Pourquoi une plateforme d’organisation d’événements ?

Si vous êtes un fervent follower de notre blog, vous savez désormais ce qu’est une plateforme d’organisation d’événements. Mais ce que vous ne savez pas encore, même si vous en avez peut-être une petite idée, c’est POURQUOI il vous faut à tout prix une plateforme pour gérer vos événements. On vous dit tout ici ! C’est parti !

 

LA PLATEFORME D’ORGANISATION D’ÉVÉNEMENTS : AMÉLIORATION DE LA COORDINATION DES ÉQUIPES

La plateforme de gestion des événements tout-en-un fournit un environnement unique coordonnant les tâches et les activités de votre équipe événementielle mais pas que ! Les ventes, le marketing, la comptabilité… Toutes vos équipes associées à la gestion de votre événement sont connectées grâce à l’application.

Un changement dans un élément et tout le monde est averti. Désormais, l’ensemble de vos équipes aura toujours les informations les plus récentes. Transparence garantie entre les services avec un accès aux budgets en temps réel.

PLATEFORME D’ORGANISATION D’ÉVÉNEMENTS : OPTIMISATION DES COÛTS ET DONC DU ROI

Au-delà du fait que ce type de solution soit moins coûteuse qu’une multitude de briques, elle vous fera également économiser sur l’organisation globale de votre événement. Comment ? Grâce à une vue d’ensemble de votre budget, vous pouvez ainsi respecter les contraintes budgétaires pour améliorer votre rendement.

Au-delà de la dimension budgétaire pure, ce type de technologie vous évitera de jongler entre différents outils et de perdre du temps… Et vous le savez, le temps c’est de l’argent ! En vous déchargeant des tâches de faible intérêt et chronophages, vous pouvez vous concentrer sur les missions à haute valeur ajoutée. Votre ROI vous en sera reconnaissant.

En choisissant des indicateurs-clefs de performance que vous pourrez suivre facilement, vous identifierez les étapes créatrices de valeurs pour vos participants, celles qui ont le plus d’impact sur l’évolution du chiffre d’affaires, le taux d’engagement des collaborateurs ou le nombre de retombées presse…

PLATEFORME D’ORGANISATION D’ÉVÉNEMENTS : SIMPLIFICATION DE L’EXPÉRIENCE PARTICIPANT

Avec l’intégration d’un outil entièrement numérique, vous participez à la modernisation de votre image au quotidien et devenez acteur de votre transformation digitale. Que ce soit auprès de vos collaborateurs ou de vos prospects/clients, vous renvoyez l’image d’une société qui vit avec son temps… le tout au service de la fluidité du parcours invité !

En ne renseignant leurs données qu’une seule fois, vos invités découvrent une expérience cohérente, sans couture au bénéfice d’une expérience de marque globale. Ils peuvent retrouver sur l’application, directement liée à la plateforme, l’ensemble des informations qui leur sont utiles : agenda personnalisé, emplacement, dress code, intervenants…

PLATEFORME D’ORGANISATION D’ÉVÉNEMENTS :
GESTION EFFICACE DES DONNÉES

ous vous en parlions précédemment, un des gros avantages d’une solution tout-en- un est qu’elle constitue une base de données unique. Au-delà du fait que vous ayez désormais une vision unifiée de toutes vos data, cela signifie aussi que votre équipe peut les suivre facilement en étant constamment à jour.

De plus, vous respecterez pleinement le Règlement Général de Protection des Données car les données sont centralisées suite à un enregistrement unique.

    Voilà, vous connaissez désormais tous les avantages d’une plateforme d’organisation d’événements. Vous souhaitez en savoir encore plus ?! Téléchargez notre livre blanc !

    10 lieux cocooning pour un événement digital detox

    Chaque année, on voit surgir de nouvelles tendances dans le secteur de l’événementiel. Des modes qui nous viennent d’au-delà nos frontières… Parfois, les nouveautés sont un peu trop «funky» et ne restent pas très longtemps au goût du jour. En revanche, d’autres sont particulièrement appréciées et se se multiplient comme des petits pains. C’est notamment le cas des événements Digital Detox ! Le concept est simple : le temps d’un événement, on oublie SMS, appel et mails. Tout ce qui ressemble de près ou de loin à un téléphone, une tablette ou un ordinateur est banni. L’objectif est de se couper d’internet… pendant un moment en tout cas. Difficile à imaginer quand on organise des événements et que le téléphone est notre principal outil de travail ! Et pourtant, à la fois innovants et originaux, ces événements fleurissent et sont revisités à toutes les sauces.

    Pour surfer sur la tendance, il est donc temps de vous mettre au Digital Detox. Voici donc 10 lieux particulièrement accueillants, soigneusement sélectionnés par Eventdrive, pour organiser vos événements Digital Detox.

     

    1) COMMENT CHOISIR UN LIEU COCOONING POUR UN ÉVÉNEMENT DIGITAL DÉTOX ?

    Avant d’entrer dans le vif du sujet, il faut avoir conscience à quel point il est important d’être méticuleux dans le choix de votre événement. Gardez à l’esprit que le but est de se déconnecter, se couper du monde pendant un plus ou moins long moment. Même si vous n’êtes pas fan du concept, mettez-vous à la place de votre client et imaginez ce qu’est sa définition d’une retraite loin des nouvelles technologies. Le lieu de votre événement doit être calme, si possible entouré de verdure et loin de l’animation du centre-ville. N’imaginez pas organiser votre digital detox au cœur du quartier de la Défense par exemple!

    En revanche, voici des lieux qui feraient parfaitement l’affaire.

    2) DES IDÉES DE LIEUX POUR VOTRE ÉVÉNEMENT DIGITAL DÉTOX

    Une retraite dans un Château de la Loire

    Les domaines ne manquent pas autour de la Loire. Ils s’avèrent que les Châteaux centenaires sont d’excellents lieux pour organiser un événement digital detox. Sans wifi, au milieu d’un parc de plusieurs hectares, la nature devient la priorité. On oublie les habitudes de scrolling d’écran en quelques instants seulement! Le temps d’un week-end, apprenez à faire du vin, à reconnaître différents fromages ou découvrez la botanique du jardin. Bref, un rapprochement du terroir et un retour aux sources… sans technologie.

      Une expérience dans un bivouac à deux pas de Paris

       

      Oublier son portable pendant quelques jours pour se consacrer à la nature, c’est le pari lancé par de nouvelles compagnies. Pour ne pas trop dépayser les travailleurs parisiens, des centres ont ouvert à 2 pas de la capitale. Au programme, temps de paroles où les échanges sont encouragés, balade en forêt, activités de groupe. Idéal pour un team-building, ce type d’événement Digital Detox favorise la cohésion de groupe.

       

      Une journée en Bretagne

       

      Le but d’une cure digital detox est aussi de prendre du recul et se recentrer sur soi-même. Quel meilleur endroit que face à la mer en Bretagne ? Imaginez-vous en train de marcher, les pieds dans le sable, le bruit des vagues en arrière-plan, une petite brise vous caressant le visage… L’idéal pour se déconnecter et se relaxer loin des ondes, non ?

       

      Se déconnecter le temps d’un afterwork

       

      S’il est vrai que les effets d’une digital Detox seront plus importants si l’événement dure plusieurs jours, tous les efforts sont bons à prendre. Pourquoi ne pas commencer par se déconnecter au cours d’un afterwork ? De nombreux bars proposent dorénavant ce type d’événement. Vous pouvez également trouver un lieu complètement dépaysant, à l’image du Comptoir Général par exemple !

