Pourquoi récupérer la data de votre event est crucial ?

Vous l’entendez partout. Derrière vous dans le métro, en conférence, pendant vos réunions… Même vos amis l’emploient à cor et à cri. Vous avez deviné ? Il s’agit de la data. Mais qu’est-ce que c’est vraiment ? La data, c’est tout simplement toutes les données que vous pouvez récupérer sur votre événement ou vos invités, par exemple. Que ce soit l’âge de vos participants, la façon dont ils sont venus à votre événement, les conférences qui ont été les plus vues ou encore le stand de nourriture qui a eu le plus de succès, toutes les données sont bonnes à recueillir. Mais pourquoi est-ce si important ? Et surtout, comment récolter ces informations si précieuses ? Eventdrive répond à toutes vos questions concernant la data de votre event.

POURQUOI RÉCUPÉRER LA DATA DE VOTRE EVENT EST CRUCIAL ?

 

On le disait en introduction, récupérer la data de votre event est essentiel. Et les raisons justifiant ce choix sont nombreuses, mais voici une petite sélection qui devrait vous convaincre facilement.

Pour mieux connaître vos invités

 

Lorsque l’on est un communicant, la connaissance de notre cible est notre plus grand atout. Vous pouvez ainsi lui adresser les bons messages au bon moment à travers les bons canaux. Et donc communiquer avec un maximum d’impact ! C’est simple, plus vous récoltez de données sur vos invités, plus vous pourrez personnaliser leur expérience.

Prenez un exemple : vous organisez un événement pour un groupe pharmaceutique et vous organisez une conférence présentée par un des plus grands fournisseurs du secteur. Vous récoltez un feedback de vos invités après l’événement et vous vous apercevez que, malgré le succès de votre conférence, les participants auraient voulu entendre des témoignages pour les aider à gérer la relation client. Pas de problème, vous prenez note pour le prochain événement !

Il peut aussi s’agir de données récupérées en direct, comme l’affluence aux points de restauration ou l’âge moyen de vos invités. Bref, en fonction des résultats récoltés, vous pouvez facilement personnaliser leur expérience en agissant directement ou en apprenant pour votre prochain événement.

Mais récolter de la data sur les participants lors de votre event peut aussi vous permettre d’identifier des leaders d’opinion ou encore les participants les plus actifs. À partir de ce constat, à vous d’agir pour que cela joue en votre faveur.

Pour adapter vos actions en temps réel

 

Imaginez que votre événement dure 3 jours et dès la fin de la première journée, vous vous apercevez que les stocks de bouteilles d’eau sont presque écoulés. Action, réaction, comme on dit ! Vous en commandez rapidement de manière à toujours avoir quelque chose à proposer à vos invités.

Autre exemple, vous vous apercevez rapidement que la moyenne d’âge de vos invités est de 30 ans, alors que vous aviez misé plutôt sur 50 ans. La playlist diffusée ne correspond plus vraiment ? Il suffit d’ajouter quelques chansons plus modernes et le tour est joué ! En parlant de playlist, nous en profitons pour vous recommander Tracktl, un super outil pour gérer la musique de vos événements.

Vous voyez où on veut en venir ? En récoltant la data au fur et à mesure de votre événement, vous pouvez réagir rapidement et même, parfois, éviter des catastrophes ! Quand on vous dit que c’est important de récupérer les données. 😉

Pour préparer vos reportings

 

On le répète jamais assez, mais un événement a lieu, avant, pendant et après le Jour J. Comment savoir si votre événement est réussi ? Apprécié ? Engageant ? Tout simplement en analysant les données que vous aurez pris le soin de récolter !

Bien évidemment, vous allez récolter des infos qui vont vous permettre de calculer votre chiffre d’affaires ou encore votre ROI. Mais si vous avez bien fait votre travail de récolte, vous pouvez aussi calculer votre Net Promoter Score et ainsi connaître le ressenti de vos participants sur votre événement. Vous pourrez ainsi voir quels ont été les gros points positifs de votre événement, et au contraire, ceux qui ont moins plu. Pour récupérer ce type d’informations, vous pouvez notamment utiliser une plateforme de gestion d’événements qui vous permettra de tout centraliser et générera des rapports pertinents automatiquement.

Pour piloter vos prochains événements

Ce qui nous amène à notre dernier point : utiliser la data de votre event pour contrôler le futur. Dit comme ça, ça fait un peu science-fiction, et pourtant ! Avec toutes les données recueillies, vous pouvez préparer les événements à venir avec beaucoup plus de sérénité, parce que vous savez ce qui a plu et ce qui n’a pas plu. 

Cela facilite votre vie d’organisateur d’événements pour le choix du traiteur par exemple ou encore pour sélectionner un speaker. Bref, vous avez toutes les clés en main pour faire encore mieux !

Comment récupérer la data de votre événement ?

 

Vous avez compris l’intérêt de récupérer la data lors de votre event ? Bien. Maintenant, il faut mettre ça en place. Pour y parvenir, il existe de nombreuses manières de récupérer les données. Eventdrive vous propose une sélection de ses méthodes préférées.

 

À travers un formulaire d’inscription

 

La méthode paraît simple, et pourtant, c’est l’une des plus efficaces. Dans le formulaire d’inscription, vous pouvez récolter des informations précieuses comme le lieu de résidence de vos participants (et ainsi calculer le temps moyen pour venir ou encore identifier le moyen de transport utilisé), leur profession (et adapter les types de speakers qui vont intervenir) ou encore s’ils ont utilisé un smartphone ou un ordinateur pour compléter le formulaire (et ainsi adapter les notifications push que vous leur enverrez). Découvrez en plus sur les formulaires d’inscription Eventdrive.

