Eventdrive : L’application événementielle de vos rêves

Qui ne s’est jamais retrouvé face à une assemblée… de téléphones portables ! Et oui, votre pire cauchemar : 200 invités, tous les yeux rivés sur leur mobile. Cette solitude du PDG, seul sur scène, luttant contre la puissance de Facebook, Pinterest ou WhatsApp. Heureusement, vous avez tout prévu : c’est là que vous dégainez votre application événementielle !

J’ai l’immense plaisir de vous annoncer qu’après des mois de travail, de soirées pizzas/code, de débats enflammés sur l’arrondi d’un bouton, nous lançons notre toute nouvelle application événementielle.

En voilà un petit aperçu ci-dessous. Je dois avouer que je la trouve carrément fraîche, j’espère que vous aussi !

Avec l’application événementielle, le monde des possibles s’ouvre à vous

 

Personnalisez le design de votre application événementielle

 

Sélectionnez votre couleur, importez votre logo, écrivez votre slogan. Le tour est joué. Voilà une page d’accueil à votre image pour embarquer les participants dans une expérience unique. 

 

Application événementielle accueil  Agenda application événementielle

 

Glissez et déposez les fonctionnalités dont vous avez besoin. Le contenu apparaît dans votre application. C’est aussi simple que cela. Pas besoin de compétences en code ou en design !

 

Contenu application evenementielle

 

Ajoutez le contenu en entrant vos données à la main ou en important un fichier Excel.

> Pour une application événementielle personnalisée, c’est par ici ! <

 

Partagez de l’information

 

Ajoutez vos participants aux différentes sessions. Invitez-les à utiliser l’application de votre événement. Et voilà, ils ont accès à leur agenda personnalisé ! 

Fermez les yeux. Réfléchissez à votre punchline. Tapez sur le clavier. Et programmez votre push notification. “L’événement ouvre ses portes”, “Le buffet est servi” ou “C’est parti pour le quiz” rythmeront l’expérience de vos participants.

> Pour communiquer facilement avec vos participants le jour J, c’est par ici ! <

 

Créer de l’interactivité

 

Un nuage de mots pour introduire votre plénière, des questions en live, des votes pour récolter les opinions, quiz pour stimuler les neurones, Instaphoto pour partager une expérience et en multiplier l’intensité… Résultat ? Des échanges, des connexions et une expérience inoubliable !

 

application evenementielle vote

photo application evenementielle

 

> Success Story : comment Sigfox engage 400 collaborateurs à travers le monde grâce à son application ? <

Favoriser le networking

J’ai pour habitude de dire que « la technologie ne réduit pas les échanges. Elle les multiplie. ». La preuve ?

L’application de networking permet de mettre en relation vos participants, pour une expérience encore plus immersive. Identification des présents, échange de messages privés ou groupés, prise de RDV, tout est pensé pour leur permettre de tisser des liens.

networking application événementielle
networking participants application evenementielle

Tirez les ficelles en toute simplicité

Choisissez quelle question apparaît sur la tablette de l’orateur, ouvrez les services interactifs quand vous en avez l’envie, personnalisez votre nuage de mots en direct.

Facile à concevoir, encore plus à gérer.

Apprenez à connaître vos participants

Accédez en temps réel aux statistiques de participant, notamment le taux de d’adoption, de réaction ou de publication. Quantifiez enfin l’inquantifiable : l’engagement de vos participants.

Identifiez les influenceurs, ceux qui qui contribuent à fond les ballons et qui orientent les conversations !

Prenez les bonnes décisions pour votre prochaine édition en analysant toutes les données, pour organiser un événement encore plus wahou (si c’est possible).

Pourquoi l’application événementielle Eventdrive ?

L’application événementielle est maintenant rapide

La technologie utilisée permet d’optimiser les performances de l’application, et de rendre le chargement de contenu rapide comme l’éclair !

L’application événementielle est maintenant design

Un design sobre et épuré pour laisser toute la place à l’expression de votre marque. Des codes actuelles pour une image tendance et dans l’air du temps.

L’application événementielle est maintenant personnalisée

La possibilité de choisir les couleurs, le logo, la police et les interactivités pour vous approprier l’application mobile de vos événements !

L’application événementielle est maintenant simple

L’ergonomie est le maître-mot de la nouvelle application événementielle Eventdrive, au bénéfice d’une expérience participant sans accroc. Simple comme bonjour !

L’application événementielle est maintenant sécurisée

Parce que la protection des données nous tient à coeur, vos participants donnent leur accord pour que vous puissiez bénéficier de statistiques en temps réel !

L’application événementielle est maintenant évolutive

Une maintenance plus accessible et donc une réponse rapide à vos demandes et axes d’amélioration. Le changement c’est maintenant !

Séduit (e) ? Fanny, chargée de marketing et communication chez Ivalua, aussi ! La preuve :

« L’application événementielle d’Eventdrive permet de digitaliser le parcours des invités lors de nos événements. Ils peuvent y trouver facilement les informations dont ils pourraient avoir besoin. Son design épuré et personnalisable contribue à fluidifer l’expérience globale du participant. »

Vous doutez encore ? Découvrez comment et pourquoi l’application mobile événementielle est un must have des events planners, dans notre tout nouveau livre blanc

Pourquoi récupérer la data de votre event est crucial ?

Vous l’entendez partout. Derrière vous dans le métro, en conférence, pendant vos réunions… Même vos amis l’emploient à cor et à cri. Vous avez deviné ? Il s’agit de la data. Mais qu’est-ce que c’est vraiment ? La data, c’est tout simplement toutes les données que vous pouvez récupérer sur votre événement ou vos invités, par exemple. Que ce soit l’âge de vos participants, la façon dont ils sont venus à votre événement, les conférences qui ont été les plus vues ou encore le stand de nourriture qui a eu le plus de succès, toutes les données sont bonnes à recueillir. Mais pourquoi est-ce si important ? Et surtout, comment récolter ces informations si précieuses ? Eventdrive répond à toutes vos questions concernant la data de votre event.

POURQUOI RÉCUPÉRER LA DATA DE VOTRE EVENT EST CRUCIAL ?

 

On le disait en introduction, récupérer la data de votre event est essentiel. Et les raisons justifiant ce choix sont nombreuses, mais voici une petite sélection qui devrait vous convaincre facilement.

Pour mieux connaître vos invités

 

Lorsque l’on est un communicant, la connaissance de notre cible est notre plus grand atout. Vous pouvez ainsi lui adresser les bons messages au bon moment à travers les bons canaux. Et donc communiquer avec un maximum d’impact ! C’est simple, plus vous récoltez de données sur vos invités, plus vous pourrez personnaliser leur expérience.

Prenez un exemple : vous organisez un événement pour un groupe pharmaceutique et vous organisez une conférence présentée par un des plus grands fournisseurs du secteur. Vous récoltez un feedback de vos invités après l’événement et vous vous apercevez que, malgré le succès de votre conférence, les participants auraient voulu entendre des témoignages pour les aider à gérer la relation client. Pas de problème, vous prenez note pour le prochain événement !

Il peut aussi s’agir de données récupérées en direct, comme l’affluence aux points de restauration ou l’âge moyen de vos invités. Bref, en fonction des résultats récoltés, vous pouvez facilement personnaliser leur expérience en agissant directement ou en apprenant pour votre prochain événement.

Mais récolter de la data sur les participants lors de votre event peut aussi vous permettre d’identifier des leaders d’opinion ou encore les participants les plus actifs. À partir de ce constat, à vous d’agir pour que cela joue en votre faveur.

Pour adapter vos actions en temps réel

 

Imaginez que votre événement dure 3 jours et dès la fin de la première journée, vous vous apercevez que les stocks de bouteilles d’eau sont presque écoulés. Action, réaction, comme on dit ! Vous en commandez rapidement de manière à toujours avoir quelque chose à proposer à vos invités.

Autre exemple, vous vous apercevez rapidement que la moyenne d’âge de vos invités est de 30 ans, alors que vous aviez misé plutôt sur 50 ans. La playlist diffusée ne correspond plus vraiment ? Il suffit d’ajouter quelques chansons plus modernes et le tour est joué ! En parlant de playlist, nous en profitons pour vous recommander Tracktl, un super outil pour gérer la musique de vos événements.

Vous voyez où on veut en venir ? En récoltant la data au fur et à mesure de votre événement, vous pouvez réagir rapidement et même, parfois, éviter des catastrophes ! Quand on vous dit que c’est important de récupérer les données. 😉

Pour préparer vos reportings

 

On le répète jamais assez, mais un événement a lieu, avant, pendant et après le Jour J. Comment savoir si votre événement est réussi ? Apprécié ? Engageant ? Tout simplement en analysant les données que vous aurez pris le soin de récolter !

Bien évidemment, vous allez récolter des infos qui vont vous permettre de calculer votre chiffre d’affaires ou encore votre ROI. Mais si vous avez bien fait votre travail de récolte, vous pouvez aussi calculer votre Net Promoter Score et ainsi connaître le ressenti de vos participants sur votre événement. Vous pourrez ainsi voir quels ont été les gros points positifs de votre événement, et au contraire, ceux qui ont moins plu. Pour récupérer ce type d’informations, vous pouvez notamment utiliser une plateforme de gestion d’événements qui vous permettra de tout centraliser et générera des rapports pertinents automatiquement.