       

      Comptoir Général lieux digital détox

      Sur une péniche le temps d’une soirée

       

      Se ressourcer au fil de l’eau est une bonne idée, n’est-ce pas ? Les événements sur péniche sont particulièrement tendance et semblent idéaux pour se couper de la réalité le temps d’une soirée. Il suffit d’un groupe de jazz, un cocktail (sans alcool bien sûr!) et d’une balade au gré des vaguelettes et la detox a commencé.

       

      La Passerelle Boulogne Lieux Digital Détox

      Se ressourcer dans un chalet à la montagne

       

      Un week-end à la neige, ça vous plairait ? Imaginez-vous la scène : vous arrivez au chalet après une journée à skier, vous retirez enfin ces horribles chaussures de ski pour vous poser dans le canapé, face à la cheminée, avec un bon chocolat chaud pendant qu’une réunion informelle a lieu avec vos collègues. Un brainstorming collectif, un paperboard et aucun ordinateur à l’horizon… N’est-ce pas la digital Detox dont tout le monde rêve ?

       

      Quelques jours au contact des animaux

       

      Pourquoi ne pas emmener vos employés dans une ferme et les mettre en contact avec les animaux ? Des études ont montré que le lien avec nos amis à poils (ou à plumes, selon vos préférences) était particulièrement relaxant. Il faudra juste résister à l’envie de prendre en photo ces adorables bouilles poilues! Eh oui, qui dit digital detox, dit ni téléphone, ni caméra!

       

      Sur une île, loin du continent

       

      De plus en plus de propriétaires d’îles proposent leurs propriétés pour l’organisation d’événements. Attention, on ne vous parle pas d’une île comme celle de Johnny Depp, au luxe qui déborde (même si ça nous aurait bien plu), mais plutôt de petites îles situées non loin de côtes françaises, comme celle de Porquerolles. Authentique, à l’écart de l’animation du continent, c’est le lieu rêvé pour organiser une digital detox.

       

      Dans un monastère reconverti

       

      Certains anciens monastères sont reconvertis et permettent d’aller y séjourner pour se ressourcer. Le calme absolu, aucun signal sur vos téléphones et de grands espaces pour organiser votre événement detox, c’est l’endroit idéal pour se retirer et prendre du recul sur nos vies trépidantes.

       

      Profiter du calme d’un spa

       

      De nombreux hôtels ont suivi le courant des Digital Detox et proposent des forfaits pour se déconnecter. Nuitée dans un hébergement de luxe, activités détentes et bien sûr, accès compris au spa de l’établissement pour une cure de bien-être. Bien évidemment, les possibilités pour événement professionnel sont nombreuses, avec la mise à disposition de salles de séminaire notamment.

       

      C’est certain qu’après avoir lu notre article, vous n’attendez qu’une chose : vous débarrasser de votre smartphone et sauter dans votre voiture (ou sur votre vélo) pour rejoindre l’un de nos 10 lieux spécial digital detox. Mais en tant qu’organisateur d’événement, prenez le temps de regarder les caractéristiques de chacun d’entre eux et trouver la perle rare qui conviendra à votre client. Après, rien ne vous empêche d’aller en visiter plusieurs, histoire de comparer. Ca fait aussi partie du job 😉

       

      Vous avez envie d’en savoir plus sur notre outil de gestion de budget événementiel ?

      Vous rêvez de savoir pourquoi il vous faut une plateforme tout-en-un ?

      7 tips pour organiser une conférence qui cartonne

      Le mois de janvier commence doucement, fini les réveils tardifs des vacances ! On le sait, les réunions de famille et les toasts au foie gras vont vous manquer, mais il est temps de se remettre au travail ! Et justement, vous avez une conférence à organiser pour l’un de vos clients. Rien de compliqué pour le professionnel que vous êtes, mais chez Eventdrive, on sait qu’il est parfois difficile de reprendre le rythme.

      C’est pourquoi on a décidé de vous donner un petit coup de pouce en vous confiant quelques astuces pour organiser une conférence qui cartonne. En suivant ces quelques tips, votre événement sera un succès, c’est certain !

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        CHOISIR UN BON HORAIRE

        Avant d’envoyer vos invitations, réfléchissez bien à la date que vous avez choisie. Il est crucial de proposer un créneau horaire qui conviendra à la majorité des invités. Pensez aux  disponibilités de chacun, mais également d’un point de vue plus stratégique.

        Vous souvenez-nous la dernière conférence programmée en fin de journée ? Certes, vous aviez trouvé un conférencier exceptionnel, mais vos invités (et leurs estomacs) étaient plus intéressés par le buffet ! Bien que les petits-fours soient une partie importante de l’organisation d’une conférence, ce serait dommage de ne pas capter totalement l’attention de vos participants en choisissant un mauvais créneau.

        Prenez également en compte les habitudes de chacun. Par exemple, à Paris, les invités n’arrivent qu’à 9h, donc ce n’est pas la peine de les convier à 8h30 pour une réunion, vous risqueriez de vous retrouver seul… N’hésitez pas à peser le pour et le contre afin de choisir le meilleur moment pour l’organisation de votre conférence.

        Ne passez pas à coté de tous nos mails d’invitations ! 

        FAIRE UNE CHECK-LIST

        Quand on est organisateur d’événement, il faut penser à beaucoup de choses à la fois et même quand on est excellent, il arrive que l’on en oublie quelques-unes. Aucune honte à ça, rassurez-vous. L’organisation d’une conférence demande d’être particulièrement rigoureux et souvent beaucoup de matériel. Mais imaginez la scène : vous arrivez le jour de l’événement et vous vous rendez compte que vous avez oublié de préparer le vidéoprojecteur ?

        Pour éviter ce genre de désagréments, l’utilisation d’une check-list est la solution. Rapide et efficace, c’est l’idéal pour éviter les mauvaises surprises le Jour J. N’hésitez pas à bien demander, en amont, à vos intervenants le matériel dont ils auront besoin et vérifier auprès du lieu de votre événement s’ils peuvent vous les fournir.  

        La veille du grand jour (ou quelques jours avant si vous voulez un peu de sécurité), il ne vous reste qu’à vérifier que tous les points de votre liste sont cochés.

          PROPOSER UN BADGE AUX INVITÉS

          Proposer un système pour pointer l’arrivée de vos participants peut-être une bonne chose, surtout si votre événement rassemble un nombre important d’invités. Et ça tombe bien, Eventdrive a la solution que vous avez tant cherchée !

          En utilisant la fonctionnalité “Badge” proposée par nos services, vous pouvez pointer l’arrivée de vos participants très simplement. Il suffit de leur envoyer un badge qu’ils auront à imprimer chez eux avant l’événement. Le jour J, il n’y a qu’à scanner le QR code présent sur le badge et notre application fait le reste du travail. Il est ainsi très facile de savoir quels sont les invités qui sont présents et ceux qui n’ont pas encore signalé leur arrivée. Pratique, non ?

          PENSEZ À L’UTILISATION DU DIGITAL

          On vous le répète régulièrement, mais il est essentiel de surfer sur l’ère du digital. Fort heureusement, les possibilités sont nombreuses. Vous pouvez bien sûr créer un site internet éphémère pour votre événement ou privilégier la communication online pour promouvoir votre conférence. Mais si vous voulez vraiment marquer les esprits, pensez à utiliser le côté interactif du web.

