7 lieux pour un séminaire à Toulouse

Toulouse, la ville Rose, le sud de la France comme on l’aime. Toulouse n’est-elle pas la ville idéale pour organiser un séminaire ? Que vous choisissiez de planifier votre événement dans un hôtel, dans un château ou dans un lieu spécifiquement prévu pour l’organisation de séminaires, les options ne manquent pas. Eventdrive vous donne un petit coup de pouce en vous présentant 7 lieux qui sont parfaits pour organiser votre prochain séminaire à Toulouse.

POUR AVOIR DE L’ESPACE : LE VILLAGE ESPACES ÉVÉNEMENTIELS

En plein cœur de Toulouse, le village espace événementiel est l’endroit idéal si vous souhaitez organiser un événement professionnel qui accueillera plus de 100 personnes. Séminaire, conférence, ou tout simplement pour des réunions de travail, le lieu s’adapte à vos besoins. Complètement modulable, le village a fait du partage sa philosophie. Leur but ? Vous aider à ce que votre événement soit un succès en facilitant les échanges. Autre point important, l’ensemble du matériel nécessaire à la bonne tenue de votre séminaire est mis à votre disposition dans chacune des salles. D’ailleurs, le Village Espaces Professionnels de Toulouse vous suggère de porter votre choix sur l’auditorium ou la Place du Marché, parfaitement étudié pour l’organisation d’un séminaire.

POUR L’AUTHENTICITÉ : LE MAS TOLOSA

Si votre principal objectif est de garder l’esprit toulousain pendant votre événement, le Mas Tolosa est probablement l’endroit qu’il vous faut. Ce corps de ferme possède plus de 1600 mètres carrés d’espaces qu’il met à votre disposition. Le lieu a su garder l’authenticité de la région tout en y ajoutant une touche de modernité, nécessaire à l’organisation de séminaires et autres réunions professionnelles. Très facile d’accès, puisque l’endroit est situé à seulement 10 minutes de l’aéroport, le Mas Tolosa vous accompagne pour aménager les lieux selon vos besoins. Plus de 9 salles sont disponibles, il ne vous reste qu’à choisir celle qui correspond le mieux à votre objectif !

POUR UN ENDROIT ATYPIQUE : LE BATEAU L’OCCITANIA

Parfois, c’est plutôt sympa de miser sur l’originalité quand on organise un événement. En choisissant l’Occitania, vous viserez en plein dans le mille ! Ce bateau a l’avantage de posséder de très grandes fenêtres qui permettent une ouverture sur l’extérieur plutôt agréable pendant un séminaire. Le bateau est complètement privatisable et vous propose une salle pouvant accueillir 80 personnes. Malgré les limites liées à l’espace restreint, vous pouvez tout de même moduler l’espace comme vous l’entendez en mettant en place une disposition en U, en théâtre, voire même en créant des petits spots de travail. Bien entendu, l’Occitania possède tous les équipements nécessaires au bon déroulement de votre séminaire. Le bonus ? Le bateau navigue sur le canal du midi pendant toute la durée de votre événement. Pas mal, non ?

POUR PARTIR DANS LES ÉTOILES : LA CITÉ DE L’ESPACE

Le jeu de mots était facile… Mais bon, imaginez la tête de vos invités quand ils découvriront que leur prochain séminaire a lieu à la Cité de l’Espace de Toulouse ! Si votre objectif est de mettre en avant créativité et audace, l’endroit est pour vous. Plusieurs salles, toutes portant un nom en lien avec l’espace, sont disponibles. En plus de bénéficier d’un cadre exceptionnel, une équipe spécialisée se trouve sur place pour vous aider à tout planifier dans les moindres détails. Des formules tout compris vous sont proposées. Elles comprennent notamment la location de la salle, la mise à disposition de tout le matériel, mais aussi l’aménagement de pauses gourmandes. Petit bonus non négligeable, chacun de vos invités gagne le droit de visiter entièrement le site de la Cité de l’espace et l’accès aux salles de spectacles IMAX. On fonce ?

POUR L’INTIMITÉ D’UN HÔTEL PARTICULIER : LA COUR DES CONSULS

Construits dès le XVIe siècle, les deux hôtels particuliers qui forment aujourd’hui la Cour des consuls sont situés dans le centre historique de Toulouse. Deux salles de réunion pouvant accueillir jusqu’à 50 personnes sont disponibles à la location. L’hôtel personnalise entièrement son offre en fonction de vos attentes et de vos besoins. Entièrement équipé, le lieu possède une architecture assez grandiose qui fera voyager vos invités dans le temps. Notez également que la Cour des Consuls est idéalement située dans le centre-ville de Toulouse, à deux pas de la Place du Capitole. Vos invités pourraient même choisir de prolonger leur séjour en dormant directement sur place, dans l’une des chambres de l’établissement (qui reste un hôtel avant tout).

POUR UNE PETITE TOUCHE GASTRONOMIQUE : LE MARCHÉ VICTOR HUGO

Si l’organisation de votre séminaire à Toulouse passe aussi par la découverte de la gastronomie locale, le marché Victor Hugo est the place to be ! Pourquoi pas, après tout ? Une petite parenthèse gastronomique pendant un événement professionnel ne fait de mal à personne. Entièrement privatisable, le marché Victor Hugo peut accueillir jusqu’à 1400 personnes (oui, oui !) et met à votre disposition un service de traiteur assez exceptionnel. En plus de tous les équipements nécessaires à la bonne organisation de votre séminaire, vous pouvez demander de goûter un large choix de produits du sud-ouest, charcuterie et foie gras en premier lieu bien évidemment. La location d’un lieu historique comme celui-ci ne laissera pas vos convives de marbre, c’est certain !

POUR ÊTRE AU PLUS PRÈS DU CENTRE-VILLE : LES SALONS DE LA COMPAGNIE

Sur plus de 125 mètres carrés, les salons de la compagnie bénéficient d’un style haussmannien, avec une petite touche italienne. Idéalement situées en plein cœur de Toulouse, à deux pas de l’aéroport, les salles de réunions à disposition possèdent élégance et raffinement justement dosé pour relever vos séminaires. Petit bonus, le lieu bénéficie d’une vue exceptionnelle sur les rues Alsace Lorraine, Rémusat et le boulevard Carnot, des petits bijoux toulousains. Bien évidemment, wifi, vidéoprojecteur et même la climatisation sont à votre disposition. Il ne vous reste qu’une chose à faire : signer !

On en présente plus les attraits de la ville rose : admirer la place du Capitole, déambuler dans le Jardin Japonais ou encore se balader sur les quais de la Daurade. Tout ça sera possible si vous décidez d’organiser votre séminaire à Toulouse. Notre petit échantillon de lieux disponibles à la location est varié et devrait faire votre bonheur. N’oubliez pas de bien prévoir votre budget et cibler les objectifs de votre séminaire avant de faire votre choix. Il est essentiel de choisir un lieu qui respectera ces conditions. 

Vous avez envie d’en savoir plus sur notre outil de gestion de budget événementiel ?

Vous rêvez de savoir pourquoi il vous faut une plateforme tout-en-un ?

10 activités pour un teambuilding réussi

Parfois, il est nécessaire de prendre un peu de temps avec son équipe. Resserrer les liens, découvrir les personnalités de chacun dans un environnement loin de celui du travail, s’amuser tout simplement. Pour cela, le teambuilding est l’événement idéal à organiser. Mais comment être certain de faire plaisir à son équipe ? Chez Eventdrive, on est un peu les experts des teambuilding. On a bien compris à quel point il est important d’en faire régulièrement pour maintenir un niveau de productivité élevé. On vous propose donc 10 activités de teambuilding qui séduiront votre équipe !

 

TEAMBUILDING #1 : FAIRE UN ESCAPE GAME

Nouvelle activité à la mode, les escape game sont parfaits pour un teambuilding réussi. L’objectif est simple : résoudre une série d’énigmes en équipe dans le but de sortir d’une salle avant la fin du chrono. Cette activité fera travailler les méninges de vos collaborateurs, mais surtout leur apprendra à travailler en équipe. Et oui, pas la peine d’espérer faire tout le travail en solo. Le seul inconvénient est que si vous avez une grande équipe, il faudra trouver une compagnie bénéficiant de suffisamment de salles pour accueillir l’ensemble des invités.

Pour les petits budgets, vous pouvez facilement organiser un escape game maison. Nous l’avons fait chez Eventdrive à l’occasion d’Halloween et cette activité a clairement permis de tisser des liens forts entre les membres d’une même équipe. Voici un site qui vous propose des kits clés en main au top : découvrir l’escape game maison.

 

TEAMBUILDING #2 : UNE JOURNÉE RAFTING

Ou toute autre activité aquatique ! L’avantage du rafting, c’est que vous pouvez répartir votre équipe en différents petits groupes, mais les bateaux effectueront la même descente. Là encore, il s’agit d’une activité qui stimulera bien l’esprit d’équipe. Croyez-nous sur parole, il n’est pas toujours évident de se coordonner pour pagayer au même rythme ! Une mini compétition pourrait également se mettre en place entre les différents rafts, chacun voulant arriver le premier en bas. 😉

TEAMBUILDING #3 : UNE CHASSE AU TRÉSOR

Un peu dans le même esprit que l’escape game, mais cette fois sur un terrain bien plus grand et en extérieur. De nombreuses entreprises se sont spécialisées dans l’organisation de chasse au trésor grandeur nature et le jeu en vaut la chandelle. Chaque équipe part du même point et doit atteindre un même objectif. Il peut être parfois très amusant de voir sous quel angle le problème peut être traité. L’avantage, c’est qu’en cherchant le fameux trésor, vous en profiterez sûrement pour découvrir et apprendre de nouvelles choses sur votre ville.

Je vous recommande fortement la startup Origamix, qui utilise la gamification pour concevoir des expériences inédites, de teambuilding, de formation, de recrutement.

TEAMBUILDING #4 : UN COURS DE CUISINE

Si votre culture d’entreprise tourne autour du bien-être et le développement de bonnes habitudes de consommation, le cours de cuisine collectif peut être un bon exemple d’activité de teambuilding. Non seulement vos équipes seront amenées à travailler ensemble, mais cela peut aussi être l’occasion de découvrir de nouvelles cultures. Peut-être que certains membres de votre équipe sont originaires d’un autre pays ? Pourquoi ne pas en apprendre davantage sur sa culture et cuisiner des spécialités culinaires de son pays ?

 

 

Vous avez envie de devenir un Maître Jedi de l’organisation d’événement ?

TEAMBUILDING #5 : FAIRE DU LASER GAME

Cette activité était très à la mode il y a quelques années et on en a de moins en moins entendu parler. Et pourtant, les laser games sont toujours aussi amusants ! En privatisant l’un des parcours, vous pouvez faire le choix de faire des parties équipe contre équipe ou en individuel. La compétitivité de certains de vos collaborateurs risque de prendre le dessus, mais le laser game est toujours un bon moyen de s’amuser, tout en découvrant ceux qui prennent la chose le plus au sérieux. ;-

 

 

 

TEAMBUILDING #6 : UNE DÉGUSTATION DE PRODUITS DU TERROIR

Les possibilités sont nombreuses : faire une dégustation de vins et fromages, apprendre à faire des cocktails, découvrir les différentes sortes de whisky… ou de thés, pour une thématique sans alcool. En consacrant un peu de temps à la découverte de nouvelles saveurs de produits que l’on apprécie, mais que l’on ne connaît pas forcément autant que l’on pense, le temps passe vite ! Les dégustations sont toujours très appréciées et permettent de resserrer les liens. Et oui, souvent, des anecdotes surgissent lorsque l’on découvre des goûts qui ont marqué notre enfance.

TEAMBUILDING #7 : FAIRE DU COMBAT D’ARCHER

Kezako, vous allez me dire ? Cette activité n’est pas encore très connue du grand public et pourtant, elle est en pleine expansion ! Le principe est simple : chaque personne est équipée d’un arc et de flèches qui possèdent un bout en mousse. Tout le monde est enfermé dans une salle qui possède des obstacles (mais qui sont surtout là pour servir de protection). Divisée en deux groupes, votre équipe devra s’affronter selon des règles choisies par l’organisateur. Une activité sportive et très amusante qui sort de l’ordinaire. Rassurez-vous, le combat d’archer est complètement indolore. 😉

 TEAMBUILDING #8 : UN CHALLENGE MULTISPORT

L’idée de faire un peu de sport pendant votre teambuilding vous séduit ? Pourquoi ne pas organiser des mini-jeux olympiques au sein de votre équipe ? L’avantage c’est que vous pouvez choisir plusieurs sports différents, chacun travaillant un aspect particulier. Vous pourrez ainsi adapter les niveaux de difficulté et proposer des activités qui plairont au plus grand nombre. Attention cependant, ce genre de team bulding demande un plus grand travail de préparation en amont, mais rien qui ne devrait faire peur à l’organisateur d’événement que vous êtes. 😉

 

TEAMBUILDING #9 : FAIRE DU BUBBLE FOOT

Vous avez déjà vu ces grosses bulles en plastique transparent que l’on peut enfiler pour une partie de foot et avez toujours eu envie d’essayer, pas vrai ? Votre prochain teambuilding est l’occasion rêvée ! Qu’on soit amateur de foot, joueur régulier ou pas, le bubble foot devrait séduire vos équipes assez facilement. Particulièrement sportive, cette activité provoquera crises de fous-rires et possiblement quelques chutes. Mais l’airbag devrait éviter les douleurs assez facilement !

TEAMBUILDING #10 : UN JEU EN RÉALITÉ VIRTUELLE

Les salles spécialisées dans ce type d’activités fleurissent en ce moment. Et pour cause, la réalité virtuelle est le futur de l’événementiel ! Emmenez vos équipes découvrir comment ça fonctionne en les mettant en condition. Les jeux à faire en réalité virtuelle sont de plus en plus nombreux et variés. La plupart d’entre eux sont également réalisables en équipes et permettront à vos collaborateurs de passer un bon moment. Attention cependant, il faut garder à l’esprit que le ridicule ne tue pas. Surtout quand vous verrez vos collègues faire de grands gestes dans le vide. 😉

 

Les activités de team building ne manquent pas. Avant de choisir celle qui fera le plaisir de vos équipes, essayez de les sonder pour savoir s’ils sont plus partants pour un moment sportif ou au contraire, plus décontracté. Enfin, n’oubliez pas que quoi qu’il arrive, on ne peut pas plaire à tout le monde et les quelques déçus seront forcément plus à l’aise lors de l’activité suivante.

Vous manquez d’inspiration pour votre prochain teambuilding ? Découvrez nos 82 idées de thèmes pour votre événement dans cet article !


Communication événementielle : quels canaux choisir ?

52,9% des organisateurs d’événements utilisent les réseaux sociaux pour promouvoir leurs événements. Et vous, quels sont vos canaux préférés ?

Réaliser un événement canon c’est bien, faire en sorte qu’il soit connu, c’est mieux. Alors comment communiquer, sur quels canaux, avec quels formats ? Autant de questions qui trouveront leurs réponses dans cet article dédié à la communication événementielle. D’ailleurs, si vous souhaitez en savoir plus,  je vous invite à télécharger notre Guide Ultime de l’Organisateur d’Événements.

 

 

 

Attirer : les canaux à utiliser pour votre communication événementielle

 

Vaste question n’est-ce pas ? Si le site web et l’emailing apparaissent comme les plus naturels, ne vous limitez pas à ceux-là pour votre communication événementielle.

 

Les réseaux sociaux

 

Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram et autres… On ne démontre plus la force de portée de ces réseaux. Pour des événements externes, ils sont incontournables pour vous faire connaître. Twitter et Instagram sont également l’occasion de créer un hashtag dédié à votre événement.

C’est un bon moyen de créer une communauté mais aussi d’analyser la portée sociale de votre événement. Pensez également qu’à chaque réseau, son style de communication et son audience. On ne s’adresse pas à quelqu’un sur Twitter comme on le ferait sur LinkedIn. Travaillez votre ligne éditoriale pour chaque réseau et renseignez-vous sur les caractéristiques des posts : tailles des images, limite de caractères, adapté à la vidéo ou non…

 

Les médias

 

Vous ciblez une audience professionnelle consultant un média de référence de votre secteur ? Vous pouvez essayer d’obtenir un article ou une publicité dans cette publication pour donner encore plus de résonnance à votre événement. L’article apparaît également comme une preuve supplémentaire de la légitimité de votre rendez-vous.

En fonction de votre cible, n’hésitez pas à entrer en contact avec les supports médias. Ils pourront vous fournir des plaquettes sur leur audience, leur visibilité etc. Cela vous permettra de choisir les bonnes publications en adéquation avec votre public.

 

Les ambassadeurs

 

Votre événement réunit normalement de nombreuses personnes : sponsors, collaborateurs, intervenants, partenaires. Toutes ces personnes peuvent contribuer à l’effort de guerre en diffusant la bonne parole.

Aidez-les ! Fournissez-leur par exemple un kit de communication avec des visuels, des phrases pré-faites, des posts réseaux sociaux déjà définis, une signature de mail. Bref, facilitez-leur la vie pour les encourager à diffuser votre annonce.

 

 

 

Intéresser : la campagne d’emailing

 

L’email est le premier canal de communication événementielle, si votre événement n’est pas public. Il est donc nécessaire de le peaufiner et de respecter certaines règles. Retrouvez ici notre article sur les 10 règles à respecter lorsque vous préparez votre mail d’invitation.

