événement.

Des questions réponses :

Pourquoi ne pas permettre à vos invités de poser directement leurs questions
à vos speakers ou à l’organisation ?

 

En bref, la plateforme et son application doivent permettre de démultiplier l’engagement de vos participants tout en fluidifiant leur parcours pour une expérience mémorable.

 

BONUS : Une plateforme incontournable permettra la création d’une multievent app ou application commune à plusieurs événements afin de les lier. Ainsi, vos invités et vous avez accès à toutes les informations en un seul endroit.

 

Vous connaissez désormais toutes les fonctionnalités que se doit d’avoir une plateforme de gestion d’événements ! Si vous voulez en savoir plus sur Eventdrive, notre propre plateforme tout-en-un, n’hésitez pas à demander une démo en cliquant juste ici !

Des questions/réponses :

 

Comment organiser la convention de début d’année idéale ?

Qui dit nouvelle année, dit nouveaux projets, nouveaux défis et surtout nouveaux objectifs. Pour présenter les missions à venir et les résultats attendus pendant l’année à venir, rien de tel que d’organiser une convention de début d’année. Mais qu’est-ce que c’est vraiment ? Qu’attendent les invités de ce type d’événement ? Et surtout, comment organiser une convention de début d’année qui répond à toutes les demandes ? Eventdrive vous livre ses petits secrets pour être encore une fois, plus performant que jamais.

convention début d'année

 

CONVENTION DE DÉBUT D’ANNÉE : KÉZAKO ?

Chez Eventdrive, on aime bien donner des conseils pour vous aider à organiser le meilleur événement possible. Mais pour être sûr d’y parvenir, on a besoin d’être certain que vous savez de quoi on parle, alors faisons le point ensemble.

Une convention de début d’année, parfois connue sous le nom de séminaire managérial, est tout simplement un événement qui est destiné en exclusivité aux membres d’une entreprise. C’est en quelque sorte un séminaire interne dédié à l’ensemble des collaborateurs. L’événement est dans la majorité des cas composé d’une assemblée, puis d’un cocktail ou d’une soirée. Généralement, les collaborateurs des fonctions support rentrent ensuite chez eux tandis que les commerciaux continuent d’échanger en travaillant, grâce à des ateliers ou des mises en situation par exemple.

POURQUOI FAIRE UNE CONVENTION DE DÉBUT D’ANNÉE ?

Vous ne voyez pas l’intérêt d’organiser ce type d’événement ? Et pourtant, c’est une étape clé dans la vie d’une entreprise. Mettez-vous en situation : l’année vient de commencer, l’hiver ne s’arrête pas d’avancer, il fait froid, le soleil se couche tôt… Bref, le moral n’est pas au top. En plus de ça, côté boulot, c’est pas la joie non plus. La période est calme et suit l’effervescence des fêtes de fin d’année. Vous auriez bien besoin d’un peu de motivation pour vous investir de nouveau avec envie et passion dans votre travail. C’est là que la convention de début d’année prend tout son sens. Et on n’est pas les seuls à le dire ! David Destoc, président du cabinet de conseil et formation en management OasYs Mobilisation affirme que « Les entreprises qui choisissent de faire un séminaire en janvier et février enclenchent plus rapidement la dynamique auprès des équipes managériales ». Vous voulez plus de preuves ?

En organisant un événement interne au moment où les motivations de chacun sont au plus bas, vous ravivez l’intérêt de vos collaborateurs. Tout d’abord parce que c’est la possibilité de réunir tout le monde au même moment (particulièrement important pour les grosses entreprises), mais c’est aussi l’occasion de parler chiffres. Organiser votre conférence quand les résultats de l’année passée sont prêts est le bon timing, c’est l’occasion de les présenter à toute l’équipe. Insistez sur les points positifs et félicitez vos équipes. Mettez en avant les points d’améliorations sur lesquels il faudra porter une attention particulière au cours de l’année en cours. Enfin, profitez-en pour présenter les objectifs à atteindre. L’idéal est également de mettre en place des workshops par pôle afin que les équipes puissent statuer sur des objectifs communs à leur équipe.