          Voir vos invités s’amuser tout en profitant de votre conférence, n’est-ce pas ce que vous voulez ? Si vous êtes fan des réseaux sociaux (comme nous), pourquoi ne pas créer un hashtag dédié à votre événement ? En le relayant sur les différents réseaux et en incitant vos participants à l’utiliser, vous pourrez rendre votre événement viral assez rapidement. Le double avantage du hashtag est qu’il permet aux personnes plus discrètes de poser des questions. Eh oui ! Plus besoin de prendre la parole devant une audience, il suffit de tweeter sur son smartphone pour communiquer en direct avec l’intervenant.

          Vous pouvez également utiliser une application comme celle proposée par Eventdrive. Vos invités pourront poser leurs questions en direct, même s’ils n’ont pas de compte sur les réseaux sociaux ! Pas mal, non ?

          PROPOSER UNE SOLUTION LOGISTIQUE AUX PARTICIPANTS

          L’organisation de la conférence est une chose. L’attention que vous porterez à vos invités en est une autre. Si vous souhaitez vous démarquer, accompagnez vos participants avant et après l’événement. Pensez tout d’abord à leur offrir une solution pour se rendre sur le lieu de la conférence : réduction sur les transports en commun, ticket prépayé pour le parking…  

          Vous pouvez également mettre en relation les différents participants pour du covoiturage. En plus de faciliter la vie de vos invités et de multiplier vos chances d’avoir plus de présents, vous ferez un geste pour l’environnement ! Vous pouvez aussi lier des partenariats. Certaines compagnies, comme UberEvents, proposent de ramener les invités chez eux à la suite d’un événement. Simple et efficace 🙂

          Pour les invités habitant trop loin et qui auront besoin de dormir sur place, vous pouvez également proposer des facilités d’hébergements dans les hôtels alentours. Des petites attentions qui séduiront vos participants.

          Vous voulez en savoir plus sur ces tendances ?

          Nous serions heureux d’en discuter avec vous !

          SÉLECTIONNER UN BON SPEAKER

          Vous pouvez organiser la meilleure conférence possible d’un point de vue logistique, si vos intervenants n’ont pas le niveau, vos invités seront déçus. La nature est faite ainsi, on se souvient toujours beaucoup plus de ce qui ne va pas, vous le premier ! Prenez donc le temps de choisir un conférencier investi et passionné par ce qu’il dit. 

          D’ailleurs, on vous avait déjà présenté les qualités nécessaires à un bon intervenant dans un précédent article (n’hésitez pas à le lire si vous l’avez manqué !). Si votre budget vous le permet, n’hésitez pas à viser un peu plus haut en invitant des grands noms à votre événement. Même si vous n’avez pas les moyens, il est tout de même nécessaire de sélectionner un minimum les prétendants pour choisir un candidat capable de remplir la mission que vous lui donnerez. Si vous ne savez pas où chercher, pourquoi ne pas essayer de trouver la perle rare sur le net ? Des sites comme Lead.rs ou Lesspeakers.com sont faits pour ça !

            ENVOYER UN COMPTE-RENDU PAR EMAIL

            Voici d’ailleurs un exemple de mail de compte-rendu que nous avions envoyé suite à notre événement du 5 décembre.

            Il parait que les petits ruisseaux font les grandes rivières. C’est la même chose pour l’organisation d’une conférence : en misant sur les détails, vous arriverez à proposer quelque chose en accord avec vos objectifs. En suivant ces 7 petits conseils, vous avez les cartes en main pour organiser une conférence qu’on n’est pas prêt d’oublier. Maintenant, c’est à vous de jouer !

            Qu’est-ce qu’un event management software ou plateforme de gestion d’événements ?

            Si vous êtes organisateur d’événements, vous avez certainement déjà entendu parler de la fameuse plateforme de gestion d’événements (ou event management software pour les plus anglophones d’entre nous)… Mais le concept peut vous paraître un peu flou. On revient ici sur une définition plus précise.

             

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            QU’EST CE QU’UNE PLATEFORME DE GESTION D’ÉVÉNEMENTS ?

            On distingue deux types de plateformes :

            • Les plateformes ne gérant que certaines étapes spécifiques (enregistrement, billetterie, planification etc.) ;
            • Celles pouvant vous accompagner de A à Z, que l’on qualifie de tout-en-un.

             

            Nous nous concentrerons ici sur la définition de la plateforme tout-en-un.

            En bref, une plateforme de gestion d’événements est une solution logicielle proposée en mode SaaS qui permet de gérer l’activité événementielle d’une entreprise de A à Z. Elle est constituée d’un back-office en ligne et d’une interface participant, souvent une application mobile. Au service de la cohérence avant, pendant et après l’événement, elle est vouée à devenir le seul outil utilisé par l’organisateur d’événements au quotidien.

            Finalement, elle accompagne l’organisateur d’événements tout au long du cycle de vie de son événement :

            1. Gestion de projet

            Simplifier les process du début à la fin

            1. Marketing

            Communiquer et promouvoir ses événements

            1. Expérience

            Offrir une expérience unique et fluide aux invités

            1. Performance

            Mesure la performance de ses événements

            POURQUOI CHOISIR UNE PLATEFORME POUR ORGANISER VOS ÉVÉNEMENTS ?

            L’intérêt de recourir à une solution unique, c’est qu’elle est capable de vous épauler dans l’ensemble des étapes de vos événements. En effet, avoir recours à plusieurs briques de solutions expertes d’un processus vous oblige à multiplier les plateformes — hébergeur pour le site web, solution de ticketing, outil de mailing, tableur comme tableau de bord etc.

            Outre le coût que cela représente, les désavantages peuvent vite devenir de vrais casse-têtes pour vos équipes. Il va falloir pour ces dernières jongler entre les différents outils ce qui engendre automatiquement une perte de temps — le ROI de votre futur événement est déjà entamé.

            Qui dit différents outils, dit différentes formations et donc besoin de s’adapter d’un outil à l’autre… Encore un facteur chronophage pour vos équipes le temps qu’elles intègrent parfaitement le fonctionnement de chaque solution. Ajoutez à cela que vos briques ne communiqueront pas forcément entre elles. Conséquence ? Vous n’aurez pas une vision unifiée de vos données… Elles seront même hétérogènes et vous risquez également d’en perdre au passage.

            C’est là qu’interviennent les plateformes tout-en-un. En vous permettant d’absolument tout piloter depuis une même interface, vous vous assurez de ne pas perdre de temps à jongler entre les outils ou d’égarer des données.

               SUIS-JE CONCERNÉ PAR L’ADOPTION D’UNE PLATEFORME ?

              Avant de prendre en compte le type d’événement qu’une plateforme peut vous aider à piloter, la première question à se poser est la suivante : “À qui peut servir une telle technologie ?”.

              Ce type de solution s’adresse à toutes les entreprises, structures, associations internalisant l’organisation de leurs événements mais également aux agences les accompagnant.

              “Pour quel type d’événement ai-je besoin d’une plateforme de gestion ?” C’est donc la deuxième question à se poser. Sachez qu’elle peut convenir pour des manifestations internes, comme externes, B2B mais également B2C :

              Voilà, vous en savez désormais un peu plus. Vous souhaitez en savoir encore plus ?!
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              Comment gérer le budget de mon événement comme un pro ?