 

L’email

 

Il est le premier point de contact avec vos participants. Vous devez donc respecter certains principes de base, même si la créativité est également de mise ! Un beau design, de la clarté et un bouton redirigeant vers un formulaire d’inscription sont des éléments décisifs pour amener les invités sur votre site : c’est le début du bonheur.

Si votre email est beau, c’est bien. Si votre email est ouvert, c’est mieux. En effet, n’oubliez pas que le but premier d’un email est d’être vu, ouvert et lu. Le choix de l’accroche dans l’objet va donc déjà être un premier pas vers la réussite.

Vous devez également vous demander quand faire partir vos emails*. Les taux d’ouverture les plus importants ont lieu le mardi (27% d’ouverture en moyenne) et le mercredi matin (35% d’ouverture en moyenne). En complément, la même étude dégage deux moments clés pour l’envoi des emails : 10h et entre 15h et 16h. En bref, si vous voulez maximiser vos chances d’être lu, envoyez vos invitations le mardi ou le mercredi, aux horaires indiqués précédemment.

Le corps de texte de votre mail doit en dire suffisamment pour susciter l’intérêt mais également conserver une part de mystère pour inciter à se rendre sur votre site. À la fin, réfléchissez donc bien à votre CTA et mettez-le suffisamment en valeur pour attirer les clics.

Vous souhaitez maximiser le taux d’ouverture de vos emails ? Retrouvez notre article sur l’objet d’email parfait ici.

* Selon une étude Sendinblue de 2017, Quel est le meilleur moment pour envoyer vos vos newsletters ?

 

La fréquence

 

Vous avez créé un super email d’invitation, bravo ! Maintenant, il va falloir faire en sorte que vos invités ne vous oublient pas. On ne va donc pas se limiter à un seul email : vous allez créer une véritable campagne. Vous pouvez déjà en envoyer un autre avant la fin de la date d’inscription officielle pour tenter de récupérer éventuellement les non-inscrits. En fonction de votre scénario vous pouvez prévoir toute une série d’emails sous forme de compte à rebours pour faire monter la température. Si vous deviez suivre une timeline précise, voici ce que l’on vous recommande :

 

 

Les informations à ne pas oublier

Pour le dernier mail juste avant l’événement sous forme d’ultime rappel, n’oubliez pas d’inclure dans ce dernier, toutes les informations pertinentes :

• Date
• Lieu
• Heure de début et de fin
• Plan d’accès
• Programme
• Badge d’accès.

 

Convertir : un site web dédié

 

Globalement, le web est toujours une bonne idée quand on parle de communication événementielle. Encore faut-il avoir quelque chose à présenter. Qu’il s’agisse d’une page à part accessible depuis votre site ou de la création d’un site dédié, il doit rassembler toutes les informations utiles… tout en donnant envie à vos invités de se rendre à votre événement.

 

Faire rêver

 

Si votre site doit être créé en premier, c’est parce qu’il sera présent dans les mails d’invitation que vous allez envoyer. Il s’agit donc du deuxième point de contact avec votre participant. N’oubliez pas que vous cherchez à faire vivre une expérience canon à vos invités donc soignez cet outil.

Il doit être fluide et cohérent tout en donnant un aperçu de ce qui attend vos invités… Mais n’en dites pas trop non plus. Faites jouer le côté teasing et maintenez le suspens.

D’ailleurs, si vous souhaitez bénéficier de nos conseils pour créer le site d’inscription idéal, c’est dans cet article !

 

Récupérer des données

 

Le formulaire d’inscription de votre site est le moyen rêvé de récupérer de la data fiable sur vos participants. Les invités, en remplissant votre formulaire, vous fournissent des informations de leur plein gré. Si vous invitez des prospects, c’est le moment également de récupérer des informations supplémentaires sur ce qu’ils attendent ou sur leurs habitudes pour enrichir votre connaissance client.

Vous organisez un événement interne ? C’est l’occasion d’en savoir plus sur les attentes de vos collaborateurs quant à ce type d’événements.

Toutes les clefs pour concocter le parfait formulaire d’inscription sont par ici !

 

Se simplifier la vie

 

Le site internet est un incontournable puisqu’il vous permet de suivre en temps réel votre nombre d’invités, leur statut et d’anticiper la logistique (comme le nombre de repas par exemple).

Il vous donne également un premier aperçu des ateliers et conférences les plus attendus grâce au nombre d’inscriptions pour chacun de ces temps forts.

 

La simplification est poussée à son paroxysme lorsque vous vous servez d’une plateforme pour créer et gérer votre site internet. Vous pourrez au sein de la solution concevoir le template, créer tous les contenus nécessaires et le mettre en ligne rapidement sans avoir besoin de passer par un développeur par exemple. C’est au sein de cet outil également que toute la donnée récupérée sera centralisée et actualisée en temps réel.

Vous souhaitez en savoir plus et booster votre communication événementielle ? Téléchargez notre livre blanc sur les plateformes de gestion d’événements !

 

 

10 idées de châteaux pour un séminaire en Ile-de-France

La sélection d’un lieu est toujours une étape délicate lors de l’organisation d’un événement. Le choix que vous faites doit être en accord avec l’image de marque de votre client et doit coordonner avec le thème de l’événement. Imaginez-vous organiser une réception guindée dans la salle polyvalente du coin ? Vous risquez de faire pas mal de déçus… Et justement, votre prochain événement est plutôt chic et votre objectif est simple : trouver un lieu grandiose, à la hauteur de vos ambitions. Eventdrive vous donne un petit coup de main en listant une liste (non exhaustive) de 10 châteaux pour un séminaire en Ile de France.

 

LE CHÂTEAU DE JANVRY

À seulement quelques pas de la capitale, le château de Janvry est l’endroit idéal pour organiser votre séminaire. Le cadre est bucolique et le domaine bénéficie d’un grand parc de 14 hectares, idéal pour les activités qui se déroulent à l’extérieur. Chaque pièce est équipée de vidéo projecteurs et autres matériels indispensables à l’organisation d’une réunion professionnelle. Enfin, leur salle principale, appelée le théâtre, peut accueillir jusqu’à 90 personnes en plénière. Un chef de projet est même disponible sur place pour vous aider à organiser le plus parfait des événements.

 

LE CHÂTEAU DE MONTVILLARGENNE

On connaît tous le Château de Chantilly, sublime pièce d’architecture située dans l’Oise, mais son petit cousin, le Château de Montvillargenne n’a rien à envier à son aîné ! En plein cœur de la forêt de Chantilly, l’établissement est un hôtel séminaire 4 étoiles reçoit qui toutes sortes d’événements professionnels. L’endroit possède pas moins de 21 salles de réunions et leur salle de congrès peut accueillir jusqu’à 300 personnes, idéal pour les événements de grande ampleur. Pour les amateurs de bonnes choses, sachez qu’un service de restauration raffiné est proposé sur place !

 

LE CHÂTEAU DE CHÂTENAY

Niché dans un petit écrin de verdure, le château de Châtenay est parfait pour les amateurs de lieux en pleine nature. L’endroit accueille tous types d’événements : du classique séminaire aux soirées de lancement de produits et peut accueillir jusqu’à 200 personnes. À seulement 30 minutes du cœur de Paris, le château se trouve sur un domaine de plus de 45 hectares ! Vous pouvez même y faire séjourner vos invités, puisque 30 chambres sont ouvertes à la location.

 

LE CHÂTEAU DE BOUFFEMONT

Une architecture digne des plus grands châteaux, c’est ce qui vous attend à Bouffémont ! En choisissant ce lieu, vous aurez le droit à un cadre raffiné pour votre événement. Idéalement situé à seulement 20 minutes de l’aéroport, le château propose la location de 5 salles de réunion qui peuvent accueillir jusqu’à 70 personnes en plénière et 200 personnes en cocktail. Une équipe sur place vous aide à mettre en place le thème de votre événement en créant des ambiances différentes, en accord avec vos objectifs.

 

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LE CHÂTEAU DE LA TOUR

Imaginez vos invités arriver sur le lieu de votre événement et découvrir un cadre boisé et un bâtiment à l’architecture impressionnante. C’est ce qu’il se passera si vous choisissez le château de la Tour à Chantilly (oui, encore !). Situé sur un domaine de 5 hectares, ce château-hôtel 3 étoiles offre une superficie de plus de 200 mètres carrés pour l’organisation de vos événements. Pour ajouter une étape gourmande à votre séminaire, le château propose de mettre la salle de restaurant à disposition de votre équipe pour les régaler de bons plats faits-maison.

 

 

 

LE CHÂTEAU DE MERY

Dorénavant appartenant au groupe Châteauform, le Château de Mery propose l’organisation de journées d’études, de séminaires ou encore de formations dans plus de 12 salles de réunions. Une cour d’honneur est également disponible à la location pour accueillir des événements en extérieur. Situé sur un parc de plus de 27 hectares, Le château possède plus de 70 chambres qui sont disponibles pour y faire séjourner vos invités.

 

LE CHÂTEAU DE MERIDON

En plein cœur de la vallée de Chevreuse, à seulement 30 kilomètres de Paris, le Château de Méridon bénéficie lui aussi d’un domaine de plus de 5 hectares. Une architecture particulièrement impressionnante, datant du XIXe siècle, en mettra plein la vue à vos invités, c’est certain ! L’endroit peut accueillir jusqu’à 150 personnes dans 3 salles de réunions, impeccable pour votre séminaire en Ile de France. Il est également possible d’y installer une grande tente de réception pour être au cœur de la nature.

 LE CHÂTEAU DE VILLIERS-LE-MAHIEU

Envie d’un endroit un peu plus rustique et moins tape-à-l’œil ? Le Château de Villiers-le-Mahieu est fait pour vous ! Ancienne forteresse médiévale nichée au cœur d’un domaine de 21 hectares, le château offre un cadre idéal pour vos événements professionnels. L’endroit est idéal pour l’organisation de petits ateliers qui facilitent les sessions de brainstorming, mais les activités extérieures y sont également proposées, en plus d’un service de restauration de luxe sur place. Idéal pour votre séminaire en Ile de France, à moins de deux heures de Paris !

 

LE CHÂTEAU DE VAUGRIGNEUSE

Vous voulez un château datant du XVIIe siècle ? Le Château de Vaugrigneuse est ce qu’il vous faut. Alliant confort et modernité au charme d’un bâtiment de plusieurs siècles, l’endroit possède 6 salles de réunions, une orangerie accueillant plus de 100 personnes ou encore un Pavillon attenant permettant la tenue d’un cocktail dînatoire de 300 personnes. Des intervenants spécialistes sont présents sur place pour animer vos événements, team-building et séminaires en Ile de France : il n’y a plus qu’à profiter !

 

LE CHÂTEAU DE FERRIÈRES

Digne des contes de fées, le château de Ferrières vous épatera par sa beauté. Ce lieu exceptionnel situé à deux pas de Paris offre les conditions idéales pour l’organisation de votre séminaire en Ile de France. Particulièrement spacieux, l’endroit peut accueillir jusqu’à 3000 personnes ! De nombreux salons peuvent être mis à votre disposition, ainsi que des caves aménagées pour ajouter un peu plus de charme à votre séminaire. Bref, tous les styles sont présents au château, vous n’aurez que l’embarras du choix en fonction de vos attentes et objectifs.

 

Voici un bref éventail de tous les châteaux pour votre séminaire en Ile de France. La France a la chance de posséder une histoire riche qui a laissé de belles traces de son passage avec de nombreux lieux grandioses. Vous risquez d’avoir du mal à choisir, les lieux étant plus majestueux les uns que les autres. Au moment de choisir, pour faciliter votre décision, prenez en considération d’autres critères comme la localisation, la capacité d’accueil ou encore votre budget. Vous devriez pouvoir en éliminer certains 😉

Comment choisir une application mobile événementielle ?

Utiliser une application mobile événementielle pour utiliser une application mobile événementielle, ce n’est même pas envisageable. Vous vous devez de l’inscrire dans un contexte et une stratégie bien précis. Nous vous expliquions dans un précédent article pourquoi il vous faut absolument une application !

Votre application aura beau bénéficier de fonctionnalités incroyables, l’essentiel reste d’identifier si ces fonctionnalités répondent à vos enjeux et à vos objectifs.

La plupart des applications mobiles événementielles du marché proposent le même assortiment basique de fonctionnalités comme l’agenda, la carte, la biographie des intervenants. Les meilleures applications, celles qui font la différence, sont celles qui vous aident à créer une expérience wahou pour vos événements et à atteindre les objectifs de vos événements. Elles encouragent le networking, les interactions, le feedback et les conversations sans pour autant distraire les invités du contenu de votre événement.

Les fonctionnalités à demander absolument :

  • La personnalisation des profils invités, sponsors et intervenants pour faciliter le networking
  • Des enquêtes et des sondages en direct pour permettre le feedback en temps réel
  • Un mur social ou un fil d’actualité pour aider les participants à partager et à se connecter
  • Une messagerie pour construire des relations solides.

 

 

L’application mobile événementielle doit être facile à paramétrer

 

Une liste interminable de fonctionnalités ne garantit pas forcément la qualité d’une application.
Ces fonctionnalités doivent être uniques, faciles à paramétrer et à utiliser ! Et pour cela l’UX est un critère à ne pas négliger.

En tant qu’organisateur, vous ne devriez pas avoir besoin de toucher au code.
D’ailleurs, votre application mobile événementielle doit être aussi simple à paramétrer qu’un compte Linkedin.

 

L’application mobile événementielle doit assurer et rassurer

 

Assurez-vous que votre fournisseur d’application peut mener le process de publication sur les stores, aussi bien iOS qu’Android, du début à la fin.

Posez-lui également la question de la gestion des données.
Vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont nous traitons et hébergeons la data ? C’est par ici !

 

Vous souhaitez organiser des événements impactants ?
Contactez-nous pour en savoir plus sur notre solution !

 

 

L’application mobile événementielle doit être simple à utiliser

 

Le plus important, c’est finalement que vos participants utilisent cette application. Elle doit donc apporter plus de valeur qu’un simple programme papier par exemple.

Mettez-vous à la place de vos invités : est-ce qu’elle est intuitive, claire et facile à utiliser ? Vérifiez que la multiplication des fonctionnalités ne complexifie pas l’expérience utilisateur.

Si votre événement est public ou du moins s’il n’est pas secret, vos participants sont vos premiers promoteurs. Il faut donc que l’application leur permette de communiquer facilement sur votre événement, aussi bien qu’entre eux que vers l’extérieur. Identification d’un hashtag, création d’un fil d’actualité, apparition d’un social wall pour suivre les publications en direct.

 

L’application mobile événementielle doit être duplicable ou réutilisable pour scaler vos événements

 

Pour gagner du temps et fluidifier l’expérience participant, nous vous conseillons d’opter pour une multievent app – ou application multi-événements.

Une fois votre premier événement terminé, vous aurez juste à dupliquer vos réalisations pour les réutiliser lors de votre prochain événement.

Vos participants n’auront pas besoin de télécharger une nouvelle application puisqu’elle sera déjà sur leur portable. Parfait pour une série d’événements dont les participants reviennent d’une fois sur l’autre, comme les séminaires par exemple !

Cela vous permet également de gagner du temps lors de la publication de l’application sur les stores : vous n’aurez normalement pas besoin de soumettre de nouveau l’application à Apple ou Android.

 

L’APPLICATION mobile événementielle DOIT RENFORCER VOTRE IMAGE DE MARQUE

 

L’entreprise que vous aurez choisi pour vous accompagner dans la création de votre application mobile événementielle doit vous assurer un maximum de flexibilité quant à la personnalisation.
Généralement, les prestataires proposent une option d’application en marque blanche. Grâce à celle-ci, vous pourrez modifier votre logo, vos couleurs et votre contenu sans aucune limite.

 

 

 

 

L’application mobile événementielle doit vous permettre de modérer les contenus en temps réel

 

Bien que vos participants soient certainement très raisonnables, vous souhaiterez probablement garder la main sur les messages qui seront diffusés aux yeux de tous. Optez donc pour une plateforme de modération facile d’utilisation. Si votre prestataire peut vous accompagner dans son utilisation et dépêcher des facilitateurs le jour J, c’est encore mieux !

 

Peut-être que vous hésitez encore à choisir une application pour votre événement ? Les équipes de Sigfox, elles, n’ont pas hésité longtemps. Découvrez comment leur pôle Communication interne engagent 400 collaborateurs plusieurs fois par an grâce à une appli du tonnerre.

Si vous avez besoin de conseils pour choisir votre application mobile événementielle, je suis à votre disposition par email ou à travers la page Contact !

 

Besoin d’une application mobile événementielle pour votre prochain événement ?

4 lieux pour un séminaire à Rennes

On me dit dans l’oreillette que Rennes est the new place to be pour organiser vos séminaires. Outre le fait que l’on y soit à 2h maximum de l’océan et de Paris, le bassin rennais est extrêmement dynamique et de nombreuses startups y ont d’ailleurs ouvert leur siège social. Parfait pour fourmiller d’idées puis se détendre à quelques centaines de kilomètres de la capitale !