À travers des outils de tracking

 

Les données analytiques vous permettent d’évaluer le comportement de vos invités en ligne. Vous pourrez voir à quelle heure les emails ont été le plus ouverts, quel est le CTA qui a reçu le plus de clics, ou encore voir quelle page a été la plus consultée. Pour cela, il est impératif de fixer en amont les bons indicateurs pour votre événement.

À travers une application mobile

 

Les applications mobiles événementielles vous permettent de récolter des données sans même que l’invité s’en rende compte. Vous pouvez notamment voir s’ils ont beaucoup consulté la carte de votre événement, ce qui pourrait dire que la signalisation manquait, ou encore voir quelles sections les plus consultées et ainsi mieux les mettre en avant.

À travers une enquête

 

Il est très fréquent d’envoyer une enquête de satisfaction à la suite d’un événement. Ce questionnaire vous permet de sonder les invités sur leur expérience et connaître les points qu’ils ont préférés, ce qu’ils auraient voulu voir autrement ou encore ce qu’ils attendent de la prochaine édition. Nous vous en disons plus sur la construction de l’enquête parfaite dans cet autre article.

 

À travers une plateforme de gestion d’événements

 

Bien évidemment, ici on pense à Eventdrive ! 😉 En utilisant notre plateforme de gestion d’événements, vous pourrez récolter tous types d’informations sur vos invités, mais aussi sur votre événement et tout ça de manière automatique ! Notre solution tout-en-un prend en charge la récolte des données du moment où vous créez l’événement à celui où vous allez le clôturer (et même après encore). Le bonus ? Tout est centralisé sur une seule et même interface !

Récolter la data de votre event fait partie intégrante du métier d’organisateur d’événements et vous l’avez compris, même si ce travail peut parfois être rébarbatif, les données ne sont là que pour vous aider à vous surpasser ! Et fort heureusement, les techniques modernes nous facilitent la vie et permettent de tout récolter en un claquement de doigts seulement (ou presque !).

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Toutes les clefs pour mesurer la satisfaction des invités

Organiser un événement, c’est une chose, mais organiser un événement qui plaît, c’en est une autre. La satisfaction des invités est la priorité numéro 1 que tout organisateur doit avoir en tête. C’est pour cette raison qu’il faut garder l’esprit ouvert et surtout avoir des yeux et des oreilles un peu partout, avant, pendant et après l’événement. De nombreux outils existent pour mesurer la satisfaction de vos invités et Eventdrive a décidé de vous en fournir la liste (non exhaustive) pour faciliter votre travail et vous donner toutes les clés pour glaner le maximum d’information sur la satisfaction de vos participants. Alors ; c’est parti !

LES 5 RÈGLES À RESPECTER POUR MESURER LA SATISFACTION INVITÉS

La satisfaction client se mesure à tout moment

Une grosse erreur serait de penser qu’il faut attendre la fin de votre événement pour mesurer la satisfaction de vos invités. Dès que votre événement devient public, vous avez la possibilité de savoir si vous avez bien géré la situation. Des convives pourraient être mécontents de la manière dont ils ont été invités à l’événement par exemple, ou encore ne pas apprécier la communication faite autour de celui-ci. Bref, plus vous récupérez des retours rapidement, plus vous aurez de matière et de détails sur le processus engagé. Pensez à bien prendre la température tout au long de l’événement également, ça pourrait être un moyen de rectifier quelque peu votre stratégie en cours de route si les retours sont trop négatifs.

Le questionnaire post-événement est également essentiel. N’attendez pas que des jours se passent avant de l’envoyer, mais profitez que les idées soient claires dans l’esprit de vos participants. Le constat est simple : plus vous allez attendre, moins vous aurez de réponses. Alors on n’hésite pas et on envoie !

Les images parlent plus que les mots

Les statistiques ne mentent pas : un post avec image sur les réseaux sociaux a beaucoup plus de chance de provoquer de l’engagement qu’une publication sans photo. C’est la même logique pour les questionnaires de satisfaction. Utilisez les photos prises au cours de votre événement pour rendre votre questionnaire plus attractif. 

Déjà, cela permet de rappeler l’expérience vécue aux participants et les mettre en conditions immédiatement. Mais c’est aussi plus facile pour obtenir des réponses. Imaginez la situation : vous demandez à vos participants quel speaker ils ont préféré écouter. En mettant une photo des différents intervenants, vos invités se souviendront beaucoup plus facilement de qui est qui. 😉

Le responsive design est essentiel

L’utilisation du mobile a officiellement dépassé celle des ordinateurs. Il est donc essentiel que votre questionnaire s’adapte au format des petits écrans. Ce critère est d’autant plus important quand on sait que 61% des emails sont ouverts sur mobile (source : email monday). Alors on utilise un peu de budget supplémentaire et on prend le temps de créer un formulaire de satisfaction full responsive design. Aujourd’hui, les logiciels permettant de créer des questionnaires en 2 ou 3 clics ne manquent pas. On vous en présente même à la fin de cet article !

On garde la même logique de design

Quand on travaille sur un événement, on veut créer une expérience qui mettra les participants en conditions de A à Z. La charte graphique utilisée doit alors être reprise à chaque étape du processus. Vous avez choisi d’utiliser la police Lato avec des dominantes de rose fuchsia dans tous vos supports de communication ? Vos questionnaires de satisfaction doivent suivre cette même logique. En plus, ça rappellera le cadre de l’événement à vos participants et les aidera à se remémorer ce qui les a marqués.