Pour piloter vos prochains événements

Ce qui nous amène à notre dernier point : utiliser la data de votre event pour contrôler le futur. Dit comme ça, ça fait un peu science-fiction, et pourtant ! Avec toutes les données recueillies, vous pouvez préparer les événements à venir avec beaucoup plus de sérénité, parce que vous savez ce qui a plu et ce qui n’a pas plu. 

Cela facilite votre vie d’organisateur d’événements pour le choix du traiteur par exemple ou encore pour sélectionner un speaker. Bref, vous avez toutes les clés en main pour faire encore mieux !

Comment récupérer la data de votre événement ?

 

Vous avez compris l’intérêt de récupérer la data lors de votre event ? Bien. Maintenant, il faut mettre ça en place. Pour y parvenir, il existe de nombreuses manières de récupérer les données. Eventdrive vous propose une sélection de ses méthodes préférées.

 

À travers un formulaire d’inscription

 

La méthode paraît simple, et pourtant, c’est l’une des plus efficaces. Dans le formulaire d’inscription, vous pouvez récolter des informations précieuses comme le lieu de résidence de vos participants (et ainsi calculer le temps moyen pour venir ou encore identifier le moyen de transport utilisé), leur profession (et adapter les types de speakers qui vont intervenir) ou encore s’ils ont utilisé un smartphone ou un ordinateur pour compléter le formulaire (et ainsi adapter les notifications push que vous leur enverrez). Découvrez en plus sur les formulaires d’inscription Eventdrive.

À travers des outils de tracking

 

Les données analytiques vous permettent d’évaluer le comportement de vos invités en ligne. Vous pourrez voir à quelle heure les emails ont été le plus ouverts, quel est le CTA qui a reçu le plus de clics, ou encore voir quelle page a été la plus consultée. Pour cela, il est impératif de fixer en amont les bons indicateurs pour votre événement.

À travers une application mobile

 

Les applications mobiles événementielles vous permettent de récolter des données sans même que l’invité s’en rende compte. Vous pouvez notamment voir s’ils ont beaucoup consulté la carte de votre événement, ce qui pourrait dire que la signalisation manquait, ou encore voir quelles sections les plus consultées et ainsi mieux les mettre en avant.

À travers une enquête

 

Il est très fréquent d’envoyer une enquête de satisfaction à la suite d’un événement. Ce questionnaire vous permet de sonder les invités sur leur expérience et connaître les points qu’ils ont préférés, ce qu’ils auraient voulu voir autrement ou encore ce qu’ils attendent de la prochaine édition. Nous vous en disons plus sur la construction de l’enquête parfaite dans cet autre article.

 

À travers une plateforme de gestion d’événements

 

Bien évidemment, ici on pense à Eventdrive ! 😉 En utilisant notre plateforme de gestion d’événements, vous pourrez récolter tous types d’informations sur vos invités, mais aussi sur votre événement et tout ça de manière automatique ! Notre solution tout-en-un prend en charge la récolte des données du moment où vous créez l’événement à celui où vous allez le clôturer (et même après encore). Le bonus ? Tout est centralisé sur une seule et même interface !

Récolter la data de votre event fait partie intégrante du métier d’organisateur d’événements et vous l’avez compris, même si ce travail peut parfois être rébarbatif, les données ne sont là que pour vous aider à vous surpasser ! Et fort heureusement, les techniques modernes nous facilitent la vie et permettent de tout récolter en un claquement de doigts seulement (ou presque !).

Vous souhaitez organiser des événements performants ?
Contactez-nous pour en savoir plus sur notre plateforme !

5 idées pour booster le networking pendant votre événement

Assister à un événement professionnel présente de nombreux avantages. On peut s’y rendre pour découvrir les nouveautés de son secteur, voire même pour apprendre de nouvelles compétences. Mais la principale raison qui pousse quelqu’un à se rendre à un événement, c’est pour développer son réseau. Une étude a même démontré que 75 % des participants qui se rendent à un événement professionnel le font pour rencontrer de nouvelles personnes. Dans n’importe quel secteur, le networking est une part importante de son travail si l’on veut rester à jour et continuer à grandir professionnellement. S’il s’agit d’une des motivations principales de vos invités, il est donc essentiel d’être capable de mettre cet aspect en avant, mais comment faire ? Eventdrive vous dresse la liste des 5 meilleures idées pour booster le networking de votre événement.

METTRE EN PLACE UN ENVIRONNEMENT PROPICE au networking lors de votre événement

Ce premier point peut paraître basique et pourtant, trop souvent, on a vu des événements voulant booster le networking dans une ambiance qui laissait plus penser à une boîte de nuit. Imaginez-vous échanger vos coordonnées professionnelles pendant que David Guetta ou Justin Bieber s’égosillent en arrière-plan ? Non.

Au moment du choix de votre lieu, pensez à choisir un espace qui permet de circuler librement et à disposer des tables qui permettent de se poser pour écrire si nécessaire. D’ailleurs, n’oubliez pas de laisser des blocs-notes et des crayons à disposition de vos invités. Ne jouez pas de la musique trop forte qui empêcherait vos invités de pouvoir discuter librement et choisissez plutôt une playlist calme. En parlant de playlist, connaissez-vous Tracktl, un super outil pour gérer la musique lors de vos événements ? N’hésitez pas à installer des stands où les principaux acteurs du milieu pourraient disposer leurs brochures, comme dans un salon professionnel.

Gardez en tête que parler à des gens qu’on ne connaît pas encore, même si c’est dans un but professionnel, est stressant. Mettez dans en place une atmosphère apaisante et relaxante pour mettre à l’aise vos invités.

Proposer une session de speed-networking

 

Nouvelle pratique en vogue, le speed-networking est une sorte de speed-dating professionnel, souvent utilisé dans une optique d’embauche, mais qui peut également avoir lieu au début d’un événement professionnel pour briser la glace entre les participants. L’entretien est tellement rapide qu’il s’agit seulement de faire une présentation brève des 2 parties. Si les profils ont matché, ils peuvent ensuite se retrouver au cours de la soirée pour échanger plus longuement.

Ce principe peut également être utilisé pour mettre en relation des profils qui n’auraient peut-être pas eu l’occasion d’échanger en temps normal, comme la rencontre d’un grand directeur et d’un analyste qui commence sa carrière professionnelle par exemple.

Autre gros point positif, l’objectif étant le même pour les 2 participants, il y a très souvent beaucoup moins de stress et donc une discussion plus naturelle peut se mettre plus facilement en place.

FAIRE PASSER DES ÉMOTIONS GRâCE AU STORYTELLING sur votre événement

On le sait, une campagne de communication qui utilise le storytelling a beaucoup plus de chance de rencontrer un grand succès. Les professionnels de l’inbound marketing l’ont bien compris et l’utilisent à tout va. Petit récapitulatif sur ce qu’est l’inbound marketing ici !

Le Saint-Graal de l’inbound est la création de conversations. Un discours est donc l’occasion d’entrer dans une logique conversationnelle avec tout votre auditoire, qui sera ensuite plus facilement à même d’échanger avec son voisin.

Être capable de faire passer des émotions au cours d’un discours n’est pas forcément chose aisée, mais si vous arrivez à raconter une histoire, vous saurez capter l’attention de vos invités. S’ils arrivent à s’identifier à un personnage, ils seront beaucoup plus réceptifs et ouvert, une situation idéale pour le networking.

PROPOSER DES PRIX POUR INCITER LES INVITÉS À VENIR ACCOMPAGNÉs

Parfois, on a peur de ne pas avoir assez de participants à son événement et s’il y a bien une situation où cela pourrait être catastrophique, c’est bien dans un événement networking. C’est simple, si un invité se rend seul à une soirée de réseautage, il pourra sûrement lier 5 à 6 relations, mais si il vient accompagné, c’est potentiellement le double de relations qu’il pourra se faire. Alors comment inciter vos invités à venir avec un + 1 ?

Les idées sont nombreuses, mais vous pourriez par exemple offrir une consommation pour chaque invité supplémentaire ? Ou encore un abonnement à une revue spécialisée pendant 3 mois ? Bref, selon les partenaires de votre événement, vous trouverez sûrement l’idée qui les convaincra d’inviter tout leur réseau !

NE PAS OUBLIER D’ANIMER L’ÉVÉNEMENT DE NETWORKING

Les rencontres de networking ont souvent un peu de mal à commencer. Personne n’ose faire le premier pas, aller vers l’autre n’a jamais été facile ! C’est à ce moment là que votre rôle d’animateur entre en jeu ! Une soirée de réseautage reste un événement comme les autres après tout : il faut l’animer.