 

DÉCOUVRI© Destination_Rennes / Julien_Mignot

LA FABRIQUE

Inspiré par la culture de l’innovation et le bien-être au travail de la « Silicon Valley », la Fabrique by Digitaleo a relevé le défi de créer un lieu de travail unique et atypique à Rennes ! À seulement 5 minutes du centre-ville, vous y profiterez d’un cadre de travail peu classique. Travaillez en mode startup et ouvrez vos chakras pour booster votre créativité et explorer de nouveaux horizons.

LE BALTHAZAR

 

Parfait pour votre séminaire en plein coeur de Rennes, le Balthazar, complètement équipé en nouvelles technologies, ne vous décevra pas. La simplicité alliée à la modernité soulignent une élégance rare, particulièrement appréciable dans un hôtel de centre-ville.
Le petit plus : la vue sur le patio depuis la salle de réunion !

 

LE LOFT

 

Découvrez ce grand espace de coworking appelé Le Loft ! Le nom parle de lui même : un grand espace convivial, atypique, idéal pour booster les neurones des collaborateurs lors de votre séminaire à Rennes. Les touches acidulées qui parent ses murs sont autant de stimulations pour votre créativité. On s’y sent d’ailleurs tellement bien qu’on pourrait presque y dormir… C’est sûr que c’est ici que vous aurez l’idée du siècle !

 

LE CHÂTEAU DES PÈRES

 

Niché dans un écrin de verdure, le Château des Pères n’était pas listé dans nos idées de lieux pour un séminaire au vert, mais pourtant, il y aurait toute sa place ! Que vous partiez sur un séminaire manager d’une quinzaine de personnes à la convention de début d’année de toute l’entreprise, ce lieu de haut vol saura créer une expérience unique, une parenthèse hors du temps. Le top pour aérer vos méninges et repartir du bon pied !

Le petit plus : peut accueillir jusqu’à 1200 personnes en disposition cocktail dans son Orangerie de 1000 mètres carrés.

 

Le château des pères

Vous avez envie d’en savoir plus sur notre outil de gestion de budget événementiel ?

Vous rêvez de savoir pourquoi il vous faut une plateforme tout-en-un ?

 

 

 

Pourquoi une application de check-in fluidifie l’expérience ?

L’émargement de vos invités est un moment important de votre événement. Le check-in reflète l’image de celui-ci puisqu’il est le premier aperçu que vos invités auront. De plus, et je pense que vous le savez mieux que moi, il peut être délicat d’utiliser “l’ancienne méthode” lorsque vous attendez un grand nombre d’invités.

Rappelez-vous ces moments de solitude lorsque vous vous trouviez devant une queue considérable de personnes impatientes, et qu’il fallait rechercher le nom de chacune d’entre elles dans votre liste papier, aidé de votre stylo bille, pour enfin les émarger. Avec le stress et tout ce qu’il en découle, impossible de ne pas s’arracher les cheveux !

C’est là que les applications de check-in font leur apparition. Pratiques, facilement téléchargeables sur un smartphone et simples d’utilisation, découvrez tous les bénéfices de ces nouveaux outils d’émargement.

 

 

 

COMMENT ÉMARGER AVEC UNE APPLICATION DE CHECK-IN ?

 

Il n’a jamais été aussi simple d’émarger vos invités qu’avec une application de check-in.

En effet, il vous suffit d’intégrer votre liste de participants à votre outil, directement depuis un fichier Excel par exemple, afin que votre liste se retrouve dans votre application. Ensuite, deux options s’offrent à vous : scanner les badges de vos invités  depuis votre application grâce à des QR codes, ou bien en demandant directement le nom de la personne que vous écrirez dans l’app, afin de l’émarger en moins de 3 secondes !

 

POURQUOI UNE APPLICATION DE CHECK-IN FLUIDIFIE-T-ELLE L’EXPÉRIENCE ?

 

Gain de temps

Ce n’est pas une blague, et vous vous en rendrez immédiatement compte après avoir utilisé une application de check-in pour la première fois ! 😉

Ces petits trésors vont changer votre manière de réaliser votre check-in en vous faisant gagner un temps énorme. Muni de votre téléphone avec l’application ouverte, vous n’aurez besoin de rien d’autre pour émarger vos invités. Vous aurez besoin d’un téléphone, et… c’est tout ! Et oui, c’est si simple que ça.

Vous pouvez dire adieu aux longues listes interminables en papier et aux longs tableaux “Nom / Prénom / Entreprise” qui demandent une rapidité d’exécution et une réactivité continuelle lors du check-in, générant davantage de stress. Et comme vous êtes un(e) organisateur(trice) d’événements à la recherche constante de valeur ajoutée, profitez de cet avantage afin de discuter avec vos invités ! Prenez le temps de les accueillir comme il se doit, et rendez l’expérience encore plus attractive.

 

Identité moderne

 

Laissez les papiers et stylos derrière vous, et prenez de la hauteur !

Le secteur de l’événementiel a toujours su s’adapter avec son temps, faisant appel aux nouveautés technologiques et organisationnelles pour créer toujours plus de moments uniques et inoubliables.

Un événement innovant va contribuer à améliorer l’image de l’entreprise et sa notoriété, en renforçant le lien de confiance avec vos invités. Cela passe par l’anticipation des organisateurs d’événements à l’égard de ces nouveautés, pour une entreprise pionnière et visionnaire au sein de son secteur d’activité. Et si vous n’êtes pas convaincu, croyez-en notre expérience d’experts de l’événementiel depuis plus de 7 ans.

C’est donc le moment de faire rêver vos participants, en rendant leur expérience simple, fluide et sans encombre. Une application de check-in est simple d’utilisation, sans aucune transition ou coupure. Vous offrirez ainsi une expérience totalement personnalisé à vos invités, avec un accompagnement sur-mesure et de qualité.

 

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Optimisation des badges

 

Facilitez la vie de vos invités !

Vous pouvez également optimiser votre processus d’envoi de badges grâce à des plateformes événementielles tout-en-un telles que Eventdrive. Cette dernière vous permet de réaliser vos campagnes d’emailing avec vos badges y figurant. Ainsi, vous pouvez envoyer les badges en amont à vos invités, qui les conserveront précieusement dans leurs téléphones jusqu’au jour-j de l’événement.

 

Et parce que l’imprévu n’existe pas, vous aurez également la possibilité de créer des badges sur place pour ceux qui les auraient oubliés. La technologie… n’est-ce pas merveilleux ?

 

Différenciation

 

Be unique !

Une des tendances événementielles 2019 est de créer des événements différenciants, qui sortent des sentiers battus. En plus d’apporter une dose de fraîcheur à votre entreprise, vous vous démarquerez de vos concurrents ! Un petit investissement, pour un maximum de gains !

 

 

Tracking et exportation efficace des données

 

Retracez toutes informations d’émargement de vos invités grâce à votre application de check-in.

Une application de check-in fluidifie l’expérience de l’organisateur d’événements, par sa capacité à traquer facilement les informations relatives à l’émargement des participants. Par exemple, vous serez capable d’obtenir toutes les données quant à l’arrivée de chaque participant, et de donner du sens à ces informations. Vous pourrez constater l’heure exacte du pic d’émargement, ce qui vous aidera à connaître l’heure opportune pour préparer telle ou telle animation.

Avec Eventdrive, vous obtiendrez l’ensemble de ces informations sous forme de tableaux Excel, permettant l’exploitation simplifiée de ces données.

Alors si vous cherchiez une solution pour être plus rapide, efficace, moderne, différent, lors de vos émargements, il me semble que vous l’avez trouvée ! Pour obtenir plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un plaisir de vous répondre. 🙂

 

L’intelligence artificielle et l’événementiel : une histoire qui ne fait que commencer

On ne cesse de vous le répéter : il est essentiel de suivre les avancées technologiques dans l’organisation de vos événements et être à la pointe du digital. Même si vous n’êtes pas passionné par ce secteur, vous avez la chance de travailler dans un secteur qui s’adapte assez facilement au changement. Au fil des années, les nouveautés ont défilé avec l’arrivée du digital. L’utilisation des applications mobiles s’est démocratisée par exemple et on voit de plus en plus des stands de réalité virtuelle.

Nous avons le plaisir de vous annoncer que le dernier bouleversement technologique en date est sur le point d’inonder vos événements ! Nous parlons bien entendu de l’intelligence artificielle. Ce terme est à la bouche de tous les scientifiques, marketeurs et chefs d’entreprise, mais qu’est-ce que c’est vraiment ? Et surtout, à quel point ce nouveau courant va-t-il impacter l’événementiel ? Eventdrive vous dit tout sur l’intelligence artificielle et sa relation avec l’événementiel.

 

 

 

L’intelligence artificielle, c’est quoi ?

 

Aussi connue sous le nom d’IA (on aime bien les diminutifs en France), l’intelligence artificielle est tout simplement la mise en œuvre simultanée de plusieurs techniques qui vont permettre aux machines d’avoir une sorte d’intelligence.

Même si on en entend parler que depuis récemment, l’IA a pour la première fois été évoquée dans les années 1950 par Alan Turing (vous avez vu le film Imitation Game ? C’est lui !). Dans son livre intitulé « Computing Machinery and Intelligence », il parlait déjà de la nécessité de donner aux machines une certaine forme d’intelligence. Pourquoi on vous parle de lui ? Car il a créé un test, le test de Turing, qui permet d’identifier l’intelligence artificielle. Le déroulé est simple : on confronte un humain à l’aveugle, dans un premier temps avec un autre humain, puis avec une machine. Les deux sont censés donner des réponses valides aux questions posées. Si le sujet n’arrive pas à discerner qui est qui, alors la machine est dite intelligente. Aussi simple que ça !

En bref, si une machine est capable de raisonner et produire des réponses similaires à celles qu’un humain pourrait avoir, alors on parle d’intelligence artificielle.

L’intelligence artificielle dans l’événementiel

 

Vous l’avez compris, l’IA est bien développée et nous entoure déjà dans notre vie quotidienne. Mais elle est aussi en train de bouleverser le monde du travail. Déjà, il est possible de limiter les tâches répétitives grâce à l’IA ou encore améliorer son business model. Si l’intelligence artificielle est maniée avec justesse, un véritable avantage compétitif peut en découler pour une entreprise.

 

Une véritable révolution est sur le point d’arriver, notamment dans l’événementiel. D’ailleurs, vous ne le savez peut-être pas, mais vous êtes sûrement déjà en train d’utiliser une des nombreuses applications de l’IA. Découvrons un aperçu des outils qui utilisent l’intelligence artificielle dans l’événementiel.

La reconnaissance vocale

Les assistants personnels tels que Alexa d’Amazon ou Siri d’Apple sont de plus en plus utilisés. Imaginez une utilisation similaire au cours de votre événement ! Au point d’information, une borne électronique pourrait être contrôlée par une machine. Vos invités n’auraient alors qu’à poser la question qu’ils souhaitent pour obtenir une réponse rapide. Par exemple, à quelle heure commence la prochaine conférence ou encore où se trouve la salle de gala ? Un gain de temps précieux pour vos collaborateurs et des retombées très positives sur vos événements si l’assistant virtuel prodigue les bons conseils au moment voulu.

  

La reconnaissance faciale 

Après votre douce et mélodieuse voix, c’est votre visage qu’on analyse. Maintenant, il n’y a même plus besoin de sortir son téléphone pour présenter son billet à l’entrée, il suffit de faire scanner son visage pour accéder au lieu de l’événement. L’avantage ? Fini les files d’attente interminables quand il y a une forte affluence ! Découvrez tous les avantages de la reconnaissance faciale dans nos tendances événementielles 2019

 

Les bracelets connectés

 

Idéaux pour contrôler l’accès à votre événement, les bracelets connectés sont un autre exemple de l’AI. La puce insérée dans les bracelets peut d’ailleurs être utilisée pour faciliter le paiement pendant l’événement, un peu à la manière d’un portefeuille virtuel. Particulièrement sécurisés, les bracelets connectés peuvent aussi être reliés aux réseaux sociaux ! Des utilisations infinies qui permettent une grande analyse de données en aval de l’événement.

 

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

 

 

Analyser le comportement de vos invités

 

Grâce à l’intelligence artificielle, il est désormais possible d’étudier le comportement de vos invités au cours de votre événement. Avant, on utilisait les sondages, mais leurs résultats étaient souvent biaisés. Dorénavant, grâce à l’installation de capteurs sur le lieu de votre événement, vous pourrez savoir précisément le parcours de vos participants, les conférences auxquelles ils ont assisté ou encore les interlocuteurs avec lesquels ils ont parlé.

 

Les Chatbots

 

Vous êtes sur le point d’organiser un événement de grande envergure et vous n’avez pas le temps de répondre aux nombreuses questions de vos participants ? Les chatbots, systèmes de communication automatisés, sont faits pour ça ! Véritables alliés de votre stratégie marketing, ils permettent de fournir des réponses rapides et personnalisées (dans la mesure du raisonnable) à vos participants. Le plus ? Ils sont utilisables 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 et ne nécessitent qu’un petit budget pour leur mise en place.

 

À quoi s’attendre dans le futur ?

 À la vitesse à laquelle vont les avancées technologiques, le secteur de l’événementiel risque d’être complètement bouleversé dans les années à venir. On peut facilement imaginer que l’accueil des événements sera bientôt assuré par des robots humanoïdes, créés pour imiter notre travail. Est-ce qu’un jour un robot sera capable d’organiser un événement de A à Z ? Fort heureusement, la science n’en est pas encore là, mais restons éveillés. 😉

 

Conçu pour être une véritable aide, l’intelligence artificielle est en train de révolutionner nos habitudes de consommation et l’événementiel n’y échappe pas. Déjà, de nombreuses compagnies se sont spécialisées dans l’offre de services liées à l’IA pour les professionnels de l’événementiel. On pense notamment aux solutions de concierges automatisés. L’outil technologique qu’est l’intelligence artificielle peut encore vous donner l’impression d’être dans un film de science-fiction et pourtant, il va falloir vous habituer, car ce n’est que le début !  

 

 

 

 

Pourquoi être organisateur d’événements est un des métiers les plus stressants au monde ?

Si je vous demandais de me donner la liste des cinq métiers les plus stressants au monde, vous me répondriez facilement : pompier, militaire, policier, pilote de ligne… Et vous auriez raison. Mais le cinquième métier le plus stressant n’est certainement pas celui auquel vous vous attendriez… Sauf si vous êtes… organisateur d’événements !

Car oui pour la sixième année consécutive, l’organisateur d’événement se retrouve dans le top 5 des métiers les plus stressants au monde.

Qu’y a-t-il de commun entre policier et organisateur d’événements me direz-vous ? Et bien, 11 critères objectifs, comme le nombre de déplacements, l’exposition aux yeux du public, les deadlines… Effectivement, tout de suite, on y voit plus clair.

Bien que les organisateurs d’événements n’aient pas à lutter contre un immeuble en feu (quoique…), ils doivent eux aussi combattre leur lot de catastrophes.

 

 

 

Pourquoi l’organisateur d’événements est-il stressé ?

 

Parce qu’il communique avec toutes les parties prenantes

 

 

L’organisateur d’événements est l’interface entre une pléthore d’interlocuteurs : client ou organisme organisateur, intervenants, participants, partenaires, collaborateurs… Il doit répondre aux attentes de chacun d’entre eux et optimiser les process pour éviter que la communication entre les parties ne se transforment en téléphone arabe.

Il est en général responsable de synthétiser les discours, les opinions et les intérêts de chacun pour en créer une vision globale et consensuelle. Cela demande beaucoup de vigilance, de diplomatie et d’organisation.

Il est souvent pointé du doigt comme responsable en cas d’imprévu. En effet, lorsque le résultat n’est pas au rendez-vous, la communication peut devenir compliquée. Il est primordial de s’accorder sur les rôles de chacun au sein du groupe et de définir les responsabilités de chaque partie prenante. Qui est garant des deadlines ? Qui prend les décisions en cas d’imprévu ? Pensez à tout mettre par écrit.

Choisissez le canal de communication le plus adapté à vos interlocuteurs, que ce soit les appels, les mails, les rendez-vous physiques ou même les fax. Lorsque j’organisais des événements pour un laboratoire pharmaceutique, les trois premiers mois, je relançais systématiquement les médecins par email… sans succès ! Le jour où j’ai décroché mon téléphone et où j’ai obtenu le contrat tant attendu dans les 5 minutes qui suivaient, j’ai changé de méthode. Cernez les personnalités avec lesquelles vous travaillez pour comprendre leurs leviers de motivation et leur façon de travailler. Car c’est finalement le propre de l’organisateur d’événements, d’être flexible et de s’adapter à ses interlocuteurs.

 

 

Parce qu’il est en première ligne le jour J

 

En tant qu’organisateur, voilà des semaines, voire des mois ou des années que vous anticipez le moindre imprévu : calcul des risques, visite des lieux, coordination du fil rouge, sélection du menu, test des outils, optimisation du contenu. Vous connaissez chaque détail par coeur. Place à l’événement !

Le jour J, l’organisateur est dans la ligne de mire des participants et de l’organisation à l’origine de la manifestation. Il est en effet le premier point de contact avec le reste du monde. On vous demandera ce jour-là d’être au taquet, super vigilant, et cela pendant une durée beaucoup plus longue que la moyenne. Vous êtes souvent sur place et opérationnel quelques heures avant l’ouverture, puis faites la fermeture et vous occupez du débrief.