              Ce début d’année sonne l’heure de la fameuse question : comment gérer le budget de mon événement ? Si vous avez la phobie des chiffres et que l’idée de devoir construire le budget pour vos événements vous angoisse, vous êtes au bon endroit ! Nous vous donnons tous nos conseils pour maîtriser vos coûts et vos recettes 🙂

              Et en prime, retrouvez notre modèle gratuit de budget événementiel !

               

              1) FIXEZ VOS OBJECTIFS

              Des indicateurs bien définis

              Nous l’avons déjà évoqué dans notre article sur les indicateurs, il est primordial de fixer vos objectifs en amont de l’organisation. Et oui, c’est bien l’événement qui s’inscrit dans une stratégie et non pas la stratégie qui s’inscrit dans un événement !

              Si votre événement est interne, on peut penser au taux de satisfaction des collaborateurs, à la baisse de l’absentéisme ou à la hausse du chiffre d’affaires par commercial.

              Si votre événement est externe, on peut identifier l’augmentation du nombre de leads générés, à la croissance du chiffre d’affaires à travers une hausse du taux de réachat ou du panier moyen par exemple.

              Mais dans tous les cas, vous devez n’avoir à la bouche que ce mot : le retour sur investissement – ou ROI pour les intimes !

              Des parties prenantes bien identifiées

              Les événements sur lesquels interviennent plusieurs parties prenantes, services ou collaborateurs sont souvent sources de discorde.

              • Qui prend quoi en charge ?
              • Qui enregistre les dépenses ?
              • Qui transmet les factures au service comptabilité ?

              Il y a effectivement de quoi se crêper le chignon ! 

              Commencez par lister les différentes personnes qui peuvent intervenir dans la gestion du budget de votre événement. Définissez ensuite leur rôle et surtout identifiez le responsable, le garant, le Maître Jedi de votre budget – peut-être est-ce vous !

              Mon petit tip : quand je travaillais dans un groupe international, j’ai créé un schéma qui retraçait le parcours d’une dépense en fonction de sa catégorie. Cela me permettait de garder bien en tête le process et d’éviter les erreurs et les oublis. #CommentSeMettreLaComptaDansLaPoche

              2) PLANIFIEZ

              Pourquoi un budget prévisionnel est un outil nécessaire ?

              C’est un outil de contrôle.

              Créer un budget prévisionnel pour un event planner, c’est comme préparer un plan de vol pour un pilote.

              • On garde l’objectif bien en tête (coucou les Maldives).
              • On évite les écarts trop importants (vous imaginez passer au-dessus du Groënland pour faire Paris-Marrakech ?)

              Il vous permet de comparer vos prévisions aux dépenses et recettes effectives.
              Toute différence entre le réalisé et l’estimé doit être identifiée et argumentée.

              Vous aurez ainsi tendance à mieux maîtriser vos dépenses.

              Et rappelez-vous la formule du ROI : recettes-dépenses. Un pas de plus vers le Saint-Graal donc 🙂

              C’est un outil d’aide à la décision.

              Au-delà d’être un outil de pilotage opérationnel, le budget prévisionnel vous permettra de prendre les décisions qui impacteront positivement votre business. Vous pouvez évaluer plusieurs hypothèses d’actions. En évaluant les coûts respectifs de vos différents projets, vous vous confrontez à la réalité des chiffres et évaluez ainsi la faisabilité de vos aspirations.

              Il appuiera également votre démarche de revente de votre projet en interne. Car oui, la communication c’est aussi de la vente figurez-vous 😉

              Il sera un gage de crédibilité puisque vous pourrez appuyer vos propositions sur des données chiffrées et faire valoir l’argument imparable du ROI !

              Comment élaborer un budget prévisionnel ?

              Identifiez 3 types de budgets.

              Nous vous conseillons d’identifier 3 types de budgets :

              • la fourchette basse : celui qui vous motive à optimiser vos coûts.
              • la fourchette haute : celle que vous aurez tendance à présenter à vos managers pour avoir une confortable marge de manoeuvre. Petit filou !
              • le budget prévisionnel : celui que vous garderez pour vous et qui servira réellement à piloter l’organisation de vos événements. 

              Listez les différents postes de dépenses.

              Faites la liste de l’ensemble des actions que vous mènerez dans l’année, n’omettez aucun détail. Et oui, il n’y a pas de petites dépenses. Vous pouvez vous servir du rétroplanning que vous aurez soigneusement préparé en amont.

              Voici une liste non exhaustive (n’hésitez pas à partager avec nous les postes de dépenses auxquels nous n’aurions pas pensé !) :

              Lieu :

              • Location des espaces
              • Repas : alimentation et boissons

              Prestataires :

              • Personnes d’encadrement : hôtesse d’accueil, maître de cérémonie
              • Techniciens, équipe de montage et démontage des installations
              • Staff VHR (Voyage Hébergement Restauration)
              • Intervenants

              Logistique invités :

              • Hébergement
              • Transport

              Logistique :

              • Régie (son et lumière)
              • Aménagement du site
              • Audiovisuel (rétroprojecteur, zapette, câbles)

              Communication :

              • Impression d’objets publicitaires / goodies
              • Invitations mail
              • Invitations papier + envois postaux
              • Création d’un site de présentation
              • Photographie / vidéo
              • Tours de cou
              • Impressions de kakémonos, beach lines, badges nominatifs

              Administratif :

              • Sécurité
              • Assurance

               

              Evaluer les coûts de vos événements.

              Voilà maintenant venu le temps d’entrer des chiffres dans les cases.

              1. Réutilisez les budgets des années précédentes. Même si les prix peuvent avoir évolué et qu’il faut laisser place à l’innovation, ils peuvent être une bonne source d’inspiration.
              2. Demandez quelques devis aux prestataires potentiels pour rester dans une fourchette de prix cohérente. Vous prenez en plus une longueur d’avance sur la sélection de vos partenaires 😉
              3. Comme nous avons la fâcheuse tendance à sous-estimer les coûts, ajoutez un petit excédent – pas plus de 5% – à votre budget global.

              3) CHOISISSEZ LE BON OUTIL

              Excel

              On doit vous avouer que ça ne nous semble pas être l’outil idéal… Mais parfois, nous n’avons tout simplement pas le choix. Pour vous filer un coup de pouce, nous avons créé pour vous un modèle de budget pour vos événements à télécharger gratuitement !

              Une plateforme de gestion d’événements

              Ce n’est pas que l’on soit prétentieux, mais je vous assure qu’une plateforme, c’est vraiment la solution IDÉALE.

              On y centralise l’ensemble de nos dépenses et de nos recettes. Adieu les fichiers Excel qui se baladent, les factures OVNI cachées au fin fond de votre dossier perso.

              Vous devez appeler l’imprimeur mais sa carte est partie à la poubelle ? Oups ! Avec Eventdrive, vous stockez les coordonnées de vos fournisseurs et partenaires dans un endroit unique !

              On dit aussi oui au team work ! Parce qu’organiser un événement est un vrai travail collaboratif, une plateforme vous permet de communiquer sur l’avancement de votre budget.

              Vous pouvez d’ailleurs personnaliser l’outil de budgétisation avec :

              • vos propres catégories de dépenses : par fournisseur, par invité, par industrie, par typologie, etc.
              • vos process internes pour y intégrer un circuit de validation.

              En un coup d’oeil, vous suivez vos factures et paiements. Adieu les oublis, vous recevez même des notifications à l’approche des deadlines (j’en ai rêvé, ils l’ont fait).