Passer par ces deux étapes est obligatoire pour organiser une convention de début d’année efficace. Mais si vous vous en tenez uniquement à ça, vous allez droit dans le mur… Pourquoi ? Parce que ce mode de management fonctionnait à merveille il y a 10 ans, mais les mentalités ont évolué et la génération Y a débarqué en mettant un bon coup de pied dans la fourmilière ! Heureusement, des solutions ont rapidement été trouvées pour répondre à ces nouvelles attentes. Maintenant, il faut engager en plus d’informer. Il faut écouter, échanger et par-dessus tout, changer. 

Vous l’avez compris, organiser une convention interne en début d’année soulève de nombreux points positifs. Mais comment être sûr de tout mettre en œuvre pour réussir votre événement ? Pas de panique ! Eventdrive a la solution : il ne vous reste qu’à suivre ces quelques tips et à vous le succès !

QUE FAIRE POUR RÉUSSIR SA CONVENTION MANAGÉRIALE ?

  • Choisir un lieu qui sort de l’ordinaire

Pour marquer les esprits, il faut miser sur de l’atypique. (D’ailleurs, découvrez juste ici 10 lieux insolites pour votre soirée d’entreprise à Paris !) La totalité de votre entreprise sera présente donc ne négligez pas la taille du lieu. Pensez élégance, confort et modernité. Si vous trouvez un lieu qui remplit ces trois critères, vous avez tiré le gros lot ! Prenez l’exemple du Disney Newport Bay Hotel près du célèbre parc de Mickey. Chic et classe, son centre de convention est également particulièrement adapté à ce type d’événement. Dans le même esprit, le Trianon Palace à Versailles a su absorber l’aura du château de Louis XIV et offre un cadre incroyable pour une convention interne.

  • Définir des thématiques à aborder et à éviter

Pour ça, rien de plus simple, il suffit de déterminer les objectifs de votre convention et les associer à des mots-clés. Votre convention de début d’année peut être envisagée comme un séminaire de motivation. Votre objectif est de montrer à votre équipe que vous croyez en elle. Pour cela, rien de mieux que de revenir sur les victoires de l’année précédente et s’en servir comme d’un fil d’Ariane pour annoncer les objectifs de l’année à venir.

  • Sélectionner un thème rassembleur

L’idéal pour mobiliser vos équipes est de mettre en place un thème qui vous accompagnera tout au long du séminaire, un peu à la manière d’un fil rouge qui guidera la réflexion. Pourquoi pas trouver un slogan qui reste en tête et qui est capable de réunir ? Vous pouvez également travailler des thèmes en lien avec l’actualité. La coupe du monde de football a rassemblé vos équipes l’année passée ? Surfez sur ce team spirit en mettant le sport à l’honneur, en l’utilisant pour motiver vos collaborateurs. Si vous voulez aller encore plus loin, choisissez un thème qui peut être poussé à son maximum. Par exemple, en orientant votre convention autour du thème de l’espace, vous pouvez choisir des mots-clés qui ont une double signification dans votre discours : « booster » ses performances, avancer telle une « fusée »… Quitte à aller dans le too much en « visant la lune pour retomber dans les étoiles ». 😉

  • Mettre en place des workshops pour favoriser la cohésion d’équipe

Il faut être capable de stimuler la créativité pour souder vos équipes d’une manière détournée. En proposant cette initiative, vous facilitez les démarches collaboratives et participatives. À titre d’exemple, la direction des ventes d’un laboratoire pharmaceutique propose des mises en situation. Les cas sont envoyés en amont et travaillés par les commerciaux. Le jour J, les managers se glissent dans la peau du client et simulent un entretien de vente. En fonction de leur prestation, les commerciaux récoltent des points et c’est ensuite à qui aura proposé la meilleure performance ! Tout cela dans un but constructif et dans une ambiance bienveillante bien sûr 🙂