Pas de temps de pause, pas de temps pour s’asseoir, pas de temps pour souffler.
Vous devez faire preuve d’une grande résistance au stress et à la pression.

Rassemblez une équipe qui saura vous soutenir le jour J. Transmettez-lui votre amour du détail, votre passion du métier. Construisez des partenariats, partagez l’agenda du jour avec vos collègues, déléguez… Vous travaillerez ainsi plus efficacement et plus intelligemment, et pourrez vous concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée. Pensez à prendre une pause déjeuner, à vous hydrater régulièrement et à vous asseoir dès que vous en avez l’occasion.

 

 

Parce qu’il est très (trop exigeant) avec lui-même

 

 

Les organisateurs d’événements sont généralement des travaillomanes perfectionnistes. Méticuleux dans leur travail, chaque détail compte. Ces soft skills sont largement valorisés dans le métier, mais ils ne doivent pas être sources de friction ou même saboter votre événement.

Votre objectif est en général d’organiser un événement unique, impactant, différenciant pour booster les chiffres de votre business. Cela me fait de la peine de l’écrire, mais qu’est-ce que la virgule manquante dans le titre de l’atelier 17 changera ? Est-ce que cela vaut la peine de tout imprimer de nouveau ? Votre sens de la perfection doit vous porter et vous soutenir dans vos objectifs, et non pas le contraire.

La connaissance de soi est une des plus grandes qualités des leaders – en tant qu’organisateur d’événements, vous devez absolument la travaillez. Posez-vous la question suivante : comment cette action répond-elle à l’objectif de mon événement ? Est-ce que si je change l’orientation de ces 4 chaises de 10 degrés l’expérience de mes invités en sera significativement améliorée ? La connaissance de soi vous donnera le pouvoir de décision dans des situations stressantes, à vous de la cultiver !

 

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Quelles solutions ?

 

Alors que les outils de productivité et de développement personnel fleurissent, les logiciels de gestion d’événements contribuent à apporter un tant soit peu de sérénité au quotidien des organisateurs. Ils transforment le coeur de leur métier, sans en transformer l’essence. Ces plateformes leur permettent de se libérer l’esprit pour se concentrer sur des missions à haute valeur ajoutée, ces missions sur lesquelles les organisateurs d’événements font la différence.

 

Source :

https://convene.com/catalyst/event-planning-most-stressful-jobs/

Organisez la journée de recrutement parfaite

Il paraît que vous organisez prochainement une journée de recrutement ! En seulement quelques heures, votre mission est de rencontrer un maximum de candidats afin de recruter les futures pépites de votre équipe ou de votre organisation. Mais plutôt que d’organiser de simples entrevues à la chaîne, l’organisation d’une journée de recrutement vous permet de mettre vos candidats en conditions et surtout créer une ambiance saine d’émulation, plus qu’une vraie compétition.

Comment organiser ce type d’événement et quels types d’activités mettre en place pour séduire les candidats dès le début de la journée ? Eventdrive vous confie ses secrets logistiques et pratiques pour l’organisation de la journée de recrutement parfaite.

 

 

 

EN AMONT DE VOTRE journée de recrutement

Gérez les inscriptions d’une main de maître

 

L’organisation de votre journée de recrutement commence bien en amont du jour J. En effet, il faut s’assurer que les candidats seront bien présents pour prévoir en fonction les repas, les espaces, les supports et les ressources humaines nécessaires à leur accueil.

L’un de nos clients, Akka, utilise par exemple la plateforme d’inscription Eventdrive pour cette étape cruciale. Après avoir enregistré tous les potentiels candidats dans sa base de données, le recruteur prépare une campagne d’emailing pour leur proposer de valider leur inscription ! Une première étape qui montre qu’ils sont motivés. Le formulaire personnalisé qui est créé pour l’occasion permet notamment au recruteur de récupérer les CV des candidats.

 

En créant des sessions et des ateliers, il pourra aussi plus facilement gérer les centaines de candidats qu’il recevra ce jour-là. Grâce à l’application mobile qui leur aura été demandé de télécharger en amont, ces derniers pourront se repérer dans les locaux de l’entreprise et connaître leur agenda personnalisé. L’information, c’est la clé !

 

Pensez à envoyer des rappels réguliers

 

Même si les candidats sont certainement très motivés, ce ne sont certainement pas des surhommes et ils ne peuvent pas penser à tout ! Les process de recrutement sont déjà particulièrement forts en émotions… Vous pouvez donc leur donner un petit coup de pouce en programmant des mails de rappel quelques jours avant votre journée de recrutement.

Le déroulement d’une journée de recrutement

 

Une session de recrutement qui se passe sur une journée doit être particulièrement cadrée, car l’événement passe très vite et les enjeux sont importants. Il est important de bien déterminer en amont chaque étape afin d’éviter le chaos le jour J.

 

Un temps d’accueil

 

Le moment où vous accueillez les candidats est important, car votre image de marque est déjà en jeu. Vous êtes entré en phase de séduction au moment où vous les avez convoqués, mais tout devient bien réel à leur arrivée sur les lieux et comme on dit, la première impression est souvent la meilleure ! Accueillez vos invités autour d’un bon petit-déjeuner qui permettra de les mettre à l’aise tout en mettant en conditions.

 

 

Une présentation individuelle des candidats

 

Après avoir passé un petit moment à se restaurer, vous pouvez commencer à découvrir vos candidats. Le but ici est d’aller un peu plus en profondeur en posant des questions assez originales plutôt que les banales « Comment vous appelez-vous ? » et « D’où venez-vous ? ».

Deux choix s’offrent à vous : soit vous les mettez en conditions directement en posant des questions auxquelles vous attendez une réponse immédiate, soit vous leur transmettez une liste de 4 ou 5 questions qu’ils devront préparer à l’avance. Vous pouvez par exemple demander quel est l’objet qui les caractérise le plus, qu’est-ce qu’ils amèneraient s’ils ne pouvaient prendre que 3 choses sur une île déserte ou encore de vous raconter une petite blague.

Ce temps de présentation ne doit durer que quelques minutes par candidat, mais est très important pour le recruteur, car il permet de cerner les personnalités. Et le bonus, c’est que cela permet de détendre l’atmosphère 😉

 

Une épreuve de groupe

 

Enchaînez par la suite avec une épreuve de groupe. Ici, bien sûr, votre but est d’analyser comment les candidats travaillent en équipe et comment ils arrivent à résoudre un problème sous pression.

Pour cela, vous devez avoir choisi un lieu qui permet la création de petits pôles de travail et mettre à disposition tout le matériel que vous auriez proposé à votre propre équipe. Là encore, votre image de marque est en jeu et doit montrer aux candidats comment ils auraient à travailler s’ils venaient à collaborer avec vous.

 

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

 

 

Un moment de détente

 

Avant de continuer les sélections, il peut être intéressant d’intégrer un petit moment de détente. Une pause avec collation est bien sûr indispensable, mais pourquoi pas aller plus loin dans l’idée ? Vous pourriez par exemple faire visiter les locaux, montrer des images de votre dernier teambuilding ou encore présenter quelques membres de votre équipe. Tout ça de manière très informelle !

 

Un test écrit

 

Selon vos besoins, vous pouvez continuer la journée de recrutement avec un test écrit. Ça peut être une épreuve de langue si vous avez besoin de collaborateurs bilingues ou encore une analyse de données, si vous recherchez des pros du marketing. Peu importe le contenu du test, il faudra être capable de proposer une place assise à tous les candidats que vous recevez pour leur permettre de travailler dans les meilleures conditions possibles.

 

Un repas en groupe

 

Pour clôturer la matinée, invitez vos candidats à se restaurer autour d’un bon repas. Le plus simple est sûrement de mettre en place un buffet avec sandwiches et mignardises à disposition. Ce temps de repas permettra à votre équipe de faire un choix parmi les candidats au vu des résultats de la matinée et sélectionner les candidats que vous avez préférés pour les entretiens individuels de l’après-midi. Que vous le vouliez ou non, une certaine ambiance de concurrence se sera instaurée depuis le matin. En proposant aux candidats de déjeuner ensemble, vous permettez à tout le monde de se détendre et de penser à autre chose. C’est aussi une manière de les remercier d’avoir fait le déplacement et notamment ceux qui ne seront pas sélectionnés pour l’après-midi.

 

Des entretiens individuels

 

Après le repas, vous continuerez probablement avec la phase des entretiens individuels. N’oubliez pas que vos candidats se sont déjà donnés toute la matinée, veillez donc à donner un ton plus informel à la chose. C’est aussi une manière de découvrir un peu plus le candidat, son parcours professionnel et surtout voir comment il s’exprime quand il est seul. D’un point de vue organisationnel, veillez à avoir assez de salles de réunion et de ressources humaines pour recevoir l’ensemble des candidats sélectionnés. Le but n’est pas de les faire patienter tout l’après-midi et faire monter le stress sans raison.

 

L’annonce des résultats de cette journée de recrutement

 

Enfin, après avoir débriefé avec vos équipes et sélectionnez les meilleurs candidats, la norme est d’annoncer les résultats le soir même. La journée aura été intense pour vos candidats, la moindre des choses est donc qu’ils aient un retour rapide sur leurs performances. Vous pouvez les inviter par la suite à rencontrer leurs managers opérationnels.

 

 

EN AVAL DE VOTRE journée de recrutement

Envoyez-leur un mail de remerciement

 

Parce que la façon dont sont traités les candidats reflètent l’image de votre marque employeur, n’oubliez qu’un simple « merci » est toujours agréable ! Les candidats ont tout de même fait le déplacement et ont bloqué une journée complète de leur temps, pour ceux qui auront été au bout du process !

Programmez donc un mail de remerciement :

  • pour les candidats qui n’auront pas été retenus, pour leur souhaiter bon courage pour la suite.
  • pour les candidats qui ont été retenus pour leur donner une vision plus claire du reste du process et pour partager avec eux les présentations du jour.

 

Demandez leur avis, marque employeur oblige !

 

Et parce que ces candidats seront aussi les premiers promoteurs de votre marque employeur, pensez à leur adresser un questionnaire de satisfaction : nous vous donnons toutes les clefs dans cet article ! Avec Eventdrive, vous avez la possibilité d’envoyer ce questionnaire directement par l’application mobile. Et ça, c’est cool !

 

 

 

5 choses à retenir avant d’organiser votre journée de recrutement

 

Les accompagner au maximum.

Si l’un des candidats ne se présentent pas, c’est du temps perdu pour vous. Le mail de rappel un ou deux jours avant est donc la bonne astuce pour assurer un taux de présence optimal ! 

 

Leur apporter la bonne information au bon moment.

La journée va être stressante pour les candidats, pas besoin de rajouter du stress inutile parce qu’ils ne trouvent pas la salle où ils doivent se rendre. L’application mobile permet de :

  • consulter son agenda personnalisé
  • recevoir des rappels quand les ateliers approchent
  • obtenir le maximum d’informations quant aux sessions

 

Ne pas oublier les temps de détente.

Mettez-vous à la place de vos candidats et imaginez l’état dans lequel ils sont. Une petite pause dans tout le processus ne fera de mal à personne 😉

Prévoyez donc deux espaces, un à l’intérieur et un à l’extérieur, dans lesquels ils pourront partager une tasse de thé ou quelques conseils.

 

Automatiser au maximum pour replacer l’humain au coeur du process.

Vous souhaitez évaluer rapidement l’attention des candidats lors de votre présentation corporate ? L’application est encore et toujours l’outil parfait ! Grâce au système de quiz, vous pourrez facilement connaître leurs réponses et identifier ceux qui sont au taquet. Des questions qui ne sont pas forcément éliminatoires mais qui permettent d’attribuer quelques points 😉

 

L’organisation d’une journée de recrutement n’est pas de tout repos. Habituellement, un événement a pour but de détendre vos invités, là, vous risquez d’avoir affaire à des convives sous pression. Ne perdez pas votre principal objectif de vue, recruter une ou plusieurs perles rares, mais n’oubliez pas que vous êtes garant de votre image de marque employeur. Faites donc vivre à vos candidats une expérience sans couture, du début à la fin. Et qui sait, ils vous renverront peut-être l’ascenseur un jour ou l’autre !

 

 

Pourquoi utiliser une application mobile dans mes événements ?

Selon une étude menée en 2018, 90% des Français se connectent au moins une fois par jour sur leur smartphone. Qui n’a jamais vécu ce sentiment de solitude quand en pleine plénière, tous les visages des participants sont tournés non pas vers la scène mais vers leurs genoux, les regards attirés par l’écran lumineux de leur téléphone portable.

La technologie prend une place prépondérante dans notre quotidien, et le secteur événementiel doit s’y adapter ! Quitte à ce que vos invités utilisent leur téléphone, autant que ce soit pour participer, échanger, networker. C’est donc le rôle de votre application mobile !

L’objectif ? Engager les participants pour leur faire vivre un événement unique et inoubliable. Le fait d’être acteur et non pas seulement spectateur permet à l’invité d’ancrer cette expérience dans sa mémoire. Et de se rappeler de votre marque des mois après votre événement !

 

 

 

UNE APPLICATION MOBILE DANS MON ÉVÉNEMENT, C’EST QUOI ?

 

Pas besoin de rappeler ce qu’est une application mobile j’imagine 😉 Une étude menée par Goldman Sachs a montré que plus de 75 % de la population mondiale possède un smartphone et ce nombre ne fait que croître. Malgré les exceptions qui confirment la règle (oui, il y en a !), la majorité de vos invités sont à l’aise avec le concept des applications mobiles et leur utilisation.

En tant qu’organisateur d’événement, vous êtes sûrement déjà friands des formules qui vous permettent de créer un site internet dédié à votre événement. Vous pouvez ainsi y indiquer toutes les informations nécessaires telles que le lieu où se tiendra l’événement, les horaires et toutes informations pratiques utiles. Vous pouvez aussi mettre le programme de votre événement, ainsi que le profil des conférenciers qui prendront la parole par exemple. Si vous êtes vraiment à la pointe de la technologie, vos invités peuvent également s’inscrire directement sur votre site. En revanche, si ce n’est pas encore le cas, nous vous invitons à nous contacter pour que nous vous présentions notre solution !

 

En utilisant une application mobile, toutes ces options sont disponibles sur smartphone et optimisées au format de votre appareil. Les avantages sont donc nombreux…

 

 

6 AVANTAGES DE L’UTILISATION D’UNE APPLICATION MOBILE

Une prise en main très facile

Les applications mobiles ont l’avantage d’être formatées pour des écrans beaucoup plus petits, leur utilisation doit donc être simplifiée par rapport à une navigation classique sur ordinateur. Le but est de rendre l’expérience de vos participants aussi facile que possible. Un enfant de 2 ans saurait s’en servir !

Centralisation de toutes les informations

Votre application mobile doit être le reflet de votre site internet. C’est pour cette raison que toutes les informations présentes en ligne depuis un ordinateur le sont également sur smartphone. Seule la navigation se fait différemment.

 

Une mise à jour en temps réel

Même point positif que sur ordinateur, une application mobile peut être mise à jour à n’importe quel moment. Les dernières informations en date sont donc disponibles pour vos invités. Ils peuvent suivre leur agenda personnalisé et savoir à quelle heure commence le prochain atelier !

 

 

 

Accessible n’importe où et n’importe quand

Le gros bonus d’une application mobile, c’est son accessibilité. Vous avez toujours votre mobile sur vous, n’est-ce pas ? Et bien en ayant votre téléphone avec vous, vous avez également votre application mobile et donc les informations concernant votre événement. C’est également pratique pour communiquer avec vos invités, grâce à un système de notifications push par exemple.

Un suivi statistique important

De la même manière que vous pouvez suivre les performances de votre site internet, l’application mobile permet un suivi statistique détaillé. Vous saurez ainsi ce qui a bien fonctionné et ce qu’il faudra améliorer dans votre prochaine application : nombre de connexions, services utilisés, taux d’engagement !

Un maximum d’interactivité

Un événement mémorable, c’est un événement durant lequel vous avez vécu une expérience unique. Et cette expérience unique passe avant tout par la création de liens. Une application peut vous aider dans ce sens.

Accessible n’importe où et n’importe quand

Le gros bonus d’une application mobile, c’est son accessibilité. Vous avez toujours votre mobile sur vous, n’est-ce pas ? Et bien en ayant votre téléphone avec vous, vous avez également votre application mobile et donc les informations concernant votre événement. C’est également pratique pour communiquer avec vos invités, grâce à un système de notifications push par exemple. 

En créant une session de questions / réponses

Idéal pour interagir avec l’intervenant ! Pour les plus timides, les questions peuvent être anonymes. Et vous gardez la main sur la situation, puisque les questions passent d’abord par vous avant d’être diffusées à l’orateur.

 

En imaginant un quiz

Le quiz est très apprécié pour son côté ludique. Certains organisateurs d’événements vont même jusqu’à reproduire le fameux Qui veut gagner des millions !

 

En proposant un vote

Il peut vous servir à communiquer après l’événement, à évaluer rapidement en une question la satisfaction de vos participants ou à introduire votre speech par un chiffre que vous aurez généré en direct.