À vous de susciter l’intérêt, être capable de fédérer vos invités autour de votre événement pour les aider à en devenir des acteurs actifs. Vous pouvez notamment lancer un débat qui engagera la discussion ? Eventdrive propose notamment la possibilité de créer un nuage de mots en temps réel. Le principe est simple : vous posez une question, par exemple “Définissez votre profession en un mot”, vos invités envoie leur réponse en utilisant leur smartphone et une application dédiée à l’événement et un nuage de mot se construit au fur et à mesure sous les yeux de vos participants. L’activité est ludique et instructive et permet d’ouvrir le débat sans que personne ne s’en rende compte. 

Vous pouvez également mettre en place des présentations flash de certains invités, qui devront se présenter en moins d’une minute, ou encore faire des activités de team-building qui permettront aux invités de se découvrir plus rapidement.

UTILISER UNE APPLICATION DE NETWORKING

 

Il n’est parfois pas évident de faire le premier pas en face-à-face. Mais il est plus facile de passer par une application mobile de networking. Les participants peuvent ainsi consulter les profils des personnes présentes, envoyer des messages individuels ou groupés et proposer des rendez-vous. L’avantage pour vous ? Vous pouvez mesurer les échanges créés grâce à votre événement (sans toutefois avoir accès aux messages, RGPD oblige !).

Entretenir son réseau n’est pas toujours évident, alors l’agrandir est encore plus difficile ! Heureusement, les soirées de networking sont de plus en plus nombreuses.  C’est votre rôle d’organisateur d’événements de mettre tout en oeuvre pour réunir tous les bons signaux. Il suffit de bien doser les différents éléments qui font un bon événement en gardant en tête que la cible est professionnelle et vous ne devriez pas avoir de mal à convaincre que la solution que vous proposez est la meilleure..

Vous souhaitez utiliser une application de networking sur votre événement ?
Contactez-nous pour en savoir plus sur notre solution !

La réalité virtuelle dans l’événementiel, un vrai avantage compétitif

La technologie est un véritable moyen de connecter les gens entre eux dans le monde entier. Après l’invention de la radio, du téléphone portable et d’internet, nous voilà face à un nouveau type de technologie : la réalité virtuelle. La réalité virtuelle est un moyen de transposer une réalité à une autre, grâce à un casque que l’on met sur notre tête, équipé d’un écran recouvrant nos yeux. Il est donc possible de diffuser des images d’un pays de l’autre bout du monde, et de s’y retrouver totalement immergé. Il suffit de tourner la tête pour regarder autour de nous, en oubliant presque la supercherie !

Cette technologie peut être utilisée dans plusieurs circonstances, pour divertir ou pour instruire par exemple, et elle peut se montrer forte avantageuse lors d’événements professionnels. En effet, les casques VR (virtual reality), sont souvent une surprise qui interpellent. Par exemple, sur le salon Viv a Technology 2019 il m’a été possible de tester la réalité virtuelle dans un cadre éducatif, où le but était de sensibiliser sur la santé de nos artères. Ainsi, j’ai donc été transportée dans une artère, en découvrant autour de moi de quoi celle-ci était composée.

Technologie souvent méconnue du grand public, elle attise la curiosité et impressionne lors de la première utilisation du participant. Et je peux en témoigner ! C’est assez bluffant. Ce genre de sentiment et d’émotion sont tout à fait recherchés par les organisateurs d’événements à la recherche de nouveaux moyens innovants pour engager leurs invités, de les divertir et de créer des moments inoubliables.

Facilité d’utilisation

Les casques à réalité virtuelle ont un réel avantage comparatif par rapport à d’autres technologies ou moyens de divertissement, notamment de par leur facilité d’utilisation. Et oui, ces petits casques magiques tiennent dans une main, sont généralement plutôt légers et ne nécessitent pas de grosses préparations techniques ou de matériel particulier.

 En 2017, les casques les plus populaires étaient l’Oculus Rift et le HTC Vive. Pour les utiliser, il fallait les connecter à un PC par exemple, qui transmettait l’image dans les casques. Puis sont sortis les casques à réalité virtuelle mobiles, comme le Samsung Gear VR ou le Google Carboard, où il suffisait de placer son smartphone dans l’emplacement prédisposé. Le casque est ainsi totalement mobile et facilement transportable.

En 2018 est apparu un nouveau type de casque : les casques VR autonomes qui ne nécessitent aucune application ou logiciel externe. En effet, la carte graphique, le software, la batterie et tout le reste se trouve déjà intégré au sein du casque, comme l’Oculus Go. Avec les casques autonomes, profitez d’une totale liberté d’usage et d’une facilité d’utilisation accrue sur vos événements professionnels ! ?

 

 

Attractivité du produit

Il n’est pas rare de voir des stands au sein de grands salons où il est possible d’essayer la réalité virtuelle. Et sans rire, ça fonctionne! Il m’a été permis de constater cela lors du grand rendez-vous tech de 2019, lors de la 4ème édition de la Viva Tech. Cette technologie a l’avantage d’attirer très facilement les visiteurs curieux et les queues pour tester l’outil sont bien souvent pleines à craquer.

C’était le cas du stand d’Ubisoft, la célèbre entreprise française de production de jeux-vidéo, qui proposait de découvrir comment lier jeu et technologie VR. Et autant vous dire que le lieu du rendez-vous mondial du secteur tech, qui a regroupé près de 124 000 visiteurs en 3 jours, était plein à craquer de casques VR à droite à gauche, comme si les exposants étaient parfaitement conscients de la nécessité d’en posséder pour attirer un maximum de visiteurs.

C’est pourquoi, de plus en plus, cette technologie est utilisée lors d’événements professionnels tels que les séminaires, les événements clients, les team building… D’ailleurs, les casques VR sont une des idées innovantes que vous pourrez retrouver en marketing événementiel ! Découvrez-en davantage en lisant notre article juste ici !

Utilisation multiple

Cet outil possède l’avantage de correspondre à plusieurs types d’usage et c’est ce qui rend ce produit si accessible. Il n’est pas destiné à satisfaire un unique objectif, mais peut être exploité de plusieurs façons. Ainsi, il est possible de laisser libre cours à sa créativité, en imaginant toutes les possibilités lors d’un événement professionnel.

Imaginez transporter directement l’intégralité de votre audience dans un autre lieu, choisi spécialement pour votre présentation. Par exemple, imaginons que votre produit/service ne soit disponible qu’à l’étranger. Il serait plus compliqué et coûteux d’organiser un voyage avec tous vos collaborateurs à l’autre bout du monde, que de leur présenter votre produit/service directement à travers un casque de réalité virtuelle.

Autre option, proposez-le comme simple animation lors de votre événement, et montrez votre volonté d’innover et votre implication dans la transition digitale de votre entreprise, en montrant qu’elle s’adapte à son époque, tout en lui octroyant une image dynamique. Encore un autre moyen de fidéliser vos collaborateurs, avec un positionnement différenciant par rapport à vos concurrents.

Les casques VR sont véritablement devenus un must-have pour tout professionnel du secteur de l’événementiel et autres. Le meilleur moyen de se différencier reste encore de trouver LA bonne idée, et d’utiliser cette technologie de manière différente de ce qu’il se fait déjà, afin de sans cesse surprendre, en marquant les esprits de vos collaborateurs ou de vos clients !

VivaTech 2019 : le rendez-vous tech incontournable

Crédit photo : Autonews Green

Du 16 au 18 mai 2019 s’est déroulé la 4ème édition du grand salon VivaTech, qui regroupait de nombreux acteurs innovants et technologiques, à l’aube d’un avenir bercé par le numérique, la 5G et l’intelligence artificielle. Parmi eux, de grands noms comme IBM, Veolia, Orange, Cisco, Renault, LVMH, Accor et autres, dont 3 acteurs des GAFA : Google, Amazon et Facebook, accompagnés par la présence de 450 intervenants et du Président de la République, Emmanuel Macron. Au programme, la place des femmes dans ce secteur tech encore trop inégal, et les présentations des solutions du futur qui ne cessent de nous impressionner.

Les mots clés de ce salon : Intelligence artificielle, réalité virtuelle, data, cybersécurité, cloud, customer experience, design thinking, innovation consulting, digital transformation, IoT.

La France nous prouve encore une fois à travers ce salon qu’elle est au coeur de la technologie et du numérique, avec des ingénieurs et développeurs toujours plus qualifiés et novateurs. En effet, “au moment où la France entre dans le club des cinq nations les plus attractives pour les investisseurs mondiaux établi chaque année par le cabinet AT Kearney, c’est la confirmation que le dynamisme entrepreneurial de notre pays reste vivace et prometteur”, comme le dit si bien Henri Gibier directeur de la rédaction des Echos.

L’équipe de choc d’Eventdrive s’est donc rendue sur cet événement qui a réuni près de 124 000 participants. Elle y a découvert les dernières nouveautés tous secteurs confondus, ainsi que des produits et services plus spécifiques à l’événementiel. Animez votre événement professionnel, divertissez vos invités et marquez les esprits de vos invités !