On partage des chiffres clés

Vous voulez des résultats ? Ça tombe bien, nous aussi. Et vos participants sont curieux de savoir à quel point l’événement auquel ils viennent de participer a eu du succès (ou pas, mais on l’espère !). On ne vous demande pas de communiquer des informations confidentielles, mais n’hésitez pas à partager des résultats concrets comme le nombre de participants qui se sont déplacés ou le nombre de conférences auxquelles ils ont pu assister. Vous pouvez aussi jouer la note de l’humour en donnant des chiffres un peu plus originaux comme le nombre de minutes cumulées des conférences ou encore la quantité de sodas vendus pendant l’événement. Des chiffres moins importants sur le papier, mais qui devraient marquer vos invités. 😉

On en dévoilant un peu plus sur les coulisses de votre événement, vous donnez envie à vos participants d’en dire un peu plus sur leur expérience : une situation donnant-donnant ou chaque partie gagne quelque chose.

LES OUTILS UTILES POUR MESURER LA SATISFACTION

Survey Monkey

Parfois, rien ne sert de partir dans des mises en situation trop compliquées. L’envoi d’un simple questionnaire est souvent la meilleure manière de récolter des avis. Attention cependant à bien le construire. Il ne doit pas être trop long, suivre une certaine logique et être assez précis pour capter les informations qui pourront vous permettre de vous améliorer sur votre prochain événement.

Les chatbots

À l’ère du mobile et de l’intelligence artificielle, l’utilisation des chatbots se fait de plus en plus. Vos participants reçoivent les questions directement par SMS ou sur Messenger et n’ont qu’à faire des réponses courtes pour recevoir automatiquement les questions suivantes. Une utilisation ludique du questionnaire de satisfaction.

Eventdrive

Eventdrive est une solution tout-en-un de gestion d’événements alors oui, évidemment, nous proposons un outil de gestion de satisfaction clientèle. Nos questionnaires sont complètement personnalisables, s’intègrent à votre stratégie de communication et sont envoyés à toute votre base de données en un seul clic ! Rappelez-vous tout de même qu’il y a maintes et maintes manières de mesurer la performance de ses événements. Si la satisfaction se doit d’être au coeur de vos préoccupations, pensez également au taux d’engagement, au nombre de participants, à l’optimisation de votre ROI.

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Les options pour mesurer la satisfaction des invités ne manquent pas. Que vous utilisiez un traditionnel questionnaire ou une méthode plus originale, gardez en tête les principes de base que nous vous avons évoqués. Quoi qu’il arrive, n’oubliez pas qu’un invité mécontent a beaucoup plus de risque de partager son avis que 10 invités qui ont adoré leur expérience. Alors, ne soyez pas frustré et apprenez de vos erreurs. Et puis comme on dit, on ne peut pas plaire à tout le monde !

Comment optimiser le ROI de mon événement ?

Les événements représentent presque un quart du budget marketing des entreprises. Au vu des montants engagés, il semble donc logique que les organisateurs d’événements attendent un retour sur investissement optimal. Nous vous donnons toutes les clés pour optimiser le ROI de votre événement dans cet article. Pour cela, 3 axes sont envisageables :

  • Alignez les parties prenantes
  • Comparez avec excès
  • Utilisez les bons leviers de communication

Alignez les parties prenantes pour un meilleur ROI

Garantissez la cohérence des objectifs

Chez Eventdrive, nous considérons que la cohérence est le facteur clé de réussite de votre événement. Notre guideline ? Un objectif clair pour aller tous dans la même direction.
Cette méthode permet d’éviter les imprévus et les écarts, et donc de limiter l’investissement temporel ou financier qui aurait été nécessaire pour les rectifier. De quoi optimiser le ROi de votre événement !

Prenez le temps de rappeler à l’ensemble des parties prenantes les objectifs de votre événement : intervenants, équipe, managers, prestataires, lieu de réception…

Tentez de répondre aux questions suivantes :

  • Pourquoi organisons-nous cet événement ?
  • Que va-t-il apporter à l’entreprise à long, à moyen, à long terme ?
  • Quel est le ROI attendu ?

Entourez vous des bons partenaires

Vous organisez un événement rassemblant une cinquantaine d’acheteurs ? De potentiels fournisseurs seront certainement intéressés pour proposer une prestation offerte en échange de visibilité et d’un temps de parole en introduction de l’événement.

Réfléchissez aux entreprises dont vos invités pourraient être la cible potentielle. Elles auront tout à gagner de vous proposer une remise ou une prestation à titre gratuit.

À la quête du ROI : comparez avec excès

Faites les bons choix

Vous organisez habituellement des séminaires sur deux jours ?
Pensez à condenser le tout en une seule journée. Vous économiserez ainsi l’hébergement et des frais de bouche supplémentaires. Si vos participants sont des collaborateurs, ils seront également mobilisés une journée de moins. Un premier pas vers un ROI optimisé ! Attention toutefois à ne pas détériorer l’expérience de vos participants et bien garder en tête l’objectif de votre événement !

Vous hésitez entre ville ou campagne ? L’objectif de votre événement en termes de ROI pourrait bien vous aider à choisir. Selon Kactus, un site de location de salles de réunion, comptez, en moyenne, 90€ pour un séminaire à Paris, 70€ pour un séminaire à Lyon, 55€ pour un séminaire à la campagne.