  • Penser à la suite

Comme dans chaque événement, il est important de penser à l’après. Tout d’abord pour remercier les participants après la convention et leur envoyer un compte-rendu. C’est aussi le moment de dévoiler la nouvelle politique commerciale par exemple, en distribuant un mémo. Mais c’est également essentiel de penser plus loin en mettant en place des techniques permettant de communiquer de manière efficace sur le long-terme avec les employés. L’idéal pour y parvenir est de mettre en place en enquête de satisfaction post-événement. Vous pourrez ainsi en apprendre plus sur la qualité du contenu proposé ou le lieu que vous aviez choisi pour l’occasion. Mais avant tout, vous pourrez sonder si le niveau de motivation et de compétences a augmenté à la hauteur de vos espérances.

 

Vous l’aurez compris, l’organisation d’une convention de début d’année est un point qu’il ne faut pas négliger. Mais pour réussir votre séminaire managérial, il faut prendre un moment de réflexion avant de foncer tête baissée. Posez les bases de votre événement et déterminez les objectifs et les retombées souhaitées à long terme. En agissant ainsi, no stress, vous parviendrez à organiser un événement du tonnerre !

Communication d’événement : comment améliorer la communication sur site ?

L’organisation d’un événement est une chose. La communication autour de celui-ci en est une autre. Et oui, en tant qu’organisateur d’événement, vous devez être multitâches, mais surtout avoir des compétences diverses et variées. En plus de monter un projet du tonnerre, vous devez prendre le temps d’en faire la promotion. À l’heure où les technologies se multiplient comme des petits pains, on a tendance à oublier les anciennes méthodes de travail qui, pourtant, font encore leurs preuves.

Mais pas de panique ! Chez Eventdrive, on les a encore toutes en tête, et mieux encore, on connaît aussi les nouvelles. Alors installez-vous confortablement et découvrez tous nos conseils pour réussir votre communication événementielle.

communication evenement

 

NE PAS NÉGLIGER SA COMMUNICATION D’ÉVÉNEMENT

La communication autour d’un évènement est une étape importante dans le processus de création. Et oui, on peut comparer l’organisation d’un événement à la création d’une œuvre d’art, parce que le but recherché est le même : éblouir !


La communication doit répondre à deux objectifs principaux. Elle doit être informative et promotionnelle. En d’autres termes, une communication efficace doit pouvoir d’améliorer la notoriété autour d’un événement en le faisant connaître largement. Bien évidemment, on veut, à terme, inciter à l’acte d’achat en augmentant le nombre d’inscriptions à son événement. Pour y parvenir, différentes méthodes ont vu le jour au cours des dernières décennies. Aujourd’hui, alors que 2019 commence, Eventdrive a décidé de vous parler des deux principales stratégies et vous dire pourquoi elles sont si importantes.

PRINT OU DIGITAL : QUE CHOISIR POUR SA COMMUNICATION SUR SITE ?

Il existe plusieurs méthodes pour communiquer autour de son événement. Aujourd’hui, on a décidé de se concentrer principalement sur les deux grosses catégories : le print et le digital. Pourquoi ? Parce qu’on veut que vous mettiez en place des stratégies efficaces rapidement. Mais selon le type d’événement que vous organisez, d’autres techniques peuvent faire leurs preuves. Par exemple, une étude menée par Ipsos a montré que près de 91% des personnes interrogées apprécient les opérations de street marketing. Ce type de campagne est un peu plus long à mettre en place et demande des ressources importantes, mais le street marketing est à envisager si vous en avez les moyens.

Mais revenons-en à nos moutons et parlons un peu plus en détail des deux stratégies principales.

Miser sur des méthodes qui ont fait leurs preuves avec le print

On ne présente plus la communication par le print, que l’on connaît tous par cœur. L’utilisation de signalétiques papier, d’affiches, de flyers, existe depuis (presque) toujours et fait encore ses preuves, malgré ce que l’on peut penser.