 

 

La mousse prodige

 

Qui aurait cru qu’une mousse saupoudrée de café et de poudre de carottes noires deviendrait un véritable outil marketing ? Chandon du groupe LVMH a su nous surprendre avec sa nouvelle technologie qui fera le bonheur des organisateurs d’événements ! En effet, le principe consiste à faire apparaître sur la mousse de vos cocktails le motif de votre choix : logo, slogan et visuels en tout genre… Nous avons d’ailleurs eu la chance d’assister à une démonstration en temps réel !

Il suffit de se munir de son téléphone portable et de prendre en photo ce que bon vous semble (dans notre cas, une femme s’était prise en photo, cf : photo ci-dessous), puis de l’envoyer à la machine Chandon d’environ 1 mètre de hauteur. Celle-ci “imprimait” ensuite littéralement la photo de cette jeune femme, grâce à de la poudre de café et de carottes noires, qui n’ont quasiment aucun goût, sur la mousse du cocktail choisi.

Surprise immédiate pour les personnes se trouvant autour du cocktail. Évidemment, les participants de la VivaTech se sont tous jetés sur leurs téléphones afin de capturer cet exploit et de le partager au plus grand nombre à travers les réseaux sociaux. Lors d’un événement professionnel, ce genre de technologie est une réussite ga-ran-tie !

 VIVA TECH 2019

 

L’ HOLOGRAMME ULTRA RÉALISTE

L’horloger Zenith a proposé sur le salon Viva Technology son dispositif holographique qui diffuse une image tel un réel hologramme ! Sur la photo ci-dessous, on a l’impression que l’image en trois dimensions sort réellement de la montre ; technologie qui rappelle de façon similaire celle dans les films de notre époque à la Iron Man où Tony Stark utilise des hologrammes lors de ses recherches. 😉

L’illusion est presque parfaite, et il suffit de se positionner de part et d’autre de la pyramide de verre pour que l’écran s’affiche face à nous. Lors d’un événement, cette technologie attirerait à coup sûr les regards de vos invités. Il ne manque plus qu’à y insérer votre logo ou n’importe quel design pour être certain de marquer les esprits. Zenith propose également d’autres types de technologies holographiques, comme l’hologramme fonctionnant avec de la brume, où un visuel taille humaine pourrait être diffusé au beau milieu d’une pièce.

À vos papiers et stylos, et laissez place à un brainstorming créatif afin d’optimiser les possibilités que cette technologie a à offrir !

ZENITH MONTRES 

 

LE DOIGT LE PLUS INTELLIGENT DU MONDE

C’est ce qu’a proposé la société française Key Infuser Technology lors de la VivaTech 2019 sur le stand de Huawei. Plus précisément, il s’agit d’un doigt robotisé conçu pour effectuer des démonstrations des fonctionnalités d’un smartphone. À l’occasion de cet événement tech incontournable, le KiOne a pu faire la démonstration du modèle P30 du géant chinois, en tapotant sur l’écran à des endroits clés grâce à son doigts, ou bien d’un stylet spécial.

Le KiOne facilite la compréhension des nouvelles technologies afin d’accélérer l’utilisation de nouveaux appareils électroniques (montres connectées, domotique, smartphones…). Il a l’avantage de pouvoir répéter sa tâche de manière infinie sans jamais se “lasser” et de manière constante.

Imaginez alors utiliser ce genre de technologie lors de votre prochain événement pour votre lancement de produit par exemple : vous disposeriez le KiOne aux endroits stratégiques de votre lieu événementiel pour qu’il présente en continu la nouvelle application que vous venez de lancer, ou bien votre nouvel appareil tactile. Il existe de nombreuses manières de mettre à profit cet outil, qui en impressionnera plus d’un !

doigt robotique 

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

 

 La réalité virtuelle : un must-have

 

La pertinence de la technologie de réalité virtuelle (VR pour Virtual Reality) n’est plus à prouver. Aujourd’hui, les casques à réalité virtuelle sont devenus des produits incontournables à se procurer le jour J de son événement. Aussi pratique qu’étonnant, ils permettent l’immersion quasi intégrale de l’utilisateur, au sein d’un univers préalablement défini.

Son utilisation peut aussi bien avoir une visée éducative qu’être une simple source de divertissement, comme nous le montre Ubisoft en proposant un jeu dédié à la réalité virtuelle. Comment fonctionne cette technologie ? Posez le casque sur votre tête et placez l’écran intégré aux lunettes du casque devant vos yeux. Vous êtes désormais en totale immersion dans un environnement entièrement recréé en trois dimensions(image et son).

Vous faites désormais partie intégrante de cette nouvelle réalité. Tournez la tête à gauche et à droite afin de découvrir le monde qui vous entoure, de la même façon que vous le feriez dans le monde réel. Lors de votre soirée professionnelle de fin d’année, la réalité virtuelle est un excellent moyen de faire vivre à vos invités des sensations fortes grâce au digital. Faites-les rêver, le succès est à portée de main !

UBISOFT

 

Les jeux rétro ré-adaptés

 

Parce qu’encore à l’heure actuelle il est difficile de retenir son envie de jouer à une table à palet quand on en voit une, voici le grand retour de Pong, le jeu développé par Atari, mélangeant high-tech et design des années 70. Pouvant aussi bien servir de table basse selon les différents modèles que l’entreprise propose, ce jeu en divertira plus d’un de par sa facilité d’utilisation et les souvenirs qu’il évoque.

Il suffit de tourner une molette pour déplacer deux petites barrettes qui se déplacent à l’aide d’aimants, et de laisser place au jeu ! Une véritable source de fun, de convivialité et de partage, qui ne laissera pas le temps à vos participants de s’ennuyer.

Dans le même esprit, il y a le fameux flipper entièrement digitalisé par la société R-Cade. Les avantages d’une telle machine du numérique ? Son coût d’acquisition qui est moins important qu’un flipper traditionnel ainsi que son coût de maintenance, mais surtout la possibilité de changer son design, pour pouvoir brander entièrement le flipper.

La machine serait aux couleurs de votre société, renforçant l’adhésion de vos participants à celle-ci lors de votre événement professionnel et créant une vraie culture d’entreprise. La dream team Eventdrive a pu tester directement sur place, et résultat : nous sommes conquis. 🙂

 

PONG ATARI 

La réalité augmentée

Engagez vos invités grâce aux animations à réalité augmentée ! Différente de la réalité virtuelle où le port d’un casque VR est nécessaire à l’usage, la réalité augmentée utilise votre environnement grâce à l’appareil photo de votre téléphone afin de projeter des objets virtuels en temps réel.

C’est ce que propose The Goosebumps Factory. Diffusez ce que vous souhaitez sur un écran et connectez votre téléphone en un clic à cette technologie, permettant de faire apparaître des éléments sur votre écran. Interagissez librement avec ceux-ci et l’écran se situant en face de vous. Connectez-vous à plusieurs pour partager cet environnement avec vos collaborateurs et tentez de remporter des parties ensemble !

Un vrai moyen de renforcer l’esprit de compétitivité ou de travail d’équipe lors d’événements de team building ou de séminaires par exemple. 😉

 

RÉALITÉ AUGMENTÉE

Et tout un tas d’autres innovations !

Gamabilis, qui appartient au groupe RATP, a présenté son application entièrement customisable liant jeu et apprentissage. Le but de cette application ? Être sensibilisé sur une thématique particulière, tout en s’amusant ! Et pour cela, un scénario constitué de choix est créé de A à Z pour les besoins de l’entreprise. Chaque décision va impacter la suite du jeu et la fin sera issue des choix précédents. Une arborescence riche de choix, pour un maximum d’immersion au sein du jeu !

SpaceTrain est une entreprise française qui envisage de lancer son nouveau train ultra rapide se déplaçant à plus de 500 km/h d’ici 2020 ! L’objectif est de donner une seconde vie à l’aérotrain, en utilisant la technologie des coussins d’air qui existe depuis un siècle, en la combinant aux technologies modernes telles des turbines à hydrogène et des moteurs à induction. Est-ce que SpaceTrain arrivera à concurrencer le projet américain assez similaire qu’est l’HyperLoop ? Affaire à suivre…

 

 

Quelques photos de l’événement VivaTech 2019 :

 

macron-au-salon-vivatech-pour-tracer-sa-feuille-de-route-technologique-1232723 (1) Le discours d’Emmanuel Macron lors de la Viva Technology.

 

 

Réalité augmentée Adidas

 Réalité augmentée : permet une preview de chaussures Adidas sans avoir à enfiler de vraies chaussures.

 

 

Robot médical

Machine d’opérations médicales : opérer depuis la machine avec une vision 360 degrés, en optimisant la précision de vos interventions chirurgicales. Il existe aujourd’hui plusieurs robots de ce genre qui fonctionnent à longue distance grâce à la 5G, manipulable à l’autre bout du monde de manière totalement instantanée !

 

 

L'Oréal

 Aperçu du stand L’Oréal, avec un design plutôt futuriste !

 

 La voiture du futur par Citroën

 Finalement, la VivaTech 2019 a été une occasion pour nous de prendre du recul sur ce que les entreprises françaises et internationales ont à nous offrir. Le monde du numérique évolue continuellement et de manière exponentielle, et une chose est sûre : user de sa créativité en s’adaptant à ce monde est le meilleur moyen de révolutionner le secteur dans lequel vous travaillez. 