N’omettez aucun détail pour éviter les surcoûts

 

Souvent, le budget de votre événement est dans les clous ! Mais c’est sans compter les fameux coûts cachés, notamment pour ce qui est du lieu de réception. Nous avons donc créé la liste des questions à poser lorsque vous cherchez un lieu pour éviter les mauvaises surprises… Ne vous en faites pas, nous avons tous au moins une fois perdu tous nos cheveux en découvrant la facture du rétroprojecteur de 400 euros 😉

Pour ce qui est des intermédiaires, c’est quitte ou double !
Dans un cas, en les éliminant, vous rognez sur leur marge et donc assurez un ROI supérieur pour votre événement. Dans un autre cas, vous choisissez un expert qui connaît les tarifs du marché et peut négocier le devis d’un lieu par exemple.

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

Utilisez les bons leviers de communication

Mener une stratégie de communication multicanale

Vous le savez mieux que personne, les canaux de communication se servent mutuellement de leviers. Lors de la promotion de votre évènement, connectez-les entre eux pour décupler votre force de frappe tout en maintenant un ROI optimisé. Utilisez l’ensemble des parties prenantes : si elles participent à l’événement, elles seront ravies de communiquer (question d’égo !). Incitez les partenaires à relayer votre communication et les invités à partager le fait qu’ils seront présents.


Par exemple, votre mail d’invitation, votre carton d’invitation, votre publication Linkedin redirigent vers votre site d’inscription, qui propose de découvrir une vidéo d’intro, que vous aurez aussi partagée sur les réseaux sociaux. Une fois inscrit à travers un formulaire, l’invité se verra proposer de télécharger l’application mobile de l’événement, à travers laquelle il recevra régulièrement des citations de certains intervenants influents.

Se servir des réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont un relai efficace et peu coûteux, idéal pour optimiser le ROI de votre événement. Nous l’avons déjà évoqué dans de nombreux articles, mais pensez à créer et à communiquer le hashtag dédié à votre manifestation. Rappelez-le en début de plénière, sur la signalétique, à travers de notifications sur l’application : redoublez de créativité pour ce qui est de la communication sur site !

Pour optimiser le ROI de votre événement, il faut ne laisser passer aucun détail, s’acoquiner avec l’ensemble des parties prenantes, qui sont autant de relais gratuits, mixer ses canaux de communication ! Au final, il faut être créatif et se demander comment faire les choses différemment. C’est d’ailleurs cela le propre de l’organisateur d’événements : la créativité ! Nous en parlions dans l’article sur les 8 bonnes raisons d’aimer son métier d’event planner

Comment calculer le retour sur investissement d’un événement ?

 

Vous vous contenteriez bien du taux de satisfaction des participants de votre événement… Et pourtant le retour sur investissement, de son petit nom ROI, est le nouveau must-have du secteur de l’événementiel.

L’avantage, c’est que, désormais, grâce aux nouvelles technologies, il est possible de mesurer l’impact de chaque étape ! Dans cet article, je vous dévoile tout sur le retour sur investissement.

 

 

Qu’est-ce que le retour sur investissement ?

 

Le retour sur investissement, ou ROI (Return on Investment), est un indicateur financier exprimé en pourcentage. Il est calculé grâce au ratio bénéfices / coût de l’investissement. Finalement, le retour sur investissement répond à la question : mon événement est-il rentable ?

Il permet notamment de prendre les meilleures décisions pour votre business : quelles sont les actions qui vous permettent d’augmenter votre retour sur investissement, c’est-à-dire de diminuer les coûts, d’augmenter les bénéfices ou les deux ?

 

Vous pouvez choisir de :

– vous concentrer sur les coûts : il s’agit d’une vision classique, en général adoptée par les conseils d’administration.

– prendre en compte la valeur globale de votre événement : ventes de billets, nombre total de participants, notoriété, image partenariats, opportunités créées, évolution du chiffre d’affaires….

 

L’impact de l’événement va bien au-delà du simple chiffre d’affaires et vous pouvez le prouver à votre hiérarchie 🙂

 

 

Pourquoi calculer le retour sur investissement d’un événement ?

Pour en mesurer son efficacité

Un événement s’inscrit toujours dans une stratégie globale d’entreprise et répond à un objectif stratégique. Par exemple, si l’objectif de votre événement est d’augmenter de 30% les ventes du produit dans les 6 mois, le coût de votre événement en doit pas dépasser le chiffre d’affaires des ventes incrémentales. Pour le savoir, vous mesurerez donc votre retour sur investissement : coût de l’événement / chiffre d’affaires incrémental généré.


Retrouvez comment fixer les objectifs de vos événements dans notre article.

 

Pour justifier vos dépenses

Sauf si vous êtes dirigeant d’une entreprise (et encore, vous avez peut-être des investisseurs), vous devez rendre des comptes à votre hiérarchie. Si vous voulez organiser un événement encore plus fou l’année suivante, et donc obtenir plus de budget, il vous faudra prouver par A+B que l’événement de cette année a été une réussite.

 

Rien de plus efficace que le retour sur investissement dans ce cas !

 

Pour prendre les bonnes décisions

Si vous réussissez à identifier le retour sur investissement de chaque étape du process d’organisation de vos événements, vous pourrez :

  • Déterminer les canaux d’invitation les plus efficaces
  • Identifier les postes de dépenses à optimiser
  • Choisir le projet le plus rentable

 

Comment calculer le retour sur investissement d’un événement ?

 

La cohérence entre toutes les parties prenantes

Un événement, c’est une action d’entreprise qui s’inscrit dans une stratégie globale. Le maître-mot est donc la COHÉRENCE. Si l’expérience de vos participants se doit d’être fluide, le calcul de votre ROI sera lui aussi sans couture.

La définition du retour sur investissement de votre événement doit être la même pour l’ensemble des parties prenantes, ou du moins pour l’ensemble des parties prenantes internes.