 

En lançant un nuage de mots

Voici quelques idées de thèmes pour le nuage de mots :

  • Quelles sont nos plus grandes réalisations de l’année passée ?
  • Qu’est-ce que pour vous le management collaboratif ?
  • Résumez votre expérience avec VOTRE MARQUE en un mot.

 Mais comment créer cette fameuse application alors que vous n’êtes pas un développeur né ?

 

 

 

CHOISIR LA FORMULE EVENTDRIVE

 

C’est là qu’Eventdrive entre en jeu ! Nous vous proposons de créer une application mobile à l’image de votre événement en quelques clics seulement.

 

La personnalisation du design de votre application mobile

Le fonctionnement est très simple. À partir de votre interface administrateur, vous pouvez personnaliser le design de votre application : paramétrer les couleurs et les polices, intégrer votre logo, choisir les fonctionnalités que vous souhaitez voir s’afficher et bien évidemment, ajouter votre contenu. L’application mobile de votre événement est d’ailleurs en marque blanche, c’est-à-dire que vos participants ne percevront pas qu’elle a été construite avec Eventdrive.

L’embarras du choix

La webapp

Une webapp est une application mobile accessible et exécutable par le biais d’un navigateur Internet pour téléphone mobile. Elle n’est donc pas hébergée sur le téléphone directement mais est accessible grâce à une adresse web. En ce sens, une webapp ne nécessite pas une publication sur les stores. La personnalisation de votre application selon la charte de votre événement est bien sûr toujours possible. Un vrai gain de temps et de liberté pour vous !

 

L’application native

Si vous préférez que votre événement bénéficie de son application native dédiée, c’est également possible. Le participant devra alors se rendre sur les stores pour la télécharger et l’héberger, mais il l’aura à portée de doigt à tout moment ! Disponible sur Android et iOS, votre application native est facilement téléchargeable par vos invités et fonctionne sur tous types de supports.

 

Une pléthore de fonctionnalités

 

Partage d’informations

Le participant a accès à son agenda personnalisé avec des alertes automatique selon son inscription à certaines sessions. Il pourra également y retrouver les informations pratiques, le plan d’accès au lieu de l’événement, les coordonnées de contact…

Il peut également télécharger des fichiers (les présentations des intervenants par exemple !) dans la langue de son choix.

 

Networking

Les participants ont accès à l’annuaire de l’ensemble des participants, peuvent échanger en temps réel et même réserver des meetings.

Instaphoto

Créer des souvenirs est souvent une priorité pendant les événements. Vos participants pourront prendre des photos depuis l’application mobile, les partager sur le fil d’actualité de l’événement et réagir aux clichés des autres participants.

Mise en avant des partenaires

Vous pouvez en quelques clics créer une page dédiée à chacun de vos partenaires ou intervenants, liée à leurs réseaux sociaux ou à leur site web.

Interactivité

Parce que créer du lien entre les participants est un enjeu majeur de votre événement, nous avons développé des fonctionnalités ludiques et interactives :

Le tout avec retransmission en live pour un effet wahou !

À travers une plateforme de modération, vous pourrez choisir les activités qui sont ouvertes ou non. Ainsi, les participants n’auront par exemple pas accès à votre nuage de mots avant l’atelier.

Un accompagnement aux petits oignons

 

En cas de questions quant à la personnalisation de l’application mobile de votre événement, sa prise en main ou son déploiement auprès de vos convives, notre équipe d’experts se tient à votre disposition pour répondre à vos demandes, qu’elles soient techniques ou pas. Efficacité est notre maître mot !


Les applications mobiles sont particulièrement intuitives et créent le petit plus qui fait la différence. Elles sont donc un allié de taille pour vous démarquer ! En bref, faire le choix d’une application mobile pour votre événement, c’est une tranquillité d’esprit grâce à sa facilité de création, mais c’est surtout vous permettre de garder un lien avec et entre vos participants, en amont et en aval de votre événement. N’est-ce pas le souhait de tout organisateur ?


Découvrez comment Sigfox a utilisé l’application Eventdrive pour engager 400 collaborateurs à travers le monde  en simultané.

 

 

9 thèmes pour votre soirée d’entreprise

Votre client est clair : pour sa prochaine soirée d’entreprise, il souhaite marquer les esprits et surtout se démarquer de ses concurrents. Vous pourriez lui proposer d’organiser son événement dans un lieu insolite, mais son budget est assez limité. Il va donc falloir vous creuser les méninges pour faire de sa soirée un moment mémorable pour ses invités.

Pour y parvenir, rien de mieux que de proposer un thème à votre soirée ! Les possibilités sont nombreuses et les thématiques infinies. Que vous choisissiez d’orienter la soirée vers des consonances latines ou qu’elle soit à l’image de vos superhéros préférés, votre client sera forcément séduit.

Mais choisir le thème idéal en fonction des attentes clients, du budget alloué et des ressources disponibles n’est pas forcément facile. Eventdrive vous propose donc une série de 9 thèmes de soirée d’entreprise à mettre en œuvre, plus ou moins facilement.

 

 

 

Optez pour un thème de soirée d’entreprise qui fonctionnera à coup sûr !

 

 

Les années 20

Tout le monde se laisse séduire par une déco et un déguisement à la Gatsby ! Qu’on ait dévoré le roman ou pas, vu le film ou pas, les plumes, perles et bretelles en tout genre sont connues de tous. Très facile à mettre en place, il suffit de se plonger quelques dizaines d’années en arrière et mettre en place une décoration de style Art déco. Efficace et peu coûteux, ce thème est idéal !

 

 

Les Caraïbes

Qui n’a pas envie de vacances ? Imaginez vos invités se balader en tongs et chemise hawaïenne à votre soirée d’entreprise, un cocktail à la main. Alors même qu’ils seront entourés de leurs collègues, et possiblement sur leur lieu de travail, ils auront l’impression d’avoir un pied sur une plage des Caraïbes. Idéal pour se déconnecter, ce thème de soirée d’entreprise est très facile à installer. Déposez des noix de coco, fruits de la passion et autres fruits exotiques dans des corbeilles à fruits, réalisez une déco avec des coquillages et diffusez de la musique aux intonations festives. Le must ? Créez un petit coin plage en amenant du vrai sable !

 

 

Casino Royal

La plupart des gens n’osent pas l’avouer, mais passer une soirée au casino est souvent très apprécié. Installez quelques tables de black-jack, une roulette, voire même des machines à sous et le tour est joué ! Pour faire encore plus vrai, n’oubliez pas d’embaucher des croupiers le temps de votre soirée. Bien évidemment, ne mettez que de l’argent factice en jeu, le but doit rester l’amusement et non pas créer la ruine de vos collaborateurs. 😉

 

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

 

Misez sur la saisonnalité

 

 

Halloween

Vous prévoyez d’organiser une soirée au mois d’octobre ? N’hésitez plus, il suffit de surfer sur les tendances et préparer un événement d’Halloween. Pour la déco, c’est facile : disposez des (fausses) toiles d’araignées sur les murs, éparpillez des citrouilles dans toute votre salle et créez une ambiance de pénombre avec vos éclairages. Pour rendre l’événement un peu plus vivant, pourquoi ne pas proposer un concours de déguisement ? Le vainqueur pourrait gagner le droit d’avoir une place de parking à côté de l’entrée par exemple ! Chez Eventdrive, nous avions également organisé un escape game home made.

 

 

Pâques

Si au contraire, votre événement doit se tenir en avril, pourquoi ne pas choisir le thème de Pâques ? Sans s’orienter vers la consonance religieuse de la fête, choisissez plutôt la solution du chocolat ! Agrémentez votre lieu d’événement de fontaines au chocolat ou proposez des mignardises faites uniquement à base de cacao. Vous pourriez même aller jusqu’à organiser une chasse à l’œuf sur le lieu de votre événement, en cachant un prix spécial pour le meilleur de vos invités ! Original, non ?

 

Noël

Un thème classique me direz-vous, puisque toutes les entreprises organisent une soirée de Noël. C’est vrai et faux en même temps. Certes, la soirée de Noël est un incontournable, mais le thème est-il vraiment exploité à sa juste valeur ? Disposez des guirlandes, des boules et autres déco scintillantes à tout-va. Laissez les traditionnels chants de Noël enchanter les oreilles de vos convives. En plus du traditionnel « Secret Santa » qui permet d’offrir un cadeau à un collaborateur, pourquoi ne pas proposer un concours de dégustation de bûches de Noël ? En rendant l’événement interactif, vos invités seront charmés, c’est certain !

 

 

Place à la culture

 

 

La gastronomie à l’honneur

Vous prévoyez d’organiser une soirée au mois d’octobre ? N’hésitez plus, il suffit de surfer sur les tendances et préparer un événement d’Halloween. Pour la déco, c’est facile : disposez des (fausses) toiles d’araignées sur les murs, éparpillez des citrouilles dans toute votre salle et créez une ambiance de pénombre avec vos éclairages. Pour rendre l’événement un peu plus vivant, pourquoi ne pas proposer un concours de déguisement ? Le vainqueur pourrait gagner le droit d’avoir une place de parking à côté de l’entrée par exemple ! Chez Eventdrive, nous avions également organisé un escape game home made.

 

 

Un tour du monde en une soirée

À l’image du thème précédent, vous pouvez aussi choisir de mettre un (ou plusieurs) pays à l’honneur au cours de votre événement. Vous êtes plutôt paella et flamenco ? C’est parti pour l’Espagne ! Au contraire, vous préférez manger de bonnes pâtes avec une sauce préparée avec amour ? Direction l’Italie ! Le froid, le sirop d’érable et la poutine vous font rêver ? Traversons l’Atlantique et rendez-vous au Canada ! Bref, les possibilités sont infinies (ou presque) pour donner une teinte étrangère à votre événement d’entreprise. Ce thème peut facilement être exploité et pourrait rythmer plusieurs de vos soirées si vous voulez continuer votre tour du monde…

 

Mettez l’art en avant

Votre soirée d’entreprise pourrait être l’occasion de familiariser vos invités à l’art. Si vous en avez la possibilité, organisez votre événement dans un musée et organisez une quête au cours de la soirée. En disposant des indices un peu partout, vous rendrez votre événement interactif, ferez découvrir de magnifiques pièces d’arts à vos invités et leur en mettrez plein la vue ! Bien que nécessitant une organisation en amont avec la mise en place de la quête, ce thème est idéal pour rendre la soirée vivante, alors même qu’on se trouve dans un musée !

 

Les possibilités de thèmes de soirées d’entreprise sont multiples. Ici, nous vous avons présenté ceux qui nous semblent les plus pertinents. Mais vous pouvez aussi faire le choix de créer votre événement en lien avec votre film préféré, autour d’une seule et même couleur ou encore selon une période qui a marqué notre histoire (on aime particulièrement les soirées qui traitent de la préhistoire…). Bref, à vous de choisir ce qui compte le plus pour vous. N’oubliez pas de penser à tous les détails : la décoration, la cuisine et l’ambiance musicale. Sans oublier de donner le nom du thème à vos invités pour qu’ils puissent préparer un petit déguisement pour l’occasion !

 

 

À la recherche d’un lieu pour votre événement client : quels outils utiliser ?

La recherche d’un lieu pour l’organisation d’un événement est une des étapes essentielles au travail d’un event planner. Quand on est dans le métier depuis longtemps, on a ses petites habitudes et on connaît les meilleurs endroits donc cette mission est souvent plutôt facile – l’ancienneté a ses avantages aussi ! En revanche, quand on débute, quand on arrive dans une nouvelle ville ou tout simplement quand on veut sortir un peu des sentiers battus, la tâche peut se révéler plus compliquée. Mais comme toujours, Eventdrive a une solution ! Au fil du temps, nous avons eu la possibilité de découvrir de nombreux outils permettant de trouver le lieu idéal pour un événement. Découvrez notre sélection de 5 outils à utiliser en priorité, plus un petit bonus, parce qu’on voulait faire ça pour vous. 😉

PRIVATEASER : POUR MISER SUR L’ORIGINALITÉ

Privateaser a misé sa communication sur l’originalité. Et justement, le concept est plutôt sympathique ! Pour trouver la perle rare, il suffit d’indiquer quel type d’événement on veut organiser, la date souhaitée ainsi que le nombre d’invités attendus et donner une idée de la localisation. À partir de là, le site fait travailler ses méninges et propose une sélection de lieux plus atypiques les uns que les autres. Vous pourrez notamment avoir la possibilité de privatiser d’anciennes caves transformées en bar, louer des lofts ultras modernes ou encore réserver des péniches ! L’avantage en utilisant Privateaser ? Vous pourrez (parfois) bénéficier de tarifs préférentiels sur les consommations. Et comme on dit, il n’y a pas de petites économies.

KACTUS : LA SOLUTION POUR LES SITES HAUT DE GAMME

Avec Kactus, même système. En revanche, la plateforme est un peu plus spécialisée dans la location de lieux d’exceptions. Son catalogue comprend notamment des châteaux, domaines et villas en tout genre. Mais si vous recherchez quelque chose de plus simple, Kactus propose également des espaces de coworking, idéaux pour des réunions en petit comité par exemple. Que vous ayez à organiser un séminaire ou un cocktail, les experts de Kactus portent une attention particulière à proposer un lieu parfaitement adapté à vos besoins. Ce qui fait que Kactus se démarque ? Ils ont des partenariats avec de nombreux hébergements possédant des salles de réunions. Les séminaires résidentiels qui nécessitent de loger vos invités sont donc très faciles à organiser !

BIZMEETING : LA SOLUTION POUR TROUVER UN LIEU À L’ÉTRANGER

Trouver un lieu en France, c’est facile. Mais trouver un lieu ailleurs, ça devient tout de suite plus compliqué. Et justement, votre prochain événement a lieu en Italie ! Vous vous imaginez déjà devoir contacter des propriétaires de lieux en essayant de ressortir quelques mots d’Italiens appris quand vous étiez au collège. Avec Bizmeeting, oubliez ça ! Vous trouverez très certainement votre bonheur, car l’outil propose plus de 30 000 lieux, non seulement en France, mais aussi en Europe. Accompagné par un chef de projet de l’équipe de Bizmeeting tout au long du projet, la plateforme est idéale si vous souhaitez être épaulé dans votre recherche. Comme ça, finis les tracas ! D’autant plus que le site s’engage à vous envoyer 5 devis en moins de 48h, la solution parfaite quand on est pressé. Autre point positif, Bizmeeting bénéficie de nombreuses promotions sur les différents sites disponibles dans son catalogue.

SNAPEVENT : LA PLATEFORME QUI PROPOSE DU TOUT-EN-UN

Vous, ce que vous voulez, c’est de l’original, de l’atypique. Votre objectif ? Ébahir vos invités dès qu’ils mettent les pieds à votre événement. Avec SnapEvent, vous devriez facilement atteindre votre objectif. La plateforme possède un catalogue assez restreint (tout de même 1300 lieux à travers la France), mais chaque site possède un charme ou un atout particulier. Le bonus ? Vous pouvez visiter les lieux que vous avez présélectionnés en 3D, directement depuis votre bureau ! Que vous choisissiez un rooftop, une galerie d’art ou un penthouse, luxe et élégance feront partie du décor. Solution tout-en-un, SnapEvent propose aussi une sélection de traiteurs, ainsi que des animations, du matériel et même du staff pour s’occuper de votre event. Plus rien à faire pour vous !

MY EVENT : LA SOLUTION QUAND ON EST PRESSÉ

MyEvent référence des lieux d’exceptions dans toute la France. Ce qu’on aime particulièrement chez eux ? Les deux offres packagées qu’ils proposent. Avec la première option, vous utilisez seulement leur site comme un moteur de recherche : vous contactez directement les propriétaires des lieux et pouvez réserver sans commission. En choisissant ce fonctionnement, vous êtes libre, mais ne bénéficiez pas de conseils. Si vous n’avez pas le temps de vous occuper de cette tâche, un chef de projet peut prendre le relais et s’occuper de toute l’organisation. Cette solution est un peu plus coûteuse, mais vous décharge de toute responsabilité (ou presque). En plus, grâce à leur baromètre, vous pouvez suivre l’évolution des tarifs de locations de lieux événementiels et ainsi avoir une idée de ce qui se pratique par destination.

BONUS : N’OUBLIEZ PAS VOTRE RÉSEAU !

Parfois, quand on a la tête dans le guidon, on oublie de regarder plus loin que son nez (oui, on aime bien les expressions chez Eventdrive). Les outils de recherche de lieux sont très bien pour vous guider, notamment quand vous êtes pressé par le temps. Mais n’oubliez pas d’utiliser votre propre expérience. Et en disant ça, on ne pense pas forcément à votre expérience d’organisateur d’événement. Vous avez adoré le lieu choisi par votre cousine pour son mariage ? Contactez le propriétaire ! Votre meilleur ami vous parle d’un lieu pour lequel il a eu un coup de cœur lors de son dernier événement corporate ? Renseignez-vous sur le nom ! Votre entourage, qu’il soit professionnel ou non, est souvent la meilleure source d’information pour trouver ce qu’on recherche. Voilà pourquoi c’est si important d’entretenir son réseau. 🙂

La Passerelle Boulogne Lieux Digital Détox

 

La recherche d’un lieu d’événement ne doit pas être un obstacle dans votre processus d’organisation. Quels que soient vos objectifs et vos besoins, de nombreuses plateformes sont présentes sur le marché pour vous épauler. À vous de les essayer et voir lesquelles vous proposent un service le plus proche de vos attentes. Et si malgré ça, vous n’arrivez pas à trouver votre bonheur, n’hésitez pas à visiter notre blog, nous avons déjà fait une présélection de quelques lieux pour vous ! 😉

 

Vous avez envie d’en savoir plus sur notre outil de gestion de budget événementiel ?