Organisatrices et organisateurs d’événements, tentez cette chance !

 

Comment choisir une application mobile événementielle ?

Utiliser une application mobile événementielle pour utiliser une application mobile événementielle, ce n’est même pas envisageable. Vous vous devez de l’inscrire dans un contexte et une stratégie bien précis. Nous vous expliquions dans un précédent article pourquoi il vous faut absolument une application !

Votre application aura beau bénéficier de fonctionnalités incroyables, l’essentiel reste d’identifier si ces fonctionnalités répondent à vos enjeux et à vos objectifs.

La plupart des applications mobiles événementielles du marché proposent le même assortiment basique de fonctionnalités comme l’agenda, la carte, la biographie des intervenants. Les meilleures applications, celles qui font la différence, sont celles qui vous aident à créer une expérience wahou pour vos événements et à atteindre les objectifs de vos événements. Elles encouragent le networking, les interactions, le feedback et les conversations sans pour autant distraire les invités du contenu de votre événement.

Les fonctionnalités à demander absolument :

  • La personnalisation des profils invités, sponsors et intervenants pour faciliter le networking
  • Des enquêtes et des sondages en direct pour permettre le feedback en temps réel
  • Un mur social ou un fil d’actualité pour aider les participants à partager et à se connecter
  • Une messagerie pour construire des relations solides.

 

Application mobile événementielle

 

L’application mobile événementielle doit être facile à paramétrer

 

Une liste interminable de fonctionnalités ne garantit pas forcément la qualité d’une application.
Ces fonctionnalités doivent être uniques, faciles à paramétrer et à utiliser ! Et pour cela l’UX est un critère à ne pas négliger.

En tant qu’organisateur, vous ne devriez pas avoir besoin de toucher au code.
D’ailleurs, votre application mobile événementielle doit être aussi simple à paramétrer qu’un compte Linkedin.

 

L’application mobile événementielle doit assurer et rassurer

 

Assurez-vous que votre fournisseur d’application peut mener le process de publication sur les stores, aussi bien iOS qu’Android, du début à la fin.

Posez-lui également la question de la gestion des données.
Vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont nous traitons et hébergeons la data ? C’est par ici !

 

Application mobile événementielle

 

 

L’application mobile événementielle doit être simple à utiliser

 

Le plus important, c’est finalement que vos participants utilisent cette application événementielle. Elle doit donc apporter plus de valeur qu’un simple programme papier par exemple.

Mettez-vous à la place de vos invités : est-ce qu’elle est intuitive, claire et facile à utiliser ? Vérifiez que la multiplication des fonctionnalités ne complexifie pas l’expérience utilisateur.

Si votre événement est public ou du moins s’il n’est pas secret, vos participants sont vos premiers promoteurs. Il faut donc que l’application leur permette de communiquer facilement sur votre événement, aussi bien qu’entre eux que vers l’extérieur. Identification d’un hashtag, création d’un fil d’actualité, apparition d’un social wall pour suivre les publications en direct.

 

L’application mobile événementielle doit être duplicable ou réutilisable pour scaler vos événements

 

Pour gagner du temps et fluidifier l’expérience participant, nous vous conseillons d’opter pour une multievent app – ou application multi-événements.

Une fois votre premier événement terminé, vous aurez juste à dupliquer vos réalisations pour les réutiliser lors de votre prochain événement.

Vos participants n’auront pas besoin de télécharger une nouvelle application mobile événementielle puisqu’elle sera déjà sur leur portable. Parfait pour une série d’événements dont les participants reviennent d’une fois sur l’autre, comme les séminaires par exemple !

Cela vous permet également de gagner du temps lors de la publication de l’application sur les stores : vous n’aurez normalement pas besoin de soumettre de nouveau l’application à Apple ou Android.

 

L’APPLICATION mobile événementielle DOIT RENFORCER VOTRE IMAGE DE MARQUE

 

L’entreprise que vous aurez choisi pour vous accompagner dans la création de votre application mobile événementielle doit vous assurer un maximum de flexibilité quant à la personnalisation.
Généralement, les prestataires proposent une option d’application en marque blanche. Grâce à celle-ci, vous pourrez modifier votre logo, vos couleurs et votre contenu sans aucune limite.

 

 

 

 

L’application mobile événementielle doit vous permettre de modérer les contenus en temps réel

 

Bien que vos participants soient certainement très raisonnables, vous souhaiterez probablement garder la main sur les messages qui seront diffusés aux yeux de tous. Optez donc pour une plateforme de modération facile d’utilisation. Si votre prestataire peut vous accompagner dans son utilisation et dépêcher des facilitateurs le jour J, c’est encore mieux !

 

Peut-être que vous hésitez encore à choisir une application mobile pour votre événement ? Les équipes de Sigfox, elles, n’ont pas hésité longtemps. Découvrez comment leur pôle Communication interne engagent 400 collaborateurs plusieurs fois par an grâce à une appli du tonnerre.

Si vous avez besoin de conseils pour choisir votre application mobile événementielle, je suis à votre disposition par email ou à travers la page Contact !

 

Besoin d’une application mobile événementielle pour votre prochain événement ?

Pourquoi utiliser une application mobile lors de mon événement ?

Selon une étude menée en 2018, 90% des Français se connectent au moins une fois par jour sur leur smartphone. Qui n’a jamais vécu ce sentiment de solitude quand en pleine plénière, tous les visages des participants sont tournés non pas vers la scène mais vers leurs genoux, les regards attirés par l’écran lumineux de leur téléphone portable.

La technologie prend une place prépondérante dans notre quotidien, et le secteur événementiel doit s’y adapter ! Quitte à ce que vos invités utilisent leur téléphone, autant que ce soit pour participer, échanger, networker. C’est donc le rôle de l’application mobile de votre événement !

L’objectif ? Engager les participants pour leur faire vivre un événement unique et inoubliable. Le fait d’être acteur et non pas seulement spectateur permet à l’invité d’ancrer cette expérience dans sa mémoire. Et de se rappeler de votre marque des mois après votre événement !

 

Application mobile événement

 

 

UNE APPLICATION MOBILE DANS MON ÉVÉNEMENT, C’EST QUOI ?

 

Pas besoin de rappeler ce qu’est une application mobile j’imagine 😉 Une étude menée par Goldman Sachs a montré que plus de 75 % de la population mondiale possède un smartphone et ce nombre ne fait que croître. Malgré les exceptions qui confirment la règle (oui, il y en a !), la majorité de vos invités sont à l’aise avec le concept des applications mobiles et leur utilisation.

En tant qu’organisateur d’événement, vous êtes sûrement déjà friands des formules qui vous permettent de créer un site internet dédié à votre événement. Vous pouvez ainsi y indiquer toutes les informations nécessaires telles que le lieu où se tiendra l’événement, les horaires et toutes informations pratiques utiles. Vous pouvez aussi mettre le programme de votre événement, ainsi que le profil des conférenciers qui prendront la parole par exemple. Si vous êtes vraiment à la pointe de la technologie, vos invités peuvent également s’inscrire directement sur votre site. En revanche, si ce n’est pas encore le cas, nous vous invitons à nous contacter pour que nous vous présentions notre solution !

 

En utilisant une application mobile lors de votre événement, toutes ces options sont disponibles sur smartphone et optimisées au format de votre appareil. Les avantages sont donc nombreux…

 

 

6 AVANTAGES DE L’UTILISATION D’UNE APPLICATION MOBILE pendant un événement

Une prise en main très facile

Les applications mobiles ont l’avantage d’être formatées pour des écrans beaucoup plus petits, leur utilisation doit donc être simplifiée par rapport à une navigation classique sur ordinateur. Le but est de rendre l’expérience de vos participants aussi facile que possible. Un enfant de 2 ans saurait s’en servir !

Centralisation de toutes les informations

L’application mobile de votre événement doit être le reflet de votre site internet. C’est pour cette raison que toutes les informations présentes en ligne depuis un ordinateur le sont également sur smartphone. Seule la navigation se fait différemment.

 

Une mise à jour en temps réel

Même point positif que sur ordinateur, une application mobile peut être mise à jour à n’importe quel moment. Les dernières informations en date sont donc disponibles pour vos invités. Ils peuvent suivre leur agenda personnalisé et savoir à quelle heure commence le prochain atelier !

 

Application mobile événement Bugdet

 

 

Accessible n’importe où et n’importe quand

Le gros bonus d’une application mobile événementielle, c’est son accessibilité. Vous avez toujours votre mobile sur vous, n’est-ce pas ? Et bien en ayant votre téléphone avec vous, vous avez également votre application mobile et donc les informations concernant votre événement. C’est également pratique pour communiquer avec vos invités, grâce à un système de notifications push par exemple.

Un suivi statistique important

De la même manière que vous pouvez suivre les performances de votre site internet, l’application mobile permet un suivi statistique détaillé. Vous saurez ainsi ce qui a bien fonctionné et ce qu’il faudra améliorer dans votre prochaine application : nombre de connexions, services utilisés, taux d’engagement !