Demandez-vous d’abord quel est l’objectif visé : améliorer l’adhésion, renforcer la motivation, fidéliser, inciter à l’achat… Vos actions doivent s’inscrire dans cette vision collective et ne pas répondre uniquement à vos objectifs personnels.

La formule de calcul du retour sur investissement

Retour sur investissement = (bénéfice de l’investissement – coût de l’investissement) / coût de l’investissement.

Le bénéfice peut être :

  • le panier moyen après un événement client
  • les ventes incrémentales après un séminaire commercial
  • les ventes des billets d’un festival

Si un investissement coûte 1000 euros et qu’il rapport 1500 euros, le retour sur investissement sera égal à : (1500-1000)/1000 soit 50%.

L’analyse du retour sur investissement

Si le ROI :

  • est inférieur à 1, l’entreprise a connu une perte.
  • est égal à 1, le résultat est neutre.
  • est supérieur à 1, la société a enregistré un bénéfice.

Grâce aux outils d’aujourd’hui, vous pouvez désormais évaluer chaque étape de votre process d’organisation d’événements. Il est donc plus facile de récolter les bonnes informations pour mesurer un retour sur investissement précis et juste. Retrouvez notre article sur les indicateurs à suivre en événementiel.

 

9 questions à poser dans votre questionnaire de satisfaction

Vous avez terminé un événement et vous souhaitez en mesurer la performance ? Rien de plus simple ! Première étape : calculer le ROI de votre événement grâce aux données récoltées au cours de celui-ci. Vous aurez ainsi un aperçu de votre performance en terme de gestion de budget (coûts et dépenses). Deuxième étape : mesurer le taux de satisfaction de vos invités ! C’est encore le meilleur moyen de savoir si votre événement est une réussite, et c’est pourquoi recueillir cette information est cru-ciale !

 

 

Pourquoi est-ce important de mesurer la satisfaction ?

 

Connaître la satisfaction de vos invités est un élément clé dans votre stratégie événementielle. En effet, ces précieuses données pourront faire partie intégrante de votre plan de communication, par exemple : “L’application la mieux notée par les utilisateurs”. Elle permet aussi de montrer l’intérêt que l’on porte à nos invités et apporte une touche professionnelle qui humanise davantage les relations entre les participants et l’organisation.

En tant qu’organisateur d’événements, votre objectif numéro 1 est de créer un moment inoubliable, riche en émotion et en partage à vos invités. C’est d’ailleurs ce qui vous fait vibrer au quotidien ! Mais créer des événements sans connaître le retour de vos invités, c’est comme être un navigateur sans compas. En effet, ces retours vont orienter votre stratégie et vous permettre de vous surpasser quotidiennement, en optimisant vos points faibles et en sublimant vos points forts.

Après analyse des ces données, vous bénéficierez d’une meilleure connaissance de vos invités et de leurs besoins et pourrez renforcer votre pertinence et votre efficacité.

Les participants seront garants de la bonne image de votre entreprise/organisation/association. Des invités satisfaits véhiculeront avec plaisir des photos de votre événement sur les réseaux sociaux et en parleront naturellement aux personnes de leur entourage. Un excellent moyen de développer votre communication et sa viralité avec pour résultat l’augmentation de votre visibilité, de votre notoriété, ainsi que l’amélioration de l’image de votre entreprise.

Mais comment savoir si vos invités ont été réellement satisfaits ou pas ? La solution : créer un questionnaire de satisfaction, qui mixera questions quantitatives et qualitatives. Pour cela, l’équipe Eventdrive a listé pour vous 10 questions qui doivent impérativement apparaître dans votre questionnaire de satisfaction, afin de récupérer des données pertinentes et créatrices de valeur ajoutée.

 

Pourquoi est-ce important de mesurer la satisfaction ?

Taux de satisfaction

Êtes-vous satisfaits de cet événement ? Pour avoir un retour direct concernant la satisfaction générale de votre invité pendant un événement, vous pouvez lui poser directement cette question, en proposant une hiérarchie de réponse : très satisfait ; satisfait ; moyennement satisfait ; pas satisfait.

Par la suite, enrichissez cette question avec d’autres questions plus spécifiques et ouvertes comme :

Qu’est ce qui vous a le plus plu ?

Qu’est ce qui vous a le moins plu ?

C’est un moyen efficace de cibler directement vos atouts et points faibles pendant l’événement, pour ensuite relever la tendance positive et négative qui se dégage et prendre les bonnes décisions pour les projets à venir.

 

Matrice de notation

La matrice de notation permet de recueillir une note de 1 à 5 sur des aspects plus opérationnels de votre événement. Voici les points que vous pouvez par exemple évaluer :

  • Lieu
  • Communication en amont
  • Intervenants (en détaillant chaque intervenant ou au global)
  • Restauration
  • Programme
  • Animations
  • Accueil
  • Etc…

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

 

Le net promoter score (NPS)

Recommanderiez-vous cet événement ? (de 1 à 10). Cette question est un classique incontournable. Le net promoter score est en effet stratégique : il permet de connaître qui sont les “promoteurs”, c’est-à-dire les personnes qui peuvent potentiellement promouvoir votre événement et le recommander.

  • Pour une note de 9 ou 10 : l’invité est promoteur.
  • Pour une note de 7 ou 8 : l’invité est passif.
  • Pour une note de 0 à 6 : l’invité est détracteur.

Les invités passifs sont considérés comme neutres.
Les détracteurs sont eux à surveiller avec attention car ils peuvent transmettre des messages négatifs quant à votre marque ou votre événement.
En revanche, vous pourrez vous appuyer sur vos promoteurs pour promouvoir vos prochaines éditions (ou même les concevoir !) ou créer des études de cas.