Vous rêvez de savoir pourquoi il vous faut une plateforme tout-en-un ?

Lieu pour votre séminaire interne : comment trouver la perle rare ?

 

Votre prochain événement est en cours de préparation et vous venez à l’instant d’avoir la confirmation de la date, il est donc temps de se pencher sur un point majeur du processus d’organisation d’événement : trouver le lieu parfait. Les propositions ne manquent pas et les typologies de lieux pour séminaires s’accumulent. Alors, comment choisir ? Pas de panique, Eventdrive a la solution ! Pour être sûr de faire le bon choix, il suffit de lister les éléments particulièrement indispensables à votre événement. Pour vous faire gagner du temps, voici une liste (non exhaustive) des critères qui peuvent être indispensables pour vous.

 

 

CHOISIR UN ESPACE ADAPTÉ 

Avant même de passer du temps sur les lieux présélectionnés, il y a 3 critères principaux à vérifier en priorité.

  • La capacité d’accueil : à l’heure où vous sélectionnez votre lieu, vous êtes censé avoir une fourchette plus ou moins large du nombre d’invités que vous vous apprêtez à recevoir. Vérifiez donc que les lieux sur lesquels vous allez porter votre attention sont suffisamment grands pour vous accueillir vous et votre équipe. Attention cependant, ce critère peut jouer contre vous, car un lieu trop grand qui serait vide le jour J pourrait porter atteinte à votre image. Il faut être malin quand on est organisateur d’événement !
  • Le budget : autre point important, ça ne sert à rien de jeter votre dévolu sur un lieu si finalement, il est disponible au double de votre budget. Pour ne pas perdre de temps, essayez de vous renseigner sur sa valeur marchande en gardant une petite marge, dans les cas où la négociation serait possible.
  • La disponibilité : souvent, les sites qui proposent de trouver un lieu pour un événement permettent de trier les résultats en fonction de la date choisie, faites-le ! Il serait dommage d’avoir un coup de cœur pour un lieu qui n’est finalement pas disponible. Si seulement ceux qui sont libres apparaissent, vous gagnerez un temps fou.

Après avoir regardé ces 3 premiers critères, la liste s’est déjà réduite. Maintenant, il est temps de regarder plus en détail les éléments nécessaires en fonction de vos besoins

 

Un espace plénière

Si votre événement interne est voué à accueillir une conférence, vous allez avoir besoin d’un espace plénière. Soyez attentifs à la capacité d’accueil de cet espace, car il devra être capable d’accueillir la totalité de vos invités. Mettez-vous en situation et imaginez-vous le déroulement de votre événement, vous adorez la déco du lieu, mais cet espace vous semble trop petit ? Pas de réflexion interminable, on passe au suivant. Efficacité, s’il vous plaît 

Des espaces modulables

Il arrive fréquemment que les événements internes soient organisés sous forme d’ateliers. Souvent, on décide de séparer les participants en petits groupes de travail pour optimiser la productivité. Il est donc important de voir si le lieu permet de créer des espaces modulables. Assurez-vous que des tables sont disponibles pour créer des espaces de travail individuels ou que l’agencement de la salle peut facilement être modifié en fonction de vos besoins.

 

Un espace dédié à la soirée

Votre événement implique une soirée de gala ou un cocktail ? Voilà un nouveau point à prendre en considération. Si vous avez besoin d’avoir des places assises, vérifiez qu’un espace suffisamment grand pourra accueillir assez de tables et chaises pour tous vos invités. Si au contraire, vous décidez de n’organiser qu’un cocktail, l’espace requis peut facilement être diminué de moitié. C’est vous qui avez les cartes en main !

Un espace pour les temps de pause

Ne négligez pas ce point ! La plupart de vos participants sont sûrement fumeurs, il faut donc penser à eux. Vérifiez bien qu’un espace est aménagé à l’extérieur pour les accueillir. Pensez aussi à un espace intérieur, surtout en hiver, dans lequel vous pourriez proposer viennoiseries et boissons chaudes en tous genres pour restaurer vos invités quand ils auront un petit creux à 10h.

 

6 POINTS INDISPENSABLES À VÉRIFIER EN AMONT SUR LE LIEU DE VOTRE SÉMINAIRE 

Une fois que vous avez vérifié les espaces disponibles dans le lieu, d’autres critères sont à vérifier. Ceux-là sont moins rédhibitoires, mais pourraient vous donner un peu plus de travail dans le futur, alors autant prendre le temps de les vérifier. On vous l’avait dit, chez Eventdrive, tout ce qu’on souhaite, c’est vous rendre plus efficace !

Connexion wifi

Avoir une bonne connexion internet est un point indispensable pour un événement corporate. Prenez le temps de bien vérifier ce point au moment de la réservation du lieu. Ce serait dommage d’arriver le jour J et se rendre compte que le wifi fonctionne mieux chez votre grande tante qui vit au milieu des champs que sur le lieu de l’événement. 😉

Équipements fournis

Cela peut paraître évident et pourtant ! Chaque séminaire interne a besoin d’un certain matériel de base comme d’un vidéo projecteur, un écran pour projeter ou encore du matériel de visioconférence. Prenez le soin de demander à l’avance ce qui est disponible sur place et surtout, si c’est inclus dans le prix de la location. Les mauvaises surprises arrivent vite…

Accessibilité

L’accessibilité au lieu sélectionné est un point à ne pas négliger. Pensez à vérifier qu’il y a bien un parking pour les participants qui ont leur propre voiture. C’est aussi une bonne chose de voir si le lieu est desservi par les transports en commun. Enfin, si vous misez sur la proximité, essayez de choisir un lieu central pour les invités dans la mesure du possible.

 

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Option d’hébergement

Si vous choisissez d’organiser votre séminaire interne plus loin que vos bureaux habituels, il peut être intéressant de proposer des options d’hébergements à vos participants. Parfois, les lieux ont des chambres sur place ou bénéficient de tarifs préférentiels sur des hébergements à proximité, n’hésitez donc pas à vous renseigner. Ça peut être aussi l’occasion d’apporter un peu d’originalité à votre séminaire en proposant de dormir dans des tipis ou autres hébergements insolites !

Service de traiteur

Vos participants vont avoir besoin de se restaurer pendant votre événement. Parfois, un service de traiteur est proposé directement sur place, ce qui vous évite pas mal de tracas. Ne négligez pas cette partie, tout le monde sait, votre estomac le premier, que la nourriture est un des critères les plus importants dans l’appréciation d’un événement.

Activités possibles à proximité

Un séminaire interne, c’est fait pour travailler, certes, mais pas que ! La prochaine étape de votre processus d’organisation est très certainement de penser à l’organisation d’activités pour détendre les participants. Gagnez du temps et cherchez des idées dès maintenant ! Selon l’endroit où se trouve le lieu que vous avez repéré, certains types d’activités se prêtent plus facilement. Pourquoi pas organiser une sortie rando si votre lieu se trouve à proximité de chemins pédestres ?

Vous l’avez compris, l’aménagement du lieu pour votre séminaire interne est un point important à ne pas négliger. Gardez à l’esprit vos objectifs au moment de faire votre choix et assurez-vous d’établir vos critères en amont. Pensez également à la suite du processus pour gagner du temps dans vos prochaines étapes d’organisation. Une fois le lieu sélectionné, n’hésitez pas à partager la disposition des salles avec les participants. Ils seront déjà en condition pour le jour J !

 

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

Comment créer un formulaire d’inscription pour un événement ?

 

 

Le formulaire d’inscription est en quelque sorte la porte d’entrée de votre événement. C’est un des premiers points de contact avec votre invité. Il faut donc bien le travailler pour éviter de le faire fuir. Créer un formulaire d’inscription pour un événement n’est pas si facile… Nous partageons avec vous nos astuces pour convertir vos invités en participants !

Lorsque votre invité arrivera devant le formulaire d’inscription de votre événement, nous n’aurez qu’un seul objectif : la conversion. Alors mettez dès maintenant toutes les chances de votre côté 😉

 

 

 

Le design, ça nous gagne !

 

La première impression de votre visiteur sera d’abord visuelle. Aussi, il est impératif de soigner votre mise en page. Le formulaire d’inscription de votre événement doit paraître le plus simple possible.

Nous vous recommandons un fond blanc pour plus lisibilité ponctué de touches de couleurs comme les boutons (call-to-action), les traits séparant les parties…

N’ajoutez pas trop d’éléments visuels pour éviter que le message (et l’oeil) de votre visiteur ne s’égare.

 

 

Personnalisation is the new black

 

Les visiteurs ne correspondent pas forcément au même type d’invités : direction, VIP, presse… Un membre du comité exécutif ou un collaborateur n’auront pas les mêmes questions, puisque le premier devra se rendre sur place plus tôt pour assister à la réunion de clôture de l’année.

Vous pouvez également utiliser le conditionnement logique dans votre formulaire d’inscription pour créer des chemins personnalisés de réponse. Si votre invité se rend sur le lieu de votre événement en avion, alors demandez-lui s’il préfère être acheminé en taxi ou en bus à son arrivée. S’il vient avec sa voiture personnelle, cette question n’a pas besoin d’apparaître.

 

Vous souhaitez organiser des événements impactants ?
Contactez-nous pour en savoir plus sur notre solution !

 

 

En retard, en retard, je suis toujours en retard !

 

C’est une des règles de base du marketing : si vous créez un sentiment d’urgence ou de popularité, le consommateur achètera plus facilement votre produit.

Lorsque vous créez le formulaire d’inscription pour votre événement, pensez à donner une deadline aux invités. Au-delà de provoquer ce sentiment d’urgence, elle vous permettra de mieux vous organiser. Vous serez par exemple en mesure de fournir la liste de rooming en amont et le lieu pourra ainsi mieux adapter sa prestation. Vous la voyez d’ici la pierre deux coups ?

Petit tip sympa : le compte à rebours dynamique fait aussi son petit effet !
Découvrez comment à travers nos exemples de mails d’invitation.

Si le nombre de places est limité, indiquez le nombre de places restantes sur le site d’inscription. Si le visiteur hésitait, il hésitera beaucoup moins en découvrant qu’il ne reste que deux entrées !

 

 

La simplicité est la sophistication ultime

 

Pour que votre formulaire d’inscription à votre événement soit efficace, vous vous devez d’éliminer chaque point de friction potentiel et de simplifier au maximum l’expérience du visiteur.

1) N’intégrez que les champs qui sont nécessaires.
Réfléchissez à la pertinence de chacun d’entre eux. Si vous n’avez qu’une seule pause à base de croissants, ce n’est pas forcément la peine de connaître le régime alimentaire de tous vos invités. C’est toujours un champ de gagné dans votre formulaire d’inscription. Si vous n’avez vraiment pas le choix, nous vous conseillons de faire apparaître les questions au fur et à mesure, en fonction des réponses précédentes.

2) Intégrez un remplissage automatique déjà connus.
Si vous avez envoyé un email à Anakin Skywalker à anakin.skywalker@ordrejedi.com, cet invité retrouvera les champs Nom, Prénom et Adresse Email préremplis. Et hop, quelques clics en moins !

3) Rassurez au maximum votre visiteur.
Indiquez un temps approximatif de remplissage (seulement si le visiteur doit scroller pour voir la suite).

4) Privilégiez des questions fermées ou des listes déroulantes.
Les questions ouvertes nécessitent, elles, plus de temps et de réflexion et peuvent parfois être dissuasives.

 

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Le RGPD vous respecterez

 

Nous en venons à la partie que l’on aime un peu moins. Depuis que le RGPD (ou Règlement Général de Protection des Données) a été mis en place, les entreprises doivent être particulièrement vigilantes dans le traitement des données qu’elles récoltent.

Les données du formulaire d’inscription de votre événement doivent donc être hébergées sur une plateforme sécurisée. De plus, l’invité devant explicitement donner son accord quant à la récolte, nous vous conseillant de faire apparaître le texte suivant : “En vous inscrivant, vous reconnaissez avoir pris connaissance et acceptez les conditions de la politique de confidentialité.”

 

 

Ne vous arrêtez pas au bouton Valider

 

Une fois que vous avez créé votre formulaire d’inscription, il serait dommage de s’arrêter en si bon chemin ! L’expérience doit en effet être fluide de A à Z. N’oubliez pas le fameux mail de confirmation… Si vous utilisez une plateforme de gestion d’événements, vous pouvez facilement le programmer.

  

Prochaine étape : la création du site web de votre événement et l’envoi du mail d’invitation ! Nous nous tenons à votre disposition si vous avez des questions 😉

 

Besoin de créer les formulaires d’inscription de votre prochain événement ?
Découvrez comment grâce à Eventdrive !

10 conseils pour un mail d’invitation qui claque

« Vous n’aurez jamais l’occasion de faire deux fois une bonne première impression » – Coco Chanel

 

L’un de vos rêves ultimes en tant qu’organisateur d’événements ? Savoir que votre événement fera le plein dès le lancement des invitations. Malheureusement, dans votre métier, il est impossible de prévoir le comportement des invités… Bonne nouvelle cependant, il est possible d’agir pour faire pencher la balance et faire en sorte que le maximum de personnes se rendent à votre événement !

Et cela commence par le mail d’invitation. Accrochez-vous et découvrez dès maintenant nos 10 conseils pour réaliser un mail d’invitation qui claque ! 

 

 

1- Choisissez l’objet de mail d’invitation parfait

Première étape : choisir un objet de mail original, qui boostera votre taux d’ouverture.

Votre mail d’invitation aura beau être magnifique ou très original, tant que le destinataire ne l’a pas ouvert, il n’aura aucun impact. Vous devez donc trouver l’objet de mail qui fera la différence et qui attirera irrésistiblement la souris de votre invité vers votre mail.

Pour cela, vous pouvez au choix rester très classique, grâce à un objet explicatif et sobre, ou opter pour un objet plus atypique, qui n’a pas forcément de lien avec votre contenu. Par exemple : “Vous avez 5 minutes à perdre ?”.

Nous vous recommandons vivement d’indiquer “Invitation” dans l’objet, le taux d’ouverture n’en sera que bien meilleur.

Il y aussi certaines règles basiques à respecter. La taille de l’objet de votre mail d’invitation, par exemple, est très importante. Et pour respecter cela, deux formules magiques existent. Privilégiez :

  • Un objet compris entre 20 et 30 caractères
  • Ou un objet de 130 caractères

Pensez à également utiliser les emojis, qui peuvent clairement faire la différence, pour remplacer les buzz words* par exemple ! Sans trop en abuser, évidemment. 🙂 Découvrez tous nos autres tips pour choisir l’objet l parfait pour votre mail d’invitation juste ici !

*un mot tel que gratuit, cadeau, détecté par les serveurs de messagerie et qui classe quasiment systématiquement votre mail dans les spams.

 

2- PRÉPAREZ DIFFÉRENTES VERSIONS

 

Ne pensez pas qu’une fois le mail d’invitation envoyé, vous serez tranquille. En effet, la promotion de votre événement est un travail de longue haleine !

Pour motiver vos invités à venir, et pour être sûr qu’ils n’oublieront pas votre événement, les relances vont jouer un rôle majeur.

Envoyez en premier lieu un mail “save the date”, une fois que vous obtiendrez la date officielle et immuable de votre événement. Vos invités auront la date en tête et pourront dès lors booker leurs agendas. Le mail suivant sera le mail d’invitation dont nous parlons en long, en large et en travers dans cet article.

Renvoyez un mail de rappel quelques semaines avant votre événement, afin de relancer les personnes n’ayant pas encore répondu et obtenir un maximum de réponses. C’est pourquoi l’utilisation d’une plateforme d’organisation d’événement (ou EMS) comme Eventdrive est recommandé pour avoir un excellent suivi de vos campagnes d’emailing.

Enfin, vous pouvez adopter un ton différent selon la personne à qui vous vous adressez. Par exemple, vous emploierez un ton formel pour les journalistes, et moins formel pour les blogueurs. Il faut toujours se mettre à la place de la personne qui lira votre mail, en le personnalisant le plus possible, et toucher l’intérêt du lecteur.

3- INFORMEZ EFFICACEMENT

 

Toutes les principales informations concernant votre événement doivent se retrouver dans votre mail d’invitation.

Votre destinataire ne doit pas rencontrer de difficultés quant à la recherche de ces données. C’est pourquoi, votre mail doit absolument comporter les éléments suivants :

  • La date
  • Le lieu et la ville
  • L’heure de début
  • L’heure de fin
  • Le programme

Dans le programme, veillez à bien indiquer son déroulement selon les horaires, en spécifiant les salles à chaque fois. Précisez également si un petit-déjeuner est déjà prévu, un déjeuner, ou bien un repas en soirée afin que vos invités puissent s’organiser en amont.

Il est aussi préférable d’indiquer au destinataire si l’événement est limité en terme de places disponibles et de temps. Pour ne pas qu’il loupe une occasion en or mais également pour créer un sentiment d’urgence et pousser à l’inscription.