              En en clic, quand votre événement est ter-mi-né, vous générez un rapport budgétaire complet ! Avez-vous atteint le retour sur investissement tant convoité ? 😉

               

              Vous avez envie d’en savoir plus sur notre outil de gestion de budget événementiel ?

              Vous rêvez de savoir pourquoi il vous faut une plateforme tout-en-un pour organiser vos événements ?

              5 conseils pour rendre vos événements clients magiques

              Les événements clients, et/ou prospects, sont un excellent moyen de renforcer les relations entreprises/clients, partager la culture et les valeurs de votre société, de proposer des idées novatrices et originales, dans un cadre convivial et chaleureux.

              Cet événement particulier doit mêler l’utile à l’agréable. Les participants désirent des animations variées, de belles décorations, un lieu convivial, et bien plus encore. Chez Eventdrive, on a décidé de vous donner nos petits conseils pour rendre vos événements clients magiques et originaux pour cette nouvelle année 2019, qui saura marquer les esprits de vos clients !

               

              Commencer par la base : comprendre les attentes de votre cible

              Organiser un événement, c’est facile. Surtout pour l’excellent organisateur que vous êtes. 😉 Mais organiser un événement client avec un petit truc en plus, qui marquera les esprits, n’est pas forcément la chose la plus simple à faire.

              N’oubliez pas que la satisfaction de vos participants est l’objectif principal et pour y parvenir, il faut savoir mettre les petits plats dans les grands. Rassurez-vous, cela ne signifie pas forcément d’investir la moitié de votre budget dans une soirée. Il suffit simplement d’être attentif aux détails et être capable de comprendre précisément les attentes de votre cible.

              Pour cela, plusieurs propositions s’offrent à vous : diffuser un sondage, poser des questions sur les réseaux sociaux ou analyser ce qui a déjà fonctionné. Vous arriverez à déceler quelle sera leur principal motivation à se déplacer jusqu’à votre événement, et ainsi agir pour répondre un maximum à leurs attentes.

              Bref, avant de vous lancer dans des démarches qui n’aboutiront à rien, prenez le temps de la réflexion. C’est fait ? Alors, il n’y a plus qu’à se lancer ! Et pour vous guider, voici quelques idées qui pourront vous inspirer. 🙂

              Ne passez pas à coté de tous nos mails d’invitations ! 

               

              5 idées à suivre pendant vos événements clients !

               

              • Engager un magicien

               Vous ne pensiez pas qu’on vous suggérerait un magicien quand on vous a proposé de rendre vos événements clients magiques ? Et bien si ! L’animation peut vous paraître banale, mais détrompez-vous, elle fera un tabac. Des magiciens ont d’ailleurs vu l’intérêt d’officier pendant des événements corporatifs et en font leur spécialité. En mixant habilement leurs compétences de prestidigitateur et leur petit côté humoristique, les animateurs pourront épater vos invités et détendre l’atmosphère.

               

              • Faire appel à des hologrammes

              On vous le rappelle dans chaque article, mais au cas où vous l’auriez loupé, laissez-nous vous rappeler qu’il est temps d’utiliser les nouvelles technologies dans vos événements clients. Et pour ajouter un peu de magie à tout ça, pourquoi ne pas utiliser les hologrammes ?

              Technologie encore peu mise en avant, l’hologramme a pourtant tout pour lui ! Futuriste, original et surtout abordable, c’est le plan idéal pour en mettre plein la vue à vos invités. Attention, on ne vous parle pas de créer le sosie de Claude François, mais bien de mettre en avant vos produits grâce à une représentation moderne. Imaginez une présentation de vos valeur ou bien des activités de team building grâce à l’hologramme.

              Plus  jamais vous n’aurez à vous soucier du manque d’attention que pourrait avoir vos participants, à constamment regarder leurs téléphones ou qui pourraient être distraits par leurs pensées. 

              • Miser sur l’interactivité

              Il n’est pas nécessaire de vous rappeler à quel point il est important d’impliquer vos participants. Que ce soit en les faisant participer à un concours ou en leur donnant la parole en public, l’échange est indispensable. Et justement, les idées nouvelles pour mettre en avant l’interactivité au sein d’un événement ne manquent pas.

              À l’image du festival Montréal en Lumières, proposez à vos invités de participer à grande ampleur. Lors de la précédente édition, les participants étaient invités à prendre le contrôle de certains systèmes d’éclairage en utilisant la 3G du réseau Bell (un opérateur téléphonique au Canada). Ils pouvaient alors faire apparaître des dessins sur les buildings alentour.

              En plus d’avoir amusé les passants, l’activité a fait le buzz avec plus de 10 000 partages sur les réseaux sociaux. De plus, la mise en scène a été lucrative puisqu’un partenariat avec une grande marque a été mis en place. Quand on vous dit que l’interactivité à du bon !

              • Choisir un thème fun

              Le thème de votre événement client est très important. Vous voulez toucher la corde sensible de vos participants ? Misez sur des thématiques qui les feront retomber en enfance ! Pourquoi pas faire une soirée super héros ?

              Vous pouvez mettre à disposition gants, masques, capes et autres morceaux de costumes en tout genre. Côté déco, accrochez des affiches de films ou utilisez des couleurs plus funky, un peu comme celles utilisées dans les comics. Pour pousser le jeu à son maximum, vous pouvez également associer un super héros à chacun de vos invités en leur donnant un pouvoir qu’ils pourront utiliser au cours de la soirée.

              Rassurez-vous, vous ne pourrez pas donner le droit à vos participants de lancer des lasers avec leurs yeux ou de porter une voiture avec leur petit doigt. Mais si vous êtes imaginatifs, vous pourriez instaurer des récompenses en lien avec le vie en entreprise. 

               

              Vous voulez en savoir plus sur ces tendances ?

              Nous serions heureux d’en discuter avec vous !

              • Penser à la gastronomie

              Après avoir parlé de la thématique de la déco, ne négligez pas ce que vos invités vont manger ! C’est d’ailleurs la première chose dont ils parleront en rentrant chez eux (en tout cas, c’est ce qu’on fait chez Eventdrive). Si vous gardez en tête que votre objectif est de rendre votre évènement magique, nous vous conseillons de proposer des dégustations de produits tout aussi magiques. Vous voyez de quoi on parle ? De bonbons bien évidemment ! Croyez-nous, la mise en place d’un bar à bonbon fera des heureux. Laissez vos invités se servir et se composer un petit stock de leurs sucreries préférées, qu’ils pourront même ramener à la maison. Succès garanti ! Pour les plus gourmands, sachez que les bars à chocolats existent également. Mais si la ligne de vos invités vous importe davantage, vous pouvez aussi proposer un bar à fruits. Il y en a pour tous les goûts. 😉

               

              Vous nous croyez maintenant quand on vous dit qu’il est possible de rendre vos événements clients magiques ? Les possibilités sont nombreuses, il suffit de faire preuve d’imagination et comprendre ce qui épatera vraiment vos invités. Une fois que vous aurez compris ça, il suffit de se lancer. 🙂

              5 événements en 2018 qui ont marqué le secteur tech

              Nous voilà déjà en fin d’année et on n’a rien vu passer ! L’année a été riche en événements (au sens propre comme au figuré !) et chez Eventdrive, nous avons fait de notre mieux pour vous accompagner. Mais nous avons aussi été très curieux cette année 😉 Notre activité favorite ? Regarder ce qui se passe dans le secteur de l’événementiel pour récupérer toutes les bonnes idées et les reproduire par la suite. Et on a repéré quelques événements bien sympathiques, notamment dans le secteur tech. Alors laissez-nous vous parler des événements en 2018 qui ont été nos coups de cœur.