Un maximum d’interactivité

Un événement mémorable, c’est un événement durant lequel vous avez vécu une expérience unique. Et cette expérience unique passe avant tout par la création de liens. Une application peut vous aider dans ce sens.

Accessible n’importe où et n’importe quand

Le gros bonus d’une application mobile, c’est son accessibilité. Vous avez toujours votre mobile sur vous, n’est-ce pas ? Et bien en ayant votre téléphone avec vous, vous avez également votre application mobile et donc les informations concernant votre événement. C’est également pratique pour communiquer avec vos invités, grâce à un système de notifications push par exemple. 

En créant une session de questions / réponses

Idéal pour interagir avec l’intervenant ! Pour les plus timides, les questions peuvent être anonymes. Et vous gardez la main sur la situation, puisque les questions passent d’abord par vous avant d’être diffusées à l’orateur.

 

En imaginant un quiz

Le quiz est très apprécié pour son côté ludique. Certains organisateurs d’événements vont même jusqu’à reproduire le fameux Qui veut gagner des millions !

 

En proposant un vote

Il peut vous servir à communiquer après l’événement, à évaluer rapidement en une question la satisfaction de vos participants ou à introduire votre speech par un chiffre que vous aurez généré en direct.

 

En lançant un nuage de mots

Voici quelques idées de thèmes pour le nuage de mots :

  • Quelles sont nos plus grandes réalisations de l’année passée ?
  • Qu’est-ce que pour vous le management collaboratif ?
  • Résumez votre expérience avec VOTRE MARQUE en un mot.

 Mais comment créer cette fameuse application alors que vous n’êtes pas un développeur né ?

 

 

 

CHOISIR l’application mobile EVENTDRIVE pour votre événement

 

C’est là qu’Eventdrive entre en jeu ! Nous vous proposons de créer une application mobile à l’image de votre événement en quelques clics seulement.

 

La personnalisation du design de l’application mobile de votre événement

Le fonctionnement est très simple. À partir de votre interface administrateur, vous pouvez personnaliser le design de votre application : paramétrer les couleurs et les polices, intégrer votre logo, choisir les fonctionnalités que vous souhaitez voir s’afficher et bien évidemment, ajouter votre contenu. L’application mobile de votre événement est d’ailleurs en marque blanche, c’est-à-dire que vos participants ne percevront pas qu’elle a été construite avec Eventdrive.

L’embarras du choix

La webapp

Une webapp est une application mobile accessible et exécutable par le biais d’un navigateur Internet pour téléphone mobile. Elle n’est donc pas hébergée sur le téléphone directement mais est accessible grâce à une adresse web. En ce sens, une webapp ne nécessite pas une publication sur les stores. La personnalisation de votre application selon la charte de votre événement est bien sûr toujours possible. Un vrai gain de temps et de liberté pour vous !

 

L’application native

Si vous préférez que votre événement bénéficie de son application native dédiée, c’est également possible. Le participant devra alors se rendre sur les stores pour la télécharger et l’héberger, mais il l’aura à portée de doigt à tout moment ! Disponible sur Android et iOS, votre application native est facilement téléchargeable par vos invités et fonctionne sur tous types de supports.

 

Une pléthore de fonctionnalités dans votre application

 

Partage d’informations

Le participant a accès à son agenda personnalisé avec des alertes automatique selon son inscription à certaines sessions. Il pourra également y retrouver les informations pratiques, le plan d’accès au lieu de l’événement, les coordonnées de contact…

Il peut également télécharger des fichiers (les présentations des intervenants par exemple !) dans la langue de son choix.

 

Networking

Les participants ont accès à l’annuaire de l’ensemble des participants, peuvent échanger en temps réel et même réserver des meetings.

Instaphoto

Créer des souvenirs est souvent une priorité pendant les événements. Vos participants pourront prendre des photos depuis l’application mobile, les partager sur le fil d’actualité de l’événement et réagir aux clichés des autres participants.

Mise en avant des partenaires

Vous pouvez en quelques clics créer une page dédiée à chacun de vos partenaires ou intervenants, liée à leurs réseaux sociaux ou à leur site web.

Interactivité

Parce que créer du lien entre les participants est un enjeu majeur de votre événement, nous avons développé des fonctionnalités ludiques et interactives :

Le tout avec retransmission en live pour un effet wahou !

À travers une plateforme de modération, vous pourrez choisir les activités qui sont ouvertes ou non. Ainsi, les participants n’auront par exemple pas accès à votre nuage de mots avant l’atelier.

Un accompagnement aux petits oignons

 

En cas de questions quant à la personnalisation de l’application mobile de votre événement, sa prise en main ou son déploiement auprès de vos convives, notre équipe d’experts se tient à votre disposition pour répondre à vos demandes, qu’elles soient techniques ou pas. Efficacité est notre maître mot !

Les applications mobiles sont particulièrement intuitives et créent le petit plus qui fait la différence. Elles sont donc un allié de taille pour vous démarquer ! En bref, faire le choix d’une application mobile pour votre événement, c’est une tranquillité d’esprit grâce à sa facilité de création, mais c’est surtout vous permettre de garder un lien avec et entre vos participants, en amont et en aval de votre événement. N’est-ce pas le souhait de tout organisateur ?

Découvrez comment Sigfox a utilisé l’application mobile Eventdrive pour engager 400 collaborateurs à travers le monde  en simultané.

 

Application mobile événement livre blanc

 

Créez la to-do list parfaite pour votre événement

«Chaque voyage commence par un simple pas.» – Maya Angelou

Mon pas à moi, c’est la to-do list. Chaque matin, je prends une dizaine de minutes pour lister tout ce que je dois accomplir dans la journée. Aussi bien chez Eventdrive que dans ma vie personnelle, je passe mon temps à créer des listes, dans des carnets, sur des post-its, sur Evernote… C’est la botte secrète d’une organisation sans faille 😉

Je vous dévoile donc tous mes secrets pour créer la to-list parfaite pour votre événement. Et j’ai en plus l’immense honneur de vous annoncer l’apparition d’une nouvelle fonctionnalité top canon : le créateur de to-do lists (autant vous dire que je suis aux anges) 😀

 

LES AVANTAGES D’UNE TO-DO LIST POUR VOTRE ÉVÉNEMENT

Pourquoi passer du temps à faire des to-do lists plutôt que de passer directement à l’action ?

Premièrement, et c’est déjà une excellente raison de rejoindre le club des listeurs, il s’agit de ne pas oublier ce que l’on doit faire. Nous avons tendance à être très optimistes quant à notre capacité de mémorisation et nous oublions trop souvent que les distractions sont nombreuses.

Petite astuce pour booster votre créativité : au-delà des tâches à réaliser, je vous conseille également de bien noter toutes vos idées, même les plus farfelues ou celles que vous considérez comme insignifiantes.

Les to-do lists sont aussi un vrai levier de motivation. Imaginez votre satisfaction en constatant que vous avez accompli la moitié des tâches que vous aviez listées !

Le fait de lister l’ensemble des tâches liées à votre événement vous permet d’avoir une vision globale sur vos projets et donc d’organiser votre emploi du temps.

Si la to-do list de votre événement est bien ficelée, vous limitez les imprévus (étant donné que toutes les tâches sont recensées) et donc facilitez la collaboration entre les équipes organisatrices. #teamwork #togetherisbetter

Prêt à passer d’event planner débordé à event planner organisé ?

 

COMMENT CRÉER LA TO-DO LIST PARFAITE POUR MON ÉVÉNEMENT ?

1. Listez

 

Commencez par lister tout ce qui vous passe par la tête

 

Posez-vous quelques minutes et couchez sur papier – ou sur téléphone pour les plus digital natives d’entre nous – tous vos projets et tâches à réaliser.

Notez absolument tout, même les tâches les plus insignifiantes, comme “racheter des sacs poubelles pour la cuisine du bureau”. Là, c’est soit le moment où vous paniquez en voyant la montagnes de tâches à réaliser, soit le moment où vous vous sentez soulagé d’avoir pu extérioriser.

 

Décomposez chaque grand projet en petites tâches

 

Certains projets peuvent être découpés en tâches plus spécifiques.
Par exemple, si j’ai écrit “Envoyer publicité pour Meetin”, je peux créer les tâches suivantes :

  • Acheter le visuel sur Fotolia
  • Déterminer l’offre promotionnelle à afficher
  • Créer la publicité sur Indesign
  • Faire valider à la responsable marketing
  • Envoyer le mail à Meet In

Il s’agit là de la théorie des petits pas, qui permet non seulement d’éviter le découragement, si l’objectif n’est pas réaliste, et de favoriser la motivation – coucou la barre de progression qui booste le moral !

 

Affinez

 

À chaque tâche, attribuez une deadline, un responsable si vous travaillez sur un projet collaboratif et le temps estimatif que vous passerez à la réaliser.