Pour calculer votre net promoter score, il suffit simplement de calculer le pourcentage des promoteur moins les détracteurs. Ce chiffre vous permet d’avoir une idée sur la qualité de votre événement de manière globale !

 

Les questions ouvertes

Vous avez une multitude de possibilité concernant les questions ouvertes, qui vous permettront, non pas d’évaluer la performance en tant que telle mais plutôt de savoir comment vous améliorer. Plus chronophages à analyser, elles apportent néanmoins une grande valeur ajoutée lorsque les réponses sont prises en compte.


L’avantage de ce type de questions ? Elles ne limitent pas l’invité dans ses réponses, elles favorisent la diversité et peuvent même vous surprendre !

Parmi les questions ouvertes que nous vous préconisons d’intégrer dans votre questionnaire, nous retrouvons celles-ci :

Qu’avez-vous pensé des contenus proposés ?

Si nous organisions la seconde édition, viendriez-vous ? Pourquoi ?

Quelles thématiques aimeriez-vous voir traitées ?

Quelles sont vos recommandations ?  

Un dernier mot ?

 

Voilà, vous avez désormais toutes les clefs en main pour créer un questionnaire pertinent et utile pour votre organisation ! Évidemment, c’est une liste non exhaustive des possibles questions qui peuvent se retrouver dans votre questionnaire de satisfaction. À vous d’adapter ensuite les questions selon vos besoins. 🙂

Si vous souhaitez retrouver d’autres méthodes pour mesurer la performance de vos événements, relisez notre article sur les indicateurs.

 

Les indicateurs pour mesurer le succès de vos événements

Il est 20 heures, les invités partent enfin, votre événement vient de se terminer. Enfin, c’est ce que vous croyez… Grâce à l’application mobile Eventdrive utilisée par vos clients en amont et pendant l’événement, vous avez récupéré un maximum d’informations que vous allez pouvoir analyser grâce à des indicateurs.

Avez-vous rassemblé le nombre d’invités espéré ? Les participants sont-ils satisfaits ? Ont-ils participé activement pendant la journée ? Quel a été votre retour sur investissement ? Tout simplement : l’événement était-il une réussite et comment vous assurer que les prochains le soient aussi ?

Tout commence avant même que l’événement n’ait pris forme dans votre esprit. Pourquoi dois-je organiser un événement ? Quel est mon objectif stratégique – conquête, fidélisation, appartenance à l’entreprise ? Quels vont être mes objectifs opérationnels ?

L’atteinte de ces objectifs sera ensuite mesuré grâce à des indicateurs clefs de performance – KPI pour les intimes – définis en amont. Je vous donne ici les KPI qu’il me semble important de suivre lorsque vous organisez un événement. Alors vous me suivez ? Découvrons ensemble les indicateurs de vos événements !

Les indicateurs du process d’inscription de votre événement

 

Ce premier indicateur est un basique, qui vous permet notamment de mesurer l’attractivité de votre événement. Imaginez la couverture d’un magazine de voyages : si la photo vous montre une plage de Bali – sable blanc, eau turquoise, pas un chat – et que les titres vous donnent des envies d’ailleurs, vous aurez forcément envie de lire… et vous l’achèterez.

 

Nous vous conseillons donc d’identifier les indicateurs suivants :

  • mails d’invitation envoyés
  • mails d’invitation ouverts
  • clics sur le mail d’invitation
  • visites sur votre site d’inscription
  • inscrits
  • participants réels

Vous pouvez ensuite utiliser des ratios pour mesurer la performance des différents outils utilisés.


Le rapport nombre de mails envoyés / nombre de mails ouverts

S’il est faible (moins de 20%) : dans un premier temps, vérifiez que vos emails ne sont pas envoyés dans les spams. Dans un second temps, penchez-vous sur l’objet de votre message : pas assez explicite ? trop commercial ?

Le rapport nombre de mails ouverts / nombre de clics

S’il est faible (moins de 2%) : vous devriez potentiellement revoir le design de votre email. Les call-to-action sont-ils placés au bon endroit ? Le wording utilisé est-il adapté ? Donnez-vous les bonnes informations ? Pour vous aider à créer l’emailing parfait, découvrez nos templates pour vos séminaires internes.


Le rapport nombre de clics  / nombre d’inscrits

S’il est faible : l’agenda n’est pas peut-être pas pertinent, la date peu arrangeante ou le lieu trop excentré ? Cela peut aussi être dû à un design peu attractif… Tester le visuel auprès de vos collègues peut être une première piste 🙂

Le rapport nombre d’inscrits / nombre de participants

S’il est faible : le scénario de marketing automation est certainement à retravailler. Pensez à bien envoyer un mail de confirmation suite à l’inscription puis à renvoyer plusieurs rappels – au moins deux, 15 jours avant et la veille. Si vos commerciaux rencontrent les invités dans les semaines précédant l’événement, demandez leur de faire une piqûre de rappel.

 

Voici un exemple d’entonnoir ci-dessous.

 

Indicateurs inscription événementiel

Bien sûr, nous ne sommes ici que sur les inscriptions online à travers un mail d’invitation puis un site d’inscription. Si vos commerciaux parcourent la France pour recruter des participants, le nombre de présents sera largement supérieur. Idem si vous communiquez sur les réseaux sociaux ou dans la presse.


Cela nous amène au point suivant. Si l’événement est public, vous pouvez aussi identifier les canaux qui vous apportent du trafic : vos emailings, une recherche sur Google, le site d’un partenaire… Cela vous permet de cerner les meilleurs sources et d’optimiser vos invitations pour le prochain événement.