               

              2018 blog

               

              Nantes Digital Week

               

              Nantes Digital Week est un événement tech qui existe depuis 2014. L’objectif est simple : réunir les passionnés du digital pendant une dizaine de jours au mois de septembre. L’événement se veut collaboratif et incite au partage entre les participants.

              Pour y parvenir, de nombreux workshops sont organisés avec des thématiques différentes pour plaire au plus grand nombre. Ils utilisent ainsi des formats variés, proposent des formations, ainsi que des moments pour laisser libre cours à la créativité. En plus des ateliers et des rencontres professionnelles qui ont lieu tout au long de l’événement, des concerts sont organisés pour animer les soirées. Cette année, les organisateurs avaient misé sur la dominante du développement durable en mettant en place des initiatives écoresponsables.

              Mais le gros plus de la Nantes Digital Week, ce n’est pas ça ! Leur grande qualité est d’avoir su parler à tout type de participants. Le programme a été divisé en deux avec des activités pour les professionnels et des activités pour le grand public. De quoi séduire une cible plus large. Malin !

               

              Ne passez pas à coté de tous nos mails d’invitations ! 

              Paris Web 2018

               

              Paris Web est le rendez-vous des professionnels du Web depuis plus de 10 ans (12 pour être précis). Entièrement francophone, cet événement est un incontournable dans le secteur de la tech. Pendant 3 jours, de multiples activités, conférences et séminaires en tout genre sont organisés.

              Cette année, les thématiques dominantes traitaient de l’UX (l’expérience utilisateur sur le web pour les plus novices), de la montée en puissance de l’intelligence artificielle, mais aussi des sujets plus en lien avec l’activité française et notamment comprendre les bases de la RGPD. Vous voyez où on veut en venir ? La force du Paris Web est de surfer sur l’actualité chaude et proposer des sujets qui vont intéresser les participants. Cela peut vous paraître évident et pourtant, on l’oublie bien trop souvent. 😉

               

              Le Festival des Entreprises

               

              Anciennement connu sous le nom de i-Novia, l’événement a choisi de changer de nom pour ratisser plus large ! Mais l’objectif reste le même : favoriser l’innovation au sein de l’entreprise. Pour atteindre son objectif, le festival met en place des stands, des conférences, mais aussi des speed-datings professionnels ou encore des concours.

              Cette fois encore, l’événement a bien compris qu’il fallait miser sur ce qui fonctionne et a choisi de mettre en avant les start-ups. Pendant les 2 jours du festival, des entreprises naissantes se sont donc affrontées pour gagner le gros lot. La start-up jugée comme étant la plus innovante a donc remporté, entre autres, un pack de communication d’une valeur de 2500 euros (campagne d’emailing, post réseaux sociaux et un stand pour l’édition 2019). Et pour ajouter un peu d’interactivité à l’événement, tous les visiteurs étaient amenés à voter pour leur projet préféré. Un bon moyen d’interagir avec le public !

               

              Viva technology

               

              Autre événement qui rassemble autour de la thématique de l’innovation : Viva Technology. Trois jours de festivités entièrement consacrés aux start-ups et grands groupes. Seul le troisième jour de l’événement est ouvert au grand public. Là encore, de nombreuses activités sont organisées : coaching, ateliers… Des conférences avec l’objectif de découvrir de nouvelles tendances dans le secteur de la tech. Mais leur grande force est leur notoriété.

              En effet, ils ont pu organiser des conférences dont le nom des speakers suffisait à ameuter les foules. En 2018, Viva Technology a notamment eu la chance d’avoir Mark Zuckerberg, le fondateur de Facebook, Staya Danella, PDG de Microsoft ou encore Emmanuel Macron, le président français. Des noms célèbres qui apportent chacun leur expertise sur un domaine précis. Une bonne manière d’attirer les foules 🙂

               

              CES Vegas 2018

               

              Comment parler des événements 2018 du secteur tech sans évoquer le CES Vegas ? C’est l’événement incontournable pour tous les fans de nouvelles technologies. Ce salon, dont le nom complet est le Consumer Electronic Show, a été organisé pour la première fois en 1967, autant dire que c’est un pionnier en la matière ! Au fil des années, l’événement a gagné en notoriété et a surtout élargi la gamme de produits proposés. On y voit notamment des taxis autonomes, des robots-chiens, des télés plus grandes que votre salon (bon, on exagère un peu, mais vous voyez l’idée)…

              Bref, les produits présentés sont nombreux et plus innovants les uns que les autres. Leur but ? Faire le buzz ! Et le CES de Vegas l’a bien compris et a décidé de mettre les petits plats dans les grands pour sa dernière édition en proposant un spectacle de drones ! Mis en place par Intel, il avait lieu chaque soir au-dessus du Strip, l’avenue principale de Las Vegas. 250 drones qui dansent en synchronisation la plus parfaite au-dessus de la ville, autant dire qu’ils ont trouvé la meilleure manière pour qu’on parle d’eux ! Restez attentifs, la prochaine édition du CES a lieu dans quelques jours, en Janvier 2019. Êtes-vous aussi curieux que nous de savoir ce qu’ils vont nous préparer ?

              Les événements en 2018 sur le secteur tech ne manquent pas. Il faut donc être capable de se démarquer ! Les 5 salons que l’on vous a présentés ont réussi leur pari en misant chacun sur un aspect particulier qui pourra séduire les participants. Cette année, ça a plutôt bien marché pour eux, car tous les salons évoqués ont déjà annoncé leurs dates 2019. La difficulté principale est de rester assez innovant d’une année sur l’autre. Mais l’innovation étant leur spécialité, ils ne devraient pas avoir trop de problèmes 😉

               

              Nos conseils de dernière minute pour votre soirée de fin d’année

              Décembre a pointé le bout de son nez, l’hiver commence à s’installer (vous aussi vous avez froid ?) et les fêtes de fin d’année approchent. Et forcément, chez Eventdrive, on pense aussi à votre soirée de fin d’année !

              Moment incontournable pour les employés tout comme pour l’équipe dirigeante, cette soirée est l’occasion pour le patron de montrer sa gratitude envers ses collaborateurs. C’est également le moment idéal pour partager un bon moment ensemble, sans pression et dans une ambiance détendue.

              Une soirée de fin d’année peut s’organiser des semaines à l’avance. Mais il n’est pas trop tard pour travailler sur les petits détails qui rendront votre événement mémorable. Pour y parvenir, Eventdrive vous livre ses conseils pour organiser LA soirée de l’année !

               

              Vérifiez votre liste d’invités

               

              À l’heure actuelle, vos invitations pour votre soirée de fin d’année ont sûrement été lancées depuis plusieurs semaines — en tous cas, on espère pour vous… Sinon, il est grand temps de vous mettre ! 😉

              Vous devez normalement avoir un aperçu du nombre de convives qui seront présents à votre soirée. C’est à ce moment-là que vous pouvez potentiellement élargir votre liste d’invités. Selon le budget alloué à votre soirée et le nombre de personnes attendues, pourquoi ne pas proposer à vos collaborateurs de venir accompagnés ? Inviter un +1 est une initiative particulièrement appréciée, alors si vous avez la possibilité de le faire, ne vous en privez pas ! L’organisation d’une soirée ouverte aux conjoints et aux enfants permet de leur offrir un bon moment en famille, tout en améliorant la cohésion d’entreprise. De multiples bénéfices pour quelques invités en plus, ça vaut le coup, non ?