 

2. Priorisez

Selon la matrice Gain / Effort

 

Clairement un inconditionnel des chefs de projets cette matrice ! Pour la construire, vous vous posez deux questions :

  • L’effort à allouer est-il faible ou important ? Est-ce que cette tâche est chronophage ? Est-ce qu’elle demande un investissement mental, physique, mental important ?
  • Le gain est-il faible ou important ? C’est-à-dire : est-ce que cette tâche va me permettre de me rapprocher considérablement de mon objectif ?

Puis vous classez vos tâches dans 4 catégories différentes :

  • Effort faible et gain important – Prioritaire
  • Effort important et gain important
  • Effort faible et gain faible
  • Effort important et gain faible

Selon la méthode Master your Workday Now

 

L’élément principal à prendre en compte pour mettre en place cette méthode est la très célèbre et non moins redoutée DEADLINE.

C’est simple comme bonjour. 3 catégories :

A faire absolument aujourd’hui : si vous n’avez rien à terminer ABSOLUMENT aujourd’hui, vous pouvez ne rien mettre dans cette case.
A faire dès que possible, c’est-à-dire à mener à bien entre 7 et 10 jours maximum.
A faire plus tard : de 15 jours à 3 ans…

Vous commencez par traiter les tâches de la première catégorie, puis de la seconde et enfin de la dernière. Facile à dire, moins facile à faire. Nous avons tendance à nous concentrer sur les tâches qui nous apportent un maximum de plaisir, même si elles sont moins urgentes.

D’ailleurs, si jamais vous avez envie de vous libérer des tâches de faible intérêt et de vous concentrer sur la création de valeur ajoutée pour vos événements, n’hésitez pas à faire appel à Eventdrive 😉

 

Selon la matrice Eisenhower…

 

Cette méthode est clairement ma préférée 🙂

Pour la construire, deux questions (oui encore une fois) :

  • Cette tâche est-elle prioritaire ?
  • Cette tâche est-elle urgente ?

Puis vous classez vos tâches dans 4 catégories différentes :

  • Important et urgent – Exécutez
  • Peu important et urgent – Déléguez
  • Important et peu urgent – Planifiez
  • Peu important et peu urgent – Éliminez

 

3. Pilotez votre to-do list

 

Bloquez votre agenda

 

J’ai découvert cette méthode grâce au livre La 25ème heure et ça a révolutionné mon quotidien.

Il suffit de bloquer des plages horaires dans son agenda pour certaines tâches.
Par exemple, j’attribue deux créneaux de trente minutes par jour à la lecture de mes mails. De cette façon :

  • Mes collègues n’organisent pas de réunion à ces heures-là.
  • Je consulte mes mails uniquement pendant ces créneaux, ce qui fait que je ne suis pas dérangée tout au long de la journée par les messages entrants.
  • J’ouvre ma boîte mail le matin, pour préparer ma to-do du jour et le soir, pour faire le point sur ce qui a été accompli.

 

N’effacez pas, barrez

 

Ne faites pas l’erreur de supprimer les tâches que vous avez réalisées. Choisissez plutôt de les barrer ou de les cocher. En effet, rien n’est plus gratifiant que de prendre quelques instants pour admirer le travail déjà accompli.

 

Créer la to-do list de vos événements n’aura jamais été aussi simple

L’équipe Eventdrive sait à quel point votre organisation personnelle est importante dans la réussite de vos événements. Nous avons donc voulu vous donner toutes les clefs pour vous simplifier la vie.

Prêt à passer d’event planner débordé à event planner organisé ?

1. Commencez sereinement votre journée

 

Pour commencer la semaine du bon pied, recevez tous les lundis votre to-do list personnalisée par email. Histoire d’avoir les idées claires 🙂

Au quotidien, il vous suffit d’un coup d’oeil pour visualiser l’état d’avancement de vos projets et les tâches à réaliser dans la journée. Vous êtes désormais en total contrôle et vous pilotez comme un chef l’ensemble de vos événements !

2. Concentrez-vous sur ce qui compte

Eventdrive se souvient de tout pour vous. Adieu la charge mentale (enfin presque) 😉

Listez et hiérarchisez facilement vos tâches pour organiser votre emploi du temps grâce au système de drag & drop – glisser-déposer pour les moins bilingues d’entre nous.

Planifiez vos projets et vos objectifs étape par étape grâce aux tâches et aux sous-tâches.

3. Travaillez ensemble en bonne intelligence

Libérez de l’espace mental en délégant des tâches à d’autres membres de votre équipe.

Attribuez des missions en un clic à vos collaborateurs ou collègues : s’ils sont mentionnés sur une tâche, ils recevront immédiatement un email leur indiquant le projet à mener !

4. Arrêtez d’oublier

Toutes vos tâches sont centralisées dans un seul endroit, fini les post-its à droite à gauche. Recevez des rappels par email deux jours en amont de vos dates butoirs. Identifiez rapidement les deadlines qui approchent grâce au marqueur de couleur rouge.

5. Terminer la journée en apothéose

 

Quand vous indiquez que vous avez terminé une tâche, Eventdrive se charge de la barrer. En fin de journée, vous visualisez en un coup d’oeil le travail accompli, et ça, ça fait plaisir !

Ce nouveau créateur de to-do lists vous fait de l’oeil ? Découvrez-en plus ou demandez une démo ! 🙂

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La sécurité de votre événement : les normes à respecter

La sécurité de votre événement est une composante à ne pas négliger lorsque vous planifiez un séminaire, un gala ou tout autre événement qui rassemble un nombre important de convives. Depuis quelque temps, les mesures de sécurité ont évolué et la réglementation impose des conditions strictes. D’autant plus que la montée en puissance des nouvelles technologies a également changé la donne. En tant qu’organisateur d’événement, la sécurité événementielle doit faire partie de vos priorités. Mais comment s’en sortir devant tant de règles ? Eventdrive essaye de vous simplifier la vie et vous présente les points principaux à respecter.  

 

sécurité événementielle

Ne passez pas à coté de tous nos mails d’invitations ! 

Les obligations légales en termes de sécurité pour le lieu de l’événement

 

En tant qu’organisateur d’événement, vous êtes responsable de vos invités et surtout de leur sécurité. Vous devez donc, dans un premier temps, vous assurer de respecter toutes les obligations légales concernant le lieu de votre événement.

La capacité d’accueil du lieu

 

En matière de sécurité, vous devez respecter la capacité d’accueil du lieu dans lequel se tiendra l’événement. Ça peut vous paraître logique, mais c’est la base de toute réflexion. En suivront de nombreuses autres mesures, tels que l’autorisation ou non de consommation d’alcool ou encore sa vente pendant votre événement. Sachez que, d’après le Code de la Construction et de l’Habitation (CCH), les établissements recevant du public (ERP) sont répartis en 5 catégories. La première concerne les lieux pouvant accueillir plus de 1500 personnes, la 5e comprend les établissements contenant moins de 50 personnes. Ces 5 catégories s’appliquent à tout type de lieux, en passant des salles de conférence aux chapiteaux et structures en plein air. Idéal pour vos événements sur le thème du cirque !

Un événement en intérieur

 

Si votre événement se situe en intérieur, la sécurité événementielle du lieu doit se référer au Code la Construction et de l’Habitation et du Règlement de Sécurité (ce dernier document étant fourni par le propriétaire). Les règles énoncées doivent être respectées par le propriétaire des lieux, mais il est toujours intéressant de les connaître afin de s’assurer qu’il n’y a pas de fraude.

Un événement en extérieur

 

En revanche, si votre événement se situe en extérieur, la réglementation est bien plus souple. La manifestation est simplement délimitée par une « enceinte », on ne parle donc pas vraiment d’ERP. Aucune contrainte obligatoire ne vous est imposée. Cependant, nous vous conseillons fortement de vous assurer que les normes basiques de sécurité sont respectées. Il serait dommage qu’un accident survienne parce que vous n’avez pas voulu ranger les câbles qui traînaient.

Un service de billetterie en ligne pour faciliter l’accès au lieu

 

Les avantages

 

La mise en place de ce type de service a un double avantage. Tout d’abord, vous pourrez fluidifier l’accès au lieu de l’événement et ainsi éviter les mouvements de foule, mais également être en accord avec la réglementation en vigueur. D’un point de vue juridique, un certain nombre d’informations se doivent d’être présentes sur le billet que vous vendez à vos participants.

En vous assurant qu’elles sont bien indiquées, vous sécurisez la transaction. Il faut, entre autres, faire apparaître le nom de l’organisateur, le numéro du billet, le nom de l’événement ou encore le coût du billet. Le ticket peut également contenir une partie détachable qui devra être conservée par l’organisateur pour une durée d’au moins 6 ans (oui, vous avez bien lu !) — le genre de paperasse qui s’entasse.

C’est pourquoi vous pouvez également faire le choix du billet électronique. En utilisant cette option, vous devez toujours conserver les mêmes informations, mais uniquement en format électronique. C’est beau la technologie, non ?

Le risque

 

Cependant, la conservation de données électroniques implique de nouveaux risques. Si vous optez pour cette solution, pensez à travailler avec un serveur sécurisé qui limitera les risques de piratage. De nos jours, les hackers sont à la recherche de tout type d’information et une liste de contact en fait partie (ne nous demandez pas pourquoi) !