4- Personnalisez votre mail d’invitation

 

Différenciez votre mail, en montrant que celui-ci n’est pas “de masse”, mais bel et bien unique !

Pour se faire, personnalisez vos mails, en incluant le prénom du destinataire dans l’objet et le début de votre mail. Ceci est d’autant plus important lorsque vous invitez une personne à un événement. Il faut que cette personne sente que ce mail a été envoyé spécialement pour elle et que ce n’est en rien le fruit du hasard.

De plus, d’après une étude menée par Radicati, ajouter le prénom dans un objet de mail augmente de près de 29,3% le taux d’ouverture. Par exemple, vous pourriez écrire : “[PRÉNOM], nous vous convions à notre lancement de produit”.

5- Restez en contact avec votre invité

 

Assurez-vous de rester joignable, afin que vos invités puissent revenir vers vous dans n’importe quelles circonstances.

Ainsi, n’oubliez pas d’intégrer vos coordonnées à la fin de votre mail, avec votre poste, votre numéro de téléphone et d’autres informations complémentaires.

Conseils mail d'invitation événement

6- Aérez le corps de votre mail d’invitation

 

Certes, votre mail doit être informatif, avec du contenu de qualité, mais il doit aussi être clair et lisible.

Votre mail d’invitation est le premier contact que vous avez avec vos invités. Il est le miroir de votre événement. Si celui-ci est “old-school” et rempli de textes à rallonge, le lecteur risque de ne pas prendre de plaisir à le lire et sera moins emballé. Pire encore, il pourrait ne pas finir la lecture de votre mail.

Pour remédier à ça, optez pour un design clair et moderne, tout en respectant le thème de votre événement. Évitez de le surcharger en texte, et laissez des espaces entre les les paragraphes. Choisissez la bonne police : évitez par exemple le Cambria, New Times Roman, ou encore Comic Sans MS (à proscrire pour un événement professionnel), en faveur de l’Helvetica ou du Arial.

Distinguez dans votre mail grâce à un jeu de graisses et de couleurs les information importantes de celles qui le sont un peu moins.

7- Intégrez de jolis visuels à votre mail d’invitation

 

L’ajout de visuels rendra votre mail beaucoup plus attractif.  

Encore une fois, ce mail sera la vitrine de votre événement, alors laissez vos invités se projeter en habillant votre mail d’invitation d’images. Par exemple, vous pouvez créer un bandeau qui se situera en haut de celui-ci, avec une image et le titre de votre événement, en rappelant la date et le lieu. Vous manquez d’inspiration ? Vous avez toujours la possibilité de rechercher une image dans des banques d’images libres de droit en ligne, sur Unsplash, Stockphotos, Rgbstock… et bien d’autres encore. 🙂

Et si vous ne maîtrisez ni Photoshop, ni Indesign ou d’autres logiciels complexes, vous avez toujours l’option d’utiliser des logiciels gratuits en ligne, simples d’utilisation pour créer n’importe quel visuel, comme Canva par exemple !

 

8- Ajoutez des CTA à votre mail d’invitation

 

Autrement dit, ajoutez des call-to-action / boutons, qui pousseront au clic.

Par exemple, au lieu de simplement mettre un mot ou une phrase avec un lien cliquable, ajoutez un bouton beaucoup plus voyant, visuel et intuitif.

Vous pouvez créer des CTA pour renvoyer votre invité vers une page qui présentera le plan du lieu de votre événement, ou bien un bouton “TÉLÉCHARGER MON BADGE”, où le téléchargement de celui-ci débutera dès lors que la personne aura cliqué sur ce CTA.

L’avantage des CTA de ce type est qu’ils sont très visibles, et permettent à vos lecteurs de gagner du temps en trouvant immédiatement les informations dont ils ont besoin. Il faut faire en sorte de simplifier au maximum votre mail, en réduisant le nombre d’étapes nécessaire à l’inscription.

9- Créez un site d’inscription lié à votre mail

 

Utilisez un CTA pour renvoyer vers un site d’inscription dédié à votre événement.

Ce site internet d’inscription sera complémentaire et vous permettra de décharger votre mail d’invitation, en renvoyant vos invités directement sur un site dédié, avec un formulaire préparé à cet effet. Afin de faire au plus simple, limitez les champs disponibles. Cependant, certaines informations doivent absolument se retrouver dans votre formulaire, notamment dans le cadre d’un événement externe :

  • Prénom
  • Nom
  • Numéro de téléphone
  • Poste et nom d’entreprise
  • Habitudes alimentaires particulières ou allergies

En utilisant un logiciel tout-en-un d’organisation d’événements, réalisez vos mails d’invitation et vos sites d’inscription simplement !

10- soyez créatifs

 

Vous êtes l’organisateur d’événements, et vous adorez votre travail, right ? Alors faites-vous confiance. 😉

N’hésitez pas à sortir des sentiers battus en faisant travailler votre créativité, afin d’être le plus original possible ! Essayez de nouvelles choses et n’hésitez pas à tester afin de surprendre vos invités. Après tout, c’est en proposant du jamais vu que l’on marque les esprits. Alors le meilleur conseil que nous ayons à vous proposer, c’est de vous faire confiance !

 

Découvrez nos modèles de mails d’invitation !

Nos conseils pour organiser la journée d’étude de vos rêves

Les types d’événements corporate ne manquent pas. Selon vos besoins, vous pouvez avoir à organiser une convention, un salon ou alors un événement team-building. Certains sont beaucoup plus informels que d’autres et surtout, plus voués à travailler sérieusement (et oui, on s’amusera plus tard, un temps pour chaque chose 😉 ). C’est notamment le cas de la journée d’étude. Mais qu’est-ce que c’est vraiment ? Quel est son objectif et surtout, comment organiser la journée d’étude idéale pour vos collaborateurs ? Eventdrive vous livre tous ses conseils pour organiser la journée d’étude de vos rêves.

 

 

C’EST QUOI UNE JOURNÉE D’ÉTUDE ?

Avant de nous lancer dans un récit un peu plus technique et entrer dans le vif du sujet, partons sur de bonnes bases.

Particulièrement utile et souvent intégrée à la stratégie de communication interne d’une entreprise, la journée d’étude permet aux collaborateurs de se réunir afin d’échanger professionnellement. C’est souvent un mix entre un temps de formation et une session d’information, le combo gagnant entre détente et travail en soi. Ça peut être l’occasion de former vos collaborateurs sur un sujet spécifique, aborder un projet à venir, faire le bilan de l’activité de la période précédente, anticiper les besoins à venir ou tout simplement permettre à un manager de féliciter ses équipes. Bref, vous l’aurez compris, à vous de décider quelle orientation vous souhaitez donner à votre journée d’étude !

L’objectif d’une journée d’étude est simple : renforcer la démarche entrepreneuriale, afin d’avoir une vision globale du management en place. De manière détournée, la journée d’étude doit être capable de motiver les équipes et mettre en place de nouvelles stratégies à moyen ou long terme.

 

4 CONSEILS POUR ORGANISER VOTRE JOURNÉE D’ÉTUDE

Réussir son introduction

L’introduction de votre journée d’étude est indispensable, car c’est ce moment qui va conditionner tout le reste de la journée. Gardez en tête les objectifs et surtout que, pour les atteindre, il est préférable que vos équipes soient détendues. C’est scientifiquement prouvé, on est plus efficace quand on se sent relaxé !

L’idéal est donc de commencer par une activité qui brisera la glace. Pour faciliter la communication, il peut être intéressant de proposer des présentations en miroir. Laissez-nous vous expliquer ce qu’on a en tête. Le but est simple : présenter son collègue plutôt que soi-même. L’avantage est double : changer des habituelles (et ennuyeuses) présentations et mettre en avant les qualités de quelqu’un d’autre (un peu une manière de flatter leur ego en quelque sorte). Pour pimenter la chose, l’animateur peut donner une liste de 3 mots à inclure obligatoirement dans la présentation. Choisissez des mots originaux, difficiles à caser dans une présentation classique, qui auront tendance à rendre la situation comique. Par exemple, insérez les mots clown, salopette, tracteur, jungle… Bref, cette partie, en plus de provoquer des moments hilarants, stimulera la créativité et l’imagination de vos collaborateurs.

Si vous voulez partir sur une note dynamique, vous pouvez aussi mettre en place un jeu appelé « 4 debout ». Les règles sont simples et il suffit de commencer par former un cercle avec des chaises. Chaque personne s’assoit, sauf 4, qui reste debout. Pendant tout le jeu, il doit toujours y avoir 4 personnes debout, mais aucune d’elle ne doit le rester plus de 10 secondes. Sans aucune communication entre les joueurs et en utilisant sa capacité d’observation seulement, l’équipe doit faire en sorte de réussir la mission. Cette activité est particulièrement stimulante et permet de développer un sentiment de groupe important. Parfait pour commencer la journée, non ? 

 

 

Mettre en place des temps de pause

La journée n’a pas encore commencé qu’on pense déjà à la pause ! C’est ce que vous vous dites sûrement ? Et pourtant, n’oubliez pas de faire des pauses tout au long de la journée. Une étude a montré que la capacité de concentration est d’environ 90 minutes. En travaillant plus longtemps, on se disperse et surtout on se fatigue. Pour maintenir une productivité constante tout au long de la journée, l’idéal est de mettre un temps de pause toutes les heures et demie environ. Dix à quinze minutes suffisent pour se changer les esprits.

Mais n’oubliez pas qu’il faut aussi occuper ces moments-là. Vous pouvez par exemple mettre des paniers de fruits à dispositions, proposer des cafés ou autres boissons chaudes. La pause peut aussi être l’occasion de lancer des sujets de discussion plus légers pour détendre l’atmosphère. Vous avez entendu une blague qui vous a fait bien rire récemment ? C’est le moment de la sortir…

Préparer son matériel à l’avance

Comme son nom l’indique, la journée d’étude est vouée à durer… une journée. Certes, il y a des exceptions, mais globalement, c’est comme ça que ça se passe. Il est donc essentiel que vous preniez bien le temps de la préparer en avance, car la journée va passer particulièrement vite et vous n’aurez pas le temps de vous rattraper.

Pour éviter les boulettes le jour J, pourquoi ne pas faire une check-list du matériel nécessaire au bon déroulement ? Chaque journée d’étude nécessite son propre matériel, mais Eventdrive a décidé de vous donner une base sur laquelle vous baser au moment de préparer votre liste :

  • Un paperboard et des marqueurs,
  • Un vidéoprojecteur et l’écran qui va avec,
  • Toute la connectique permettant de relier les ordinateurs au vidéoprojecteur,
  • Un pointeur laser,
  • Un micro et une sono performante si la salle est grande,
  • Une connexion wifi (à mettre dans la case du matériel, car il faudra emporter une clé 3G si le lieu choisi ne bénéficie pas d’une assez bonne connexion).

Parfois, les prestataires incluent ce type de matériel dans la location de la salle, n’hésitez pas à vous renseigner au préalable, car cela peut faciliter la logistique de l’événement.

 

Choisir un lieu à la hauteur de l’événement

On vous le répète assez souvent, mais pour réussir votre événement, il faut miser sur l’originalité. En faisant sortir vos collaborateurs de leur cadre de travail habituel, vous mettez toutes les chances de succès de votre côté. Choisissez un endroit calme, propice à la réflexion, mais qui propose des options pour les séminaires. Vous pouvez miser sur l’atypique en travaillant dans une ancienne usine transformée en salles de séminaire, décider de travailler dans un domaine viticole ou tout simplement louer un rooftop dans une grande ville.

Ça y est ? Vous êtes au point pour votre journée d’étude ? Même si votre événement ne dure qu’une journée, ou deux au maximum, ne négligez pas les détails. Il est essentiel que tout s’enchaîne facilement et que les rouages fonctionnent correctement. La journée d’étude est une étape fondamentale dans la stratégie d’entreprise et peut être une bonne base pour remotiver ses collaborateurs, alors ne vous précipitez pas dans l’organisation.

 

La compliance dans l’organisation d’événements pharmaceutiques

Depuis quelques années, le mot “compliance” prend de plus en plus d’ampleur et impacte pleinement l’industrie pharmaceutique, et notamment les événements clients organisés. En effet, elle garantit l’intégrité de l’ensemble des parties prenantes, aussi bien des laboratoires que des professionnels de santé dans le cadre de l’organisation d’événements scientifiques. Je reviens dans cet article sur quelques grands principes.

Petite précision : cet article n’a pas vocation à donner un conseil juridique.

 

 

 

Qu’est-ce que la compliance dans l’industrie pharmaceutique ?

 

La compliance est une fonction qui démontre et documente la qualité des process et des produits de l’organisation. Elle confirme et certifie qu’une action (ici l’organisation d’un événement) répond aux prérequis de la réglementation, de la législation, des standards de l’industrie. Dans le cadre de l’organisation d’un symposium ou d’un congrès en présence de professionnels de santé, le laboratoire se doit de respecter certaines règles d’éthique afin de ne pas aliéner l’indépendance professionnelle des médecins, infirmiers, pharmaciens, sous quelque forme que ce soit. Il atteste ainsi de son intégrité et de sa bonne conduite.

La prévention des conflits d’intérêts s’appuie sur :

  • l’obligation de transparence, les laboratoires devant déclarer aux ordres concernés leurs différentes actions
  • les dispositions anti-cadeaux qui encadrent les relations professionnels de santé / laboratoires.

 

Les grandes lignes à suivre pour respecter la compliance

 

Nous avons recensé dans cet article les pratiques les plus courantes pour intégrer la compliance à vos événements pharmaceutiques.

 

La rémunération des intervenants

 

Si vous faites appel à des professionnels de santé pour animer votre événement, leur rémunération, si rémunération il y a, devra être soumise à l’ordre référent.
Ce n’est pas le montant en lui-même qui sera évalué mais bien l’adéquation à la charge de travail. Par exemple, si votre médecin intervient 2 heures lors d’un symposium, vous pourrez lui proposer une rémunération horaire sur 3 heures : 2h d’intervention + 1h de préparation.

Si la personne détient le statut de praticien hospitalier (en général, si elle exerce dans un établissement hospitalier public), elle devra effectuer une demande d’autorisation auprès de sa hiérarchie. Ce document devra être signé par son supérieur hiérachique et par le directeur d’établissement.

Le choix du lieu dans le cadre d’un événement pharmaceutique


Afin d’éviter toute déviance, le lieu est lui aussi soumis à de strictes réglementations. Les professionnels de santé se déplacent pour monter en compétences et non pas pour prendre du bon temps.


Toute proximité avec des activités qui pourraient être qualifiées de “loisir” est déconseillée : le spa, le golf, le casino… De même une destination trop touristique pourrait porter préjudice à l’intégrité de votre événement, et il ne s’agit ici pas que de voyages à Cuba. Un établissement en front de mer au Touquet peut poser problème aux ordres concernés.

A éviter par exemple :

  • Les restaurants gastronomiques
  • Les hôtels en front de mer
  • Les lieux à proximité d’un casino
  • Les établissements qualifiés de “château”

 

 

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Le programme d’un événement pharmaceutique

 

Le programme doit pouvoir être justifié en tous points et établi par des personnalités fiables et reconnues. Un déplacement à l’autre bout de la France doit être justifié par une journée de travail complète, tout comme une nuit supplémentaire par un agenda qui commence aux aurores le lendemain.

Selon le Conseil National de l’Ordre des Médecins, le temps libre ménagé à l’occasion d’une manifestation n’est pas illicite au regard de la loi. Attention néanmoins, il ne doit pas impacter l’objectif de l’événement et prendre le pas sur le programme scientifique.

L’entreprise ne peut pas financer les activités réalisées à l’occasion de ce temps libre mais le professionnel de santé est libre de le faire s’il le souhaite.

 

L’hospitalité des invités

 

Il faut savoir que la prise en charge de l’hospitalité se limite à la personne du corps médical invitée et ne doit pas être étendue à des personnes autres que les professionnels directement concernés. De plus, seule l’hospitalité proportionnée à la durée de l’événement et aux conditions de transport (à partir d’un certain nombre de kilomètres par exemple) peut être prise en charge par l’entreprise. Le laboratoire n’offre pas par exemple de nuit supplémentaire s’il n’a pas d’extrême nécessité.

Ce qu’elle inclut :

  • les repas, cocktails, buffets et collations diverses
  • les frais de transport
  • les frais d’hébergement
  • l’ensemble des autres frais liés à la participation à la manifestation professionnelle (frais d’inscription) 

Le comité de déontovigilance rappelle quelques règles à respecter :

  • elle ne peut être octroyée qu’à l’occasion de manifestations à caractère exclusivement professionnel et/ou scientifique,
  • elle doit être limitée à l’objectif professionnel et scientifique principal de la manifestation,
  • elle doit demeurer d’un niveau raisonnable,
  • elle ne doit pas être étendue à des tiers.

 

La déclaration de compliance auprès des ordres

 

Pour assurer un maximum de transparence sur la relation industrie / professionnels de santé aux yeux du grand public, les équipes événementielles des laboratoires pharmaceutiques doivent déclarer en amont de leur événement le programme aux ordres concernés. Les conseils des ordres disposent d’un délai d’un mois pour rendre leur avis, à compter de la date de l’accusé réception du dossier.