               

              N’oubliez pas l’animation !

               

              Votre soirée de fin d’année approche à grands pas et l’animation que vous aviez prévue vient de vous faire faux-bond — ou alors vous n’avez tout simplement pensé à une activité pour animer votre soirée (on ne le dira à personne si c’est le cas). Pas de panique ! Il existe des options à petit prix que vous pourrez mettre en place très rapidement.

              Vous pouvez par exemple louer un photobooth et mettre à disposition des accessoires. Laissez quelques chapeaux, des paires de lunettes multicolores ou encore un ou deux boas en plumes à côté de l’appareil photo et vous êtes certain d’avoir de beaux souvenirs de la soirée. Sinon, pourquoi ne pas faire appel à un magicien ? Les tours de magie enchanteront petits et grands – si vous avez écouté notre conseil et convié les enfants ;-).

              Autre idée originale, inviter un portraitiste ou un caricaturiste ! Vous verrez que quelques coups de crayon feront plaisir au plus grand nombre. Enfin, si vous préférez faire dans la simplicité, il suffit de mettre en place un petit groupe de musique : pianiste. guitariste, chanteur… Vous pourriez même proposer à certains collaborateurs de s’occuper de l’animation. Qui sait, il y a peut-être des talents cachés dans votre équipe ?

               

              Un petit cadeau qui fait plaisir

               

              Qui dit soirée de fin d’année, dit Noël. Et à Noël, recevoir un petit cadeau fait toujours plaisir, vous le premier ! Avoir une petite attention pour vos collaborateurs marquera les esprits. Pas besoin de penser à un présent qui va vider les caisses de l’entreprise et réduire le budget de l’année prochaine avant même qu’elle n’ait commencé. Une carte cadeau ou une petite boite de chocolat, ça ne paraît pas être grand-chose et pourtant, c’est un petit détail qui fera le bonheur de tous.

              Attention cependant, il est interdit d’octroyer des cadeaux d’une valeur différente en fonction de l’ancienneté dans l’entreprise ou encore du nombre de jours de présence effective. Cette pratique peut être lourdement sanctionnée par l’URSSAF. Le but de l’opération n’est pas de prendre une amende, mais bien de faire plaisir à tout le monde 🙂

               

              Envoyez un petit rappel à vos invités

               

              Quand on est pris dans son travail, la soirée de fin d’année organisée par son entreprise n’est pas forcément la priorité. Mais pour vous, en tant qu’organisateur de l’événement, ça l’est ! Pour éviter de vous retrouver devant une salle à moitié vide, parce vos convives ont oublié de noter la date, n’hésitez pas à lancer des rappels. Déposer des affiches dans les points stratégiques autour de la machine à café ou dans la cafétéria peut être une bonne idée, mais à l’heure du digital, les emails et rappels sur smartphone seront bien plus efficaces. Grâce à Eventdrive, vous pouvez envoyer des notifications push à tous les invités qui ont confirmé leur présence à l’événement. En un clic seulement, tout le monde reçoit un rappel. Idéal, non ?

               

              Ne faites pas l’impasse sur le discours

               

              On vous imagine déjà tout penaud en lisant ces lignes ! Vous êtes en train de vous dire que c’est barbant les discours, qu’on n’en veut pas pendant la soirée de fin d’année, que ça va faire fuir les gens… Et pourtant, il est essentiel de caler un moment pour laisser le chef d’entreprise prendre la parole. Cet instant est important à la fois pour les employés, tout comme pour le dirigeant. C’est l’occasion de remercier les collaborateurs pour le travail réalisé tout au long de l’année, mais également les encourager pour les défis à venir. Quelques paroles sur un ton fédérateur, un rappel des temps forts de l’année, le tout accompagné d’une bonne dose d’optimisme et le tour est joué ! Ce moment peut également être l’occasion d’annoncer une bonne nouvelle. Bref, le discours de fin d’année doit être dynamique, motivant et surtout… pas trop long !

               

              Si vous appliquez nos conseils, pas d’inquiétude à avoir, votre soirée de fin d’année se déroulera à merveille ! Mais il est vrai que ces quelques idées pourront faire la différence 😉

              N’oubliez pas que l’ambiance du temps des fêtes va prédominer. Ne négligez pas la décoration du lieu de votre événement, pensez à chaque détail !

              Enfin, ultime conseil, mais probablement le plus important : amusez-vous ! Cette soirée est avant tout un moment de détente avec votre équipe et doit clôturer l’année d’une façon positive.

              Vous organisez prochainement une soirée d’entreprise ? Découvrez toutes nos ressources sur le sujet en cliquant ici !

               

              LE BOOK DES TENDANCES ÉVÉNEMENTIELLES 2019

              Vous rêvez d’organiser des événements uniques et impactants ? Prenez une longueur d’avance et découvrez les tendances à suivre dans notre book des tendances événementielles 2019.

              5 idées pour illuminer l’expérience de vos invités à l’occasion de la Fête des Lumières

              Qui n’a jamais entendu parler de la Fête des Lumières ? Si vous vivez dans une grotte, laissez-nous vous en parler. Chaque année, au mois de décembre, Lyon propose des animations et projections lumineuses sur la façade de ses plus beaux monuments. Pour cette nouvelle édition, plus de 80 installations sont prévues dans toute la ville, de quoi nous promettre un spectacle grandiose! Tous les ans, la même ferveur habite la ville et les retours sont toujours particulièrement positifs. Et quand quelque chose fonctionne, il faut surfer sur la vague. C’est pourquoi chez Eventdrive, on a décidé de vous présenter nos idées lumineuses à mettre en œuvre au cours de vos événements. Les possibilités sont multiples pour enchanter vos invités grâce à quelques effets lumineux. Du plus extravagant au plus simple, découvrez nos 5 idées d’animations lumineuses pour en mettre plein la vue.

               

              fete des lumieres
              Crédits photo : www.lyon-france.net
              
              

              Ne passez pas à coté de tous nos mails d’invitations ! 

              Recréer un parcours lumineux dans la nature

              Les spectacles sons & lumières font toujours leur petit effet. L’association d’une bande sonore à une projection murale plaira forcément à vos invités. Prenez l’exemple de Saint-Malo. À l’occasion des 40 ans de la Route du Rhum, la ville a décidé de mettre les petits plats dans les grands !

              Pendant les 2 semaines de l’événement, une scénographie lumineuse était projetée sur les remparts de la vieille ville. Pendant près de 30 minutes, un spectacle rappelant la thématique de la mer et des bateaux (un peu évident me direz-vous) a enchanté les visiteurs. Le petit truc en plus? Les 10 dernières minutes du show étaient consacrées aux vainqueurs des 10 premières éditions.

              Une belle manière de toucher la corde sensible des spectateurs tout en leur en mettant plein la vue! On ne va pas vous mentir, ce genre de projet représente un budget conséquent, mais votre image de marque fera un bond vers le positif!