Pour réussir sa communication print, l’important est de bien définir son identité visuelle, propre à votre événement. Il faut qu’elle soit forte et représentative de votre image de marque. Une fois cette étape validée, vient le moment de la décliner sur différents supports. Pour vous démarquer, vous pouvez choisir d’imprimer sur du papier de qualité supérieure ou ajouter des finitions, tel que du vernis ou du papier texturé bois. Concernant les réalisations elles-mêmes, mettez-vous à la place de vos participants et pensez à ce qu’ils aimeraient avoir sur place. Des plans, des catalogues, des cartes de visite sont des premières pistes à explorer. N’oubliez pas les plaquettes commerciales dans votre stratégie, c’est le moyen idéal pour promouvoir vos produits au cours de votre événement.


En revanche, avec les questions de développement durable de plus en plus présentes dans les conversations, l’usage de papier est moins recommandé. C’est donc en partie pour cette raison que le digital a pris de l’importance dans la communication d’événement.

Avoir recours au digital pour moderniser son évènement

Comme évoqué précédemment, pour des raisons environnementales, mais aussi en accord avec les tendances du moment, le digital a pris de l’importance dans la communication d’événement. Aujourd’hui, on voit de plus en plus d’invitations envoyées uniquement par email par exemple. Eventdrive propose aussi la possibilité de créer une application le temps d’un événement. Un travail qui demande un peu de préparation en amont , mais qui fait son petit effet dans la communication. La création d’un site web dédié à l’événement sur lequel les invités peuvent trouver toutes les informations pratiques, mais aussi s’inscrire, est également à la mode.

 

Sans aller aussi loin si vos moyens sont limités, d’autres alternatives existent. Pour avoir une présence en ligne, n’oubliez pas de communiquer largement sur les réseaux sociaux notamment. Vous pouvez également écrire des articles sponsorisés ou faire appel à des influenceurs pour gagner en visibilité. Imaginez le dernier blogueur à la mode parlant de votre événement dans son dernier article, ou encore mieux dans sa story Instagram ! Sans même dire s’il y sera ou pas, une citation de ce genre est une vraie valeur ajoutée.

4 CONSEILS POUR RÉUSSIR SA COMMUNICATION SUR SITE

Il est temps d’entrer dans le vif du sujet. La communication d’événement implique la mise en place de stratégie on-site. Voici donc quelques conseils pour ne pas la louper :

  • Ne pas oublier d’imprimer le programme de l’événement et le mettre à disposition de vos invités. Pour la version web, vous pouvez aussi faire le choix d’une application mobile qui contiendra toutes les informations, comme on vous on parlait un peu plus haut (mais comme vous êtes hyper attentif, vous le saviez déjà).
  • Penser à rappeler toutes les conférences qui auront lieu au cours de l’événement. Soit à l’aide d’affiches Présentant les moments principaux, soit grâce à des notifications push que les participants recevront directement sur leur smartphone.
  • Mettre en place une signalétique pour indiquer les différentes salles de conférences, voire même les différents lieux de l’événement s’il s’agit d’un rassemblement majeur. Vous pouvez aussi mettre en place la géolocalisation sur smartphone, mais cette technologie n’est pas disponible à toute petite échelle.

Pour fabriquer de beaux visuels, n’hésitez pas à utiliser des outils en ligne tels que Canva. Sa version gratuite vous permet de créer un nombre illimité (ou presque) de design. Pour avoir encore plus de liberté, Sketch se prend très aussi facilement en main et bénéficie d’une version d’essai gratuite pendant 1 mois.

La communication on-site demande beaucoup de travail et surtout de la préparation en amont, mais croyez-nous, les retours sur investissements ne vous décevront pas. Que vous soyez ultra connecté ou adepte de méthodes plus classiques, vous trouverez la stratégie qui conviendra parfaitement à votre événement, c’est certain !