Maintenant que vos invités sont tous arrivés à bon port, que la fête commence ! Regardons les indicateurs du jour J.

 

Indicateurs Invitation Inscription événements

Les indicateurs de votre événement sur les réseaux sociaux


Rappelez-vous, nous vous avions préparé un article sur la
promotion de votre événement sur les réseaux sociaux. Effectivement, ces derniers jouent un rôle majeur dans l’engagement de vos invités. Leur utilisation vous permettra de :

  • vous faire connaître à plus grande échelle
  • promouvoir vos actions sur le terrain
  • mesurer l’engagement de vos participants
  • récolter des feedbacks


Comment s’y retrouver dans les tableaux de bord ? Quelles informations relever ?
Voici une petite shortlist des indicateurs à garder à l’oeil.

Nombre de publications sur chaque réseau

Cet indicateur sera plus facile à mesurer si vous avez mis en place un hashtag unique dédié à votre événement en amont. Vous pouvez également observer à quelle fréquence vos invités ont utilisé ce fameux hashtag. Si la proportion est faible, cela signifie certainement que ce dernier n’est pas adapté – trop long ou trop compliqué par exemple.

Réactions aux publications

Les réactions sont nombreuses et positives ? Votre événement plaît et engage une cible plus large que vos invités !

Contenu des publications

Quels types de contenus sont appréciés et relayés par vos invités ?
Ont-ils cité des orateurs ?
Ont-ils publié des photos d’eux : quel outil leur mettre à disposition lors de la prochaine édition pour faciliter le partage ?
Etait-ce pour se plaindre à propos de l’événement ? Dans ce cas, gardez votre sang-froid ! Répondez à la publication objectivement puis envoyez un petit message privé à l’invité pour vous excuser et mieux comprendre son mécontentement.


L’idéal, c’est d’utiliser un outil de suivi ! Nous on adore
Mention : avec eux, vous pourrez surveiller en temps réel tout ce qui se dit sur le Web et les réseaux sociaux, c’est en quelque sorte les yeux à l’arrière de votre tête 😉


Comment rectifier le tir si les chiffres ne sont pas à la hauteur ?


Il est essentiel de bien communiquer en amont et pendant l’événement quant aux éléments suivants :

  • réseaux sur lesquels vous êtes présents
  • codes de communication : hashtag, comptes à suivre, partage de vos publications

Pensez à vous-même être actif le jour J, à envoyer de temps en temps des notifications push à vos invités pour leur rappeler de partager et à imprimer quelques affiches que vous collerez dans les différentes salles.

Indicateurs Budget ROI événements

Les indicateurs pour mesurer l’interactivité de votre événement

 

Quelle session a le plus fait réagir ? Laquelle a laissé les invités de marbre ? Vous souhaitez lever le voile sur l’engagement de vos invités ? Les statistiques tirées de votre application parleront d’elle-même.

Voici la liste des indicateurs à garder à l’oeil :

Nombre de téléchargements

Si ce nombre est faible en comparaison du nombre de participants, c’est probablement que la communication en amont n’a pas été optimale. Envoyez un premier mail 15 jours avant l’événement suivi d’un mail de rappel une semaine avant puis la veille pour inviter les participants à télécharger et à se connecter à l’application. Briefez également les collaborateurs accueillant les invités ou les hôtesses pour qu’ils le rappellent lors du check-in.

Nombre de connexions

Si ce nombre est faible, les raisons sont multiples :
– la qualité de la connexion Wifi laisse à désirer – vous pouvez mesurer la bande passante nécessaire en amont de l’événement pour faire appel à un prestataire pour compenser si besoin.
– les invités sont peu engagés
– un manque de communication on site : comme pour les téléchargements, promouvez l’utilisation de l’application dès l’entrée de votre événement. Pensez également à demander aux speakers d’inviter les participants à réagir et à poser leurs questions sur l’application.

Nos clients sont en général très friands des questions posées par les participants. Cela leur permet d’identifier des problématiques récurrentes, de prendre la mesure des différentes interventions.

Services utilisés

Quels services ont été les plus utilisés : vote, nuage de mots, questions / réponses ? Ces informations vous serviront pour déterminer les activités les plus susceptibles de générer de l’interactivité, que vous pourrez mettre en avant lors de vos prochains événements.

Si vous vous demandez pourquoi utiliser une application mobile pour votre événement, retrouvez notre article de blog ici.

Les indicateurs pour évaluer votre communauté événementielle


Au-delà de permettre l’interaction entre les invités et les intervenants, l’application vous permet aussi de créer du lien entre les participants. Comment mesurer la cohésion de votre communauté ? C’est là tout ce que nous allons découvrir.

L’indicateur-clef à regarder : le nombre de messages échangés entre invités.
S’ils sont nombreux, c’est que la valeur perçue du service de networking est importante !

Mais aussi d’autres indicateurs….

Vous pouvez aussi identifier les périodes les plus propices aux échanges : pendant les ateliers, au cours des plénières, durant les pauses ou le déjeuner ? Le temps dédié au networking est-il utilisé ?

Quels sont les participants qui interagissent : orateurs, invités, organisateurs ? Est-ce que les participants échangent avec les intervenants ? Ou uniquement entre eux ? Vous pourrez ainsi vous demander quelle action mettre en place pour activer tel ou tel type de participant.

Ces informations seront plus faciles à traquer si vous utilisez un outil digital de networking, à l’image de l’application mobile Eventdrive. 

Indicateurs événement

Les indicateurs pour contrôler la satisfaction de vos invités


Vous ne jurez que par la satisfaction des participants. C’est par ici que ça se passe !