Sécurité événementielle badge

 

La souscription à une assurance sécurité pour votre événement

 

Cela peut paraître superflu, mais c’est pourtant fondamental ! Souscrire à une assurance est une des bases de la sécurité événementielle et permet de vous protéger en cas de problème le jour J (voire même avant). Si vous êtes une agence qui connaît un débit important, vous avez sûrement fait le choix d’une assurance annuelle.

Une assurance complémentaire ?

 

Pensez tout de même à vérifier toutes les conditions et lire les petites lignes en bas de page. Vous pourriez être amené à prendre une assurance complémentaire selon la catégorie de votre événement. Pour faire au mieux votre choix, il convient de lister l’ensemble des caractéristiques du projet (nombre de participants attendus, localisation, activités prévues…) et s’assurer que vos critères rencontrent tous ceux de l’assurance choisie.

Le souci du détail

 

Le détail auquel nous vous conseillons de faire particulièrement attention chez Eventdrive est la couverture fournie par l’assurance. Assurez-vous que l’ensemble des invités sont couverts, mais également l’équipe d’organisation ou encore les services d’ordre. Pensez également à protéger le matériel qui sera utilisé, en plus du lieu de l’événement. Les risques d’incendie sont réels et comme le dit le dicton « Mieux vaut prévenir que guérir ! ».

 

Besoin de protéger vos données grâce à une plateforme de gestion d’événements ?
À la recherche d’une solution d’émargement digital ?

N’oubliez pas le service d’ordre pour une sécurité optimale !

 

Autre point particulièrement important : s’assurer de la présence de garde du corps. Leur rôle peut être multiple et vous pourriez être rassuré de les avoir à vos côtés. Il est vrai que leur musculature peut impressionner 😉

Le service d’ordre doit notamment s’assurer que les entrées et les sorties du lieu de l’événement se fassent sans encombre. Ils peuvent également être responsables de l’inspection des sacs, voire même de fouilles au corps en cas de doute.

Enfin, ils doivent être prêts à intervenir à tout moment en cas de problème. Un participant qui a un peu trop bu, ou 2 speakers dont la discussion s’envenime peuvent être la raison de l’intervention du service d’ordre. Dans les cas les plus extrêmes, leur poste d’agent de sécurité peut également les conduire à devoir gérer une évacuation. Et non ! On ne plaisante pas avec la sécurité de votre événement.

Après la lecture de cet article, considérez-vous êtes prêts ? Si ce n’est pas le cas, il est temps de faire bouger les choses ! La sécurité de votre événement est particulièrement importante. Elle doit rester dans un coin de votre tête à chaque étape de l’organisation de votre séminaire, soirée d’entreprise, lancement de produit

Comme vous l’avez compris grâce à notre article, elle touche différents aspects. La sécurité physique est à prioriser, mais l’évolution des nouvelles technologies doit également vous faire prendre conscience qu’il faut dorénavant penser à sécuriser toutes les transactions qui se passent en ligne. L’ère du 4.0 ne va pas vous faciliter la vie, c’est certain. 😉

 

Séminaire interne – Créer le mail d’invitation parfait

Cette semaine, nous allons nous atteler à un monument de la gestion d’événements : le mail d’invitation. Et comme vous êtes très nombreux à faire partie de la team Communication interne, nous vous donnons ici toutes les clefs pour créer le mail d’invitation parfait pour votre séminaire interne. Votre mission, si vous l’acceptez, réunir le maximum de collaborateurs de votre entreprise !

Mais puisque l’on vous aime vraiment beaucoup – chut, ne le dites pas aux autres – nous allons commencer par vous rappeler les bases de l’organisation d’un séminaire interne.

 

Le séminaire interne, petite définition !

 

Véritable outil de management, le séminaire interne a pour but de favoriser la cohésion d’équipe, de créer des liens entre les collaborateurs et renforcer la motivation – certainement déjà au top. Il est en général composé de sessions de travail, d’ateliers de teambuilding et de temps de détente.

Retrouvez les avantages du séminaire interne dans notre article !

Pour récapituler, il est idéal :

  • en cas de réorganisation d’une équipe ou de l’arrivée d’un nouveau collaborateurs : mission intégration !
  • pour renforcer les liens d’une équipe déjà existante : mission cohésion !
  • afin de transmettre des informations-clés à l’ensemble des collaborateurs : mission information !
  • pour célébrer de bons résultats et annoncer les prochaines étapes : mission motivation !

Au global, le séminaire d’entreprise permet de booster l’engagement et la productivité des collaborateurs.

 

Mail invitation séminaire interne

Le mail d’invitation de votre séminaire

Mais un séminaire serait-il réussi si aucun collaborateur n’est présent ? Bien sûr que non ! La première étape est donc l’invitation. Ce qu’on aime répéter à nos clients organisateurs d’événements : vous n’aurez pas deux fois l’occasion de faire une première impression.

 

Les informations à faire apparaître

 

Que votre mail d’invitation soit dédié à un séminaire d’entreprise, une conférence, un événement client, vos invités doivent y trouver les mêmes informations.

 

L’en-tête

Dans l’en-tête centrée, apparaissent votre logo ou l’identité visuelle de votre événement. L’invité doit identifier en un coup d’oeil l’objet de l’email.

 

Le message

Rédigez un message d’introduction du style « Nous avons le grand plaisir de vous convier au séminaire de début d’année pour célébrer l’année passée et préparer l’année qui arrive ».

 

Les informations logistiques

Indiquez la date, les horaires et le lieu précis de l’événement.

 

Le programme

Un aperçu du programme mettra l’eau à la bouche. Attention cependant à ne pas être trop précis.
Indiquez les grandes lignes, que les intervenants-clés ainsi que les repas, qui sont, il faut l’avouer, un moyen de donner envie.

 

L’inscription

Faites apparaître un moyen de s’inscrire : que ce soit via une réponse au mail envoyé, via un coup de téléphone ou via un bouton dirigeant vers un formulaire d’inscription… Pensez à indiquer une deadline d’inscription.

 

Comment rédiger le bon objet pour votre mail d’invitation au séminaire ? Toutes les clés dans notre article.

 

La simplicité est votre maître-mot

 

Vous devez faire au plus simple. C’est-à-dire qu’en parcourant votre mail, le collaborateur doit en quelques secondes en saisir l’objet et les informations essentielles. Il saura ainsi s’il peut et s’il veut participer. Nous vous conseillons de lui faciliter la tâche au maximum. Exit donc les processus d’inscription à rallonge. Un clic sur un bouton, moins de 10 champs à remplir, un clic sur un autre bouton ! Et hop, le voilà inscrit ! 

D’autres événements prévus ? Invitez vos participants avec style ! 

Le ton à utiliser dans votre mail d’invitation

 

Le ton que vous utiliserez dans votre mail d’invitation est très dépendant de votre culture d’entreprise ainsi que du thème que vous aurez choisi. Si par exemple, votre thème est le festival de Cannes, vous pourrez utiliser un ton soutenu qui laisse penser que vos collaborateurs sont des invités de marque. Si votre thème est sportif, n’hésitez pas à proposer quelques jeux de mots !

Nous avons créé des exemples de mails d’invitation que vous pouvez télécharger ici, proposant différents types de tons !

 

L’envoi du mail d’invitation de votre séminaire

Pour l’envoi de votre mail d’invitation à votre séminaire, nous vous conseillons d’envoyer un save the date deux mois en amont pour que vos invités bloquent la date. Puis de poursuivre avec un véritable mail d’invitation un mois en amont pour donner le programme et tous les éléments nécessaires. Se pose maintenant la question du moyen utilisé pour vos envois.

 

L’envoi par votre messagerie professionnelle

 

C’est le moyen auquel on pense spontanément ! Si vous avez peu de moyens, ce peut être une solution intermédiaire, même si elle n’est pas optimale. Vous ne pourrez pas suivre l’ouverture de vos mails d’invitation, ni relancer de façon groupée et en seul clic les personnes qui n’ont pas donné leur réponse.

 

L’envoi par courrier

 

Très personnalisé, le carton d’invitation sous-entend un événement chic. A choisir seulement si votre thématique s’y prête ou pour certains membres du comité de direction… puisque cette solution n’est pas très responsable ! 😉

#actfortheplanet

 

L’envoi par une plateforme de gestion d’événements

 

C’est certainement la solution la plus professionnelle !

Elle vous permet d’accéder au reporting de vos envois : délivrabilité, taux d’ouverture, taux de clic. Comme vous aurez certainement également créé un site web d’inscription ainsi qu’un formulaire grâce à cette plateforme de gestion d’événements, vous pourrez suivre de A à Z le parcours de votre invité

D’ailleurs si vous voulez voir un exemple de site web réalisable avec Eventdrive, c’est par ici !

 

Nous avons préparé des exemples de mails d’invitation rien que pour vous ! Allez jeter un coup d’oeil et inspirez vous de nos exemples d’emails d’invitation dédiés à vos séminaires internes qui donneront envie à vos collaborateurs de venir.

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