Pour faciliter vos démarches, le CNOM propose des modèles de fiches de demande d’avis. Toutes les informations nécessaires y figurent et le dossier sera alors traitement plus rapidement. Si le conseil émet une réserve, vous aurez la possibilité de renvoyer des informations supplémentaires ou des pièces justificatives.


Les ordres existants pour la déclaration de vos événements

 

Les informations qui doivent figurer dans le dossier de votre événement

 

  • Le projet de convention : le nom, la raison sociale et l’adresse du siège social de votre laboratoire;
  • Le programme de la manifestation ;
  • La liste nominative des professionnels de santé qui ont été conviés, indiquant leur profession, leur spécialité et leur adresse professionnelle,
  • La nature et le montant de chacune des prestations ou le cas échéant du forfait énumérant les différentes prestations prises en charge à l’occasion de la manifestation considérée.

     

 

Le cas des congrès médicaux

 

Désormais, suite à la mise en place du code d’éthique Medtech, les laboratoires pharmaceutiques ne peuvent plus inviter en direct les professionnels de santé de leur choix sur les congrès.

Les laboratoires vont désormais déléguer une enveloppe pour inviter un certain nombre de praticiens.

Ensuite, l’organisateur du congrès, ou PCO pour les intimes, met en place une plateforme pour gérer les invitations, sans droit de regard de la force invitante. Le PCO se charge ensuite d’adresser les invitations aux praticiens. C’est un processus peu plus démocratique, qui permet notamment d’inviter davantage de libéraux. 

 

Sources

Conseil National de l’Ordre des Médecins
Site du gouvernement
Leem

 

 

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5 femmes à suivre dans le milieu de l’event tech

En ce 8 mars 2019, Eventdrive a souhaité vous présenter 5 femmes du milieu de l’événementiel qui sont actives et qui oeuvrent quotidiennement dans ce secteur pour lequel elles portent une affection toute particulière. Les points communs de ces femmes : leur passion, la volonté de faire vivre des moments inoubliables et d’accompagner les organisateurs d’événements dans leur mission. Pour rappel, dans le secteur tech, 20% seulement des personnes sont des femmes, et rien que pour cela, on s’incline.

Voilà un hommage à ces femmes, qui contribuent, dans leur vie de tous les jours, à la création d’événements remplis d’émotions.

 

Pauline Kwasniak

 Pauline Kwasniak

 

Pauline Kwasniak est une business woman quadrilingue, CEO de l’entreprise TurnedSee qui permet aux professionnels de l’événementiel de trouver facilement un lieu pour organiser leurs événements. Elle commençe sa carrière au sein d’associations, puis devient organisatrice d’événements et de conférences. Elle a été classée en 2018 comme l’une des “étoiles montantes dans la tech irlandaise” par le Sunday Business, un magazine digital, grâce au lancement de son entreprise TurnedSee.

Aujourd’hui, Pauline Kwasniak compte plus de 3000 abonnés sur Twitter et environ 5400 abonnés sur LinkedIn.

 

Laurence Rousseau

Laurence Rousseau

Laurence Rousseau fonde Meet In en 2000. Véritable as de la rédaction et journaliste hors-pair, elle est à l’affût des tendances de l’événementiel qu’elle partage avec ses lecteurs. Elle gère également le développement stratégique et commerciale de son entreprise, le média de référence sur le marché de l’événementiel et des rencontres professionnelles.

Alors retrouvez-la dès à présent sur LinkedIn et Twitter et découvrez ses articles sur Meet In.

Julia Hartz

Julia Hartz

Cette entrepreneuse américaine est PDG et co-fondatrice d’Eventbrite, une plateforme de ticketing dans l’évènementiel. Connue pour son leadership et la façon dont elle a su s’imposer dans l’industrie technologique, elle a d’ailleurs été reconnue comme l’une des femmes entrepreneures les plus puissantes du monde d’après le magazine américain « Fortune ».


Elle est également l’une des plus grandes influenceuses du secteur de l’événementiel avec plus de 15 200 abonnés sur Twitter et 5 700 abonnés sur LinkedIn. Elle affirme que vivre des expériences humaines mène au bonheur et permet de créer des communautés fortes. Nous la suivons totalement sur ce point ! Elles soutient également activement la cause des femmes entrepreneures et fondatrices.

Eventbrite est un pionner de l’événementiel moderne, alors n’hésitez pas à la suivre pour vous tenir informé des nouveautés et innovations du secteur ! Retrouvez-la sur son compte Twitter et sa page LinkedIn !

 

Beatrice Eastham

 Beatrice Eastham

Beatrice Eastham combine de multiples casquettes : fondatrice de Green Événements, directrice d’édition du media Evénements 3.0., organisatrice de la Journée de l’événement responsable (Le OUAÏ), et membre de la délégation des entrepreneurs français au G20… Un magnifique parcours, tourné vers une société plus durable.

Son cabinet spécialisé en stratégie événementielle durable, Green Événements, s’engage pour l’écologie. Rien que ça. Beatrice y insuffle la volonté d’être responsable, en sensibilisant les acteurs de l’événementiel et en les conseillant sur les problématiques environnementales liées à l’événementiel, afin de bâtir un monde meilleur.

Beatrice Eastham partage avec ses 5 059 abonnés Linkedin ses réflexions sur des sujets environnementaux et sociaux, dans le cadre de l’événementiel, et même au-delà. Retrouvez ses 2 articles LinkedIn juste ici : “Ils sont devenus fous ! Le royaume de l’éphémère se met à penser éternel !” et “Des événements à impact social !”

Heidi Brumbach

 Heidi Brumbach

Cette entrepreneuse, spécialiste du milieu de l’événement, est CEO de la compagnie Technisch Creative, qui oeuvre pour améliorer l’expérience des participants pendant les événements, que ce soit visuellement et émotionnellement. Elle commence sa carrière dans l’événementiel et le divertissement en tant que danseuse, chanteuse et actrice, et apparait même à la télévision et dans théâtre. Elle devient ensuite organisatrice d’événements, spécialisée dans la production et gestion d’événements, création créative, élaboration d’animations, gestion du budget événementiel et parrainage.

 

Aujourd’hui, Heidi Brumbach a reçu le “Strategic Partner Award” de MPI Orlando, le “Athena Powerlink Award” en 2012, a été nommée “Michigan’s Finest Non-Property Meeting Supplier”, est l’auteur de plusieurs articles dans le Special Events Magazine et le Campus Event Professional.“ Et cela ne s’arrête pas là. Heidi Brumbach sait saisir les opportunités : la professionnelle de l’événementiel a tenu de nombreuses positions de leader au sein de “International Special Events Society”, Meeting Professionals International (MPI) et Michigan Society of Association Executives. Elle possède une communauté de 3 441 abonnés sur LinkedIn.

Si vous voulez soutenir les femmes du secteur de l’event tech et si vous êtes intéressés par le sujet, n’hésitez pas à suivre Women In Event Tech, qui est une communauté à part entière, supportant et encourageant les femmes à saisir les opportunités pour devenir leader dans l’event tech. Vous pouvez également les retrouver sur Twitter juste ici !

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5 idées innovantes de marketing événementiel

À notre époque, alors que les relations se digitalisent de plus en plus, les événements d’entreprise nous permettent de renouer des liens plus “humains”. Et c’est dans cette optique que s’inscrit le marketing événementiel, élément moteur de votre communication.

L’innovation est également porteuse de changement, de nouveauté et de fraîcheur. Cela a pour effet de continuellement surprendre les invités lors d’événements professionnels, et de mieux les engager qu’avec des approches traditionnelles.

Cependant, le marketing événementiel ne doit pas être uniquement assimilé à la communication événementielle. En effet, celui-ci va utiliser toutes les méthodes de marketing et de communication pour promouvoir de la meilleure façon votre événement. Allier ces deux notions va contribuer à le rendre impactant et unique, marquant ainsi les esprits. Ce choix n’est donc pas anodin : le but ultime de ces événements est avant tout d’améliorer votre image de marque, votre e-reputation et votre notoriété.

Par conséquent, afin de surprendre vos invités, la team de choc d’Eventdrive vous a concocté cet article qui vous présente 5 idées innovantes de marketing événementiel ! Enjoy.

 

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LE SOCIAL WALL

 

Alors que de plus en plus de logiciels et de nouvelles technologies naissent, l’interaction entre participants reste de mise dans le secteur de l’événementiel.

L’invité est mis en avant, au coeur de l’événement, créant du contenu et de la valeur ajoutée à celui-ci. N’oublions pas que l’objectif premier de votre événement va être de promouvoir votre entreprise, en la rendant attractive à travers les publications de vos invités sur les réseaux sociaux. Cela peut être sous forme de photos, vidéos, commentaires… Le but est qu’ils aient quelque chose d’extraordinaire à raconter !

Grâce au social wall, vous promouvez votre événement pendant et après votre événement, en touchant tout d’abord vos propres invités.

Le principe est simple : avec votre application mobile désignée à l’image de votre entreprise en respectant sa charte éditoriale et sa charte graphique, créez de l’interactivité au sein de votre événement. Depuis votre application mobile, publiez des messages, posts Twitter et Facebook, qui, après modération, sont projetés sur un grand écran au préalablement installé. Les publications peuvent s’effectuer de manière anonyme ou pas, et permettent aux invités de s’exprimer librement en partageant son ressenti quant à la soirée, ou bien des photos prises en live. Libérez la pensée, et laissez vos participants échanger entre eux et networker directement depuis votre social wall. Cela n’a jamais été aussi simple de rentrer en contact avec des personnes que nous ne connaissons pas ! 

D’ailleurs, lors du dernier événement de Nexity organisé à l’aide de la plateforme d’Eventdrive, nous constatons que 100% des invités ont utilisé l’application mobile mise à disposition lors de cet événement. Comme quoi, les gens ne sont jamais contre un  peu d’interactivités. 😉

 

IROBOT, VOUS CONNAISSEZ ?

Mais si, vous avez sûrement déjà entendu parlé voire vu ce film produit par J.Davis et L.Mark, avec Will Smith comme personnage principal ? Ça vous parle ?

Et bien ici c’est le même principe. Pour vous resituer si je vous ai un peu perdu, il s’agit d’un futur proche où les robots ont développé une certaine intelligence suite au Machine Learning et au Deep Learning. Un futur que nous connaîtrons peut-être dans des dizaines d’années !

En effet, les robots voient de plus en plus leur utilité augmenter, et sont aujourd’hui utilisés pour accueillir les clients, ou bien même interagir avec eux. Avez-vous déjà entendu du robot Josie Pepper ? C’est un robot développé et conçu par Softbank Robotics, capable de fournir des réponses personnalisées aux visiteurs qui entrent en contact avec lui à l’aéroport de Munich. Un robot de ce type ferait fureur lors d’un événement B2B ! Encore plus étonnant : il est capable de reconnaître les émotions humaines. Avec Pepper, il est facile d’engager vos invités. La tablette qu’il possède lui permet de diffuser tous types d’informations. Ainsi, il peut orienter facilement vos invités, les accueillir et les informer, en apportant une petite touche innovante à votre événement. Vos invités pourraient même commander leurs boissons et apéritifs directement grâce à votre robot !

Autre idée, vous pouvez promouvoir celui-ci en communiquant sur le fait qu’un “invité surprise” sera présent, puis vous pourriez encourager vos invités à prendre des photos avec ce robot ou même des vidéos, qu’ils pourraient ensuite partager sur les réseaux sociaux avec un hashtag (#) particulier. Le robot pourrait dire “Bonjour [PRÉNOM], et bienvenu à [NOM DE L’ÉVÉNEMENT] organisé par [ENTREPRISE].”, en ajoutant éventuellement une touche humoristique. C’est à vous de choisir !

Ce qui est certain, c’est qu’ils n’oublieront certainement pas votre événement : un excellent moyen de marquer les esprits, et de faire parler de votre événement avant, pendant et après votre événement.

 

 

 

LE SPECTATEUR DEVIENT ACTEUR

 

Un événement ne se construit plus, il se co-construit entre orateurs et participants. Et comme le disait Isaac Newton, “Lorsque deux forces sont jointes, leur efficacité est double”.

 

En effet, le travail collaboratif est en pleine ascension, laissant de côté un court instant les pensées individualistes de notre société. Travailler ensemble pour être plus productif, en apportant davantage de valeur ajoutée, tel est le tournant que prennent les organisateurs d’événements.

Afin de rendre votre événement 100% collaboratif, faites en sorte de l’organiser en commun, avec la construction d’une vraie équipe, une réflexion autour des objectifs de l’événement, le lieu, la date, la durée et le nombre de participants de votre événement.

De plus, il faut que vos participants n’hésitent pas à prendre la parole, pour que l’événement soit le plus riche possible. Cela aura pour conséquence le développement de la performances des équipes, le renforcement de la cohésion de groupe, la fluidité des communications entre collaborateurs. Parmi les événements collaboratifs les plus propices à la création de valeur en collaboration, nous retrouvons :

Le séminaire interne

Le séminaire interne permet de se retrouver autour d’activités diverses et variées, selon le thème de celui-ci, où le dirigeants et collaborateurs font faces à une même problématique qu’ils doivent résoudre ensemble.

Le hackathon

Réunions d’experts qui travaillent durant plusieurs heures ou jours sur un projet collaboratif de développement informatique ou de création numérique.

Les team building ou team learning

Les participants se retrouvent autour d’activités ludiques comme des jeux de réflexions, des activités sportives ou extérieures, les participants travaillent ensemble afin d’atteindre un objectif commun. Ce genre d’événement est réellement riche en apprentissage.

Les world cafés

Conférences lors desquelles les participants réfléchissent à des solutions sur des problématiques données.

Vous voulez en savoir plus sur comment rendre votre événement interactif ? Découvrez l’interactivité by Eventdrive.

 

 

LA RÉALITÉ VIRTUELLE

 

Et non, la réalité virtuelle, on ne s’en lasse pas ! Elle ne cesse d’attiser la curiosité des participants et leur engagement au sein d’un événement.

Encore un excellent moyen de marquer leurs esprits ! Alors n’hésitez plus et offrez leur la possibilité de tester la réalité virtuelle comme le propose VR Show ou Innov4Events par exemple.

La réalité virtuelle, connue sous l’abréviation VR (virtual reality en anglais), nécessite de disposer un casque autour de la tête et devant les yeux, et permet de vous transporter dans un autre univers (à ne pas prendre au premier degré, évidemment 😉). Une réalité non physique se matérialise alors devant vos yeux, et peut prendre un aspect aussi bien réaliste que surréaliste.

Cela est un excellent moyen d’époustoufler vos invités et de leur faire vivre des sensations fortes, sans sortir du lieu de votre événement. Transportez-les dans différents contextes : boxe, ski, tir à l’arc… Une multitude d’activités qui plaira sans doutes aux amateurs de nouvelles technologies ou aux accros des jeux-vidéo, tout en attisant la curiosité de tous les participants !

D’ailleurs, de nouveaux casques et logiciels VR ont attiré notre attention lors du CES 2019, l’événement mondial qui réunit les entreprises développant des technologies innovantes pour les consommateurs. Par exemple, avec le casque de Pimax qui propose une haute résolution en 8K. Il propose une vue à 200 degrés au lieu de 140 degrés pour d’autres casques comme celui de HTC Vive . Les casques à réalité virtuelle vont voir leur utilisation ainsi que leur capacité augmenter, ce qui pourra mener à nous demander si les casques VR n’auront pas une place privilégiée au sein du marketing événementiel B2B, dans un futur proche.

 

 

PERSONNALISEZ ET CUSTOMISEZ

 

Du régime alimentaire aux sessions préférées, en passant par la programmation musicale, tout est personnalisable. Est-ce que Christine qui vient en voiture a vraiment besoin qu’on lui demande si elle préfère une place fenêtre ou couloir ?

 

Là est la magie de la personnalisation, qui fonctionne plus que très bien aujourd’hui. On le voit notamment lors des campagnes d’emailings. Si vous utilisez un EMS (Event Management Software) comme Eventdrive, il vous sera possible de programmer vos emails d’invitation, après la segmentation de vos contacts, directement depuis votre plateforme d’organisation et de gestion d’événements.

D’après les statistiques, personnaliser son email d’invitation est très efficace : si vous intégrez les balises [NOM] et/ou [PRÉNOM] de votre destinataire dans l’objet de votre email, celui-ci a plus de chances d’être ouvert qu’un mail où l’objet n’est pas personnalisé.

Personnalisez votre événement en conformité avec vos participants en utilisant un maximum d’outils mis à votre disposition. Alors engagez-les ! Par exemple, avec Tracktl, vous pouvez rendre votre événement collaboratif grâce à la musique ! Les invités créent leur propre playlist et les partagent depuis leur smartphone. De plus, les informations et interactions entre participants sont diffusées sur un écran interactif, de manière design et ludique.

Enfin, il est possible de récolter des données sur les goûts de vos participants directement depuis votre formulaire et site d’inscription à votre événement. Profitez-en pour leur demander leurs préférences en terme de nourriture, leurs allergies s’ils en ont, leurs styles musicaux favoris, etc.

 

Voilà, vous en savez désormais un peu plus sur les principales innovations en matière de marketing événementiel B2B ! 🙂

Ça vous a plu ? N’hésitez pas à découvrir notre Livre Blanc des Tendances Événementielles de 2019, encore plus complet, avec bien plus de nouveautés au programme. Il suffit juste de cliquer ici. 👈