Vous allez pouvoir calculer votre net promoter score et déterminer si vos invités ont ressentis l’effet “wahou”.

 

Le net promoter score, kézako ?

 

C’est THE indicateur pour mesurer la satisfaction de vos invités. Il s’agit ici de savoir si ces derniers vont vous recommander.
La question à poser : “Sur une échelle de 1 à 10, comment recommanderiez-vous cet événement à votre entourage ?”

Si votre invité répond 9 ou 10, il est considéré comme un promoteur aka le fervent admirateur de votre événement.
Celui qui répondra 7 ou 8 sera un passif, satisfait de votre événement mais ouvert aux opportunités offertes par les concurrents.
Et finalement, celui répond entre 0 et 6 est considéré comme un détracteur – aïe ! Vous courrez ici le risque de voir votre événement ruiné par des feedbacks négatifs.

Et voilà, vous avez les données nécessaires pour calculer votre net promoter score, en utilisant la formule suivante :

 

% promoteurs – % détracteurs

 

Comment récupérer ces données ?

 

Soit par l’intermédiaire d’un questionnaire papier.

Celui-là, vous le connaissez bien. C’est en général de cette façon que vous récupériez les données de satisfaction jusqu’à il y a peu – oui, j’utilise le passé car j’espère que vous ne faites plus appel à cette pratique de l’ancien temps. On s’imagine très bien rentrer de son événement en brandissant fièrement le tas de questionnaires puis le poser sur notre bureau en attendant de se délecter de cette pléthore de 10/10. Les jours passent, mais les questionnaires ne bougent pas. Trois mois plus tard, on les relègue aux archives ou on les réutilise comme brouillon.

Néanmoins, certains types de participants ne sont pas adeptes du portable, notamment dans le secteur médical. Dans ce cas, le questionnaire papier est toléré. Il a l’avantage de bénéficier d’un taux de remplissage extrêmement élevé. Les organisateurs récupèrent en effet le questionnaire à la sortie de la salle et le petit malin qui ne l’aurait pas rempli se sentirait certainement mal à l’aise de ne rien remettre.

 

Soit par l’intermédiaire d’un questionnaire mobile.

Celui-ci vous permettra de récolter des données à chaud. Vous pourrez ainsi identifier les petits détails de l’expérience participant qui vous ont fait défaut et les rectifier lors d’une prochaine édition. A titre d’exemple, le café froid, la difficulté à trouver une salle ou le manque de stylos pour les ateliers.

 

Soit par l’intermédiaire d’une enquête envoyée suite à l’événement.

Ce qui est intéressant dans le cadre de cette méthode, c’est que vos participants répondront à froid, c’est-à-dire qu’ils auront le temps de maturer ce qu’ils ont vécu et appris lors de cet événement. En général, il est préconisé d’associer un questionnaire à chaud – focus sur les détails du terrain, plus opérationnel – et un autre à froid – focus sur l’expérience globale et sur la valeur ajoutée, plus stratégique. Retrouvez notre article pour mettre en place l’enquête de satisfaction parfaite !

Organisation Événements indicateurs

Les indicateurs pour calculer le retour sur investissement de votre événement

 

Le ROI ? Vous ne jurez que par lui ! Et vous avez bien raison, vous n’organisez pas un événement pour les beaux yeux de vos clients.

Les événements correspondent aux plus grosses dépenses marketing mais peuvent également bénéficier des meilleurs retours. En effet, ils boostent les interactions en face-à-face et créent un véritable attachement à la marque.

Pensez donc à poser des objectifs sur votre retour sur investissement et à mettre en place les outils nécessaires à son suivi. Qui sera chargé de le suivre ? Les commerciaux, le service marketing ? A travers quels indicateurs ?

 

Voici la formule magique pour le calculer :

Dépenses totales / revenu total généré ou auquel l’événement a contribué

*effectivement, si votre événement est gratuit, vous n’aurez pas de revenu direct mais vous pouvez évaluer les ventes qui y sont intimement liées (si votre CA augmente de 30% chez un client les 3 mois suivants l’événement, cela peut vous mettre la puce à l’oreille).


La clef de ce calcul réside aussi dans un outil de budget efficace et simple d’utilisation. Recensez toutes vos dépenses dans un seul endroit pour faciliter votre mesure de ROI.

Retrouvez notre article pour calculer facilement votre retour sur investissement !

Les indicateurs pour optimiser la gestion des process


C’est ici un petit bonus rien que pour vous. Il s’agit ici de mesurer votre efficacité. Vos invités étaient peut-être enchantés, mais vous avez trimé pendant des mois et des mois.

Avez-vous abordé sereinement la préparation de cet événement ? Avez-vous su respecter les deadlines que vous vous étiez fixées ?

C’est un KPI très personnel, qui vous sera utile à vous, pour identifier vos points bloquants dans la conduite de projet. Êtes-vous ralenti quand vous incluez d’autres personnes dans le process ? A quel niveau ? Y a-t-il des documents que vous tardez à récupérer ?

Voilà, nous arrivons au bout de cet article. Bien sûr, nous pourrions encore tergiverser des heures sur les différents indicateurs à suivre pour mesurer la réussite de votre événement. Mais pour nous, les principaux sont rassemblés ici.

Rappelez-vous aussi que chaque événement a ses propres objectifs et donc ses propres KPIs. A vous d’identifier ceux qui vous conviennent le mieux et qui seront parlants pour votre entourage. Retrouvez notre article pour fixer les objectifs de vos événements.

Vous souhaitez booster les inscriptions à vos événements ?

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