               

              Proposer une danse des drones

              Vous vouliez du grandiose? En voilà! Les drones sont de plus en plus utilisés par les entreprises. Que ce soit pour capturer des moments en photo ou vidéo, pour livrer un colis (Amazon est en train d’essayer le concept), voire même pour servir de taxis (je vous assure que c’est vrai), les tentatives d’utilisation de ces petits appareils se multiplient, avec plus ou moins de succès.

              Le dernier projet en date, utilisé notamment lors de la cérémonie d’ouverture des Jeux Olympiques d’hiver en début d’année, a soulevé une vague de commentaires positifs. Les spectacles de drone sont nés! En synchronisation totale, les drones exécutent une chorégraphie rythmée visible grâce aux lumières présentes sur leurs supports.

              Vous pouvez représenter le logo de votre entreprise ou tout simplement créer un spectacle en partant de 0. Le rendu est impressionnant à voir et vos invités resteront bouche bée, croyez-moi! L’investissement financier est là encore assez conséquent, mais les compagnies proposant ce genre de spectacle sont de plus en plus nombreuses, les prix devraient donc baisser dans les mois à venir.

               

              Un feu d’artifice pour clôturer la soirée

              L’idée peut vous paraître un peu banale, mais détrompez-vous, tout le monde adore les feux d’artifice! Certes, cela implique quelques contraintes.

              Il vous faudra obtenir une autorisation de la mairie ou de la préfecture, au minimum 3 semaines avant la date de votre événement. Autre point important, votre lieu devra vous permettre d’installer les bases de tir assez loin du terrain d’observation, pour éviter les risques d’accident.

              Mais proposer un feu d’artifice surprise pour clôturer votre événement pourrait vous permettre de finir en beauté! Vous pouvez faire appel à une compagnie spécialisée si vous souhaitez un rendu professionnel. Mais sachez qu’il existe également des packs tout prêts pour lesquels il suffit d’allumer une seule mèche. Pratique, non?

               

              Vous voulez en savoir plus sur ces tendances ?

              Nous serions heureux d’en discuter avec vous !

              Utiliser des objets lumineux

              Vous aimez les ambiances lumineuses, mais vous n’avez pas le budget pour mettre en place un spectacle grandiose? Rassurez-vous, il y a d’autres solutions !

              Si on vivait dans un monde sans électricité, on vous aurait proposé de faire une jolie animation avec différents types de bougies. Mais fort heureusement, les nouvelles technologies font partie de notre quotidien et se mettent à votre disposition pour vous permettre d’avoir un rendu plutôt agréable. Pour cela, rien de plus simple que d’utiliser des objets lumineux.

              Que ce soit des photophores qui imitent le frétillement d’une flamme (oui, ça existe), ou des grosses boules qui clignotent en fonction de l’animation sonore, le petit effet sera toujours apprécié ! Le double avantage? Vous pouvez les installer où vous voulez sur le lieu de votre événement et cela ne vous coûtera presque rien !

              Je suis sûre que nos idées lumineuses ne vous ont pas laissé indifférent. Selon les attentes et le budget de vos clients, les possibilités sont nombreuses. N’hésitez pas à regarder ce qui a déjà été fait, c’est souvent une très bonne source d’inspiration. Quel que soit votre choix final, la démarche sera forcément appréciée. La Fête des Lumières séduit la majorité de la population, alors en emmener un petit morceau au sein de votre événement lui donnera un petit truc en plus, c’est certain. 😉

              Si vous organisez prochainement une soirée d’entreprise, retrouvez toutes nos ressources sur le sujet – articles, modèles, études de cas – en cliquant ici !

               

              Créez la playlist parfaite pour votre prochaine soirée interne

              La musique de votre événement n’est pas à négliger car celle-ci est directement corrélée à l’ambiance. On ne se rend pas vraiment compte de l’importance de la musique avant d’avoir été à une soirée interne particulièrement silencieuse ou que la playlist ait plombé l’ambiance.

              Nous ne pouvons pas vous donner une liste exacte des morceaux pour une playlist parfaite car cela va dépendre de plusieurs critères (moyenne d’âge, type d’ambiance souhaitée, etc.). Toutefois, travailler pour des événements de tous types nous a permis d’observer et de conclure certains éléments : les morceaux qui font danser à coup sûr, les morceaux qui reviennent sur chaque soirée…

              Voici nos conseils à garder en tête lors de l’élaboration de votre playlist pour votre soirée d’entreprise.

               

              Playlist soirée interne

              Les hits qui bougent

               

              Le genre de musique qui vous fait augmenter le volume lorsqu’elle passe à la radio. Ces morceaux actuels doivent se trouver dans votre playlist : leur rythme rapide et énergétique rendront vos invités enthousiastes. Les hits sont contagieux et donneront envie de chantonner à tue-tête ou de danser.

              Quelques exemples de hits qui vont donner du peps à votre playlist :

              • 24K Magic, Bruno Mars
              • Makeba, Jain
              • Mi Gente, J Balvin
              • Havana, Camila Cabello
              • Girls Like You, Maroon 5 ft Cardi B

               

              Des morceaux raccords avec votre thème

               

              Donner un thème à votre événement est un bon moyen d’augmenter l’enthousiasme autour de votre événement. La musique peut vous aider à installer le thème d’entrée de jeu. Soyez créatif et n’hésitez pas à demander autour pour vous aider à trouver des morceaux qui collent avec votre thème.

              Si vous faites une soirée de Noël, il y a des indémodables que vous vous devez de mettre dans la playlist comme Last Christmas de Wham! ou All I Want For Christmas Is You de Mariah Carey.

               

              Plus d’exemples :

              • Pour une soirée année 90 : Wonderwall d’Oasis / No Scrubs de TLC
              • Pour une soirée futuriste : Odd Look de Kavinsky ou Touch It / Technologic par Daft Punk

               

               

              Agrémenter le tout avec des intemporels

               

              Il vous faut absolument des morceaux indémodables : c’est l’assurance de faire l’unanimité chez toutes les tranches d’âges. Que ce soit pour ramener de la nostalgie ou ambiancer.

              Une sélection de morceaux intemporels :

              • Don’t stop me now, Queen
              • ABC, Jackson Five ( toutes les plus populaires de Michael Jackson feront l’affaire : Beat It, Billie Jean, etc. )
              • Résiste, France Gall
              • Wannabe, Spice Girls
              • C’est comme ça, Rita Mitsouko

              Enfin vous l’avez compris, tout morceau qui soit sorti avant les années 2000 et qui sont universellement connu !

               

              La valeur sûre

               

              Enfin, la solution numéro 1 pour s’assurer que la musique fait l’unanimité c’est d’utiliser Tracktl : le service de jukebox digital et collaboratif pour booster l’ambiance de vos événements !

              Le concept : directement depuis leurs téléphones, via un lien url, les participants peuvent ajouter une musique, voter pour les morceaux proposés par les autres et poster des messages et photos qui sont diffusés en direct sur vos écrans. Les musiques les plus plébiscitées passent en premier : de quoi mettre tout le monde d’accord.

               

              Plusieurs choix s’offrent à vous : à vous de vous décider en fonction de vos invités.

              → Une playlist crée en amont par les participants (ajout et vote)
              Le plus: susciter de l’engouement avant votre événement.

              → Une playlist collaborative en direct.
              Le plus: un social wall pour afficher les interactions de la playlist, photos et messages en direct pendant l’événement.

               

              Pour en savoir plus, rendez-vous sur leur site : www.tracktl.com

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              LE BOOK DES TENDANCES ÉVÉNEMENTIELLES 2019

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