Certainement, la partie la plus croustillante : voici venu le choix du traiteur de votre événement !

En France, la gastronomie est un indispensable. Saviez-vous que les Français passent en moyenne plus de 2h à table par jour, ce qui fait de nous la population qui y passe le plus de temps ?!

D’ailleurs, rappelez-vous le dernier mariage auquel vous avez participé. Nos premières pensées sont généralement pour le repas 😉

Le traiteur événementiel est donc un facteur-clé de succès de votre événement. Cela peut faire un peu peur au premier abord. Il suffit néanmoins simplement de penser à tous les aspects pour s’assurer que sa prestation soit une réussite, et que vos invités repartent le ventre plein.

Pour éviter tout couac potentiel, comme un trop-plein de chouquettes ou une panne de serviettes, je vous ai préparé une check-list de questions à poser à votre traiteur événementiel.

Partagez les bonnes informations avec votre traiteur

Le succès du traiteur de votre événement commence avant même qu’il n’ait commencé à cuisiner. C’est d’ailleurs vous qui en êtes l’instigateur !

En effet, votre brief est extrêmement important. Voici une liste d’informations à transmettre au traiteur :

  • Date de l’événement
  • Heures de début et de fin
  • Heure à laquelle tout doit être installé
  • Lieu (inclus une cuisine sur place ?)
  • Nombre de convives
  • Format : matin, midi, pauses, soir / cocktail, dîner assis / chaud, froid…

 

Demandez ses références

Ce n’est pas pour rien que les marques partagent des verbatims de leurs utilisateurs ou affichent les logos de leurs clients. Il n’existe pas de meilleur moyen de savoir si votre traiteur événementiel est bon que les témoignages de ses clients

 

  • A-t-il des photos des buffets qu’il a réalisés ?
  • A-t-il des avis clients que vous pourriez consulter ?

Pensez au paiement de votre traiteur événementiel

 

C’est certainement la partie la moins sympa à gérer, mais pour éviter toute surprise, mieux vaut être carré dès le départ.

 

Définissez les modalités de paiement

 

  • Quel est le montant total de la prestation ?
  • Quelle est l’échéance de paiement ?
  • Faut-il un acompte ?
  • Quels sont les moyens de paiement ?
  • Quelles sont les conditions d’annulation et de remboursement ?
  • Y-a-t-il un droit de bouchon si le traiteur de l’événement ne fournit pas l’alcool (et 3 et 10 euros par bouteille) ?

Renseignez-vous sur ce que le traiteur inclut dans sa prestation

 

Les prestations de traiteur événementiel peuvent parfois inclure des coûts cachés – nettoyage, livraison, service – qui peuvent piquer à la réception de la facture.

Mieux vaut également éviter certaines surprises : si le traiteur de votre événement ne prévoit pas de serviettes en papier, il est préférable de le savoir en amont.

Les points à vérifier :

  • La livraison
  • Le nappage et la vaisselle : si ce sont des nappes en tissu, le nettoyage est-il inclus ?
  • La décoration de la table
  • Le service : jusqu’à quelle heure, combien de personnes, quel est le tarif par heure supplémentaire, frais de déplacement inclus ?

 

Évoquez le contenu des menus

 

Nous voilà à l’étape que je préfère : le choix du menu ! Voici un éventail de question à poser au traiteur de votre événement.

 

La nourriture

 

  • Est-ce possible d’organiser une dégustation avant de choisir ? Si oui, est-elle facturée ?
  • Y-a-t-il des menus pour les régimes particuliers (végétarien, vegan, halal, kasher) ou les allergies ?
  • Combien de portions sont prévues par participant ?

Pour un cocktail dinatoire, nous vous conseillons 6 à 8 pièces par personne. Pour un cocktail repas, il vous faudra une vingtaine de pièces, dont 2/3 seront salées.

Petite astuce : vos invités auront tendance à moins boire et moins manger si le repas se fait debout.

Je vous conseille vivement cet article sur la gestion des quantités, même si vous pouvez souvent faire confiance au traiteur de l’événement.

 

Les boissons

 

  • Quelle formule pour les boissons ?
  • Les jus et smoothies sont-ils faits maison ?
  • Combien de verres sont prévus par participant ?
  • Les verres sont-ils fournis ?

En cas de fortes températures, prévoyez plus de boissons sans alcool, et notamment de l’eau.

Parlez de logistique avec le traiteur de votre événement

 

En tant que véritable chef d’orchestre, vous devrez coordonner l’ensemble de vos prestataires. Et cela commence par le traiteur de votre événement ! Calez tous les détails en amont pour être serein le jour J et laisser votre traiteur prendre la main.

 

Quand le traiteur livre les produits le jour de l’événement

 

  • A quelle date devez-vous valider le nombre d’invités ?
  • A quelle heure sera livrée la prestation ?
  • A quelle heure se passera la récupération du matériel ?
  • A quel numéro pouvez-vous joindre le traiteur lors de l’événement ?

Quand le traiteur de votre événement arrive sur place

 

  • A-t-il besoin d’une cuisine ?
  • A-t-il besoin d’un espace de stockage frais ou chaud ?
  • Combien de temps peuvent-être stockés les plats ?
  • Qui sera son contact sur place ?

Maintenant que tout est calé au millimètre près, vous allez pouvoir envoyer vos invitations : sélectionner vos canaux d’invitation, choisir l’objet de votre mail, construire un site d’inscription

N’hésitez pas à informer qu’un repas sera proposé aux invités, c’est souvent un critère motivationnel fort 😉

Finalement, pour évaluer votre traiteur, pas de meilleur moyen que l‘enquête de satisfaction post-événement à partager avec vos participants.